Zarządzanie portfelem spraw prawnych szybko staje się skomplikowane. Z mojego doświadczenia w pracy z operacjami prawnymi wynika, że problemem zwykle nie jest brak informacji — chodzi raczej o to, że szczegóły spraw, terminy, zakresy odpowiedzialności i kolejne kroki są rozproszone w zbyt wielu miejscach.
Dlatego lubię zaczynać od korzystania z uporządkowanego narzędzia do śledzenia spraw.
Bezpłatne pobranie: szablon do zarządzania sprawami prawnymi
Ten bezpłatny szablon do zarządzania sprawami prawnymi pozwala w jednym miejscu porządkować sprawy, przypisywać odpowiedzialność, śledzić terminy i sprawdzać, czym należy zająć się w następnej kolejności.
Czym jest szablon do zarządzania sprawami prawnymi?
Szablon do zarządzania sprawami prawnymi to uporządkowany arkusz kalkulacyjny służący do organizowania najważniejszych informacji o aktywnych sprawach prawnych, terminach, zakresach odpowiedzialności i statusie spraw.
Zamiast przechowywać informacje o sprawach w wiadomościach e-mail, kalendarzach, notatkach i osobnych arkuszach kalkulacyjnych, szablon zapewnia zespołowi centralne miejsce do śledzenia tego, co dzieje się w każdej sprawie.
Ten szablon opiera się na trzech powiązanych obszarach:
- Rejestr spraw: Prowadź aktualny rejestr każdej sprawy, obejmujący klienta, obszar praktyki, status sprawy, przypisanego prawnika, datę otwarcia, właściwość sądu, najbliższy termin, priorytet, status rozliczeń i notatki
- Terminy i zadania: Śledź składanie pism, rozprawy, dalsze działania wobec klientów oraz inne prace zależne od konkretnych dat i łącz każdy element z odpowiadającym mu identyfikatorem sprawy
- Pulpit portfela spraw: Zobacz automatycznie aktualizowany obraz aktywnych, zamkniętych, wstrzymanych i oczekujących spraw, a także zaległych zadań i nadchodzących terminów
Razem te sekcje zapewniają przejrzysty obraz portfela spraw oraz pracy, która wymaga uwagi w następnej kolejności.
Co zawiera szablon do zarządzania sprawami prawnymi?
Uwzględniłem trzy obszary, które uważam za najbardziej przydatne w utrzymywaniu podstawowego przepływu pracy związanego z zarządzaniem sprawami: rejestr na poziomie spraw, rejestr terminów i zadań oraz pulpit.
Rejestr spraw
Zacznij tutaj za każdym razem, gdy dodajesz nową sprawę prawną.
Każda sprawa może zawierać:
- Identyfikator sprawy
- Nazwa klienta
- Rodzaj sprawy
- Obszar praktyki
- Status sprawy
- Przypisany prawnik
- Data otwarcia
- Sąd lub właściwość
- Najbliższy termin
- Liczba dni do terminu
- Priorytet
- Status rozliczeń
- Notatki dotyczące sprawy
Przykładowe sprawy pokazują, jak działa każde pole. Gdy zapoznasz się już ze strukturą, możesz usunąć te przykłady i zastąpić je własnymi sprawami.
Rejestr terminów i zadań
Używaj rejestru terminów i zadań do wszystkiego, co wiąże się z konkretnym działaniem lub datą.
Dla każdego elementu możesz zapisać:
- Zadanie lub termin
- Powiązany identyfikator sprawy
- Typ elementu
- Osoba odpowiedzialna
- Termin wykonania
- Pozostała liczba dni
- Status
- Priorytet
Zalecam rejestrowanie tutaj wszystkiego, co może mieć wpływ na postęp w sprawie, w tym składanych pism, rozpraw, terminów postępowania dowodowego, przygotowywania dokumentów, rozmów z klientami, przypomnień i wewnętrznych działań następczych.
