Oikeudellisten asioiden hallinnan malli: Lataa ilmaiseksi

Mikä on oikeustapausten hallintamalli?

Oikeustapausten hallintamalli on jäsennelty taulukko, jota käytetään aktiivisiin oikeudellisiin asioihin, määräaikoihin, vastuisiin ja asian tilaan liittyvien olennaisten tietojen järjestämiseen.

Sen sijaan että asian tiedot olisivat sähköposteissa, kalentereissa, muistiinpanoissa ja erillisissä taulukoissa, malli tarjoaa tiimillesi keskitetyn paikan kunkin asian tilanteen seuraamiseen.

Tämä malli perustuu kolmeen toisiinsa liittyvään osa-alueeseen:

• Tapausseuranta: Ylläpidä ajantasaista tietuetta jokaisesta asiasta, mukaan lukien asiakas, oikeudenala, asian tila, vastuullinen asianajaja, avaamispäivä, lainkäyttöalue, seuraava määräaika, prioriteetti, laskutuksen tila ja muistiinpanot
• Määräajat & tehtävät: Seuraa hakemuksia, istuntoja, asiakkaiden seuranta-asioita ja muita päivämäärään sidottuja tehtäviä sekä yhdistä kukin tehtävä vastaavaan tapaustunnukseen
• Asiakokonaisuuksien koontinäyttö: Näe automaattisesti päivittyvä yhteenveto aktiivisista, suljetuista, odottavista ja käsittelyä odottavista asioista sekä myöhästyneistä tehtävistä ja tulevista määräajoista

Yhdessä nämä osiot antavat sinulle selkeän yleiskuvan asiakokonaisuuksistasi ja seuraavaksi huomiota vaativista tehtävistä.

Mitä oikeustapausten hallintamalli sisältää?

Olen sisällyttänyt mukaan kolme osa-aluetta, joita pidän hyödyllisimpinä perusmuotoisen asianhallinnan työnkulun ylläpitämisessä: asiatasoisen seurannan, määräaikojen ja tehtävien seurannan sekä koontinäytön.

Tapausseuranta

Aloita tästä aina, kun lisäät uuden oikeudellisen asian.

Jokainen tapaus voi sisältää seuraavat tiedot:

• Tapaustunnus
• Asiakkaan nimi
• Asian tyyppi
• Oikeudenala
• Asian tila
• Vastuullinen asianajaja
• Avaamispäivä
• Tuomioistuin tai lainkäyttöalue
• Seuraava määräaika
• Päiviä määräaikaan
• Prioriteetti
• Laskutuksen tila
• Asian muistiinpanot

Esimerkkiasiat havainnollistavat, miten kukin kenttä toimii. Kun rakenne on tullut tutuksi, voit poistaa esimerkit ja korvata ne omilla tapauksillasi.

Määräajat & tehtävät -seuranta

Käytä Määräajat & tehtävät -seurantaa kaikkeen, mikä liittyy tiettyyn toimenpiteeseen tai päivämäärään.

Voit kirjata kustakin tehtävästä seuraavat tiedot:

• Tehtävä tai määräaika
• Liittyvän asian tunnus
• Kohteen tyyppi
• Vastuuhenkilö
• Eräpäivä
• Jäljellä olevat päivät
• Tila
• Prioriteetti

Suosittelen kirjaamaan tähän kaiken, mikä voi vaikuttaa asian etenemiseen, mukaan lukien asiakirjojen toimittamiset, kuulemiset, tiedonhankinnan määräajat, asiakirjojen valmistelun, asiakaspuhelut, muistutukset ja sisäiset jatkotoimet.

Asiakokonaisuuksien hallintapaneeli

Asiakokonaisuuksien hallintapaneeli muuttaa seurantataulukoidesi tiedot nopeasti hahmotettavaksi yleiskuvaksi työmäärästäsi.

Se voi näyttää seuraavat tiedot:

• Aktiiviset asiat
• Keskeytyksissä olevat asiat
• Suljetut asiat
• Vireilleottoa odottavat asiat
• Asioiden kokonaismäärä
• Myöhästyneet määräajat ja tehtävät
• Seuraavien seitsemän päivän aikana erääntyvät kohteet
• Parhaillaan käynnissä olevat tehtävät
• Valmistuneet työt

Koska nämä laskelmat on rakennettu malliin, hallintapaneeli päivittyy, kun asia- ja tehtävätietosi muuttuvat.

