Optimisez Votre Processus eDiscovery : Le Guide Ultime
Vous vous souvenez de l'époque où vous deviez parcourir des boîtes de documents papier pour monter un dossier ? Bien sûr, nous recueillons encore des informations de cette manière, mais Internet a contribué à rendre la collecte de données plus numérique.
Des e-mails aux publications sur les réseaux sociaux, tout le monde a une empreinte virtuelle. En tant que professionnel du droit, vous rechercherez des preuves en ligne en vous préparant pour une journée au tribunal.
Les indices numériques nécessaires proviennent des informations stockées électroniquement (ESI). Et ce n'est pas aussi simple que de prendre une capture d'écran d'un fichier et de l'enregistrer sur votre téléphone — les données doivent être identifiées, collectées, stockées, examinées et présentées de la bonne manière.
C'est le processus d'eDiscovery. À l'échelle mondiale, le marché de l'eDiscovery est une grande affaire — il devrait atteindre une valeur de 17,1 milliards de dollars américains d'ici 2027.
Vous avez probablement des questions, alors vous avez de la chance ! Dans cet article, je parlerai de l'eDiscovery et du type de données qu'il couvre. Je vous donnerai également un aperçu du modèle de référence de la découverte électronique (EDRM) et expliquerai les règles.
Prêt ? Allons-y.
Qu'est-ce que l'eDiscovery ?
L'eDiscovery, ou découverte électronique, est couramment utilisée dans les procédures judiciaires.
Lorsque vous enquêtez sur une affaire, votre équipe juridique collectera des preuves provenant de diverses sources.
Le processus d'eDiscovery consiste à rechercher des preuves dans l'ESI. Ces preuves pourraient être trouvées dans un message texte, un e-mail, un document Word ou un rendez-vous sur un calendrier.
Le processus d'eDiscovery inclut uniquement les données numériques ; il n'inclut aucun document papier, entretien ou témoignage. Bien que ces méthodes traditionnelles soient toujours importantes, elles ne rentrent tout simplement pas sous l'égide de l'eDiscovery.
Vos enquêtes numériques peuvent vous aider à découvrir des informations, des faits et des chronologies. Bien sûr, chaque disque dur est rempli de données, et beaucoup d'entre elles sont souvent non pertinentes.
Une méthode étape par étape appelée EDRM peut vous aider à tirer le meilleur parti du processus d'eDiscovery et à trouver ce dont vous avez besoin. J'expliquerai chaque phase plus tard dans cet article.
Quels sont les avantages de l'eDiscovery ?
La technologie évolue rapidement, et bien que l'eDiscovery rationalise la façon dont les professionnels du droit se préparent pour le tribunal, tout le monde n'a pas encore sauté le pas.
En fait, seulement 32,9% des cabinets d'avocats utilisent des logiciels pour la préparation et la gestion des preuves. Malgré cela, 54,4% des avocats disent qu'ils doivent régulièrement examiner l'ESI.
Maintenant, si vous n'êtes pas convaincu, je suis là pour vous dire qu'il y a des avantages clairs à l'eDiscovery. Profiter des nouvelles technologies que d'autres n'ont pas encore adoptées vous donnera un avantage concurrentiel.
Lorsque vous utilisez l'eDiscovery, vous pouvez gagner du temps. Avec toutes les données en un seul endroit, vous pouvez facilement rechercher ce dont vous avez besoin.
Votre équipe sera également plus efficace et précise dans ses découvertes. Pourquoi ? Parce qu'une empreinte numérique ne peut pas être contestée. Vous ne vous fiez pas à quelqu'un qui dit la "vérité" verbalement.
Par exemple, si un client prend une photo à trois heures un mardi et la télécharge sur Facebook, elle viendra avec des métadonnées. Les dates, heures et lieux peuvent tous être vérifiés, donnant au client un alibi virtuel.
De plus, puisque l'eDiscovery est un processus, l'information est accessible, examinée et analysée.
Quel type de données est inclus ?
Le processus d'eDiscovery peut impliquer une gamme de types de données. Voici quelques exemples de ce qui peut être utilisé dans les litiges :
Communication écrite
Au cours du processus d'eDiscovery, vous pouvez avoir accès à des communications écrites importantes. Ce type de communication est souvent des données actives et inclut les e-mails et les messages texte.
