Husker du tiden da du måtte lete gjennom esker med papirdokumenter for å bygge en sak? Vi samler riktignok fortsatt inn informasjon på denne måten – men internett har bidratt til å gjøre datainnsamling mer digital.
Fra e-post til innlegg i sosiale medier har alle et virtuelt fotavtrykk. Som juridisk fagperson vil du lete på nettet etter bevis når du forbereder deg til en dag i retten.
De digitale sporene du trenger, kommer fra elektronisk lagret informasjon (ESI). Og dette er ikke så enkelt som å ta et skjermbilde av en fil og lagre det på telefonen – dataene må identifiseres, samles inn, lagres, gjennomgås og presenteres på riktig måte.
Dette er prosessen for elektronisk bevisinnhenting. På verdensbasis er markedet for elektronisk bevisinnhenting en stor virksomhet – og det forventes å nå en verdi på 17.1 milliarder amerikanske dollar innen 2027.
Du har sikkert noen spørsmål, så du er heldig! I denne artikkelen skal jeg snakke om elektronisk bevisinnhenting og hvilke typer data den omfatter. Jeg skal også gi deg en oversikt over referansemodellen for elektronisk bevisinnhenting (EDRM) og forklare reglene.
Klar? Da setter vi i gang.
Hva er elektronisk bevisinnhenting?
Elektronisk bevisinnhenting brukes ofte i rettslige prosesser.
Når du etterforsker en sak, vil det juridiske teamet ditt samle inn bevis fra en rekke kilder.
Prosessen for elektronisk bevisinnhenting innebærer å lete etter bevis i elektronisk lagret informasjon. Disse bevisene kan finnes i en tekstmelding, e-post, et tekstdokument eller en kalenderavtale.
Prosessen for elektronisk bevisinnhenting omfatter bare digitale data; den omfatter ikke papirdokumenter, intervjuer eller vitneforklaringer. Selv om disse tradisjonelle metodene fortsatt er viktige, faller de ganske enkelt ikke inn under elektronisk bevisinnhenting.
De digitale undersøkelsene dine kan hjelpe deg med å avdekke informasjon, fakta og tidslinjer. Selvfølgelig er alle harddisker fulle av data, og mye av dette er ofte irrelevant.
En trinnvis metode kalt EDRM kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av prosessen for elektronisk bevisinnhenting og finne det du trenger. Jeg skal forklare hver fase senere i denne artikkelen.
Hva er fordelene med elektronisk bevisinnhenting?
Teknologien endrer seg raskt, og selv om elektronisk bevisinnhenting effektiviserer måten juridiske fagpersoner forbereder seg til retten på, har ikke alle tatt den i bruk.
Faktisk er det bare 32.9% av advokatfirmaene som bruker programvare til forberedelse og håndtering av bevis. Til tross for dette sier 54.4% av advokatene at de regelmessig må gjennomgå ESI.
Hvis du fortsatt ikke er overbevist, er jeg her for å fortelle deg at elektronisk bevisinnhenting har klare fordeler. Ved å ta i bruk ny teknologi som andre ennå ikke har tatt i bruk, får du et konkurransefortrinn.
Når du bruker elektronisk bevisinnhenting, kan du spare tid. Når alle dataene er samlet på ett sted, kan du enkelt søke etter det du trenger.
Teamet ditt vil også arbeide mer effektivt og få mer nøyaktige funn. Hvorfor? Fordi et digitalt fotavtrykk ikke kan bestrides. Du er ikke avhengig av at noen forteller «sannheten» muntlig.
Hvis en klient for eksempel tar et bilde klokken tre på en tirsdag og laster det opp på Facebook, vil det inneholde metadata. Datoer, klokkeslett og steder kan alle bekreftes, noe som gir klienten et virtuelt alibi.
I tillegg blir informasjonen hentet frem, gjennomgått og analysert fordi elektronisk bevisinnhenting er en prosess.
Hvilke typer data omfattes?
