Optimierung Ihres eDiscovery-Prozesses: Der ultimative Leitfaden
Erinnern Sie sich an die Zeiten, als Sie sich durch Kisten voller Papierdokumente wühlen mussten, um einen Fall aufzubauen? Sicher, wir sammeln immer noch Informationen auf diese Weise – aber das Internet hat die Datensammlung zu einer digitaleren Angelegenheit gemacht.
Von E-Mails bis hin zu Social-Media-Posts hat jeder einen virtuellen Fußabdruck. Als Jurist werden Sie online nach Beweisen suchen, während Sie sich auf einen Tag vor Gericht vorbereiten.
Die benötigten digitalen Hinweise stammen aus elektronisch gespeicherten Informationen (ESI). Und das ist nicht so einfach, wie einen Screenshot einer Datei zu machen und auf Ihrem Handy zu speichern – die Daten müssen auf die richtige Weise identifiziert, gesammelt, gespeichert, überprüft und präsentiert werden.
Dies ist der eDiscovery-Prozess. Weltweit ist der eDiscovery-Markt ein großes Geschäft – bis 2027 soll er einen Wert von 17,1 Milliarden US-Dollar erreichen.
Sie haben wahrscheinlich einige Fragen, also haben Sie Glück! In diesem Artikel werde ich über eDiscovery und die Art der abgedeckten Daten sprechen. Ich werde Ihnen auch einen Überblick über das Electronic Discovery Reference Model (EDRM) geben und die Regeln erklären.
Bereit? Los geht's.
Was ist eDiscovery?
EDiscovery, oder elektronische Entdeckung, wird häufig in rechtlichen Verfahren verwendet.
Während Sie einen Fall untersuchen, wird Ihr Rechtsteam Beweise aus einer Vielzahl von Quellen sammeln.
Der eDiscovery-Prozess beinhaltet die Suche nach Beweisen in ESI. Diese Beweise könnten in einer Textnachricht, E-Mail, einem Word-Dokument oder einem Kalendereintrag gefunden werden.
Der eDiscovery-Prozess umfasst nur digitale Daten; er schließt keine Papierdokumente, Interviews oder Zeugenaussagen ein. Obwohl diese traditionellen Methoden immer noch wichtig sind, passen sie einfach nicht unter den eDiscovery-Schirm.
Ihre digitalen Untersuchungen können Ihnen helfen, Informationen, Fakten und Zeitpläne aufzudecken. Natürlich ist jede Festplatte voller Daten, und vieles davon ist oft irrelevant.
Eine schrittweise Methode namens EDRM kann Ihnen helfen, das Beste aus dem eDiscovery-Prozess herauszuholen und das zu finden, was Sie benötigen. Ich werde später in diesem Artikel jede Phase davon erklären.
Was sind die Vorteile von eDiscovery?
Die Technologie verändert sich schnell, und während eDiscovery den Weg, wie Juristen sich auf Gerichtsverfahren vorbereiten, rationalisiert, sind nicht alle auf den Zug aufgesprungen.
Tatsächlich verwenden nur 32,9% der Anwaltskanzleien Software zur Beweisvorbereitung und -verwaltung. Trotzdem sagen 54,4% der Anwälte, dass sie regelmäßig ESI überprüfen müssen.
Wenn Sie noch nicht überzeugt sind, bin ich hier, um Ihnen zu sagen, dass es klare Vorteile von eDiscovery gibt. Die Nutzung neuer Technologien, die andere noch nicht angenommen haben, wird Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Wenn Sie eDiscovery verwenden, können Sie Zeit sparen. Mit allen Daten an einem Ort können Sie leicht nach dem suchen, was Sie benötigen.
Ihr Team wird auch effizienter und genauer in ihren Ergebnissen sein. Warum? Weil ein digitaler Fußabdruck nicht bestritten werden kann. Sie verlassen sich nicht darauf, dass jemand die „Wahrheit“ mündlich erzählt.
Wenn ein Kunde beispielsweise ein Foto um drei Uhr an einem Dienstag macht und es auf Facebook hochlädt, wird es mit Metadaten versehen. Daten, Zeiten und Orte können alle überprüft werden, was dem Kunden ein virtuelles Alibi gibt.