Les SMS et les e-mails ne sont pas les seuls moyens par lesquels les gens s'envoient des messages. Par exemple, WhatsApp compte plus de 2 milliards d'utilisateurs à travers le monde.
Bien que tous ces types d'ESI puissent soutenir votre affaire, il y a des défis. Une simple capture d'écran d'un message ne suffira pas car les conversations devront être vérifiées. En raison de la nature des plateformes comme WhatsApp, un spécialiste en criminalistique peut être appelé pour authentifier les données.
Il y a aussi des ESI écrits plus généraux, y compris des documents, lettres et calendriers accessibles.
Communication visuelle
Les fichiers électroniques pertinents peuvent également inclure différents types de communication visuelle. Vous avez entendu le dicton, "Une image vaut mille mots", et cela est également vrai lorsqu'on considère les preuves.
Par exemple, les photographies numériques sont fréquemment utilisées dans les litiges. Une photo peut prouver que quelqu'un était à un certain endroit à un certain moment ou avait une relation avec un témoin clé. Les vidéos peuvent également soutenir votre affaire — et peuvent même montrer quelqu'un commettant un crime.
Les vidéos et les photographies sont utiles car elles ont des métadonnées, y compris des horodatages et des emplacements.
Si l'affaire repose sur des dossiers financiers, les preuves se trouvent souvent dans des feuilles de calcul et des graphiques. Vous pouvez également examiner des dessins numériques.
Communication verbale
En tant qu'avocat, vous avez d'excellentes compétences en communication verbale. Mais nos clients et témoins n'ont pas toujours la même confiance en eux pour parler en public. Et même s'ils se souviennent de conversations spécifiques, les dates, heures et contextes peuvent se mélanger.
Heureusement, les formes numériques de communication verbale peuvent aider à raconter l'histoire. Lorsque vous préservez les métadonnées, ces formats de fichiers numériques ne peuvent pas être contestés.
Par exemple, il y a les messages vocaux. Disons que votre client a un ex abusif, et qu'il y a des centaines de messages vocaux menaçants de sa part. Ces messages peuvent être préservés et utilisés pour soutenir votre affaire.
Alternativement, il peut y avoir des enregistrements vocaux. Vous pouvez même avoir de la chance et trouver une confession enregistrée. Bien sûr, s'il s'agit d'enregistrements secrets, ils peuvent ne pas être admissibles. La réponse dépendra de votre emplacement et de la pertinence des preuves pour l'affaire.
Réseaux sociaux
Les réseaux sociaux nous gardent connectés. Et lorsque vous explorez le comportement en ligne de quelqu'un, vous pouvez découvrir des preuves électroniques.
Utilisons Facebook comme exemple.
Facebook est une plateforme populaire. D'ici 2027, il est prévu qu'il y aura 254,26 millions d'utilisateurs de cette plateforme aux États-Unis.
Avec ce type d'utilisation généralisée, il est logique d'examiner les données des réseaux sociaux dans le cadre du processus d'eDiscovery. Il peut y avoir des photos, des messages privés, des mises à jour de statut, des tags, des check-ins et des vidéos qui sont pertinents pour une affaire.
Et Facebook n'est pas le seul site de réseaux sociaux utile. Il y a X (anciennement Twitter), Instagram, Tiktok, et plus encore.
Encore une fois, si les réseaux sociaux font partie de votre mélange d'eDiscovery, tout ce que vous utilisez doit être authentique et vérifiable.
Métadonnées
Les métadonnées, qui sont partout, sont utilisées pour authentifier d'autres preuves.
Par exemple, si vous avez une photographie sur votre téléphone, elle indiquera qui l'a prise, où et quand. Votre travail sera d'établir le "pourquoi".
Il peut être difficile de préserver les métadonnées, mais c'est essentiel si vous voulez qu'elles fassent partie de vos preuves.
Il existe trois types de métadonnées que vous pouvez examiner. Ils sont les suivants :
- Métadonnées système : enregistrements créés par le système d'exploitation pour montrer quand un fichier a été créé ou modifié
- Métadonnées substantielles : enregistrements de toute modification apportée aux documents par l'utilisateur
- Métadonnées intégrées : données cachées intégrées dans des fichiers individuels
Quel est le processus EDRM ?
