Potenziare il Tuo Processo di eDiscovery: La Guida Definitiva
Ricordi i tempi in cui bisognava immergersi tra scatole di documenti cartacei per costruire un caso? Certo, raccogliamo ancora informazioni in questo modo — ma Internet ha contribuito a rendere la raccolta dei dati un’attività più digitale.
Dall’email ai post sui social media, tutti lasciano una traccia virtuale. Come professionista legale, cercherai online le prove mentre ti prepari per il dibattimento in tribunale.
Gli indizi digitali di cui hai bisogno provengono da informazioni elettroniche memorizzate (ESI). E non si tratta semplicemente di fare uno screenshot di un file e salvarlo sul telefono: i dati devono essere identificati, raccolti, conservati, revisionati e presentati nel modo corretto.
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Questo è il processo di eDiscovery. A livello globale, il mercato dell’eDiscovery è un settore in forte crescita — si prevede che raggiungerà un valore di 17,1 miliardi di dollari entro il 2027.
Probabilmente hai qualche domanda e sei fortunato! In questo articolo parlerò di eDiscovery e dei tipi di dati che coinvolge. Ti darò anche una panoramica sull’Electronic Discovery Reference Model (EDRM) e ti spiegherò le regole.
Pronto? Iniziamo.
Che cos’è l’eDiscovery?
L’eDiscovery, o discovery elettronica, è comunemente usata nelle procedure giudiziarie.
Durante l’investigazione di un caso, il tuo team legale raccoglierà prove da diverse fonti.
Il processo di eDiscovery consiste nella ricerca di prove tra le ESI. Questa prova può trovarsi in un messaggio di testo, in una email, in un documento Word o in un appuntamento nel calendario.
Il processo di eDiscovery include solo dati digitali; non comprende documenti cartacei, interviste o testimonianze. Sebbene questi metodi tradizionali siano ancora importanti, semplicemente non rientrano nell’ambito dell’eDiscovery.
Le tue indagini digitali possono aiutarti a scoprire informazioni, fatti e sequenze temporali. Naturalmente, ogni disco rigido è pieno di dati, molti dei quali spesso irrilevanti.
Un metodo passo dopo passo chiamato EDRM può aiutarti a sfruttare al massimo il processo di eDiscovery e trovare quello che ti serve. Spiegherò ciascuna fase più avanti in questo articolo.
Quali sono i vantaggi dell’eDiscovery?
La tecnologia evolve rapidamente e, mentre l’eDiscovery sta rendendo più efficienti i professionisti legali in preparazione al tribunale, non tutti hanno ancora adottato questo approccio.
Infatti, solo il 32,9% degli studi legali utilizza un software per la preparazione e la gestione delle prove. Nonostante ciò, il 54,4% degli avvocati afferma di dover esaminare regolarmente le ESI.
Se non sei ancora convinto, sono qui per dirti che esistono chiari vantaggi nell’utilizzare l’eDiscovery. Sfruttare le nuove tecnologie che gli altri non hanno ancora abbracciato ti darà un vantaggio competitivo.
L’utilizzo dell’eDiscovery ti permette di risparmiare tempo. Con tutti i dati concentrati in un unico posto, ricercare ciò di cui hai bisogno sarà più semplice.
Il tuo team sarà inoltre più efficiente e preciso nei risultati. Perché? Perché una traccia digitale non può essere messa in discussione, non si fa affidamento su qualcuno che racconti a voce la “verità”.
Ad esempio, se un cliente scatta una foto alle tre del pomeriggio di un martedì e la carica su Facebook, questa verrà accompagnata da metadati. Date, orari e posizioni possono essere verificati, fornendo al cliente un alibi virtuale.
Inoltre, poiché l’eDiscovery è un processo, le informazioni vengono consultate, revisionate e analizzate.
Quali tipi di dati sono inclusi?