Außerdem, da eDiscovery ein Prozess ist, werden die Informationen abgerufen, überprüft und analysiert.
Welche Art von Daten ist enthalten?
Der eDiscovery-Prozess kann eine Vielzahl von Datentypen umfassen. Hier sind einige Beispiele dafür, was in Rechtsstreitigkeiten verwendet werden kann:
Schriftliche Kommunikation
Während des eDiscovery-Prozesses können Sie Zugang zu wichtigen schriftlichen Kommunikationsmitteln erhalten. Diese Art der Kommunikation ist oft aktive Daten und umfasst E-Mails und Textnachrichten.
SMS und E-Mail sind nicht die einzigen Möglichkeiten, wie Menschen Nachrichten austauschen. Zum Beispiel hat WhatsApp mehr als 2 Milliarden Nutzer weltweit.
Obwohl all diese Arten von ESI Ihren Fall unterstützen können, gibt es Herausforderungen. Ein einfacher Screenshot einer Nachricht wird nicht ausreichen, da die Gespräche verifiziert werden müssen. Aufgrund der Natur von Plattformen wie WhatsApp muss möglicherweise ein forensischer Spezialist hinzugezogen werden, um die Daten zu authentifizieren.
Es gibt auch allgemeinere schriftliche ESI, einschließlich Dokumenten, Briefen und zugänglichen Kalendern.
Visuelle Kommunikation
Relevante elektronische Dateien können auch verschiedene Arten von visueller Kommunikation umfassen. Sie haben das Sprichwort gehört: „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“, und das gilt auch, wenn es um Beweise geht.
Zum Beispiel werden digitale Fotografien häufig in Rechtsstreitigkeiten verwendet. Ein Foto kann beweisen, dass jemand zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort war oder eine Beziehung zu einem wichtigen Zeugen hatte. Videos können auch Ihren Fall unterstützen – und möglicherweise sogar zeigen, dass jemand ein Verbrechen begangen hat.
Videos und Fotografien sind nützlich, weil sie Metadaten enthalten, einschließlich Zeitstempeln und Standorten.
Wenn der Fall auf Finanzunterlagen basiert, werden Beweise oft in Tabellenkalkulationen und Grafiken gefunden. Sie können auch digitale Zeichnungen betrachten.
Verbale Kommunikation
Als Anwalt haben Sie ausgezeichnete verbale Kommunikationsfähigkeiten. Aber unsere Mandanten und Zeugen haben nicht immer das gleiche Vertrauen beim öffentlichen Sprechen. Und selbst wenn sie sich an bestimmte Gespräche erinnern, können Daten, Zeiten und Kontexte durcheinander geraten.
Glücklicherweise können digitale Formen der verbalen Kommunikation helfen, die Geschichte zu erzählen. Wenn Sie Metadaten bewahren, können diese digitalen Dateiformate nicht bestritten werden.
Zum Beispiel gibt es Voicemails. Angenommen, Ihr Mandant hat einen missbräuchlichen Ex-Partner, und es gibt Hunderte von bedrohlichen Voicemail-Nachrichten von ihm. Diese Nachrichten können erhalten und zur Unterstützung Ihres Falls verwendet werden.
Alternativ können Sprachaufnahmen vorhanden sein. Vielleicht haben Sie sogar Glück und finden ein aufgezeichnetes Geständnis. Natürlich, wenn es sich um geheime Aufnahmen handelt, sind sie möglicherweise nicht zulässig. Die Antwort hängt von Ihrem Standort und der Relevanz der Beweise für den Fall ab.
Soziale Medien
Soziale Medien halten uns verbunden. Und wenn Sie das Online-Verhalten einer Person untersuchen, können Sie elektronische Beweise aufdecken.
Nehmen wir Facebook als Beispiel.
Facebook ist eine beliebte Plattform. Bis 2027 wird prognostiziert, dass es 254,26 Millionen Nutzer dieser Plattform in den Vereinigten Staaten geben wird.
Bei dieser Art von weit verbreiteter Nutzung ist es sinnvoll, soziale Mediendaten als Teil des eDiscovery-Prozesses zu untersuchen. Es können Fotos, private Nachrichten, Statusaktualisierungen, Tags, Check-ins und Videos vorhanden sein, die für einen Fall relevant sind.
