Hay varios pasos que puedes seguir para asegurarte de que tu firma funcione sin problemas. En esta guía, he reunido algunos componentes clave de la gestión eficaz de un despacho de abogados que merecen tu atención. Abordaremos los aspectos habituales de la gestión de un bufete y destacaremos algunos programas para bufetes de abogados útiles que pueden ayudarte a aligerar tu carga de trabajo.
Así que, tanto si acabas de empezar como si quieres renovar tu firma de cara al futuro, estoy aquí para ayudarte.
Empecemos.
Empieza con un plan
Todo bufete de abogados necesita un plan de negocio: un documento detallado que describa cómo quieres gestionar tu práctica jurídica durante los próximos cinco años y más allá.
Tu plan de negocio deberá incluir un resumen ejecutivo que contenga tu declaración de misión y los valores de la empresa. Un plan de negocio para un bufete de abogados es un componente clave de tus planes y objetivos estratégicos. Además, tendrás que incluir planes para el futuro. Todos los objetivos deben ser medibles y tendrás que definir estrategias para alcanzarlos.
¿Listo para crecer? Un ERP para bufetes de abogados podría ser lo que necesitas.
Por ejemplo, si estás en la ciudad y quieres captar clientes corporativos, probablemente cobrarás más que alguien de una localidad rural con un pequeño despacho especializado en derecho de familia. Ten en cuenta que un bufete más grande tendrá más gastos que cubrir, incluidos el alquiler, los salarios y las facturas de suministros.
Piensa en los tipos de servicios que ofrecerás y cuánto cobrarás por hora. ¿Cuántos clientes necesitas para alcanzar tus objetivos? Y ¿quiénes son tus clientes ideales?
Estandariza tus políticas y procedimientos
Después de desarrollar tu plan de negocio, es hora de crear un manual de políticas y procedimientos.
Unas políticas claras permiten a tus empleados saber qué se espera de ellos en el lugar de trabajo. En tu manual, abordarás una amplia variedad de temas que tu equipo podrá consultar.
- Periodos de prueba, expectativas, salarios y beneficios.
- Evaluaciones del rendimiento, incluido el proceso para despedir a alguien. Por ejemplo, puedes utilizar una serie de advertencias verbales seguidas de una por escrito.
- Permisos retribuidos, derechos a la baja por maternidad y políticas de trabajo desde casa.
- Información confidencial, privacidad y normas de confidencialidad.
- Pagos a los empleados, incluida la frecuencia y los métodos de pago.
- Reembolso de gastos, bonificaciones y directrices sobre aumentos salariales.
- Leyes contra el acoso y la discriminación, y directrices sobre adaptaciones en el lugar de trabajo.
- Uso de la tecnología, incluido el correo electrónico, internet y las políticas relativas a los dispositivos de la empresa.
Crea tu equipo jurídico
Los propietarios de un bufete de abogados no pueden hacerlo todo solos. Se necesita un equipo de personas para gestionar una práctica jurídica, y elegir a los socios y empleados adecuados es un paso esencial.
Habilidades importantes en un bufete de abogados
Por supuesto, necesitarás miembros del equipo con la formación y la experiencia necesarias en el sector. Pero hay otra serie de habilidades que son esenciales en cualquier bufete de abogados moderno.
¿Qué características y habilidades deberías buscar?
- Personas capaces de trabajar en equipo
- Habilidades de investigación
- Buenas habilidades de comunicación
- Atención al detalle
- Habilidades organizativas
Desde los puestos directivos hasta los niveles inferiores, debe existir una cultura de trabajo en equipo. Todos deben colaborar, y el entorno laboral debe ser inclusivo y justo.
Tratarás con personas de orígenes muy diversos. Al ampliar tu equipo, busca candidatos con excelentes habilidades de comunicación.
Las habilidades de investigación también son importantes. Tu equipo recopilará y organizará información, y saber cómo investigar de manera eficiente y precisa durante los casos es fundamental.
