Czym jest obowiązek zachowania danych? Poradnik eksperta i najlepsze praktyki

Wyobraź sobie, że Twoja firma jest jak statek płynący spokojnie po otwartych wodach. Nagle na horyzoncie pojawia się sztorm — potencjalny pozew. Jako kierownik praktyki prawniczej wiesz, że to nie jest moment na wyrzucanie cennego ładunku za burtę. Tym ładunkiem są Twoje dane i dokumenty, a „zabezpieczenie prawne” to nakaz, by zachować wszystko w bezpiecznym i nienaruszonym stanie, bez względu na okoliczności.

Podobnie jak zabezpieczenie luźnych przedmiotów na statku podczas niesprzyjającej pogody, zabezpieczenie prawne gwarantuje, że żadne ważne informacje nie zostaną utracone, uszkodzone ani zmienione podczas radzenia sobie z nadchodzącymi wyzwaniami.

W tym artykule omówię najważniejsze informacje dotyczące zabezpieczenia prawnego, wyjaśnię, dlaczego ma ono kluczowe znaczenie w dzisiejszym świecie cyfrowych rejestrów, oraz przedstawię kroki niezbędne do jego prawidłowego wdrożenia. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu osobiście przekonałem się, jak dobrze zarządzane zabezpieczenie prawne może odmienić sytuację, pomagając utrzymać statek na właściwym kursie podczas sztormu i zapewniając dostęp do wszystkiego, czego potrzebujesz, gdy ma to największe znaczenie.

Czym jest zabezpieczenie prawne?

Zabezpieczenie prawne, nazywane czasami „zabezpieczeniem na potrzeby postępowania sądowego”, to proces wstrzymujący zwykłe usuwanie lub modyfikowanie informacji, ponieważ mogą one być potrzebne w sprawie prawnej. Oznacza to, że osoby lub firmy muszą zachować wszelkie dokumenty, wiadomości e-mail lub dane związane z potencjalnym pozwem albo dochodzeniem. Zabezpieczenia prawne pomagają zagwarantować zachowanie wszystkich dowodów, nawet jeśli w innych okolicznościach mogłyby one zostać usunięte lub zaktualizowane.

Znaczenie zabezpieczeń prawnych w eDiscovery

Zabezpieczenia prawne odgrywają ważną rolę w eDiscovery, czyli procesie wyszukiwania i gromadzenia informacji cyfrowych na potrzeby sprawy. Gdy obowiązuje zabezpieczenie prawne, dane nie są usuwane ani zmieniane, dzięki czemu dowody pozostają wiarygodne. Wiarygodność ta ma znaczenie dla uczciwego przebiegu postępowania prawnego. Jeśli informacje nie zostaną prawidłowo zachowane, może to prowadzić do kar lub innych problemów. Zabezpieczenia prawne gwarantują, że dowody cyfrowe są bezpieczne i gotowe do przeanalizowania, jeśli będą potrzebne w sądzie.

Kiedy stosuje się zabezpieczenia prawne?

Zabezpieczenia prawne stosuje się zazwyczaj wtedy, gdy przewiduje się pozew, dochodzenie lub kontrolę organu regulacyjnego albo gdy takie postępowanie już się rozpoczęło. Jeśli pojawia się sygnał sporu prawnego lub firma bądź osoba ma powody, by sądzić, że w przyszłości będzie potrzebować określonych informacji, powinna rozważyć zastosowanie zabezpieczenia prawnego. Zabezpieczenia prawne mogą być również stosowane podczas dochodzenia wewnętrznego lub kontroli.

Join our Community

Get Free Access

Have an account? Log In

Kiedy zabezpieczenie prawne jest konieczne?

Zabezpieczenie prawne jest konieczne zawsze wtedy, gdy istnieje możliwość podjęcia działań prawnych. Na przykład jeśli ktoś złoży skargę przeciwko firmie lub pojawi się oskarżenie o niewłaściwe postępowanie, może być wymagane zastosowanie zabezpieczenia prawnego. Zawsze lepiej zachować ostrożność — jeśli istnieje choćby niewielka szansa na pozew lub dochodzenie, wdrożenie zabezpieczenia prawnego pomaga zagwarantować, że nic ważnego nie zostanie usunięte ani utracone.