Pulpit spraw
Pulpit spraw przekształca informacje z rejestrów w szybki przegląd obciążenia pracą.
Może wyświetlać:
- Aktywne sprawy
- Sprawy wstrzymane
- Zamknięte sprawy
- Sprawy oczekujące na przyjęcie
- Łączna liczba spraw
- Zaległe terminy i zadania
- Elementy, których termin przypada w ciągu najbliższych siedmiu dni
- Zadania obecnie realizowane
- Ukończone prace
Ponieważ te obliczenia są wbudowane w szablon, pulpit aktualizuje się wraz ze zmianą informacji o sprawach i zadaniach.
Jak korzystać z szablonu zarządzania sprawami prawnymi
1. Dodaj swoje sprawy do rejestru spraw
Utwórz jeden wiersz dla każdej sprawy i przypisz jej unikalny identyfikator sprawy.
Co najmniej zalecam zapisanie informacji o kliencie, typie sprawy, statusie sprawy, odpowiedzialnym prawniku, dacie otwarcia, priorytecie i najbliższym terminie.
2. Dodaj terminy i zadania
Przejdź do rejestru terminów i zadań i zapisz każde ważne działanie związane z konkretną datą.
Użyj pola Powiązany identyfikator sprawy, aby połączyć każdy element z odpowiednią sprawą. Dzięki temu możesz natychmiast ustalić, do której sprawy należy dane pismo, rozprawa, przypomnienie lub kontakt z klientem.
3. Przypisz odpowiedzialność
Każda aktywna sprawa powinna mieć odpowiedzialnego prawnika, a każde zadanie wymagające działania powinno mieć wyznaczoną osobę odpowiedzialną.
Przypisz ogólną odpowiedzialność za sprawę w rejestrze spraw, a następnie przypisz każdy termin lub zadanie osobie odpowiedzialnej za jego realizację.
4. Ustalaj status i priorytet w spójny sposób
Korzystaj z istniejących pól wyboru zamiast tworzyć nowe warianty tej samej kategorii.
Na przykład unikaj osobnych etykiet statusu, takich jak "W toku", "w toku" i "Bieżące", jeśli wszystkie oznaczają to samo.
Spójne dane zwiększają użyteczność filtrowania i zapewniają wiarygodność obliczeń na pulpicie.
5. Przeglądaj wskaźniki terminów
Używaj kolumn Dni do terminu i Pozostała liczba dni, aby identyfikować sprawy wymagające natychmiastowej uwagi.
Szablon wykorzystuje również wskaźniki wizualne, aby ułatwić przeglądanie ważnych informacji:
- Czerwony wyróżnia zaległe elementy
- Zielony wskazuje terminy, których realizacja nadal przebiega bezpiecznie
- Bursztynowy identyfikuje przykładowe lub edytowalne komórki, które należy zastąpić informacjami dotyczącymi Twojej kancelarii
6. Regularnie sprawdzaj pulpit
Zalecam korzystanie z pulpitu na początku dnia lub podczas regularnych spotkań zespołu.
Zacznij od zaległych prac i terminów przypadających w ciągu najbliższych siedmiu dni. Zazwyczaj są to elementy, które wymagają ponownego przydzielenia, eskalacji lub natychmiastowych działań następczych.
7. Aktualizuj szablon
Rejestr spraw działa tylko wtedy, gdy odzwierciedla rzeczywisty stan sytuacji.
Aktualizuj statusy spraw w miarę ich postępu, oznaczaj ukończone zadania jako wykonane, dodawaj terminy, gdy stają się znane, i zamykaj sprawy po zakończeniu prac.
Kto potrzebuje szablonu zarządzania sprawami prawnymi?
Polecam ten szablon prawnikom, którzy potrzebują prostego, powtarzalnego sposobu zarządzania wieloma sprawami bez natychmiastowego inwestowania w dedykowaną platformę programową.