Und Facebook ist nicht die einzige nützliche Social-Media-Seite. Es gibt X (ehemals Twitter), Instagram, Tiktok und mehr.
Wenn soziale Medien Teil Ihres eDiscovery-Mixes sind, muss alles, was Sie verwenden, authentisch und verifizierbar sein.
Metadaten
Metadaten, die überall vorhanden sind, werden verwendet, um andere Beweise zu authentifizieren.
Wenn Sie beispielsweise ein Foto auf Ihrem Handy haben, wird angezeigt, wer es aufgenommen hat, wo und wann. Ihre Aufgabe wird es sein, das „Warum“ zu etablieren.
Es kann schwierig sein, Metadaten zu bewahren, aber es ist unerlässlich, wenn Sie möchten, dass sie Teil Ihrer Beweise sind.
Es gibt drei Arten von Metadaten, die Sie betrachten können. Sie sind wie folgt:
- Systemmetadaten: Aufzeichnungen, die vom Betriebssystem erstellt wurden, um zu zeigen, wann eine Datei erstellt oder geändert wurde
- Substantielle Metadaten: Aufzeichnungen über alle vom Benutzer vorgenommenen Änderungen an Dokumenten
- Eingebettete Metadaten: versteckte Daten, die in einzelnen Dateien eingebettet sind
Was ist der EDRM-Prozess?
Im Jahr 2005 entwickelten George Socha und Tom Gelbmann das Electronic Discovery Reference Model (EDRM). Der Prozess hat sich seitdem weiterentwickelt, aber die Grundidee ist immer noch dieselbe.
Es gibt neun eDiscovery-Phasen, und einige von ihnen können sich überschneiden. Hier ist jeder Schritt und was Sie währenddessen erwarten können:
1. Informationsverwaltung
Informationsverwaltung (IG) ist die neueste Ergänzung des EDRM-Prozesses. Es ist eine kritische Komponente und etwas, das Sie während des gesamten eDiscovery-Prozesses berücksichtigen müssen.
Worum geht es also bei IG?
EDiscovery beinhaltet den Umgang mit sensiblen und vertraulichen Daten, und Sie müssen konform sein. IG deckt bewährte Praktiken ab, beginnend mit Ihren Richtlinien und Verfahren.
Ihre Richtlinien müssen detailliert sein, da es viele Bereiche abzudecken gibt. Zum Beispiel müssen Sie klare Richtlinien für Datenschutz, Sicherheit, Speicherung und Weitergabe haben.
Wenn Sie ein Remote-Team haben, müssen Sie entscheiden, wie Sie arbeiten können, ohne die Daten zu gefährden.
Selbst mit starken Sicherheitsmaßnahmen können Verstöße auftreten, und Sie können mit verlorenen Daten enden. Ihre IG-Richtlinien und -Verfahren sollten Strategien zur Bewältigung unerwarteter Ereignisse umfassen.
2. Identifikation
Jeder Fall ist anders, daher können die Arten digitaler Beweise, die Sie benötigen, variieren. Während der Identifikationsphase müssen Sie entscheiden, wonach Sie suchen.
Aufgrund des Umfangs von ESI ist es fast unmöglich, jedes einzelne Datenstück herunterzuladen und manuell durchzugehen. Das ist wie die Suche nach einer Nadel im Heuhaufen.
Zuerst können Sie den Fall überprüfen und sich die Fakten ansehen. Welche Arten von digitalen Dateien wären relevant? Sprechen Sie mit Zeugen und versuchen Sie, der Spur zu folgen, um Ihre Suche einzugrenzen.
Zum Beispiel könnten Sie nach geheimen E-Mails, suggestiven Textnachrichten oder unerklärlichen Terminen in einem Kalender suchen.
3. Erhaltung
Wenn es so aussieht, als ob ein Rechtsstreit unvermeidlich ist, müssen Sie alle relevanten Dokumente aufbewahren. Damit das ESI während rechtlicher Verfahren Bestand hat, darf es nicht verändert oder gelöscht werden.
