Qu’est-ce qu’une préservation légale ? Guide expert + Meilleures pratiques
Imaginez que votre entreprise est comme un navire voguant paisiblement sur des eaux calmes. Soudain, une tempête apparaît à l’horizon—une potentielle action en justice. En tant que gestionnaire de cabinet juridique, vous savez qu’il n’est pas question de jeter des cargaisons précieuses par-dessus bord. Ces marchandises, ce sont vos données et vos documents, et une « conservation légale » est l’ordre de tout garder en sécurité et intact, quoi qu’il arrive.
À l’image de la sécurisation des objets à bord d’un navire par mauvais temps, une conservation légale garantit qu’aucune information importante ne soit perdue, abîmée ou modifiée, tandis que vous faites face aux défis à venir.
Dans cet article, je vais expliquer l’essentiel d’une conservation légale, pourquoi elle est cruciale à l’ère des documents numériques, et les étapes clés pour bien la mettre en place. Grâce à mes années d’expérience, j’ai vu de mes propres yeux à quel point une conservation légale bien gérée peut faire toute la différence, maintenant le cap malgré la tempête et vous assurant d’avoir tout ce qu’il faut au moment crucial.
Want more from The Legal Practice?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Qu’est-ce qu’une conservation légale ?
Une conservation légale, parfois appelée « gel de litige », est un processus qui suspend la suppression ou la modification habituelle d’informations parce qu’elles pourraient être nécessaires pour un dossier juridique. Cela signifie que des personnes ou des entreprises doivent conserver tous documents, courriels ou données pertinents pour une éventuelle action en justice ou enquête. Les conservations légales permettent de garantir que toutes les preuves sont préservées, même si elles auraient pu autrement être supprimées ou mises à jour.
L’importance des conservations légales dans la découverte électronique
Les conservations légales jouent un rôle clé dans la découverte électronique, c’est-à-dire le processus de recherche et de collecte d’informations numériques pour un dossier. Lorsqu’une conservation légale est en place, les données ne sont ni supprimées ni modifiées, ce qui rend la preuve fiable. Cette fiabilité est essentielle pour le bon déroulement d’une procédure judiciaire. Si l’information n’est pas conservée correctement, cela peut mener à des amendes ou à d’autres problèmes. Les conservations légales assurent que les preuves numériques sont sécurisées et prêtes à être examinées si besoin devant le tribunal.
Quand intervient une conservation légale ?
Les conservations légales ont généralement lieu lorsqu’un procès, une enquête ou un contrôle réglementaire est attendu ou a déjà commencé. S’il y a le moindre signe d’un litige ou si une entreprise ou une personne pense qu’elle devra conserver des informations précises à l’avenir, elle devrait envisager de mettre en place une conservation légale. Ce type de mesure peut également être décidé à l’occasion d’une enquête ou d’un audit interne.
Quand une conservation légale est-elle nécessaire ?
Une conservation légale est nécessaire dès qu’il existe un risque d’action en justice. Par exemple, si quelqu’un dépose une plainte contre une entreprise ou s’il y a une accusation de faute, une conservation légale pourrait s’imposer. Il est toujours préférable d’être prudent : même en cas de légère suspicion de litige ou d’enquête, mettre en œuvre une conservation légale aide à garantir qu’aucune information pertinente n’est supprimée ou perdue.
Le processus de conservation légale : 5 étapes clés
Le processus de conservation légale comporte plusieurs étapes essentielles :
- Identifier quelles informations peuvent être pertinentes pour le dossier.
- Notifier toutes les personnes concernées, afin qu’elles sachent qu’il faut protéger l’information.
- Contrôler le respect de la procédure pour s’assurer que chacun suit bien les instructions.
- Collecter les informations au moment opportun, en veillant à les préserver intactes.
- Lever la conservation une fois que la procédure judiciaire ou le besoin est terminé, pour permettre la reprise de la gestion normale des données.
Qu’est-ce qu’un avis de conservation légale ?
Un avis de conservation légale est un message qui informe des personnes qu’elles doivent conserver certaines données ou documents. Cet avis précise ce qu’il faut préserver et pourquoi c’est important. Il inclut souvent des instructions sur les types d’informations à retenir et comment assurer leur sécurité. Cette notification peut être envoyée par courriel, courrier officiel, ou via un système de suivi spécifique.
Qui émet un avis de conservation légale ?
Un avis de conservation légale est généralement émis par l’équipe juridique d’une entreprise, un avocat, ou la personne responsable de la conformité ou de la gestion des données. Souvent, la personne en charge collabore avec des services comme l’informatique ou les ressources humaines pour s’assurer que les bonnes personnes sont informées et que les données sont bien conservées. Dans une petite structure, un dirigeant ou un responsable peut prendre l’initiative d’émettre l’avis.
Qui reçoit une instruction de conservation ?