Może dobrze sprawdzić się w przypadku:
- prawników prowadzących własne sprawy
- małych i średnich kancelarii prawnych
- paralegalów koordynujących sprawy i terminy
- asystentów prawnych zajmujących się administracyjnymi działaniami następczymi
- menedżerów praktyk monitorujących obciążenie pracą
- wewnętrznych zespołów prawnych zarządzających sprawami wewnętrznymi
- kancelarii odchodzących od nieformalnych arkuszy kalkulacyjnych i ręcznego śledzenia
Ponieważ pola takie jak obszar praktyki, rodzaj sprawy, status, prawnik, priorytet i jurysdykcja można dostosować, ta sama struktura może obsługiwać różne rodzaje pracy prawniczej.
8 zastosowań szablonu zarządzania sprawami prawnymi według obszaru praktyki
Zakres śledzonych informacji będzie się różnić w zależności od rodzaju prowadzonej praktyki. Oto kilka typowych sposobów, w jakie można wykorzystać ten szablon w różnych obszarach praktyki prawniczej:
- Postępowania sądowe — śledzenie terminów składania wniosków procesowych, terminów zakończenia postępowania dowodowego, terminów rozpraw, pism procesowych i statusu sprawy
- Prawo rodzinne — zarządzanie rozprawami dotyczącymi opieki nad dziećmi, sesjami mediacyjnymi, terminami składania dokumentów, spotkaniami z klientami i żądaniami dokumentów
- Prawo korporacyjne i transakcyjne — śledzenie harmonogramów zamknięcia transakcji, list kontrolnych badania należytej staranności, przeglądów dokumentów, zatwierdzeń i nierozstrzygniętych działań
- Prawo imigracyjne — monitorowanie terminów składania petycji, terminów odpowiedzi na wezwania do uzupełnienia dowodów (RFE), rozmów, gromadzenia dokumentów i kluczowych etapów sprawy
- Planowanie spadkowe i postępowanie spadkowe — śledzenie terminów składania dokumentów w postępowaniu spadkowym, spotkań z klientami, przygotowywania dokumentów, terminów rozpraw i zadań związanych z zarządzaniem spadkiem
- Szkody osobowe — monitorowanie terminów przedawnienia, żądań udostępnienia dokumentacji medycznej, harmonogramów ugód, postępowania dowodowego i terminów negocjacji
- Prawo własności intelektualnej i patentowe — śledzenie terminów składania dokumentów, terminów odnowień, terminów odpowiedzi na działania urzędu oraz statusu zgłoszeń
- Nieruchomości — zarządzanie terminami zamknięcia transakcji, terminami przeglądu tytułu prawnego, przygotowywaniem dokumentów, inspekcjami, zatwierdzeniami i nierozstrzygniętymi warunkami
Struktura pozostaje taka sama, ale terminy, zadania i kluczowe etapy można dostosować do sposobu funkcjonowania każdego obszaru praktyki.
Dlaczego warto korzystać z szablonu zarządzania sprawami prawnymi?
Szablon zarządzania sprawami prawnymi to coś więcej niż lista spraw. Stosowany konsekwentnie, tworzy powtarzalny proces śledzenia spraw od ich otwarcia do zakończenia.
Trzymaj każdą sprawę w jednym miejscu
Rejestr spraw zapewnia centralny zapis każdej sprawy.
Zamiast przeszukiwać oddzielne pliki, aby ustalić, kto prowadzi daną sprawę lub kiedy upływa jej termin, możesz szybko zobaczyć klienta, rodzaj sprawy, odpowiedzialnego prawnika, jurysdykcję, status, priorytet i najbliższy termin.
Wyprzedzaj terminy prawne
Przekroczenie terminu prawnego może mieć poważne konsekwencje, dlatego śledzenie terminów powinno być widoczne i konsekwentne.
Rejestr terminów i zadań nadaje każdemu złożeniu dokumentu, rozprawie, przypomnieniu lub działaniu następczemu własny termin, osobę odpowiedzialną, status i priorytet.
