Potenciando tu Proceso de eDiscovery: La Guía Definitiva
¿Recuerdas aquellos días en los que tenías que sumergirte entre cajas de documentos en papel para armar un caso? Claro, aún seguimos recopilando información de este modo, pero internet ha ayudado a que la recopilación de datos sea mucho más digital.
Desde correos electrónicos hasta publicaciones en redes sociales, todos tenemos una huella virtual. Como profesional del ámbito legal, buscarás pruebas en línea al prepararte para el juicio.
Las pistas digitales que necesitas provienen de la información almacenada electrónicamente (ESI). Y esto no es tan simple como hacer una captura de pantalla de un archivo y guardarlo en tu móvil: los datos deben identificarse, recopilarse, almacenarse, revisarse y presentarse de la manera adecuada.
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Este es el proceso de descubrimiento electrónico (eDiscovery). En todo el mundo, el mercado de eDiscovery es un gran negocio — se prevé que alcance un valor de 17,1 mil millones de dólares estadounidenses para 2027.
Probablemente tengas algunas preguntas, ¡así que estás de suerte! En este artículo, te hablaré sobre el descubrimiento electrónico (eDiscovery) y el tipo de datos que abarca. También te daré un resumen del Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico (EDRM) y te explicaré las normas.
¿Listo? Vamos allá.
¿Qué es el descubrimiento electrónico?
El descubrimiento electrónico, o eDiscovery, se utiliza habitualmente en procesos legales.
Mientras investigas un caso, tu equipo legal recopilará pruebas de una variedad de fuentes.
El proceso de eDiscovery implica buscar pruebas en los datos almacenados electrónicamente (ESI). Estas pruebas pueden encontrarse en un mensaje de texto, un correo electrónico, un documento de Word o una cita de calendario.
El proceso de eDiscovery solo incluye datos digitales; no abarca documentos en papel, entrevistas ni testimonios. Aunque estos métodos tradicionales siguen siendo importantes, simplemente no entran dentro del ámbito del descubrimiento electrónico.
Tus investigaciones digitales pueden ayudarte a descubrir información, hechos y cronologías. Por supuesto, cada disco duro está lleno de datos, y gran parte de ellos suele ser irrelevante.
Un método paso a paso llamado EDRM puede ayudarte a sacar el máximo partido al proceso de descubrimiento electrónico y a encontrar lo que realmente necesitas. Más adelante te explicaré cada fase de este proceso.
¿Cuáles son los beneficios del descubrimiento electrónico?
La tecnología avanza rápidamente y, aunque el descubrimiento electrónico está agilizando la preparación de los profesionales legales para el tribunal, no todos se han unido a esta tendencia.
De hecho, solo el 32,9% de los despachos de abogados usa software para la preparación y gestión de pruebas. Sin embargo, el 54,4% de los abogados declara que necesita revisar ESI de forma regular.
Ahora bien, si aún tienes dudas, estoy aquí para decirte que existen beneficios claros del descubrimiento electrónico. Aprovechar nuevas tecnologías que otros aún no han adoptado te dará una ventaja competitiva.
Cuando usas el descubrimiento electrónico, puedes ahorrar tiempo. Con todos los datos en un solo lugar, puedes buscar fácilmente lo que necesitas.
Tu equipo también será más eficiente y preciso en sus hallazgos. ¿Por qué? Porque una huella digital no se puede discutir. No dependes de que alguien "diga la verdad" verbalmente.
Por ejemplo, si un cliente toma una foto a las tres de la tarde un martes y la sube a Facebook, esta tendrá metadatos. Las fechas, horas y ubicaciones pueden verificarse, proporcionando al cliente una coartada virtual.
Además, dado que eDiscovery es un proceso, la información se accede, revisa y analiza.
¿Qué tipo de datos se incluye?
