Lembra-se dos dias em que tinha de vasculhar caixas de documentos em papel para construir um caso? É certo que ainda recolhemos informações desta forma — mas a internet ajudou a tornar a recolha de dados num processo mais digital.
Desde os e-mails às publicações nas redes sociais, todos deixamos uma pegada virtual. Enquanto profissional da área jurídica, procurará provas na internet enquanto se prepara para um dia em tribunal.
As pistas digitais necessárias provêm de informações armazenadas eletronicamente (ESI). E isto não é tão simples como fazer uma captura de ecrã de um ficheiro e guardá-la no telemóvel — os dados têm de ser identificados, recolhidos, armazenados, analisados e apresentados da forma correta.
Este é o processo de descoberta eletrónica. Em todo o mundo, o mercado da descoberta eletrónica representa um negócio de grande dimensão — prevê-se que atinja um valor de 17.1 mil milhões de dólares americanos até 2027.
Provavelmente tem algumas perguntas, por isso está com sorte! Neste artigo, falarei sobre a descoberta eletrónica e os tipos de dados que abrange. Também lhe apresentarei o Modelo de Referência de Descoberta Eletrónica (EDRM) e explicarei as regras.
Está preparado? Vamos a isso.
O que é a descoberta eletrónica?
A descoberta eletrónica, ou descoberta de provas digitais, é habitualmente utilizada em processos judiciais.
Enquanto investiga um caso, a sua equipa jurídica recolherá provas de várias fontes.
O processo de descoberta eletrónica envolve a procura de provas em ESI. Estas provas podem ser encontradas numa mensagem de texto, num e-mail, num documento do Word ou num compromisso do calendário.
O processo de descoberta eletrónica inclui apenas dados digitais; não inclui documentos em papel, entrevistas ou testemunhos. Embora estes métodos tradicionais continuem a ser importantes, simplesmente não se enquadram no âmbito da descoberta eletrónica.
As suas investigações digitais podem ajudá-lo a descobrir informações, factos e cronologias. Naturalmente, todos os discos rígidos estão repletos de dados, e grande parte deles é frequentemente irrelevante.
Um método passo a passo denominado EDRM pode ajudá-lo a tirar o máximo partido do processo de descoberta eletrónica e a encontrar aquilo de que necessita. Explicarei cada fase mais adiante neste artigo.
Quais são as vantagens da descoberta eletrónica?
A tecnologia está a mudar rapidamente e, embora a descoberta eletrónica esteja a simplificar a forma como os profissionais da área jurídica se preparam para o tribunal, nem todos aderiram a esta tendência.
Na verdade, apenas 32.9% dos escritórios de advogados utilizam software para a preparação e gestão de provas. Apesar disso, 54.4% dos advogados afirmam que precisam de analisar regularmente ESI.
Agora, se ainda não está convencido, estou aqui para lhe dizer que existem vantagens claras na descoberta eletrónica. Tirar partido de novas tecnologias que outros ainda não adotaram dar-lhe-á uma vantagem competitiva.
Ao utilizar a descoberta eletrónica, pode poupar tempo. Com todos os dados num só lugar, pode pesquisar facilmente aquilo de que necessita.
A sua equipa também será mais eficiente e rigorosa nas suas conclusões. Porquê? Porque uma pegada digital não pode ser contestada. Não depende de alguém dizer verbalmente a “verdade”.
Por exemplo, se um cliente tirar uma fotografia às três horas de uma terça-feira e a carregar no Facebook, esta terá metadados. As datas, horas e localizações podem ser todas verificadas, proporcionando ao cliente um álibi virtual.
Além disso, uma vez que a descoberta eletrónica é um processo, as informações são acedidas, analisadas e examinadas.
Que tipos de dados estão incluídos?
O processo de descoberta eletrónica pode envolver vários tipos de dados. Eis alguns exemplos do que pode ser utilizado em processos judiciais:
Comunicação escrita
Durante o processo de descoberta eletrónica, poderá ter acesso a comunicações escritas importantes. Este tipo de comunicação é frequentemente constituído por dados ativos e inclui e-mails e mensagens de texto.