Luego está la organización. Esta habilidad es transferible y se puede adquirir en otros sectores. Por ejemplo, alguien que haya trabajado anteriormente en un puesto administrativo sabrá cómo coordinar horarios y archivar documentos. Es menos probable que una plantilla organizada pase por alto los detalles más minuciosos.
En los litigios, un error puede afectar a toda una estrategia. La atención al detalle se traducirá en menos errores. Desde entrevistar a testigos hasta redactar informes y preparar declaraciones juradas, un equipo orientado a los detalles es uno en el que se puede confiar.
Otras habilidades que pueden beneficiar a tu bufete incluyen el pensamiento crítico, la capacidad para resolver problemas y las dotes de liderazgo.
Diferentes puestos en un bufete de abogados
Esta es la estructura que podrías tener:
Socio director
Un socio director se encuentra en la cima de la estructura empresarial. Como copropietario, está interesado en el éxito del bufete de abogados. Desempeña un papel activo en la gestión de la empresa y en garantizar que todo funcione correctamente.
Todos los temas que menciono en este artículo, desde redactar planes de negocio hasta documentar políticas y establecer presupuestos, están supervisados por un socio director.
Si has abierto tu propio bufete, serás el socio director. Tendrás una amplia experiencia en el ámbito del derecho. Además, también contarás con conocimientos empresariales y financieros.
Socio
Un socio tiene una participación similar en tu empresa a la de un socio director, pero no gestiona el funcionamiento diario del bufete de abogados. Sin embargo, sigue supervisando a los miembros más jóvenes del equipo y ofreciendo apoyo y orientación.
Los socios suelen ser abogados sénior que han ido ascendiendo puestos.
Hay dos tipos de socios: socios de capital y socios sin participación en el capital. Tanto los socios de capital como los socios sin participación en el capital ejercen la abogacía y representan a clientes ante los tribunales.
Los socios de capital tienen una participación en la propiedad de la empresa, lo que les da derecho a un porcentaje de sus beneficios. Sin embargo, esto funciona en ambos sentidos, ya que también se ven afectados económicamente cuando la empresa registra pérdidas operativas.
Los socios sin participación en el capital no tienen una participación en la propiedad de la empresa, pero siguen recibiendo un salario elevado.
Abogado asociado
Los abogados asociados son abogados habilitados que aún no han alcanzado la categoría de socio. Tienen títulos de Derecho y realizan diversas tareas jurídicas, como:
- proporcionar asesoramiento jurídico a los clientes
- redactar documentos
- investigar casos
- negociar en nombre de sus clientes
- supervisar a los auxiliares jurídicos
- comparecer ante los tribunales
- enviar notificaciones de retención legal
Puede haber abogados asociados sénior que se estén preparando para ocupar un puesto de socio. También proporcionan formación, orientación y mentoría a los abogados asociados júnior que están empezando.
A algunos abogados se les llama para trabajar en casos específicos; estas personas reciben el nombre de abogados contratados.
Pasante o asistente jurídico
Los asistentes jurídicos trabajan estrechamente con abogados supervisores o jueces. A menudo todavía están estudiando Derecho o se han graduado recientemente.
Los asistentes jurídicos participan en la fase de investigación y estudio previa al juicio. Ayudan a jueces o abogados en todo lo necesario. Normalmente, se puede pedir a los asistentes jurídicos que:
- recopilen pruebas para los casos
- preparen documentos jurídicos
- registren información durante los procedimientos judiciales
- investiguen la jurisprudencia
Los asistentes jurídicos revisan los registros de juicios anteriores para encontrar patrones que respalden la defensa. Normalmente tienen una oficina, pero también pueden trabajar sobre el terreno, por ejemplo, visitando a testigos y tribunales.
Los asistentes jurídicos suelen trabajar a tiempo completo y dependen de abogados supervisores.
Auxiliar jurídico
Los auxiliares jurídicos desempeñan una función de apoyo en un bufete de abogados. Realizan tareas similares a las de un asistente jurídico, pero no tienen las mismas cualificaciones.
