Che cos’è l’individuazione elettronica: come farla e consigli professionali per il 2026
L'individuazione elettronica consiste nell'identificare e produrre informazioni archiviate elettronicamente pertinenti ai procedimenti legali.
Le sfide comuni includono errori nella conservazione, ampliamento dell'ambito e problemi di compatibilità dei formati.
Una corretta gestione dell'individuazione elettronica è fondamentale per evitare sanzioni, scadenze mancate e cause perse.
Le best practice prevedono una definizione chiara dell'ambito, test dei dati, sicurezza rigorosa e mantenimento della custodia dei dati.
La scelta di uno strumento per l'individuazione elettronica richiede semplicità, integrazione, sicurezza, scalabilità e un'assistenza efficace.
Se ti sei mai sentito sopraffatto dall'enorme volume di dati digitali coinvolti nelle questioni legali, non sei il solo. È un problema molto comune nelle operazioni tecnologiche legali. Gestire l'eDiscovery può sembrare come mettere ordine in una casella di posta caotica con una scadenza imminente, soprattutto quando la posta in gioco è alta.
Nel corso degli anni, ho aiutato studi di ogni dimensione a semplificare i loro processi di eDiscovery con sistemi pratici, strumenti testati e un po' di pianificazione iniziale. In questa guida ti spiegherò esattamente che cos'è l'eDiscovery, perché è importante e come gestirla senza perdere la ragione (o la causa).
Che cos'è l'eDiscovery per gli studi legali?
eDiscovery (ovvero acquisizione elettronica o e-discovery) è il processo di identificazione, raccolta e produzione di informazioni archiviate elettronicamente (ESI) in risposta a una richiesta di produzione nell'ambito di una causa o di un'indagine. Comprende elementi come e-mail, messaggi di testo, contenuti dei social media, documenti, fogli di calcolo e/o database. Se è archiviato digitalmente e potrebbe essere pertinente a una questione legale, rientra nell'ambito.
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Secondo la mia esperienza, la chiave per gestire bene l'eDiscovery consiste nell'avere un processo chiaro. Ciò significa sapere dove sono archiviati i dati dei clienti e dello studio, configurare sistemi che conservino correttamente le informazioni (compresi i metadati) e avere gli strumenti e i fornitori giusti per ricevere assistenza quando le cose diventano complesse.
Infine, dovrai riflettere sull'indicizzazione del diluvio di informazioni digitali che riceverai. Passare al setaccio 80GB di e-mail 2 giorni prima di un processo o di una deposizione porta a caffeina notturna e a tutte le conseguenze che ne derivano.
Perché l'eDiscovery è importante?
L'eDiscovery è fondamentale perché la maggior parte delle comunicazioni e dei documenti aziendali è ormai elettronica. Che tu stia gestendo un contenzioso, rispondendo a una citazione o preparando un arbitrato, è più probabile che le informazioni pertinenti si trovino nella casella di posta o nell'archiviazione cloud di qualcuno piuttosto che in uno schedario. La tua azienda, il tuo studio legale e/o l'azienda dei tuoi clienti generano MOLTI più dati potenzialmente pertinenti di quanto inizialmente immagini. Un'e-mail può inoltre contenere i metadati relativi a quando è stata inviata, al luogo geografico da cui è stata inviata, al fatto che sia stata inviata tramite un portatile o un'e-mail, ecc.
La mancata gestione corretta dell'eDiscovery può portare a gravi conseguenze: sanzioni, scadenze mancate o persino la perdita di una causa a causa della distruzione o alterazione delle prove o della mancata divulgazione. Ho visto come uno studio ben preparato possa evitare queste insidie e persino ottenere un vantaggio strategico affrontando l'eDiscovery in modo proattivo.
È anche una questione di fiducia. I clienti si aspettano che proteggiamo i loro dati e li gestiamo professionalmente. I tribunali si aspettano che siamo diligenti e scrupolosi. Se non soddisfiamo queste aspettative, la nostra credibilità ne risente.