As SMS e o e-mail não são as únicas formas de as pessoas enviarem mensagens umas às outras. Por exemplo, o WhatsApp tem mais de 2 mil milhões utilizadores de todo o mundo.
Embora todos estes tipos de ESI possam ser úteis no seu caso, existem desafios. Uma simples captura de ecrã de uma mensagem não será suficiente, pois será necessário verificar as conversas. Devido à natureza de plataformas como o WhatsApp, poderá ser necessário chamar um especialista forense para autenticar os dados.
Existe também ESI escrita mais geral, incluindo documentos, cartas e calendários acessíveis.
Comunicação visual
Os ficheiros eletrónicos relevantes podem também incluir diferentes tipos de comunicação visual. Já ouviu o ditado “uma imagem vale mais do que mil palavras”, e isto também se aplica quando se considera a prova.
Por exemplo, as fotografias digitais são frequentemente utilizadas em processos judiciais. Uma fotografia pode provar que alguém esteve num determinado local num determinado momento ou que tinha uma relação com uma testemunha importante. Os vídeos também podem apoiar o seu caso — e podem até mostrar alguém a cometer um crime.
Os vídeos e as fotografias são úteis porque contêm metadados, incluindo marcas temporais e localizações.
Se o caso depender de registos financeiros, é frequente encontrar provas em folhas de cálculo e gráficos. Também pode analisar desenhos digitais.
Comunicação verbal
Enquanto advogado, possui excelentes capacidades de comunicação verbal. No entanto, os nossos clientes e testemunhas nem sempre têm a mesma confiança para falar em público. E mesmo que se recordem de conversas específicas, as datas, horas e contextos podem ser confundidos.
Felizmente, as formas digitais de comunicação verbal podem ajudar a contar a história. Quando preserva os metadados, estes formatos de ficheiros digitais não podem ser contestados.
Por exemplo, existem mensagens de voz. Digamos que o seu cliente tem um ex-companheiro abusivo e que existem centenas de mensagens de voz ameaçadoras dessa pessoa. Estas mensagens podem ser preservadas e utilizadas para apoiar o seu caso.
Em alternativa, podem existir gravações de voz. Pode até ter sorte e encontrar uma confissão gravada. Naturalmente, se forem gravações secretas, poderão não ser admissíveis. A resposta dependerá da sua localização e da relevância da prova para o caso.
Redes sociais
As redes sociais mantêm-nos ligados. E, quando analisa o comportamento de alguém na Internet, pode descobrir provas eletrónicas.
Utilizemos o Facebook como exemplo.
O Facebook é uma plataforma popular. Até 2027, prevê-se que existam 254.26 milhões de utilizadores desta plataforma nos Estados Unidos.
Com este nível de utilização generalizada, faz sentido analisar os dados das redes sociais como parte do processo de descoberta eletrónica. Pode haver fotografias, mensagens privadas, atualizações de estado, identificações, registos de presença e vídeos relevantes para um caso.
E o Facebook não é o único site de redes sociais útil. Existe o X (anteriormente Twitter), o Instagram, o Tiktok, entre outros.
Mais uma vez, se as redes sociais fizerem parte do seu conjunto de fontes de descoberta eletrónica, tudo o que utilizar terá de ser autêntico e verificável.
Metadados
Os metadados, que estão por toda a parte, são utilizados para autenticar outras provas.
Por exemplo, se tiver uma fotografia no telemóvel, esta indicará quem a tirou, onde e quando. A sua função será estabelecer o “porquê”.
Pode ser difícil preservar os metadados, mas isso é essencial se quiser que façam parte da sua prova.
Existem três tipos de metadados que pode analisar. São os seguintes:
- Metadados do sistema: registos criados pelo sistema operativo para indicar quando um ficheiro foi criado ou modificado
- Metadados substantivos: registos de quaisquer alterações efetuadas pelo utilizador em documentos
- Metadados incorporados: dados ocultos incorporados em ficheiros individuais
O que é o processo EDRM?
