Kan du huske dengang, hvor du skulle gennemgå kasser med papirdokumenter for at opbygge en sag? Vi indsamler stadig oplysninger på denne måde — men internettet har været med til at gøre dataindsamling mere digital.
Fra e-mails til opslag på sociale medier har alle et virtuelt fodaftryk. Som juridisk fagperson vil du søge online efter beviser, mens du forbereder dig på en dag i retten.
De nødvendige digitale spor stammer fra elektronisk lagrede oplysninger (ESI). Og det er ikke så enkelt som at tage et skærmbillede af en fil og gemme det på din telefon — dataene skal identificeres, indsamles, opbevares, gennemgås og præsenteres på den rigtige måde.
Dette er eDiscovery-processen. På verdensplan er eDiscovery-markedet en stor forretning — det forventes at nå en værdi på 17,1 milliarder amerikanske dollars i 2027.
Du har sikkert nogle spørgsmål, så du er kommet til det rette sted! I denne artikel vil jeg tale om eDiscovery og de datatyper, som processen omfatter. Jeg vil også give dig en gennemgang af modellen for elektronisk informationssøgning (EDRM) og forklare reglerne.
Er du klar? Så går vi i gang.
Hvad er eDiscovery?
EDiscovery, eller elektronisk informationssøgning, anvendes ofte i retssager.
Mens du undersøger en sag, vil dit juridiske team indsamle beviser fra en række forskellige kilder.
eDiscovery-processen indebærer, at man leder efter beviser i ESI. Disse beviser kan findes i en tekstbesked, en e-mail, et Word-dokument eller en kalenderaftale.
eDiscovery-processen omfatter kun digitale data; den omfatter ikke papirdokumenter, interviews eller vidneudsagn. Selvom disse traditionelle metoder stadig er vigtige, hører de ganske enkelt ikke ind under eDiscovery-paraplyen.
Dine digitale undersøgelser kan hjælpe dig med at afdække oplysninger, fakta og tidslinjer. Selvfølgelig er enhver harddisk fyldt med data, og en stor del af dem er ofte irrelevante.
En trinvis metode kaldet EDRM kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af eDiscovery-processen og finde det, du har brug for. Jeg vil forklare hver fase senere i denne artikel.
Hvad er fordelene ved eDiscovery?
Teknologien ændrer sig hurtigt, og selvom eDiscovery effektiviserer den måde, juridiske fagfolk forbereder sig på retssager, er det ikke alle, der er hoppet med på vognen.
Faktisk bruger kun 32,9% af advokatfirmaerne software til forberedelse og håndtering af beviser. På trods af dette siger 54,4% af advokaterne, at de regelmæssigt har brug for at gennemgå ESI.
Hvis du ikke er overbevist, er jeg her for at fortælle dig, at eDiscovery har klare fordele. Hvis du udnytter ny teknologi, som andre endnu ikke har taget til sig, får du en konkurrencemæssig fordel.
Når du bruger eDiscovery, kan du spare tid. Når alle dataene er samlet ét sted, kan du nemt søge efter det, du har brug for.
Dit team vil også være mere effektivt og præcist i sine resultater. Hvorfor? Fordi et digitalt fodaftryk ikke kan bestrides. Du er ikke afhængig af, at nogen fortæller “sandheden” mundtligt.
Hvis en klient for eksempel tager et foto klokken tre en tirsdag og uploader det til Facebook, vil det indeholde metadata. Datoer, tidspunkter og placeringer kan alle verificeres, hvilket giver klienten et virtuelt alibi.
Desuden bliver oplysningerne tilgået, gennemgået og analyseret, eftersom eDiscovery er en proces.
Hvilke datatyper er inkluderet?
eDiscovery-processen kan omfatte en række datatyper. Her er nogle eksempler på, hvad der kan bruges i retssager:
Skriftlig kommunikation
Under eDiscovery-processen kan du få adgang til vigtig skriftlig kommunikation. Denne form for kommunikation er ofte aktive data og omfatter e-mails og tekstbeskeder.
