Oikeudellisten säilytysten ohjelmisto ratkaisee manuaalisten ja virhealttiiden säilytysprosessien ongelman, jolloin tiimisi voi keskittyä vaikuttavaan työhön, kuten tapauksen strategiaan, vaatimustenmukaisuuden valvontaan ja asiakasviestintään. Oikeudellisten säilytysten hallinta ja tietojen eheyden säilyttäminen voivat viedä aikaa ja aiheuttaa oikeudellisia riskejä, mutta asianmukainen tuki voi vähentää vastuuriskiä ja tehostaa yhteistyötä eri osastojen välillä.
Tässä artikkelissa vertailen ja arvioin parhaita oikeudellisten säilytysten työkaluja ostopäätöksesi tueksi.
Miksi luottaa ohjelmistosuosituksiimme
6,700+
Reviews
20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Tiimimme on testannut ja arvioinut ohjelmistoja vuodesta 2012 lähtien. Lakialan johtajina tiedämme itse, kuinka vaikeaa — ja tärkeää — oikean ohjelmiston valitseminen on.
Tätä opasta varten arvioimme työkaluja käytännön testauksen ja itsenäisen tutkimuksen avulla, pisteyttäen työkalut valintakriteeriemme perusteella.
Arvostelumme perustuvat inhimilliseen toimitukselliseen harkintaamme, eivät myyntipuheeseen.
Oikeudellisten säilytysten ohjelmistojen vertailutaulukko
Tässä vertailutaulukossa esitetään yhteenveto parhaiksi valitsemieni oikeudellisten säilytysten ohjelmistojen hinnoittelutiedoista:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Paras kattaviin tarkastusketjuominaisuuksiin | Hinnoittelu pyynnöstä | Website | ||
| 2 | Sopii parhaiten nopeisiin asiakirjojen latauksiin | Maksuton esittely saatavilla | Hinnoittelu pyynnöstä | Website | |
| 3 | Paras nopeaan tietojen löytämiseen ja tarkistamiseen | Ilmainen kokeilu saatavilla | Alkaen $35/user/month (laskutetaan vuosittain) | Website | |
| 4 | Paras jatkuvaan tietojen varmuuskopiointiin | 14 päivän ilmainen kokeilu | Alkaen $88/käyttäjä/kuukausi | Website | |
| 5 | Paras vaihtoehto monimutkaisten tapausten hallintaan ja tehokkaaseen seurantaan | Ei saatavilla | Alkaen $30/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain) | Website | |
| 6 | Paras ratkaisu skaalautuvaan oikeudelliseen sähköiseen tiedonhakuun tekoälyteknologian avulla | Ilmainen esittely saatavilla | Hinnoittelu pyynnöstä | Website | |
| 7 | Sopii parhaiten turvalliseen sähköpostin valvontaan | Ilmainen esittely saatavilla | Hinta saatavilla pyynnöstä | Website | |
| 8 | Paras tehokkaaseen sähköiseen oikeudelliseen tiedonhakuun ja rikosteknisiin sisäisiin tutkimuksiin | Maksuton esittely saatavilla | Hinnoittelu pyynnöstä | Website | |
| 9 | Paras tietosuojaan ja riskienhallintaan | Hinta pyynnöstä | Website | ||
| 10 | Paras jatkuvaan tietoturvan vaatimustenmukaisuuteen ja sertifiointiin | Ilmainen esittely saatavilla | Hinnoittelu pyynnöstä | Website |
Parhaiden oikeudellisten säilytysten ohjelmistojen arviot
Alla ovat yksityiskohtaiset yhteenvetoni parhaista oikeudellisten säilytysten ohjelmistoista, jotka pääsivät listalleni. Arvioni tarjoavat yksityiskohtaisen katsauksen kunkin työkalun tärkeimpiin ominaisuuksiin, etuihin & haittoihin, integraatioihin ja ihanteellisiin käyttötapauksiin, jotta löydät itsellesi parhaan vaihtoehdon.
LegalHold tarjoaa yleiskatsauksen aktiivisista säilytyksistä, vaatimustenmukaisuuden tilasta ja keskeisistä mittareista. Mitratechin LegalHold on kattava SaaS-ratkaisu, joka on suunniteltu automatisoimaan ja hallinnoimaan organisaatioiden oikeudellisen säilyttämisen prosessia. LegalHold varmistaa lakisääteisten ja sääntelyyn liittyvien vaatimusten noudattamisen valvomalla oikeudellisen säilyttämisen koko elinkaarta käyttöönotosta vapauttamiseen.
Miksi valitsin LegalHoldin: LegalHold ylläpitää yksityiskohtaisia lokitietoja kaikista järjestelmässä tehdyistä toimista oikeudellisten säilytysten käyttöönotosta ilmoitusten vastaanottajien kuittauksiin. Tämä ominaisuus on korvaamaton vaatimustenmukaisuuden osoittamisessa tarkastusten ja oikeudenkäyntien aikana.
Tarjoamalla läpinäkyvän ja helposti saatavilla olevan tallenteen kaikesta toiminnasta LegalHold auttaa organisaatioita vähentämään oikeudelliseen säilyttämiseen liittyviä riskejä ja varmistaa, että ne voivat vastata tarkasti kaikkiin tiedusteluihin tai haasteisiin.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluu ilmoitusjärjestelmä, jonka avulla käyttäjät voivat lähettää säilyttäjille automaattisia ja seurattavia ilmoituksia, mikä varmistaa, että kaikki asiaankuuluvat osapuolet ovat tietoisia oikeudellisen säilyttämisen vaatimuksista ja noudattavat niitä. Työkalu sisältää työnkulkujen automatisointiominaisuudet ja säilyttäjille tarkoitetun erillisen portaalin.
Integraatioihin kuuluvat Active Directory, TeamConnect ja eCounsel.
