Códigos de faturação jurídica (UTBMS): um guia completo

Bem-vindo ao guia definitivo sobre códigos de faturação jurídica! Quer seja um advogado experiente, um paralegal a dar os primeiros passos ou um cliente curioso que quer compreender melhor as suas faturas, navegar pelo mundo da faturação jurídica pode parecer como decifrar uma língua estrangeira. Mas não se preocupe — estou aqui para tornar tudo simples, direto e até um pouco divertido.

 Neste artigo, vou explicar os fundamentos da faturação jurídica, esclarecer a terminologia e dar-lhe os conhecimentos necessários para gerir a sua faturação com confiança. Por isso, prepare uma chávena de café, acomode-se e vamos transformar esses códigos enigmáticos em algo que pode realmente utilizar em seu benefício.

O que são os códigos de faturação jurídica?

Os códigos de faturação jurídica são códigos de atividade normalizados utilizados por escritórios de advogados e profissionais do setor jurídico para categorizar e discriminar as tarefas e atividades realizadas durante um processo judicial. Estes códigos ajudam a acompanhar, faturar e comunicar com precisão o trabalho jurídico. São essenciais para garantir que os clientes são faturados de forma correta e transparente pelos serviços prestados.

Normalmente, o software de faturação jurídica baseia-se num sistema específico de códigos de faturação jurídica para garantir que todos os processos de faturação e faturas jurídicas são normalizados. 

O que é uma fatura da Norma de Intercâmbio Eletrónico de Dados Jurídicos (LEDES)?

Uma fatura da Norma de Intercâmbio Eletrónico de Dados Jurídicos (LEDES) é um formato de faturação eletrónica normalizado utilizado no setor jurídico para simplificar e automatizar o processo de faturação entre escritórios de advogados e os seus clientes. O formato LEDES garante consistência, precisão e eficiência na troca de informações de faturação, facilitando o processamento e a análise das faturas pelos clientes, especialmente pelos departamentos jurídicos de empresas.

Existem vários formatos de faturas LEDES, sendo os mais comuns:

1. LEDES 1998B: O formato mais utilizado é um ficheiro de texto delimitado por barras verticais que inclui informações detalhadas de faturação, como as tarifas dos profissionais responsáveis pelo registo do tempo, as horas trabalhadas e os códigos de tarefas (por exemplo, os códigos UTBMS). Suporta faturação à hora e de preço fixo.
2. LEDES 2000: Este formato baseado em XML é mais flexível e suporta uma gama mais ampla de cenários de faturação, incluindo serviços jurídicos mais complexos. Inclui campos adicionais para um melhor acompanhamento e análise dos dados.
3. LEDES 1998BI: Uma versão mais recente, este formato foi concebido para acomodar a faturação internacional, suportando várias moedas e dados relacionados com impostos.
4. LEDES XML: Outro formato baseado em XML, esta versão é mais moderna e suporta uma gama mais ampla de elementos de dados, sendo adequada para necessidades de faturação jurídica maiores e mais complexas.

A utilização de faturas LEDES permite aos escritórios de advogados enviar faturas num formato normalizado que pode ser facilmente processado pelos sistemas contabilísticos ou de gestão jurídica dos clientes. Isto reduz os erros, acelera os ciclos de pagamento e melhora a transparência da faturação jurídica.

O LEDES 1998B é o formato utilizado em conjunto com o conjunto de códigos de faturação jurídica UTBMS, pelo que é a versão que vou abordar neste artigo daqui em diante. 

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O que é o Sistema Uniforme de Gestão Baseada em Tarefas (UTBMS)?

O conjunto mais comum de códigos de faturação jurídica é o Sistema Uniforme de Gestão Baseada em Tarefas (UTBMS). Estes códigos também são designados por códigos de contencioso da ABA ou códigos de tarefas no setor jurídico.

Os códigos UTBMS foram originalmente criados pela Associação Americana de Advogados (ABA), pela Associação de Consultores Jurídicos Empresariais (ACC) e pela PricewaterhouseCoopers (PwC). O Comité de Supervisão do LEDES (LOC) mantém e gere atualmente estas normas. 

Estes códigos estão agrupados em categorias como:

1. Códigos de contencioso: Para tarefas relacionadas com litígios, incluindo pesquisa, articulados, produção de prova e preparação para julgamento.
2. Códigos de aconselhamento: Para atividades relacionadas com a prestação de aconselhamento jurídico.
3. Códigos transacionais: Para tarefas relacionadas com transações comerciais, como a redação e negociação de contratos.
4. Códigos de projetos: Para atividades relacionadas com projetos ou assuntos específicos fora do âmbito do contencioso ou das transações tradicionais.
5. Códigos administrativos: Para o tempo despendido em tarefas administrativas que podem não ser diretamente faturáveis aos clientes.