SMS og e-mail er ikke de eneste måder, hvorpå folk sender beskeder til hinanden. WhatsApp har for eksempel mere end 2 milliarder brugere fra hele verden.
Selvom alle disse typer ESI kan understøtte din sag, er der udfordringer. Et simpelt skærmbillede af en besked vil ikke være tilstrækkeligt, fordi samtalerne skal verificeres. På grund af platforme som WhatsApps karakter kan det være nødvendigt at tilkalde en kriminalteknisk specialist for at autentificere dataene.
Der findes også mere generel skriftlig ESI, herunder dokumenter, breve og tilgængelige kalendere.
Visuel kommunikation
Relevante elektroniske filer kan også omfatte forskellige former for visuel kommunikation. Du har hørt udtrykket: "Et billede siger mere end tusind ord", og det gælder også, når man ser på beviserne.
Digitale fotografier bruges eksempelvis ofte i retssager. Et foto kan bevise, at en person befandt sig et bestemt sted på et bestemt tidspunkt, eller at personen havde en relation til et vigtigt vidne. Videoer kan også understøtte din sag — og kan endda vise en person begå en forbrydelse.
Videoer og fotografier er nyttige, fordi de indeholder metadata, herunder tidsstempler og placeringer.
Hvis sagen bygger på økonomiske optegnelser, findes beviserne ofte i regneark og diagrammer. Du kan også se på digitale tegninger.
Verbal kommunikation
Som advokat har du fremragende verbale kommunikationsevner. Men vores klienter og vidner har ikke altid den samme selvtillid, når de skal tale offentligt. Og selv hvis de husker bestemte samtaler, kan datoer, tidspunkter og sammenhænge blive blandet sammen.
Heldigvis kan digitale former for verbal kommunikation hjælpe med at fortælle historien. Når du bevarer metadata, kan disse digitale filformater ikke bestrides.
Der findes for eksempel telefonsvarerbeskeder. Lad os sige, at din klient har en voldelig ekskæreste, og at der er hundredvis af truende beskeder fra vedkommende på telefonsvareren. Disse beskeder kan bevares og bruges til at understøtte din sag.
Alternativt kan der være tale om lydoptagelser. Du kan endda være heldig at finde en optaget tilståelse. Hvis optagelserne naturligvis er foretaget i hemmelighed, kan de muligvis ikke tillades som bevis. Svaret afhænger af, hvor du befinder dig, og hvor relevant beviset er for sagen.
Sociale medier
Sociale medier holder os forbundne. Og når du undersøger en persons adfærd på nettet, kan du afdække elektroniske beviser.
Lad os bruge Facebook som eksempel.
Facebook er en populær platform. I 2027 forventes der at være 254.26 millioner brugere af denne platform i USA.
Med denne udbredte anvendelse giver det mening at undersøge data fra sociale medier som en del af eDiscovery-processen. Der kan være fotos, private beskeder, statusopdateringer, tags, indtjekninger og videoer, som er relevante for en sag.
Og Facebook er ikke det eneste nyttige sociale medie. Der er X (tidligere Twitter), Instagram, Tiktok og flere andre.
Hvis sociale medier igen er en del af din eDiscovery-blanding, skal alt, hvad du bruger, være autentisk og kunne verificeres.
Metadata
Metadata, som findes overalt, bruges til at autentificere andre beviser.
Hvis du for eksempel har et fotografi på din telefon, vil det angive, hvem der tog det, hvor og hvornår. Din opgave vil være at fastslå "hvorfor".
Det kan være vanskeligt at bevare metadata, men det er afgørende, hvis du ønsker, at det skal indgå i dine beviser.
Der er tre typer metadata, som du kan se på. De er som følger:
- Systemmetadata: optegnelser, der oprettes af operativsystemet for at vise, hvornår en fil blev oprettet eller ændret
- Substantielle metadata: optegnelser over ændringer, som brugeren har foretaget i dokumenter
- Indlejrede metadata: skjulte data, der er indlejret i individuelle filer
Hvad er EDRM-processen?