Oikeudellisten asioiden hallintamallin käyttö

1. Lisää asiasi asioiden seurantataulukkoon

Luo jokaiselle asialle yksi rivi ja anna sille yksilöllinen asian tunnus.

Suosittelen kirjaamaan vähintään asiakkaan, asian tyypin, asian tilan, vastuullisen asianajajan, asian avaamispäivän, prioriteetin ja seuraavan määräajan.

Join our Community

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Lisää määräajat ja tehtävät

Siirry määräaikojen ja tehtävien seurantataulukkoon ja kirjaa jokainen tärkeä päivämäärään sidottu toimenpide.

Yhdistä jokainen kohde asianmukaiseen asiaan Liittyvän asian tunnus -kentän avulla. Näin tunnistat heti, mihin asiaan asiakirjojen toimittaminen, kuuleminen, muistutus tai asiakkaan jatkoyhteydenotto liittyy.

3. Määritä vastuuhenkilöt

Jokaisella aktiivisella asialla tulee olla vastuullinen asianajaja, ja jokaisella toimenpiteitä edellyttävällä tehtävällä tulee olla nimetty vastuuhenkilö.

Määritä kokonaisvastuu asiasta asioiden seurantataulukossa ja osoita sen jälkeen kukin määräaika tai tehtävä sen suorittamisesta vastaavalle henkilölle.

4. Määritä tila ja prioriteetti yhdenmukaisesti

Käytä olemassa olevia avattavia kenttiä sen sijaan, että loisit uusia muunnelmia samasta luokasta.

Vältä esimerkiksi erillisiä tilamerkintöjä, kuten "Käynnissä", "käynnissä" ja "Meneillään", jos ne tarkoittavat samaa asiaa.

Yhdenmukaiset tiedot tekevät suodatuksesta hyödyllisempää ja pitävät hallintapaneelin laskelmat luotettavina.

5. Tarkista määräaikojen ilmaisimet

Tunnista välitöntä huomiota vaativat asiat käyttämällä Määräaikaan jäljellä olevat päivät- ja Jäljellä olevat päivät -sarakkeita.

Mallissa käytetään myös visuaalisia ilmaisimia, jotta tärkeät tiedot olisi helpompi hahmottaa nopeasti:

• Punainen korostaa myöhästyneitä kohteita
• Vihreä ilmaisee määräajat, joiden saavuttaminen on vielä hyvällä mallilla
• Meripihkanruskea ilmaisee esimerkki- tai muokattavat solut, jotka tulee korvata toimistosi tiedoilla

6. Tarkista hallintapaneeli säännöllisesti

Suosittelen käyttämään hallintapaneelia päivän alussa tai säännöllisten tiimikokousten aikana.

Aloita myöhästyneistä töistä ja seuraavien seitsemän päivän aikana erääntyvistä määräajoista. Nämä ovat yleensä kohteita, jotka edellyttävät tehtävien uudelleenjakoa, asian eskalointia tai välittömiä jatkotoimia.

7. Pidä malli ajan tasalla

Asioiden seurantataulukko toimii vain, jos se vastaa todellista tilannetta.

Päivitä asioiden tilat asioiden edetessä, merkitse valmistuneet tehtävät tehdyiksi, lisää määräajat niiden tullessa tietoon ja sulje asiat työn valmistuttua.

Kuka tarvitsee oikeudellisten asioiden hallintamallin?

Suosittelen tätä mallia oikeusalan ammattilaisille, jotka tarvitsevat yksinkertaisen ja toistettavan tavan hallita useita asioita ilman, että heidän tarvitsee heti investoida erilliseen ohjelmistoalustaan.

Se voi sopia hyvin seuraaville:

• Yksin työskenteleville asianajajille, jotka hallitsevat omaa juttukantaansa
• Pienille ja keskisuurille asianajotoimistoille
• Oikeusavustajille, jotka koordinoivat asioita ja määräaikoja
• Oikeudellisille avustajille, jotka hallitsevat hallinnollisia jatkotoimia
• Toimistopäälliköille, jotka seuraavat työkuormia
• Yritysten sisäisille oikeustiimeille, jotka hallitsevat sisäisiä asioita
• Toimistoille, jotka siirtyvät pois epämuodollisista taulukkolaskentatiedostoista ja manuaalisesta seurannasta

Koska esimerkiksi oikeudenala, asian tyyppi, tila, asianajaja, tärkeysaste ja toimivalta-alue ovat mukautettavissa, sama rakenne voi tukea erilaisia oikeudellisia töitä.