Il processo di eDiscovery può coinvolgere una vasta gamma di dati. Ecco alcuni esempi di ciò che può essere utilizzato in causa:
Comunicazione scritta
Durante il processo di eDiscovery, potrebbe essere possibile accedere a comunicazioni scritte importanti. Questa tipologia di comunicazione è spesso rappresentata da dati attivi e include email e messaggi di testo.
SMS e email non sono gli unici modi in cui le persone si scambiano messaggi. Ad esempio, WhatsApp ha oltre 2 miliardi di utenti in tutto il mondo.
Sebbene tutti questi tipi di ESI possano supportare il tuo caso, ci sono delle sfide. Un semplice screenshot di un messaggio non sarà sufficiente, poiché le conversazioni dovranno essere verificate. A causa della natura di piattaforme come WhatsApp, può essere necessario l’intervento di uno specialista forense per autenticare i dati.
Esistono anche ESI scritti più generali, tra cui documenti, lettere e calendari accessibili.
Comunicazione Visiva
I file elettronici rilevanti possono includere anche diversi tipi di comunicazione visiva. Hai sentito il detto: “Un'immagine vale più di mille parole” e questo è vero anche quando si considera la prova.
Ad esempio, le fotografie digitali sono frequentemente utilizzate nelle cause legali. Una foto può provare che una persona si trovava in un certo luogo in un determinato momento o che aveva una relazione con un testimone chiave. I video possono anche sostenere il tuo caso — e possono perfino mostrare qualcuno che sta commettendo un crimine.
I video e le fotografie sono utili perché contengono metadati, tra cui data/ora e posizione.
Se il caso si basa su documenti finanziari, le prove spesso si trovano in fogli di calcolo e grafici. È possibile esaminare anche disegni digitali.
Comunicazione Verbale
Come avvocato, hai eccellenti capacità di comunicazione verbale. Ma i nostri clienti e testimoni non sempre hanno la stessa sicurezza nel parlare in pubblico. E anche se ricordano conversazioni specifiche, date, orari e contesti possono confondersi.
Fortunatamente, le forme digitali di comunicazione verbale possono aiutare a raccontare la storia. Quando conservi i metadati, questi formati di file digitali non possono essere contestati.
Ad esempio, ci sono i messaggi vocali. Supponiamo che il tuo cliente abbia un ex partner abusivo, e ci siano centinaia di messaggi vocali minacciosi da parte sua. Questi messaggi possono essere conservati e utilizzati per supportare il tuo caso.
In alternativa, potrebbero esserci registrazioni vocali. Potresti anche avere fortuna e trovare una confessione registrata. Naturalmente, se si tratta di registrazioni segrete, potrebbero non essere ammesse. La risposta dipenderà dalla tua posizione e dalla rilevanza delle prove per il caso.
Social Media
I social media ci tengono connessi. E quando analizzi il comportamento online di una persona, puoi scoprire prove elettroniche.
Usiamo Facebook come esempio.
Facebook è una piattaforma popolare. Entro il 2027, si prevede che ci saranno 254,26 milioni di utenti di questa piattaforma negli Stati Uniti.
Con un utilizzo così diffuso, ha senso esaminare i dati dei social media come parte del processo di eDiscovery. Potrebbero esserci foto, messaggi privati, aggiornamenti di stato, tag, registrazioni di posizione (check-in) e video rilevanti per un caso.
E Facebook non è l’unico social utile. Ci sono X (ex Twitter), Instagram, Tiktok e altri.
Ancora una volta, se i social media fanno parte della tua strategia di eDiscovery, tutto ciò che utilizzi deve essere autentico e verificabile.
Metadati
I metadati, che si trovano ovunque, vengono utilizzati per autenticare altre prove.
Ad esempio, se hai una fotografia sul telefono, questa indicherà chi l’ha scattata, dove e quando. Il tuo compito sarà stabilire il “perché”.
Può essere difficile conservare i metadati, ma è essenziale se vuoi che facciano parte della tua prova.
