Modelo de gestão de processos jurídicos: transferência gratuita

Gerir uma carteira de processos jurídicos torna-se rapidamente complicado. Na minha experiência a trabalhar com operações jurídicas, o problema normalmente não é a falta de informação — é o facto de os detalhes dos processos, os prazos, as responsabilidades e os próximos passos acabarem dispersos por demasiados locais.

É por isso que gosto de utilizar um modelo estruturado de acompanhamento da gestão de processos como ponto de partida.

Transferência gratuita: modelo de gestão de processos jurídicos

Este modelo gratuito de gestão de processos jurídicos proporciona-lhe um único local para organizar assuntos, atribuir responsabilidades, acompanhar prazos e ver o que precisa de atenção a seguir.

O que é um modelo de gestão de processos jurídicos?

Um modelo de gestão de processos jurídicos é uma folha de cálculo estruturada utilizada para organizar informações essenciais sobre assuntos jurídicos ativos, prazos, responsabilidades e estado dos processos.

Em vez de manter as informações dos processos dispersas por e-mails, calendários, notas e folhas de cálculo individuais, o modelo proporciona à sua equipa um local central para acompanhar o que está a acontecer com cada assunto.

Este modelo está estruturado em torno de três áreas interligadas:

• Acompanhamento de processos: Mantenha um registo atualizado de cada assunto, incluindo o cliente, a área de prática, o estado do processo, o advogado responsável, a data de abertura, a jurisdição, o próximo prazo, a prioridade, o estado da faturação e as notas
• Acompanhamento de prazos e tarefas: Acompanhe entregas, audiências, seguimentos com clientes e outros trabalhos com prazos definidos, associando cada item ao respetivo ID do processo
• Painel da carteira de processos: Consulte uma visão geral atualizada automaticamente dos assuntos ativos, encerrados, suspensos e pendentes, juntamente com as tarefas em atraso e os próximos prazos

Em conjunto, estas secções proporcionam-lhe uma visão simples da sua carteira de processos e do trabalho que precisa de atenção a seguir.

O que está incluído no modelo de gestão de processos jurídicos?

Incluí as três áreas que considero mais úteis para manter um fluxo de trabalho básico de gestão de processos: um acompanhamento ao nível do assunto, um acompanhamento de prazos e tarefas e um painel.

Acompanhamento de processos

Comece aqui sempre que adicionar um novo assunto jurídico.

Cada processo pode incluir:

• ID do processo
• Nome do cliente
• Tipo de assunto
• Área de prática
• Estado do processo
• Advogado responsável
• Data de abertura
• Tribunal ou jurisdição
• Próximo prazo
• Dias até ao prazo
• Prioridade
• Estado da faturação
• Notas do processo

Os assuntos de exemplo mostram como funciona cada campo. Assim que estiver familiarizado com a estrutura, pode remover esses exemplos e substituí-los pelos seus próprios processos.

Acompanhamento de prazos e tarefas

Utilize o acompanhamento de prazos e tarefas para tudo o que esteja relacionado com uma ação ou data específica.

Para cada item, pode registar:

• Tarefa ou prazo
• ID do processo relacionado
• Tipo de item
• Pessoa responsável
• Data-limite
• Dias restantes
• Estado
• Prioridade

Recomendo registar aqui tudo o que possa afetar o progresso de um processo, incluindo requerimentos, audiências, prazos de produção de prova, preparação de documentos, chamadas com clientes, lembretes e acompanhamentos internos.

Painel de Processos

O Painel de Processos transforma as informações dos seus registos numa visão geral rápida da sua carga de trabalho.

Pode apresentar:

• Processos ativos
• Processos suspensos
• Processos encerrados
• Processos de admissão pendentes
• Total de processos
• Prazos e tarefas vencidos
• Itens com prazo nos próximos sete dias
• Tarefas atualmente em curso
• Trabalho concluído

Uma vez que estes cálculos estão integrados no modelo, o painel é atualizado à medida que as informações dos seus processos e tarefas são alteradas.

Como utilizar o modelo de gestão de processos jurídicos

1. Adicione os seus processos ao registo de processos

Crie uma linha para cada processo e atribua-lhe um ID de processo único.