Em 2005, George Socha e Tom Gelbmann criaram o Modelo de Referência da Descoberta Eletrónica (EDRM). O processo evoluiu desde então, mas a ideia geral continua a ser a mesma.
Existem nove fases da descoberta eletrónica e algumas podem sobrepor-se. Eis cada etapa e aquilo que pode esperar durante a mesma:
1. Governação da informação
A governação da informação (IG) é a mais recente adição ao processo EDRM. É uma componente essencial e algo em que precisa de pensar durante todo o processo de descoberta eletrónica.
Então, em que consiste a IG?
A descoberta eletrónica envolve o tratamento de dados sensíveis e confidenciais, pelo que é necessário cumprir os requisitos aplicáveis. A IG abrange as melhores práticas, começando pelas suas políticas e procedimentos.
As suas políticas precisam de ser detalhadas, porque há muitos aspetos a abranger. Por exemplo, terá de definir orientações claras para a privacidade, a segurança, o armazenamento e a partilha de dados.
Se tiver uma equipa remota, terá de decidir como pode trabalhar sem colocar os dados em risco.
Mesmo com medidas de segurança sólidas em vigor, podem ocorrer violações e poderá acabar por perder dados. As suas políticas e procedimentos de IG devem incluir estratégias para lidar com acontecimentos inesperados.
2. Identificação
Cada caso é diferente, pelo que os tipos de provas digitais de que necessitará podem variar. Durante a fase de identificação, terá de decidir o que procura.
Devido à dimensão dos ESI, é praticamente impossível descarregar todos os dados e analisá-los manualmente. É como procurar uma agulha num palheiro.
Em primeiro lugar, pode analisar o caso e examinar os factos. Que tipos de ficheiros digitais seriam relevantes? Fale com as testemunhas e tente seguir o rasto para restringir a sua pesquisa.
Por exemplo, poderá estar à procura de e-mails secretos, mensagens de texto sugestivas ou reuniões inexplicadas num calendário.
3. Preservação
Se parecer que o litígio é inevitável, terá de preservar todos os documentos relevantes. Para que os ESI sejam aceites durante os procedimentos legais, não podem ser alterados nem eliminados.
Um “bloqueio legal” — que impede a remoção ou modificação dos ESI — pode ser aplicado aos dados, podendo ser aplicadas coimas se as informações forem adulteradas.
Existem três formas de preservar os dados, dependendo do seu orçamento e da dimensão do seu escritório:
- Solicitar que os dados permaneçam intocados até serem necessários
- Criar uma cópia de segurança dos ESI relevantes
- Instalar software para preservar os dados sem ter de os remover
O mais importante é manter os ESI seguros até chegar o momento de os recolher. Um único ficheiro perdido pode afetar toda a sua estratégia.
4. Recolha
A fase de recolha está estreitamente ligada à fase de preservação. Terá de sinalizar todos os ESI relevantes e garantir que estão reunidos num só local, para que seja fácil aceder-lhes.
Se tiver um departamento de TI, será responsabilidade deste transferir os dados em segurança para um local seguro. Em alternativa, pode subcontratar este processo.
Recolherá diferentes tipos de ESI, incluindo dados baseados na nuvem, ocultos e móveis. Lembre-se de que não precisa de recolher tudo, porque demasiados ficheiros apenas o farão sentir-se sobrecarregado — e exausto.
Já o referi anteriormente, mas aqui fica o lembrete: os metadados têm de permanecer intactos e terá de consultar os seus protocolos de ESI desde a fase de IG.
5. Processamento
Segue-se a fase de processamento. É nesta etapa que começará realmente a restringir a sua pesquisa de provas relevantes.
Mesmo que tenha sido seletivo, continuará a haver muitos dados para analisar. Alguns dos ESI podem estar duplicados, pelo que terá de eliminar as duplicações.