Oikeudellisten asioiden hallintamallin 8 käyttötapausta oikeudenalan mukaan

Seurattavat tiedot vaihtelevat harjoittamasi oikeudenalan mukaan. Tässä on joitakin yleisiä tapoja, joilla käyttäisin mallia eri oikeudenaloilla:

1. Oikeudenkäynnit — Seuraa prosessihakemusten määräaikoja, näytön esittämisen määräaikoja, istuntopäiviä, tuomioistuimelle toimitettavia asiakirjoja ja asian tilaa
2. Perheoikeus — Hallitse huoltajuuskäsittelyjä, sovitteluistuntoja, asiakirjojen toimittamisen määräaikoja, asiakastapaamisia ja asiakirjapyyntöjä
3. Yhtiö- ja transaktio-oikeus — Seuraa kauppojen aikatauluja, asianmukaisen huolellisuuden tarkistuslistoja, asiakirjojen tarkistuksia, hyväksyntöjä ja avoimia toimenpiteitä
4. Maahanmuutto-oikeus — Seuraa hakemusten jättämisikkunoita, lisäselvityspyyntöihin vastaamisen määräaikoja, haastatteluja, asiakirjojen keräämistä ja asian virstanpylväitä
5. Perintösuunnittelu ja jäämistöoikeudelliset asiat — Seuraa pesänselvitykseen liittyvien hakemusten määräaikoja, asiakastapaamisia, asiakirjojen valmistelua, oikeudenkäyntipäiviä ja pesän hallinnointitehtäviä
6. Henkilövahingot — Seuraa vanhentumisaikoja, potilasasiakirjapyyntöjä, sovintoneuvottelujen aikatauluja, näytön esittämistä ja neuvottelujen määräaikoja
7. Immateriaalioikeus ja patenttioikeus — Seuraa hakemusten jättämisen määräaikoja, uudistamispäiviä, patenttiviranomaisen välipäätöksiin vastaamisen määräaikoja ja hakemusten tilaa
8. Kiinteistöoikeus — Hallitse kaupantekopäiviä, omistusoikeuden tarkistamisen määräaikoja, asiakirjojen valmistelua, tarkastuksia, hyväksyntöjä ja avoimia ehtoja

Rakenne pysyy samana, mutta määräajat, tehtävät ja virstanpylväät voidaan mukauttaa kunkin oikeudenalan toimintatapaan.

Miksi käyttää oikeudellisten asioiden hallintamallia?

Oikeudellisten asioiden hallintamalli tarjoaa enemmän kuin luettelon asioista. Johdonmukaisesti käytettynä se luo toistettavan prosessin asioiden seurantaan niiden avaamisesta loppuun saattamiseen.

Pidä kaikki asiat yhdessä paikassa

Asioiden seuranta tarjoaa keskitetyn tietueen jokaiselle asialle.

Sen sijaan että etsisit erillisistä tiedostoista, kuka vastaa asiasta tai milloin jokin asia erääntyy, näet nopeasti asiakkaan, asian tyypin, vastuullisen asianajajan, toimivalta-alueen, tilan, tärkeysasteen ja seuraavan määräajan.

Pysy oikeudellisten määräaikojen edellä

Oikeudellisen määräajan laiminlyönnillä voi olla vakavia seurauksia, joten määräaikojen seurannan on oltava näkyvää ja johdonmukaista.

Määräaikojen ja tehtävien seuranta antaa jokaiselle hakemukselle, istunnolle, muistutukselle tai jatkotoimelle oman eräpäivän, vastuuhenkilön, tilan ja tärkeysasteen.

Aseta oikeat työt etusijalle

Kaikki asiat eivät tarvitse samaa huomiota samanaikaisesti.

Tärkeysastetta koskevien kenttien avulla voit erottaa kiireellisen, keskitasoisen ja vähäisen tärkeysasteen työt toisistaan, jotta asianajajat ja tukihenkilöstö voivat tunnistaa, mihin on puututtava ensin.

