Checkliste für die Anforderungen an eine Software zur Verwaltung von Rechtsfällen

Die Wahl der richtigen Software zur Verwaltung von Rechtsfällen prägt, wie Ihre Kanzlei tagtäglich arbeitet. Nachdem ich Dutzende Plattformen bewertet habe, bin ich zu dem Schluss gekommen, dass der Unterschied zwischen einer guten Lösung und einem kostspieligen Fehlgriff fast immer auf Anforderungen zurückzuführen ist, die im Vorfeld nicht vollständig bedacht wurden – übersehene Regeln für die Fristenverwaltung, eine unzureichende Konfliktprüfung oder Abrechnungsfunktionen, die nicht zu Ihren Gebührenvereinbarungen passen. Diese Checkliste deckt alle relevanten Anforderungen ab, gegliedert nach Kategorie und Priorität, damit Sie Anbieter sicher bewerten und vermeiden können, sich für die falsche Plattform zu entscheiden.

Checkliste der Anforderungen an Software zur Verwaltung von Rechtsfällen

Ich greife jedes Mal auf diese Checkliste zurück, wenn ich Software zur Verwaltung von Rechtsfällen für mein Team bewerte. Sie hilft mir, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Lücken zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. So gliedere ich die Anforderungen:

Grundlegende funktionale Anforderungen

Unverzichtbare Funktionen

• Mandats-/Fallverwaltung: Die Plattform muss ein zentrales Verzeichnis für alle Falldateien, Beteiligten, den Mandatsstatus und die Fallhistorie bereitstellen – zugänglich über einen einzigen Mandatsdatensatz, ohne zwischen Modulen wechseln zu müssen.
• Kontakt- und Mandantenverwaltung: Vollständige CRM-Funktionen für Mandanten, gegnerische Anwälte, Zeugen und Gerichte, einschließlich einer integrierten Prüfung auf Interessenkonflikte, die Beziehungen über alle Mandate hinweg automatisch erkennt.
• Dokumentenverwaltung: Umfasst Versionskontrolle, Funktionen zum Ein- und Auschecken, Volltextsuche und sichere Speicherung – damit Ihr Team die richtige Version jedes Dokuments findet, ohne Ordner durchsuchen zu müssen.
• Kalender und Fristenverwaltung: Die Verfolgung von Gerichtsterminen und die Berechnung von Fristen müssen eine regelbasierte Kalenderverwaltung umfassen, die jurisdiktionsspezifisch ist und bei Eingabe eines auslösenden Datums automatisch die zugehörigen Fristen einträgt.

Standardanforderungen

• Zeiterfassung und Abrechnung: Erfasst abrechenbare Stunden per Timer und manueller Eingabe, unterstützt LEDES-konforme Rechnungsstellung und verarbeitet verschiedene Abrechnungsmodelle – nach Stunden, zum Pauschalpreis und auf Erfolgsbasis – einschließlich der Verwaltung von Treuhandkonten/IOLTA-Konten.
• Aufgaben- und Workflowverwaltung: Die Plattform sollte Funktionen einer Software für juristische Workflows umfassen, mit denen Aufgaben Einzelpersonen oder Teams zugewiesen werden, wiederverwendbare Vorlagen für häufige Mandatstypen unterstützt werden und nach Abschluss früherer Schritte automatisch nachfolgende Aufgaben ausgelöst werden.
• Berichte und Analysen: Umfasst Standardberichte zum Mandatsstatus, zur Produktivität der Anwälte und zur finanziellen Leistung sowie einen benutzerdefinierten Berichtsgenerator für kanzleispezifische Kennzahlen.

Besondere Anforderungen

• Automatisierung und Erstellung juristischer Dokumente: Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung mithilfe von Seriendruckfeldern, die direkt aus den Mandatsdaten übernommen werden – für Verträge, Schriftsätze und Korrespondenz –, um den Zeitaufwand für die manuelle Erstellung zu reduzieren.
• Treuhandbuchhaltung mit Dreifachabstimmung: Für Kanzleien, die Mandantenvorschüsse oder Treuhandgelder verwalten, muss das System eine Dreifachabstimmung zwischen dem Treuhandkonto, den einzelnen Mandantenkonten und den Kontoauszügen unterstützen und dabei den Anforderungen der Anwaltskammer entsprechen.