Pros and Cons
Pros:
- Vaatimustenmukaisuusraportointi
- Tarkastusketjuominaisuudet
- Säilyttäjille tarkoitettu portaali
Cons:
- Uusille käyttäjille mahdollisesti jyrkkä oppimiskäyrä
- Mukautusmahdollisuuksia voisi olla enemmän
Learn more about Mitratech LegalHold:
Sopii parhaiten nopeisiin asiakirjojen latauksiin- Maksuton esittely saatavilla
- Hinnoittelu pyynnöstä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Everlaw tarjoaa kattavan yleiskatsauksen etusivunäkymiin ja kansioiden hallintaan asiakirjojen järjestämisen tehostamiseksi. Everlaw on pilvinatiivi sähköisen aineistonhaun alusta, joka tarjoaa edistykselliset oikeudellisen säilytysvelvoitteen ohjelmistot monimutkaisten oikeudellisten prosessien yksinkertaistamiseen. Se on suunniteltu asianajotoimistoille, yrityksille ja viranomaisille, ja se tarjoaa monipuolisia ominaisuuksia oikeudenkäyntien ja tutkintatoimien tehostamiseen.
Miksi valitsin Everlaw’n: Valitsin Everlaw’n sen nopean asiakirjojen latausominaisuuden ansiosta, joka on ratkaisevan tärkeä oikeudellisen säilytysvelvoitteen prosesseissa. Tämän toiminnallisuuden ansiosta tiimisi voi kerätä tarvittavat asiakirjat nopeasti ilman tarpeettomia viivästyksiä, mikä mahdollistaa oikea-aikaiset oikeudelliset toimet. Lisäksi tehokas analytiikka tarjoaa arvokkaita näkemyksiä, jotka auttavat tietojen ymmärtämisessä ja helpottavat perusteltujen päätösten tekemistä.
Toinen syy Everlaw’n valitsemiseen on sen tehokkaat hakutoiminnot. Niiden avulla löydät tarvitsemasi täsmälliset tiedot nopeasti laajoista tietoaineistoista. Tämä ominaisuus on olennainen oikeudellisissa säilytysvelvoitteissa, joissa ajallisesti kriittisten tietojen hakeminen on usein tarpeen. Asiakirjojen tehokas hakumahdollisuus varmistaa, ettei oikeudellisen prosessin aikana jää mitään huomaamatta.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot
Ominaisuuksiin kuuluu todistusvoimaisten tarkastusketjujen luominen, mikä varmistaa, että kaikki oikeudellisen säilytysvelvoitteen aikana tehdyt toimet dokumentoidaan. Tämä on ratkaisevan tärkeää vaatimustenmukaisuuden ja riskien vähentämisen kannalta. Everlaw tarjoaa myös automaattiset ilmoitukset, jotka pitävät tietojen säilyttäjät ajan tasalla tietojen säilyttämiseen liittyvistä velvoitteistaan. Lisäksi alusta tarjoaa mukautettavia säilytysvelvoiteilmoituksia, joiden avulla voit räätälöidä viestinnän vastaamaan erityisiä oikeudellisia vaatimuksia.
Integraatioihin kuuluvat Dropbox, Slack, Google Drive, Google Vault, Microsoft 365, Zoom, SharePoint, OneDrive, Salesforce, ShareFile, Box ja Asana.
Pros and Cons
Pros:
- Erinomaiset käyttäjäarviot: esimerkiksi 4,7/5 G2:ssa satojen arvostelujen perusteella.
- Kattavat sähköisen aineistonhaun ja oikeudellisen säilytysvelvoitteen toiminnot (ei pelkkiä säilytysvelvoitteita).
- Tehokas automaatio: tietojen säilyttäjien valinta, muistutukset ja eskaloinnit.
Cons:
- Hinnoittelu- ja lisensointitiedot ovat julkisesti saatavilla melko rajoitetusti.
- Haku ja suodatus voivat olla epäintuitiivisia tai vaatia tarkentamista.
Learn more about Everlaw:
Paras nopeaan tietojen löytämiseen ja tarkistamiseen- Ilmainen kokeilu saatavilla
- Alkaen $35/user/month (laskutetaan vuosittain)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Katsaus Logikcullin tiedostojen hallintapaneeliin Logikcull on pilvipohjainen eli SaaS-pohjainen oikeudellisen säilytyksen ohjelmisto, joka on suunniteltu selkeää sähköistä tiedonhakua varten. Se yksinkertaistaa oikeustapauksessa mahdollisesti merkityksellisten tietojen tunnistamista, säilyttämistä ja analysointia.
Miksi valitsin Logikcullin: Valitsin Logikcullin, koska sen intuitiivinen käyttöliittymä ja tehokkaat sähköisen tiedonhaun ominaisuudet erottavat sen muista vaihtoehdoista. Mielestäni Logikcull sopii parhaiten käyttäjille, jotka arvostavat helppokäyttöisyyttä tinkimättä edistyneistä sähköisen tiedonhaun ominaisuuksista.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluvat helppokäyttöinen rakenne ja tehokkaat hakutoiminnot. Voit käyttää suodattimia, merkitä asiakirjoja ja automatisoida toistuvia tehtäviä nopeuttaaksesi sähköistä tiedonhakua.
Integraatioihin kuuluvat suositut alustat, kuten Google Workspace, Office 365 ja Slack, mikä mahdollistaa tietojen helpon käytön eri lähteistä.