Le sfide più comuni dell'eDiscovery
Da quanto ho osservato, la maggior parte dei problemi di eDiscovery rientra in alcune categorie prevedibili:
Mancata conservazione
Qualcuno non ha emesso un ordine di conservazione per il contenzioso oppure il reparto IT ha eliminato i dati troppo presto. È un problema evitabile con i protocolli giusti.
Quasi tutti i principali fornitori di soluzioni infrastrutturali del pianeta dispongono di una qualche funzione di conservazione per il contenzioso. Le piattaforme Microsoft Office 365 e G Suite ne hanno di molto complete, che consentono di congelare le caselle di posta, creare istantanee delle directory dei file e tenere traccia delle modifiche con date e orari. Qualsiasi amministratore IT competente avrà in essere una qualche politica completa di backup e conservazione; tuttavia, se non sai con certezza in cosa consista quella della tua azienda o di quella dei tuoi clienti, dovrai procurartela e assicurarti che sia documentata.
La maggior parte dei fornitori esegue per impostazione predefinita il backup dei dati per 1 anno, mentre l'obbligo legale è generalmente compreso tra 5 e 7 anni; dovrai quindi assicurarti che questa impostazione sia configurata correttamente.
Se possibile, richiedi l'accesso a questa funzione, anche solo temporaneamente, per eseguire alcune query di prova e vedere come funziona la tua piattaforma. Quando a te o al tuo studio vengono rivolte richieste di acquisizione, sapere come funziona lo strumento e cosa restituisce per determinate richieste ti aiuterà a comprendere i limiti dell'ambito entro cui devi operare.
Espansione incontrollata dell'ambito
Senza definizioni precise e valutazioni preliminari del caso, l'eDiscovery può sfuggire al controllo, sia in termini di costi sia di volume dei dati.
Una volta che avrai compreso, grazie ai tuoi test, come funziona lo strumento e quali dati produce, avrai una buona idea di come restringere le richieste relative all'ambito da rivolgere alla controparte. Nel mondo aziendale moderno, richiedere termini ampi come qualsiasi elemento di DATI, perché in definitiva è questo ciò che stai chiedendo e ciò che verrà restituito, può produrre risultati che vanno dalle e-mail e dai messaggi agli articoli, fino a elementi come le ricevute dei pagamenti con carta di credito che riportano il nome di quella persona.
Problemi di formato e compatibilità
Ricevi dati che non riesci ad aprire o cercare correttamente. Questo rallenta tutto e aumenta i costi.
Una volta che sarai riuscito a restringere adeguatamente l'ambito a ciò che è effettivamente utile per te e per il tuo caso, dovrai trovare un modo per indicizzarlo correttamente. Come per ogni aspetto della preparazione legale, la preparazione è fondamentale; in questo caso, la tua preparazione consiste nella richiesta relativa all'ambito. Ciò che riceverai dovrà essere categorizzato e indicizzato, in modo da poter cercare facilmente i dati chiave. Sul mercato esistono milioni di strumenti di e-discovery e trovare quello che si adatta allo “stile” del tuo studio sarà sempre complicato; utilizzare qualcosa come SharePoint o Google Drive organizzerà automaticamente queste informazioni in una tabella, rendendole filtrabili a un livello di base. Grazie alle recenti integrazioni dell'IA in questi strumenti, potresti persino riuscire a cercare adeguatamente nei documenti le informazioni di cui hai bisogno.
Errori relativi al segreto professionale e alla riservatezza
Produrre accidentalmente materiale coperto dal segreto professionale o sensibile rappresenta un rischio significativo. Controllo sempre due volte le oscurazioni e mi affido a strumenti di revisione con solide funzionalità di rilevamento del segreto professionale.
