Key Takeaways
eDiscovery obejmuje identyfikowanie i dostarczanie elektronicznie przechowywanych informacji istotnych dla spraw sądowych.
Typowe wyzwania obejmują błędy w zabezpieczaniu danych, rozszerzanie zakresu prac oraz problemy ze zgodnością formatów.
Właściwe postępowanie z danymi eDiscovery ma kluczowe znaczenie, aby uniknąć sankcji, przekroczenia terminów i przegranych spraw.
Dobre praktyki obejmują jasno określony zakres, testowanie danych, rygorystyczne zabezpieczenia oraz utrzymywanie nadzoru nad danymi.
Wybór narzędzia eDiscovery wymaga uwzględnienia prostoty, integracji, bezpieczeństwa, skalowalności i wysokiej jakości wsparcia.
Jeśli kiedykolwiek przytłoczyła Cię ogromna ilość danych cyfrowych związanych ze sprawami prawnymi, nie jesteś sam. To bardzo powszechny problem w obszarze operacji związanych z technologią prawniczą. Poruszanie się po eDiscovery może przypominać porządkowanie chaotycznej skrzynki odbiorczej pod presją czasu, zwłaszcza gdy stawka jest wysoka.
Przez lata pomagałem kancelariom różnej wielkości usprawniać procesy eDiscovery za pomocą praktycznych systemów, sprawdzonych narzędzi i odrobiny wstępnego planowania. W tym przewodniku dokładnie wyjaśnię, czym jest eDiscovery, dlaczego ma znaczenie i jak nim zarządzać, nie tracąc zdrowia psychicznego (ani sprawy).
Czym jest eDiscovery dla kancelarii prawnych?
eDiscovery (znane również jako elektroniczne ujawnianie informacji lub e-discovery) to proces identyfikowania, gromadzenia i przekazywania elektronicznie przechowywanych informacji (ESI) w odpowiedzi na żądanie przedstawienia dowodów w postępowaniu sądowym lub w toku dochodzenia. Obejmuje to między innymi wiadomości e-mail, wiadomości tekstowe, treści z mediów społecznościowych, dokumenty, arkusze kalkulacyjne i/lub bazy danych. Jeśli coś jest przechowywane cyfrowo i może mieć znaczenie dla sprawy prawnej, wchodzi w zakres postępowania.
Z mojego doświadczenia wynika, że kluczem do sprawnego zarządzania eDiscovery jest wdrożenie jasnego procesu. Oznacza to wiedzę o tym, gdzie przechowywane są dane klienta i kancelarii, skonfigurowanie systemów, które prawidłowo zabezpieczają informacje (w tym metadane), oraz dysponowanie odpowiednimi narzędziami i dostawcami, którzy pomogą, gdy sytuacja się komplikuje.
Na koniec trzeba również poświęcić uwagę indeksowaniu lawiny cyfrowych informacji, które otrzymasz. Przeszukiwanie 80 GB wiadomości e-mail na 2 dni przed rozprawą lub przesłuchaniem prowadzi do nocnego picia kofeiny i wszelkich konsekwencji, jakie się z tym wiążą.
Dlaczego eDiscovery jest ważne?
eDiscovery ma kluczowe znaczenie, ponieważ większość komunikacji biznesowej i dokumentacji jest obecnie elektroniczna. Niezależnie od tego, czy prowadzisz postępowanie sądowe, odpowiadasz na wezwanie do przedstawienia dowodów, czy przygotowujesz się do arbitrażu, istotne informacje z większym prawdopodobieństwem znajdziesz w czyjejś skrzynce odbiorczej lub chmurze niż w szafie na dokumenty. Twoja firma, kancelaria prawna i/lub firma klienta generuje ZNACZNIE więcej danych, które mogą mieć znaczenie, niż początkowo zdajesz sobie sprawę. Wiadomość e-mail może również zawierać metadane wskazujące, kiedy została wysłana, z jakiej lokalizacji geograficznej ją wysłano, czy została wysłana z laptopa lub za pośrednictwem poczty elektronicznej itp.