Pros and Cons
Pros:
- Intuitiivinen käyttöliittymä
- Tehokkaat hakutoiminnot
- Integroituu suosittuihin alustoihin
Cons:
- Edistyneet ominaisuudet saattavat vaatia opettelua
- Rajalliset mukautusmahdollisuudet
- Hinnoittelu voi olla ratkaiseva tekijä pienille yrityksille tai tiimeille
Paras jatkuvaan tietojen varmuuskopiointiin- 14 päivän ilmainen kokeilu
- Alkaen $88/käyttäjä/kuukausi
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
CrashPlanin avulla voit säilyttää tiedostoista useita versioita niiden helppoa palauttamista varten. CrashPlan on tietosuojaohjelmisto, joka keskittyy jatkuvien varmuuskopiointi- ja palautusratkaisujen tarjoamiseen yrityksille. Se varmistaa, että tietosi tallennetaan turvallisesti ja että niihin pääsee helposti käsiksi, joten se on luotettava vaihtoehto oikeudellisia säilytysvelvoitteita koskevissa tilanteissa.
Miksi valitsin CrashPlanin: Valitsin CrashPlanin vahvaksi ehdokkaaksi oikeudellisen säilytyksen ohjelmistoksi sen automaattisen tietojen säilytyksen ansiosta. Tämä ominaisuus varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedostot säilytetään ilman manuaalisia toimia, mikä on ratkaisevan tärkeää oikeudenkäyntien aikana. Jatkuvien varmuuskopioiden avulla CrashPlan auttaa tiimiäsi välttämään tietojen menetyksen ja varmistaa lakisääteisten vaatimusten noudattamisen.
Toinen syy CrashPlanin valintaan on sen turvallinen tietojen tallennus. Käytössä olevien turvatoimien ansiosta voit luottaa siihen, että tietosi pysyvät suojattuina luvattomalta käytöltä. Näin arkaluonteiset tiedot pysyvät turvassa, mikä on olennaista oikeudellisten säilytysten eheyden ylläpitämiseksi ja organisaatiosi etujen suojaamiseksi.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot
Ominaisuuksiin kuuluu turvallinen tietojen tallennus, joka varmistaa tiedostojesi suojauksen luvattomalta käytöltä. Automaattisen tietojen säilytyksen ansiosta voit säilyttää tarvittavat tiedostot ilman manuaalisia toimia, mikä tarjoaa vaivattoman lähestymistavan tietojenhallintaan. Tietojen helppo haku tarkoittaa, että kun sinun on käytettävä tietoja oikeudellisiin tarkoituksiin, ne ovat heti saatavilla, mikä säästää aikaasi ja vaivaasi.
Integraatioihin kuuluvat Axonius, ITBoost, Liongard, Zapproved ZDiscovery, Exterro, BackupAssist, Acronis Cyber Protect, Agility Recovery, CloudAlly, Catalogic DPX, Amazon Drive ja Google Cloud.
Pros and Cons
Pros:
- Metatiedot, versiot ja poistetut tiedostot tallennetaan säilytysketjun tukemiseksi.
- Jatkuva päätelaitteiden varmuuskopiointi säilyttää tiedot automaattisesti.
- Erillinen “Oikeudellinen säilytys” -käyttöliittymä: asiat, säilyttäjät, käytännöt.
Cons:
- Hyvin monimutkaiset oikeudelliset työnkulut (esimerkiksi perusteellinen sähköisen tietoaineiston tarkastelu ja analytiikka) saattavat edellyttää täydentäviä työkaluja.
- Ensisijaisesti päätelaitteiden varmuuskopiointityökalu – ei täysimittainen sähköisen tietoaineiston tutkinta-alusta.
Learn more about CrashPlan:
Paras vaihtoehto monimutkaisten tapausten hallintaan ja tehokkaaseen seurantaan- Ei saatavilla
- Alkaen $30/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.2/5
OpenTextin hallintapaneelissa on käyttäjäystävällinen käyttöliittymä. OpenText on tehokas työkalu, joka on suunniteltu yksinkertaistamaan oikeudellisten säilyttämismääräysten prosessia. Se tarjoaa monipuoliset toiminnot säilyttämismääräysten tarkkaan hallintaan, joten mikään ei jää huomaamatta. OpenText soveltuu erinomaisesti monimutkaisten tapausten hallintaan ja tarjoaa vankan seurantajärjestelmän, joka vastaa vaativien oikeudellisten ympäristöjen tarpeisiin.
Miksi valitsin OpenTextin: Kun etsin täydellistä oikeudellisten säilyttämismääräysten ohjelmistoa, OpenText erottui selvästi edukseen. Valitsin sen, koska se käsittelee vaikuttavan hyvin monimutkaisia tapaustenhallintatilanteita – ominaisuutta, jolle en löytänyt luokassaan vertaa.
Tämä ominaisuus tekee OpenTextistä erinomaisen valinnan lakiosastoille ja yrityksille, jotka käsittelevät samanaikaisesti useita monimutkaisia tapauksia. Vahvat seurantaominaisuudet helpottavat säilyttämismääräysten seurantaa, mikä varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja vähentää mahdollisia oikeudellisia riskejä.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
Ominaisuudet ulottuvat perusmuistutuksia tai -viestejä pidemmälle ja tarjoavat edistyneitä työkaluja, kuten säilyttämismääräysten muistutuksia, eskalointeja, kyselyitä ja tilaraportteja. Ohjelmistossa on myös intuitiivinen käyttöliittymä, jossa on helppo navigoida.
Integraatioihin kuuluvat laajemmat OpenTextin sähköisen aineiston tutkinnan sovellukset, mikä varmistaa tietojen sujuvan siirtymisen prosessista toiseen.