I 2005 oprettede George Socha og Tom Gelbmann Electronic Discovery Reference Model (EDRM). Processen har udviklet sig siden da, men den overordnede idé er stadig den samme.
Der er ni eDiscovery-faser, og nogle af dem kan overlappe hinanden. Her er hvert trin og det, du kan forvente undervejs:
1. Informationsstyring
Informationsstyring (IG) er den nyeste tilføjelse til EDRM-processen. Det er en kritisk komponent og noget, du skal tænke på under hele eDiscovery-processen.
Så hvad handler IG egentlig om?
Elektronisk bevisindsamling indebærer håndtering af følsomme og fortrolige data, og du skal overholde gældende regler. IG dækker bedste praksis, begyndende med dine politikker og procedurer.
Dine politikker skal være detaljerede, fordi der er mange områder, der skal dækkes. Du skal f.eks. have klare retningslinjer for databeskyttelse, sikkerhed, opbevaring og deling af data.
Hvis du har et fjernarbejdende team, skal du beslutte, hvordan I kan arbejde uden at udsætte dataene for risiko.
Selv med stærke sikkerhedsforanstaltninger på plads kan der ske databrud, og du kan ende med at miste data. Dine IG-politikker og -procedurer bør indeholde strategier til håndtering af uventede hændelser.
2. Identifikation
Hver sag er forskellig, så de typer digitale beviser, du har brug for, kan variere. I identifikationsfasen skal du beslutte, hvad du leder efter.
På grund af mængden af ESI er det næsten umuligt at downloade hvert eneste stykke data og gennemgå det manuelt. Det svarer til at lede efter en nål i en høstak.
Først kan du gennemgå sagen og se på faktaene. Hvilke typer digitale filer ville være relevante? Tal med vidner, og forsøg at følge sporet for at indsnævre din søgning.
Du leder f.eks. måske efter hemmelige e-mails, antydende tekstbeskeder eller uforklarlige møder i en kalender.
3. Bevaring
Hvis det ser ud til, at en retssag er uundgåelig, skal du bevare alle relevante dokumenter. For at ESI kan holde til juridiske procedurer, må det ikke ændres eller slettes.
Et “juridisk bevaringskrav” — som blokerer fjernelse eller ændring af ESI — kan anvendes på dataene, og der kan pålægges bøder, hvis oplysningerne manipuleres.
Der er tre måder at bevare data på, afhængigt af dit budget og størrelsen på din praksis:
- At bede om, at dataene forbliver uberørte, indtil du får brug for dem
- At oprette en sikkerhedskopi af de relevante ESI
- At installere software, der bevarer dataene, uden at du behøver at fjerne dem
Det vigtigste er at holde ESI sikkert, indtil det er tid til at indsamle det. Én mistet fil kan påvirke hele din strategi.
4. Indsamling
Indsamlingsfasen er tæt forbundet med bevaringsfasen. Du skal markere alle relevante ESI og sørge for, at det hele er samlet ét sted, så det er let at få adgang til.
Hvis du har en IT-afdeling, er det deres opgave at overføre dataene sikkert til en sikker placering. Alternativt kan du outsource denne proces.
Du indsamler forskellige typer ESI, herunder cloudbaserede, skjulte og mobile data. Husk, at du ikke behøver at indsamle alt, fordi for mange filer kun vil få dig til at føle dig overvældet — og overbebyrdet.
Jeg har sagt det før, men her er en påmindelse: Metadataene skal forblive intakte, og du skal henvise til dine ESI-protokoller fra IG-fasen.
5. Behandling
Dernæst kommer behandlingsfasen. I dette trin begynder du for alvor at indsnævre din søgning efter relevante beviser.
Selv hvis du har været selektiv, vil der stadig være mange data at gennemgå. Noget af ESI kan være duplikeret, så du skal fjerne eventuelle dubletter.