No mínimo, recomendo registar o cliente, o tipo de processo, o estado do processo, o advogado responsável, a data de abertura, a prioridade e o próximo prazo.

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2. Adicione prazos e tarefas

Aceda ao registo de Prazos & Tarefas e registe todas as ações importantes com datas definidas.

Utilize o campo ID do processo relacionado para associar cada item ao processo adequado. Isto permite identificar imediatamente a que processo pertence um requerimento, uma audiência, um lembrete ou um acompanhamento com o cliente.

3. Atribua responsabilidades

Cada processo ativo deve ter um advogado responsável e cada tarefa acionável deve ter um responsável individual.

Atribua a responsabilidade geral pelo processo no Registo de Processos e, em seguida, atribua cada prazo ou tarefa à pessoa responsável pela sua conclusão.

4. Defina o estado e a prioridade de forma consistente

Utilize os campos de seleção existentes em vez de criar novas variações da mesma categoria.

Por exemplo, evite ter etiquetas de estado distintas, como "Em curso", "em curso" e "Em andamento", se todas significarem a mesma coisa.

Dados consistentes tornam a filtragem mais útil e mantêm a fiabilidade dos cálculos do painel.

5. Reveja os indicadores de prazos

Utilize as colunas Dias até ao prazo e Dias restantes para identificar os processos que requerem atenção imediata.

O modelo também utiliza indicadores visuais para facilitar a consulta das informações importantes:

• Vermelho destaca itens vencidos
• Verde indica prazos que continuam confortavelmente dentro do previsto
• Âmbar identifica células de exemplo ou editáveis que devem ser substituídas pelas informações do seu escritório

6. Consulte regularmente o painel

Recomendo utilizar o painel no início do dia ou durante reuniões regulares da equipa.

Comece pelo trabalho vencido e pelos prazos dos próximos sete dias. Normalmente, estes são os itens que requerem redistribuição, escalada ou acompanhamento imediato.

7. Mantenha o modelo atualizado

Um registo de processos só funciona se refletir o que está realmente a acontecer.

Atualize os estados dos processos à medida que estes avançam, marque as tarefas concluídas como concluídas, adicione prazos quando estes forem conhecidos e encerre os processos assim que o trabalho estiver concluído.

Quem Precisa de um Modelo de Gestão de Processos Jurídicos?

Recomendo este modelo a profissionais jurídicos que precisam de uma forma simples e repetível de gerir vários processos sem investirem imediatamente numa plataforma de software dedicada.

Pode ser útil para:

• Advogados em prática individual que gerem a sua própria carteira de processos
• Pequenas e médias sociedades de advogados
• Paralegais que coordenam processos e prazos
• Assistentes jurídicos que gerem o acompanhamento administrativo
• Responsáveis pela gestão da prática que monitorizam as cargas de trabalho
• Equipas jurídicas internas que gerem processos internos
• Sociedades que estão a deixar de utilizar folhas de cálculo informais e o acompanhamento manual

Uma vez que campos como área de prática, tipo de processo, estado, advogado, prioridade e jurisdição podem ser personalizados, a mesma estrutura pode suportar diferentes tipos de trabalho jurídico.

8 Casos de Utilização de um Modelo de Gestão de Processos Jurídicos por Área de Prática

A informação que acompanha irá variar consoante o seu tipo de prática. Eis algumas formas comuns de utilizar o modelo em diferentes áreas de prática jurídica:

1. Contencioso — Acompanhar prazos para requerimentos, prazos-limite da fase de produção de prova, datas de audiências, peças processuais apresentadas em tribunal e estado do processo
2. Direito da família — Gerir audiências relativas à custódia, sessões de mediação, prazos de apresentação, reuniões com clientes e pedidos de documentos
3. Direito societário e transacional — Acompanhar calendários de conclusão, listas de verificação da diligência devida, revisões de documentos, aprovações e ações pendentes
4. Imigração — Monitorizar os períodos para apresentação de petições, prazos de resposta a RFE, entrevistas, recolha de documentos e marcos do processo
5. Planeamento sucessório e inventário — Acompanhar prazos para apresentação no âmbito do inventário, reuniões com clientes, preparação de documentos, datas de tribunal e tarefas de administração da herança
6. Responsabilidade civil por danos pessoais — Monitorizar prazos de prescrição, pedidos de registos médicos, calendários de acordos, produção de prova e prazos de negociação
7. Direito da propriedade intelectual e das patentes — Acompanhar prazos de apresentação, datas de renovação, períodos de resposta a ações do instituto de propriedade industrial e estado dos pedidos
8. Direito imobiliário — Gerir datas de conclusão, prazos para revisão do título, preparação de documentos, inspeções, aprovações e condições pendentes

A estrutura mantém-se igual, mas os prazos, as tarefas e os marcos podem ser adaptados à forma como cada área de prática funciona.

Porquê Utilizar um Modelo de Gestão de Processos Jurídicos?

Um modelo de gestão de processos jurídicos oferece-lhe mais do que uma lista de processos. Quando utilizado de forma consistente, cria um processo repetível para acompanhar os processos desde a abertura até à conclusão.

Mantenha Cada Processo num Só Lugar

O Acompanhamento de Processos fornece-lhe um registo central para cada processo.

Em vez de procurar em ficheiros separados para determinar quem é responsável por um processo ou quando algo deve ser feito, pode ver rapidamente o cliente, o tipo de processo, o advogado responsável, a jurisdição, o estado, a prioridade e o próximo prazo.

Mantenha-se a Par dos Prazos Jurídicos

Falhar um prazo jurídico pode ter consequências graves, pelo que o acompanhamento de prazos tem de ser visível e consistente.

O acompanhamento de Prazos e Tarefas atribui a cada apresentação, audiência, lembrete ou acompanhamento a sua própria data-limite, pessoa responsável, estado e prioridade.

Defina Prioridades para o Trabalho Certo

Nem todos os processos precisam do mesmo nível de atenção ao mesmo tempo.

Os campos de prioridade permitem distinguir entre trabalho de prioridade alta, média e baixa, para que os advogados e o pessoal de apoio possam identificar o que precisa de ser tratado primeiro.

Uniformize o Acompanhamento de Processos

Registos de processos consistentes tornam a informação mais fácil de consultar, filtrar e manter.

Os campos de seleção para categorias como estado, prioridade e área de prática também ajudam a evitar que os membros da equipa criem várias versões da mesma categoria.

Monitorize a Sua Carteira de Processos num Relance

Considero os painéis particularmente úteis para as revisões diárias e as reuniões de equipa, porque eliminam a necessidade de analisar manualmente cada processo.

Pode identificar imediatamente o trabalho atrasado, os próximos prazos, os processos ativos, os assuntos pendentes e as tarefas atualmente em curso.

Associe os Processos às Respetivas Próximas Ações

Conhecer o estado de um processo não é suficiente. Também precisa de saber o que acontece a seguir.

Ao associar cada prazo ou tarefa a um ID do processo, o modelo liga o processo geral às ações individuais necessárias para o fazer avançar. Isto facilita a atribuição de responsabilidades e reduz a probabilidade de os acompanhamentos importantes ficarem esquecidos em notas pessoais ou caixas de entrada.

Quando Deve Utilizar, em Alternativa, Software de Gestão de Processos Jurídicos?

Uma folha de cálculo funciona bem quando o seu volume de processos é gerível e a sua equipa precisa principalmente de acompanhar de forma estruturada os processos, os prazos e as tarefas. Quando começa a gerir um volume maior de processos, vários utilizadores, fluxos de trabalho de documentos, faturação, comunicações com clientes, automatizações, permissões ou integrações, recomendo a mudança para software dedicado de gestão de processos jurídicos. Um sistema concebido especificamente para este fim pode reduzir a manutenção manual necessária para manter as folhas de cálculo corretas à medida que o seu escritório cresce.

Sugestões para Tirar Mais Partido do Modelo

Recomendo que trate o modelo como uma ferramenta operacional ativa, e não como uma lista de processos que só atualiza ocasionalmente.