Pros and Cons
Pros:
- Tehokkaat seurantaominaisuudet
- Erinomainen monimutkaisten tapausten hallintaan
- Intuitiivinen käyttöliittymä
Cons:
- Saattaa olla liian monipuolinen pienemmille yrityksille
- Korkeammat kustannukset joihinkin vaihtoehtoihin verrattuna
- Teknisesti vähemmän perehtyneille käyttäjille on opettelukynnys
Learn more about OpenText:
Paras ratkaisu skaalautuvaan oikeudelliseen sähköiseen tiedonhakuun tekoälyteknologian avulla- Ilmainen esittely saatavilla
- Hinnoittelu pyynnöstä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.9/5
Katsaus Casepointin ominaisuuksiin. Casepoint on sähköisen tiedonhaun alusta, joka tarjoaa kattavat ominaisuudet oikeudellisten säilyttämisvelvoitteiden hallintaan. Sen tehokkaat ominaisuudet tekevät siitä vaikuttavan työkalun lakitiimeille, joiden on hallittava ja säilytettävä sähköisesti tallennettuja tietoja (ESI) mahdollista oikeudenkäyntiä varten.
Miksi valitsin Casepointin: Valitsin Casepointin, koska se painottaa vahvasti oikeudellisten säilyttämisvelvoitteiden hallintaa, joka on keskeinen osa oikeudenkäyntejä. Se ei ainoastaan tarjoa tähän tarkoitukseen vankkoja toimintoja, vaan lisää myös älykkyyttä, joka erottaa sen monista muista työkaluista.
Sen oikeudellisten säilyttämisskenaarioiden tarpeisiin räätälöityjen ainutlaatuisten ominaisuuksien perusteella arvioin sen parhaaksi ratkaisuksi oikeudellisten säilyttämisvelvoitteiden hallintaan.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluvat muokattavat oikeudellisia säilyttämisvelvoitteita koskevat ilmoitukset, automaattiset muistutukset ja helppokäyttöinen hallintapaneeli vaivatonta seurantaa varten.
Integraatioihin kuuluu useita tietolähteitä, joiden avulla säilyttämisvelvoitteita voidaan hallita tehokkaasti erilaisissa tietokokonaisuuksissa.
Pros and Cons
Pros:
- Kattava valikoima oikeudellisten säilyttämisvelvoitteiden hallintaan suunniteltuja ominaisuuksia
- Helppokäyttöinen hallintapaneeli oikeudellisten säilyttämisvelvoitteiden vaivattomaan seurantaan
- Voidaan integroida useisiin tietolähteisiin tehokkaampaa säilyttämisvelvoitteiden hallintaa varten
Cons:
- Hinnoittelutietoja ei ole helposti saatavilla
- Käytön oppiminen voi vaatia aikaa sähköiseen tiedonhakuun perehtymättömiltä
- Käyttöliittymä ei ehkä ole yhtä moderni kuin joillakin vaihtoehdoilla
Learn more about Casepoint:
Sopii parhaiten turvalliseen sähköpostin valvontaan- Ilmainen esittely saatavilla
- Hinta saatavilla pyynnöstä
Visit WebsiteCustomer Rating:4/5
Kiteworks Kiteworks on alusta, joka on suunniteltu auttamaan turvallisten ja vaatimustenmukaisten tietojenvaihtojen hallinnassa. Se tarjoaa työkaluja, jotka tekevät arkaluonteisten tietojen käsittelystä yksinkertaista ja turvallista erityisesti oikeudellisilla, terveydenhuollon ja rahoituksen aloilla.
Miksi valitsin Kiteworksin: Valitsin Kiteworksin oikeudellisen säilytysvelvoitteen hallintaan, koska se tarjoaa sähköpostin valvonnan ja turvallisen tiedostojen jakamisen, jotka ovat ratkaisevan tärkeitä arkaluonteisten oikeudellisten tietojen hallinnassa. Näiden ominaisuuksien ansiosta tiimisi voi käsitellä tietoja turvallisesti ja täyttää esimerkiksi sähköisen tiedonhaun (eDiscovery) kaltaiset vaatimustenmukaisuusstandardit. Alustan verkkolomakkeet auttavat myös arkaluonteisten tietojen hallinnassa, mikä tekee siitä erinomaisen vaihtoehdon oikeudellisen säilytysvelvoitteen prosesseihin.
Toinen syy siihen, miksi Kiteworks erottuu edukseen, ovat sen hallitun tiedostonsiirron ominaisuudet, jotka tarjoavat turvallisen tavan vaihtaa tietoja eri viestintäkanavissa. Tämä keskittää tietojenvaihdon ja auttaa organisaatiotasi hallitsemaan vaatimustenmukaisuusriskejä. Lisäksi Kiteworksin mukautettavat turvalliset verkkolomakkeet tehostavat tiedonhallintaa ja vähentävät hajallaan olevien lokien hallintaan tarvittavaa aikaa ja resursseja.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot
Ominaisuuksiin kuuluvat vähimpien oikeuksien mukainen käyttöoikeus, nollaluottamusperiaatteen mukainen käytäntöjen hallinta ja kaksinkertainen salaus, jotka vahvistavat tietoturvaasi. Alusta hyödyntää myös tekoälyä käyttävää poikkeamien tunnistusta mahdollisten uhkien havaitsemiseen ja torjumiseen. Yhdessä nämä ominaisuudet varmistavat, että tietosi ovat hyvin suojattuja ja säädösten, kuten HIPAA:n ja GDPR:n, mukaisia.
Integraatioihin kuuluvat iManage-laajennus, Salesforce-laajennus, integraatiopaketti, MFA (monivaiheinen todentaminen), virustorjunta, DLP (tietojen häviämisen estäminen), ATP (edistynyt uhkien torjunta), CDR (sisällön vaarattomaksi tekeminen ja jälleenrakennus), SIEM (tietoturvatiedon ja tapahtumien hallinta) sekä SOAR (tietoturvan orkestrointi, automaatio ja reagointi).
Pros and Cons
Pros:
- Tarjoaa näkyvyyden kolmansien osapuolten viestintään ja sen hallinnan.
- Tarjoaa vaatimustenmukaisuuden eri säädösten, kuten HIPAA:n ja GDPR:n, kanssa.
- Tehokas integrointi tietoturvatyökaluihin, kuten ATP:hen, SIEMiin ja DLP:hen.