I dette trin skal ESI placeres i et format, som dit team kan få adgang til. Du kan bruge specialiseret software til at effektivisere dine processer. Nogle advokatfirmaer bruger f.eks. platforme til gennemgang af ESI. Hvis mængden af ESI er lille, kan du alternativt samle dataene i en PDF-fil.
Med tiden kan nye ESI blive relevante. Du bør være forberedt på at vende tilbage til indsamlingsfasen gennem hele retssagen.
Du kan forbedre nøjagtigheden i denne fase ved hjælp af teknologi. Se denne vejledning, jeg har udarbejdet, med de bedste softwaremuligheder til sammenligning af juridiske dokumenter.
6. Gennemgang
I gennemgangsfasen skal alle de resterende data gennemgås.
Hvis der er en omfattende mængde ESI, kan det være tidskrævende at gennemgå det hele. Du leder efter alt, der kan være nyttigt i din sag. Husk, at hvis du har behandlet det korrekt, bliver gennemgangsprocessen meget lettere.
Nogle gange outsourcer advokatfirmaer dette trin til tjenester til juridisk dokumentgennemgang, hvorefter dataene returneres til analyse. Advokatfirmaer kan også bruge kunstig intelligens (AI) til at sortere oplysningerne. Du skal angive søgeparametre, så programmet ved, hvad det skal lede efter. Selv hvis du bruger AI-drevne værktøjer til juridisk dokumentgennemgang, vil det stadig være nødvendigt at foretage nogle manuelle gennemgange.
Uanset om du har et team, der arbejder fysisk sammen, eller bruger andre metoder til gennemgangen, skal du sørge for at følge dine IG-politikker.
7. Analyse
På dette tidspunkt vil den relevante ESI være samlet ét sted, gennemgået og klar til analyse. Du vil være begyndt at indsamle beviser, mens du forbereder din sag.
I analysefasen kan du begynde at knytte dataene til din sag ved at lede efter mønstre, rangordne elementerne efter deres betydning og oprette tidslinjer.
Senere kan du se, om noget er blevet overset. Der kan for eksempel mangle en side i en PDF-fil, eller en tekstbeskedtråd kan være afbrudt. Du kan også finde spor om andre dokumenter, du bør lede efter.
Hvis du finder ud af, at du er nødt til at gå tilbage til behandlingsfasen for at indsamle flere beviser, er det nu, du skal gøre det.
Software til juridisk sagsanalyse kan også være nyttig under dette trin.
8. Fremstilling
Når du har analyseret ESI, begynder forsvaret at tage form. Du vil vide, hvad der er relevant, og hvor alt passer ind i retssagen.
Fremstillingsfasen ligger mod slutningen af EDRM-processen. Dit team forbereder beviserne til den juridiske proces. Retten kan bede om, at beviserne foreligger i et bestemt format, og det bør du tage højde for, når du samler dine oplysninger.
Dette trin er hovedsageligt administrativt og kræver både tid og sans for detaljer. Alle oplysninger skal gennemgås og sorteres i kategorier.
Dokumenter skal nummereres og stemples, og det kan være nødvendigt at foretage redigeringer. Når beviserne er klar, deler du dem med de relevante parter — herunder din modpart.
Jeg kommer senere i artiklen ind på softwaretendenser, men du kan være sikker på, at der findes løsninger, som kan gøre fremstillingsprocessen effektiv.
9. Præsentation
Endelig er det tid til præsentationsfasen. Når du er nået hertil, kan du forberede ESI til retssagen.
Traditionelle metoder kan understøtte dine præsentationer af digitale filer. Ting som vidneforklaringer, fysiske beviser og ekspertudtalelser vil aldrig blive erstattet.
Tænk over, hvordan du vil præsentere dataene i retten. Den strategi, du bruger, afhænger af den type data, du vil dele. Du kan for eksempel bruge videoer, diasshow eller grafik.
Hvilke regler gælder for eDiscovery?
Adgangen til elektroniske optegnelser har ændret den måde, vi udøver jura på. Men fordelene medfører også ansvar, og der er nogle få eDiscovery-regler, du skal følge.