Durante esta etapa, os ESI têm de ser colocados num formato acessível à sua equipa. Pode utilizar software dedicado para simplificar os seus processos. Por exemplo, alguns escritórios de advogados utilizam plataformas de análise de ESI. Ou, se a quantidade de ESI for pequena, pode juntar os dados num ficheiro PDF.
Com o tempo, podem surgir novos ESI relevantes. Deve estar preparado para voltar à fase de recolha ao longo do litígio.
Pode melhorar a precisão durante esta fase com tecnologia. Consulte este guia que criei, com as principais opções de software de comparação de documentos jurídicos.
6. Análise
Durante a fase de análise, é necessário examinar todos os dados restantes.
Se houver um grande volume de ESI, analisá-lo todo pode ser demorado. Terá de procurar tudo o que possa ser útil para o seu caso. Tenha em mente que, se o tiver processado corretamente, o processo de análise será muito mais fácil.
Por vezes, os escritórios de advogados subcontratam esta etapa a serviços de análise de documentos jurídicos, e os dados são devolvidos para análise. Os escritórios de advogados também podem utilizar inteligência artificial (IA) para analisar as informações. Terá de definir parâmetros de pesquisa para que o programa saiba o que procurar. Mesmo que utilize ferramentas de análise de documentos jurídicos com tecnologia de IA, continuarão a ser necessárias algumas análises manuais.
Quer tenha uma equipa presencial quer utilize outros métodos de análise, certifique-se de que segue as suas políticas de IG.
7. Análise
A esta altura, a ESI relevante estará reunida num só local, analisada e pronta para ser examinada. Terá começado a reunir provas enquanto prepara o seu caso.
Durante a fase de análise, pode começar a relacionar os dados com o seu caso, procurando padrões, ordenando os elementos de acordo com a sua importância e criando cronologias.
Mais tarde, poderá verificar se ficou alguma coisa por considerar. Por exemplo, pode faltar uma página num PDF ou uma sequência de mensagens de texto pode estar incompleta. Ou poderá encontrar pistas sobre outros documentos que deverá procurar.
Se verificar que precisa de voltar à fase de processamento para reunir mais provas, esta é a altura certa para o fazer.
O software de análise de processos judiciais também pode ser útil durante esta etapa.
8. Produção
Depois de analisar a ESI, a estratégia de defesa começará a tomar forma. Saberá o que é relevante e onde tudo se enquadra no litígio.
A fase de produção ocorre perto do final do processo EDRM. A sua equipa preparará as provas para o processo judicial. O tribunal poderá exigir que as provas estejam num formato específico, pelo que deve ter isso em conta ao compilar as suas informações.
Esta etapa é principalmente administrativa e exige tempo e atenção aos pormenores. Todas as informações precisam de ser revistas e organizadas por categorias.
Os documentos têm de ser numerados e carimbados, podendo ser necessário ocultar determinadas informações. Quando as provas estiverem prontas, partilhá-las-á com as partes relevantes — incluindo a parte contrária.
Falarei mais adiante no artigo sobre as tendências do software, mas pode ter a certeza de que existem soluções disponíveis para tornar o processo de produção eficiente.
9. Apresentação
Por fim, chega o momento da fase de apresentação. Quando chegar a este ponto, poderá preparar a ESI para o julgamento.
Os métodos tradicionais podem apoiar as suas apresentações de ficheiros digitais. Elementos como os depoimentos de testemunhas, as provas físicas e as declarações de peritos nunca serão substituídos.
Pense na forma como apresentará os dados em tribunal. A estratégia que utilizar dependerá do tipo de dados que pretende partilhar. Por exemplo, pode utilizar vídeos, apresentações de diapositivos ou gráficos.
Quais são as regras da descoberta eletrónica?
O acesso aos registos eletrónicos alterou a forma como exercemos o direito. No entanto, com as vantagens vêm também responsabilidades, e existem algumas regras de descoberta eletrónica que terá de seguir.