Los auxiliares jurídicos ayudan a recopilar pruebas, redactar documentos jurídicos y recoger declaraciones. Hablan con testigos, programan reuniones y archivan documentos. También utilizan software de gestión de asuntos para almacenar y compartir información.
Este suele ser un puesto a tiempo completo dentro de las instalaciones de un bufete de abogados. Los asistentes jurídicos necesitan un título universitario de grado medio o superior y rinden cuentas ante los abogados y las personas que ocupan puestos de liderazgo.
Asistente jurídico
Los asistentes jurídicos son responsables de las tareas administrativas. Pueden sentarse detrás de un mostrador de recepción y transcribir cartas y otros documentos, concertar citas y archivar documentos. También recibirán a sus clientes actuales y potenciales, y responderán llamadas telefónicas.
Un diploma de educación secundaria o un GED es el requisito educativo mínimo para este puesto. Sin embargo, algunos asistentes administrativos tienen un título universitario de grado medio. Se prefiere experiencia administrativa o conocimientos jurídicos. Los candidatos pueden obtener certificados de asistente jurídico para desarrollar habilidades y conocimientos específicos del puesto.
Director de marketing
Su director de marketing será responsable de promocionar su negocio. Su función es atraer nuevos clientes.
Las funciones de un director de marketing dependerán de su plan de marketing. Por ejemplo, puede gestionar sus cuentas en las redes sociales, planificar anuncios y subir contenido a su sitio web.
También puede organizar eventos, buscar oportunidades para patrocinar iniciativas comunitarias y conseguir que su voz se escuche en la radio.
Hay diferentes opciones de contratación disponibles. Algunos directores de marketing de bufetes trabajan a tiempo completo o parcial, mientras que otros son contratistas independientes.
La mayoría de los directores de marketing tienen un título universitario o superior en marketing, relaciones públicas o un campo relacionado.
Encontrar y conservar el mejor talento
Los bufetes de abogados exitosos dependen de los miembros de su equipo. Sin embargo, encontrar empleados excepcionales no es fácil, y normalmente tendrá que invertir tiempo y dinero mientras anuncia puestos, entrevista a candidatos y configura el proceso de incorporación. Los bufetes que contratan a nivel internacional pueden necesitar utilizar servicios de empleador registrado para gestionar la contratación local.
Por eso, una vez que tenga a las personas adecuadas en su equipo, querrá que permanezcan en él. Una cultura empresarial positiva, salarios justos y prestaciones harán que sus empleados se sientan valorados. Considere la posibilidad de contar con mentores y crear una política de puertas abiertas en la que los miembros más jóvenes del equipo puedan hacer preguntas y aprender mientras trabajan.
Si quiere atraer y conservar empleados, cree vías hacia el éxito. Puede ofrecer oportunidades de crecimiento, como programas para preparar al personal para puestos de liderazgo. Cuando ofrece educación y formación a su equipo, mejora sus habilidades y aporta valor a su empresa.
Los empleados de alto rendimiento también apreciarán incentivos como bonificaciones y premios. Celebrar los éxitos puede mejorar la motivación en el trabajo.
Para garantizar que su equipo disfrute de un buen equilibrio entre vida laboral y personal, considere reducir las reuniones largas, ofrecer días de trabajo desde casa o proporcionar horarios laborales flexibles.
Establezca objetivos estratégicos
Su plan de negocio para el bufete estará repleto de objetivos estratégicos. Estos objetivos pueden incluir los siguientes:
- Expandirse a otras áreas
- Añadir nuevos servicios
- Aumentar la tarifa facturable
- Construir una reputación como el mejor bufete de abogados de la zona
- Ofrecer servicios pro bono a comunidades desfavorecidas
Puede supervisar su progreso hacia estos objetivos utilizando indicadores clave de rendimiento (KPIs). Puede establecer KPIs para todo, desde los clientes hasta la productividad.
Supongamos que su objetivo es conseguir cinco clientes nuevos al mes. Si consigue cinco clientes, habrá alcanzado su KPI. Si consigue más de cinco, lo habrá superado con creces.