Cons:
- Asiakastuen on raportoitu olevan kohtuullista, mutta ei poikkeuksellista.
- Ominaisuuksia on rajoitetusti joihinkin kilpailijoihin verrattuna.
Learn more about Kiteworks:
8Paras tehokkaaseen sähköiseen oikeudelliseen tiedonhakuun ja rikosteknisiin sisäisiin tutkimuksiinNuix
- Maksuton esittely saatavilla
- Hinnoittelu pyynnöstä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.2/5
NUIXin hallintapaneeli näyttää sen oikeudellisen säilytysvelvoitteen hallintaominaisuudet. NUIX toimii kattavana sähköisen oikeudellisen tiedonhaun alustana, jossa on omat oikeudellisen säilytysvelvoitteen hallintaominaisuudet. Se on suunniteltu erityisesti yksinkertaistamaan oikeudellisiin tapauksiin liittyvien tietojen tunnistamista, säilyttämistä ja analysointia.
Miksi valitsin NUIXin: NUIXia valittaessa työkalun keskittyminen sähköiseen oikeudelliseen tiedonhakuun erotti sen muista. Tämä erityispiirre saa minut uskomaan, että se sopii parhaiten yrityksille, jotka etsivät oikeudellisen säilytysvelvoitteen ratkaisua, joka liittyy tiiviisti sähköiseen oikeudelliseen tiedonhakuun.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluvat edistynyt haku, analytiikka, asiakirjojen tarkastelu ja metatietojen raportointiominaisuudet, jotka kaikki tukevat sähköisen oikeudellisen tiedonhaun monimutkaista prosessia.
Integraatioihin kuuluu useita tietolähteitä, joiden avulla se voi kerätä ja säilyttää oikeudellisen säilytysvelvoitteen kannalta merkityksellisiä tietoja.
Pros and Cons
Pros:
- Erikoistunut sähköiseen oikeudelliseen tiedonhakuun
- Edistynyt analytiikka ja raportointi
- Laaja valikoima tietolähdeintegraatioita
Cons:
- Hinnoittelutiedot eivät ole avoimesti saatavilla
- Ei välttämättä sovellu yrityksille, jotka eivät hyödynnä sähköistä oikeudellista tiedonhakua merkittävästi
- Saattaa olla liian monimutkainen pienemmille organisaatioille
Learn more about Nuix:
Paras tietosuojaan ja riskienhallintaan- Hinta pyynnöstä
Katsaus OpenText EnCase Information Assurancen ainutlaatuiseen viestintäominaisuuteen OpenText EnCase Information Assurance on tehokas työkalu, joka on suunniteltu auttamaan yrityksiä hallitsemaan ja suojaamaan tietojaan tehokkaasti. Se on kattava tiedonhallintaratkaisu, joten se on erinomainen valinta organisaatioille, jotka etsivät laaja-alaista lähestymistapaa tietojen hallintaan ja turvallisuuteen.
Miksi valitsin OpenText EnCase Information Assurancen: Valitsin OpenText EnCase Information Assurancen sen kattavuuden ja tiedonhallinnan alalla tarjoamien monipuolisten ominaisuuksien vuoksi. Tämä työkalu yhdistää tehokkaasti tietojen haun, luokittelun ja suojausominaisuudet, mikä erottaa sen muista oikeudellisen säilyttämisen työkaluista.
Siksi uskon, että se sopii parhaiten kattavaan tiedonhallintaan.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluvat laajat hakuominaisuudet, kehittynyt tietojen luokittelu ja vankat suojausominaisuudet, mukaan lukien tietojen häviämisen estäminen.
Integraatioihin kuuluu useita muita tietojärjestelmiä ja -alustoja, joiden avulla organisaatiot voivat hallita tietoja useista lähteistä.
Pros and Cons
Pros:
- Kattava tiedonhallintaratkaisu
- Tarjoaa laajat haku- ja luokitteluominaisuudet
- Vankat tietojen häviämisen estämisominaisuudet
Cons:
- Hintatiedot eivät ole helposti saatavilla
- Laaja ominaisuusvalikoima voi olla pienille tiimeille ylivoimainen
- Käyttöönotto ja asentaminen voivat olla monimutkaisempia kuin yksinkertaisemmissa työkaluissa
Learn more about OpenText EnCase Information Assurance:
10Paras jatkuvaan tietoturvan vaatimustenmukaisuuteen ja sertifiointiinDrata
- Ilmainen esittely saatavilla
- Hinnoittelu pyynnöstä
Drata on kaikkien vaatimustenmukaisuustarpeiden kokonaisratkaisu. Drata on työkalu, joka on suunniteltu automatisoimaan ja tehostamaan vaatimustenmukaisuuden ylläpitämistä ja osoittamista. Se on kaikkien vaatimustenmukaisuustarpeiden kokonaisratkaisu, joten se sopii erinomaisesti organisaatioille, jotka haluavat säästää aikaa ja vähentää manuaalista työtä vaatimustenmukaisuuden hallinnassa.
Miksi valitsin Dratan: Valitsin Dratan tähän luetteloon sen ainutlaatuisen automaatiopainotuksen vuoksi, mikä erottaa sen monista muista työkaluista. Sen kyky yksinkertaistaa ja tehostaa vaatimustenmukaisuusprosesseja tekee siitä erottuvan. Tämän perusteella totesin sen olevan paras työkalu automatisoituun vaatimustenmukaisuuden hallintaan.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluvat automaattinen kontrollien valvonta, näyttöjen kerääminen ja jatkuvat vaatimustenmukaisuustarkistukset.
Integraatioihin kuuluvat useat alustat, kuten pilvipalveluntarjoajat, identiteetintarjoajat ja projektinhallintatyökalut, joiden ansiosta yritykset voivat valvoa koko teknologiakokonaisuuttaan yhdessä paikassa.