Une instruction de conservation (litigation hold) est habituellement adressée à toute personne susceptible de détenir des informations pertinentes pour l’affaire. Cela inclut les salariés, les responsables ou les départements en lien avec les données pouvant servir de preuve. Les équipes informatiques, les services d’archivage, voire des prestataires externes peuvent également être sollicités pour conserver des éléments spécifiques. Il est essentiel que chacun comprenne son rôle, afin qu’aucune preuve ne soit perdue.
Défis courants des conservations légales
La conservation légale présente plusieurs défis :
1. Manque de compréhension de ce qu’il faut conserver et de l’importance de la démarche
L'un des plus grands défis lors d'une mise en attente légale est que les personnes concernées ne comprennent souvent pas exactement ce qu'elles doivent conserver, ni pourquoi cela est nécessaire. Sans directives claires, les employés peuvent omettre des fichiers ou courriels importants, pensant qu'ils ne sont pas pertinents. Ce manque de compréhension peut entraîner la perte ou la mauvaise gestion d'informations cruciales, ce qui pourrait compromettre le processus juridique et même entraîner des sanctions.
2. Difficultés techniques à arrêter les suppressions automatiques
De nombreuses entreprises rencontrent des obstacles techniques lorsqu'elles tentent de mettre en œuvre une mise en attente légale, notamment avec les systèmes automatisés qui suppriment ou archivent régulièrement des données. Ces suppressions automatiques s'inscrivent souvent dans le cadre de politiques courantes de gestion des données, mais elles peuvent entrer en conflit avec les exigences de la mise en attente légale. Suspendre ou modifier ces systèmes pour éviter la perte de données nécessite une coordination avec les départements informatiques, et tout manquement à cet égard peut entraîner une perte irréversible d'informations importantes.
3. Le non-respect des instructions de la mise en attente légale
Dans certains cas, même lorsque les employés reçoivent des instructions concernant une mise en attente légale, ils peuvent ne pas les suivre à la lettre. Cela peut se produire par inadvertance, par incompréhension ou par manque de priorité. Lorsque les employés ne respectent pas les consignes, le processus de mise en attente légale est compromis, augmentant ainsi le risque de destruction de preuves ou de sanctions. Faire respecter les mesures à tous les niveaux de l'entreprise est essentiel pour préserver les preuves pertinentes.
4. Difficulté à suivre les données et à garantir la conformité
Les mises en attente légale nécessitent un suivi minutieux des données afin de garantir que toutes les parties concernées respectent les protocoles requis. Cependant, la gestion et la surveillance de la préservation des données à travers plusieurs départements ou individus peuvent s'avérer complexes. Souvent, les entreprises doivent surveiller de près qui a accès à quelles données, vérifier que les instructions sont bien suivies, et s'assurer qu'aucune donnée n'est modifiée ou supprimée par inadvertance. Un suivi efficace est essentiel pour préserver l'intégrité de la mise en attente légale, mais cela peut exiger d'importantes ressources et une coordination étroite.
Meilleures pratiques pour la mise en attente légale
Pour garantir le succès des mises en attente légale, suivez ces meilleures pratiques :
- Communication claire – Assurez-vous que tout le monde comprend ce qu'il faut conserver et pourquoi.
- Formation appropriée – Formez le personnel à la bonne gestion des données lorsqu'une mise en attente légale est en cours.
- Suivi régulier – Vérifiez en continu que les données sont bien conservées et que les instructions sont respectées.
- Tout documenter – Tenez un registre de toutes les actions entreprises afin de pouvoir démontrer que la mise en attente a été correctement gérée.
- Utiliser la technologie – Utilisez un logiciel de gestion pour cabinet d’avocats afin de suivre et de gérer les mises en attente légale pour une meilleure organisation.
- Désigner un responsable de la mise en attente légale – Nommez une personne dédiée pour superviser le processus, garantir la conformité et résoudre les problèmes éventuels.
- Établir une chaîne de traçabilité – Suivez qui accède ou manipule les données afin de préserver leur intégrité durant toute la période d’attente légale.
- Fournir des mises à jour régulières aux détenteurs de données – Tenez toutes les parties concernées informées du statut de la mise en attente et de tout changement éventuel.
- Effectuer des audits de conformité réguliers – Auditez régulièrement le processus pour identifier et corriger d'éventuelles lacunes en matière de conformité.
- Élaborer une politique de mise en attente légale – Rédigez une politique claire et formelle décrivant les étapes d’émission et de gestion des mises en attente légale.
Ces pratiques garantissent la préservation des informations importantes et rendent le processus de mise en attente légale plus efficace et défendable.
10 Meilleurs logiciels de Legal Hold
Voici une liste de certains des meilleurs logiciels de legal hold actuellement disponibles sur le marché (+ ce pour quoi chacun est le plus adapté).
FAQ sur le Legal Hold
Voici quelques sujets supplémentaires qui ne nécessitaient pas forcément leur propre section, mais qui méritent d’être abordés dans une certaine mesure :
Qu'est-ce qu'un legal hold et pourquoi est-ce important ?