Nieprawidłowe zarządzanie eDiscovery może prowadzić do poważnych konsekwencji — sankcji, niedotrzymania terminów, a nawet przegrania sprawy z powodu zniszczenia dowodów lub nieujawnienia informacji. Widziałem, jak dobrze przygotowana kancelaria może uniknąć tych problemów, a nawet uzyskać przewagę strategiczną dzięki aktywnemu podejściu do eDiscovery.
Chodzi również o zaufanie. Klienci oczekują od nas ochrony ich danych i profesjonalnego obchodzenia się z nimi. Sądy oczekują od nas staranności i dokładności. Jeśli nie spełnimy tych oczekiwań, wpłynie to na naszą wiarygodność.
Najczęstsze wyzwania związane z eDiscovery
Z tego, co obserwuję, większość problemów związanych z eDiscovery mieści się w kilku przewidywalnych kategoriach:
Błędy w zabezpieczaniu informacji
Ktoś nie wydał nakazu zabezpieczenia dowodów na potrzeby postępowania sądowego albo dział IT zbyt wcześnie usunął dane. Można tego uniknąć dzięki odpowiednim procedurom.
Praktycznie każdy główny dostawca rozwiązań infrastrukturalnych na świecie oferuje pewnego rodzaju funkcję nakazu zabezpieczenia dowodów. Platformy Microsoft Office 365 i G Suite mają bardzo rozbudowane funkcje tego typu, które pozwalają zamrozić skrzynkę odbiorczą, utworzyć migawkę katalogów plików oraz śledzić zmiany wraz z datami i godzinami. Każdy administrator IT, który zna się na swoim fachu, będzie posiadał pewnego rodzaju kompleksową politykę tworzenia kopii zapasowych i przechowywania danych, jednak jeśli nie masz pewności, na czym polega ona w Twojej firmie lub firmie klienta, musisz ją uzyskać i dopilnować, aby została udokumentowana.
Większość dostawców domyślnie tworzy kopie zapasowe danych z 1 roku, jednak obowiązek prawny zazwyczaj obejmuje okres od 5 do 7 lat, dlatego należy upewnić się, że konfiguracja została prawidłowo ustawiona.
Jeśli to możliwe, poproś o tymczasowy dostęp do tej funkcji, aby przeprowadzić kilka testowych zapytań i sprawdzić, jak działa Twoja platforma. Gdy Ty lub Twoja kancelaria otrzymacie żądania ujawnienia informacji, znajomość działania narzędzia i wyników zwracanych dla określonych zapytań pomoże Ci zrozumieć ograniczenia zakresu, w ramach których musisz pracować.
Rozszerzanie zakresu
Bez ścisłych definicji i wczesnej oceny sprawy eDiscovery może wymknąć się spod kontroli zarówno pod względem kosztów, jak i ilości danych.
Gdy po przeprowadzeniu własnych testów będziesz wiedzieć, jak działa Twoje narzędzie i jakie dane generuje, zyskasz dobre rozeznanie w tym, jak zawęzić żądania dotyczące zakresu kierowane do strony przeciwnej. We współczesnym biznesie żądanie szerokich kategorii, takich jak dowolny element DANYCH, ponieważ ostatecznie właśnie o to pytasz i właśnie to zostanie zwrócone, może przynieść wszystkie wyniki — od wiadomości e-mail i wiadomości tekstowych, przez artykuły, aż po takie elementy jak potwierdzenia płatności kartą kredytową zawierające imię i nazwisko danej osoby.
Problemy z formatem i kompatybilnością
Otrzymujesz dane, których nie możesz otworzyć lub prawidłowo przeszukać. Spowalnia to cały proces i zwiększa koszty.
