Så effektiviserar du processen för elektronisk bevisinhämtning: Den ultimata guiden
Minns du tiden då du var tvungen att gå igenom lådor med pappersdokument för att bygga upp ett mål? Visst, vi samlar fortfarande in information på det sättet — men internet har bidragit till att göra datainsamling mer digital.
Från e-post till inlägg på sociala medier har alla ett digitalt fotavtryck. Som juridisk yrkesperson söker du på nätet efter bevis när du förbereder dig inför en dag i domstolen.
De digitala ledtrådar som behövs kommer från elektroniskt lagrad information (ESI). Och det är inte så enkelt som att ta en skärmbild av en fil och spara den i telefonen — uppgifterna måste identifieras, samlas in, lagras, granskas och presenteras på rätt sätt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Detta är eDiscovery-processen. Över hela världen är eDiscovery en stor affärsverksamhet — marknaden beräknas nå ett värde på 17.1 miljarder amerikanska dollar år 2027.
Du har förmodligen några frågor, så du har tur! I den här artikeln kommer jag att prata om eDiscovery och vilken typ av data processen omfattar. Jag kommer också att ge dig en översikt över referensmodellen för elektronisk bevisinhämtning (EDRM) och förklara reglerna.
Redo? Då kör vi.
Vad är eDiscovery?
EDiscovery, eller elektronisk upptäckt, används ofta i rättsliga processer.
När du utreder ett mål kommer ditt juridiska team att samla in bevis från en rad olika källor.
eDiscovery-processen innebär att man letar efter bevis i ESI. Bevisen kan finnas i ett textmeddelande, ett e-postmeddelande, ett Word-dokument eller en kalenderbokning.
eDiscovery-processen omfattar endast digitala uppgifter; den omfattar inte pappersdokument, intervjuer eller vittnesmål. Även om dessa traditionella metoder fortfarande är viktiga ryms de helt enkelt inte inom eDiscovery.
Dina digitala utredningar kan hjälpa dig att hitta information, fakta och tidslinjer. Självklart är varje hårddisk full av data, och mycket av den är ofta irrelevant.
En steg-för-steg-metod som kallas EDRM kan hjälpa dig att få ut mesta möjliga av eDiscovery-processen och hitta det du behöver. Jag kommer att förklara varje fas senare i den här artikeln.
Vilka är fördelarna med eDiscovery?
Tekniken förändras snabbt, och även om eDiscovery effektiviserar det sätt på vilket juridiska yrkespersoner förbereder sig inför domstolen har inte alla hoppat på tåget.
Faktum är att endast 32.9% av advokatbyråerna använder programvara för förberedelse och hantering av bevis. Trots detta säger 54.4% av juristerna att de regelbundet behöver granska ESI.
Om du inte är övertygad vill jag berätta för dig att eDiscovery har tydliga fördelar. Genom att dra nytta av ny teknik som andra ännu inte har tagit till sig får du ett konkurrensförsprång.
När du använder eDiscovery kan du spara tid. När all data finns på ett och samma ställe kan du enkelt söka efter det du behöver.
Ditt team kommer också att vara mer effektivt och träffsäkert i sina slutsatser. Varför? Därför att ett digitalt fotavtryck inte kan ifrågasättas. Du förlitar dig inte på att någon muntligen berättar ”sanningen”.
Om en klient till exempel tar ett foto klockan tre på en tisdag och laddar upp det på Facebook kommer det att innehålla metadata. Datum, tider och platser kan alla verifieras, vilket ger klienten ett digitalt alibi.
Dessutom hämtas, granskas och analyseras informationen eftersom eDiscovery är en process.
Vilken typ av data ingår?
eDiscovery-processen kan omfatta en rad olika datatyper. Här är några exempel på vad som kan användas i rättstvister:
Skriftlig kommunikation
Under eDiscovery-processen kan du få tillgång till viktig skriftlig kommunikation. Denna typ av kommunikation är ofta aktiva data och omfattar e-postmeddelanden och textmeddelanden.
SMS och e-post är inte de enda sätten som människor skickar meddelanden till varandra på. WhatsApp har till exempel fler än 2 miljarder användare över hela världen.
Även om alla dessa typer av ESI kan stödja ditt fall finns det utmaningar. En enkel skärmbild av ett meddelande räcker inte, eftersom konversationerna måste verifieras. På grund av plattformarnas, som WhatsApp, natur kan en kriminalteknisk specialist behöva anlitas för att autentisera uppgifterna.
Det finns också mer allmän skriftlig ESI, inklusive dokument, brev och kalendrar som är tillgängliga.
