15 niezbędnych funkcji oprogramowania do śledzenia wniosków prawnych

Najlepsze funkcje w oprogramowaniu do śledzenia zapytań prawnych robią więcej niż tylko porządkują napływające zapytania — zapewniają zespołowi widoczność i kontrolę potrzebne do obsługi spraw prawnych bez ryzyka, że coś zostanie przeoczone.

Od scentralizowanego przyjmowania zapytań po automatyczne kierowanie zadań w ramach przepływu pracy — odpowiedni zestaw funkcji może zdecydować o tym, czy zespół prawny działa reaktywnie, czy proaktywnie.

Niezależnie od tego, czy jesteś prawnikiem wewnętrznym zarządzającym dużą liczbą zapytań biznesowych, czy osobą odpowiedzialną za operacje prawne, która chce skrócić czas realizacji, wiedza o tym, które funkcje naprawdę mają znaczenie, pomaga zainwestować w odpowiednie narzędzie.

W tym artykule omawiam, na co zwrócić uwagę, dlaczego każda funkcja ma znaczenie oraz jak dopasować je do sposobu pracy Twojego zespołu.

15 niezbędnych funkcji oprogramowania do śledzenia zapytań prawnych

Przyjrzyjmy się bliżej funkcjom, które moim zdaniem mają największy wpływ na działanie oprogramowania do śledzenia zapytań prawnych — temu, jak każda z nich działa i dlaczego ma znaczenie dla Twojego zespołu:

1. Scentralizowane przyjmowanie zapytań

Scentralizowane przyjmowanie zapytań zapewnia zespołowi prawnemu jeden uporządkowany kanał do odbierania wszystkich napływających zapytań — koniec z wiadomościami e-mail, wiadomościami na czacie i arkuszami kalkulacyjnymi, które kierują uwagę w różne strony. Każde zapytanie trafia w jedno miejsce, jest automatycznie rejestrowane i natychmiast widoczne dla właściwych osób.

Z mojego doświadczenia wynika, że samo to rozwiązanie ogranicza wymianę wiadomości, która pochłania czas, zanim praca w ogóle się rozpocznie. Oznacza też, że nic nie zostanie zagubione ani przeoczone, co ma kluczowe znaczenie przy zarządzaniu dużą liczbą zapytań z wielu jednostek biznesowych.

Skorzystaj z tego porównania, aby zobaczyć, jak scentralizowane przyjmowanie zapytań zmienia sposób zarządzania zapytaniami:

2. Automatyczne kierowanie zadań w ramach przepływu pracy

Automatyczne kierowanie zadań w ramach przepływu pracy przekazuje każde napływające zapytanie właściwej osobie lub zespołowi na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł — takich jak rodzaj zapytania, jurysdykcja czy pilność. Zamiast aby prawnik pomocniczy lub menedżer operacji prawnych ręcznie sortował każde zgłoszenie, oprogramowanie automatycznie zajmuje się jego przydzieleniem.

Widziałem, jak ta funkcja znacząco skraca czas sortowania zgłoszeń, szczególnie w środowiskach o dużej liczbie zapytań obejmujących wiele obszarów praktyki. Utrzymuje płynność pracy bez wąskich gardeł i zapewnia zastosowanie odpowiedniej wiedzy specjalistycznej do każdego zapytania od samego początku.

Większość narzędzi do śledzenia zapytań prawnych umożliwia skonfigurowanie logiki kierowania na podstawie kilku kluczowych kryteriów:

• Rodzaj zapytania: Przeglądy umów są kierowane do prawników zajmujących się umowami, a sprawy pracownicze trafiają do prawników ds. prawa pracy.
• Poziom pilności: Zapytania o wysokim priorytecie uruchamiają natychmiastowy przydział i liczniki SLA.
• Jurysdykcja: Sprawy transgraniczne są automatycznie kierowane do prawników posiadających odpowiednią wiedzę regionalną.
• Równoważenie obciążenia pracą: Niektóre narzędzia, takie jak SimpleLegal, rozdzielają zapytania na podstawie bieżącej dostępności zespołu.
• Reguły eskalacji: Niepotwierdzone zapytania są automatycznie eskalowane do przełożonego lub zastępczego wykonawcy, jeśli nie zostaną potwierdzone w określonym czasie.

