Der er nogle få trin, du kan tage for at sikre, at dit firma fungerer problemfrit. I denne guide har jeg samlet nogle centrale elementer i effektiv administration af et advokatfirma, som fortjener din opmærksomhed. Vi gennemgår de almindelige aspekter af administration af advokatvirksomhed og fremhæver nyttig software til advokatfirmaer, der kan lette din arbejdsbyrde.
Så uanset om du lige er startet, eller om du vil give dit firma en ny retning i fremtiden, har jeg dækket dig ind.
Lad os komme i gang.
Start med en plan
Alle advokatfirmaer har brug for en forretningsplan – et detaljeret dokument, der beskriver, hvordan du ønsker at drive din advokatvirksomhed i de næste fem år og fremover.
Din forretningsplan skal indeholde et resumé, der omfatter din mission og virksomhedens værdier. En forretningsplan for et advokatfirma er en vigtig del af dine strategiske planer og mål. Derudover skal du inkludere planer for fremtiden. Alle mål bør være målbare, og du skal have strategier for at nå dem.
Klar til at vokse? Et ERP-system til advokatfirmaer kan være noget for dig.
Hvis du for eksempel er i byen og gerne vil påtage dig erhvervskunder, vil du sandsynligvis tage mere i betaling end en person i en mindre by på landet med en lille familieadvokatvirksomhed. Husk, at et større firma vil have flere udgifter, der skal dækkes, herunder husleje, lønninger og forbrugsregninger.
Tænk over, hvilke typer ydelser du vil tilbyde, og hvor meget du vil tage i timen. Hvor mange klienter har du brug for for at nå dine mål? Og hvem er dine ideelle klienter?
Standardisér dine politikker og procedurer
Når du har udarbejdet din forretningsplan, er det tid til at lave en manual med politikker og procedurer.
Klare politikker gør det tydeligt for dine medarbejdere, hvad der forventes af dem på arbejdspladsen. I din manual gennemgår du en bred vifte af emner, som dit team kan bruge som reference.
- Prøveperioder, forventninger, lønninger og personalegoder.
- Medarbejderudviklingssamtaler, herunder processen for afskedigelse af en medarbejder. Du kan for eksempel bruge en række mundtlige advarsler efterfulgt af en skriftlig advarsel.
- Betalt frihed, ret til barsel og politikker for hjemmearbejde.
- Følsomme oplysninger, privatliv og regler om fortrolighed.
- Medarbejderbetalinger, herunder hyppighed og betalingsmetoder.
- Refusion af udgifter, bonusser og retningslinjer for lønforhøjelser.
- Lovgivning om chikane og diskrimination samt retningslinjer for tilpasninger på arbejdspladsen.
- Brug af teknologi, herunder politikker for e-mail, internet og virksomhedens enheder.
Opbyg dit juridiske team
Ejere af advokatfirmaer kan ikke klare det hele selv. Det kræver et team af mennesker at drive en advokatvirksomhed, og det er et vigtigt skridt at vælge de rigtige partnere og medarbejdere.
Vigtige kompetencer i et advokatfirma
Selvfølgelig har du brug for teammedlemmer med den nødvendige uddannelse og brancheerfaring. Men der er også en række andre kompetencer, som er afgørende i ethvert moderne advokatfirma.
Hvilke egenskaber og kompetencer bør du se efter?
- Gode teamspillere
- Kompetencer inden for informationssøgning
- Effektive kommunikatører
- Detaljeorienterede
- Organisatoriske kompetencer
Fra øverste niveau og nedefter skal der være en kultur præget af samarbejde. Alle skal samarbejde, og arbejdspladsen bør være inkluderende og retfærdig.
Du vil arbejde sammen med mennesker med mange forskellige baggrunde. Når du udvider dit team, bør du se efter kandidater med fremragende kommunikationsevner.
Kompetencer inden for informationssøgning er også vigtige. Dit team vil indsamle og samle oplysninger, og det er afgørende at vide, hvordan man udfører informationssøgning effektivt og præcist under sager.