Il modo in cui gestisci le informazioni coperte dal segreto professionale e la riservatezza costituisce la base della tua credibilità come professionista. Inevitabilmente, durante la fase di discovery riceverai informazioni che potrebbero non essere utili o direttamente collegate al tuo caso. Potrebbero riguardare altre persone e le loro vite, senza alcuna relazione con il caso o con il lavoro. Hai la responsabilità morale, etica e professionale di esaminare le informazioni che ricevi e di estrarre il minimo indispensabile di cui hai bisogno, e nulla di più. Quando riceverai delle richieste, fornirai questo tipo di materiale anche ad altri, consapevolmente o inconsapevolmente: succede.
Prima di inviare qualsiasi cosa, verifica le informazioni oscurate, controlla il livello di accesso che la parte ricevente (interna o esterna) è autorizzata ad avere e poi chiedi a qualcun altro di confermartelo. In caso di problemi di comunicazione, scegli sempre la massima prudenza e lavora verso l'opzione più sicura. Puoi sempre rimuovere un'oscurazione e inviare qualcosa in più; tuttavia, proverbialmente parlando, non puoi rimettere il gatto nel sacco.
Sforamenti dei costi
L'eDiscovery può diventare rapidamente costosa, soprattutto in presenza di grandi volumi di dati o quando sono coinvolti fornitori esterni. Disporre di un budget e di uno strumento di monitoraggio aiuta a mantenere tutto sotto controllo.
Il costo dell'archiviazione dei dati sta diminuendo; tuttavia, rimarrai sorpreso da quanto può costare quando ti viene affidato 1TB di informazioni da conservare per 5 anni. Tutti abbiamo effettuato una chiamata a lunga distanza senza interromperla o siamo stati un po' troppo generosi al bar con le nostre carte di credito. L'ultima cosa che vuoi è ricevere una fattura imprevista per i dati dal tuo fornitore di fatturazione elettronica alla fine dell'anno e dover tornare da un cliente con una fattura inattesa: è negativo per l'attività. Considera il tuo budget come un rischio: determina quale sia il livello di spesa che puoi sostenere e poi aggiungi il 10% come margine di sicurezza.
Controlla regolarmente il tuo utilizzo e la spesa di budget accumulata fino a quel momento; questo ti aiuterà a determinare la tua efficienza. Ovviamente, questo non sarà “tempo fatturabile”, tuttavia ti aiuterà a mantenere la tua integrità professionale e a utilizzare il tuo tempo in modo più efficiente.
Le mie 4 migliori pratiche di eDiscovery
Le mie migliori pratiche sono relativamente semplici:
1. Ambito: Individua ESATTAMENTE ciò che ti viene richiesto o ciò che stai chiedendo. Formati dei file, tipi di dati (e-mail, messaggi istantanei, post sui social media) e intervalli di date, oltre alle parole chiave. Sii il più specifico o ampio possibile, a seconda delle tue necessità.
2. Test: tenendo presente il tuo ambito, prova sulla tua piattaforma questi parametri per verificare quali dati vengono restituiti. Questo ti aiuterà a identificare la quantità di dati che devi trasmettere o che stai per ricevere e analizzare.
3. Sicurezza: L'integrità delle informazioni che invii dice molto di te come studio; ricorda che ci saranno molti occhi su tutto ciò che invii: il legale della controparte, i giudici, le giurie, i tribunali e persone su Internet che cercano casualmente cose da tentare di smontare su TikTok. Tratta le informazioni come se fossero personali.
4. Catena di custodia: Ti serve una catena di custodia per ogni informazione: chi l'ha gestita, da dove proviene, quando è stata visualizzata e da chi. È stata modificata? È l'originale? Come sono state generate queste informazioni?
Attuale modello di riferimento per la discovery elettronica (EDRM)
L'attuale EDRM (Modello di riferimento per la discovery elettronica) rappresenta un quadro standardizzato che illustra le fasi del processo di eDiscovery utilizzato negli ambienti legali, di conformità normativa e regolamentari per gestire le informazioni archiviate elettronicamente (ESI).