3. Śledzenie statusu w czasie rzeczywistym

Śledzenie statusu w czasie rzeczywistym zapewnia wszystkim zaangażowanym wniosek prawny — osobom składającym wnioski, osobom odpowiedzialnym za ich realizację i interesariuszom — bieżący wgląd w aktualny etap sprawy. Oprogramowanie automatycznie aktualizuje status wniosku w miarę postępu prac, dzięki czemu nikt nie musi prosić o aktualizacje za pośrednictwem poczty e-mail ani Slacka.

Z mojego doświadczenia wynika, że ta funkcja robi więcej niż tylko ogranicza liczbę przerw w pracy zespołów prawnych. Buduje zaufanie klientów wewnętrznych, którzy oczekują przejrzystości bez konieczności uzyskiwania bezpośredniego dostępu do wewnętrznego obciążenia pracą działu prawnego. Gdy interesariusze biznesowi mogą samodzielnie sprawdzać postępy, liczba wiadomości w rodzaju „na jakim etapie to jest?” znacznie się zmniejsza.

Śledzenie statusu w czasie rzeczywistym zazwyczaj obejmuje kilka powiązanych funkcji:

• Etykiety statusu: Niestandardowe etapy, takie jak „W trakcie przeglądu”, „Oczekiwanie na podpis” lub „Wstrzymane”, dokładnie wskazują, na jakim etapie znajduje się wniosek.
• Automatyczne powiadomienia: Osoby składające wnioski otrzymują alerty e-mail lub powiadomienia w aplikacji, gdy ich wniosek przechodzi do nowego etapu.
• Pulpity wnioskodawców: Narzędzia takie jak LegalTracker pozwalają osobom składającym wnioski logować się i sprawdzać status bez bezpośredniego kontaktowania się z zespołem prawnym.
• Osie czasu postępu: Widoczny rejestr zmian etapów pokazuje, ile czasu zajęła każda faza.
• Oznaczenia zablokowanych wniosków: Zespoły prawne mogą oznaczać wnioski jako zablokowane i natychmiast przedstawiać interesariuszom przyczynę.

Join our Community

Get Free Access

Have an account? Log In

4. Zarządzanie wydatkami

Zarządzanie wydatkami łączy wnioski prawne z kosztami, budżetami, fakturami i opłatami zewnętrznych doradców prawnych związanymi z wykonaną pracą. Zamiast przeglądać dane finansowe w oddzielnych arkuszach kalkulacyjnych i systemach rozliczeniowych, zespół może monitorować wydatki prawne przy każdym wniosku lub sprawie.

Najbardziej wartościowy jest dla mnie wgląd w to, na co przeznaczane są zasoby działu prawnego. Gdy koszty są bezpośrednio powiązane z rodzajami wniosków, działami, sprawami i zewnętrznymi doradcami prawnymi, zespoły prawne mogą wykrywać przekroczenia budżetu, powtarzające się wydatki i kosztowną pracę, zanim doprowadzą one do poważniejszych problemów finansowych.

Tak wygląda zarządzanie wydatkami na poszczególnych etapach cyklu życia wniosku prawnego:

• Budżety spraw: Ustalaj i monitoruj budżety wniosków, które przekształcają się w formalne sprawy prawne.
• Śledzenie faktur: Łącz faktury z odpowiednim wnioskiem, sprawą, dostawcą lub działem.
• Wydatki na zewnętrznych doradców prawnych: Monitoruj opłaty kancelarii prawnych, stawki, wydatki i aktywność rozliczeniową.
• Alerty budżetowe: Otrzymuj powiadomienia, gdy wydatki zbliżają się do wcześniej określonych limitów lub je przekraczają.
• Raportowanie wydatków: Analizuj koszty według rodzaju wniosku, działu, sprawy, dostawcy lub okresu sprawozdawczego.

5. Alerty SLA i terminów

Alerty SLA i terminów pozwalają zespołom prawnym określać ramy czasowe odpowiedzi i rozwiązania dla różnych rodzajów wniosków, a następnie automatycznie powiadamiać osoby odpowiedzialne za realizację, gdy istnieje ryzyko przekroczenia tych terminów. Oprogramowanie monitoruje każdy otwarty wniosek pod kątem określonego dla niego SLA i uruchamia alerty przed — a nie po — upływem terminu.