Ein „Legal Hold“ – der die Entfernung oder Änderung von ESI blockiert – kann auf die Daten gelegt werden, mit möglichen Geldstrafen, wenn die Informationen manipuliert werden.
Es gibt drei Möglichkeiten, Daten zu bewahren, abhängig von Ihrem Budget und der Größe Ihrer Praxis:
- Bitten, die Daten unberührt zu lassen, bis Sie sie benötigen
- Erstellen eines Backups des relevanten ESI
- Installation von Software, um die Daten zu bewahren, ohne sie entfernen zu müssen
Das Wichtigste ist, das ESI sicher zu halten, bis es Zeit ist, es zu sammeln. Eine verlorene Datei könnte Ihre gesamte Strategie beeinflussen.
4. Sammlung
Die Sammelphase ist eng mit der Erhaltungsphase verbunden. Sie müssen alle relevanten ESI kennzeichnen und sicherstellen, dass alles an einem Ort ist, damit es leicht zugänglich ist.
Wenn Sie eine IT-Abteilung haben, wird es ihre Aufgabe sein, die Daten sicher an einen sicheren Ort zu übertragen. Alternativ können Sie diesen Prozess auslagern.
Sie werden verschiedene Arten von ESI sammeln, einschließlich cloudbasierter, versteckter und mobiler Daten. Denken Sie daran, dass Sie nicht alles sammeln müssen, da zu viele Dateien Sie nur überwältigen und überarbeiten lassen.
Ich habe es schon gesagt, aber hier ist eine Erinnerung: Die Metadaten müssen intakt bleiben, und Sie müssen sich auf Ihre ESI-Protokolle aus der IG-Phase beziehen.
5. Verarbeitung
Als nächstes kommt die Verarbeitungsphase. Dieser Schritt ist der Punkt, an dem Sie Ihre Suche nach relevanten Beweisen wirklich eingrenzen.
Selbst wenn Sie selektiv waren, wird es immer noch viele Daten geben, die Sie durchsuchen müssen. Einige der ESI können dupliziert sein, sodass Sie alle Doppelungen entfernen müssen.
In diesem Schritt muss das ESI in ein Format gebracht werden, das für Ihr Team zugänglich ist. Sie können spezielle Software verwenden, um Ihre Prozesse zu optimieren. Zum Beispiel verwenden einige Anwaltskanzleien ESI-Überprüfungsplattformen. Oder, wenn die Menge an ESI gering ist, können Sie die Daten in eine PDF-Datei zusammenführen.
Im Laufe der Zeit können neue ESI relevant werden. Sie sollten darauf vorbereitet sein, die Sammelphase während des gesamten Rechtsstreits erneut zu besuchen.
Sie können die Genauigkeit in dieser Phase mit Technologie verbessern. Schauen Sie sich diesen Leitfaden an, den ich erstellt habe, der die besten Softwareoptionen zum Vergleich von Rechtsdokumenten enthält.
6. Überprüfung
Während der Überprüfungsphase müssen alle verbleibenden Daten angesehen werden.
Wenn es eine umfangreiche Menge an ESI gibt, kann die Überprüfung all dessen zeitaufwändig sein. Sie werden nach allem suchen, das für Ihren Fall nützlich sein könnte. Denken Sie daran, dass der Überprüfungsprozess viel einfacher sein wird, wenn Sie ihn korrekt verarbeitet haben.
Manchmal wird dieser Schritt ausgelagert, und die Daten werden zur Analyse zurückgegeben. Anwaltskanzleien können auch künstliche Intelligenz (KI) verwenden, um die Informationen zu sortieren. Sie müssen Suchparameter festlegen, damit das Programm weiß, wonach es suchen soll. Selbst wenn Sie KI verwenden, werden einige manuelle Überprüfungen dennoch notwendig sein.
Egal, ob Sie ein persönliches Team haben oder andere Methoden zur Überprüfung verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre IG-Richtlinien befolgen.
7. Analyse
Bis jetzt werden die relevanten ESI an einem Ort sein, überprüft und bereit zur Analyse. Sie werden begonnen haben, Beweise zu sammeln, während Sie Ihren Fall vorbereiten.