Visuell kommunikation
Relevanta elektroniska filer kan också omfatta olika typer av visuell kommunikation. Du har säkert hört uttrycket ”En bild säger mer än tusen ord”, och detta gäller även när man överväger bevisningen.
Digitala fotografier används till exempel ofta i rättstvister. Ett foto kan bevisa att någon befann sig på en viss plats vid en viss tidpunkt eller hade en relation till ett viktigt vittne. Videor kan också stödja ditt fall – och kan till och med visa någon begå ett brott.
Videor och fotografier är användbara eftersom de innehåller metadata, inklusive tidsstämplar och platser.
Om fallet bygger på ekonomiska uppgifter hittas bevis ofta i kalkylblad och diagram. Du kan också granska digitala ritningar.
Muntlig kommunikation
Som jurist har du utmärkta muntliga kommunikationsfärdigheter. Men våra klienter och vittnen har inte alltid samma självförtroende när det gäller att tala inför publik. Och även om de minns specifika samtal kan datum, tider och sammanhang blandas ihop.
Lyckligtvis kan digitala former av muntlig kommunikation hjälpa till att berätta vad som hänt. När du bevarar metadata kan dessa digitala filformat inte bestridas.
Det finns till exempel röstmeddelanden. Säg att din klient har ett våldsamt ex och att det finns hundratals hotfulla röstmeddelanden från personen. Dessa meddelanden kan bevaras och användas för att stödja ditt fall.
Alternativt kan det finnas röstinspelningar. Du kanske till och med har tur och hittar ett inspelat erkännande. Om det rör sig om hemliga inspelningar kanske de naturligtvis inte kan tillåtas som bevis. Svaret beror på var du befinner dig och hur relevant bevisningen är för fallet.
Sociala medier
Sociala medier håller oss sammanlänkade. Och när du undersöker någons beteende på nätet kan du upptäcka elektroniska bevis.
Vi kan använda Facebook som exempel.
Facebook är en populär plattform. År 2027 förväntas det finnas 254.26 miljoner användare av denna plattform i USA.
Med denna omfattande användning är det rimligt att granska uppgifter från sociala medier som en del av eDiscovery-processen. Det kan finnas foton, privata meddelanden, statusuppdateringar, taggar, incheckningar och videor som är relevanta för ett fall.
Och Facebook är inte den enda användbara webbplatsen för sociala medier. Det finns X (tidigare Twitter), Instagram, Tiktok och fler.
Återigen gäller att om sociala medier ingår i din användning av eDiscovery måste allt du använder vara autentiskt och verifierbart.
Metadata
Metadata, som finns överallt, används för att autentisera annan bevisning.
Om du till exempel har ett fotografi i din telefon anges vem som tog det, var och när. Din uppgift blir att fastställa ”varför”.
Det kan vara svårt att bevara metadata, men det är avgörande om du vill att den ska utgöra en del av din bevisning.
Det finns tre typer av metadata som du kan granska. De är följande:
- Systemmetadata: uppgifter som skapas av operativsystemet för att visa när en fil skapades eller ändrades
- Substantiell metadata: uppgifter om ändringar som användaren har gjort i dokument
- Inbäddad metadata: dolda uppgifter som är inbäddade i enskilda filer
Vad är EDRM-processen?
År 2005 skapade George Socha och Tom Gelbmann Referensmodellen för elektronisk informationsinhämtning (EDRM). Processen har utvecklats sedan dess, men den allmänna idén är fortfarande densamma.
Det finns nio eDiscovery-stadier, och vissa av dem kan överlappa varandra. Här är varje steg och vad du kan förvänta dig under det:
1. Informationsstyrning
Informationsstyrning (IG) är det senaste tillskottet till EDRM-processen. Det är en viktig komponent och något du behöver tänka på under hela eDiscovery-processen.
Så vad handlar IG om?
EDiscovery innebär att hantera känsliga och konfidentiella data, och du måste följa gällande regler. IG omfattar bästa praxis, med början i dina policyer och rutiner.
Dina policyer måste vara detaljerade eftersom det finns mycket att täcka. Du behöver till exempel ha tydliga riktlinjer för datasekretess, säkerhet, lagring och delning.
Om du har ett distansteam måste du avgöra hur ni kan arbeta utan att utsätta datan för risk.
Även med starka säkerhetsåtgärder på plats kan dataintrång inträffa, och du kan drabbas av dataförlust. Dina IG-policyer och rutiner bör innehålla strategier för att hantera oväntade händelser.
2. Identifiering
Varje ärende är annorlunda, så de typer av digital bevisning du behöver kan variera. Under identifieringsfasen måste du avgöra vad du letar efter.