Z mojego doświadczenia wynika, że ta funkcja zmienia sposób działania operacji prawnych z reaktywnego na proaktywny. Bez niej o przekroczonych terminach często dowiadujemy się dopiero wtedy, gdy sfrustrowany interesariusz eskaluje sprawę. Po skonfigurowaniu alertów SLA zespół może odpowiednio wcześnie wychwycić zagrożone wnioski i podjąć działania, co chroni zarówno relacje, jak i odpowiedzialność działu prawnego.

Skorzystaj z tego porównania, aby zobaczyć, jak alerty SLA zmieniają zarządzanie terminami w całym cyklu życia wniosku:

6. Konfigurowalne formularze zgłoszeniowe

Konfigurowalne formularze zgłoszeniowe pozwalają zespołom prawnym kontrolować jakość otrzymywanych informacji, zanim praca w ogóle się rozpocznie. Tworzysz formularze dostosowane do poszczególnych rodzajów zgłoszeń — umów o zachowaniu poufności, przeglądów umów, spraw pracowniczych — dzięki czemu osoby zgłaszające przekazują od razu dokładnie to, czego potrzebuje Twój zespół.

Z mojego doświadczenia wynika, że jest to jedna z najbardziej niedocenianych funkcji oprogramowania do śledzenia zgłoszeń prawnych. Nieprawidłowo zebrane informacje na etapie zgłoszenia są główną przyczyną większości dodatkowej wymiany informacji między działem prawnym a biznesem. Gdy Twoje formularze prawne domyślnie zadają właściwe pytania, zgłoszenia docierają kompletne, wstępna ocena przebiega szybciej, a Twój zespół poświęca mniej czasu na uzupełnianie brakujących informacji.

Te możliwości tworzenia formularzy mają największy wpływ na jakość codziennej obsługi zgłoszeń:

• Typy pól: Pola tekstowe, listy rozwijane, selektory dat i możliwość przesyłania plików pozwalają gromadzić ustrukturyzowane dane zamiast opisów w dowolnej formie.
• Logika warunkowa: Pola pojawiają się lub są ukrywane na podstawie wcześniejszych odpowiedzi — dzięki temu formularz umowy o zachowaniu poufności pyta o dane drugiej strony tylko wtedy, gdy jest to istotne.
• Pola wymagane: Wymuszają kompletność zgłoszeń przed ich wysłaniem, całkowicie eliminując niepełne zgłoszenia.
• Szablony według rodzaju zgłoszenia: Narzędzia takie jak Streamline (by Onit) pozwalają tworzyć i zapisywać odrębne szablony formularzy dla każdego rodzaju sprawy.
• Formularze firmowe: Niestandardowe logo i treść pomagają osobom zgłaszającym z firmy rozpoznać portal zgłoszeniowy jako oficjalny kanał kontaktu z działem prawnym.

7. Panele śledzenia spraw

Panele śledzenia spraw konsolidują dane dotyczące spraw zespołu prawnego w formie wizualnych podsumowań, obejmujących aktywne sprawy według rodzaju, etapu cyklu życia, terminów, osób odpowiedzialnych, ryzyka i rozkładu obciążenia pracą. Oprogramowanie pobiera te informacje bezpośrednio z otwartych i zamkniętych spraw, ograniczając konieczność ręcznego przygotowywania raportów.

Dla zespołów zajmujących się operacjami prawnymi panele te pokazują, na jakim etapie znajduje się praca i jak wykorzystywane są zasoby. Zespoły mogą wykorzystywać dane dotyczące spraw do uzasadniania wniosków o zwiększenie zatrudnienia, uzasadniania inwestycji w technologie, identyfikowania powtarzających się problemów prawnych oraz ustalania, które działy generują najwięcej pracy prawnej.

Oto widoki śledzenia spraw, które uważam za najbardziej przydatne dla wewnętrznych zespołów prawnych zarządzających dużą liczbą spraw:

• Liczba spraw: Śledź otwarte i zamknięte sprawy według rodzaju, działu, regionu lub okresu raportowania, aby identyfikować trendy.
• Status sprawy: Wyświetlaj sprawy według etapu cyklu życia, aby sprawdzić, które prace są nowe, aktywne, oczekujące lub zakończone.
• Śledzenie terminów: Monitoruj nadchodzące terminy, opóźnione zadania i ważne kamienie milowe we wszystkich aktywnych sprawach.
• Rozkład obciążenia pracą: Grupuj otwarte sprawy według osoby odpowiedzialnej, aby identyfikować braki w dostępnych zasobach i nierównomierne obciążenie pracą.
• Niestandardowe panele: Twórz widoki dostosowane do ról radców prawnych, liderów operacji prawnych i poszczególnych członków zespołu.

