10 parasta oikeudellisen säilyttämisvelvoitteen ohjelmistoa tietojen säilyttämiseen vuonna 2026

Everlaw on pilvinatiivi sähköisen aineistonhaun alusta, joka tarjoaa edistykselliset oikeudellisen säilytysvelvoitteen ohjelmistot monimutkaisten oikeudellisten prosessien yksinkertaistamiseen. Se on suunniteltu asianajotoimistoille, yrityksille ja viranomaisille, ja se tarjoaa monipuolisia ominaisuuksia oikeudenkäyntien ja tutkintatoimien tehostamiseen.

Miksi valitsin Everlaw’n: Valitsin Everlaw’n sen nopean asiakirjojen latausominaisuuden ansiosta, joka on ratkaisevan tärkeä oikeudellisen säilytysvelvoitteen prosesseissa. Tämän toiminnallisuuden ansiosta tiimisi voi kerätä tarvittavat asiakirjat nopeasti ilman tarpeettomia viivästyksiä, mikä mahdollistaa oikea-aikaiset oikeudelliset toimet. Lisäksi tehokas analytiikka tarjoaa arvokkaita näkemyksiä, jotka auttavat tietojen ymmärtämisessä ja helpottavat perusteltujen päätösten tekemistä.

Toinen syy Everlaw’n valitsemiseen on sen tehokkaat hakutoiminnot. Niiden avulla löydät tarvitsemasi täsmälliset tiedot nopeasti laajoista tietoaineistoista. Tämä ominaisuus on olennainen oikeudellisissa säilytysvelvoitteissa, joissa ajallisesti kriittisten tietojen hakeminen on usein tarpeen. Asiakirjojen tehokas hakumahdollisuus varmistaa, ettei oikeudellisen prosessin aikana jää mitään huomaamatta.

Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot

Ominaisuuksiin kuuluu todistusvoimaisten tarkastusketjujen luominen, mikä varmistaa, että kaikki oikeudellisen säilytysvelvoitteen aikana tehdyt toimet dokumentoidaan. Tämä on ratkaisevan tärkeää vaatimustenmukaisuuden ja riskien vähentämisen kannalta. Everlaw tarjoaa myös automaattiset ilmoitukset, jotka pitävät tietojen säilyttäjät ajan tasalla tietojen säilyttämiseen liittyvistä velvoitteistaan. Lisäksi alusta tarjoaa mukautettavia säilytysvelvoiteilmoituksia, joiden avulla voit räätälöidä viestinnän vastaamaan erityisiä oikeudellisia vaatimuksia.

Integraatioihin kuuluvat Dropbox, Slack, Google Drive, Google Vault, Microsoft 365, Zoom, SharePoint, OneDrive, Salesforce, ShareFile, Box ja Asana.

Logikcull on pilvipohjainen eli SaaS-pohjainen oikeudellisen säilytyksen ohjelmisto, joka on suunniteltu selkeää sähköistä tiedonhakua varten. Se yksinkertaistaa oikeustapauksessa mahdollisesti merkityksellisten tietojen tunnistamista, säilyttämistä ja analysointia.

Miksi valitsin Logikcullin: Valitsin Logikcullin, koska sen intuitiivinen käyttöliittymä ja tehokkaat sähköisen tiedonhaun ominaisuudet erottavat sen muista vaihtoehdoista. Mielestäni Logikcull sopii parhaiten käyttäjille, jotka arvostavat helppokäyttöisyyttä tinkimättä edistyneistä sähköisen tiedonhaun ominaisuuksista.

Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:

Ominaisuuksiin kuuluvat helppokäyttöinen rakenne ja tehokkaat hakutoiminnot. Voit käyttää suodattimia, merkitä asiakirjoja ja automatisoida toistuvia tehtäviä nopeuttaaksesi sähköistä tiedonhakua.

Integraatioihin kuuluvat suositut alustat, kuten Google Workspace, Office 365 ja Slack, mikä mahdollistaa tietojen helpon käytön eri lähteistä.

CrashPlan on tietosuojaohjelmisto, joka keskittyy jatkuvien varmuuskopiointi- ja palautusratkaisujen tarjoamiseen yrityksille. Se varmistaa, että tietosi tallennetaan turvallisesti ja että niihin pääsee helposti käsiksi, joten se on luotettava vaihtoehto oikeudellisia säilytysvelvoitteita koskevissa tilanteissa.