Pros and Cons
Pros:
- Vahva automaatiopainotus vaatimustenmukaisuuden tehostamiseksi
- Laaja integraatioluettelo, joka kattaa monenlaiset alustat
- Jatkuvat vaatimustenmukaisuustarkistukset varmistavat jatkuvan vaatimustenmukaisuuden
Cons:
- Hinnoittelutiedot eivät ole helposti saatavilla
- Voi olla tarpeettoman monimutkainen yrityksille, joiden vaatimustenmukaisuustarpeet ovat lievempiä
- Käyttöönotto saattaa edellyttää teknistä osaamista
Learn more about Drata:
Muita oikeudellisten säilytysten ohjelmistotyökaluja
Alla on luettelo muista oikeudellisten säilytysten ohjelmistoista, jotka valitsin tarkasteltaviksi, mutta jotka eivät päässeet kymmenen parhaan joukkoon. Niihin kannattaa ehdottomasti tutustua.
- 11AcuityParas prosessien näkyvyyteen kattavien koontinäyttöjensä ansiosta
- 12PagefreezerSopii parhaiten verkkosisällön arkistointiin ja säilyttämiseen
- 13RelativityParas edistyneeseen tekoälyyn sähköisessä tiedonhankinnassa
- 14OnitXParas juridisten toimintojen tehostamiseen automatisoinnin avulla
- 15ConcourseParas sääntelyn noudattamisen varmistamiseen vahvan hallintomallin avulla
- 16DISCO HoldParas oikeudellisiin säilyttämisvelvoitteisiin ja tietojen säilyttämiseen
- 17ZDiscoveryParas riita-asioihin vastaamiseen valmiiksi rakennettujen säilytysvelvoitteen mallipohjiensa ansiosta
- 18Legal Hold ProParas automaattisiin oikeudellisten säilytysvelvoitteiden ilmoituksiin
- 19ThreadParas Microsoft 365 -integraatioon
- 20Mitratech TAP Workflow AutomationParas räätälöityihin oikeudellisten säilytysvelvoitteiden työnkulkuihin
Kuinka arvioin oikeudellisen säilytysvelvoitteen ohjelmistoja
Arvioin oikeudellisen säilytysvelvoitteen työkaluja kahdella tasolla: perustaso – ilmoitusten lähettäminen, kuittausten seuranta ja oikeudellisesti pätevät tarkastuslokit – sekä erottavat tekijät, jotka määrittävät, mikä ratkaisu sopii tiimillesi parhaiten.
Ydintoiminnot (Tämän luettelon perusvaatimukset)
Kun valitsen työkaluja luettelooni, arvioin jokaisen työkalun asteikolla 0 (ei tarjoa toimintoa)–5 (erinomainen tällä alueella) kunkin alla luetellun ydintoiminnon osalta. Sen jälkeen lasken työkalun kokonaispistemäärän prosenttiosuutena. Työkalun on saavutettava vähintään 65 prosentin kokonaispistemäärä, jotta se voidaan ottaa mukaan.
- Säilytysvelvoitetta koskevien ilmoitusten jakelu: Etsin mallipohjaisia, monikanavaisia ilmoitusten toimitustapoja – työkaluja, joiden avulla kohdennetut säilytysvelvoitteet voidaan lähettää sähköpostilla, portaalin kautta tai tekstiviestillä manuaalisen yhteydenoton sijaan.
- Säilytysvelvollisten kuittausten seuranta: Jokaisen työkalun tulisi tallentaa säilytysvelvollisten vastaukset ja näyttää vaatimustenmukaisuuden tila koontinäytössä, jotta näet yhdellä silmäyksellä, kuka ei ole kuitannut säilytysvelvoitetta.
- Automaattiset muistutukset ja eskaloinnit: Määritettävillä muistutusväleillä on tässä merkitystä – tarkistan, voiko työkalussa määrittää eskalointipolkuja, jotka ohjaavat asian säilytysvelvollisen esihenkilölle tietyn vastaamatta jääneiden vastausten määrän jälkeen.
- Tarkastusketju ja raportointi: Puolustettavuus perustuu muuttumattomiin, aikaleimattuihin lokeihin. Arvioin, tuottaako työkalu vietäviä raportteja, jotka voitaisiin esittää tuomioistuimelle tai sääntelyviranomaiselle, jos ratkaisu kyseenalaistetaan.
- Säilytysvelvollisten ja asioiden hallinta: Säilytysvelvollisten hallinta päällekkäisissä asioissa muuttuu nopeasti sekavaksi. Etsin keskitettyjä hakemistoja, jotka seuraavat säilytysvelvoitteiden historiaa, vapautuspäiviä ja yhteyksiä eri asioiden välillä.
- Tietolähteiden säilyttämisen integrointi: Tarkistan yleisten tietovarastojen, kuten Microsoft 365:n tai Google Workspacen, liitännät, sillä sähköisesti tallennetun tiedon kartoittaminen ja säilyttäminen paikallaan vähentää tietojen hävittämisen riskiä.
Kun olen koonnut luettelon työkaluihin, jotka täyttävät nämä kriteerit, tarkastelen, mikä erottaa kunkin alustan muista.
Erottavat tekijät (Mikä erottaa toimittajat toisistaan)
Näin vertailen eri toimittajia:
Erityisen huomionarvoiset ominaisuudet
Henkilöstöhallinnon ja hakemistojen synkronointi on merkittävä erottava tekijä. Kun säilytysvelvollinen lähtee organisaatiosta tai vaihtaa tehtävää, alustan tulisi merkitä muutos automaattisesti, jotta voit siirtää säilytysvelvoitteen vastuut toiselle ennen tietojen katoamista. Arvioin myös sisäänrakennettuja säilytysvelvollisten haastattelukyselyitä, joiden avulla voit kerätä laiteinventaarioita ja tietolähteitä koskevia tietoja jo kuittausvaiheessa. Työkalut, jotka siirtävät tiedot suoraan sähköisen tiedonhaun työnkulkuun, säästävät merkittävästi aikaa, kun asia siirtyy säilyttämisestä tietojen keräämiseen ja tarkasteluun.