8. Uprawnienia oparte na rolach i kontrola dostępu

Uprawnienia oparte na rolach pozwalają dokładnie określić, co każdy użytkownik może wyświetlać, edytować, przypisywać lub eksportować w systemie śledzenia zgłoszeń prawnych. Dostęp jest powiązany z rolą, a nie z indywidualnymi ustawieniami, dzięki czemu wdrażanie nowych członków zespołu lub dostosowywanie uprawnień na dużą skalę jest proste.

W przypadku zespołów prawnych nie jest to wyłącznie administracyjne udogodnienie. Zachowanie poufności jest obowiązkiem zawodowym, a nie każde zgłoszenie powinno być widoczne dla każdego użytkownika.

Uważam, że ta funkcja jest niezbędna, gdy system obejmuje poufne sprawy, takie jak postępowania wyjaśniające, spory pracownicze lub zapytania organów regulacyjnych. Kontrola dostępu na poziomie roli chroni tajemnicę zawodową i ogranicza zakres ujawnianych informacji bez tworzenia przeszkód w przebiegu pracy.

Skorzystaj z poniższego przeglądu, aby zrozumieć, jak poszczególne role zazwyczaj przekładają się na poziomy dostępu w oprogramowaniu do śledzenia zgłoszeń prawnych:

9. Współpraca i komunikacja wewnętrzna

Narzędzia do współpracy i komunikacji wewnętrznej umożliwiają prowadzenie dyskusji bezpośrednio w każdym zapytaniu prawnym — na przykład w postaci komentarzy w wątkach, wzmianek @ oraz notatek wewnętrznych widocznych wyłącznie dla zespołu prawnego.

Każda rozmowa pozostaje dołączona do właściwej sprawy, zamiast być rozproszona między wątkami e-mailowymi a platformami czatowymi.

Uważam tę funkcję za szczególnie wartościową w przypadku złożonych zapytań, w które zaangażowanych jest wielu opiniujących lub które wymagają wymiany informacji przed przekazaniem odpowiedzi do działu biznesowego. Gdy komunikacja odbywa się w ramach zapytania, nic nie ginie w czyjejś skrzynce odbiorczej, kontekst jest zawsze dostępny, a nowi wykonawcy mogą szybko zapoznać się ze sprawą bez konieczności proszenia o szczegółowe wyjaśnienie jej historii.

Skorzystaj z tego porównania, aby zobaczyć, jak wbudowana komunikacja zmienia sposób prowadzenia dyskusji dotyczących zapytań przez zespoły prawne:

10. Raportowanie i analityka

Narzędzia raportowania przekształcają dane dotyczące zapytań prawnych w przejrzyste informacje na temat liczby zapytań, czasu ich rozpatrywania, realizacji SLA, obciążenia pracą oraz powtarzających się typów zapytań. Pobierając informacje z aktywnych i zakończonych zapytań, oprogramowanie ogranicza potrzebę ręcznego gromadzenia danych i tworzenia raportów na podstawie arkuszy kalkulacyjnych.

Uważam tę funkcję za szczególnie przydatną dla zespołów operacji prawnych, które muszą uzasadniać decyzje dotyczące zatrudnienia, budżetu lub zmian procesów za pomocą rzeczywistych danych. Gdy trendy dotyczące zapytań można łatwo śledzić, zespoły mogą wykrywać wąskie gardła, porównywać wyniki w czasie i dostrzegać wzrost zapotrzebowania, zanim zarządzanie obciążeniem pracą stanie się trudniejsze.