Während der Analysephase können Sie beginnen, die Daten mit Ihrem Fall zu verknüpfen, indem Sie nach Mustern suchen, Elemente nach ihrer Wichtigkeit ordnen und Zeitpläne erstellen.
Später können Sie sehen, ob etwas übersehen wurde. Zum Beispiel könnte eine Seite aus einem PDF fehlen oder ein Textnachrichten-Thread unterbrochen sein. Oder Sie finden Hinweise auf andere Dokumente, nach denen Sie suchen sollten.
Wenn Sie feststellen, dass Sie zur Verarbeitungsphase zurückkehren müssen, um weitere Beweise zu sammeln, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür.
Software zur Analyse von Rechtsfällen kann in diesem Schritt ebenfalls von Vorteil sein.
8. Produktion
Sobald Sie die ESI analysiert haben, wird die Verteidigung Gestalt annehmen. Sie werden wissen, was relevant ist und wo alles in die Rechtsstreitigkeiten passt.
Die Produktionsphase ist gegen Ende des EDRM-Prozesses. Ihr Team wird die Beweise für den Rechtsprozess vorbereiten. Das Gericht kann verlangen, dass die Beweise in einem bestimmten Format vorliegen, und das sollten Sie beim Zusammenstellen Ihrer Informationen berücksichtigen.
Diese Phase ist hauptsächlich administrativ und erfordert Zeit und Aufmerksamkeit für Details. Alle Informationen müssen überprüft und in Kategorien sortiert werden.
Dokumente müssen nummeriert und gestempelt werden, und es können Schwärzungen erforderlich sein. Wenn die Beweise bereit sind, teilen Sie sie den relevanten Parteien mit – einschließlich Ihres Gegners.
Ich werde später im Artikel über Softwaretrends sprechen, aber seien Sie versichert, dass es Lösungen gibt, um den Produktionsprozess effizient zu gestalten.
9. Präsentation
Schließlich ist es Zeit für die Präsentationsphase. Sobald Sie diesen Punkt erreicht haben, können Sie die ESI für den Prozess vorbereiten.
Traditionelle Methoden können Ihre Präsentationen digitaler Dateien unterstützen. Dinge wie Zeugenaussagen, physische Beweise und Expertenaussagen werden niemals ersetzt werden.
Denken Sie darüber nach, wie Sie die Daten vor Gericht präsentieren werden. Die Strategie, die Sie verwenden, hängt von der Art der Daten ab, die Sie teilen möchten. Zum Beispiel können Sie Videos, Diashows oder Grafiken verwenden.
Was sind die Regeln von eDiscovery?
Der Zugang zu elektronischen Aufzeichnungen hat die Art und Weise, wie wir Recht praktizieren, verändert. Aber mit den Vorteilen kommen Verantwortlichkeiten, und es gibt einige eDiscovery-Regeln, die Sie befolgen müssen.
Sie sind ein Jurist, also weiß ich, dass viele dieser Regeln wie gesunder Menschenverstand erscheinen werden – tatsächlich sind es wahrscheinlich Dinge, die Sie natürlich tun. Dennoch lohnt es sich immer, das Kleingedruckte zu überprüfen.
Sie müssen ethisch sein. Sie haben Zugang zu persönlichen Daten, und die meisten davon werden nicht relevant für Rechtsstreitigkeiten sein. Halten Sie ESI nur dann fest, wenn es potenzielle Beweise sind. Eine Audiodatei eines Meetings kann relevant sein, während ein Foto eines niedlichen Hundes wahrscheinlich nicht relevant ist.
Die Art und Weise, wie Sie die Informationen speichern, muss sicher sein, und es ist wichtig, den Datenaufbewahrungsrichtlinien zu folgen. Diese Strategien werden Teil der IG-Phase sein, aber Sie müssen Ihre Prozesse im Laufe der Zeit weiterhin überwachen.
Denken Sie daran, dass alle Geräte gewartet werden müssen und Mitarbeiter sichere Netzwerke verwenden und ihre Passwörter regelmäßig aktualisieren sollten.
Sie müssen mit anderen relevanten Parteien kooperieren und darauf achten, Metadaten zu bewahren.