Gdy uda Ci się odpowiednio zawęzić zakres do tego, co jest rzeczywiście przydatne dla Ciebie i Twojej sprawy, będziesz musiał znaleźć sposób na jego właściwe uporządkowanie i indeksowanie. Jak w przypadku wszystkich kwestii prawnych, kluczowe jest przygotowanie — w tym przypadku Twoim przygotowaniem jest wniosek dotyczący zakresu. Otrzymane materiały trzeba będzie skategoryzować i zindeksować, aby można było łatwo wyszukiwać kluczowe dane. Na rynku dostępnych jest milion narzędzi do elektronicznego ujawniania informacji, a znalezienie takiego, które pasuje do „stylu” Twojej kancelarii, zawsze będzie trudne. Korzystanie z czegoś takiego jak SharePoint lub Google Drive automatycznie uporządkuje te informacje w tabeli, dzięki czemu będą one możliwe do filtrowania na podstawowym poziomie. Dzięki niedawno wbudowanym funkcjom sztucznej inteligencji w tych narzędziach możesz nawet być w stanie skutecznie przeszukiwać dokumenty pod kątem potrzebnych informacji.
Błędy dotyczące tajemnicy zawodowej i poufności
Przypadkowe udostępnienie materiałów objętych tajemnicą zawodową lub poufnych stanowi poważne ryzyko. Zawsze dokładnie sprawdzam anonimizację i polegam na narzędziach weryfikacyjnych wyposażonych w skuteczne mechanizmy wykrywania informacji objętych tajemnicą zawodową.
Sposób zarządzania informacjami objętymi tajemnicą zawodową i poufnością stanowi podstawę Twojej wiarygodności jako profesjonalisty. Podczas ujawniania informacji nieuchronnie otrzymasz dane, które mogą nie być przydatne ani bezpośrednio związane z Twoją sprawą. Mogą one dotyczyć innych osób i ich życia, niezwiązanych ze sprawą lub pracą. Masz moralny, etyczny i zawodowy obowiązek przeanalizować otrzymane informacje i wyodrębnić absolutne minimum, którego potrzebujesz — i nic więcej. Otrzymując wnioski, będziesz również przekazywać tego rodzaju materiały innym osobom, świadomie lub nieświadomie — takie sytuacje się zdarzają.
Przed wysłaniem czegokolwiek sprawdź zanonimizowane informacje, zweryfikuj poziom dostępu, jaki może mieć strona otrzymująca materiały (wewnętrzna lub zewnętrzna), a następnie poproś kogoś innego o ponowne potwierdzenie tych kwestii. W przypadku nieporozumienia zawsze zachowuj ostrożność i dąż do najbardziej bezpiecznego rozwiązania. Zawsze możesz później usunąć anonimizację i wysłać nieco więcej informacji; jednak, mówiąc obrazowo, nie da się już schować kota z powrotem do worka.
Przekroczenia kosztów
Elektroniczne ujawnianie informacji może szybko stać się kosztowne, zwłaszcza przy dużych ilościach danych lub zaangażowaniu zewnętrznych dostawców. Budżet i narzędzie do monitorowania wydatków pomagają utrzymać wszystko pod kontrolą.
Przechowywanie danych staje się coraz tańsze; jednak zdziwisz się, ile może kosztować przechowywanie 1TB informacji przez 5 lat. Wszyscy wykonaliśmy połączenie międzymiastowe bez jego anulowania albo byliśmy nieco zbyt hojni przy barze, płacąc kartą kredytową. Ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest nieoczekiwany rachunek za dane od dostawcy elektronicznego fakturowania pod koniec roku, a następnie konieczność przedstawienia klientowi niespodziewanej faktury — to zła sytuacja dla firmy. Traktuj budżet w tym obszarze jako ryzyko; określ, jaki poziom ryzyka budżetowego jest dla Ciebie odpowiedni, a następnie dodaj 10% jako margines bezpieczeństwa.