Oto wskaźniki raportowania, które powinien rejestrować system śledzenia zapytań prawnych:

• Liczba zapytań: Śledzenie napływających zapytań według typu, działu, lokalizacji lub okresu sprawozdawczego.
• Czas rozpatrywania: Pomiar czasu, przez jaki zapytania pozostają otwarte, oraz porównywanie czasu ich realizacji w poszczególnych kategoriach.
• Realizacja SLA: Monitorowanie, które zapytania spełniają ustalone cele dotyczące czasu odpowiedzi i realizacji.
• Raporty dotyczące obciążenia pracą: Porównywanie otwartych zapytań według wykonawcy lub zespołu w celu identyfikacji nierównowagi obciążenia.
• Trendy dotyczące zapytań: Identyfikowanie powtarzających się problemów prawnych i działów generujących największą liczbę zapytań.
• Raporty niestandardowe: Filtrowanie i eksportowanie danych na podstawie statusu zapytania, priorytetu, właściciela, daty przesłania lub daty zakończenia.

11. Integracja z zewnętrznymi pakietami zwiększającymi produktywność

Integracja z zewnętrznymi pakietami zwiększającymi produktywność łączy oprogramowanie do śledzenia zgłoszeń prawnych z narzędziami, z których już korzystają Twój zespół i interesariusze biznesowi — Microsoft 365, Google Workspace, Slack, DocuSign oraz platformy do zarządzania umowami lub zarządzania sprawami. Zgłoszenia można przesyłać z używanych już narzędzi, a aktualizacje są synchronizowane między systemami bez ręcznego wprowadzania danych.

Z mojego doświadczenia wynika, że najważniejszą korzyścią jest ograniczenie przełączania się między kontekstami. Zespoły prawne nie powinny opuszczać swojego głównego obiegu pracy, aby aktualizować zgłoszenie lub sprawdzać jego status. Gdy oprogramowanie do śledzenia zgłoszeń współpracuje z narzędziami do przechowywania dokumentów, obsługi poczty e-mail i podpisu elektronicznego, cały cykl życia zgłoszenia pozostaje połączony bez konieczności ręcznego integrowania poszczególnych elementów.

Podczas oceny oprogramowania do śledzenia zgłoszeń prawnych zwróć uwagę na następujące rodzaje integracji:

• Platformy poczty e-mail: Integracje z Microsoft Outlook i Gmailem pozwalają prawnikom zarządzać aktualizacjami zgłoszeń bez opuszczania skrzynki odbiorczej.
• Przechowywanie dokumentów: Połączenia z SharePoint, Google Drive lub OneDrive zapewniają dostęp do plików bezpośrednio w rejestrze zgłoszenia.
• Narzędzia do podpisu elektronicznego: Integracje z DocuSign lub Adobe Acrobat Sign uruchamiają obiegi podpisu bezpośrednio ze zgłoszenia.
• Slack lub Teams: Powiadomienia w czasie rzeczywistym przesyłają aktualizacje statusu do kanałów, które zespoły biznesowe już monitorują.
• Zarządzanie umowami: Połączenie z narzędziami takimi jak Ironclad lub Agiloft wiąże zgłoszenia bezpośrednio z umowami, do których się odnoszą.
• Dostęp do API: Otwarte interfejsy API pozwalają zespołom operacji prawnych tworzyć niestandardowe połączenia tam, gdzie nie istnieją integracje natywne.

12. Zarządzanie podpisami elektronicznymi

Zarządzanie podpisami elektronicznymi pozwala zespołom prawnym inicjować, śledzić i finalizować obiegi podpisu bezpośrednio w systemie do śledzenia zgłoszeń prawnych lub w systemie z nim połączonym. Gdy zgłoszenie wymaga podpisanej umowy, umowy o zachowaniu poufności lub zatwierdzenia, dokument przechodzi od sporządzenia do wykonania bez opuszczania platformy i bez korzystania z oddzielnych wątków e-mail.

Uważam, że ta funkcja eliminuje jedną z najczęstszych luk w obiegach pracy działów prawnych — przekazanie dokumentu między weryfikacją prawną a zebraniem podpisów. Bez niej dokumenty są ręcznie przekazywane dalej, wersje ulegają pomieszaniu, a widoczność statusu zanika. Dzięki niej każde żądanie podpisu ma jasno określonego właściciela, termin i zarejestrowany zapis ukończenia powiązany z pierwotnym zgłoszeniem.