Ominaisuuksia laajempi arviointi
Puolustettavuus ratkaisee käytännössä oikeudellisen säilytysvelvoitteen ohjelmiston onnistumisen tai epäonnistumisen, joten tarkistan SOC 2 Type II -sertifioinnin ja dokumentoidut säilytysketjun menettelyt, jotka kestävät oikeudellisen tarkastelun. Integraatioekosysteemillä on yhtä suuri merkitys – säilytysvelvoitetyökalun on muodostettava yhteys alustoihin, joissa tietosi tosiasiassa sijaitsevat, Microsoft 365:stä Slackiin ja asioidenhallintajärjestelmääsi. Arvioin myös hinnoittelumalleja tarkasti, sillä säilytysvelvolliskohtainen lisensointi voi tulla nopeasti kalliiksi, kun hallinnoit suurta määrää aktiivisia asioita.
Kuinka valita oikeudellisten säilytysten ohjelmisto
On helppo juuttua pitkiin ominaisuusluetteloihin ja monimutkaisiin hinnoittelurakenteisiin. Jotta voit pysyä keskittyneenä käydessäsi läpi yksilöllistä ohjelmiston valintaprosessiasi, tässä on muistilista huomioon otettavista tekijöistä:
| Tekijä | Mitä tulee ottaa huomioon |
|---|---|
| TekijäSkaalautuvuus | Mitä tulee ottaa huomioonVoiko ohjelmisto kasvaa tarpeidesi mukana? Huomioi käyttäjärajat ja tietomäärä. |
| TekijäIntegraatiot | Mitä tulee ottaa huomioonToimiiko se nykyisten työkalujesi kanssa? Etsi API-tuki ja yhteensopivuus. |
| TekijäMuokattavuus | Mitä tulee ottaa huomioonVoitko mukauttaa sen työnkulkujesi mukaiseksi? Tarkista joustavat asetukset ja vaihtoehdot. |
| TekijäHelppokäyttöisyys | Mitä tulee ottaa huomioonOnko se käyttäjäystävällinen? Varmista, että tiimisi tarvitsee mahdollisimman vähän koulutusta. |
| TekijäKäyttöönotto ja perehdytys | Mitä tulee ottaa huomioonKuinka sujuva siirtymä on? Arvioi koulutusresurssit ja tuki. |
| TekijäKustannukset | Mitä tulee ottaa huomioonSopiiko se budjettiisi? Vertaile hinnoittelusuunnitelmia ja tarkkaile piilomaksuja. |
| TekijäTurvallisuustoimet | Mitä tulee ottaa huomioonMiten se suojaa tietojasi? Etsi salausta ja vaatimustenmukaisuustodistuksia. |
| TekijäVaatimustenmukaisuusvaatimukset | Mitä tulee ottaa huomioonTäyttääkö se oikeudelliset standardit? Varmista, että se noudattaa asiaankuuluvia säädöksiä. |
Mikä on oikeudellisten säilytysten ohjelmisto?
Oikeudellisten säilytysten ohjelmisto on työkalu, joka automatisoi sähköisesti tallennettujen tietojen säilyttämisen oikeudenkäyntiä tai tutkintaa varten.
Sitä käyttävät lakitiimit, vaatimustenmukaisuudesta vastaavat henkilöt ja henkilöstöhallinnon ammattilaiset oikeudellisten säilytysten tehokkaaseen hallintaan. Se poistaa manuaalisen seurannan tarvetta, vähentää tietojen hävittämisen riskiä ja varmistaa puolusteltavissa olevat prosessit.
Ominaisuudet
Kun valitset oikeudellisten säilytysten ohjelmistoa, kiinnitä huomiota seuraaviin tärkeisiin ominaisuuksiin:
- Automaattiset ilmoitukset: Ilmoittaa käyttäjille oikeudellisista säilytysvelvoitteista ja määräajoista varmistaen vaatimusten oikea-aikaisen noudattamisen.
- Tietojen säilyttäminen: Suojaa sähköiset tiedot niiden katoamisen estämiseksi oikeudenkäyntien aikana.
- Tarkastusjäljet: Seuraa kaikkia järjestelmässä tehtyjä toimia ja tarjoaa selkeän vastuullisuutta tukevan lokin.
- Integrointimahdollisuudet: Yhdistyy olemassa oleviin työkaluihin ja järjestelmiin saumattoman tiedonhallinnan mahdollistamiseksi.
- Mukautettavat koontinäytöt: Antaa käyttäjien mukauttaa näkymiä ja raportteja erityistarpeidensa mukaan.
- Vaatimustenmukaisuuden seuranta: Valvoo lakisääteisten vaatimusten noudattamista ja vähentää vaatimustenvastaisuuden riskiä.
- Helppokäyttöinen käyttöliittymä: Varmistaa helpon käytön ja lyhentää oikeudellisten tiimien oppimiskäyrää.
- Skaalautuvuus: Kasvaa organisaatiosi tarpeiden mukana ja mahdollistaa kasvavien tietomäärien käsittelyn.
- Turvallisuussuojaukset: Suojaa arkaluonteiset tiedot salauksella ja muilla turvatoimilla.
- Koulutusresurssit: Tarjoaa tukea videoiden, webinaarien ja oppaiden avulla tehokasta käyttöönottoa varten.
Hyödyt
Oikeudellisen säilytyksen ohjelmiston käyttöönotto tarjoaa useita hyötyjä tiimillesi ja yrityksellesi. Tässä muutamia hyötyjä, joita voit odottaa:
- Parantunut vaatimustenmukaisuus: Automaattiset ilmoitukset ja vaatimustenmukaisuuden seuranta auttavat varmistamaan lakisääteisten vaatimusten noudattamisen.