Derefter er der organisering. Denne færdighed kan overføres og opnås i andre brancher. For eksempel vil en person, der tidligere har arbejdet i en administrativ rolle, vide, hvordan man jonglerer med tidsplaner og arkiverer dokumenter. En organiseret arbejdsstyrke er mindre tilbøjelig til at overse de finere detaljer.
Inden for retssager kan én fejl påvirke en hel strategi. Sans for detaljer vil betyde færre fejl. Fra at interviewe vidner til at skrive rapporter og forberede erklæringer er et detaljeorienteret team et team, du kan stole på.
Andre færdigheder, der kan gavne dit advokatfirma, omfatter kritisk tænkning, problemløsning og lederevner.
Forskellige roller i et advokatfirma
Sådan kunne din struktur se ud:
Administrerende partner
En administrerende partner står øverst i virksomhedsstrukturen. Som medejer er vedkommende engageret i advokatfirmaets succes. Vedkommende spiller en aktiv rolle i ledelsen af virksomheden og sørger for, at alt fungerer problemfrit.
Alle de emner, jeg nævner i denne artikel, fra at skrive forretningsplaner og dokumentere politikker til at fastsætte budgetter, overvåges af en administrerende partner.
Hvis du har åbnet dit eget firma, bliver du den administrerende partner. Du vil have omfattende erfaring inden for jura. Og du vil også have forretningsmæssig og økonomisk indsigt.
Partner
En partner har en lignende andel i din virksomhed som en administrerende partner, men vedkommende leder ikke den daglige drift af advokatfirmaet. Partneren fører dog stadig tilsyn med yngre teammedlemmer og tilbyder støtte og vejledning.
Partnere er normalt erfarne advokater, som har arbejdet sig op gennem hierarkiet.
Der findes to typer partnere: partnere med ejerandel og partnere uden ejerandel. Både partnere med ejerandel og partnere uden ejerandel udøver advokatvirksomhed og repræsenterer klienter i retten.
Partnere med ejerandel har en ejerandel i virksomheden, hvilket giver dem ret til en procentdel af dens overskud. Det går dog begge veje, da de også påvirkes økonomisk, når virksomheden har driftsmæssige tab.
Partnere uden ejerandel har ikke en ejerandel i virksomheden, men modtager stadig en høj løn.
Advokatfuldmægtig
Advokatfuldmægtige er beskikkede advokater, som endnu ikke har opnået partnerstatus. De har juridiske eksamener og udfører en række juridiske opgaver, såsom:
- at yde juridisk rådgivning til klienter
- at udarbejde dokumenter
- at undersøge sager
- at forhandle på vegne af deres klienter
- at føre tilsyn med juridiske assistenter
- at møde i retten
- at sende meddelelser om juridisk tilbageholdelse
Der kan være seniorfuldmægtige, som forbereder sig på en partnerstilling. De tilbyder også oplæring, vejledning og mentorskab til yngre fuldmægtige, der netop er begyndt.
Nogle advokater tilkaldes for at arbejde på specifikke sager; disse personer kaldes kontraktadvokater.
Juridisk fuldmægtig eller praktikant
Juridiske assistenter arbejder tæt sammen med tilsynsførende advokater eller dommere. De er ofte stadig under uddannelse på jurastudiet eller nyuddannede.
Juridiske assistenter deltager i undersøgelses- og researchfasen op til retssagen. De hjælper dommere eller advokater på enhver nødvendig måde. Typisk kan juridiske assistenter blive bedt om at:
- indsamle beviser til sager
- forberede juridiske dokumenter
- registrere oplysninger under retssager
- undersøge retspraksis
Juridiske assistenter gennemgår tidligere retsprotokoller for at finde mønstre, der kan understøtte forsvaret. De har normalt et kontor, men kan også arbejde ude i felten, for eksempel ved at besøge vidner og retssale.
Juridiske assistenter arbejder typisk på fuld tid og refererer til tilsynsførende advokater.
Juridisk assistent
Juridiske assistenter har en understøttende rolle i et advokatfirma. De udfører opgaver, der ligner en juridisk assistants, men har ikke de samme kvalifikationer.
Juridiske assistenter hjælper med at indsamle beviser, udarbejde juridiske dokumenter og indhente erklæringer. De taler med vidner, planlægger møder og arkiverer dokumenter. De er også afhængige af sagsstyringssoftware til at opbevare og dele oplysninger.