Wykonaj poniższe kroki, aby zobaczyć, jak działa zarządzanie podpisami elektronicznymi w ramach obiegu pracy związanego ze śledzeniem zgłoszeń prawnych:

1. Prześlij zgłoszenie: Interesariusz biznesowy przesyła prośbę o przygotowanie umowy lub umowy o zachowaniu poufności za pośrednictwem systemu śledzenia.
2. Weryfikacja prawna: Prawnik weryfikuje, edytuje i zatwierdza dokument na platformie.
3. Zainicjuj podpis: Prawnik uruchamia obieg podpisu za pośrednictwem DocuSign lub Adobe Acrobat Sign bezpośrednio ze zgłoszenia.
4. Śledź ukończenie: System rejestruje status podpisującego, wysyła automatyczne przypomnienia i oznacza czas ukończenia.
5. Zamknij zgłoszenie: Po pełnym wykonaniu podpisany dokument jest automatycznie dołączany do pierwotnego rejestru zgłoszenia.

13. Zarządzanie wiekiem zgłoszeń i eskalacją

Funkcje zarządzania wiekiem zgłoszeń i eskalacją śledzą, jak długo każde zgłoszenie prawne pozostaje otwarte, oraz oznaczają sprawy, które zbliżają się do oczekiwanego czasu odpowiedzi lub go przekroczyły. Zespoły mogą identyfikować zatrzymane zgłoszenia, zaległe działania i zgłoszenia wymagające dodatkowej uwagi bez ręcznego przeglądania każdego otwartego elementu.

Uważam tę funkcję za szczególnie wartościową, gdy zespoły prawne obsługują dużą liczbę zgłoszeń o różnych priorytetach i oczekiwanych czasach realizacji. Wskaźniki wieku ułatwiają wychwycenie zgłoszeń, których obsługa przestała postępować, natomiast reguły eskalacji zapewniają, że pilna lub zaległa praca trafi do właściwej osoby, zanim opóźnienia wpłyną na interesariuszy wewnętrznych.

Skorzystaj z tego porównania, aby zobaczyć, jak starzenie się zgłoszeń i eskalacja usprawniają śledzenie zgłoszeń prawnych:

14. Portale samoobsługowe dla klientów

Portale samoobsługowe dla klientów zapewniają wewnętrznym interesariuszom lub klientom zewnętrznym dedykowany interfejs do przesyłania zgłoszeń prawnych, śledzenia aktualizacji statusu, przesyłania dokumentów i komunikowania się z zespołem prawnym — bez konieczności uzyskiwania dostępu do pełnego oprogramowania do śledzenia zgłoszeń prawnych.

Portal pełni funkcję uporządkowanego punktu kontaktu z działem prawnym, wspierając jednocześnie bardziej przejrzystą komunikację i bardziej konsekwentne zarządzanie klientami.

Z mojego punktu widzenia ta funkcja ogranicza jedno z największych źródeł niepotrzebnych przerw w pracy zespołu prawnego: pytania o status. Gdy interesariusze mogą się zalogować i dokładnie sprawdzić, na jakim etapie znajduje się ich zgłoszenie, liczba wiadomości e-mail z pytaniami „czy są jakieś aktualizacje?” wyraźnie spada.

Ustala także jasne oczekiwania dotyczące procesu, dzięki czemu zespół prawny sprawia wrażenie zorganizowanego i szybko reagującego w okresach dużej liczby zgłoszeń.

Oto funkcje portalu, które mają największe praktyczne znaczenie dla zespołów prawnych i ich interesariuszy:

• Formularze zgłoszeniowe z oznaczeniem marki: Konfigurowalne formularze zapewniają, że interesariusze od razu przesyłają zgłoszenia zawierające właściwe informacje, ograniczając konieczność dodatkowej wymiany wiadomości.
• Śledzenie statusu w czasie rzeczywistym: Interesariusze dokładnie widzą, na jakim etapie znajduje się ich zgłoszenie, bez konieczności bezpośredniego kontaktowania się z zespołem prawnym.
• Przesyłanie i wymiana dokumentów: Obie strony mogą bezpiecznie udostępniać pliki w portalu, zachowując wszystkie informacje powiązane z rekordem zgłoszenia.
• Automatyczne powiadomienia: Alerty o zmianie statusu informują interesariuszy bez konieczności ręcznego przekazywania aktualizacji przez dział prawny.
• Kontrola dostępu: Narzędzia takie jak SimpleLegal i Legal Tracker pozwalają ograniczyć widoczność portalu według roli, działu lub rodzaju sprawy.