Utilize os códigos UTBMS para ajudar o seu escritório de advogados a normalizar os processos de faturação, facilitando a compreensão dos encargos pelos clientes e permitindo aos escritórios gerir eficazmente o seu tempo e os seus recursos. Além disso: a utilização de um quadro de incrementos de faturação garante que os códigos de faturação são aplicados com precisão, até às unidades de tempo mais pequenas.

Lista de códigos de faturação jurídica

Eis uma lista de todos os códigos jurídicos da ABA que precisa de conhecer para a sua prática.

Contencioso (L-Codes)

Os códigos de contencioso (L-Codes) são um conjunto de códigos normalizados de faturação jurídica utilizados para categorizar e acompanhar várias tarefas e atividades envolvidas no processo de contencioso, desde a avaliação do processo e a produção de prova até à preparação do julgamento e aos recursos. 

L100: Avaliação, desenvolvimento e administração do processo

• L110: Investigação e desenvolvimento dos factos
• L120: Análise e estratégia
• L130: Peritos e consultores
• L140: Gestão de documentos e ficheiros
• L150: Orçamentação
• L160: Acordo e resolução alternativa de litígios não vinculativa
• L190: Outras atividades de avaliação, desenvolvimento e administração do processo

L200: Peças processuais e requerimentos pré-julgamento

• L210: Peças processuais
• L220: Providências cautelares e medidas provisórias
• L230: Conferências ordenadas pelo tribunal
• L240: Requerimentos decisórios
• L250: Outros requerimentos e articulados escritos
• L260: Certificação e notificação de ações populares

L300: Produção de prova

• L310: Produção de prova escrita
• L320: Produção de documentos
• L330: Depoimentos
• L340: Produção de prova pericial
• L350: Requerimentos relativos à produção de prova
• L390: Outras atividades de produção de prova

L400: Preparação do julgamento e julgamento

• L410: Testemunhas dos factos
• L420: Testemunhas periciais
• L430: Requerimentos e articulados escritos
• L440: Outras atividades de preparação e apoio ao julgamento
• L450: Participação em julgamentos e audiências
• L460: Requerimentos e articulados pós-julgamento
• L470: Execução

L500: Recurso

• L510: Requerimentos e articulados em sede de recurso
• L520: Alegações de recurso
• L530: Alegações orais

Aconselhamento (C-Codes)

Os códigos de aconselhamento (C-Codes) são códigos normalizados de faturação utilizados para categorizar serviços jurídicos relacionados com a prestação de aconselhamento e orientação fora do âmbito do contencioso ou das transações. Estes códigos ajudam a acompanhar e faturar tarefas como a recolha de factos, a investigação jurídica, a análise e a comunicação com terceiros.

C100: Aconselhamento jurídico específico fora do âmbito do contencioso ou das transações

• C100: Recolha de factos
• C200: Investigação jurídica
• C300: Análise e aconselhamento
• C400: Comunicação com terceiros

Projetos (P-Codes)

Os códigos de projetos (P-Codes) são códigos normalizados de faturação utilizados para categorizar e acompanhar tarefas jurídicas relacionadas com a gestão e o planeamento de projetos que não se enquadram nas categorias tradicionais de contencioso ou transações. Estes códigos abrangem atividades como a diligência prévia, as análises societárias, as questões fiscais e a conformidade regulamentar.

P100: Tarefas de gestão e planeamento de projetos que não se enquadram nos códigos tradicionais de contencioso ou de transações

• P200: Recolha de factos e diligência prévia
• P210: Análise societária
• P220: Fiscalidade
• P230: Questões ambientais
• P240: Bens imóveis e móveis
• P250: Trabalhadores e relações laborais
• P260: Propriedade intelectual
• P270: Análises regulamentares
• P280: Outros

P300: Estrutura, estratégia e análise

P400: Preparação e apresentação inicial de documentos

P500: Negociação, revisão e respostas

P600: Conclusão e encerramento

P700: Pós-conclusão/Pós-fecho

P800: Manutenção e Renovação

Falência (códigos B):

A falência (códigos B) corresponde a códigos de faturação normalizados utilizados para categorizar e acompanhar os serviços jurídicos relacionados com processos de falência. Estes códigos abrangem tarefas como a administração do processo, a análise e recuperação de ativos, a administração de créditos e o desenvolvimento de planos de falência e declarações de divulgação.