Prosessen for elektronisk bevisinnhenting kan omfatte en rekke datatyper. Her er noen eksempler på hva som kan brukes i rettssaker:
Skriftlig kommunikasjon
Under prosessen for elektronisk bevisinnhenting kan du få tilgang til viktig skriftlig kommunikasjon. Denne typen kommunikasjon er ofte aktive data og omfatter e-poster og tekstmeldinger.
SMS og e-post er ikke de eneste måtene folk sender meldinger til hverandre på. WhatsApp har for eksempel mer enn 2 milliarder brukere fra hele verden.
Selv om alle disse typene ESI kan støtte saken din, finnes det utfordringer. Et enkelt skjermbilde av en melding vil ikke være nok, fordi samtalene må verifiseres. På grunn av plattformenes natur, som WhatsApp, kan det være nødvendig å tilkalle en rettsmedisinsk spesialist for å autentisere dataene.
Det finnes også mer generell skriftlig ESI, blant annet dokumenter, brev og kalendere som er tilgjengelige.
Visuell kommunikasjon
Relevante elektroniske filer kan også omfatte ulike typer visuell kommunikasjon. Du har hørt uttrykket «Et bilde sier mer enn tusen ord», og dette gjelder også når man vurderer bevisene.
Digitale fotografier brukes for eksempel ofte i rettstvister. Et bilde kan bevise at noen var på et bestemt sted på et bestemt tidspunkt, eller at vedkommende hadde en relasjon til et sentralt vitne. Videoer kan også støtte saken din – og kan til og med vise at noen begår en forbrytelse.
Videoer og fotografier er nyttige fordi de har metadata, blant annet tidsstempler og stedsangivelser.
Hvis saken bygger på økonomiske opplysninger, finnes bevisene ofte i regneark og grafer. Du kan også se på digitale tegninger.
Muntlig kommunikasjon
Som advokat har du utmerkede muntlige kommunikasjonsevner. Klientene og vitnene våre har imidlertid ikke alltid den samme tryggheten når de skal snakke offentlig. Og selv om de husker bestemte samtaler, kan datoer, tidspunkter og sammenhenger blandes sammen.
Heldigvis kan digitale former for muntlig kommunikasjon bidra til å fortelle historien. Når du bevarer metadata, kan disse digitale filformatene ikke bestrides.
Det finnes for eksempel talemeldinger. La oss si at klienten din har en voldelig eks, og at det finnes hundrevis av truende talemeldinger fra vedkommende. Disse meldingene kan bevares og brukes til å støtte saken din.
Alternativt kan det finnes lydopptak. Du kan til og med være heldig og finne en innrømmelse på bånd. Hvis opptakene er gjort i hemmelighet, kan de selvfølgelig være uopptakelige som bevis. Svaret avhenger av hvor du befinner deg, og hvor relevant beviset er for saken.
Sosiale medier
Sosiale medier holder oss knyttet sammen. Og når du undersøker noens aktivitet på nettet, kan du avdekke elektroniske bevis.
La oss bruke Facebook som eksempel.
Facebook er en populær plattform. Innen 2027 er det anslått at det vil være 254.26 millioner brukere av denne plattformen i USA.
Med en så utbredt bruk gir det mening å undersøke data fra sosiale medier som en del av prosessen for elektronisk bevisinnhenting. Det kan finnes bilder, private meldinger, statusoppdateringer, tagginger, innsjekkinger og videoer som er relevante for en sak.
Og Facebook er ikke det eneste nyttige nettstedet for sosiale medier. Det finnes X (tidligere Twitter), Instagram, Tiktok og flere.
Hvis sosiale medier igjen er en del av materialet ditt for elektronisk bevisinnhenting, må alt du bruker, være autentisk og etterprøvbart.
Metadata
Metadata, som finnes overalt, brukes til å autentisere andre bevis.
Hvis du for eksempel har et fotografi på telefonen, vil det opplyse hvem som tok det, hvor og når. Din oppgave blir å fastslå «hvorfor».
Det kan være vanskelig å bevare metadata, men det er avgjørende hvis du vil at metadataene skal inngå i bevisene dine.
Det finnes tre typer metadata du kan se på. De er som følger:
- Systemmetadata: oppføringer opprettet av operativsystemet for å vise når en fil ble opprettet eller endret
- Substansiell metadata: oppføringer over eventuelle endringer brukeren har gjort i dokumenter
- Innebygd metadata: skjulte data som er innebygd i individuelle filer
Hva er EDRM-prosessen?