El proceso de descubrimiento electrónico puede implicar una variedad de tipos de datos. Aquí tienes algunos ejemplos de lo que se puede usar en litigios:
Comunicación escrita
Durante el proceso de descubrimiento electrónico, puedes tener acceso a comunicaciones escritas importantes. Este tipo de comunicación suele ser datos activos e incluye correos electrónicos y mensajes de texto.
SMS y correo electrónico no son las únicas maneras en que las personas se envían mensajes. Por ejemplo, WhatsApp cuenta con más de 2 mil millones de usuarios en todo el mundo.
Aunque todos estos tipos de ESI pueden respaldar tu caso, existen desafíos. Una simple captura de pantalla de un mensaje no será suficiente porque será necesario verificar las conversaciones. Debido a la naturaleza de plataformas como WhatsApp, puede que se requiera la intervención de un especialista forense para autenticar los datos.
También hay ESI escritos más generales, incluidos documentos, cartas y calendarios accesibles.
Comunicación visual
Los archivos electrónicos relevantes también pueden incluir diferentes tipos de comunicación visual. Has oído el dicho, «Una imagen vale más que mil palabras», y esto también es cierto al considerar la evidencia.
Por ejemplo, las fotografías digitales se utilizan con frecuencia en litigios. Una foto puede probar que alguien estuvo en un lugar específico a una hora determinada o que tenía una relación con un testigo clave. Los videos también pueden respaldar tu caso, e incluso pueden mostrar a alguien cometiendo un delito.
Los videos y las fotografías son útiles porque tienen metadatos, incluidos marcas de tiempo y ubicaciones.
Si el caso depende de registros financieros, la evidencia suele encontrarse en hojas de cálculo y gráficos. También puedes revisar dibujos digitales.
Comunicación verbal
Como abogado, tienes excelentes habilidades de comunicación verbal. Pero nuestros clientes y testigos no siempre tienen la misma confianza para hablar en público. Y aunque recuerden conversaciones específicas, las fechas, horas y contextos a veces se confunden.
Por suerte, las formas digitales de comunicación verbal pueden ayudar a contar la historia. Cuando preservas los metadatos, estos formatos de archivos digitales no pueden ser cuestionados.
Por ejemplo, existen los mensajes de voz. Supón que tu cliente tiene una expareja abusiva y hay cientos de mensajes de voz amenazantes de esa persona. Estos mensajes se pueden preservar y utilizar para respaldar tu caso.
Alternativamente, puede haber grabaciones de voz. Incluso podrías tener suerte y encontrar una confesión grabada. Por supuesto, si son grabaciones secretas, puede que no sean admisibles. La respuesta dependerá de tu ubicación y de la relevancia de la evidencia para el caso.
Redes sociales
Las redes sociales nos mantienen conectados. Y cuando investigas el comportamiento en línea de una persona, puedes descubrir evidencia electrónica.
Vamos a usar Facebook como ejemplo.
Facebook es una plataforma popular. Para 2027, se prevé que habrá 254,26 millones de usuarios de esta plataforma en Estados Unidos.
Con este nivel de uso generalizado, tiene sentido examinar los datos de redes sociales como parte del proceso de eDiscovery. Puede haber fotos, mensajes privados, estados, etiquetas, registros de ubicación y videos que sean relevantes para un caso.
Y Facebook no es la única red social útil. Están X (antes Twitter), Instagram, TikTok y más.
Nuevamente, si las redes sociales forman parte de tu eDiscovery, todo lo que utilices debe ser auténtico y verificable.
Metadatos
Los metadatos, que están en todas partes, se utilizan para autenticar otra evidencia.
Por ejemplo, si tienes una fotografía en tu teléfono, mostrará quién la tomó, dónde y cuándo. Tu trabajo será establecer el «por qué».
Puede ser difícil preservar los metadatos, pero es esencial si quieres que formen parte de tu evidencia.