Dette er normalt en fuldtidsstilling på et advokatkontor. Juridiske assistenter skal have en erhvervsakademisk uddannelse eller højere og refererer til advokater og personer i ledende stillinger.
Juridisk assistent
Juridiske assistenter er ansvarlige for administrative opgaver. De kan sidde ved en receptionsskranke og transskribere breve og andre dokumenter, planlægge aftaler og arkivere dokumenter. De vil også byde dine nuværende og potentielle klienter velkommen og besvare telefonopkald.
En gymnasial eksamen eller GED er det mindste uddannelseskrav til denne stilling. Nogle administrative assistenter har dog en erhvervsakademisk uddannelse. Kontorerfaring eller juridisk viden foretrækkes. Kandidater kan tage certificeringer for juridiske assistenter for at opbygge branchespecifikke færdigheder og viden.
Marketingchef
Din marketingchef vil være ansvarlig for at promovere din virksomhed. Vedkommende skal skaffe nye klienter til virksomheden.
En marketingchefs opgaver afhænger af din markedsføringsplan. Vedkommende kan for eksempel administrere dine konti på sociale medier, planlægge annoncer og uploade indhold til dit websted.
Vedkommende kan også organisere arrangementer, finde muligheder for at sponsorere lokale initiativer og få jeres budskab ud i radioen.
Der findes forskellige ansættelsesmuligheder. Nogle marketingchefer i advokatfirmaer arbejder på fuld- eller deltid, mens andre er selvstændige konsulenter.
De fleste marketingchefer har en bachelorgrad eller højere inden for marketing, public relations eller et beslægtet område.
Sådan finder og fastholder du de bedste medarbejdere
Succesfulde advokatfirmaer er afhængige af deres medarbejdere. Det er dog ikke nemt at finde fremragende medarbejdere, og du bliver som regel nødt til at investere tid og penge, mens du annoncerer ledige stillinger, interviewer kandidater og opretter introduktionsprocessen. Firmaer, der ansætter internationalt, kan være nødt til at bruge tjenester til registreret arbejdsgiver for at håndtere lokal ansættelse.
Når du først har de rigtige medarbejdere på plads, vil du gerne beholde dem. En positiv virksomhedskultur, fair løn og personalegoder får alt sammen dine medarbejdere til at føle sig værdsatte. Overvej at have mentorer og skabe en åben-dør-politik, hvor yngre medarbejdere kan stille spørgsmål og lære gennem arbejdet.
Hvis du vil tiltrække og fastholde medarbejdere, skal du skabe veje til succes. Du kan tilbyde muligheder for udvikling, såsom programmer, der forbereder medarbejdere på lederstillinger. Når du tilbyder dit team uddannelse og træning, forbedrer du deres færdigheder og tilfører din virksomhed værdi.
Medarbejdere med gode resultater vil også sætte pris på incitamenter såsom bonusser og priser. At fejre succeser kan forbedre motivationen på arbejdspladsen.
For at sikre, at dit team har en god balance mellem arbejde og fritid, kan du overveje at begrænse lange møder, tilbyde hjemmearbejdsdage eller give mulighed for fleksible arbejdstider.
Fastlæg strategiske mål
Din forretningsplan for advokatfirmaet vil være fyldt med strategiske mål. Disse mål kan omfatte følgende:
- Udvidelse til andre områder
- Tilføjelse af nye tjenester
- Forøgelse af den fakturerbare sats
- Opbygning af et ry som områdets førende advokatfirma
- Tilbud om gratis juridiske tjenester til udsatte lokalsamfund
Du kan overvåge dine fremskridt hen imod disse mål ved hjælp af centrale resultatindikatorer (KPI'er). Du kan have KPI'er for alt fra klienter til produktivitet.
Lad os sige, at dit mål er at få fem nye klienter om måneden. Hvis du får fem klienter, har du nået din KPI. Hvis du får mere end fem, har du virkelig overgået den.
Nogle virksomheder bruger en Net Promoter Score (NPS) til at nå deres mål for klienttilfredshed. Det er en enkel undersøgelse, hvor du beder klienterne om at vurdere deres oplevelse fra 0 til 10. Du kan bruge denne score til at forbedre din service.