I 2005 opprettet George Socha og Tom Gelbmann referansemodellen for elektronisk bevisinnhenting (EDRM). Prosessen har utviklet seg siden den gang, men hovedideen er fortsatt den samme.
Det finnes ni stadier i prosessen for elektronisk bevisinnhenting, og noen av dem kan overlappe hverandre. Her er hvert trinn og hva du kan forvente underveis:
1. Informasjonsstyring
Informasjonsstyring (IG) er det nyeste tilskuddet til EDRM-prosessen. Det er en kritisk komponent og noe du må ta hensyn til gjennom hele prosessen for elektronisk bevisinnhenting.
Så hva handler IG egentlig om?
Elektronisk bevisinnhenting innebærer håndtering av sensitive og konfidensielle data, og du må overholde gjeldende krav. IG dekker beste praksis, med utgangspunkt i retningslinjene og prosedyrene dine.
Retningslinjene dine må være detaljerte fordi det er mange områder som må dekkes. Du må for eksempel ha tydelige retningslinjer for personvern, sikkerhet, lagring og deling av data.
Hvis du har et eksternt team, må du avgjøre hvordan dere kan arbeide uten å sette dataene i fare.
Selv med sterke sikkerhetstiltak på plass kan datainnbrudd forekomme, og du kan ende opp med tapte data. IG-retningslinjene og -prosedyrene dine bør inneholde strategier for håndtering av uventede hendelser.
2. Identifikasjon
Alle saker er forskjellige, så typene digitale bevis du trenger, kan variere. I identifikasjonsfasen må du avgjøre hva du leter etter.
På grunn av mengden ESI er det nesten umulig å laste ned hver eneste del av dataene og gå gjennom dem manuelt. Det er som å lete etter en nål i en høystakk.
Først kan du gjennomgå saken og se på faktaene. Hvilke typer digitale filer kan være relevante? Snakk med vitner, og prøv å følge sporet for å avgrense søket.
Det kan for eksempel hende at du leter etter hemmelige e-poster, antydende tekstmeldinger eller uforklarlige møter i en kalender.
3. Bevaring
Hvis det ser ut til at rettssak er uunngåelig, må du bevare alle relevante dokumenter. For at ESI skal kunne legges frem under rettslige prosesser, kan det ikke endres eller slettes.
Et «juridisk bevaringspålegg» — som blokkerer fjerning eller endring av ESI — kan legges på dataene, med mulige bøter hvis informasjonen blir manipulert.
Det finnes tre måter å bevare data på, avhengig av budsjettet ditt og størrelsen på virksomheten din:
- Be om at dataene forblir urørt til du trenger dem
- Opprette en sikkerhetskopi av den relevante ESI-en
- Installere programvare for å bevare dataene uten å måtte fjerne dem
Det viktigste er å holde ESI-en sikker frem til det er på tide å samle den inn. Én tapt fil kan påvirke hele strategien din.
4. Innsamling
Innsamlingsfasen er nært knyttet til bevaringsfasen. Du må merke all relevant ESI og sørge for at alt er samlet på ett sted, slik at det er enkelt å få tilgang til.
Hvis du har en IT-avdeling, er det deres oppgave å overføre dataene på en sikker måte til et sikkert sted. Alternativt kan du sette ut denne prosessen.
Du vil samle inn ulike typer ESI, blant annet skybaserte, skjulte og mobile data. Husk at du ikke trenger å samle inn alt, fordi for mange filer bare vil gjøre deg overveldet — og overarbeidet.
Jeg har sagt det før, men her kommer en påminnelse: Metadataene må forbli intakte, og du må ta utgangspunkt i ESI-protokollene dine fra IG-fasen.
5. Behandling
Deretter kommer behandlingsfasen. I dette trinnet begynner du virkelig å avgrense søket etter relevante bevis.
Selv om du har vært selektiv, vil det fortsatt være mye data å gå gjennom. Noe av ESI-en kan være duplisert, så du må fjerne eventuelle duplikater.