Miksi valitsin CrashPlanin: Valitsin CrashPlanin vahvaksi ehdokkaaksi oikeudellisen säilytyksen ohjelmistoksi sen automaattisen tietojen säilytyksen ansiosta. Tämä ominaisuus varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedostot säilytetään ilman manuaalisia toimia, mikä on ratkaisevan tärkeää oikeudenkäyntien aikana. Jatkuvien varmuuskopioiden avulla CrashPlan auttaa tiimiäsi välttämään tietojen menetyksen ja varmistaa lakisääteisten vaatimusten noudattamisen.

Toinen syy CrashPlanin valintaan on sen turvallinen tietojen tallennus. Käytössä olevien turvatoimien ansiosta voit luottaa siihen, että tietosi pysyvät suojattuina luvattomalta käytöltä. Näin arkaluonteiset tiedot pysyvät turvassa, mikä on olennaista oikeudellisten säilytysten eheyden ylläpitämiseksi ja organisaatiosi etujen suojaamiseksi.

Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot

Ominaisuuksiin kuuluu turvallinen tietojen tallennus, joka varmistaa tiedostojesi suojauksen luvattomalta käytöltä. Automaattisen tietojen säilytyksen ansiosta voit säilyttää tarvittavat tiedostot ilman manuaalisia toimia, mikä tarjoaa vaivattoman lähestymistavan tietojenhallintaan. Tietojen helppo haku tarkoittaa, että kun sinun on käytettävä tietoja oikeudellisiin tarkoituksiin, ne ovat heti saatavilla, mikä säästää aikaasi ja vaivaasi.

Integraatioihin kuuluvat Axonius, ITBoost, Liongard, Zapproved ZDiscovery, Exterro, BackupAssist, Acronis Cyber Protect, Agility Recovery, CloudAlly, Catalogic DPX, Amazon Drive ja Google Cloud.

OpenText on tehokas työkalu, joka on suunniteltu yksinkertaistamaan oikeudellisten säilyttämismääräysten prosessia. Se tarjoaa monipuoliset toiminnot säilyttämismääräysten tarkkaan hallintaan, joten mikään ei jää huomaamatta. OpenText soveltuu erinomaisesti monimutkaisten tapausten hallintaan ja tarjoaa vankan seurantajärjestelmän, joka vastaa vaativien oikeudellisten ympäristöjen tarpeisiin.

Miksi valitsin OpenTextin: Kun etsin täydellistä oikeudellisten säilyttämismääräysten ohjelmistoa, OpenText erottui selvästi edukseen. Valitsin sen, koska se käsittelee vaikuttavan hyvin monimutkaisia tapaustenhallintatilanteita – ominaisuutta, jolle en löytänyt luokassaan vertaa.

Tämä ominaisuus tekee OpenTextistä erinomaisen valinnan lakiosastoille ja yrityksille, jotka käsittelevät samanaikaisesti useita monimutkaisia tapauksia. Vahvat seurantaominaisuudet helpottavat säilyttämismääräysten seurantaa, mikä varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja vähentää mahdollisia oikeudellisia riskejä.

Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:

Ominaisuudet ulottuvat perusmuistutuksia tai -viestejä pidemmälle ja tarjoavat edistyneitä työkaluja, kuten säilyttämismääräysten muistutuksia, eskalointeja, kyselyitä ja tilaraportteja. Ohjelmistossa on myös intuitiivinen käyttöliittymä, jossa on helppo navigoida.

Integraatioihin kuuluvat laajemmat OpenTextin sähköisen aineiston tutkinnan sovellukset, mikä varmistaa tietojen sujuvan siirtymisen prosessista toiseen.

Casepoint on sähköisen tiedonhaun alusta, joka tarjoaa kattavat ominaisuudet oikeudellisten säilyttämisvelvoitteiden hallintaan. Sen tehokkaat ominaisuudet tekevät siitä vaikuttavan työkalun lakitiimeille, joiden on hallittava ja säilytettävä sähköisesti tallennettuja tietoja (ESI) mahdollista oikeudenkäyntiä varten.

Miksi valitsin Casepointin: Valitsin Casepointin, koska se painottaa vahvasti oikeudellisten säilyttämisvelvoitteiden hallintaa, joka on keskeinen osa oikeudenkäyntejä. Se ei ainoastaan tarjoa tähän tarkoitukseen vankkoja toimintoja, vaan lisää myös älykkyyttä, joka erottaa sen monista muista työkaluista.

Sen oikeudellisten säilyttämisskenaarioiden tarpeisiin räätälöityjen ainutlaatuisten ominaisuuksien perusteella arvioin sen parhaaksi ratkaisuksi oikeudellisten säilyttämisvelvoitteiden hallintaan.

Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:

Ominaisuuksiin kuuluvat muokattavat oikeudellisia säilyttämisvelvoitteita koskevat ilmoitukset, automaattiset muistutukset ja helppokäyttöinen hallintapaneeli vaivatonta seurantaa varten.