15. Automatyczne generowanie dokumentów prawnych

Automatyczne generowanie dokumentów prawnych wykorzystuje dane z formularzy zgłoszeniowych do wypełniania wcześniej zatwierdzonych szablonów — umów o zachowaniu poufności, umów o świadczenie usług, listów ofertowych i podobnych standardowych dokumentów — bez konieczności sporządzania ich przez prawników od podstaw.

Gdy interesariusz przesyła zgłoszenie, system bezpośrednio wprowadza podane przez niego informacje do właściwego szablonu i tworzy wersję roboczą gotową do weryfikacji.

Uważam, że jest to jedna z najbardziej efektywnych funkcji dla wewnętrznych zespołów prawnych obsługujących duże ilości rutynowych umów. Czas zaoszczędzony na sporządzeniu jednej umowy o zachowaniu poufności może być niewielki, ale w przypadku setek zgłoszeń rocznie jest znaczący. Prawnicy poświęcają mniej czasu na składanie dokumentów, a więcej na pracę, która rzeczywiście wymaga oceny prawnej.

Oto możliwości generowania dokumentów, które warto ocenić podczas porównywania platform do śledzenia zgłoszeń prawnych:

• Biblioteki szablonów: Gotowe i konfigurowalne szablony umów o zachowaniu poufności (NDA), umów ramowych o świadczenie usług (MSA) i innych standardowych umów znacznie skracają czas konfiguracji.
• Logika warunkowa: Pola dostosowujące się na podstawie odpowiedzi w formularzu — jurysdykcji, wartości umowy czy rodzaju kontrahenta — pozwalają zachować dokładność dokumentów bez ręcznych zmian.
• Biblioteki klauzul: Narzędzia takie jak ContractPodAi i Ironclad pozwalają zespołom prawnym zablokować zatwierdzone brzmienie zapisów, zapobiegając nieautoryzowanym zmianom klauzul.
• Kontrola wersji: Każdy wygenerowany projekt jest opatrzony znacznikiem czasu i zapisany, dzięki czemu zawsze masz przejrzysty rejestr tego, co wysłano i kiedy.
• Bezpośrednie przekazanie do podpisu elektronicznego: Ukończone projekty są natychmiast przekazywane do procesów podpisu bez konieczności ręcznego przenoszenia plików.

Najlepsze oprogramowanie do śledzenia zgłoszeń prawnych

Oto nasze propozycje najlepszego oprogramowania do śledzenia zgłoszeń prawnych, które pomoże Ci w poszukiwaniach:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Mitratech TAP Workflow Automation — Najlepsze rozwiązanie do niewymagających kodowania procesów zgłoszeń prawnych
2. 2. ServiceNow Legal Service Management — Najlepsze rozwiązanie z integracjami z systemami przedsiębiorstwa
3. 3. Onit Legal Service Requests — Najlepsze rozwiązanie do ewidencjonowania czasu pracy i fakturowania
4. 4. SpotDraft — Najlepszy do śledzenia zgłoszeń dotyczących umów
5. 5. Casengine — Najlepsze rozwiązanie do kompleksowego śledzenia wniosków prawnych
6. 6. LexCentrix — Najlepsze rozwiązanie do niestandardowych obiegów zgłoszeń prawnych
7. 7. Lawcadia — Najlepsze dla regulowanych zespołów potrzebujących mechanizmów kontroli audytowej
8. 8. Dazychain — Najlepsze rozwiązanie zapewniające widoczność wniosków od początku do końca
9. 9. Dashboard Legal — Najlepsze rozwiązanie do współpracy prawnej skoncentrowanej na komunikacji
10. 10. Legistify — Najlepsze do zarządzania globalnymi wnioskami prawnymi

Rozwiń możliwości zarządzania pracą prawniczą

Śledzenie zgłoszeń prawnych to tylko jeden z elementów zarządzania pracą prawniczą. Jeśli Twój zespół potrzebuje również organizować sprawy, terminy, dokumenty, rozliczenia i komunikację z klientami, zapoznaj się z najlepszym oprogramowaniem do zarządzania sprawami prawnymi, aby porównać platformy stworzone z myślą o szerszych potrzebach związanych z zarządzaniem sprawami.