Sørg for at dele dine mål med dit team, så de ved, hvad de skal stræbe efter.
Hold dig til et budget
Ledere af advokatfirmaer skal udarbejde og vedligeholde et budget. Du bør fastlægge et formelt budget hvert år. De fleste budgetter er baseret på en virksomheds regnskabsår (eller årlige rapporteringsperiode). En dygtig revisor med erfaring inden for din branche kan hjælpe dig med denne opgave. Større advokatfirmaer har ofte interne revisorer.
Hvis din virksomhed er ny, vil dit budget omfatte opstartsomkostninger såsom virksomheds- og andre tilladelser, licensafgifter og øvrige registreringsomkostninger. Der vil også være løbende udgifter såsom husleje, lønninger, forsyningsudgifter, softwareabonnementer, skatter og forsikring.
Dit budget vil også omfatte markedsføringsudgifter såsom annoncering, visitkort og webdesign.
Nu kommer den vanskelige del: at beregne din forventede omsætning. Afhængigt af hvor længe du har drevet praksissen, kan du måske allerede estimere, hvor meget du vil tjene hver måned. Antallet af klienter, du har, og din timepris vil afgøre din forventede omsætning.
Udarbejd rapporter for at holde styr på dine indgående og udgående pengestrømme. Etabler en proces for opkrævning af klientbetalinger, og hold styr på regninger og fakturaer for at undgå unødvendige sanktioner eller gebyrer for sen betaling.
Skab en online tilstedeværelse
Dit advokatfirma vil konkurrere med andre lokale virksomheder. Hvis du vil fortsætte med at vokse, skal markedsføring af advokatfirmaet – herunder annoncering og promovering – være en del af din strategi.
Traditionelle annonceringsmetoder er vigtige og kan hjælpe med at tiltrække potentielle klienter. For eksempel kan radio, fjernsyn, aviser og omdeling af reklamer få folk i dit lokalområde til at lægge mærke til dig.
Men i dag forventer din målgruppe lidt mere. De vil gerne vide mere om dit brand fra deres foretrukne elektroniske enhed.
Succesfulde firmaer ved, hvordan man skaber en stærk online tilstedeværelse. Det første skridt er at oprette et professionelt websted med oplysninger om dine ydelser. Sørg for at inkludere en side om dit team med din adresse og dine kontaktoplysninger.
Overvej at skrive en blog for at dele din viden og opbygge troværdighed blandt potentielle klienter. Hvis du bor i et område med hård konkurrence, kan nyt indhold være nøglen til at skille sig ud.
Sociale medier er en anden måde at udvide din klientliste på. Du kan målrette dig mod brugere i dit lokalområde for at øge din synlighed. Facebook er et must, men du kan også prøve andre platforme såsom Instagram, LinkedIn eller YouTube.
Husk, at hvis dine eksisterende klienter er tilfredse, vil de sandsynligvis fortælle det til folk, de kender – og vi ved alle, hvilken positiv effekt mund-til-mund-metoden har.
Vær et klientcentreret advokatfirma
Jeg behøver ikke fortælle dig, at dine klienter er dit levebrød. Ved at yde en fremragende service til dine eksisterende klienter hjælper du dig selv med at få nye klienter.
Spørgsmålet er, hvordan du kan gøre en ekstra indsats for dine klienter. Svaret er enkelt: ved at sætte dem i centrum for alt, hvad du gør.
Kan du huske, at jeg nævnte, at den rette virksomhedskultur er en god måde at fastholde dit juridiske team på? Stærke værdier og etiske standarder vil også være til gavn for dine klienter. Det første indtryk betyder noget, og du ønsker, at dine klienter bliver mødt af et venligt og professionelt team.
Kommunikation bør være en prioritet fra det første møde, indtil sagen er afsluttet. Følg jævnligt op med dine klienter, og behandl dem altid empatisk.