Regularnie sprawdzaj wykorzystanie zasobów i dotychczasowe skumulowane wydatki w ramach budżetu; pomoże Ci to określić swoją efektywność. Oczywiście nie będzie to „czas podlegający rozliczeniu”, jednak pomoże Ci zachować zawodową uczciwość i efektywniej wykorzystywać swój czas.
Moje 4 najważniejsze dobre praktyki w zakresie elektronicznego ujawniania informacji
Moje dobre praktyki są stosunkowo proste:
1. Zakres: Dokładnie określ, czego się od Ciebie żąda lub o co prosisz. Formaty plików, rodzaje danych (wiadomości e-mail, wiadomości błyskawiczne, posty w mediach społecznościowych), zakresy dat, a także słowa kluczowe. Bądź tak szczegółowy lub ogólny, jak tego potrzebujesz.
2. Testowanie: mając na uwadze określony zakres, przetestuj te parametry na własnej platformie, aby sprawdzić, jakie dane zostaną zwrócone. Pomoże Ci to określić ilość danych, które musisz przesłać albo które za chwilę otrzymasz i będziesz musiał przeanalizować.
3. Bezpieczeństwo: Integralność wysyłanych przez Ciebie informacji wiele mówi o Twojej kancelarii. Pamiętaj, że przesyłane materiały będą oglądane przez wiele osób: pełnomocników strony przeciwnej, sędziów, ławników, trybunały oraz przypadkowe osoby w internecie, które szukają rzeczy do rozłożenia na czynniki pierwsze na TikToku. Traktuj te informacje osobiście.
4. Łańcuch pieczy nad materiałem: Potrzebujesz łańcucha pieczy nad każdą informacją: kto się nią zajmował, skąd pochodziła, kiedy i przez kogo została wyświetlona. Czy była edytowana? Czy to jest oryginał? Jak wygenerowano tę informację?
Obecny model referencyjny elektronicznego ujawniania informacji (EDRM)
Obecny EDRM (model referencyjny elektronicznego ujawniania informacji) stanowi ustandaryzowane ramy określające etapy procesu elektronicznego ujawniania informacji, stosowanego w środowiskach prawnych, związanych z zapewnianiem zgodności i regulacyjnych do zarządzania informacjami przechowywanymi elektronicznie (ESI).
Oto omówienie współczesnego modelu EDRM, zaktualizowanego i utrzymywanego przez organizację EDRM (ostatnia aktualizacja miała miejsce w 2023 roku):
1. Zarządzanie informacjami
Cel: Ustanowienie zasad zarządzania ESI przed rozpoczęciem postępowania sądowego
Działania: Mapowanie danych, planowanie przechowywania, mechanizmy kontroli zgodności
2. Identyfikacja
Cel: Znaleźć odpowiednie źródła danych i osoby odpowiedzialne za ich przechowywanie
Działania: Zakres ma znaczenie, zlokalizować źródła w chmurze, poczcie elektronicznej i czatach
3. Zabezpieczenie
Cel: Zabezpieczyć dane przed zmianą lub utratą
Kluczowe działania: Zastosować blokady prawne, zablokować dane, rejestrować ścieżki dostępu
4. Gromadzenie
Cel: Zgromadzić ESI z zachowaniem integralności
Działania: Wykonać obrazy kryminalistyczne, zachować ciąg nadzoru nad dowodami, wyodrębnić pliki
5. Przetwarzanie
Cel: Zmniejszyć ilość danych i przygotować je do przeglądu
Działania: Usunąć duplikaty, ujednolicić formaty, wyodrębnić metadane
6. Przegląd
Cel: Ocenić dokumenty pod kątem istotności i objęcia tajemnicą zawodową
Działania: Odfiltrować, zanonimizować, oznaczyć, wykorzystać przegląd wspomagany przez AI (TAR)
7. Analiza
Cel: Odkryć fakty, wzorce i powiązania
Działania: Tworzyć osie czasu, mapować komunikację, wizualizować dane
More Articles
8. Udostępnianie
Cel: Dostarczyć odpowiednie ESI w użytecznych formatach
Działania: Konwertować do formatów PDF/TIFF/natywnego, zastosować numerację Batesa, utworzyć pliki ładowania
9. Prezentacja
Cel: Przedstawić ESI w sądzie lub podczas postępowania
Działania: Przygotować eksponaty dowodowe, uporządkować materiały z przesłuchań
Znajdowanie i korzystanie z rozwiązań elektronicznego ujawniania informacji
Z biegiem lat nauczyłem się, że wybór odpowiedniego rozwiązania do elektronicznego ujawniania informacji nie polega na pogoni za najnowszymi technologiami, lecz na znalezieniu narzędzia lub partnera, który pasuje do sposobu, w jaki rzeczywiście działa kancelaria. Na rynku jest wiele platform, które obiecują wszystko — od przeglądu z wykorzystaniem AI po kodowanie predykcyjne — ale jeśli zespół nie może efektywnie z nich korzystać, nie przynoszą one żadnych korzyści.