Ci sono tre tipi di metadati che puoi esaminare. Sono i seguenti:
- Metadati di sistema: registrazioni create dal sistema operativo per mostrare quando un file è stato creato o modificato
- Metadati sostanziali: registrazioni di qualsiasi modifica apportata ai documenti dall’utente
- Metadati incorporati: dati nascosti incorporati nei file individuali
Cos’è il processo EDRM?
Nel 2005, George Socha e Tom Gelbmann hanno creato l'Electronic Discovery Reference Model (EDRM). Il processo si è evoluto da allora, ma l’idea generale è rimasta la stessa.
Ci sono nove fasi dell’eDiscovery, alcune delle quali possono sovrapporsi. Ecco ogni fase e cosa aspettarsi durante il processo:
1. Gestione delle informazioni
La gestione delle informazioni (IG) è l’ultima aggiunta al processo EDRM. Si tratta di un elemento fondamentale e di qualcosa che devi considerare durante tutto il processo di eDiscovery.
Allora, di cosa si tratta IG?
L’eDiscovery implica la gestione di dati sensibili e riservati, e devi essere conforme alle normative. IG riguarda le migliori pratiche, a partire dalle tue politiche e procedure.
Le tue politiche devono essere dettagliate perché ci sono molti aspetti da coprire. Ad esempio, dovrai avere linee guida chiare sulla privacy, sicurezza, conservazione e condivisione dei dati.
Se hai un team a distanza, dovrai decidere come lavorare senza mettere a rischio i dati.
Anche con solide misure di sicurezza, possono verificarsi violazioni e si possono perdere dati. Le tue politiche e procedure di IG dovrebbero includere strategie per affrontare eventi imprevisti.
2. Identificazione
Ogni caso è diverso, quindi il tipo di prove digitali di cui avrai bisogno può variare. Durante la fase di identificazione, devi decidere cosa stai cercando.
A causa della quantità di ESI, è quasi impossibile scaricare ogni singolo dato e analizzarlo manualmente. È come cercare un ago in un pagliaio.
Per prima cosa, puoi esaminare il caso e valutare i fatti. Quali tipi di file digitali potrebbero essere rilevanti? Parla con i testimoni e cerca di seguire le tracce per restringere la ricerca.
Ad esempio, potresti cercare email segrete, messaggi di testo sospetti o incontri inspiegabili in un calendario.
3. Conservazione
Se sembra che una causa legale sia inevitabile, dovrai conservare tutti i documenti rilevanti. Affinché l'ESI sia valido durante le procedure legali, non può essere modificato o cancellato.
Un “legal hold” — che blocca la rimozione o la modifica dell'ESI — può essere applicato ai dati, con potenziali sanzioni se le informazioni vengono alterate.
Ci sono tre modi per conservare i dati a seconda del tuo budget e delle dimensioni dello studio:
- Chiedere che i dati rimangano intatti fino al momento del bisogno
- Creare un backup dell'ESI rilevante
- Installare un software per conservare i dati senza doverli rimuovere
La cosa più importante è mantenere l'ESI sicuro fino al momento della raccolta. Un file perso potrebbe compromettere tutta la tua strategia.
4. Raccolta
La fase di raccolta è strettamente collegata a quella della conservazione. Dovrai segnalare qualsiasi ESI rilevante e assicurarti che sia tutto in un unico posto per renderlo facilmente accessibile.
Se hai un reparto IT, sarà loro compito trasferire i dati in modo sicuro in un luogo protetto. In alternativa, puoi esternalizzare questo processo.
Raccoglierai diversi tipi di ESI, tra cui dati cloud, nascosti e da dispositivi mobili. Ricorda, non è necessario raccogliere tutto perché troppi file ti lasceranno solo confuso — e sovraccarico di lavoro.
L'ho già detto, ma ecco un promemoria: i metadati devono rimanere intatti e dovrai fare riferimento ai protocolli ESI stabiliti nella fase di IG.
5. Elaborazione
Segue la fase di elaborazione. Questo è il passaggio in cui inizierai davvero a restringere la ricerca delle prove rilevanti.
Anche se sei stato selettivo, ci saranno comunque molti dati da esaminare. Alcuni ESI possono essere duplicati, quindi sarà necessario eliminare le copie doppie.