Und natürlich sollte die Vertraulichkeit der Mandanten ebenfalls Priorität haben.
Die Informationen, die Sie einsehen, sollten immer mit Respekt behandelt und privat gehalten werden, es sei denn, sie sind für den Fall notwendig.
Was sind die Risiken von eDiscovery?
Ich habe Ihnen von den Regeln erzählt, aber was ist mit den Risiken? Was kann schiefgehen, wenn Sie sich auf den eDiscovery-Prozess verlassen?
Sie wissen, dass Sie die Datensicherheit aufrechterhalten müssen, aber was kann passieren, wenn Sie es nicht tun? Elektronische Dokumente sind anfällig, insbesondere wenn sie in einem Netzwerk gespeichert sind. Wenn es zu einem Verstoß kommt, wird sensible Daten anfällig für Lecks.
Viren können Ihren Zugriff auf Dokumente beeinträchtigen und wichtige Dateien beschädigen. Sie könnten Beweise im Prozess verlieren.
Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist der Preis. Wenn Sie gerade erst mit eDiscovery beginnen, ist die Einrichtung Ihrer Prozesse eine teure Angelegenheit. Es kann Investitionen in Software und Teams erfordern, was zusätzliche kurzfristige Arbeit schafft. Die Vorteile sind jedoch die Mühe wert, da die Rechtsstreitigkeiten effizienter werden.
Obwohl eDiscovery ein digitaler Prozess ist, gibt es immer noch Raum für menschliche Fehler. Wenn Ihr Team unerfahren ist, können Fehler passieren. Vom versehentlichen Löschen von ESI bis hin zur Beschädigung von Metadaten können alle Fehler Ihre gesamte Rechtsstrategie beeinflussen.
Wenn Sie in eDiscovery eintauchen möchten, aber damit nicht vertraut sind, empfehle ich, in Schulungen für Ihr IT-Team zu investieren. Alternativ gibt es Möglichkeiten, auszulagern, bis Sie bereit sind, eDiscovery intern zu nutzen.
Was ist digitale Forensik?
Ist digitale Forensik ein anderes Wort für eDiscovery?
Die beiden mögen austauschbar klingen, aber sie sind nicht dasselbe.
Einfach ausgedrückt, die ESI, die Sie während des eDiscovery-Prozesses finden, wird leicht verfügbar sein. Es wird normalerweise ausreichen, um in den meisten rechtlichen Verfahren verwendet zu werden. Der Prozess ist etwas, das jeder in Ihrem Team meistern kann – und mit minimalem Training.
Andererseits ist digitale Forensik ein eigenes Feld, und Experten sind hochqualifiziert und in diesem Bereich geschult.
Ein digitaler Forensik-Ermittler ist mehr daran interessiert, was sich unter der Oberfläche verbirgt. Sie arbeiten normalerweise mit Strafverfolgungsbehörden im Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungen zusammen, können aber auch Anwaltskanzleien unterstützen.
Diese Fachleute verwenden Software und andere Werkzeuge, um Daten aufzudecken, die sonst für immer verloren sein könnten. Zum Beispiel, während eine belastende Datei gelöscht, verschoben oder geändert worden sein könnte, kann ein digitaler Forensik-Ermittler helfen, das Originaldokument wiederherzustellen. Diese forensischen Experten wissen, wie man Informationen findet, die auf Festplatten und Speicherchips versteckt sind.
Gelegentlich kann es ESI geben, von dem Sie wissen, dass es existiert – aber es ist nirgendwo zu sehen. Es sei denn, Sie oder jemand in Ihrem Team weiß, wie man das Spiel der digitalen Forensik spielt, müssen Sie einen Experten hinzuziehen.
eDiscovery Software-Trends
Niemand erwartet, dass Sie all dies alleine bewältigen. eDiscovery-Teams verlassen sich auf Software – bei jedem Schritt des Weges.
Große Datenmengen im eigenen Haus zu speichern, ist kostspielig und birgt Sicherheitsrisiken. Aus diesem Grund wechseln Anwaltskanzleien zu cloudbasierten Lösungen. Wenn die Software in der Cloud ist, kann sie in Echtzeit aktualisiert werden, und Sie können Ihr Paket je nach Bedarf skalieren.