Du er juridisk fagperson, så jeg ved, at mange af disse regler vil føles som almindelig sund fornuft — faktisk er det sandsynligvis ting, du gør helt naturligt. Ikke desto mindre er det altid værd at gennemgå det med småt.
Du skal handle etisk. Du får adgang til persondata, og størstedelen af dem vil ikke være relevante for retssagen. Opbevar kun ESI, hvis det potentielt er bevismateriale. En lydfil fra et møde kan være relevant, mens et billede af en sød hund sandsynligvis ikke vil være det.
Den måde, du opbevarer oplysningerne på, skal være sikker, og det er vigtigt at følge politikker for dataopbevaring. Disse strategier vil være en del af IG-fasen, men du skal fortsat overvåge dine processer over tid.
Husk, at alle enheder skal vedligeholdes, og at medarbejderne bør bruge sikre netværk og opdatere deres adgangskoder regelmæssigt.
Du skal samarbejde med andre relevante parter og være omhyggelig med at bevare metadata.
Og naturligvis bør fortrolighed omkring klienten også være en prioritet.
De oplysninger, du ser, skal altid behandles respektfuldt og holdes private, medmindre det er nødvendigt for sagen.
More Articles
Hvilke risici er der ved eDiscovery?
Jeg har fortalt dig om reglerne, men hvad med risiciene? Hvad kan gå galt, når du er afhængig af eDiscovery-processen?
Du ved, at du skal opretholde datasikkerheden, men hvad kan der ske, hvis du ikke gør det? Elektroniske dokumenter er sårbare, især når de opbevares på et netværk. Hvis der sker et brud, bliver følsomme data udsat for lækager.
Virusser kan påvirke din adgang til dokumenter og beskadige vigtige filer. Du kan miste beviser i processen.
En anden faktor, du bør overveje, er prisen. Når du lige er begyndt med eDiscovery, er det en dyr opgave at etablere dine processer. Det kan kræve investering i software til sagsstyring samt oplæring og kompetenceudvikling af teamet, hvilket skaber ekstra arbejde på kort sigt. Fordelene er dog det hele værd, da retssagsarbejdet bliver mere effektivt.
Selvom eDiscovery er en digital proces, er der stadig plads til menneskelige fejl. Hvis dit team mangler erfaring, kan der opstå fejl. Fra utilsigtet sletning af ESI til beskadigelse af metadata kan enhver fejl påvirke hele din juridiske strategi.
Hvis du gerne vil gå i gang med eDiscovery, men det ikke er noget, du kender til, anbefaler jeg, at du investerer i oplæring af dit IT-team. Alternativt kan du outsource opgaven, indtil du er klar til at bruge eDiscovery internt.
Hvad er digital efterforskning?
Er digital efterforskning et andet ord for eDiscovery?
De to begreber kan lyde som synonymer, men de er ikke det samme.
Kort sagt vil de ESI-data, du finder under eDiscovery-processen, være umiddelbart tilgængelige. De vil som regel være tilstrækkelige til brug i de fleste retssager. Processen er noget, alle på dit team kan lære — og det kræver kun minimal oplæring.
Digital efterforskning er derimod sit eget fagområde, og eksperterne er højt uddannede og dygtige inden for området.
En efterforsker inden for digital efterforskning er mere interesseret i det, der gemmer sig under overfladen. De arbejder normalt sammen med politimyndigheder som en del af kriminalefterforskninger, men de kan også støtte advokatfirmaer.
Disse fagfolk bruger software og andre værktøjer til at finde data, som ellers kunne være gået tabt for altid. Selvom en belastende fil for eksempel kan være blevet slettet, flyttet eller ændret, kan en efterforsker inden for digital efterforskning hjælpe med at gendanne det oprindelige dokument. Disse efterforskningseksperter ved, hvordan man finder oplysninger, der er skjult på harddiske og lagringschips.
Indimellem kan der være ESI, som du ved eksisterer — men som ingen steder er at se. Medmindre du eller en anden på dit team ved, hvordan man arbejder med digital efterforskning, får du brug for en ekspert.