Tænk over, hvordan du kan forbedre den samlede klientoplevelse. Vær ikke bange for at spørge tidligere klienter, om der er noget, du kan gøre for at forbedre den. Folk fortæller ikke altid åbent om problemer, medmindre du spørger dem. En af dine klienter kan for eksempel være forvirret over juridisk jargon, som ikke blev forklaret for dem. Hvis de gør dig opmærksom på det, kan du forbedre din kommunikation med klienterne.
Vent heller ikke på, at de fortæller dig det. Vær opmærksom på dem, og tag noter.
- Hvad virkede de overraskede over?
- Hvilke dele af oplevelsen så ud til at overgå deres forventninger?
- Hvilke dele af deres forløb så ud til ikke at leve op til deres forventninger?
Teknologi kan også være med til at forbedre oplevelsen for dine klienter. Jeg fortæller dig om nogle mulige løsninger senere i denne vejledning.
Invester i teknologi
Uanset om du har brug for ny regnskabssoftware eller noget, der kan forbedre din juridiske fakturering eller din dokumenthåndtering, kan den rette teknologi gøre det meget nemmere at administrere dit advokatfirma. Men før du træffer en beslutning, bør du sammenligne forskellige løsninger side om side og benytte dig af gratis prøveperioder, når det er muligt.
Her er nogle populære softwaremuligheder, du kan overveje:
1. Amicus Attorney
Amicus Attorney leveres med en række funktioner, der giver dig et centralt administrationssystem. For eksempel:
- Del og se filer for at gøre din sagsbehandling mere effektiv.
- Få adgang til delte kalendere, dokumenthåndtering, betalingsbehandling og faktureringsløsninger.
- Tilpas dine dashboards for at få et personligt overblik over dine sager, mål og budgetter.
- Integreres med anden software såsom Microsoft Office, Dropbox eller Quickbooks.
Du kan vælge mellem en cloudbaseret version eller en selvhostet version, afhængigt af størrelsen på dit advokatfirma. Der er tre abonnementer at vælge imellem, og du får en tilpasset pris baseret på dine behov.
Få mere at vide om Amicus Attorney
2. Actionstep
Actionstep er en fleksibel, cloudbaseret løsning til styring af kunderelationer (CRM). Den giver dig mulighed for at:
- Opbevare alle dine dokumenter ét sted og dele dem med dit team.
- Få adgang til klientoplysninger
- Administrere sagsdokumenter
- Udarbejde rapporter.
Det omfatter fakturerings- og regnskabsfunktioner samt onboarding af klienter og tidsregistrering. Integrer med anden software såsom Microsoft Office, Gmail, Dropbox, NetDocuments, DocuSign og InfoTrack.
Der er tre skalerbare abonnementer at vælge imellem, og indholdet varierer. Der er Practice Pro, Practice Pro+ og Premier. Hvis du vil vide mere om priserne, skal du kontakte virksomheden.
Få mere at vide om Actionstep
3. Centerbase
Centerbase har funktioner, der minder om dem i de andre løsninger, vi har nævnt. Sikkerhed er en prioritet, og du kan ændre indstillingerne afhængigt af brugerens rolle.
Med Centerbase kan du:
- Samle dine kalendere, tidsregistrering og dokumenthåndtering ét sted.
- Bruge avanceret rapportering til at hjælpe med at styre dine mål.
- Holde styr på dine regninger, afstemme fakturaer og sende påmindelser om forfaldne betalinger til dine klienter.
- Integrere med anden software, herunder Quickbooks, Microsoft Office, NetDocuments og Plaid.
Du kan begynde med den gratis demo for at beslutte, hvilken version der passer til dit advokatfirma. Premium-abonnementet har ekstra funktioner såsom automatisk tidsregistrering og ePre-bill.
Få mere at vide om Centerbase
4. Clio
En anden effektiv løsning til administration af advokatfirmaer er Clio. Den er cloudbaseret, så den kan bruges af både teams, der arbejder på kontoret, og fjernteams.
Du kan bruge Clio til:
- Automatiseret klientoptagelse. Klienter kan booke og ændre møder online, herunder virtuelle aftaler.
- Sagsbehandling, dokumenthåndtering, kalendere og tidsregistrering.
- Alle dine faktureringsprocesser såsom almindeligt regnskab, onlinebetalinger, fakturering og rapportering.