Vielleicht haben Sie auch bemerkt, dass KI in aller Munde ist. Es mag wie etwas aus einem Sci-Fi-Film klingen, aber die Zukunft ist bereits hier. Ein Roboter wird nicht im Gerichtssaal stehen, aber KI-gestützte Tools können uns helfen, effizienter zu arbeiten.
Aber wie?
Zum einen kann KI bei der prädiktiven Kodierung helfen. Das bedeutet, dass Sie sie verwenden können, um große Mengen an ESI zu filtern und alles zu markieren, was für den Rechtsstreit relevant sein könnte. KI kann Daten analysieren, sodass Sie es nicht tun müssen. Betrachten Sie es als ein effizientes Suchwerkzeug, das Ihnen helfen kann, sich auf die Dokumentenüberprüfungsphase im EDRM-Prozess vorzubereiten.
Es gibt verschiedene Optionen, aber ich werde die Microsoft Purview eDiscovery Plattform als Beispiel verwenden. Es gibt verschiedene Ebenen der Purview-Software, und Sie können die Funktionen auswählen, die Sie je nach Arbeitsaufkommen und Budget benötigen.
Die Microsoft Purview-Plattform ermöglicht es Ihnen, einen automatisierten Workflow zu erstellen. Von der Erhaltung über die Sammlung bis zur Überprüfung wird die Daten für Sie gescannt. Relevantes Material wird in eine ganzheitliche Karte eingefügt, die bereit ist, von Ihnen analysiert zu werden.
Hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie der Microsoft Purview-Prozess funktioniert:
- Berechtigungen festlegen.
- ESI identifizieren und bewahren.
- Eine Sammlung erstellen.
- Inhalt verwalten und überprüfen.
- Daten exportieren.
- Zur Überprüfung vorbereiten.
Wenn Sie mehr Optionen wünschen, habe ich eine Liste der besten eDiscovery-Tools zusammengestellt. Dieser Leitfaden umfasst Nextpoint, IPRO, Sightline, Everlaw, Epiq Discovery, Logikcull, RelativityOne, Smarsh, DISCO und Ricoh. Er enthält Vor- und Nachteile, Funktionen und mehr.
Und während ich über Technik spreche, können Sie diese juristischen Recherche-Tools ausprobieren.
Bevor Sie sich für einen eDiscovery-Plattform-Service anmelden, stellen Sie sicher, dass er konform und sicher ist. Outsourcing bedeutet nicht, dass Sie nicht verantwortlich sind, wenn etwas schiefgeht. Bevor Sie sich für ein Produkt entscheiden, führen Sie Ihre Recherchen durch und überlegen Sie, welche Funktionen Sie benötigen.
Den eDiscovery-Prozess optimal nutzen
EDiscovery kann Ihre Bemühungen im Rechtsstreit in einem breiten Spektrum von Bedürfnissen unterstützen. Das Scannen digitaler Daten liefert Ihnen Beweise, die Ihnen sonst nicht in so effizienter Weise zur Verfügung stehen würden.
EDRM kann Ihnen helfen, das Beste aus dem eDiscovery-Prozess herauszuholen. Denken Sie daran, dass es neun Schritte gibt, und einige von ihnen können sich überschneiden. Es beginnt mit IG, gefolgt von Identifikation, Erhaltung, Sammlung, Verarbeitung und Überprüfung.
Als nächstes kommt die Analysephase, gefolgt von Produktion und Präsentation vor Gericht.
Verschiedene Softwareanwendungen können helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. KI- und cloudbasierte Lösungen können den Druck von Ihren internen Teams nehmen, indem sie Automatisierung bieten und deren Zeit freigeben.
Denken Sie daran, dass Compliance und Sicherheit oberste Priorität haben werden. Sie werden mit sensiblen Daten umgehen, die sorgfältige Erhaltung und Vertraulichkeit erfordern.
Und obwohl sie nicht oft benötigt werden, wird es Gelegenheiten geben, bei denen ein digitaler Forensik-Ermittler notwendig ist. Diese Experten können versteckte oder gelöschte Daten effizienter und genauer lokalisieren als KI-gestützte Software.