En 2005, George Socha et Tom Gelbmann ont créé le modèle de référence de la découverte électronique (EDRM). Le processus a évolué depuis, mais l'idée générale reste la même.
Il y a neuf étapes d'eDiscovery, et certaines d'entre elles peuvent se chevaucher. Voici chaque étape et ce à quoi vous pouvez vous attendre :
1. Gouvernance de l'information
La gouvernance de l'information (IG) est le nouvel ajout au processus EDRM. C'est un élément critique et quelque chose à considérer tout au long du processus d'eDiscovery.
Alors, de quoi s'agit-il ?
L'eDiscovery implique de traiter des données sensibles et confidentielles, et vous devez être conforme. L'IG couvre les meilleures pratiques, en commençant par vos politiques et procédures.
Vos politiques doivent être détaillées car il y a beaucoup de bases à couvrir. Par exemple, vous devrez avoir des directives claires pour la confidentialité des données, la sécurité, le stockage et le partage.
Si vous avez une équipe à distance, vous devrez décider comment vous pouvez travailler sans mettre les données en danger.
Même avec des mesures de sécurité solides en place, des violations peuvent se produire, et vous pouvez vous retrouver avec des données perdues. Vos politiques et procédures IG devraient inclure des stratégies pour faire face à des événements inattendus.
2. Identification
Chaque affaire est différente, donc les types de preuves numériques dont vous aurez besoin peuvent varier. Pendant la phase d'identification, vous devez décider ce que vous recherchez.
En raison de l'ampleur de l'ESI, il est presque impossible de télécharger chaque morceau de données et de les examiner manuellement. C'est comme chercher une aiguille dans une botte de foin.
Tout d'abord, vous pouvez examiner l'affaire et regarder les faits. Quels types de fichiers numériques seraient pertinents ? Parlez aux témoins et essayez de suivre la piste pour affiner votre recherche.
Par exemple, vous pouvez rechercher des e-mails secrets, des messages texte suggestifs ou des réunions inexpliquées sur un calendrier.
3. Préservation
Si un litige semble inévitable, vous devrez préserver tous les documents pertinents. Pour que l'ESI résiste pendant les procédures légales, il ne peut pas être modifié ou supprimé.
Un " blocage légal " — qui empêche la suppression ou la modification de l'ESI — peut être appliqué aux données, avec des amendes potentielles si l'information est altérée.
Il existe trois façons de préserver les données en fonction de votre budget et de la taille de votre cabinet :
- Demander que les données restent intactes jusqu'à ce que vous en ayez besoin
- Créer une sauvegarde de l'ESI pertinent
- Installer un logiciel pour préserver les données sans avoir à les supprimer
La chose la plus importante est de garder l'ESI sécurisé jusqu'à ce qu'il soit temps de le collecter. Un fichier perdu pourrait impacter toute votre stratégie.
4. Collecte
La phase de collecte est étroitement liée à la phase de préservation. Vous devrez signaler tout ESI pertinent et vous assurer qu'il est tout au même endroit pour qu'il soit facile d'accès.
Si vous avez un département informatique, ce sera leur travail de transférer les données en toute sécurité vers un emplacement sécurisé. Alternativement, vous pouvez externaliser ce processus.
Vous collecterez différents types d'ESI, y compris des données basées sur le cloud, cachées et mobiles. Rappelez-vous, vous n'avez pas besoin de tout collecter car trop de fichiers ne feront que vous laisser submergé — et surchargé de travail.
Je l'ai déjà dit, mais voici un rappel : les métadonnées doivent rester intactes, et vous devrez vous référer à vos protocoles ESI de l'étape IG.
5. Traitement
Ensuite, vient la phase de traitement. Cette étape est celle où vous commencerez vraiment à affiner votre recherche de preuves pertinentes.
Même si vous avez été sélectif, il y aura encore beaucoup de données à trier. Certaines des ESI peuvent être dupliquées, vous devrez donc supprimer les doublons.