Hay tres tipos de metadatos que puedes revisar. Son los siguientes:
- Metadatos del sistema: registros creados por el sistema operativo que muestran cuándo se creó o modificó un archivo
- Metadatos sustantivos: registros de cualquier cambio realizado por el usuario en los documentos
- Metadatos incrustados: datos ocultos que están incluidos dentro de archivos individuales
¿Qué es el proceso EDRM?
En 2005, George Socha y Tom Gelbmann crearon el Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico (EDRM). El proceso ha evolucionado desde entonces, pero la idea general sigue siendo la misma.
Hay nueve etapas en el eDiscovery y algunas de ellas pueden superponerse. Aquí tienes cada paso y lo que se puede esperar en cada uno:
1. Gobernanza de la información
La gobernanza de la información (IG) es la incorporación más reciente al proceso EDRM. Es un componente fundamental y algo que debes tener presente durante todo el proceso de eDiscovery.
Entonces, ¿de qué trata la IG?
El eDiscovery implica tratar datos confidenciales y sensibles, y debes cumplir con las normativas. IG cubre las mejores prácticas, empezando por tus políticas y procedimientos.
Tus políticas deben ser detalladas porque hay muchos aspectos que cubrir. Por ejemplo, necesitarás tener directrices claras sobre la privacidad de datos, seguridad, almacenamiento y compartición.
Si tienes un equipo remoto, tendrás que decidir cómo trabajar sin poner en riesgo los datos.
Incluso con sólidas medidas de seguridad, pueden ocurrir brechas y podrías acabar perdiendo datos. Tus políticas y procedimientos de IG deben incluir estrategias para afrontar eventos inesperados.
2. Identificación
Cada caso es diferente, así que los tipos de pruebas digitales que necesitarás pueden variar. Durante la etapa de identificación, debes decidir qué buscas.
Debido a la magnitud del ESI, es casi imposible descargar cada pieza de información y revisarla manualmente. Eso sería como buscar una aguja en un pajar.
Primero, puedes revisar el caso y analizar los hechos. ¿Qué tipos de archivos digitales podrían ser relevantes? Habla con testigos e intenta seguir la pista para acotar tu búsqueda.
Por ejemplo, podrías estar buscando correos electrónicos secretos, mensajes de texto sugestivos o reuniones no explicadas en un calendario.
3. Preservación
Si parece que el litigio es inevitable, tendrás que preservar cualquier documento relevante. Para que el ESI sea válido durante los procedimientos legales, no puede ser modificado ni eliminado.
Un “legal hold” — que bloquea la eliminación o modificación del ESI — puede aplicarse a los datos, con posibles multas si la información es alterada.
Existen tres maneras de preservar datos dependiendo de tu presupuesto y el tamaño de tu despacho:
- Pedir que los datos permanezcan intactos hasta que los necesites
- Crear una copia de seguridad del ESI relevante
- Instalar un software para preservar los datos sin tener que retirarlos
Lo más importante es mantener el ESI seguro hasta el momento de recopilarlo. Un solo archivo perdido podría afectar toda tu estrategia.
4. Recolección
La fase de recolección está estrechamente vinculada a la fase de preservación. Debes señalar cualquier ESI relevante y asegurarte de que esté todo en un solo lugar para facilitar el acceso.
Si tienes un departamento de TI, será su tarea transferir los datos de forma segura a una ubicación protegida. Alternativamente, puedes subcontratar este proceso.
Recopilarás diferentes tipos de ESI, incluyendo datos en la nube, ocultos y de dispositivos móviles. Recuerda que no tienes que recopilar todo porque demasiados archivos solo te sobrecargarán — y te harán trabajar de más.
Ya lo he mencionado antes, pero aquí tienes un recordatorio: los metadatos deben permanecer intactos y necesitarás consultar tus protocolos de ESI desde la etapa de IG.
5. Procesamiento
Lo siguiente es la fase de procesamiento. En este paso es donde realmente comenzarás a reducir tu búsqueda de pruebas relevantes.