På grund av ESI:s omfattning är det nästan omöjligt att ladda ner varje enskild del av datan och gå igenom den manuellt. Det är som att leta efter en nål i en höstack.
Börja med att granska ärendet och titta på fakta. Vilka typer av digitala filer skulle vara relevanta? Tala med vittnen och försök följa spåren för att avgränsa din sökning.
Du kan till exempel leta efter hemliga e-postmeddelanden, antydande textmeddelanden eller oförklarliga möten i en kalender.
3. Bevarande
Om det verkar som att en rättstvist är oundviklig måste du bevara alla relevanta dokument. För att ESI ska hålla vid rättsliga förfaranden får den inte ändras eller raderas.
Ett ”juridiskt bevarandekrav” – som förhindrar att ESI tas bort eller ändras – kan läggas på datan, med potentiella böter om informationen manipuleras.
Det finns tre sätt att bevara data, beroende på din budget och storleken på din verksamhet:
- Be om att datan lämnas orörd tills du behöver den
- Skapa en säkerhetskopia av relevant ESI
- Installera programvara för att bevara datan utan att behöva ta bort den
Det viktigaste är att hålla ESI säker tills det är dags att samla in den. En enda förlorad fil kan påverka hela din strategi.
4. Insamling
Insamlingsfasen är nära kopplad till bevarandefasen. Du måste markera all relevant ESI och se till att den finns samlad på ett ställe så att den är lätt att komma åt.
Om du har en IT-avdelning är det deras uppgift att på ett säkert sätt överföra datan till en säker plats. Alternativt kan du lägga ut den här processen på entreprenad.
Du kommer att samla in olika typer av ESI, inklusive molnbaserad, dold och mobil data. Kom ihåg att du inte behöver samla in allt, eftersom för många filer bara gör att du känner dig överväldigad – och överarbetad.
Jag har sagt det tidigare, men här kommer en påminnelse: metadata måste förbli intakt, och du måste hänvisa till dina ESI-protokoll från IG-fasen.
5. Bearbetning
Nästa fas är bearbetningsfasen. I det här steget börjar du verkligen avgränsa din sökning efter relevant bevisning.
Även om du har varit selektiv kommer det fortfarande att finnas mycket data att gå igenom. En del av ESI kan vara duplicerad, så du måste ta bort alla dubbletter.
Under det här steget måste ESI placeras i ett format som är tillgängligt för ditt team. Du kan använda särskild programvara för att effektivisera dina processer. Vissa juridiska byråer använder till exempel plattformar för granskning av ESI. Om mängden ESI är liten kan du också sammanfoga datan till en PDF-fil.
Med tiden kan ny ESI bli relevant. Du bör vara beredd att återvända till insamlingsfasen under hela rättstvisten.
Du kan förbättra noggrannheten under den här fasen med hjälp av teknik. Ta en titt på den här guiden som jag har skapat och som innehåller de bästa alternativen för programvara för jämförelse av juridiska dokument.
6. Granskning
Under granskningsfasen måste all återstående data gås igenom.
Om mängden ESI är omfattande kan det vara tidskrävande att gå igenom allt. Du letar efter sådant som kan vara användbart i ditt ärende. Tänk på att granskningsprocessen blir mycket enklare om du har behandlat materialet korrekt.
Ibland lägger advokatbyråer ut detta steg på tjänster för granskning av juridiska dokument, och datan returneras för analys. Advokatbyråer kan också använda artificiell intelligens (AI) för att sortera informationen. Du behöver ange sökparametrar så att programmet vet vad det ska leta efter. Även om du använder AI-drivna verktyg för granskning av juridiska dokument kommer vissa manuella granskningar fortfarande att vara nödvändiga.
Oavsett om du har ett team på plats eller använder andra granskningsmetoder ska du se till att följa dina IG-policyer.
7. Analys
Vid det här laget finns den relevanta ESI:n på ett ställe, har granskats och är redo för analys. Du har börjat samla in bevis medan du förbereder ditt ärende.
Under analysfasen kan du börja koppla datan till ditt ärende genom att leta efter mönster, rangordna materialet efter betydelse och skapa tidslinjer.
Senare kan du se om något har missats. Det kan till exempel saknas en sida i en PDF-fil eller finnas en avbruten tråd med textmeddelanden. Du kan också hitta ledtrådar om andra dokument som du bör leta efter.
Om du upptäcker att du behöver gå tillbaka till behandlingsfasen för att samla in fler bevis är det dags att göra det nu.
Programvara för analys av juridiska ärenden kan också vara användbar under detta steg.
8. Framställning
När du har analyserat ESI:n börjar försvaret ta form. Du vet vad som är relevant och var allt hör hemma i rättsprocessen.