Technische Anforderungen und Integrationsanforderungen

Unverzichtbare Funktionen

• E-Mail-Integration (Outlook/Gmail): Eine bidirektionale Synchronisierung, mit der Sie E-Mails und Anhänge direkt aus Ihrem Posteingang in einer Mandatsakte speichern können – ohne Anwendungen wechseln oder Dateien manuell hochladen zu müssen.
• Cloudbasierter Zugriff mit mobiler Unterstützung: Die beste cloudbasierte Software zur Verwaltung von Rechtsfällen sollte browserbasierten Zugriff sowie native iOS- und Android-Apps bieten, die Anwälten vollständige Einblicke in die Mandate ermöglichen, unabhängig davon, ob sie remote oder im Gerichtssaal arbeiten.
• Tools zum Datenimport, -export und zur Datenmigration: Der Anbieter muss Tools oder Dienstleistungen bereitstellen, um Daten aus Ihrem Altsystem zu migrieren und Ihre Daten in Standardformaten wie CSV oder PDF zu exportieren, damit Sie niemals an eine Plattform gebunden sind, die Sie verlassen möchten.

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Standardanforderungen

• Integration von Buchhaltungssoftware: Native Konnektoren zu QuickBooks, Xero oder vergleichbaren Finanzplattformen, die Abrechnungen, Rechnungen und Zahlungen synchronisieren, ohne dass auf beiden Seiten eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
• Integration von Microsoft 365 / Google Workspace: Direkte Interoperabilität mit Word, Excel, OneDrive und Google Drive, sodass Ihr Team Dokumente erstellen, bearbeiten und speichern kann, ohne die vertrauten Tools verlassen zu müssen.
• Offene API / Webhooks: Dokumentierter API-Zugriff und Webhook-Unterstützung, mit denen Ihr IT-Team oder ein Entwickler die Plattform ohne individuelle Behelfslösungen mit anderen Tools der Kanzlei verbinden kann.
• Integration elektronischer Signaturen: Native Integration mit DocuSign, Adobe Sign oder einem gleichwertigen Anbieter, sodass Mandanten und Gegenparteien Dokumente unterschreiben können, ohne den Arbeitsablauf verlassen zu müssen.

Besondere Anforderungen

• Integration der elektronischen Gerichtsakteinreichung: Direkte Einreichungsmöglichkeit bei bundesstaatlichen Systemen wie PACER/CM/ECF und Portalen für elektronische Einreichungen bei staatlichen Gerichten, einschließlich der integrierten Verfolgung des Einreichungsstatus in der Akte.
• Integration von Plattformen für juristische Recherche: Verbindungen zu Westlaw, LexisNexis oder Fastcase, über die Anwälte Rechercheergebnisse direkt in die Plattform übernehmen können, ohne die Arbeit über mehrere Tabs hinweg zu duplizieren.
• KI-/LLM-Integration: Native oder per Plug-in integrierte KI-Funktionen für die Zusammenfassung von Dokumenten, Unterstützung bei der Erstellung juristischer Texte und die Prüfung im Rahmen der Beweisaufnahme – mit klarer Offenlegung, wie Mandantendaten vom zugrunde liegenden Modell verarbeitet werden.

Anforderungen an Sicherheit & Compliance

Unverzichtbare Anforderungen

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Alle Daten – sowohl ruhende als auch übertragene – müssen mit AES-256 und TLS 1.2 oder höher verschlüsselt werden. Dies schützt Fallakten, Kommunikation und Abrechnungsinformationen vor dem Abfangen und erfüllt die Verpflichtungen der ABA, angemessene Maßnahmen zum Schutz von Mandantendaten zu ergreifen.
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Jede Benutzeranmeldung muss zusätzlich zu einem Passwort einen zweiten Verifizierungsschritt erfordern – etwa einen per SMS oder über eine Authentifizierungs-App gesendeten Code –, um unbefugten Zugriff auch dann zu verhindern, wenn Zugangsdaten kompromittiert wurden.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC): Die Plattform muss Administratoren ermöglichen, Berechtigungen auf Aktenebene nach Benutzerrolle zu vergeben, sodass Anwälte, Rechtsanwaltsfachangestellte und Supportmitarbeiter nur auf die Dateien und Funktionen zugreifen, die für ihre Rolle erforderlich sind.
• Audit-Protokolle: Jeder Aufruf, Download, Upload, jede Bearbeitung und Freigabe einer Datei muss mit Zeitstempeln, Benutzerkennungen und IP-Adressen protokolliert werden – zur Unterstützung der internen Verantwortlichkeit sowie externer Prüfungen oder der Reaktion auf Streitigkeiten.
• Automatische Datensicherungen: Der Anbieter muss kontinuierliche oder mehrmals täglich durchgeführte Sicherungen mit dokumentierten Wiederherstellungszeitzielen erstellen, damit Ihre Kanzlei nach einem Systemausfall oder Sicherheitsvorfall Aktendaten schnell wiederherstellen kann.