Yhtenäistä asioiden seuranta

Yhtenäisten asiatietueiden ansiosta tietoja on helpompi tarkastella, suodattaa ja ylläpitää.

Myös luokkien, kuten tilan, tärkeysasteen ja oikeudenalan, avattavat kentät auttavat estämään tiimin jäseniä luomasta samasta luokasta useita versioita.

Seuraa juttukantaasi yhdellä silmäyksellä

Pidän koontinäyttöjä erityisen hyödyllisinä päivittäisissä katsauksissa ja tiimikokouksissa, koska niiden ansiosta jokaista tapausta ei tarvitse käydä manuaalisesti läpi.

Niiden avulla voit tunnistaa välittömästi myöhässä olevat työt, lähestyvät määräajat, aktiiviset tapaukset, keskeneräiset asiat ja parhaillaan käsiteltävät tehtävät.

Yhdistä asiat niiden seuraaviin toimenpiteisiin

Tapauksen tilan tietäminen ei riitä. Sinun on myös tiedettävä, mitä seuraavaksi tapahtuu.

Kun jokainen määräaika tai tehtävä yhdistetään tapaustunnukseen, mallipohja yhdistää koko asian sen edistämiseen tarvittaviin yksittäisiin toimenpiteisiin. Tämä helpottaa vastuiden määrittämistä ja vähentää riskiä, että tärkeät jatkotoimet jäävät piiloon henkilökohtaisiin muistiinpanoihin tai sähköpostilaatikoihin.

Milloin oikeudellisten asioiden hallintaohjelmistoa kannattaa käyttää sen sijaan?

Laskentataulukko toimii hyvin, kun käsiteltävien asioiden määrä on hallittavissa ja tiimisi tarvitsee pääasiassa jäsenneltyä tapausten, määräaikojen ja tehtävien seurantaa. Kun hallinnoit suurempaa määrää asioita, useita käyttäjiä, asiakirjaprosesseja, laskutusta, asiakasviestintää, automaatioita, käyttöoikeuksia tai integraatioita, suosittelen siirtymään tarkoitukseen kehitettyyn oikeudellisten asioiden hallintaohjelmistoon. Tarkoitukseen rakennettu järjestelmä voi vähentää manuaalista ylläpitoa, jota laskentataulukoiden pitämiseksi ajan tasalla tarvitaan toimintasi kasvaessa.

Vinkkejä mallipohjan tehokkaampaan hyödyntämiseen

Suosittelen suhtautumaan mallipohjaan aktiivisena toiminnanohjauksen työkaluna sen sijaan, että pitäisit sitä vain satunnaisesti päivitettävänä asialistana.

Muutamat toimintatavat tekevät siitä huomattavasti hyödyllisemmän:

• Luo yhdenmukainen tapaustunnus jokaiselle uudelle asialle
• Päivitä asian tila heti, kun asian vaihe muuttuu
• Kirjaa määräajat heti, kun ne tulevat tietoon
• Määritä jokaiselle tehtävälle tietty vastuuhenkilö
• Pidä asiaa koskevat muistiinpanot lyhyinä ja keskity viimeisimpään kehitykseen
• Tarkista myöhässä olevat ja lähestyvät työt säännöllisesti
• Poista valmistuneet tai suljetut asiat aktiivisista työskentelynäkymistä tarvittaessa
• Käytä toimistossa yhdenmukaisia toimialue- ja prioriteettimerkintöjä

Nämä toimintatavat helpottavat myös tulevaa siirtymistä asianhallintaohjelmistoon, koska asiaa koskevat tietosi ovat jo valmiiksi yhdenmukaisesti jäsenneltyjä.

Oikeudellisten asioiden hallinnan mallipohjan usein kysytyt kysymykset

Onko tämä oikeudellisten asioiden hallinnan mallipohja ilmainen?

Kyllä. Voit käyttää mallipohjaa Google Sheetsissä ja luoda siitä oman kopiosi, jota voit mukauttaa toimistosi, tiimisi tai henkilökohtaisen asiamääräsi tarpeisiin.

Mitä oikeudellisten asioiden hallinnan mallipohjan tulisi sisältää?