É um profissional da área jurídica, por isso sei que muitas destas regras lhe parecerão senso comum — na verdade, provavelmente são coisas que faz naturalmente. Ainda assim, vale sempre a pena rever os pormenores.
Tem de agir de forma ética. Terá acesso a dados pessoais, e a maioria deles não será relevante para o litígio. Conserve a ESI apenas se esta puder constituir uma prova. Um ficheiro de áudio de uma reunião pode ser relevante, enquanto uma fotografia de um cão amoroso provavelmente não será.
A forma como armazena as informações tem de ser segura, e é importante seguir as políticas de retenção de dados. Estas estratégias farão parte da fase de IG, mas terá de continuar a monitorizar os seus processos ao longo do tempo.
Lembre-se de que todos os dispositivos têm de ser mantidos, e que os funcionários devem utilizar redes seguras e atualizar regularmente as respetivas palavras-passe.
Terá de cooperar com as outras partes relevantes e ter o cuidado de preservar os metadados.
E, naturalmente, a confidencialidade dos clientes também deve ser uma prioridade.
As informações que consultar devem ser sempre tratadas com respeito e mantidas privadas, exceto quando forem necessárias para o caso.
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Quais são os riscos da descoberta eletrónica?
Já lhe falei sobre as regras, mas e quanto aos riscos? O que pode correr mal quando depende do processo de descoberta eletrónica?
Sabe que precisa de manter a segurança dos dados, mas o que pode acontecer se não o fizer? Os documentos eletrónicos são vulneráveis, especialmente quando estão armazenados numa rede. Se ocorrer uma violação, os dados sensíveis ficam suscetíveis a fugas.
Os vírus podem afetar o seu acesso aos documentos e corromper ficheiros importantes. Poderá perder provas durante o processo.
Outro fator a considerar é o custo. Quando está apenas a começar com o eDiscovery, a configuração dos seus processos é um empreendimento dispendioso. Poderá ser necessário investir em software de gestão de processos e na formação/qualificação adicional da equipa, o que cria trabalho adicional a curto prazo. No entanto, os benefícios compensam, uma vez que o processo de litigância se torna mais eficiente.
Embora o eDiscovery seja um processo digital, continua a existir margem para erro humano. Se a sua equipa não tiver experiência, podem ocorrer erros. Desde eliminar acidentalmente ESI até danificar metadados, quaisquer erros podem afetar toda a sua estratégia jurídica.
Se pretende aprofundar o eDiscovery, mas não está familiarizado com o tema, recomendo investir na formação da sua equipa de TI. Em alternativa, existem opções de externalização até estar preparado para utilizar o eDiscovery internamente.
O que é a perícia digital?
A perícia digital é outra designação para eDiscovery?
Os dois conceitos podem parecer permutáveis, mas não são a mesma coisa.
Em termos simples, a ESI que encontra durante o processo de eDiscovery estará prontamente disponível. Normalmente, será suficiente para ser utilizada na maioria dos processos judiciais. Qualquer pessoa da sua equipa pode dominar o processo — e com uma formação mínima.
Por outro lado, a perícia digital é uma área própria, e os especialistas têm formação e competências avançadas nesse domínio.
Um investigador de perícia digital está mais interessado no que se esconde sob a superfície. Normalmente, trabalha com autoridades policiais no âmbito de investigações criminais, mas também pode apoiar sociedades de advogados.
Estes profissionais utilizam software e outras ferramentas para descobrir dados que, de outra forma, poderiam perder-se para sempre. Por exemplo, embora um ficheiro incriminatório possa ter sido eliminado, movido ou modificado, um investigador de perícia digital pode ajudar a recuperar o documento original. Estes especialistas em perícia sabem como encontrar informações ocultas em discos rígidos e chips de armazenamento.
Ocasionalmente, poderá existir ESI que sabe que está presente — mas que não se encontra em lado nenhum. A menos que você ou alguém da sua equipa saiba como lidar com a perícia digital, terá de recorrer a um especialista.