Framställningsfasen infaller mot slutet av EDRM-processen. Ditt team förbereder bevisningen för den rättsliga processen. Domstolen kan begära att bevisningen ska vara i ett visst format, och du bör ta hänsyn till det när du sammanställer informationen.
Detta steg är huvudsakligen administrativt och kräver tid samt noggrannhet. All information måste gås igenom och sorteras i kategorier.
Dokument måste numreras och stämplas, och maskningar kan krävas. När bevisningen är klar delar du den med de relevanta parterna — inklusive motparten.
Jag kommer att tala om programvarutrendy senare i artikeln, men du kan vara säker på att det finns lösningar som gör framställningsprocessen effektiv.
9. Presentation
Slutligen är det dags för presentationsfasen. När du har nått denna punkt kan du förbereda ESI:n inför rättegången.
Traditionella metoder kan stödja dina presentationer av digitala filer. Vittnesmål, fysisk bevisning och sakkunnigutlåtanden kommer aldrig att ersättas.
Tänk på hur du ska presentera datan i domstolen. Strategin du använder beror på vilken typ av data du vill dela. Du kan till exempel använda videor, bildspel eller grafik.
Vilka är reglerna för eDiscovery?
Tillgången till elektroniska register har förändrat sättet vi bedriver juridiskt arbete på. Men med fördelarna följer ansvar, och det finns några eDiscovery-regler som du måste följa.
Du är juridiskt yrkesverksam, så jag vet att många av dessa regler kommer att kännas självklara — de är faktiskt förmodligen sådant du gör naturligt. Det är ändå alltid värt att gå igenom detaljerna.
Du måste agera etiskt. Du kommer att ha tillgång till personuppgifter, och det mesta av dem kommer inte att vara relevant för rättsprocessen. Spara endast ESI om den kan utgöra bevisning. En ljudfil från ett möte kan vara relevant, medan ett foto av en söt hund förmodligen inte är det.
Sättet du lagrar informationen på måste vara säkert, och det är viktigt att följa policyer för lagring av data. Dessa strategier ingår i IG-fasen, men du måste fortsätta att övervaka dina processer över tid.
Kom ihåg att alla enheter måste underhållas och att personalen bör använda säkra nätverk samt uppdatera sina lösenord regelbundet.
Du måste samarbeta med andra relevanta parter och vara noga med att bevara metadata.
Och naturligtvis bör klientsekretessen också vara en prioritet.
Den information du tar del av ska alltid behandlas med respekt och hållas privat, såvida det inte är nödvändigt för ärendet.
Vilka är riskerna med eDiscovery?
Jag har berättat om reglerna, men hur är det med riskerna? Vad kan gå fel när du förlitar dig på eDiscovery-processen?
Du vet att du behöver upprätthålla datasäkerheten, men vad kan hända om du inte gör det? Elektroniska dokument är sårbara, särskilt när de lagras i ett nätverk. Om ett dataintrång sker blir känsliga uppgifter utsatta för läckor.
Virus kan påverka din åtkomst till dokument och skada viktiga filer. Du kan förlora bevismaterial i processen.
En annan faktor att ta hänsyn till är prislappen. När du precis har börjat med eDiscovery är det kostsamt att bygga upp dina processer. Det kan kräva investeringar i ärendehanteringsprogramvara samt utbildning och kompetensutveckling för teamet, vilket skapar ytterligare kortsiktigt arbete. Fördelarna är dock värda det, eftersom rättsprocessen blir effektivare.
Även om eDiscovery är en digital process finns det fortfarande utrymme för mänskliga fel. Om ditt team saknar erfarenhet kan misstag inträffa. Från att oavsiktligt radera ESI till att skada metadata kan alla fel påverka hela din juridiska strategi.
Om du vill fördjupa dig i eDiscovery men inte är bekant med det rekommenderar jag att du investerar i utbildning för ditt IT-team. Alternativt finns det möjligheter att lägga ut arbetet tills du är redo att använda eDiscovery internt.
Vad är digital kriminalteknik?
Är digital kriminalteknik ett annat ord för eDiscovery?
De två begreppen kan låta utbytbara, men de är inte samma sak.
Enkelt uttryckt kommer den ESI som du hittar under eDiscovery-processen att vara lättillgänglig. Den är vanligtvis tillräcklig för användning i de flesta rättsliga förfaranden. Processen är något som alla i ditt team kan lära sig — och med minimal utbildning.
Digital kriminalteknik är däremot ett eget område, och experterna är mycket välutbildade och skickliga inom området.