- Tietoturva: Turvallisuussuojaukset suojaavat arkaluonteisia tietoja luvattomalta käytöltä.
- Tehokkuuden parantuminen: Automatisoidut prosessit ja helppokäyttöiset käyttöliittymät vähentävät manuaalisiin tehtäviin kuluvaa aikaa.
- Parantunut vastuullisuus: Tarkastusjäljet tarjoavat selkeän lokin toimista ja parantavat läpinäkyvyyttä.
- Skaalautuvuus: Ohjelmisto kasvaa organisaatiosi mukana ja mahdollistaa kasvavat tietotarpeet.
- Mukautettavat näkymät: Mukautettavat koontinäytöt mahdollistavat räätälöidyt näkymät ja raportit parempaa päätöksentekoa varten.
- Saumaton integrointi: Integrointimahdollisuudet varmistavat yhteensopivuuden olemassa olevien työkalujen kanssa ja parantavat työnkulun jatkuvuutta.
Kustannukset ja hinnoittelu
Oikeudellisen säilytyksen ohjelmiston valinta edellyttää saatavilla olevien hinnoittelumallien ja palvelupakettien ymmärtämistä. Kustannukset vaihtelevat ominaisuuksien, tiimin koon, lisäosien ja muiden tekijöiden perusteella. Alla oleva taulukko sisältää yhteenvedon oikeudellisen säilytyksen ohjelmistoratkaisuissa yleisistä palvelupaketeista, niiden keskimääräisistä hinnoista ja tyypillisistä ominaisuuksista:
Oikeudellisen säilytyksen ohjelmistojen palvelupakettien vertailutaulukko
| Palvelupaketin tyyppi | Keskimääräinen hinta | Yleiset ominaisuudet |
|---|---|---|
| Palvelupaketin tyyppiIlmainen palvelupaketti | Keskimääräinen hinta$0 | Yleiset ominaisuudetPerustason tietojen säilyttäminen, rajalliset ilmoitukset ja perustason tuki. |
| Palvelupaketin tyyppiHenkilökohtainen palvelupaketti | Keskimääräinen hinta$10-$30/käyttäjä/kuukausi | Yleiset ominaisuudetAutomaattiset ilmoitukset, vaatimustenmukaisuuden seuranta ja mukautettavat koontinäytöt. |
| Palvelupaketin tyyppiYrityspalvelupaketti | Keskimääräinen hinta$30-$60/käyttäjä/kuukausi | Yleiset ominaisuudetIntegrointimahdollisuudet, tarkastusjäljet ja parannetut turvallisuussuojaukset. |
| Palvelupaketin tyyppiOrganisaatiopalvelupaketti | Keskimääräinen hinta$60-$100/käyttäjä/kuukausi | Yleiset ominaisuudetEdistynyt analytiikka, etusijainen tuki ja kattavat mukautusmahdollisuudet. |
Oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmiston usein kysytyt kysymykset
Tässä on vastauksia oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmistoa koskeviin yleisiin kysymyksiin:
Mikä on oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmiston pääasiallinen tarkoitus?
Oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmiston pääasiallinen tarkoitus on hallita ja automatisoida sähköisten tietojen säilyttämistä oikeustapauksia varten. Se varmistaa, että tiedot säilytetään turvallisesti ja että ne ovat helposti haettavissa oikeudenkäyntien aikana. Tämä auttaa tiimiäsi noudattamaan lakisääteisiä vaatimuksia ja vähentää tietojen menettämisen riskiä.
Voidaanko oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmisto integroida olemassa oleviin järjestelmiin?
Kyllä, useimmat oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmistot voidaan integroida olemassa oleviin järjestelmiin. Näihin integraatioihin kuuluvat usein sähköpostialustat, asiakirjahallintajärjestelmät ja muut oikeudelliset työkalut. Tarkista API-tuki varmistaaksesi yhteensopivuuden nykyisen kokoonpanosi kanssa, mikä voi tehostaa työnkulkua ja tietojen hallintaa.
Mistä tiedän, täyttääkö oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmisto vaatimustenmukaisuusstandardit?
Voit varmistaa, täyttääkö oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmisto vaatimustenmukaisuusstandardit, tarkistamalla sertifioinnit ja asiaankuuluvien säädösten noudattamisen. Etsi ominaisuuksia, kuten auditointipolkuja ja tietojen salausta. On tärkeää varmistaa, että ohjelmisto vastaa toimialaasi tai alueeseesi sovellettavia lakisääteisiä vaatimuksia.
Tarvitaanko oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmiston käyttöön koulutusta?
Kyllä, oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmiston tehokas käyttö edellyttää usein koulutusta. Monet palveluntarjoajat tarjoavat käyttäjien aloituksen tueksi resursseja, kuten koulutusvideoita, webinaareja ja tuote-esittelyjä. Koulutukseen käytetty aika voi auttaa tiimiäsi hyödyntämään ohjelmiston koko potentiaalin ja varmistamaan oikeudellisten säilyttämisvelvoitteiden noudattamisen.
Kuinka kauan oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmiston käyttöönotto kestää?
Käyttöönoton aikataulut vaihtelevat, mutta pilvipohjaiset ratkaisut voidaan yleensä ottaa käyttöön muutamassa päivässä tietojen määrästä, integraatioista ja sisäisistä hyväksymisprosesseista riippuen.
Onko oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmistosta saatavilla ilmaisia vaihtoehtoja?
Viimeisimmän tarkistukseni aikaan ilmaisia oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmistoja ei ollut saatavilla. Useimmat palveluntarjoajat tarjoavat maksullista palvelua työkalujen erikoistuneen luonteen ja usein tarvittavan korkeatasoisen asiakastuen vuoksi.