Durante questa fase, l'ESI va trasformato in un formato accessibile al tuo team. Puoi utilizzare software dedicati per ottimizzare i processi. Alcuni studi legali utilizzano piattaforme specifiche per la revisione dell’ESI. Oppure, se la quantità di ESI è ridotta, puoi unire i dati in un file PDF.
Col tempo, possono emergere nuovi ESI rilevanti. Dovresti essere pronto a tornare alla fase di raccolta durante il contenzioso.
È possibile migliorare l'accuratezza durante questa fase con la tecnologia. Dai un'occhiata a questa guida che ho creato con le principali soluzioni di software per il confronto di documenti legali.
6. Revisione
Durante la fase di revisione, tutti i dati rimasti devono essere analizzati.
Se l'ESI è abbondante, la revisione può richiedere molto tempo. Cercherai qualsiasi informazione utile al tuo caso. Ricorda che, se hai elaborato correttamente i dati, la revisione sarà molto più semplice.
A volte questa fase viene esternalizzata e i dati vengono restituiti per l'analisi. Gli studi legali possono inoltre utilizzare l'intelligenza artificiale (AI) per vagliare le informazioni. Dovrai impostare dei parametri di ricerca per far sapere al programma cosa cercare. Anche se usi l'AI, sarà comunque necessaria una revisione manuale.
Che tu abbia un team in presenza o utilizzi altri metodi di revisione, assicurati di rispettare le tue politiche di IG.
7. Analisi
A questo punto, gli ESI rilevanti saranno raccolti in un unico posto, revisionati e pronti per l’analisi. Avrai già iniziato a raccogliere le prove mentre prepari il tuo caso.
Durante la fase di analisi, puoi iniziare a collegare i dati al tuo caso cercando schemi ricorrenti, ordinando gli elementi secondo la loro importanza e creando delle timeline.
Successivamente potrai verificare se qualcosa è stato tralasciato. Ad esempio, potrebbe mancare una pagina da un PDF o una conversazione di messaggi potrebbe essere interrotta. Oppure potresti trovare indizi su altri documenti da cercare.
Se scopri che è necessario tornare alla fase di processing per raccogliere ulteriori prove, questo è il momento giusto per farlo.
Anche il software per l’analisi dei casi legali può essere molto utile in questa fase.
8. Produzione
Una volta analizzati gli ESI, la difesa comincerà a delinearsi. Saprai cosa è rilevante e dove tutto si colloca nella controversia.
La fase di produzione si colloca verso la fine del processo EDRM. Il tuo team preparerà le prove per il processo legale. Il tribunale potrebbe richiedere che le prove vengano presentate in un formato specifico, e dovresti tenerlo presente quando raccogli tutte le informazioni.
Questa fase è principalmente amministrativa e richiede tempo e attenzione ai dettagli. Tutte le informazioni devono essere riviste e suddivise in categorie.
I documenti devono essere numerati e timbrati, e potrebbero essere necessarie oscuramenti. Quando le prove sono pronte, verranno condivise con le parti interessate — incluso il tuo avversario.
Parlerò delle tendenze relative ai software più avanti nell’articolo, ma sappi che esistono soluzioni in grado di rendere efficiente il processo di produzione.
9. Presentazione
Infine, arriva il momento della fase di presentazione. A questo punto puoi preparare gli ESI per il processo.
I metodi tradizionali possono supportare la presentazione di file digitali. Testimonianze dei testimoni, prove fisiche e dichiarazioni di esperti non verranno mai sostituite.
Pensa a come presenterai i dati in tribunale. La strategia che utilizzerai dipende dalla tipologia di dati che intendi condividere. Ad esempio, puoi usare video, presentazioni di diapositive o grafici.
Quali Sono le Regole dell’eDiscovery?
L’accesso a documenti elettronici ha cambiato il modo in cui si esercita la professione legale. Ma insieme ai vantaggi arrivano anche delle responsabilità, e ci sono alcune regole dell’eDiscovery da seguire.