Au cours de cette étape, l'ESI doit être mis dans un format accessible à votre équipe. Vous pouvez utiliser des logiciels dédiés pour rationaliser vos processus. Par exemple, certains cabinets d'avocats utilisent des plateformes de révision ESI. Ou, si la quantité d'ESI est faible, vous pouvez fusionner les données dans un fichier PDF.
Au fil du temps, de nouveaux ESI peuvent devenir pertinents. Vous devez être prêt à revenir à la phase de collecte tout au long du litige.
Vous pouvez améliorer la précision à cette étape avec la technologie. Jetez un œil à ce guide que j'ai créé contenant les meilleures options de logiciels de comparaison de documents juridiques.
6. Révision
Au cours de l'étape de révision, toutes les données restantes doivent être examinées.
S'il y a une quantité importante d'ESI, les réviser toutes peut être chronophage. Vous rechercherez tout ce qui pourrait être utile à votre affaire. Gardez à l'esprit que si vous l'avez traité correctement, le processus de révision sera beaucoup plus facile.
Parfois, cette étape est externalisée, et les données sont retournées pour analyse. Les cabinets d'avocats peuvent également utiliser l'intelligence artificielle (IA) pour trier les informations. Vous devrez définir des paramètres de recherche pour que le programme sache ce qu'il doit rechercher. Même si vous utilisez l'IA, certaines révisions manuelles seront toujours nécessaires.
Que vous ayez une équipe en personne ou que vous utilisiez d'autres méthodes pour la révision, assurez-vous de suivre vos politiques IG.
7. Analyse
À ce stade, l'ESI pertinent sera en un seul endroit, révisé et prêt pour l'analyse. Vous aurez commencé à rassembler des preuves en préparant votre affaire.
Au cours de la phase d'analyse, vous pouvez commencer à lier les données à votre affaire en recherchant des modèles, en classant les éléments par ordre d'importance et en créant des chronologies.
Plus tard, vous pourrez voir si quelque chose a été manqué. Par exemple, il peut manquer une page d'un PDF ou un fil de messages texte peut être cassé. Ou vous pouvez trouver des indices sur d'autres documents à rechercher.
Si vous constatez que vous devez revenir à l'étape de traitement pour rassembler plus de preuves, c'est le moment de le faire.
Les logiciels d'analyse de cas juridiques peuvent également être bénéfiques à cette étape.
8. Production
Une fois que vous avez analysé l'ESI, la défense commencera à prendre forme. Vous saurez ce qui est pertinent et où tout s'intègre dans le litige.
La phase de production est vers la fin du processus EDRM. Votre équipe préparera les preuves pour le processus légal. Le tribunal peut demander que les preuves soient dans un format spécifique, et vous devez garder cela à l'esprit lors de la collecte de vos informations.
Cette étape est principalement administrative et nécessite du temps et de l'attention aux détails. Toutes les informations doivent être examinées et triées en catégories.
Les documents doivent être numérotés et estampillés, et des rédactions peuvent être nécessaires. Lorsque les preuves sont prêtes, vous les partagerez avec les parties concernées — y compris votre adversaire.
Je parlerai des tendances logicielles plus tard dans l'article, mais soyez assuré qu'il existe des solutions disponibles pour rendre le processus de production efficace.
9. Présentation
Enfin, il est temps pour la phase de présentation. Une fois que vous avez atteint ce point, vous pouvez préparer l'ESI pour le procès.
Les méthodes traditionnelles peuvent soutenir vos présentations de fichiers numériques. Des éléments comme les témoignages de témoins, les preuves physiques et les déclarations d'experts ne seront jamais remplacés.
Pensez à la façon dont vous présenterez les données au tribunal. La stratégie que vous utiliserez dépendra du type de données que vous souhaitez partager. Par exemple, vous pouvez utiliser des vidéos, des diaporamas ou des graphiques.
Quelles sont les règles de l'eDiscovery ?
L'accès aux dossiers électroniques a changé notre façon de pratiquer le droit. Mais avec les avantages viennent des responsabilités, et il y a quelques règles d'eDiscovery que vous devrez suivre.
Vous êtes un professionnel du droit, donc je sais que beaucoup de ces règles vous sembleront du bon sens — en fait, ce sont probablement des choses que vous faites naturellement. Cependant, il vaut toujours la peine de revoir les détails.