En utredare inom digital kriminalteknik är mer intresserad av det som döljer sig under ytan. De arbetar vanligtvis med brottsbekämpande myndigheter som en del av brottsutredningar, men de kan även stödja advokatbyråer.
Dessa yrkespersoner använder programvara och andra verktyg för att hitta uppgifter som annars skulle kunna gå förlorade för alltid. Även om en belastande fil till exempel har raderats, flyttats eller ändrats kan en utredare inom digital kriminalteknik hjälpa till att återställa originaldokumentet. Dessa kriminaltekniska experter vet hur man hittar information som är dold på hårddiskar och lagringskretsar.
Ibland kan det finnas ESI som du vet existerar — men som inte går att hitta någonstans. Om varken du eller någon i ditt team vet hur man arbetar med digital kriminalteknik behöver ni ta hjälp av en expert.
Trender inom eDiscovery-programvara
Ingen förväntar sig att du ska göra allt detta på egen hand. eDiscovery-team förlitar sig på programvara — i varje steg.
Det är kostsamt att lagra stora datamängder internt och det medför säkerhetsrisker. Därför går advokatbyråer över till molnbaserade lösningar. När programvaran finns i molnet kan den uppdateras i realtid, och du kan anpassa ditt paket efter dina behov vid den aktuella tidpunkten.
Du har kanske också märkt att AI är på allas läppar. Det kan låta som något från en science fiction-film, men framtiden är redan här. En robot kommer inte att resa sig i domstolen, men AI-drivna verktyg kan hjälpa oss alla att arbeta effektivare.
Men hur?
AI kan bland annat hjälpa till med prediktiv kodning. Det innebär att du kan använda AI för att filtrera stora mängder ESI och markera allt som kan vara relevant för rättsprocessen. AI kan analysera uppgifterna åt dig. Se det som ett effektivt sökverktyg som kan hjälpa dig att förbereda dig inför dokumentgranskningsfasen i EDRM-processen.
Det finns olika alternativ, men jag använder Microsoft Purview eDiscovery plattformen som exempel. Det finns olika nivåer av Purview-programvaran, och du kan välja de funktioner du behöver beroende på din arbetsbörda och budget.
Microsoft Purview-plattformen låter dig skapa ett automatiserat arbetsflöde. Från bevarande till insamling och granskning skannas uppgifterna åt dig. Allt relevant material placeras i en övergripande karta som är redo för din analys.
Här är en snabb överblick över hur Microsoft Purview-processen fungerar:
- Fastställ behörigheter.
- Identifiera och bevara ESI.
- Skapa en insamling.
- Hantera och granska innehållet.
- Exportera uppgifterna.
- Förbered för granskning.
Om du vill ha fler alternativ har jag sammanställt en lista över de bästa eDiscovery-verktygen. Den här guiden omfattar Nextpoint, IPRO, Sightline, Everlaw, Epiq Discovery, Logikcull, RelativityOne, Smarsh, DISCO och Ricoh. Den innehåller för- och nackdelar, funktioner och mycket mer.
Och när jag ändå pratar om teknik kan du prova dessa verktyg för juridisk research.
Innan du registrerar dig för en tjänst på en eDiscovery-plattform bör du se till att den följer gällande regelverk och är säker. Att lägga ut arbetet på en extern leverantör innebär inte att du slipper ansvaret om något går fel. Innan du bestämmer dig för en produkt bör du göra din research och överväga vilka funktioner du behöver.
Få ut mesta möjliga av eDiscovery-processen
EDiscovery kan stödja ditt arbete med rättstvister inom en mängd olika behovsområden. Genomsökning av digital information ger dig bevis som annars inte skulle vara tillgängliga på ett lika effektivt sätt.
EDRM kan hjälpa dig att få ut mesta möjliga av eDiscovery-processen. Kom ihåg att det finns nio steg och att vissa av dem kan överlappa varandra. Det börjar med IG, följt av identifiering, bevarande, insamling, bearbetning och granskning.
Därefter kommer analysfasen, följd av framställning och presentation i domstol.
Olika programvaror kan hjälpa till att effektivisera dina arbetsflöden. AI- och molnbaserade lösningar kan minska belastningen på dina interna team, automatisera arbetsuppgifter och frigöra deras tid.
Kom ihåg att efterlevnad av regelverk och säkerhet kommer att ha högsta prioritet. Du kommer att hantera känsliga uppgifter, vilket kräver noggrant bevarande och sekretess.
Även om de inte behövs särskilt ofta kommer det att uppstå tillfällen då en digital kriminalteknisk utredare är nödvändig. Dessa experter kan lokalisera dolda eller raderade uppgifter mer effektivt och exakt än AI-drivna programvaror.