I dette trinnet må ESI-en legges inn i et format som er tilgjengelig for teamet ditt. Du kan bruke dedikert programvare til å effektivisere prosessene dine. Noen advokatfirmaer bruker for eksempel plattformer for gjennomgang av ESI. Hvis mengden ESI er liten, kan du også slå sammen dataene til en PDF-fil.
Over tid kan ny ESI bli relevant. Du bør være forberedt på å gå tilbake til innsamlingsfasen gjennom hele rettssaken.
Du kan forbedre nøyaktigheten i denne fasen ved hjelp av teknologi. Ta en titt på denne veiledningen jeg har laget, med de beste alternativene for programvare for sammenligning av juridiske dokumenter.
6. Gjennomgang
I gjennomgangsfasen må alle de gjenværende dataene undersøkes.
Hvis det finnes en omfattende mengde ESI, kan det være tidkrevende å gjennomgå alt. Du skal se etter alt som kan være nyttig for saken din. Husk at gjennomgangsprosessen blir mye enklere hvis du har behandlet materialet riktig.
Noen ganger setter advokatfirmaer bort dette trinnet til tjenester for gjennomgang av juridiske dokumenter, og dataene returneres for analyse. Advokatfirmaer kan også bruke kunstig intelligens (AI) til å sortere gjennom informasjonen. Du må angi søkeparametere slik at programmet vet hva det skal se etter. Selv om du bruker AI-drevne verktøy for gjennomgang av juridiske dokumenter, vil det fortsatt være nødvendig med noe manuell gjennomgang.
Enten du har et team som arbeider fysisk sammen eller bruker andre metoder for gjennomgangen, må du sørge for å følge retningslinjene dine for IG.
7. Analyse
På dette tidspunktet vil den relevante ESI-en være samlet på ett sted, gjennomgått og klar for analyse. Du vil ha begynt å samle inn bevis mens du forbereder saken.
I analysefasen kan du begynne å knytte dataene til saken din ved å se etter mønstre, rangere elementene etter hvor viktige de er og lage tidslinjer.
Senere kan du se om noe har blitt oversett. Det kan for eksempel mangle en side i en PDF-fil, eller en tekstmeldingssamtale kan være ufullstendig. Du kan også finne ledetråder om andre dokumenter du bør se etter.
Hvis du oppdager at du må gå tilbake til behandlingsfasen for å samle inn flere bevis, er dette tidspunktet å gjøre det på.
Programvare for juridisk saksanalyse kan også være nyttig i dette trinnet.
8. Produksjon
Når du har analysert ESI-en, vil forsvaret begynne å ta form. Du vil vite hva som er relevant, og hvor alt passer inn i rettssaken.
Produksjonsfasen kommer mot slutten av EDRM-prosessen. Teamet ditt vil klargjøre bevisene for den juridiske prosessen. Retten kan be om at bevisene leveres i et bestemt format, og du bør ta hensyn til dette når du sammenstiller informasjonen.
Dette trinnet er hovedsakelig administrativt og krever tid og oppmerksomhet på detaljer. All informasjonen må gjennomgås og sorteres i kategorier.
Dokumentene må nummereres og stemples, og det kan være nødvendig å sladde opplysninger. Når bevisene er klare, deler du dem med de relevante partene — inkludert motparten.
Jeg skal snakke om programvaretrender senere i artikkelen, men du kan være trygg på at det finnes løsninger som kan gjøre produksjonsprosessen effektiv.
9. Presentasjon
Til slutt er det tid for presentasjonsfasen. Når du har kommet så langt, kan du klargjøre ESI-en for rettssaken.
Tradisjonelle metoder kan støtte presentasjoner av digitale filer. Vitneforklaringer, fysiske bevis og ekspertuttalelser vil aldri bli erstattet.
Tenk over hvordan du skal presentere dataene i retten. Strategien du bruker, vil avhenge av hvilken type data du ønsker å dele. Du kan for eksempel bruke videoer, lysbildefremvisninger eller grafikk.
Hva er reglene for eDiscovery?