Standardanforderungen

• SOC-2-Typ-2-Zertifizierung: Der Anbieter muss über einen aktuellen SOC-2-Typ-2-Bericht verfügen, der bestätigt, dass unabhängige Prüfer seine Sicherheitskontrollen über einen längeren Zeitraum hinweg verifiziert haben – nicht nur zu einem einzelnen Zeitpunkt.
• Sicheres Mandantenportal: Ein dediziertes, verschlüsseltes Portal, über das Mandanten auf Dokumente zugreifen und mit Ihrem Team kommunizieren können – dadurch bleiben privilegierte Kommunikationen aus standardmäßigen E-Mail-Postfächern heraus und die Datentrennung auf Aktenebene wird durchgesetzt.
• Kontrollen zur Datenaufbewahrung & -vernichtung: Die Plattform muss konfigurierbare Aufbewahrungsfristen unterstützen, die den jurisdiktionsspezifischen Anforderungen entsprechen, sowie prüfbare Arbeitsabläufe zur Datenvernichtung für Dateien, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
• Sicherheitsprüfung des Anbieters & BAA-Unterstützung: Der Anbieter muss bereit sein, einen Sicherheitsfragebogen auszufüllen, Unterlagen zu seiner Sicherheitslage bereitzustellen und – sofern zutreffend – eine Business-Associate-Vereinbarung für Angelegenheiten zu unterzeichnen, die geschützte Gesundheitsinformationen betreffen.

Besondere Anforderungen

• HIPAA-Compliance: Für Kanzleien, die medizinische Unterlagen bearbeiten oder Rechtsstreitigkeiten im Gesundheitswesen betreuen, muss die Plattform die technischen Schutzmaßnahmen der HIPAA unterstützen – einschließlich der verschlüsselten Übertragung geschützter Gesundheitsinformationen, detaillierter Zugriffsprotokolle und des Abschlusses einer BAA –, um bundesrechtliche Strafen zu vermeiden.
• DSGVO- & grenzüberschreitende Datenkontrollen: Kanzleien, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, müssen bestätigen, dass der Anbieter Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte, rechtmäßige Übertragungsmechanismen und konfigurierbare Einstellungen zum Datenstandort unterstützt, um die Verpflichtungen der DSGVO zu erfüllen.
• Ethik-Schranken (Informationsbarrieren): Für Kanzleien mit lateralen Neueinstellungen oder Mehrparteienangelegenheiten, bei denen ein Konfliktrisiko besteht, muss das System Informationsbarrieren auf Aktenebene unterstützen, die den Zugriff auf Datenbankebene – nicht nur über die Benutzeroberfläche – beschränken, um eine unbeabsichtigte Offenlegung zu verhindern.

Anforderungen an den Anbietersupport und die Implementierung

Unverzichtbare Anforderungen

• Dedizierte Unterstützung bei Einführung und Implementierung: Der Anbieter muss einen Implementierungsspezialisten benennen, der Ihre Kanzlei durch Einrichtung, Datenmigration und Konfiguration führt – statt Ihnen lediglich eine Wissensdatenbank zu übergeben und zu erwarten, dass Ihr Team den Rest selbst herausfindet.
• Unterstützung bei der Datenmigration: Der Anbieter muss einen strukturierten Prozess für die Migration von Mandatsakten, Kontakten, Dokumenten und Abrechnungshistorien aus Ihrem aktuellen System bereitstellen, einschließlich festgelegter Zeitpläne und klarer Verantwortlichkeiten für jeden Migrationsschritt.
• Zugang zu technischem Live-Support: Ihre Kanzlei muss während der Geschäftszeiten Zugang zu Echtzeit-Support per Telefon, Chat oder E-Mail haben, einschließlich dokumentierter Zusagen zu Reaktionszeiten für verschiedene Schweregrade.