Sei un professionista legale, quindi so che molte di queste regole ti sembreranno di buon senso — in realtà, probabilmente sono già cose che fai abitualmente. Comunque, vale sempre la pena rivedere i dettagli.
Devi essere etico. Avrai accesso a dati personali, e la maggior parte di essi non sarà rilevante per la controversia. Conserva gli ESI solo se sono potenziali prove. Un file audio di una riunione può essere rilevante, mentre una foto di un cane carino probabilmente no.
Il modo in cui archivi le informazioni deve essere sicuro, ed è importante seguire le politiche di conservazione dei dati. Queste strategie fanno parte della fase IG, ma dovrai continuare a monitorare i tuoi processi nel tempo.
Ricorda che tutti i dispositivi devono essere mantenuti, e il personale deve utilizzare reti sicure e aggiornare regolarmente le proprie password.
Dovrai collaborare con le altre parti coinvolte e prestare attenzione a preservare i metadati.
E, naturalmente, la riservatezza del cliente deve essere una priorità.
Le informazioni che visualizzi devono sempre essere trattate con rispetto e mantenute private, salvo che siano necessarie per la causa.
Quali Sono i Rischi dell’eDiscovery?
Ti ho parlato delle regole, ma quali sono i rischi? Cosa può andare storto se ti affidi al processo di eDiscovery?
Sai che devi mantenere la sicurezza dei dati, ma cosa succede se non lo fai? I documenti elettronici sono vulnerabili, soprattutto se archiviati su una rete. Se si verifica una violazione, i dati sensibili diventano soggetti a fughe di informazioni.
I virus possono influire sull’accesso ai documenti e danneggiare file importanti. Potresti perdere delle prove durante il processo.
Un altro aspetto da considerare è il costo. Quando inizi con l’eDiscovery, impostare i processi è un’impresa costosa. Potrebbe essere necessario investire in software per la gestione delle pratiche e nella formazione/aggiornamento del team, creando ulteriore lavoro nel breve termine. Tuttavia, i benefici superano i costi, poiché il contenzioso diventa più efficiente.
Anche se l’eDiscovery è un processo digitale, c’è ancora spazio all’errore umano. Se il tuo team ha poca esperienza, possono verificarsi errori. Dalla cancellazione accidentale degli ESI al danneggiamento dei metadati, ogni sbaglio può compromettere l’intera strategia legale.
Se vuoi davvero approfondire l’eDiscovery ma non è un ambito che conosci, ti consiglio di investire nella formazione per il tuo team IT. In alternativa, ci sono opzioni per affidare il compito in outsourcing finché non sarai pronto a gestire l’eDiscovery internamente.
Che cos’è la Digital Forensics?
La digital forensics è un altro modo per dire eDiscovery?
I due termini possono sembrare intercambiabili, ma non sono la stessa cosa.
In parole semplici, l’ESI che trovi durante il processo di eDiscovery sarà facilmente disponibile. Di solito sarà sufficiente per l’uso nella maggior parte dei procedimenti legali. Il processo è qualcosa che chiunque nel tuo team può imparare — e con una formazione minima.
Al contrario, la digital forensics è una disciplina a sé stante, e gli esperti del settore hanno una formazione e competenze altamente specializzate.
Un investigatore di digital forensics è più interessato a ciò che si nasconde sotto la superficie. Di solito collabora con le forze dell’ordine come parte delle indagini penali, ma può anche supportare studi legali.
Questi professionisti utilizzano software e altri strumenti per scoprire dati che altrimenti andrebbero persi per sempre. Ad esempio, mentre un file incriminante può essere stato eliminato, spostato o modificato, un investigatore forense digitale può aiutare a recuperare il documento originale. Questi esperti sanno come trovare informazioni nascoste su dischi rigidi e chip di memoria.
A volte, può esserci ESI che sai che esiste — ma che non si trova da nessuna parte. A meno che tu o qualcuno nel tuo team non sappia come muoversi nel campo della digital forensics, dovrai chiamare un esperto.