Ustalaj priorytety właściwych zadań
Nie każda sprawa wymaga w tym samym czasie takiego samego poziomu uwagi.
Pola priorytetów pozwalają rozróżnić zadania o wysokim, średnim i niskim priorytecie, dzięki czemu prawnicy i personel pomocniczy mogą określić, czym należy zająć się w pierwszej kolejności.
Standaryzuj śledzenie spraw
Spójne rejestry spraw ułatwiają przeglądanie, filtrowanie i utrzymywanie informacji.
Pola rozwijane dla kategorii takich jak status, priorytet i obszar praktyki pomagają również zapobiegać tworzeniu przez członków zespołu wielu wersji tej samej kategorii.
Monitoruj liczbę prowadzonych spraw na pierwszy rzut oka
Uważam, że pulpity nawigacyjne są szczególnie przydatne podczas codziennych przeglądów i spotkań zespołu, ponieważ eliminują konieczność ręcznego przeglądania każdej sprawy.
Możesz natychmiast zidentyfikować zaległe zadania, zbliżające się terminy, aktywne sprawy, sprawy oczekujące oraz zadania będące obecnie w toku.
Połącz sprawy z kolejnymi działaniami
Znajomość statusu sprawy nie wystarczy. Musisz również wiedzieć, co wydarzy się dalej.
Łącząc każdy termin lub zadanie z identyfikatorem sprawy, szablon wiąże całą sprawę z poszczególnymi działaniami wymaganymi do jej dalszego prowadzenia. Ułatwia to przypisywanie odpowiedzialności i zmniejsza ryzyko, że ważne działania następcze pozostaną ukryte w osobistych notatkach lub skrzynkach odbiorczych.
Kiedy zamiast tego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi?
Arkusz kalkulacyjny sprawdza się dobrze, gdy liczba prowadzonych spraw jest możliwa do opanowania, a zespół potrzebuje głównie uporządkowanego śledzenia spraw, terminów i zadań. Gdy zarządzasz większą liczbą spraw, wieloma użytkownikami, obiegami dokumentów, rozliczeniami, komunikacją z klientami, automatyzacjami, uprawnieniami lub integracjami, zalecam przejście na dedykowane oprogramowanie do zarządzania sprawami prawnymi. System stworzony specjalnie do tego celu może ograniczyć ręczną konserwację wymaganą do utrzymania dokładności arkuszy kalkulacyjnych w miarę rozwoju kancelarii.
Wskazówki dotyczące lepszego wykorzystania szablonu
Zalecam traktowanie szablonu jako aktywnego narzędzia operacyjnego, a nie listy spraw aktualizowanej tylko od czasu do czasu.
Kilka nawyków sprawi, że będzie on znacznie bardziej użyteczny:
- Utwórz spójny format identyfikatora sprawy dla każdej nowej sprawy
- Aktualizuj status sprawy natychmiast po zmianie etapu sprawy
- Zapisuj terminy od razu, gdy tylko stają się znane
- Przypisuj każde zadanie konkretnej osobie
- Dbaj o to, aby notatki dotyczące spraw były krótkie i koncentrowały się na najnowszych wydarzeniach
- Regularnie przeglądaj zaległe i nadchodzące zadania
- W razie potrzeby usuwaj zakończone lub zamknięte sprawy z aktywnych widoków roboczych
- Stosuj spójne oznaczenia obszarów praktyki i priorytetów w całej kancelarii
Te nawyki ułatwiają również późniejsze przejście na oprogramowanie do zarządzania sprawami, ponieważ informacje dotyczące spraw są już uporządkowane w spójny sposób.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące szablonu zarządzania sprawami prawnymi
Czy ten szablon zarządzania sprawami prawnymi jest bezpłatny?
Tak. Możesz uzyskać dostęp do szablonu za pośrednictwem Arkuszy Google i utworzyć jego własną kopię, aby dostosować ją do potrzeb swojej kancelarii, zespołu lub indywidualnej liczby prowadzonych spraw.