Ecco una panoramica del moderno modello EDRM, aggiornato e mantenuto dall'organizzazione EDRM (l'aggiornamento più recente risale al 2023):
1. Governance delle informazioni
Obiettivo: Stabilire politiche per gestire le ESI prima del contenzioso
Azioni: Mappatura dei dati, pianificazione della conservazione, controlli di conformità
2. Identificazione
Obiettivo: Trovare fonti di dati e custodi pertinenti
Azioni: L'ambito è importante, individuare le fonti cloud/email/chat
3. Conservazione
Obiettivo: Proteggere i dati da alterazioni o perdite
Azioni principali: Applicare i blocchi legali, bloccare i dati, registrare i percorsi di accesso
4. Raccolta
Obiettivo: Raccogliere le ESI preservandone l'integrità
Azioni: Acquisizione forense, mantenimento della catena di custodia, estrazione dei file
5. Elaborazione
Obiettivo: Ridurre il volume dei dati e prepararli per la revisione
Azioni: Eliminare i duplicati, normalizzare i formati, estrarre i metadati
6. Revisione
Obiettivo: Valutare i documenti in termini di pertinenza e privilegio legale
Azioni: Selezionare, oscurare, assegnare tag, utilizzare la revisione assistita dall'IA (TAR)
7. Analisi
Obiettivo: Individuare fatti, schemi e relazioni
Azioni: Creare cronologie, mappare le comunicazioni, visualizzare i dati
8. Produzione
Obiettivo: Consegnare le ESI pertinenti in formati utilizzabili
Azioni: Convertire in PDF/TIFF/Nativo, applicare i numeri Bates, creare file di caricamento
9. Presentazione
Obiettivo: Presentare le ESI in tribunale o durante i procedimenti
Azioni: Preparare i reperti, organizzare i materiali per le deposizioni
Trovare e utilizzare le soluzioni di eDiscovery
Nel corso degli anni, ho imparato che scegliere la soluzione di eDiscovery giusta non significa inseguire la tecnologia più recente, ma trovare uno strumento o un partner adatto al modo in cui il proprio studio lavora realmente. Esistono molte piattaforme che promettono di tutto, dalla revisione tramite IA alla codifica predittiva, ma se il vostro team non riesce a utilizzarle in modo efficiente, non sono d'aiuto.
Quando valuto gli strumenti di eDiscovery, applico gli stessi principi di gestione dello studio legale e cerco alcuni elementi fondamentali:
- Facilità d'uso: Se l'interfaccia è macchinosa o eccessivamente tecnica, il mio team non la adotterà. La semplicità vince.
- Integrazione con i sistemi esistenti: La soluzione deve funzionare con le nostre piattaforme di archiviazione delle email, gestione dei casi e conservazione dei documenti.
- Sicurezza: Gestiamo dati sensibili dei clienti, quindi la crittografia, i controlli degli accessi e le certificazioni di conformità (come ISO 27001 o SOC 2) sono requisiti imprescindibili.
- Scalabilità: Che si tratti di una piccola controversia di lavoro o di una complessa controversia commerciale, la piattaforma dovrebbe gestire entrambi gli estremi.
- Assistenza e formazione: Un buon supporto del fornitore può determinare il successo o il fallimento di un progetto. Preferisco i fornitori che offrono assistenza durante l'avvio e risposte rapide quando si presentano problemi.
Una volta scelta una soluzione, collaboro strettamente con il reparto IT, i team legali e talvolta consulenti esterni per implementarla correttamente. Formiamo il personale, eseguiamo casi di prova e documentiamo i flussi di lavoro, così che tutti sappiano cosa fare quando si presenta una questione.
Altrettanto importante, riesamino regolarmente i nostri strumenti. Ciò che funzionava tre anni fa potrebbe non essere oggi la soluzione più adatta. Mantenere un approccio proattivo alla nostra infrastruttura tecnologica ci permette di rimanere efficienti, conformi e competitivi.