Un legal hold est une politique qui empêche la suppression ou la modification de données pendant une affaire judiciaire. Une notification de legal hold est envoyée aux personnes concernées, détaillant leurs obligations de préserver les informations liées à l’affaire. Les obligations de legal hold sont essentielles pour garantir que les preuves restent disponibles et défendables devant le tribunal.
La défendabilité est cruciale pour les équipes juridiques, car elle démontre que les données ont été correctement gérées, en respectant les exigences du hold. Un processus de legal hold défendable protège les données pertinentes, prouvant la conformité et préservant l’intégrité des preuves en contexte judiciaire.
Comment les données doivent-elles être conservées et retenues lors d'un legal hold ?
La préservation des données lors d’un legal hold nécessite une approche structurée, comprenant la mise en œuvre de mesures de préservation pour sécuriser les informations critiques. Cela inclut un ordre de préservation spécifiant ce qui doit être conservé pour répondre aux obligations légales.
Les politiques de rétention des données définissent la durée de conservation, tandis que les obligations de préservation garantissent qu’aucune donnée n’est supprimée pendant la procédure. Des politiques de rétention efficaces, associées à de bonnes pratiques de gestion des documents, assurent que les données restent accessibles et intactes tout au long de l’affaire. Des mesures complètes de préservation et de rétention sont essentielles pour respecter les normes de conformité.
Quels types d'informations doivent être préservés dans le cadre d'un legal hold ?
Lorsqu’un legal hold est émis, les informations électroniques stockées (ESI) deviennent cruciales. Les données pertinentes englobent tous types d’informations utiles, comme les documents, e-mails et contenus électroniques liés à l’affaire.
Les documents pertinents et les preuves pertinentes sont essentiels au dossier juridique, et sont souvent regroupés sous le terme d’ESI pertinents. L’identification et la préservation des informations potentiellement pertinentes garantissent le respect des exigences légales et la constitution d’un ensemble de données complet et exact pour la phase de découverte.
Les informations pertinentes comprennent toute donnée susceptible d’avoir un impact sur l’issue du dossier.
Qu'est-ce que le processus d'eDiscovery et comment fonctionne-t-il dans le cadre d'un legal hold ?
Le processus d’eDiscovery consiste à collecter et examiner les données pertinentes à une affaire judiciaire. La collecte de données depuis des sources, comme les emails, les documents et autres informations électroniques, fait partie intégrante de l’eDiscovery.
La gouvernance de l’information définit les règles de gestion des données et les workflows optimisent les tâches pour garantir un déroulement fluide. De nombreuses organisations utilisent un modèle standardisé ou un template pour rationaliser les étapes du processus d’eDiscovery, le rendant plus efficace et cohérent. Un processus d’eDiscovery solide est indispensable pour répondre aux exigences légales et garantir la conservation de toutes les données nécessaires.
Quels sont les risques en cas de non-respect des exigences liées au legal hold ?
Le non-respect des exigences relatives au legal hold peut entraîner de graves conséquences, telles que des sanctions ou des jugements défavorables. Le non-respect peut également mener à des accusations de spoliation, c’est-à-dire la destruction intentionnelle de preuves pertinentes. La spoliation des preuves peut entraîner d’importantes amendes ou pénalités, et avoir un impact majeur sur l’issue d’un dossier.
Les professionnels du droit doivent veiller au respect des normes d’investigation réglementaire, car ne pas préserver les données peut avoir des conséquences graves. Une bonne gestion du processus de legal hold réduit les risques de non-conformité et assure l’intégrité des données.
Comment la technologie peut-elle soutenir les legal holds et la préservation des données ?
La technologie joue un rôle essentiel dans la préservation des données électroniques et la gestion des legal holds. Les fonctionnalités offertes par les logiciels juridiques permettent une gestion efficace des données, facilitant la conformité.
Un suivi régulier permet d’assurer la conformité dans le temps et d’éviter toute suppression accidentelle de données. La technologie favorise des legal holds fluides et efficaces, facilitant le respect des obligations de préservation et la gestion des processus de legal hold à long terme.
Qui est responsable de la gestion et de la réponse à un legal hold ?
Le service juridique supervise généralement les procédures de legal hold en collaboration avec les dépositaires responsables de la préservation des données pertinentes. Les dépositaires sont les personnes qui gèrent les données ou documents susceptibles d’être requis lors d’une procédure judiciaire.
Le département juridique veille à ce que chacun comprenne son rôle dans le processus de legal hold, en particulier lorsque plusieurs dépositaires ou départements sont impliqués. Les procédures judiciaires requièrent souvent une collaboration entre services pour assurer la préservation et l’accessibilité de toutes les données pertinentes pour un éventuel contentieux.
Et ensuite ?
Pour plus d’analyses juridiques et de ressources, abonnez-vous à la newsletter The Legal Practice et rejoignez une communauté de praticiens du droit innovants qui façonnent l’avenir de la profession.