Vous devez être éthique. Vous aurez accès à des données personnelles, et la plupart d'entre elles ne seront pas pertinentes pour le litige. Ne conservez l'ESI que s'il s'agit de preuves potentielles. Un fichier audio d'une réunion peut être pertinent, tandis qu'une photo d'un chien mignon ne le sera probablement pas.
La façon dont vous stockez les informations doit être sécurisée, et il est important de suivre les politiques de rétention des données. Ces stratégies feront partie de la phase IG, mais vous devrez continuer à surveiller vos processus au fil du temps.
Rappelez-vous, tous les appareils doivent être entretenus, et le personnel doit utiliser des réseaux sécurisés et mettre à jour leurs mots de passe régulièrement.
Vous devrez coopérer avec d'autres parties concernées et veiller à préserver les métadonnées.
Et, bien sûr, la confidentialité des clients doit également être une priorité.
Les informations que vous consultez doivent toujours être traitées avec respect et être gardées privées sauf si nécessaire pour l'affaire.
Quels sont les risques de l'eDiscovery ?
Je vous ai parlé des règles, mais qu'en est-il des risques ? Que peut-il se passer de mal lorsque vous vous fiez au processus d'eDiscovery ?
Vous savez que vous devez maintenir la sécurité des données, mais que peut-il se passer si vous ne le faites pas ? Les documents électroniques sont vulnérables, surtout lorsqu'ils sont stockés sur un réseau. S'il y a une violation, les données sensibles deviennent susceptibles de fuites.
Les virus peuvent affecter votre accès aux documents et corrompre des fichiers importants. Vous pourriez perdre des preuves dans le processus.
Un autre facteur à considérer est le coût. Lorsque vous commencez avec l'eDiscovery, mettre en place vos processus est une entreprise coûteuse. Cela peut nécessiter un investissement dans des logiciels et des équipes, ce qui crée un travail supplémentaire à court terme. Cependant, les avantages en valent la peine, car le litige devient plus efficace.
Bien que l'eDiscovery soit un processus numérique, il y a encore de la place pour l'erreur humaine. Si votre équipe est inexpérimentée, des erreurs peuvent se produire. De la suppression accidentelle de l'ESI à l'endommagement des métadonnées, toute erreur peut affecter votre stratégie juridique entière.
Si vous souhaitez vous lancer dans l'eDiscovery mais que ce n'est pas quelque chose que vous maîtrisez, je recommande d'investir dans la formation de votre équipe informatique. Alternativement, il existe des options pour externaliser jusqu'à ce que vous soyez prêt à utiliser l'eDiscovery en interne.
Qu'est-ce que la criminalistique numérique ?
La criminalistique numérique est-elle un autre mot pour l'eDiscovery ?
Les deux peuvent sembler interchangeables, mais ce n'est pas la même chose.
En termes simples, l'ESI que vous trouvez au cours du processus d'eDiscovery sera facilement disponible. Il sera généralement suffisant pour être utilisé dans la plupart des procédures juridiques. Le processus est quelque chose que n'importe qui dans votre équipe peut maîtriser — et avec une formation minimale.
En revanche, la criminalistique numérique est son propre domaine, et les experts sont hautement formés et qualifiés dans ce domaine.
Un enquêteur en criminalistique numérique s'intéresse davantage à ce qui se cache sous la surface. Ils travaillent généralement avec les agences d'application de la loi dans le cadre d'enquêtes criminelles, mais ils peuvent également soutenir les cabinets d'avocats.
Ces professionnels utilisent des logiciels et d'autres outils pour découvrir des données qui pourraient autrement être perdues à jamais. Par exemple, bien qu'un fichier incriminant ait pu être supprimé, déplacé ou modifié, un enquêteur en criminalistique numérique peut aider à récupérer le document original. Ces experts en criminalistique savent comment trouver des informations cachées sur les disques durs et les puces de stockage.
Parfois, il peut y avoir des ESI dont vous savez qu'ils existent — mais qui sont introuvables. À moins que vous ou quelqu'un de votre équipe sachiez comment jouer au jeu de la criminalistique numérique, vous devrez faire appel à un expert.