Tendências do software de eDiscovery
Ninguém espera que faça tudo isto sozinho. As equipas de eDiscovery dependem de software — em todas as etapas.
Armazenar grandes volumes de dados internamente é dispendioso e acarreta riscos de segurança. Por esse motivo, as sociedades de advogados estão a mudar para soluções baseadas na nuvem. Quando o software está na nuvem, pode ser atualizado em tempo real e pode ajustar o seu pacote em função das suas necessidades no momento.
Também poderá ter reparado que a IA é o tema do momento. Pode parecer algo saído de um filme de ficção científica, mas o futuro já chegou. Não é provável que um robô se levante num tribunal, mas as ferramentas baseadas em IA podem ajudar-nos a todos a trabalhar de forma mais eficiente.
Mas como?
Por um lado, a IA pode ajudar na codificação preditiva. Isto significa que pode utilizá-la para filtrar grandes quantidades de ESI e assinalar tudo o que possa ser relevante para o processo judicial. A IA pode analisar os dados por si, para que não tenha de o fazer. Pense nela como uma ferramenta de pesquisa eficiente que o pode ajudar a preparar-se para a fase de análise documental no processo EDRM.
Existem diferentes opções disponíveis, mas utilizarei a plataforma Microsoft Purview eDiscovery como exemplo. Existem diferentes níveis do software Purview, e pode escolher as funcionalidades de que necessita em função do seu volume de processos e orçamento.
A plataforma Microsoft Purview permite-lhe criar um fluxo de trabalho automatizado. Desde a preservação à recolha e à análise, os dados são analisados por si. Todo o material relevante é colocado num mapa abrangente, pronto para ser analisado.
Eis uma breve descrição do funcionamento do processo Microsoft Purview:
- Estabelecer permissões.
- Identificar e preservar a ESI.
- Criar uma recolha.
- Gerir e analisar o conteúdo.
- Exportar os dados.
- Preparar a análise.
Se quiser mais opções, compilei uma lista das principais ferramentas de eDiscovery. Este guia abrange Nextpoint, IPRO, Sightline, Everlaw, Epiq Discovery, Logikcull, RelativityOne, Smarsh, DISCO e Ricoh. Inclui vantagens e desvantagens, funcionalidades e muito mais.
E, já que estou a falar de tecnologia, pode experimentar estas ferramentas de pesquisa jurídica.
Antes de subscrever um serviço de uma plataforma de descoberta eletrónica, certifique-se de que este cumpre os requisitos de conformidade e segurança. A subcontratação não significa que deixe de ser responsável se algo correr mal. Antes de escolher um produto, faça a sua pesquisa e considere as funcionalidades de que necessita.
Tirar o máximo partido do processo de descoberta eletrónica
A descoberta eletrónica pode apoiar os seus esforços de litigância numa vasta gama de necessidades. A análise de dados digitais fornece-lhe provas que, de outra forma, não estariam disponíveis de forma tão eficiente.
O EDRM pode ajudá-lo a tirar o máximo partido do processo de descoberta eletrónica. Lembre-se de que existem nove etapas e que algumas podem sobrepor-se. O processo começa com a IG, seguida da identificação, preservação, recolha, processamento e revisão.
Segue-se a fase de análise, seguida da produção e da apresentação em tribunal.
Diferentes aplicações de software podem ajudar a simplificar os seus fluxos de trabalho. As soluções de IA e baseadas na nuvem podem aliviar a pressão sobre as suas equipas internas, proporcionando automatização e libertando o seu tempo.
Lembre-se de que a conformidade e a segurança serão uma prioridade máxima. Estará a lidar com dados sensíveis, o que exige uma preservação cuidadosa e confidencialidade.
E, embora não sejam frequentemente necessários, haverá ocasiões em que será indispensável um investigador forense digital. Estes especialistas conseguem localizar dados ocultos ou eliminados de forma mais eficiente e precisa do que o software baseado em IA.