Co powinien zawierać szablon zarządzania sprawami prawnymi?
Co najmniej zalecam śledzenie identyfikatora sprawy, klienta, rodzaju sprawy, obszaru praktyki, statusu sprawy, odpowiedzialnego prawnika, ważnych terminów, priorytetu i kolejnego działania. Osobny rejestr zadań jest również przydatny do łączenia prac związanych z konkretnymi datami z odpowiednią sprawą.
Czy mogę używać tego szablonu w różnych obszarach praktyki?
Tak. Podstawowa struktura śledzenia spraw sprawdza się w wielu obszarach praktyki. Możesz dostosować rodzaje spraw, obszary praktyki, statusy, terminy, priorytety i kategorie zadań do sposobu pracy swojej kancelarii.
More Articles
Jak często należy aktualizować szablon zarządzania sprawami?
Aktualizuj go za każdym razem, gdy nastąpi istotna zmiana. Dotyczy to nowych terminów, ukończonych zadań, zmian statusu sprawy, przeniesienia odpowiedzialności, nowych pism procesowych i zamkniętych spraw. W przypadku aktywnie prowadzonych spraw zalecam przeglądanie pulpitu nawigacyjnego co najmniej raz dziennie.
Czy z szablonu może korzystać kilka osób?
Tak. Wspólny Arkusz Google może sprawdzić się w małym zespole, o ile wszyscy korzystają z tych samych pól i statusów oraz stosują ten sam proces aktualizacji. Jednak wraz ze wzrostem liczby użytkowników i spraw dedykowane oprogramowanie do zarządzania sprawami może zapewnić lepsze zarządzanie uprawnieniami, automatyzację, współpracę i mechanizmy kontroli audytowej.
Jaka jest różnica między szablonem zarządzania sprawami prawnymi a oprogramowaniem do zarządzania sprawami prawnymi?
Szablon zapewnia uporządkowany sposób ręcznego organizowania informacji o sprawach, zadań i terminów. Oprogramowanie do zarządzania sprawami prawnymi oferuje dodatkowe funkcje, takie jak automatyzacja przepływów pracy, zarządzanie dokumentami, komunikacja z klientami, rozliczenia, uprawnienia, raportowanie, integracje i automatyczne przypomnienia.
Czy ten szablon może zastąpić kalendarz prawniczy?
Nie polegałbym na arkuszu kalkulacyjnym jako jedynym narzędziu do kontrolowania kalendarza lub terminów sądowych w przypadku istotnych terminów prawnych. Szablon jest przydatny do uzyskania przejrzystości i wewnętrznego śledzenia spraw, ale kancelarie powinny nadal stosować ustalone procedury dotyczące kalendarza, terminów sądowych i weryfikacji terminów.
Rozpocznij pracę z szablonem zarządzania sprawami prawnymi
Rozpoczęcie pracy wymaga tylko kilku kroków:
- Otwórz arkusz Rejestr spraw i usuń przykładowe sprawy, gdy nie będą już potrzebne
- Dodaj jeden wiersz dla każdej aktywnej sprawy prawnej
- Przypisz unikalny identyfikator sprawy do każdej sprawy
- Dodaj pisma procesowe, rozprawy, czynności następcze i inne działania do sekcji Terminy i zadania
- Połącz każde zadanie z odpowiednim identyfikatorem sprawy
- Korzystaj z pól wyboru, aby zachować spójność statusów, priorytetów i obszarów praktyki
- Przeglądaj Pulpit pod kątem zaległych zadań i nadchodzących terminów
- Aktualizuj rejestr w miarę postępu spraw
Cel jest prosty: zapewnić zespołowi prawnemu jedno niezawodne miejsce, w którym można sprawdzić, które sprawy są aktywne, kto za nie odpowiada, co należy zrobić dalej i do kiedy należy wykonać te działania.