Standardanforderungen

• Rollenbasierte Schulungsprogramme: Der Anbieter muss strukturierte Schulungen anbieten, die auf verschiedene Benutzerrollen zugeschnitten sind – Anwälte, Rechtsanwaltsfachangestellte, Mitarbeiter der Abrechnung und Administratoren –, damit jeder Benutzer die für seine täglichen Aufgaben relevantesten Arbeitsabläufe erlernt.
• Dokumentierte SLAs (Service Level Agreements): Der Anbieter muss eine schriftliche SLA bereitstellen, in der Verfügbarkeitsgarantien, Reaktionszeiten bei Vorfällen und Abhilfemaßnahmen bei Serviceausfällen festgelegt sind – damit Ihre Kanzlei vertragliche Ansprüche geltend machen kann, wenn die Leistung hinter den Erwartungen zurückbleibt.
• Wissensdatenbank und Hilfecenter zur Selbstbedienung: Eine durchsuchbare, aktuelle Sammlung von Anleitungen, Tutorials und Versionshinweisen, auf die Ihr Team selbstständig zugreifen kann, ohne auf die Antwort auf ein Support-Ticket warten zu müssen.
• Benutzergemeinschaft und Foren für den Erfahrungsaustausch: Zugang zu einer Kundengemeinschaft, in der Ihr Team Konfigurationen austauschen, Fragen stellen und erfahren kann, wie vergleichbare Kanzleien die Plattform nutzen.

Besondere Anforderungen

• Individuelle Planung der Implementierung für große Kanzleien: Unternehmensweite oder auf mehrere Standorte verteilte Implementierungen erfordern einen dedizierten Projektplan mit definierten Meilensteinen, Rollen der Beteiligten und einer Checkliste zur Prüfung der Bereitschaft für den Produktivstart – keine standardisierte Zeitplanung für die Einführung.
• Unterstützung bei der Implementierung von APIs und Integrationen: Für Kanzleien, die individuelle Integrationen benötigen, muss der Anbieter Entwicklerdokumentation, Testumgebungen und Zugang zu technischem Personal bereitstellen, das beim Aufbau und bei der Fehlerbehebung unterstützen kann.
• Kontinuierliches Erfolgsmanagement: Ein namentlich benannter Manager für Kundenerfolg, der regelmäßige Gespräche führt, Nutzungskennzahlen überwacht und proaktiv auf unzureichend genutzte Funktionen hinweist – besonders wertvoll im ersten Jahr nach der Einführung.

Anforderungen an Benutzererfahrung und Änderungsmanagement

Unverzichtbare Anforderungen

• Intuitive, mandatszentrierte Navigation: Die Benutzeroberfläche muss alle Arbeitsabläufe rund um die Mandatsakte organisieren, sodass Anwälte und Mitarbeiter zwischen Dokumenten, Aufgaben, Abrechnung und Kontakten wechseln können, ohne den Kontext zu verlieren oder sich im System neu orientieren zu müssen.
• Konfigurierbare Übersichten: Jeder Benutzer muss eine persönliche Übersicht erstellen können, die die für seine Rolle relevantesten Statusaktualisierungen zu Mandaten, Fristen und Aufgabenlisten hervorhebt – ohne für jede Anpassung die Unterstützung eines Administrators zu benötigen.
• Globale Suchfunktion: Eine einzige Suchleiste muss gleichzeitig Ergebnisse aus Mandaten, Kontakten, Dokumenten und Aufgaben liefern, mit Filteroptionen, über die Benutzer die Ergebnisse nach Dateityp, Datumsbereich oder Mandatsstatus eingrenzen können.