Tendances des logiciels d'eDiscovery
Personne ne s'attend à ce que vous fassiez tout cela seul. Les équipes d'eDiscovery s'appuient sur des logiciels — à chaque étape du processus.
Stocker de grandes quantités de données en interne est coûteux et comporte des risques de sécurité. Pour cette raison, les cabinets d'avocats se tournent vers des solutions basées sur le cloud. Lorsque le logiciel est dans le cloud, il peut être mis à jour en temps réel, et vous pouvez adapter votre forfait en fonction de vos besoins à ce moment-là.
Vous avez peut-être également remarqué que l'IA est sur toutes les lèvres. Cela peut sembler sortir d'un film de science-fiction, mais l'avenir est déjà là. Un robot ne va pas se lever au tribunal, mais les outils alimentés par l'IA peuvent nous aider à travailler plus efficacement.
Mais comment ?
Pour commencer, l'IA peut aider avec le codage prédictif. Cela signifie que vous pouvez l'utiliser pour filtrer de vastes quantités d'ESI et signaler tout ce qui pourrait être pertinent pour le litige. L'IA peut analyser les données pour que vous n'ayez pas à le faire. Pensez-y comme à un outil de recherche efficace qui peut vous aider à vous préparer pour l'étape de révision des documents dans le processus EDRM.
Il existe différentes options disponibles, mais je vais utiliser la plateforme Microsoft Purview eDiscovery comme exemple. Il existe différents niveaux pour le logiciel Purview, et vous pouvez choisir les fonctionnalités dont vous avez besoin en fonction de votre charge de travail et de votre budget.
La plateforme Microsoft Purview vous permet de créer un flux de travail automatisé. De la préservation à la collecte en passant par la révision, les données sont analysées pour vous. Tout matériel pertinent est placé dans une carte holistique, prêt à être analysé.
Voici un aperçu rapide de la façon dont le processus Microsoft Purview fonctionne :
- Établir les permissions.
- Identifier et préserver les ESI.
- Créer une collection.
- Gérer et réviser le contenu.
- Exporter les données.
- Préparer pour la révision.
Si vous voulez plus d'options, j'ai dressé une liste des meilleurs outils d'eDiscovery. Ce guide couvre Nextpoint, IPRO, Sightline, Everlaw, Epiq Discovery, Logikcull, RelativityOne, Smarsh, DISCO et Ricoh. Il inclut les avantages et inconvénients, les fonctionnalités, et plus encore.
Et, pendant que je parle de technologie, vous pouvez essayer ces outils de recherche juridique.
Avant de vous inscrire à un service de plateforme d'eDiscovery, assurez-vous qu'il est conforme et sécurisé. Externaliser ne signifie pas que vous n'êtes pas responsable si quelque chose tourne mal. Avant de choisir un produit, faites vos recherches et considérez les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Tirer le meilleur parti du processus d'eDiscovery
L'eDiscovery peut soutenir vos efforts de litige dans un large éventail de besoins. L'analyse des données numériques vous fournit des preuves qui autrement ne seraient pas disponibles de manière aussi efficace.
L'EDRM peut vous aider à tirer le meilleur parti du processus d'eDiscovery. Rappelez-vous, il y a neuf étapes, et certaines d'entre elles peuvent se chevaucher. Cela commence par l'IG, suivi de l'identification, de la préservation, de la collecte, du traitement et de la révision.
Ensuite vient l'étape de l'analyse, suivie de la production et de la présentation au tribunal.
Différentes applications logicielles peuvent aider à rationaliser vos flux de travail. Les solutions basées sur l'IA et le cloud peuvent alléger la pression sur vos équipes internes, en fournissant une automatisation et en libérant leur temps.
N'oubliez pas que la conformité et la sécurité seront une priorité absolue. Vous traiterez des données sensibles, ce qui nécessite une préservation et une confidentialité soigneuses.
Et bien qu'ils ne soient pas souvent nécessaires, il y aura des occasions où un enquêteur en criminalistique numérique sera nécessaire. Ces experts peuvent localiser des données cachées ou supprimées plus efficacement et précisément que les logiciels alimentés par l'IA.