Tendenser inden for eDiscovery-software
Ingen forventer, at du skal gøre alt dette på egen hånd. eDiscovery-teams er afhængige af software — hele vejen igennem.
Det er dyrt at opbevare store datamængder internt, og det medfører sikkerhedsrisici. Derfor skifter advokatfirmaer til cloudbaserede løsninger. Når softwaren ligger i skyen, kan den opdateres i realtid, og du kan skalere din pakke alt efter dine aktuelle behov.
Du har måske også bemærket, at AI er det store samtaleemne. Det lyder måske som noget fra en science fiction-film, men fremtiden er allerede her. En robot er ikke lige ved at rejse sig i retten, men AI-drevne værktøjer kan hjælpe os alle med at arbejde mere effektivt.
Men hvordan?
For det første kan AI hjælpe med prædiktiv kodning. Det betyder, at du kan bruge AI til at filtrere enorme mængder ESI og markere alt, der kan være relevant for retssagen. AI kan analysere dataene for dig. Tænk på det som et effektivt søgeværktøj, der kan hjælpe dig med at forberede dig på dokumentgennemgangsfasen i EDRM-processen.
Der findes forskellige muligheder, men jeg bruger Microsoft Purview eDiscovery platformen som eksempel. Der findes forskellige niveauer af Purview-softwaren, og du kan vælge de funktioner, du har brug for, afhængigt af din sagsmængde og dit budget.
Microsoft Purview-platformen giver dig mulighed for at oprette en automatiseret arbejdsgang. Fra bevaring over indsamling til gennemgang scannes dataene for dig. Alt relevant materiale placeres i et samlet overblik, som er klar til din analyse.
Her er et hurtigt overblik over, hvordan Microsoft Purview-processen fungerer:
- Fastlæg tilladelser.
- Identificer og bevar ESI.
- Opret en samling.
- Administrer og gennemgå indholdet.
- Eksportér dataene.
- Forbered dig på gennemgangen.
Hvis du vil have flere muligheder, har jeg samlet en liste over de bedste eDiscovery-værktøjer. Denne guide omhandler Nextpoint, IPRO, Sightline, Everlaw, Epiq Discovery, Logikcull, RelativityOne, Smarsh, DISCO og Ricoh. Den indeholder fordele og ulemper, funktioner og meget mere.
Og mens jeg taler om teknologi, kan du prøve disse værktøjer til juridisk research.
Før du tilmelder dig en eDiscovery-platformtjeneste, skal du sikre dig, at den overholder reglerne og er sikker. Outsourcing betyder ikke, at du ikke er ansvarlig, hvis noget går galt. Før du beslutter dig for et produkt, skal du undersøge det grundigt og overveje, hvilke funktioner du har brug for.
Få mest muligt ud af eDiscovery-processen
EDiscovery kan understøtte dit retssagsarbejde inden for en lang række behov. Gennemgang af digitale data giver dig beviser, som ellers ikke ville være tilgængelige for dig på så effektiv en måde.
EDRM kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af eDiscovery-processen. Husk, at der er ni trin, og at nogle af dem kan overlappe hinanden. Det begynder med IG efterfulgt af identifikation, bevaring, indsamling, behandling og gennemgang.
Derefter kommer analysefasen efterfulgt af produktion og fremlæggelse i retten.
Forskellige softwareapplikationer kan hjælpe med at strømline dine arbejdsgange. AI- og cloudbaserede løsninger kan lette presset på dine interne teams, levere automatisering og frigøre deres tid.
Husk, at regeloverholdelse og sikkerhed vil have højeste prioritet. Du kommer til at håndtere følsomme data, hvilket kræver omhyggelig bevaring og fortrolighed.
Og selv om de ikke ofte er nødvendige, vil der opstå situationer, hvor en digital efterforsker er nødvendig. Disse eksperter kan lokalisere skjulte eller slettede data mere effektivt og præcist, end AI-drevet software kan.