Tilgang til elektroniske registre har endret måten vi utøver juss på. Men fordelene medfører også ansvar, og det er noen regler for eDiscovery du må følge.
Du er juridisk fagperson, så jeg vet at mange av disse reglene vil føles som sunn fornuft — faktisk er det sannsynligvis ting du gjør helt naturlig. Likevel er det alltid verdt å gå gjennom detaljene.
Du må opptre etisk. Du vil ha tilgang til personopplysninger, og det meste av dem vil ikke være relevant for rettssaken. Oppbevar bare ESI hvis det kan være et bevis. En lydfil fra et møte kan være relevant, mens et bilde av en søt hund sannsynligvis ikke vil være det.
Måten du lagrer informasjonen på, må være sikker, og det er viktig å følge retningslinjene for oppbevaring av data. Disse strategiene vil være en del av IG-fasen, men du må fortsette å overvåke prosessene dine over tid.
Husk at alle enheter må vedlikeholdes, og at de ansatte bør bruke sikre nettverk og oppdatere passordene sine regelmessig.
Du må samarbeide med andre relevante parter og være nøye med å bevare metadata.
Og selvfølgelig bør også klientkonfidensialitet være en prioritet.
Informasjonen du ser på, skal alltid behandles med respekt og holdes privat med mindre det er nødvendig for saken.
More Articles
Hva er risikoene ved eDiscovery?
Jeg har fortalt deg om reglene, men hva med risikoene? Hva kan gå galt når du er avhengig av eDiscovery-prosessen?
Du vet at du må opprettholde datasikkerheten, men hva kan skje hvis du ikke gjør det? Elektroniske dokumenter er sårbare, særlig når de lagres på et nettverk. Hvis det skjer et datainnbrudd, blir sensitive data utsatt for lekkasjer.
Virus kan påvirke tilgangen din til dokumenter og ødelegge viktige filer. Du kan miste bevis i prosessen.
En annen faktor du bør vurdere, er prislappen. Når du nettopp har begynt med eDiscovery, er det kostbart å sette opp prosessene. Det kan kreve investering i programvare for saksbehandling og opplæring/kompetanseheving av teamet, noe som skaper ekstra arbeid på kort sikt. Fordelene er imidlertid verdt det, ettersom rettstvisten blir mer effektiv.
Selv om eDiscovery er en digital prosess, er det fortsatt rom for menneskelige feil. Hvis teamet ditt mangler erfaring, kan det oppstå feil. Alt fra utilsiktet sletting av ESI til skade på metadata kan påvirke hele den juridiske strategien din.
Hvis du ønsker å fordype deg i eDiscovery, men det ikke er noe du kjenner til fra før, anbefaler jeg å investere i opplæring av IT-teamet ditt. Alternativt finnes det muligheter for å sette ut arbeidet til du er klar til å bruke eDiscovery internt.
Hva er digital etterforskning?
Er digital etterforskning et annet ord for eDiscovery?
De to begrepene kan høres ut som om de kan brukes om hverandre, men det er ikke det samme.
Enkelt sagt vil ESI-en du finner under eDiscovery-prosessen, være lett tilgjengelig. Den vil vanligvis være tilstrekkelig til bruk i de fleste rettsforhandlinger. Prosessen er noe alle på teamet ditt kan lære seg – med minimal opplæring.
Digital etterforskning er derimot et eget fagfelt, og ekspertene har omfattende opplæring og høy kompetanse på området.
En digital etterforsker er mer interessert i det som skjuler seg under overflaten. De arbeider vanligvis med politimyndigheter som en del av kriminaletterforskninger, men de kan også støtte advokatfirmaer.
Disse fagpersonene bruker programvare og andre verktøy for å avdekke data som ellers kan gå tapt for alltid. Selv om en belastende fil for eksempel kan ha blitt slettet, flyttet eller endret, kan en digital etterforsker bidra til å hente frem originaldokumentet. Disse etterforskningsekspertene vet hvordan de skal finne informasjon som er skjult på harddisker og lagringsbrikker.
Av og til kan det finnes ESI som du vet eksisterer – men som ikke er mulig å finne noe sted. Med mindre du eller noen på teamet ditt vet hvordan man arbeider med digital etterforskning, må du tilkalle en ekspert.