Standardanforderungen

• Verfolgung der Benutzerakzeptanz: Administratoren müssen Anmeldehäufigkeit, Nutzungsraten von Funktionen und inaktive Benutzerkonten einsehen können, damit Ihr IT- oder Betriebsteam erkennen kann, wo die Akzeptanz nachlässt, bevor daraus ein Problem im Arbeitsablauf entsteht.
• Anpassbare Arbeitsabläufe und Mandatsvorlagen: Leiter von Praxisgruppen oder Administratoren müssen Vorlagen für verschiedene Mandatstypen erstellen können, die Aufgaben, Fristen und Dokumenten-Checklisten vorab ausfüllen – und so die Einrichtungszeit für routinemäßige Falltypen verkürzen.
• Integrierte Anleitung und kontextbezogene Hilfe: Kontexthinweise, Anleitungen in einzelnen Schritten und eingebettete Hilfeinhalte müssen direkt in der Benutzeroberfläche verfügbar sein, damit Benutzer Antworten erhalten können, ohne die Plattform verlassen und eine separate Wissensdatenbank durchsuchen zu müssen.
• Mechanismen für Rückmeldungen und Funktionsanfragen: Der Anbieter muss einen strukturierten Kanal bereitstellen, über den Benutzer Produktrückmeldungen übermitteln und den Status von Funktionsanfragen verfolgen können – damit Ihr Team Einblick in die Produktplanung erhält.

Besondere Anforderungen

• Unterstützung für stufenweise Einführung und Pilotgruppen: Für größere Kanzleien, die Änderungsrisiken steuern müssen, muss der Anbieter einen stufenweisen Bereitstellungsansatz unterstützen, der es einer festgelegten Pilotgruppe ermöglicht, Arbeitsabläufe zu validieren und Probleme aufzudecken, bevor die Einführung in der gesamten Kanzlei erfolgt.
• Programm zur Befähigung interner Fürsprecher: Der Anbieter muss ein formelles Programm zur Schulung und Ausstattung interner Fürsprecher anbieten, die die Akzeptanz unter Kollegen fördern, Fragen der ersten Ebene beantworten und als Verbindung zwischen der Kanzlei und dem Supportteam des Anbieters fungieren können.
• Barrierefreiheitskonformität (WCAG 2.1 AA): Für Kanzleien mit Barrierefreiheitspflichten oder Verpflichtungen zur Förderung der Inklusion muss die Plattform die Standards der WCAG 2.1, Konformitätsstufe AA, erfüllen – einschließlich Kompatibilität mit Bildschirmleseprogrammen, Tastaturnavigation und ausreichendem Farbkontrast bei allen Kernfunktionen.

Branchenspezifische/optionale Anforderungen

Absolute Mindestanforderungen

• Vorlagen für Angelegenheiten nach Tätigkeitsbereich: Für Kanzleien mit klar definierten Praxisgruppen muss die Plattform vorgefertigte Vorlagen für Angelegenheiten enthalten, die auf Arbeitsabläufe in den Bereichen Prozessführung, Transaktionen, Einwanderungsrecht oder Familienrecht zugeschnitten sind – einschließlich Aufgabensequenzen, Fristenlogik und Dokumentenchecklisten für den jeweiligen Bereich.
• Mandantenaufnahme und Lead-Management (CRM): Kanzleien mit aktiven Geschäftsentwicklungspipelines benötigen einen integrierten Aufnahmeprozess, der Angaben zu potenziellen Mandanten erfasst, Ergebnisse von Beratungsgesprächen nachverfolgt, Interessenkonfliktprüfungen durchführt und qualifizierte Leads ohne doppelte Dateneingabe in aktive Angelegenheiten umwandelt.
• Nachverfolgung von Erfolgshonoraren und Vergleichen: Kanzleien für Personenschäden und auf Klägerseite tätige Prozesskanzleien müssen Erfolgshonorarstrukturen konfigurieren, Vergleichsangebote und -ergebnisse nachverfolgen sowie die Nettoauszahlungen an Mandanten nach Abzug von Honoraren und Kostenerstattung berechnen können – und zwar vollständig innerhalb des Abrechnungsmoduls.