- Integrere med mere end 250 programmer, herunder Outlook, Dropbox, Zoom, Quickbooks, Kenect, Mailchimp og WordPress.
Clio fås i fire niveauer: EasyStart, Essentials, Advanced og Complete.
Få mere at vide på Clio
5. Cosmolex
Cosmolex er en alt-i-en-softwareløsning til advokatfirmaer i alle størrelser. Når du abonnerer på Cosmolex, kan du:
- Få adgang til personlige dashboards, kalendere og timere.
- Brug indbygget betalingsbehandling, der er udviklet specifikt til juridiske tjenester. Denne automatisering gør det lettere at opfylde dine compliance-forpligtelser.
- Generér rapporter med minimalt besvær. Du får ikke brug for en ekstern løsning som f.eks. Quickbooks.
- Upload og del dokumenter sikkert fra alle steder. Det kan også bruges til e-mailhåndtering.
- Integrér med Google, Microsoft Office, CosmoLex Pay og Chrometa.
Hvis du tilmelder dig, starter du med basisabonnementet og vælger dine tilføjelser. Du kan f.eks. tilføje et CRM-system, en hjemmeside eller værktøjer til elektroniske signaturer.
Læs mere hos Cosmolex
More Articles
6. PracticePanther
PracticePanther har en brugervenlig grænseflade. Denne løsning har også en række muligheder for ledere af advokatfirmaer. Du kan f.eks.:
- Få adgang til onlinebetalinger, automatiserede formularer, arbejdsgange og rapportering.
- Give hver klient sin egen elektroniske sagsmappe, så dit team kan samarbejde ved at vedhæfte relevante dokumenter.
- Drage fordel af avanceret sikkerhed
- Integrere med forskellig software som Zapier, TrustBooks, Outlook, Gmail og Mailchimp.
Der er tre abonnementer, og du kan betale månedligt eller årligt. De skalerbare muligheder er Solo, Essential eller Business.
Læs mere hos PracticePanther
7. Tabs3
Tabs3 har en række produkter, men jeg vil fokusere på PracticeMaster – løsningen til administration af advokatpraksis.
Med Tabs3 kan du:
- Drage fordel af sagsstyringen, hvor du kan oprette profiler for hver klient
- Tilføje relevant korrespondance som aftaler, sagsdokumenter eller undersøgelser
- Bruge kalendere, faktureringsværktøjer og værktøjet til kontrol af interessekonflikter
- Effektivisere din onboardingproces.
- Integrere med populær software, herunder Adobe, HotDocs, Trumpet, PaperPort og WordPerfect.
Platformen leveres med en mobilapp til brug på farten. Desuden er Tabs3 skalerbar software, så du kan vælge de funktioner, du har brug for. Du kan f.eks. betale ekstra for et CRM-system.
Der er forskellige abonnementer at vælge imellem, og du kan kontakte virksomheden for at få en tilpasset pakke.
Læs mere hos Tabs3
8. Caret Legal
Caret Legal er en anden mulighed, der er værd at overveje. Tjenesten har skiftet navn og hed tidligere Zola Suite.
Denne løsning gør klientoptagelsesprocessen enkel. Du kan:
- Opsætte kalendere og arbejdsplaner
- Dele oplysninger nemt og samle alle dine klienters sagsmapper på ét sikkert sted
- Finde kontaktoplysninger på alle i din organisation.
- Oprette tilpassede prislister og se ubetalte fakturaer.
- Integrere med anden software, herunder Microsoft, Google Workspace, IMAC og RMail
Der er tre abonnementsniveauer: Enterprise, Enterprise Plus og Enterprise Advance.
Læs mere hos Caret Legal
Opsummering
At lede en juridisk praksis effektivt kræver det rette team, de rette værktøjer og en klientcentreret tilgang.
I denne artikel har vi gennemgået betydningen af en solid forretningsplan, strategiske mål, officielle politikker og procedurer samt forskellige former for software, der kan hjælpe dig med at føre det hele ud i livet.
Hvis du vil have flere juridiske indsigter og ressourcer, tilmeld dig vores nyhedsbrev, og bliv en del af et fællesskab af innovative juridiske fagfolk, der er med til at forme fremtidens jura.