Trender innen eDiscovery-programvare
Ingen forventer at du skal gjøre alt dette på egen hånd. eDiscovery-team er avhengige av programvare – i hvert eneste trinn.
Det er kostbart å lagre store datamengder internt, og det medfører sikkerhetsrisikoer. Derfor går advokatfirmaer over til skybaserte løsninger. Når programvaren ligger i skyen, kan den oppdateres i sanntid, og du kan skalere pakken etter behovene dine på det aktuelle tidspunktet.
Du har kanskje også lagt merke til at AI er det alle snakker om. Det kan høres ut som noe fra en science fiction-film, men fremtiden er allerede her. En robot kommer ikke til å reise seg i retten, men AI-baserte verktøy kan hjelpe oss alle med å arbeide mer effektivt.
Men hvordan?
For det første kan AI bidra med prediktiv koding. Det betyr at du kan bruke teknologien til å filtrere store mengder ESI og merke alt som kan være relevant for rettstvisten. AI kan analysere data slik at du slipper. Tenk på det som et effektivt søkeverktøy som kan hjelpe deg med å forberede deg til dokumentgjennomgangen i EDRM-prosessen.
Det finnes ulike alternativer, men jeg bruker Microsoft Purview eDiscovery -plattformen som eksempel. Purview-programvaren finnes på ulike nivåer, og du kan velge funksjonene du trenger, avhengig av saksmengden og budsjettet ditt.
Microsoft Purview-plattformen lar deg opprette en automatisert arbeidsflyt. Fra bevaring til innsamling og gjennomgang skannes dataene for deg. Alt relevant materiale plasseres i et helhetlig kart, klart for analyse.
Her er en rask gjennomgang av hvordan Microsoft Purview-prosessen fungerer:
- Fastsett tillatelser.
- Identifiser og bevar ESI.
- Opprett en samling.
- Administrer og gjennomgå innholdet.
- Eksporter dataene.
- Forbered gjennomgangen.
Hvis du ønsker flere alternativer, har jeg satt sammen en liste over de beste eDiscovery-verktøyene. Denne veiledningen dekker Nextpoint, IPRO, Sightline, Everlaw, Epiq Discovery, Logikcull, RelativityOne, Smarsh, DISCO og Ricoh. Den inneholder fordeler og ulemper, funksjoner og mer.
Og mens jeg snakker om teknologi, kan du prøve disse verktøyene for juridisk informasjonsinnhenting.
Før du registrerer deg for en plattformtjeneste for elektronisk bevisinnhenting, må du forsikre deg om at den er i samsvar med regelverket og sikker. Utkontraktering betyr ikke at du ikke er ansvarlig dersom noe går galt. Før du bestemmer deg for et produkt, bør du undersøke saken og vurdere hvilke funksjoner du trenger.
Få mest mulig ut av prosessen for elektronisk bevisinnhenting
Elektronisk bevisinnhenting kan støtte prosessføringen din innenfor et bredt spekter av behov. Skanning av digitale data gir deg bevis som ellers ikke ville vært tilgjengelige for deg på en så effektiv måte.
EDRM kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av prosessen for elektronisk bevisinnhenting. Husk at det er ni trinn, og at noen av dem kan overlappe hverandre. Det starter med IG, etterfulgt av identifisering, bevaring, innsamling, behandling og gjennomgang.
Deretter følger analysefasen, etterfulgt av produksjon og presentasjon i retten.
Ulike programvareapplikasjoner kan bidra til å effektivisere arbeidsflytene dine. KI- og skybaserte løsninger kan avlaste de interne teamene dine, sørge for automatisering og frigjøre tiden deres.
Husk at overholdelse av regelverket og sikkerhet vil ha høyeste prioritet. Du vil håndtere sensitive data, noe som krever nøye bevaring og konfidensialitet.
Og selv om det ikke er nødvendig ofte, vil det oppstå tilfeller der en digital etterforskningsekspert er nødvendig. Disse ekspertene kan lokalisere skjulte eller slettede data mer effektivt og nøyaktig enn KI-drevet programvare.