B100: Administração do processo

• B110: Administração do processo
• B120: Análise e recuperação de ativos
• B130: Alienação de ativos
• B140: Processos de levantamento da suspensão/ proteção adequada
• B150: Reuniões e comunicações com credores
• B160: Requerimentos de honorários/contratação
• B170: Oposições a requerimentos de honorários/contratação
• B180: Análise de ações de anulação
• B185: Aceitação/rejeição de arrendamentos e contratos
• B190: Outras questões controvertidas (excluindo requerimentos de aceitação/rejeição)
• B195: Deslocações não relacionadas com o trabalho

B200: Administração e oposições a créditos

• B210: Operações comerciais
• B220: Benefícios dos trabalhadores/pensões
• B230: Financiamento/cobrança de valores
• B240: Questões fiscais
• B250: Imóveis
• B260: Questões relativas ao conselho de administração

B300: Plano e declaração de divulgação

• B310: Administração e oposições a créditos
• B320: Plano e declaração de divulgação

B400: Consultoria/pareceres gerais em matéria de falência

• B410: Consultoria/pareceres gerais em matéria de falência
• B420: Reestruturação

Propriedade intelectual (códigos IP)

A propriedade intelectual (códigos IP) corresponde a códigos de faturação normalizados utilizados para categorizar e acompanhar os serviços jurídicos relacionados com questões de propriedade intelectual. Estes códigos abrangem tarefas como a prestação de aconselhamento sobre questões de propriedade intelectual, a aquisição e o registo de direitos de propriedade intelectual e a gestão de atividades jurídicas relacionadas.

IP100: Consultoria e aconselhamento relacionados com questões de propriedade intelectual

IP200: Aquisição e registo de direitos de propriedade intelectual

Transações (códigos T)

As transações (códigos T) correspondem a códigos de faturação normalizados utilizados para categorizar e acompanhar os serviços jurídicos relacionados com transações comerciais. Estes códigos abrangem atividades como a redação e negociação de contratos, transações imobiliárias e aquisições ou alienações de ativos.

T100: Serviços gerais relacionados com transações, incluindo redação e negociação de contratos

T200: Transações imobiliárias

T300: Aquisições e alienações de ativos

Administrativo/Despesas (códigos A e E)

O administrativo/as despesas (códigos A e E) correspondem a códigos de faturação normalizados utilizados para categorizar e acompanhar tarefas administrativas e despesas relacionadas com serviços jurídicos. Os códigos administrativos abrangem tarefas como planeamento, investigação, comunicação e gestão de dados, enquanto os códigos de despesas acompanham despesas específicas, como cópias, deslocações, taxas judiciais e serviços externos.

A100: Tarefas administrativas

• A101: Planear e preparar
• A102: Investigar
• A103: Redigir/rever
• A104: Rever/analisar
• A105: Comunicar (dentro da sociedade)
• A106: Comunicar (com o cliente)
• A107: Comunicar (com outro advogado externo)
• A108: Comunicar (com outras entidades externas)
• A109: Comparecer/participar
• A110: Gerir dados/ficheiros
• A111: Outros

E100: Categorias de despesas

• E101: Cópias
• E102: Serviços de impressão externos
• E103: Processamento de texto
• E104: Fax
• E105: Telefone
• E106: Pesquisa online
• E107: Serviços de entrega/Mensageiros
• E108: Franquias postais
• E109: Deslocações locais
• E110: Deslocações fora da localidade
• E111: Refeições
• E112: Custas judiciais
• E113: Honorários de notificações judiciais
• E114: Honorários de testemunhas
• E115: Transcrições de depoimentos
• E116: Transcrições do julgamento
• E117: Provas documentais do julgamento
• E118: Prestadores de serviços de apoio ao contencioso
• E119: Peritos
• E120: Investigadores privados
• E121: Árbitros/Mediadores
• E122: Advogado local
• E123: Outros profissionais
• E124: Outros

Cada código foi concebido para fornecer informações detalhadas sobre o tipo de trabalho realizado, facilitando a compreensão das faturas por parte dos clientes e a gestão e análise do trabalho por parte dos escritórios de advogados. A natureza normalizada destes códigos também ajuda na comparação de referências, na análise de custos e na melhoria da eficiência dos serviços jurídicos.

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Conclusão

Dominar os códigos de faturação jurídica é essencial para simplificar a faturação eletrónica e gerir eficazmente as despesas jurídicas. Ao seguir as orientações de faturação e garantir registos de tempo precisos, tanto os escritórios de advogados como as equipas jurídicas internas podem alcançar maior transparência e controlo sobre os custos jurídicos. Compreender estes códigos simplifica a faturação e reforça a relação entre os prestadores de serviços jurídicos e os seus clientes, garantindo clareza quanto ao trabalho jurídico e às despesas.

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