Algunas empresas utilizan una puntuación neta del promotor (NPS) para alcanzar sus objetivos de satisfacción del cliente. Se trata de una encuesta sencilla en la que pide a los clientes que valoren su experiencia del 0 al 10. Puede utilizar esta puntuación para mejorar su servicio.
Asegúrese de compartir sus objetivos con su equipo para que sepan hacia dónde deben dirigir sus esfuerzos.
Ajústese a un presupuesto
Los responsables de los bufetes de abogados deben crear y mantener un presupuesto. Debes establecer un presupuesto formal cada año. La mayoría de los presupuestos se basan en el año contable de una empresa (o periodo de presentación de informes anual). Un buen contable con experiencia en tu sector puede ayudarte con esta tarea. Los bufetes de abogados más grandes suelen contar con contables internos.
Si tu empresa es nueva, tu presupuesto incluirá costes iniciales, como permisos comerciales, tasas de licencias y otros costes de registro. También habrá gastos continuos, como el alquiler, los salarios, los servicios públicos, las suscripciones de software, los impuestos y los seguros.
Tu presupuesto también incluirá gastos de marketing, como publicidad, tarjetas de visita y diseño del sitio web.
Ahora viene la parte complicada: calcular tus ingresos previstos. Dependiendo del tiempo que lleves dirigiendo el despacho, es posible que ya puedas estimar cuánto ganarás cada mes. El número de clientes que tengas y tu tarifa por hora determinarán tus ingresos previstos.
Genera informes para hacer un seguimiento de tus flujos de caja entrantes y salientes. Establece un proceso para cobrar los pagos de los clientes y mantente al día con las facturas y los recibos para evitar sanciones o recargos por demora innecesarios.
Crea una presencia en línea
Tu bufete de abogados competirá con otras empresas locales. Si quieres seguir creciendo, el marketing para bufetes de abogados —incluidas la publicidad y la promoción— deberá formar parte de tu estrategia.
Los métodos de publicidad tradicionales son importantes y pueden ayudarte a atraer clientes potenciales. Por ejemplo, la radio, la televisión, los periódicos y el buzoneo pueden hacer que los habitantes de tu comunidad te tengan presente.
Pero hoy en día, tu público objetivo espera algo más. Quiere saber más sobre tu marca desde la comodidad de su dispositivo electrónico favorito.
Los bufetes de éxito saben cómo crear una sólida presencia en línea. El primer paso es crear un sitio web profesional con información sobre tus servicios. Asegúrate de incluir una página sobre tu equipo, con tu ubicación y datos de contacto.
Considera la posibilidad de escribir un blog para compartir tus conocimientos y generar credibilidad entre los clientes potenciales. Si vives en una zona con una competencia feroz, el contenido nuevo puede ser la clave para destacar.
Las redes sociales son otra forma de aumentar tu cartera de clientes. Puedes dirigirte a usuarios de tu zona para aumentar tu visibilidad. Facebook es imprescindible, pero también puedes probar otras plataformas, como Instagram, LinkedIn o YouTube.
Recuerda que, si tus clientes actuales están satisfechos, probablemente se lo contarán a personas que conocen, y todos sabemos el impacto positivo del boca a boca.
Haz que tu bufete se centre en los clientes
No hace falta que te diga que tus clientes son tu principal fuente de ingresos. Ofrecer un servicio excepcional a tus clientes actuales te ayuda a conseguir nuevos clientes.
La pregunta es: ¿cómo puedes hacer un esfuerzo adicional por tus clientes? La respuesta es sencilla: manteniéndolos en el centro de todo lo que haces.
¿Recuerdas que mencioné que contar con la cultura empresarial adecuada es una forma inteligente de retener a tu equipo jurídico? Unos valores sólidos y unas normas éticas también beneficiarán a tus clientes. Las primeras impresiones importan, y quieres que tus clientes sean recibidos por un equipo amable y profesional.
La comunicación debe ser una prioridad desde la primera reunión hasta el cierre del caso. Ponte en contacto con tus clientes con regularidad y trátalos siempre con empatía.