Proces zabezpieczenia prawnego: 5 kluczowych kroków

Proces zabezpieczenia prawnego obejmuje kilka kluczowych kroków:

1. Identyfikacja informacji, które mogą mieć znaczenie dla sprawy.
2. Powiadomienie wszystkich zaangażowanych osób, aby wiedziały, że należy zachować informacje w bezpieczny sposób.
3. Monitorowanie procesu, aby upewnić się, że wszyscy stosują się do instrukcji.
4. Gromadzenie informacji, gdy jest to konieczne, z zapewnieniem, że odbywa się ono w sposób pozwalający zachować ich nienaruszony stan.
5. Zniesienie zabezpieczenia, gdy sprawa prawna lub potrzeba jego stosowania zostanie zakończona, co pozwala wznowić zwykłe zarządzanie danymi.

Czym jest zawiadomienie o zabezpieczeniu prawnym?

Zawiadomienie o zabezpieczeniu prawnym to wiadomość informująca o konieczności zachowania określonych danych lub dokumentów. Zawiadomienie to wyjaśnia, co należy zachować i dlaczego jest to ważne. Często zawiera instrukcje dotyczące rodzaju istotnych informacji oraz sposobu ich zabezpieczenia. Zawiadomienie może zostać wysłane pocztą elektroniczną, w formie formalnego pisma, a nawet za pośrednictwem specjalnego systemu śledzenia.

Kto wydaje zawiadomienie o zabezpieczeniu prawnym?

Zawiadomienie o zabezpieczeniu prawnym jest zazwyczaj wydawane przez zespół prawny firmy, prawnika lub osobę odpowiedzialną za zgodność z przepisami albo zarządzanie danymi. W wielu przypadkach osoba odpowiedzialna za zabezpieczenie współpracuje ściśle z działami takimi jak IT lub HR, aby zagwarantować, że właściwe osoby zostaną powiadomione, a dane zostaną prawidłowo zachowane. W mniejszych firmach odpowiedzialność za wydanie zawiadomienia może przejąć członek kadry kierowniczej lub menedżer.

Kto otrzymuje zabezpieczenie na potrzeby postępowania sądowego?

Zabezpieczenie na potrzeby postępowania sądowego zazwyczaj otrzymuje każda osoba, która może posiadać informacje istotne dla sprawy. Mogą to być pracownicy, menedżerowie lub działy pracujące z danymi, które mogą stanowić dowody. Personel IT, zespoły zajmujące się przechowywaniem dokumentacji, a nawet zewnętrzni dostawcy usług mogą zostać poproszeni o zachowanie określonych informacji. Ważne jest, aby każdy rozumiał swoją rolę, dzięki czemu żadne dowody nie zostaną utracone.

Typowe wyzwania związane z zabezpieczeniem prawnym

Zabezpieczenie materiału dowodowego może wiązać się z kilkoma wyzwaniami:

1. Brak zrozumienia, co należy zachować i dlaczego ma to znaczenie

Jednym z największych wyzwań związanych z zabezpieczeniem materiału dowodowego jest to, że pracownicy często nie rozumieją w pełni, co powinni zachować ani dlaczego jest to konieczne. Bez jasnych wytycznych mogą przeoczyć ważne pliki lub wiadomości e-mail, uznając, że nie mają one znaczenia. Taki brak zrozumienia może prowadzić do utraty lub niewłaściwego obchodzenia się z kluczowymi informacjami, co może zagrozić postępowaniu prawnemu, a nawet skutkować karami.

2. Trudności techniczne z zatrzymaniem automatycznego usuwania danych

Wiele firm napotyka przeszkody techniczne podczas wdrażania zabezpieczenia materiału dowodowego, zwłaszcza w przypadku systemów automatycznie usuwających lub archiwizujących dane. Takie automatyczne usuwanie jest często częścią standardowych zasad zarządzania danymi, ale może kolidować z wymogami dotyczącymi zabezpieczenia materiału dowodowego. Zatrzymanie lub modyfikacja tych systemów w celu zapobieżenia utracie danych wymaga współpracy z działami IT, a brak podjęcia odpowiednich działań może doprowadzić do bezpowrotnej utraty ważnych informacji.

3. Nieprzestrzeganie instrukcji dotyczących zabezpieczenia materiału dowodowego

W niektórych przypadkach, nawet gdy pracownicy otrzymają instrukcje dotyczące zabezpieczenia materiału dowodowego, mogą nie stosować się do nich dokładnie. Może to wynikać z przeoczenia, nieporozumienia lub braku odpowiedniego priorytetu. Gdy pracownicy nie przestrzegają instrukcji, proces zabezpieczania materiału dowodowego zostaje zakłócony, co zwiększa ryzyko zniszczenia lub utraty dowodów albo nałożenia kar. Zapewnienie zgodności działań na wszystkich szczeblach organizacji ma kluczowe znaczenie dla zachowania istotnych dowodów.