Aunque hayas sido selectivo, aún habrá mucha información para revisar. Parte del ESI puede estar duplicado, así que deberás eliminar las duplicidades.
Durante este paso, el ESI debe ponerse en un formato accesible para tu equipo. Puedes usar software especializado para optimizar tus procesos. Por ejemplo, algunas firmas legales usan plataformas de revisión de ESI. O, si la cantidad de ESI es pequeña, puedes unir los datos en un archivo PDF.
Con el tiempo, puede aparecer ESI nuevo que sea relevante. Debes estar preparado para volver a la fase de recopilación a lo largo del litigio.
Puedes mejorar la precisión durante esta etapa con tecnología. Echa un vistazo a esta guía que creé con las principales opciones de software para comparar documentos legales.
6. Revisión
Durante la etapa de revisión, se debe examinar toda la información que queda.
Si hay una cantidad extensa de ESI, revisarlo todo puede llevar mucho tiempo. Estarás buscando cualquier cosa que pueda ser útil para tu caso. Ten en cuenta que, si lo has procesado correctamente, el proceso de revisión será mucho más sencillo.
A veces, este paso se subcontrata y los datos se devuelven para su análisis. Las firmas legales también pueden usar inteligencia artificial (IA) para examinar la información. Deberás definir parámetros de búsqueda para que el programa sepa qué buscar. Incluso si utilizas IA, algunas revisiones manuales seguirán siendo necesarias.
Ya sea que tengas un equipo presente o utilices otros métodos para la revisión, asegúrate de seguir tus políticas de IG.
7. Análisis
A estas alturas, la ESI relevante estará consolidada, revisada y lista para su análisis. Ya habrás empezado a recopilar pruebas mientras preparas tu caso.
Durante la fase de análisis, puedes comenzar a vincular los datos a tu caso buscando patrones, ordenando los elementos según su importancia y creando líneas de tiempo.
Más adelante, podrás comprobar si se ha pasado algo por alto. Por ejemplo, puede faltar una página en un PDF o haber una cadena de mensajes de texto interrumpida. O puedes encontrar indicios sobre otros documentos que debas buscar.
Si descubres que necesitas volver a la etapa de procesamiento para recopilar más pruebas, ahora es el momento de hacerlo.
El software de análisis de casos legales también puede ser útil en esta etapa.
8. Producción
Una vez que hayas analizado la ESI, la defensa comenzará a tomar forma. Sabrás qué es relevante y dónde encaja todo dentro del litigio.
La fase de producción se encuentra hacia el final del proceso EDRM. Tu equipo preparará las pruebas para el proceso legal. Es posible que el tribunal solicite las pruebas en un formato específico, y debes tenerlo en cuenta al recopilar tu información.
Esta etapa es principalmente administrativa y requiere tiempo y atención a los detalles. Toda la información debe ser revisada y clasificada en categorías.
Los documentos deben ser numerados y sellados, y pueden requerirse tachaduras. Cuando las pruebas estén listas, las compartirás con las partes relevantes, incluido tu oponente.
Hablaré de tendencias de software más adelante en el artículo, pero ten la seguridad de que existen soluciones disponibles para hacer eficiente el proceso de producción.
9. Presentación
Finalmente, ha llegado el momento de la fase de presentación. Una vez llegues a este punto, puedes preparar la ESI para el juicio.
Los métodos tradicionales pueden complementar la presentación de tus archivos digitales. Aspectos como testimonios de testigos, pruebas físicas y declaraciones de expertos nunca serán reemplazados.
Piénsalo bien sobre cómo presentarás los datos en la corte. La estrategia dependerá del tipo de datos que quieras mostrar. Por ejemplo, puedes usar videos, presentaciones de diapositivas o gráficos.
¿Cuáles son las reglas de la eDiscovery?
El acceso a registros electrónicos ha cambiado la forma en que ejercemos el derecho. Pero junto con las ventajas, vienen responsabilidades, y existen algunas reglas de eDiscovery que debes seguir.