Standardanforderungen

• Nachverfolgung von Einwanderungsfällen und Fristen: Praxen für Einwanderungsrecht benötigen Bibliotheken mit Regierungsformularen, eine kategoriespezifische Fristenverfolgung für Visa sowie eine Statusüberwachung für Einreichungen bei USCIS, DOL und Konsulaten – mit automatischen Benachrichtigungen, wenn sich staatliche Bearbeitungsfristen nähern.
• Funktionen für Familienrecht: Plattformen für familienrechtliche Praxen müssen die Nachverfolgung von Sorgerechtsvereinbarungen, Arbeitsblätter zur Berechnung von Unterhaltszahlungen und gerichtlich angeordnete Zahlungspläne unterstützen, die die Datensätze der Angelegenheit aktualisieren, wenn sich die Umstände des Falls ändern.
• Insolvenzfallverwaltung: Kanzleien, die Insolvenzangelegenheiten bearbeiten, benötigen Werkzeuge für Gläubigermatrizen, die Erstellung von Verzeichnissen und die Nachverfolgung von 341-Versammlungen – mit einer an das Einreichungsdatum des Antrags und die jurisdiktionsspezifischen Regeln geknüpften Logik für Einreichungsfristen.
• Nachverfolgung strafrechtlicher Verteidigungsfälle: Arbeitsabläufe in der Strafverteidigung erfordern die Nachverfolgung von Anklagepunkten, die Verwaltung von Aufzeichnungen zu Geständnissen und Strafzumessungen, die Kalenderverwaltung von Anhörungen sowie die Protokollierung von Offenlegungsanfragen, jeweils verknüpft mit den Datensätzen der einzelnen Fälle.

Besondere Anforderungen

• Verwaltung von Angelegenheiten in der Rechtsberatung und bei gemeinnützigen Organisationen: Organisationen der Rechtsberatung benötigen Aufnahmeinstrumente zur Bedürftigkeitsprüfung, eine auf Fördermitteln basierende Kategorisierung von Angelegenheiten sowie eine Ergebnisberichterstattung, die den Anforderungen der Geldgeber entspricht – damit Mitarbeitende Kennzahlen zum rechtlichen Bedarf nachweisen können, ohne zunächst individuelle Berichte erstellen zu müssen.
• Compliance-Funktionen für Behörden und den öffentlichen Sektor: Interne Rechtsteams in Behörden benötigen an die Beschaffungsvorschriften angepasste Abrechnungskontrollen, Workflows für die Aufbewahrung und Verwaltung von Aufzeichnungen im Einklang mit Gesetzen über öffentliche Aufzeichnungen sowie revisionssichere Dokumentation von Angelegenheiten, die in die standardmäßige Fallbearbeitung integriert ist.
• Abrechnung in mehreren Währungen und Rechtsordnungen: Grenzüberschreitend tätige Kanzleien müssen Rechnungen in mehreren Währungen mit Echtzeitverarbeitung von Wechselkursen, der Berechnung von Mehrwertsteuer und GST je Rechtsordnung sowie länderspezifischer Rechnungsgestaltung unterstützen – ohne auf manuelle Anpassungen oder externe Tabellen angewiesen zu sein.

Überschätzte Anforderungen

Ich habe viele Funktionen von Software zur Verwaltung von Rechtsfällen gesehen, die beeindruckend klingen, im täglichen Kanzleibetrieb aber selten einen wirklichen Unterschied machen. Meiner Erfahrung nach lässt man sich leicht von solchen Vorteilen ablenken und verliert aus den Augen, was für das eigene Team tatsächlich den größten Unterschied bewirkt. Hier sind einige Anforderungen, die meiner Meinung nach guten Gewissens nachrangig behandelt werden können:

• Integrierte Videokonferenzen: Einige Plattformen bieten native Werkzeuge für Videokonferenzen an, aber die meisten Teams nutzen bereits Zoom oder Microsoft Teams, die zuverlässiger und vertrauter sind. Die integrierte Option verfügt in der Regel nicht über erweiterte Funktionen und wird letztendlich nicht genutzt.
• Elemente der Gamification: Funktionen wie Abzeichen, Bestenlisten oder Punktesysteme sollen das Engagement steigern, aber Juristen empfinden sie nur selten als motivierend oder für ihre Arbeit relevant. Diese Werkzeuge überladen häufig die Benutzeroberfläche, ohne die Produktivität zu verbessern.
• Aktivitäts-Feeds im Stil sozialer Medien: Zeitleisten, die Facebook- oder LinkedIn-Feeds nachahmen, versprechen eine bessere Zusammenarbeit, aber die meisten Rechtsteams bevorzugen strukturierte Aktualisierungen und Benachrichtigungen, die mit Fällen verknüpft sind, statt eines fortlaufenden Feeds sozialer Medien.
• Anpassbare Farbdesigns: Die Möglichkeit, die Farben der Benutzeroberfläche zu ändern oder das Branding der Kanzlei anzuwenden, ist zwar praktisch, wirkt sich aber nicht auf die Benutzerfreundlichkeit oder Effizienz aus. Die meisten Benutzer bleiben nach der Ersteinrichtung beim Standarddesign.
• Integrierte Fax-Tools: Während einige Anbieter integrierte Faxfunktionen anpreisen, sind die meisten Kanzleien bereits auf sichere E-Mail oder elektronische Einreichungen umgestiegen. Die Faxintegration bietet wenig Mehrwert und kann Arbeitsabläufe durch veraltete Technologie erschweren.