Integraatioihin kuuluu useita tietolähteitä, joiden avulla säilyttämisvelvoitteita voidaan hallita tehokkaasti erilaisissa tietokokonaisuuksissa.

Mitratech TAP Workflow Automation on joustava työnkulkujen automatisointialusta, joka on suunniteltu laki- ja vaatimustenmukaisuustiimien tarpeisiin. Se auttaa organisaatioita jäsentämään toimintaansa hallinnollisen työn vähentämiseksi ja tehokkuuden parantamiseksi eri liiketoimintatoiminnoissa.

Miksi valitsin Mitratech TAP Workflow Automationin: Se yksinkertaistaa oikeudellisten säilytysvelvoitteiden hallintaa mahdollistamalla täysin automatisoidut, oikeudellisiin tarpeisiin räätälöidyt työnkulut. Se tarjoaa mukautettavan alustan, joka tukee säilytysvelvoitteen koko elinkaarta sen aloittamisesta vapauttamiseen. Näin tiimisi voi käynnistää, valvoa ja seurata säilytysvelvoitteita nopeasti ilman manuaalisia toimenpiteitä.

TAP:n raportointi- ja ilmoitusominaisuuksien avulla voit myös pitää sidosryhmät ajan tasalla koko prosessin ajan ja ehkäistä säilytysvelvoitteisiin liittyviä laiminlyöntejä. Järjestelmä sisältää myös asiakirjojen säilytystoimintoja, jotka tukevat tiimisi tietojen säilyttämiseen liittyviä velvollisuuksia.

Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:

Ominaisuuksiin kuuluvat tarkastusketju, vaatimustenmukaisuuden seuranta ja asiakirjojen hallinta, jotka voivat tarjota vankkaa tukea arkaluonteisten tapaustietojen käsittelyyn. Näiden ominaisuuksien avulla tiimisi pysyy järjestelmällisenä ja noudattaa samalla tiukkoja tietosuoja- ja vaatimustenmukaisuusmääräyksiä.

Integraatioihin kuuluvat DocuSign, Adobe eSignature, TeamConnect ja VendorInsight.

Mitratechin LegalHold on kattava SaaS-ratkaisu, joka on suunniteltu automatisoimaan ja hallinnoimaan organisaatioiden oikeudellisen säilyttämisen prosessia. LegalHold varmistaa lakisääteisten ja sääntelyyn liittyvien vaatimusten noudattamisen valvomalla oikeudellisen säilyttämisen koko elinkaarta käyttöönotosta vapauttamiseen.

Miksi valitsin LegalHoldin: LegalHold ylläpitää yksityiskohtaisia lokitietoja kaikista järjestelmässä tehdyistä toimista oikeudellisten säilytysten käyttöönotosta ilmoitusten vastaanottajien kuittauksiin. Tämä ominaisuus on korvaamaton vaatimustenmukaisuuden osoittamisessa tarkastusten ja oikeudenkäyntien aikana.

Tarjoamalla läpinäkyvän ja helposti saatavilla olevan tallenteen kaikesta toiminnasta LegalHold auttaa organisaatioita vähentämään oikeudelliseen säilyttämiseen liittyviä riskejä ja varmistaa, että ne voivat vastata tarkasti kaikkiin tiedusteluihin tai haasteisiin.

Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:

Ominaisuuksiin kuuluu ilmoitusjärjestelmä, jonka avulla käyttäjät voivat lähettää säilyttäjille automaattisia ja seurattavia ilmoituksia, mikä varmistaa, että kaikki asiaankuuluvat osapuolet ovat tietoisia oikeudellisen säilyttämisen vaatimuksista ja noudattavat niitä. Työkalu sisältää työnkulkujen automatisointiominaisuudet ja säilyttäjille tarkoitetun erillisen portaalin.

Integraatioihin kuuluvat Active Directory, TeamConnect ja eCounsel.

Kiteworks on alusta, joka on suunniteltu auttamaan turvallisten ja vaatimustenmukaisten tietojenvaihtojen hallinnassa. Se tarjoaa työkaluja, jotka tekevät arkaluonteisten tietojen käsittelystä yksinkertaista ja turvallista erityisesti oikeudellisilla, terveydenhuollon ja rahoituksen aloilla.