Eres un profesional legal, por lo que sé que muchas de estas reglas te parecerán sentido común — de hecho, probablemente son cosas que ya haces de forma natural. Sin embargo, siempre vale la pena repasar la letra pequeña.
Debes ser ético. Tendrás acceso a datos personales, y la mayoría de ellos no serán relevantes para el litigio. Conserva únicamente la ESI si puede ser prueba potencial. Un archivo de audio de una reunión puede ser relevante, pero una foto de un perro lindo probablemente no lo será.
La forma en que almacenas la información debe ser segura, y es importante cumplir con las políticas de conservación de datos. Estas estrategias formarán parte de la fase IG, pero tendrás que seguir supervisando tus procesos a lo largo del tiempo.
Recuerda, todos los dispositivos deben mantenerse, y el personal debe utilizar redes seguras y actualizar sus contraseñas regularmente.
Deberás cooperar con otras partes relevantes y tener especial cuidado en conservar los metadatos.
Y, por supuesto, la confidencialidad del cliente también debe ser una prioridad.
La información a la que accedas siempre debe tratarse con respeto y mantenerse privada a menos que sea necesario para el caso.
¿Cuáles son los riesgos de la eDiscovery?
Te he hablado de las reglas, pero ¿qué hay de los riesgos? ¿Qué puede salir mal cuando dependes del proceso de eDiscovery?
Sabes que debes mantener la seguridad de los datos, pero ¿qué puede suceder si no lo haces? Los documentos electrónicos son vulnerables, especialmente cuando se almacenan en una red. Si ocurre una brecha, los datos sensibles quedan expuestos a filtraciones.
Los virus pueden afectar tu acceso a los documentos y corromper archivos importantes. Podrías perder pruebas en el proceso.
Otro aspecto a tener en cuenta es el coste. Cuando empiezas con la eDiscovery, implementar tus procesos es una tarea costosa. Puede requerir inversión en software de gestión de asuntos y formación/reciclaje del equipo, lo que supone trabajo adicional a corto plazo. No obstante, los beneficios lo compensan, ya que el litigio se vuelve más eficiente.
Aunque la eDiscovery es un proceso digital, todavía hay espacio para el error humano. Si tu equipo carece de experiencia, pueden ocurrir errores. Desde borrar por accidente la ESI hasta dañar metadatos, cualquier error puede afectar toda tu estrategia legal.
Si deseas adentrarte en eDiscovery pero no es algo con lo que estés familiarizado, te recomiendo invertir en capacitación para tu equipo de TI. Alternativamente, existen opciones para subcontratar hasta que estés listo para usar eDiscovery internamente.
¿Qué es la informática forense?
¿La informática forense es otro término para referirse a eDiscovery?
Pueden sonar similares, pero no son lo mismo.
En pocas palabras, la ESI que encuentras durante el proceso de eDiscovery estará fácilmente disponible. Por lo general, será suficiente para la mayoría de los procedimientos legales. Es un proceso que cualquiera de tu equipo puede dominar y con una mínima capacitación.
Por otro lado, la informática forense es un campo propio, y los expertos están altamente capacitados y poseen habilidades en el área.
Un investigador de informática forense se interesa más por lo que está oculto bajo la superficie. Suelen trabajar con agencias de aplicación de la ley como parte de investigaciones criminales, pero también pueden dar soporte a despachos de abogados.
Estos profesionales utilizan software y otras herramientas para descubrir datos que, de otro modo, podrían perderse para siempre. Por ejemplo, aunque un archivo incriminatorio haya sido eliminado, movido o modificado, un investigador forense digital puede ayudar a recuperar el documento original. Estos expertos saben encontrar información oculta en discos duros y chips de almacenamiento.
En ocasiones, puede haber ESI que sabes que existe, pero no se ve por ningún lado. A menos que tú o alguien de tu equipo sepa cómo desenvolverse en el ámbito de la informática forense, necesitarás recurrir a un experto.