Piensa en cómo puedes mejorar la experiencia general del cliente. No tengas miedo de preguntar a antiguos clientes si hay algo que puedas hacer para mejorar. Las personas no siempre expresan abiertamente los problemas a menos que se lo preguntes. Por ejemplo, uno de tus clientes puede estar confundido por una jerga jurídica que no se le explicó. Si te informa de ello, puedes mejorar la comunicación con tus clientes.
Tampoco esperes a que te lo digan; presta atención y toma notas.
- ¿Por qué parecieron sorprendidos?
- ¿Qué partes de la experiencia parecieron superar sus expectativas?
- ¿Qué partes del proceso parecieron no estar a la altura de sus expectativas?
La tecnología también puede ayudar a mejorar la experiencia de tus clientes. Más adelante, en esta guía, te hablaré de algunas posibles soluciones.
Invierte en tecnología
Tanto si necesitas un nuevo software de contabilidad como algo que pueda mejorar tu facturación jurídica o tu gestión documental, la tecnología adecuada puede facilitar mucho la gestión de tu bufete de abogados. Pero antes de comprometerte, asegúrate de comparar distintas soluciones directamente y aprovecha las pruebas gratuitas siempre que sea posible.
Estas son algunas opciones de software populares que puedes considerar:
1. Amicus Attorney
Amicus Attorney incluye una amplia variedad de funciones que te proporcionan un sistema de gestión centralizado. Por ejemplo:
- Comparte y visualiza archivos para agilizar el proceso de gestión de tus casos.
- Accede a calendarios compartidos, gestión de documentos, procesamiento de pagos y soluciones de facturación.
- Personaliza tus paneles para obtener una visión general adaptada a tus casos, objetivos y presupuestos.
- Se integra con otros programas, como Microsoft Office, Dropbox o Quickbooks.
Puedes elegir entre una versión basada en la nube o una versión alojada localmente, según el tamaño de tu bufete. Hay tres suscripciones disponibles y recibirás un precio personalizado según tus necesidades.
Obtén más información sobre Amicus Attorney
2. Actionstep
Actionstep es una solución flexible de gestión de relaciones con los clientes basada en la nube (CRM). Te permite:
- Guardar todos tus documentos en un solo lugar y compartirlos con tu equipo.
- Acceder a los datos de los clientes.
- Gestionar los documentos de los casos.
- Compilar informes.
Incluye opciones de facturación y contabilidad, así como incorporación de clientes y seguimiento del tiempo. Se integra con otros programas, como Microsoft Office, Gmail, Dropbox, NetDocuments, DocuSign e InfoTrack.
Hay tres suscripciones escalables entre las que puedes elegir, y las prestaciones incluidas varían. Están Practice Pro, Practice Pro+ y Premier. Si quieres conocer los precios, tendrás que ponerte en contacto con la empresa.
Obtén más información sobre Actionstep
3. Centerbase
Centerbase cuenta con funciones similares a las de las otras soluciones que hemos mencionado. La seguridad es una prioridad y puedes cambiar la configuración según el rol del usuario.
Con Centerbase puedes:
- Centralizar tus calendarios, el registro del tiempo y la gestión de documentos.
- Utilizar informes avanzados para ayudarte a gestionar tus objetivos.
- Hacer un seguimiento de tus facturas, conciliarlas y enviar recordatorios de pagos atrasados a tus clientes.
- Integrarte con otros programas, como Quickbooks, Microsoft Office, NetDocuments y Plaid.
Puedes empezar con la demostración gratuita para decidir qué versión es adecuada para tu bufete. El plan prémium incluye funciones adicionales, como la captura automatizada del tiempo y ePre-bill.
Obtén más información sobre Centerbase
4. Clio
Otra solución eficaz de gestión para bufetes es Clio. Está basada en la nube, por lo que pueden acceder a ella tanto los equipos presenciales como los remotos.
Puedes utilizar Clio para:
- La incorporación automatizada de clientes. Los clientes pueden reservar y modificar reuniones en línea, incluidas las citas virtuales.
- La gestión de casos, la gestión de documentos, los calendarios y el seguimiento del tiempo.