4. Trudności w śledzeniu danych i zapewnieniu zgodności

Zabezpieczenie materiału dowodowego wymaga skrupulatnego śledzenia danych, aby mieć pewność, że wszystkie zaangażowane strony przestrzegają wymaganych procedur. Zarządzanie ochroną danych i monitorowanie jej w wielu działach lub wśród wielu osób może jednak stanowić wyzwanie. Firmy często muszą uważnie kontrolować, kto ma dostęp do poszczególnych danych, czy przestrzega instrukcji oraz czy żadne dane nie zostały przypadkowo zmienione lub usunięte. Skuteczne śledzenie ma zasadnicze znaczenie dla zachowania integralności zabezpieczenia materiału dowodowego, ale może wymagać znacznych zasobów i koordynacji.

Najlepsze praktyki dotyczące zabezpieczenia materiału dowodowego

Aby skutecznie zabezpieczyć materiał dowodowy, należy stosować następujące najlepsze praktyki:

1. Jasna komunikacja – Upewnij się, że wszyscy rozumieją, co należy zachować i dlaczego.
2. Odpowiednie szkolenia – Przeszkol pracowników, aby prawidłowo postępowali z danymi, gdy obowiązuje zabezpieczenie materiału dowodowego.
3. Regularne monitorowanie – Regularnie sprawdzaj, czy dane są zachowywane, a instrukcje przestrzegane.
4. Dokumentowanie wszystkiego – Prowadź rejestry podjętych działań, aby móc wykazać, że zabezpieczenie było właściwie zarządzane.
5. Korzystanie z technologii – Korzystaj z oprogramowania dla kancelarii prawnych, aby śledzić i zarządzać zabezpieczeniem materiału dowodowego w celu lepszej organizacji.
6. Wyznaczenie osoby zarządzającej zabezpieczeniem materiału dowodowego – Wyznacz osobę odpowiedzialną za nadzorowanie procesu, zapewnienie zgodności i rozwiązywanie problemów.
7. Ustanowienie łańcucha dowodowego – Śledź, kto uzyskuje dostęp do danych lub ma z nimi styczność, aby zachować ich integralność przez cały okres zabezpieczenia.
8. Regularne przekazywanie aktualizacji opiekunom danych – Informuj wszystkie zaangażowane strony o statusie zabezpieczenia i wszelkich zmianach.
9. Przeprowadzanie rutynowych audytów zgodności – Regularnie kontroluj proces, aby wykrywać i usuwać wszelkie luki w zakresie zgodności.
10. Opracowanie zasad zabezpieczania materiału dowodowego – Stwórz jasne, formalne zasady określające etapy wydawania i zarządzania zabezpieczeniami materiału dowodowego.

Praktyki te pomagają zapewnić zachowanie ważnych informacji, dzięki czemu proces zabezpieczania materiału dowodowego jest skuteczniejszy i łatwiejszy do obrony

10 Najlepsze oprogramowanie do zabezpieczenia prawnego

Oto lista niektórych z najlepszych dostępnych obecnie na rynku programów do zabezpieczenia prawnego (+ informacje o tym, do czego każdy z nich najlepiej się nadaje).

1. 1. Everlaw — Najlepszy wybór do szybkiego przesyłania dokumentów
2. 2. Logikcull — Najlepsze do szybkiego wyszukiwania i przeglądania danych
3. 3. CrashPlan — Najlepszy do ciągłego tworzenia kopii zapasowych danych
4. 4. OpenText — Najlepsze rozwiązanie do złożonego zarządzania sprawami z solidnym systemem śledzenia
5. 5. Casepoint — Najlepsze rozwiązanie do skalowalnego elektronicznego wykrywania informacji prawnych z wykorzystaniem technologii AI
6. 6. Mitratech TAP Workflow Automation — Najlepsze rozwiązanie do niestandardowych przepływów pracy związanych ze wstrzymaniem prawnym
7. 7. Mitratech LegalHold — Najlepsze rozwiązanie do kompleksowych możliwości ścieżki audytu
8. 8. Kiteworks — Najlepszy do bezpiecznego monitorowania wiadomości e-mail
9. 9. Nuix — Najlepsze rozwiązanie do wydajnego elektronicznego wykrywania danych i wewnętrznych dochodzeń śledczych
10. 10. OpenText EnCase Information Assurance — Najlepsze rozwiązanie do ochrony prywatności danych i zarządzania ryzykiem

Co dalej?

Aby uzyskać więcej informacji i materiałów dotyczących prawa, zapisz się do newslettera The Legal Practice i dołącz do społeczności innowacyjnych prawników kształtujących przyszłość prawa.