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Domande frequenti sull'eDiscovery
Ecco alcune domande che le persone mi pongono spesso sui processi e sulle soluzioni di eDiscovery:
Che cos'è un'attività di eDiscovery?
Un’attività di eDiscovery consiste nella gestione dei dati elettronici durante un contenzioso. Non si tratta solo di esaminare i documenti: comprende l’identificazione, la conservazione, l’elaborazione e la revisione delle prove digitali. Nella mia esperienza, questi ruoli richiedono sia conoscenze giuridiche sia competenze tecnologiche per garantire la conformità, ridurre i rischi e rendere più efficiente la fase di discovery.
Chi utilizza l'eDiscovery?
Gli studi legali, i team legali aziendali e le agenzie governative utilizzano tutti l’eDiscovery. Io la utilizzo in quasi ogni controversia. Che venga gestita internamente o con fornitori esterni, chiunque tratti prove elettroniche si affida ai processi di eDiscovery per gestire i rischi e adempiere agli obblighi di legge.
Che cos'è l'ESI?
ESI significa Informazioni archiviate elettronicamente e comprende e-mail, messaggi di testo, documenti, metadati e altro ancora. Gestire correttamente l’ESI è fondamentale. Ho visto casi dipendere da quanto bene i dati erano stati conservati o prodotti, e i tribunali non sono indulgenti quando le prove digitali vengono gestite in modo improprio.
Che cosa fa un consulente di eDiscovery?
I consulenti di eDiscovery guidano i team legali nell’aspetto tecnico della gestione dell’ESI. Forniscono assistenza nella raccolta dei dati, nel filtraggio e negli strumenti di revisione. Spesso li coinvolgo nei casi complessi: ci aiutano a lavorare in modo efficiente, a evitare errori e a rispettare le regole del tribunale.
Che cos'è l'elenco NIST nell'eDiscovery?
L’elenco NIST fa riferimento agli standard per la distruzione dei dati previsti dal NIST 800-88. Nell’eDiscovery, aiuta a dimostrare che abbiamo gestito i dati sensibili in modo sicuro, soprattutto quando eliminiamo informazioni non pertinenti o coperte da privilegio. Seguirlo ci aiuta a evitare contestazioni sulla gestione dei dati.
Qual è la differenza tra discovery ed eDiscovery?
La discovery comprende tutto lo scambio di informazioni durante un contenzioso. L’eDiscovery si concentra esclusivamente sui dati elettronici. Sebbene gli obiettivi siano gli stessi, l’eDiscovery comporta strumenti e rischi diversi. La considero una disciplina a sé stante: è troppo complessa per essere assimilata alla discovery tradizionale.
Che cosa fanno i professionisti legali nel processo legale di eDiscovery?
I professionisti legali guidano il processo giuridico in ogni caso, garantendo la conformità alle norme federali di procedura civile. Nei procedimenti giudiziari, gestiscono il modo in cui viene trattato l’ESI affinché le prove pertinenti siano raccolte legalmente.
Quali documenti elettronici vengono utilizzati nell'eDiscovery?
I documenti elettronici, le informazioni elettroniche, i messaggi istantanei, l’ESI pertinente e i documenti cartacei sono tutti elementi comuni nell’eDiscovery. Questi tipi di dati vengono conservati ed elaborati per creare un quadro completo delle prove.
Come vengono raccolti e analizzati i dati nell'eDiscovery?
I team raccolgono dati da più fonti, utilizzano l’analisi dei dati per individuare le prove pertinenti e applicano la gestione dei dati per conservare i metadati. Anche i protocolli di eliminazione e la gestione di grandi volumi di dati sono passaggi fondamentali.
Che cos'è l'informatica forense nell'eDiscovery?
L’informatica forense garantisce l’integrità delle prove, supporta la revisione dei documenti, soddisfa le richieste di eDiscovery e gestisce il processo di revisione. Verifica che i dati non siano stati alterati e mantiene la catena di custodia.
E adesso?
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