Miksi valitsin Kiteworksin: Valitsin Kiteworksin oikeudellisen säilytysvelvoitteen hallintaan, koska se tarjoaa sähköpostin valvonnan ja turvallisen tiedostojen jakamisen, jotka ovat ratkaisevan tärkeitä arkaluonteisten oikeudellisten tietojen hallinnassa. Näiden ominaisuuksien ansiosta tiimisi voi käsitellä tietoja turvallisesti ja täyttää esimerkiksi sähköisen tiedonhaun (eDiscovery) kaltaiset vaatimustenmukaisuusstandardit. Alustan verkkolomakkeet auttavat myös arkaluonteisten tietojen hallinnassa, mikä tekee siitä erinomaisen vaihtoehdon oikeudellisen säilytysvelvoitteen prosesseihin.

Toinen syy siihen, miksi Kiteworks erottuu edukseen, ovat sen hallitun tiedostonsiirron ominaisuudet, jotka tarjoavat turvallisen tavan vaihtaa tietoja eri viestintäkanavissa. Tämä keskittää tietojenvaihdon ja auttaa organisaatiotasi hallitsemaan vaatimustenmukaisuusriskejä. Lisäksi Kiteworksin mukautettavat turvalliset verkkolomakkeet tehostavat tiedonhallintaa ja vähentävät hajallaan olevien lokien hallintaan tarvittavaa aikaa ja resursseja.

Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot

Ominaisuuksiin kuuluvat vähimpien oikeuksien mukainen käyttöoikeus, nollaluottamusperiaatteen mukainen käytäntöjen hallinta ja kaksinkertainen salaus, jotka vahvistavat tietoturvaasi. Alusta hyödyntää myös tekoälyä käyttävää poikkeamien tunnistusta mahdollisten uhkien havaitsemiseen ja torjumiseen. Yhdessä nämä ominaisuudet varmistavat, että tietosi ovat hyvin suojattuja ja säädösten, kuten HIPAA:n ja GDPR:n, mukaisia.

Integraatioihin kuuluvat iManage-laajennus, Salesforce-laajennus, integraatiopaketti, MFA (monivaiheinen todentaminen), virustorjunta, DLP (tietojen häviämisen estäminen), ATP (edistynyt uhkien torjunta), CDR (sisällön vaarattomaksi tekeminen ja jälleenrakennus), SIEM (tietoturvatiedon ja tapahtumien hallinta) sekä SOAR (tietoturvan orkestrointi, automaatio ja reagointi).

NUIX toimii kattavana sähköisen oikeudellisen tiedonhaun alustana, jossa on omat oikeudellisen säilytysvelvoitteen hallintaominaisuudet. Se on suunniteltu erityisesti yksinkertaistamaan oikeudellisiin tapauksiin liittyvien tietojen tunnistamista, säilyttämistä ja analysointia.

Miksi valitsin NUIXin: NUIXia valittaessa työkalun keskittyminen sähköiseen oikeudelliseen tiedonhakuun erotti sen muista. Tämä erityispiirre saa minut uskomaan, että se sopii parhaiten yrityksille, jotka etsivät oikeudellisen säilytysvelvoitteen ratkaisua, joka liittyy tiiviisti sähköiseen oikeudelliseen tiedonhakuun.

Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:

Ominaisuuksiin kuuluvat edistynyt haku, analytiikka, asiakirjojen tarkastelu ja metatietojen raportointiominaisuudet, jotka kaikki tukevat sähköisen oikeudellisen tiedonhaun monimutkaista prosessia.

Integraatioihin kuuluu useita tietolähteitä, joiden avulla se voi kerätä ja säilyttää oikeudellisen säilytysvelvoitteen kannalta merkityksellisiä tietoja.

OpenText EnCase Information Assurance on tehokas työkalu, joka on suunniteltu auttamaan yrityksiä hallitsemaan ja suojaamaan tietojaan tehokkaasti. Se on kattava tiedonhallintaratkaisu, joten se on erinomainen valinta organisaatioille, jotka etsivät laaja-alaista lähestymistapaa tietojen hallintaan ja turvallisuuteen.

Miksi valitsin OpenText EnCase Information Assurancen: Valitsin OpenText EnCase Information Assurancen sen kattavuuden ja tiedonhallinnan alalla tarjoamien monipuolisten ominaisuuksien vuoksi. Tämä työkalu yhdistää tehokkaasti tietojen haun, luokittelun ja suojausominaisuudet, mikä erottaa sen muista oikeudellisen säilyttämisen työkaluista.

Siksi uskon, että se sopii parhaiten kattavaan tiedonhallintaan.

Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:

Ominaisuuksiin kuuluvat laajat hakuominaisuudet, kehittynyt tietojen luokittelu ja vankat suojausominaisuudet, mukaan lukien tietojen häviämisen estäminen.

Integraatioihin kuuluu useita muita tietojärjestelmiä ja -alustoja, joiden avulla organisaatiot voivat hallita tietoja useista lähteistä.