- Todos tus procesos de facturación, como la contabilidad general, los pagos en línea, la facturación y la elaboración de informes.
- La integración con más de 250 programas, incluidos Outlook, Dropbox, Zoom, Quickbooks, Kenect, Mailchimp y WordPress.
Clio está disponible en cuatro niveles: EasyStart, Essentials, Advanced y Complete.
Obtén más información en Clio
5. Cosmolex
Cosmolex es una solución de software todo en uno para bufetes de cualquier tamaño. Cuando te suscribes a Cosmolex, puedes:
- Accede a paneles personalizados, calendarios y temporizadores.
- Utiliza el procesamiento de pagos integrado diseñado específicamente para servicios jurídicos. Esta automatización facilita el cumplimiento de tus obligaciones normativas.
- Genera informes con el mínimo esfuerzo. No necesitarás una solución externa, como Quickbooks.
- Sube y comparte documentos de forma segura desde cualquier lugar. También se puede utilizar para gestionar el correo electrónico.
- Integra Google, Microsoft Office, CosmoLex Pay y Chrometa.
Si te registras, comenzarás con el plan básico y elegirás tus complementos. Por ejemplo, puedes añadir un CRM, un sitio web o herramientas de firma electrónica.
Más información en Cosmolex
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6. PracticePanther
PracticePanther tiene una interfaz fácil de usar. Esta solución también ofrece una variedad de opciones para los responsables de despachos de abogados. Por ejemplo, puedes:
- Acceder a pagos en línea, formularios automatizados, flujos de trabajo e informes.
- Proporcionar a cada cliente su propio expediente electrónico, de modo que tu equipo pueda colaborar adjuntando documentos relevantes.
- Aprovechar una seguridad avanzada
- Integrar distintos programas, como Zapier, TrustBooks, Outlook, Gmail y Mailchimp.
Hay tres planes y puedes pagar mensual o anualmente. Las opciones escalables son Solo, Essential o Business.
Más información en PracticePanther
7. Tabs3
Tabs3 ofrece una variedad de productos, pero me centraré en PracticeMaster, la solución de gestión de despachos jurídicos.
Con Tabs3 puedes:
- Aprovechar el gestor de asuntos, donde puedes crear perfiles para cada cliente
- Añadir cualquier correspondencia relevante, como citas, documentos del caso o investigaciones
- Utilizar calendarios, herramientas de facturación y el comprobador de conflictos de intereses
- Agilizar el proceso de incorporación de clientes.
- Integrar programas populares, como Adobe, HotDocs, Trumpet, PaperPort y WordPerfect.
La plataforma incluye una aplicación móvil para utilizarla desde cualquier lugar. Además, Tabs3 también es un programa escalable, por lo que puedes elegir las funciones que necesitas. Por ejemplo, puedes pagar un importe adicional por un CRM.
Hay distintas suscripciones entre las que elegir y puedes ponerte en contacto con la empresa para obtener un paquete personalizado.
Más información en Tabs3
8. Caret Legal
Caret Legal es otra opción que merece la pena considerar. Ha cambiado de nombre; anteriormente se llamaba Zola Suite.
Esta solución facilita enormemente el proceso de incorporación de clientes. Puedes:
- Configurar calendarios y horarios de trabajo
- Compartir información fácilmente y guardar todos los expedientes de tus clientes en un único lugar seguro
- Localizar los datos de contacto de cualquier persona de tu organización.
- Crear tarifas personalizadas y consultar las facturas impagadas.
- Integrar otros programas, como Microsoft, Google Workspace, IMAC y RMail
Hay tres niveles de suscripción: Enterprise, Enterprise Plus y Enterprise Advance.
Más información en Caret Legal
Resumen
Gestionar un despacho jurídico de forma eficaz requiere el equipo y las herramientas adecuados, así como un enfoque centrado en el cliente.
En este artículo, hemos analizado la importancia de contar con un plan de negocio sólido, objetivos estratégicos, políticas y procedimientos oficiales, así como algunos programas que pueden ayudarte a ponerlo todo en práctica.
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