Oceniając narzędzia do elektronicznego ujawniania informacji, stosuję te same zasady zarządzania kancelarią prawną i zwracam uwagę na kilka kluczowych kwestii:
- Łatwość obsługi: Jeśli interfejs jest nieporęczny lub nadmiernie techniczny, mój zespół go nie zaakceptuje. Prostota zwycięża.
- Integracja z istniejącymi systemami: Rozwiązanie musi współpracować z naszymi platformami do archiwizacji poczty elektronicznej, zarządzania sprawami i przechowywania dokumentów.
- Bezpieczeństwo: Pracujemy z poufnymi danymi klientów, dlatego szyfrowanie, mechanizmy kontroli dostępu i certyfikaty zgodności (takie jak ISO 27001 lub SOC 2) są niepodlegającymi negocjacjom wymogami.
- Skalowalność: Niezależnie od tego, czy chodzi o niewielką sprawę pracowniczą, czy ogromny spór handlowy, platforma powinna obsługiwać oba końce tego spektrum.
- Wsparcie i szkolenia: Dobre wsparcie dostawcy może przesądzić o powodzeniu lub porażce projektu. Preferuję dostawców, którzy oferują pomoc we wdrożeniu i szybko odpowiadają, gdy pojawiają się problemy.
Po wybraniu rozwiązania ściśle współpracuję z działami IT, zespołami prawnymi, a czasami także z zewnętrznymi konsultantami, aby prawidłowo je wdrożyć. Szkolimy pracowników, przeprowadzamy testowe sprawy i dokumentujemy przepływy pracy, aby każdy wiedział, co robić, gdy pojawi się nowa sprawa.
Równie ważne jest regularne ponowne ocenianie naszych narzędzi. To, co sprawdzało się trzy lata temu, dziś może nie być najlepszym rozwiązaniem. Proaktywne podejście do naszego stosu technologicznego pozwala nam zachować wydajność, zgodność z przepisami i konkurencyjność.
Najlepsze narzędzia & oprogramowanie do eDiscovery
Oto moje rekomendacje, które pomogą zachować porządek.
Najczęstsze pytania dotyczące eDiscovery
Oto niektóre pytania, które często otrzymuję na temat procesów i rozwiązań eDiscovery:
Na czym polega praca związana z eDiscovery?
Praca związana z eDiscovery obejmuje zarządzanie danymi elektronicznymi podczas postępowania sądowego. Nie polega wyłącznie na przeglądaniu dokumentów — obejmuje także identyfikowanie, zabezpieczanie, przetwarzanie i analizowanie dowodów cyfrowych. Z mojego doświadczenia wynika, że role te wymagają zarówno wiedzy prawniczej, jak i umiejętności technicznych, aby zapewnić zgodność z przepisami, ograniczyć ryzyko i usprawnić proces ujawniania dowodów.
Kto korzysta z eDiscovery?