Schritte zur Anpassung Ihrer Checkliste für die Anforderungen an eine Software zur Verwaltung von Rechtsfällen

Verwenden Sie diese Schritte, um Ihre Checkliste an die individuellen Anforderungen und Arbeitsabläufe Ihrer Kanzlei anzupassen:

1. Geschäftsziele und Projektumfang festlegen: Ermitteln Sie, was Ihr Team am dringendsten von einer Software zur Verwaltung von Rechtsfällen benötigt, etwa die Verfolgung von Fallbeständen, eine verbesserte Zusammenarbeit oder eine bessere Dokumentensteuerung, und klären Sie, welche Anwendungsfälle oder Abteilungen betroffen sein werden.
2. Beiträge aller Beteiligten einholen: Beziehen Sie Anwälte, Rechtsanwaltsfachangestellte, die IT-Abteilung, Abrechnungspersonal und Kanzleiverwalter ein, um unverzichtbare Funktionen, Schwachstellen der aktuellen Systeme und für die jeweilige Rolle spezifische Anforderungen an Arbeitsabläufe zu ermitteln.
3. Anforderungen kategorisieren und priorisieren: Teilen Sie die Anforderungen in die Kategorien „unverzichtbar“, „standardmäßig“ und „besonders“ ein, damit Sie sich bei der Bewertung auf die Kernfunktionen konzentrieren und eine Ausweitung des Projektumfangs durch nicht wesentliche Funktionen vermeiden können.
4. Anforderungen an Integration, Skalierbarkeit und Sicherheit bewerten: Prüfen Sie Ihren bestehenden Technologiestapel, die Teamgröße, Anforderungen an die Telearbeit und regulatorische Verpflichtungen, um Integrationsanforderungen, den zukünftigen Wachstumsbedarf und wesentliche Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften zu ermitteln.
5. Gesamtbetriebskosten und ROI berechnen: Prüfen Sie die vollständigen Kosten der Software zur Verwaltung von Rechtsfällen, einschließlich Lizenzen, Implementierung, Datenmigration, Schulungen, Integrationen und laufender Unterstützung, damit Sie Optionen sowohl anhand der anfänglichen als auch der langfristigen Ausgaben vergleichen können.

Wichtige Beteiligte bei der Auswahl einer Software zur Verwaltung von Rechtsfällen

Wenn Sie Beteiligte aus der gesamten Kanzlei zusammenbringen, stellen Sie sicher, dass alle die Vorteile einer Software zur Verwaltung von Rechtsfällen nutzen können, anstatt eine Plattform auszuwählen, die nur die Anforderungen der IT-Abteilung oder einiger weniger Anwälte erfüllt. Meiner Erfahrung nach werden die besten Lösungen von Grund auf durch Beiträge von Anwälten, dem operativen Bereich, Supportmitarbeitern und der Kanzleileitung geprägt.

Verwenden Sie diese Tabelle, um zu bestimmen, wen Sie einbeziehen sollten und welchen Beitrag die einzelnen Gruppen zum Anforderungsprozess leisten:

Jetzt wissen Sie, worauf Sie achten müssen – sehen Sie, welche Funktionen einen Mehrwert bieten

Sobald Ihre Anforderungen festgelegt sind, besteht der nächste Schritt darin, zu verstehen, wie diese Anforderungen auf die tatsächlichen Produktfunktionen abgebildet werden. Bevor Sie also mit der Bewertung von Anbietern beginnen, sehen Sie sich diese Übersicht über die Funktionen von Software zur Verwaltung von Rechtsfällen an, um genau zu erfahren, was die einzelnen Funktionen leisten und welche Fähigkeiten für Ihre Kanzlei am wichtigsten sind.