Alguns hábitos tornam-no muito mais útil:

• Crie um formato consistente de ID do processo para cada novo processo
• Atualize o estado do processo assim que este mudar de fase
• Registe os prazos assim que tiver conhecimento deles
• Atribua cada tarefa a uma pessoa específica
• Mantenha as notas do processo breves e centradas na evolução mais recente
• Reveja regularmente o trabalho atrasado e o trabalho futuro
• Remova os processos concluídos ou encerrados das vistas de trabalho ativas quando apropriado
• Utilize etiquetas consistentes de área de prática e prioridade em todo o escritório

Estes hábitos também facilitam uma futura transição para software de gestão de processos, porque as informações dos seus processos já estão estruturadas de forma consistente.

Perguntas Frequentes sobre o Modelo de Gestão de Processos Jurídicos

Este modelo de gestão de processos jurídicos é gratuito?

Sim. Pode aceder ao modelo através do Google Sheets e criar a sua própria cópia para a personalizar para o seu escritório, equipa ou volume individual de processos.

O que deve incluir um modelo de gestão de processos jurídicos?

No mínimo, recomendo acompanhar o ID do processo, o cliente, o tipo de processo, a área de prática, o estado do processo, o advogado responsável, os prazos importantes, a prioridade e a próxima ação. Um registo de tarefas separado também é útil para manter o trabalho orientado por datas associado ao processo adequado.

Posso utilizar este modelo para diferentes áreas de prática?

Sim. A estrutura principal de acompanhamento de processos funciona em várias áreas de prática. Pode personalizar os tipos de processos, as áreas de prática, os estados, os prazos, as prioridades e as categorias de tarefas para corresponder ao fluxo de trabalho do seu escritório.

Com que frequência devo atualizar o modelo de gestão de processos?

Atualize-o sempre que ocorrer uma alteração relevante. Isso inclui novos prazos, tarefas concluídas, alterações no estado do processo, mudança da responsabilidade, novos requerimentos e processos encerrados. Para volumes de processos ativos, recomendo rever o painel pelo menos diariamente.

Podem várias pessoas utilizar o modelo?

Sim. Uma folha do Google partilhada pode funcionar para uma equipa pequena, desde que todos utilizem os mesmos campos, estados e processo de atualização. No entanto, à medida que aumenta o número de utilizadores e processos, um software dedicado de gestão de processos poderá disponibilizar melhores permissões, automatização, colaboração e controlos de auditoria.

Qual é a diferença entre um modelo de gestão de processos jurídicos e um software de gestão de processos jurídicos?

Um modelo fornece uma forma estruturada de organizar manualmente informações sobre processos, tarefas e prazos. O software de gestão de processos jurídicos acrescenta funcionalidades como automatização de fluxos de trabalho, gestão de documentos, comunicação com clientes, faturação, permissões, relatórios, integrações e lembretes automáticos.

Este modelo pode substituir um calendário jurídico?

Não recomendaria depender de uma folha de cálculo como único sistema de controlo do calendário ou dos prazos processuais para prazos jurídicos críticos. O modelo é útil para obter visibilidade e acompanhar internamente os processos, mas os escritórios devem continuar a seguir os procedimentos estabelecidos para gestão do calendário, controlo dos prazos processuais e verificação de prazos.

Comece a utilizar o modelo de gestão de processos jurídicos

Começar requer apenas alguns passos:

1. Abra o Rastreador de Processos e remova os processos de exemplo quando já não precisar deles
2. Adicione uma linha para cada processo jurídico ativo
3. Atribua um ID de processo único a cada processo
4. Adicione requerimentos, audiências, acompanhamentos e outras ações a Prazos e Tarefas
5. Ligue cada tarefa ao ID de processo relevante
6. Utilize os campos de seleção para manter consistentes os estados, as prioridades e as áreas de prática
7. Consulte o Painel para verificar o trabalho em atraso e os próximos prazos
8. Mantenha o rastreador atualizado à medida que os processos avançam

O objetivo é simples: dar à sua equipa jurídica um único local fiável onde possa ver quais os processos ativos, quem é responsável por eles, o que tem de acontecer a seguir e quando esse trabalho deve estar concluído.