Z eDiscovery korzystają kancelarie prawne, wewnętrzne zespoły prawne przedsiębiorstw oraz agencje rządowe. Ja wykorzystuję je w niemal każdej sprawie sądowej. Niezależnie od tego, czy działania są prowadzone wewnętrznie, czy z udziałem zewnętrznych dostawców, każdy, kto zajmuje się dowodami elektronicznymi, polega na procesach eDiscovery w celu zarządzania ryzykiem i wypełniania obowiązków prawnych.
Czym jest ESI?
ESI oznacza informacje przechowywane elektronicznie (Electronic Stored Information), czyli wiadomości e-mail, wiadomości tekstowe, dokumenty, metadane i inne dane. Właściwe zarządzanie ESI ma kluczowe znaczenie. Widziałem sprawy, których wynik zależał od tego, jak dobrze zabezpieczono lub przekazano dane, a sądy nie pobłażają niewłaściwemu obchodzeniu się z dowodami cyfrowymi.
Czym zajmuje się konsultant eDiscovery?
Konsultanci eDiscovery pomagają zespołom prawnym w technicznych aspektach zarządzania ESI. Wspierają gromadzenie danych, ich filtrowanie oraz korzystanie z narzędzi do przeglądu. Często angażuję ich w złożonych sprawach — pomagają nam zachować wydajność, unikać błędów i przestrzegać zasad postępowania sądowego.
Czym jest lista NIST w eDiscovery?
Lista NIST odnosi się do standardów niszczenia danych określonych w dokumencie NIST 800-88. W eDiscovery pomaga wykazać, że wrażliwe dane były przetwarzane w bezpieczny sposób, zwłaszcza podczas usuwania informacji nieistotnych dla sprawy lub objętych tajemnicą zawodową. Stosowanie się do tych zasad pomaga nam unikać zarzutów dotyczących postępowania z danymi.
Jaka jest różnica między discovery a eDiscovery?
Discovery obejmuje wymianę wszelkich informacji w toku postępowania sądowego. eDiscovery koncentruje się wyłącznie na danych elektronicznych. Chociaż cele są takie same, eDiscovery wiąże się z innymi narzędziami i ryzykami. Traktuję je jako odrębną dziedzinę — jest zbyt złożone, aby łączyć je z tradycyjnym discovery.
Czym zajmują się prawnicy w procesie prawnym eDiscovery?
Prawnicy kierują procesem prawnym w każdej sprawie, zapewniając zgodność z federalnymi zasadami postępowania cywilnego. W toku postępowania zarządzają sposobem postępowania z ESI, tak aby istotne dowody były gromadzone zgodnie z prawem.
Jakie dokumenty elektroniczne są wykorzystywane w eDiscovery?
Dokumenty elektroniczne, informacje elektroniczne, wiadomości błyskawiczne, istotne ESI oraz dokumenty papierowe są powszechnie wykorzystywane w eDiscovery. Te typy danych są zabezpieczane i przetwarzane w celu utworzenia kompletnego rejestru dowodów.
Jak gromadzi się i analizuje dane w eDiscovery?
Zespoły gromadzą dane z wielu źródeł, wykorzystują analizę danych do wyszukiwania istotnych dowodów i stosują zarządzanie danymi w celu zachowania metadanych. Protokoły usuwania oraz postępowanie z dużymi ilościami danych są również kluczowymi etapami.
Czym jest informatyka śledcza w eDiscovery?
Informatyka śledcza zapewnia integralność dowodów, wspiera przegląd dokumentów, realizuje żądania eDiscovery i zarządza procesem przeglądu. Weryfikuje, czy dane nie zostały zmienione, oraz utrzymuje ciąg nadzoru nad dowodami.
Co dalej?
Aby uzyskać więcej informacji i materiałów dotyczących prawa, zapisz się do biuletynu The Legal Practice i dołącz do społeczności innowacyjnych prawników kształtujących przyszłość prawa.