Suosittelen seuraamaan vähintään tapaustunnusta, asiakasta, asian tyyppiä, toimialuetta, asian tilaa, vastuullista asianajajaa, tärkeitä määräaikoja, prioriteettia ja seuraavaa toimenpidettä. Erillinen tehtävien seurantataulukko on myös hyödyllinen päivämäärään sidoksissa olevien töiden yhdistämiseksi oikeaan asiaan.

Voinko käyttää tätä mallipohjaa eri toimialueilla?

Kyllä. Keskeinen tapausten seurantaan tarkoitettu rakenne toimii useilla toimialueilla. Voit mukauttaa asian tyyppejä, toimialueita, tiloja, määräaikoja, prioriteetteja ja tehtäväluokkia vastaamaan toimistosi työnkulkua.

More Articles

• 15 välttämätöntä ominaisuutta oikeudellisten pyyntöjen seurantaohjelmistossa
• 12 tapaustenhallinnan haastetta, joita lakitiimit kohtaavat
• Mikä on oikeudellisten tapausten hallintaohjelmisto? Ominaisuudet & hyödyt

Kuinka usein oikeudellisten asioiden hallinnan mallipohja pitäisi päivittää?

Päivitä se aina, kun jokin olennainen muuttuu. Tällaisia muutoksia ovat uudet määräajat, suoritetut tehtävät, asian tilan muutokset, vastuun uudelleenmäärittäminen, uudet vireillepanot ja suljetut asiat. Aktiivisten asiamäärien kohdalla suosittelen tarkistamaan koontinäytön vähintään päivittäin.

Voivatko useat henkilöt käyttää mallipohjaa?

Kyllä. Jaettu Google Sheet voi toimia pienessä tiimissä, kunhan kaikki käyttävät samoja kenttiä ja tiloja sekä noudattavat samaa päivitysprosessia. Käyttäjien ja asioiden määrän kasvaessa tarkoitukseen kehitetty asianhallintaohjelmisto voi kuitenkin tarjota paremmat käyttöoikeudet, automaation, yhteistyömahdollisuudet ja tarkastusvalvonnan.

Mitä eroa on oikeudellisten asioiden hallinnan mallipohjalla ja oikeudellisten asioiden hallintaohjelmistolla?

Mallipohja tarjoaa jäsennellyn tavan järjestää asioiden tiedot, tehtävät ja määräajat manuaalisesti. Oikeudellisten asioiden hallintaohjelmisto lisää toimintoja, kuten työnkulkujen automatisoinnin, asiakirjojen hallinnan, asiakasviestinnän, laskutuksen, käyttöoikeudet, raportoinnin, integraatiot ja automaattiset muistutukset.

Voiko tämä mallipohja korvata oikeudellisen kalenterin?

En luottaisi laskentataulukkoon ainoana kalenterin tai asianhallinnan kontrollina kriittisten oikeudellisten määräaikojen osalta. Mallipohja on hyödyllinen näkyvyyden ja sisäisen seurannan kannalta, mutta asianajotoimistojen tulee jatkaa vakiintuneiden kalenteri-, asianhallinta- ja määräaikojen varmistamismenettelyjensä noudattamista.

Aloita oikeudellisten asioiden hallinnan mallipohjan käyttö

Aloittaminen vie vain muutaman vaiheen:

1. Avaa Tapausseuranta ja poista esimerkkiasiat, kun et enää tarvitse niitä
2. Lisää yksi rivi jokaista aktiivista oikeudellista asiaa kohden
3. Anna jokaiselle asialle yksilöllinen tapaustunnus
4. Lisää asiakirjojen jättämiset, istunnot, seurannat ja muut toimenpiteet kohtaan Määräajat ja tehtävät
5. Yhdistä jokainen tehtävä asiaankuuluvaan tapaustunnukseen
6. Pidä tilat, prioriteetit ja oikeudenalat yhdenmukaisina käyttämällä avattavia kenttiä
7. Tarkista Koontinäytöstä myöhässä olevat työt ja tulevat määräajat
8. Pidä seuranta ajan tasalla asioiden edetessä

Tavoite on yksinkertainen: tarjota oikeudelliselle tiimillesi yksi luotettava paikka nähdä, mitkä asiat ovat aktiivisia, kuka vastaa niistä, mitä seuraavaksi on tehtävä ja milloin työ on määrä saada valmiiksi.