Tendencias en software de eDiscovery
Nadie espera que hagas todo esto solo. Los equipos de eDiscovery confían en el software en cada paso del proceso.
Almacenar grandes volúmenes de datos internamente es costoso y conlleva riesgos de seguridad. Por ello, los despachos de abogados están migrando hacia soluciones en la nube. Cuando el software está en la nube, se puede actualizar en tiempo real y puedes escalar tu paquete dependiendo de tus necesidades del momento.
También habrás notado que la IA es el tema del momento. Puede sonar a película de ciencia ficción, pero el futuro ya está aquí. Un robot no va a presentarse en un tribunal, pero las herramientas potenciadas por IA pueden ayudarnos a trabajar de forma más eficiente.
¿Pero cómo?
Para empezar, la IA puede ayudar con la codificación predictiva. Esto significa que puedes usarla para filtrar grandes cantidades de ESI y señalar cualquier cosa que pueda ser relevante para el litigio. La IA puede analizar los datos para que tú no tengas que hacerlo. Piénsalo como una herramienta de búsqueda eficiente que te ayuda a prepararte para la etapa de revisión de documentos en el proceso EDRM.
Hay diferentes opciones disponibles, pero usaré la plataforma Microsoft Purview eDiscovery como ejemplo. Hay diferentes niveles de software Purview, y puedes elegir las funciones que necesitas según tu carga de casos y tu presupuesto.
La plataforma Microsoft Purview te permite crear un flujo de trabajo automatizado. Desde la preservación y recopilación hasta la revisión, los datos se escanean por ti. Cualquier material relevante se coloca en un mapa holístico, listo para su análisis.
Aquí tienes un vistazo rápido a cómo funciona el proceso de Microsoft Purview:
- Establecer permisos.
- Identificar y preservar la ESI.
- Crear una recopilación.
- Gestionar y revisar el contenido.
- Exportar los datos.
- Preparar para la revisión.
Si quieres más opciones, he preparado una lista de las mejores herramientas de eDiscovery. Esta guía cubre Nextpoint, IPRO, Sightline, Everlaw, Epiq Discovery, Logikcull, RelativityOne, Smarsh, DISCO y Ricoh. Incluye ventajas y desventajas, características y más.
Y, ya que hablo de tecnología, puedes probar estas herramientas de investigación legal.
Antes de contratar un servicio de plataforma eDiscovery, asegúrate de que sea compatible y segura. Subcontratar no significa que no seas responsable si ocurre algún problema. Antes de decidirte por un producto, investiga y considera las funciones que necesitas.
Cómo aprovechar al máximo el proceso de eDiscovery
La eDiscovery puede respaldar tus esfuerzos de litigio para una amplia gama de necesidades. Escanear datos digitales te aporta pruebas que de otro modo no estarían disponibles de una forma tan eficiente.
EDRM puede ayudarte a extraer el máximo del proceso de eDiscovery. Recuerda que hay nueve pasos, y algunos pueden superponerse. Comienza con IG, seguido de identificación, preservación, recopilación, procesamiento y revisión.
Luego viene la etapa de análisis, seguida de la producción y la presentación en el tribunal.
Diferentes aplicaciones de software pueden ayudar a agilizar tus flujos de trabajo. Las soluciones basadas en inteligencia artificial y en la nube pueden aliviar la carga de tus equipos internos, proporcionando automatización y liberando su tiempo.
Recuerda que el cumplimiento normativo y la seguridad serán una prioridad principal. Tratarás con datos sensibles, lo que requiere una preservación cuidadosa y confidencialidad.
Y aunque no se necesitan con frecuencia, ocurrirán ocasiones en las que sea necesario un investigador forense digital. Estos expertos pueden localizar datos ocultos o eliminados de manera más eficiente y precisa que los programas impulsados por inteligencia artificial.