Trend nei Software di eDiscovery
Nessuno si aspetta che tu faccia tutto questo da solo. I team di eDiscovery si affidano ai software — in ogni fase del processo.
Archiviare grandi quantità di dati internamente è costoso e comporta rischi per la sicurezza. Per questo motivo, gli studi legali stanno passando a soluzioni basate su cloud. Quando il software è nel cloud, può essere aggiornato in tempo reale e puoi adattare il tuo pacchetto in base alle necessità del momento.
Avrai forse notato che l’IA è sulla bocca di tutti. Potrebbe sembrare qualcosa da film di fantascienza, ma il futuro è già qui. Un robot non prenderà la parola in tribunale, ma strumenti alimentati dall’IA possono aiutarci a lavorare in modo più efficiente.
Ma come?
Per esempio, l’IA può aiutare con il predictive coding. Ciò significa che puoi usarla per filtrare grandi volumi di ESI e segnalare qualsiasi elemento che possa essere rilevante per la causa. L’IA può analizzare i dati al posto tuo. Pensala come uno strumento di ricerca efficiente che ti aiuta a prepararti per la fase di revisione dei documenti nel processo EDRM.
Le opzioni disponibili sono diverse, ma userò la piattaforma Microsoft Purview eDiscovery come esempio. Esistono diversi livelli per il software Purview, e puoi scegliere le funzionalità di cui hai bisogno in base al carico di casi e al budget.
La piattaforma Microsoft Purview consente di creare un flusso di lavoro automatizzato. Dalla conservazione alla raccolta fino alla revisione, i dati vengono analizzati per te. Qualsiasi materiale rilevante viene inserito in una mappa olistica, pronta per essere analizzata.
Ecco una rapida panoramica di come funziona il processo Microsoft Purview:
- Stabilire le autorizzazioni.
- Identificare e conservare l’ESI.
- Creare una raccolta.
- Gestire e revisionare il contenuto.
- Esportare i dati.
- Prepararsi per la revisione.
Se vuoi maggiori opzioni, ho preparato una lista dei migliori strumenti di eDiscovery. Questa guida copre Nextpoint, IPRO, Sightline, Everlaw, Epiq Discovery, Logikcull, RelativityOne, Smarsh, DISCO e Ricoh. Troverai pro e contro, caratteristiche e altro ancora.
E, già che parlo di tecnologia, puoi provare anche questi strumenti per la ricerca legale.
Prima di iscriverti a un servizio di piattaforma eDiscovery, assicurati che sia conforme e sicuro. Affidare il compito in outsourcing non significa che tu non sia responsabile se qualcosa va storto. Prima di scegliere un prodotto, informati e valuta le funzionalità di cui hai davvero bisogno.
Come sfruttare al meglio il processo di eDiscovery
La eDiscovery può supportare le tue attività di contenzioso su vasta scala. Analizzare dati digitali ti offre prove che altrimenti non sarebbero disponibili in modo così efficiente.
L’EDRM può aiutarti a ottenere il massimo dal processo di eDiscovery. Ricorda, ci sono nove passaggi e alcuni di essi possono sovrapporsi. Si parte dalla IG, seguita da identificazione, conservazione, raccolta, elaborazione e revisione.
Poi arriva la fase di analisi, seguita da produzione e presentazione in tribunale.
Diversi applicativi software possono aiutare a semplificare i tuoi flussi di lavoro. Soluzioni basate sull’intelligenza artificiale e su cloud possono alleggerire le attività dei tuoi team interni, automatizzando i processi e liberando il loro tempo.
Ricorda che conformità e sicurezza saranno una priorità assoluta. Gestirai dati sensibili, che richiedono una conservazione accurata e riservatezza.
E anche se non sono frequentemente necessari, ci saranno situazioni in cui sarà indispensabile un investigatore forense digitale. Questi esperti possono individuare dati nascosti o cancellati in modo più efficiente e preciso rispetto ai software con intelligenza artificiale.