Potenzia il tuo processo di eDiscovery: la guida definitiva
Ricordi i tempi in cui dovevi passare al setaccio scatole di documenti cartacei per costruire un caso? Certo, raccogliamo ancora informazioni in questo modo, ma internet ha contribuito a rendere la raccolta dei dati un'attività più digitale.
Dalle email ai post sui social media, tutti lasciano una traccia virtuale. In qualità di professionista legale, cercherai prove online mentre ti prepari per una giornata in tribunale.
Gli indizi digitali necessari provengono dalle informazioni archiviate elettronicamente (ESI). E non è sufficiente fare uno screenshot di un file e salvarlo sul telefono: i dati devono essere identificati, raccolti, archiviati, esaminati e presentati nel modo corretto.
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Questo è il processo di eDiscovery. In tutto il mondo, il mercato dell'eDiscovery rappresenta un'attività di grandi dimensioni e dovrebbe raggiungere un valore di 17,1 miliardi di dollari statunitensi entro il 2027.
Probabilmente hai alcune domande, quindi sei nel posto giusto! In questo articolo parlerò dell'eDiscovery e del tipo di dati che comprende. Ti illustrerò anche il Modello di riferimento per la discovery elettronica (EDRM) e ti spiegherò le regole.
Pronto? Iniziamo.
Che cos'è l'eDiscovery?
L'eDiscovery, o discovery elettronica, è comunemente utilizzata nei procedimenti giudiziari.
Mentre indaghi su un caso, il tuo team legale raccoglierà prove da diverse fonti.
Il processo di eDiscovery consiste nella ricerca di prove all'interno delle ESI. Queste prove possono trovarsi in un messaggio di testo, un'email, un documento Word o un appuntamento del calendario.
Il processo di eDiscovery include esclusivamente dati digitali; non comprende documenti cartacei, colloqui o testimonianze. Sebbene questi metodi tradizionali siano ancora importanti, semplicemente non rientrano nell'ambito dell'eDiscovery.
Le tue indagini digitali possono aiutarti a scoprire informazioni, fatti e sequenze temporali. Naturalmente, ogni disco rigido è pieno di dati, e spesso gran parte di essi è irrilevante.
Un metodo passo dopo passo chiamato EDRM può aiutarti a sfruttare al meglio il processo di eDiscovery e a trovare ciò di cui hai bisogno. Più avanti in questo articolo spiegherò ciascuna delle sue fasi.
Quali sono i vantaggi dell'eDiscovery?
La tecnologia sta cambiando rapidamente e, sebbene l'eDiscovery stia semplificando il modo in cui i professionisti legali si preparano per il tribunale, non tutti hanno ancora adottato questa soluzione.
Infatti, solo il 32,9% degli studi legali utilizza software per la preparazione e la gestione delle prove. Nonostante ciò, il 54,4% degli avvocati afferma di dover esaminare regolarmente le ESI.
Ora, se non sei ancora convinto, sono qui per dirti che l'eDiscovery offre vantaggi evidenti. Sfruttare le nuove tecnologie che altri non hanno ancora adottato ti darà un vantaggio competitivo.
Quando utilizzi l'eDiscovery, puoi risparmiare tempo. Con tutti i dati in un unico posto, puoi cercare facilmente ciò di cui hai bisogno.
Il tuo team sarà inoltre più efficiente e preciso nelle proprie conclusioni. Perché? Perché una traccia digitale non può essere contestata. Non devi fare affidamento su ciò che qualcuno dichiara essere la “verità” a voce.
Ad esempio, se un cliente scatta una foto alle tre di martedì e la carica su Facebook, questa sarà accompagnata da metadati. Date, orari e luoghi possono essere tutti verificati, fornendo al cliente un alibi virtuale.
Inoltre, poiché l'eDiscovery è un processo, le informazioni vengono consultate, esaminate e analizzate.
Quali tipi di dati sono inclusi?
Il processo di eDiscovery può coinvolgere diversi tipi di dati. Ecco alcuni esempi di ciò che può essere utilizzato nelle controversie:
Comunicazioni scritte
Durante il processo di eDiscovery, potresti avere accesso a importanti comunicazioni scritte. Questo tipo di comunicazione è spesso costituito da dati attivi e comprende email e messaggi di testo.
Gli SMS e le email non sono gli unici modi in cui le persone si inviano messaggi. Ad esempio, WhatsApp conta più di 2 miliardi di utenti in tutto il mondo.
Sebbene tutti questi tipi di ESI possano essere utili per il tuo caso, presentano delle difficoltà. Un semplice screenshot di un messaggio non sarà sufficiente, perché sarà necessario verificare le conversazioni. Data la natura di piattaforme come WhatsApp, potrebbe essere necessario coinvolgere un esperto di informatica forense per autenticare i dati.
Esistono anche ESI scritti più generici, tra cui documenti, lettere e calendari accessibili.
Comunicazione visiva
I file elettronici rilevanti possono includere anche diversi tipi di comunicazione visiva. Hai sentito il detto «un'immagine vale più di mille parole»? Questo vale anche quando si prendono in considerazione le prove.
Ad esempio, le fotografie digitali vengono utilizzate frequentemente nei procedimenti giudiziari. Una foto può dimostrare che qualcuno si trovava in un determinato luogo in un preciso momento o che aveva una relazione con un testimone chiave. Anche i video possono supportare il tuo caso e potrebbero persino mostrare qualcuno mentre commette un reato.
Video e fotografie sono utili perché contengono metadati, tra cui indicazioni temporali e luoghi.
Se il caso si basa su documenti finanziari, le prove si trovano spesso in fogli di calcolo e grafici. Puoi esaminare anche i disegni digitali.
Comunicazione verbale
In qualità di avvocato, possiedi eccellenti capacità di comunicazione verbale. Tuttavia, i nostri clienti e testimoni non hanno sempre la stessa sicurezza nel parlare in pubblico. E anche se ricordano conversazioni specifiche, date, orari e contesti possono confondersi.
Fortunatamente, le forme digitali di comunicazione verbale possono aiutare a ricostruire la storia. Quando conservi i metadati, questi formati di file digitali non possono essere contestati.
Ad esempio, ci sono i messaggi vocali. Supponiamo che il tuo cliente abbia un ex partner violento e che abbia ricevuto centinaia di messaggi vocali minacciosi da parte sua. Questi messaggi possono essere conservati e utilizzati per supportare il tuo caso.
In alternativa, potrebbero esserci registrazioni vocali. Potresti persino essere fortunato e trovare una confessione registrata. Naturalmente, se si tratta di registrazioni segrete, potrebbero non essere ammissibili. La risposta dipenderà dal luogo in cui ti trovi e dalla rilevanza delle prove per il caso.
Social media
I social media ci tengono in contatto. E quando analizzi il comportamento online di qualcuno, puoi scoprire prove elettroniche.
Prendiamo Facebook come esempio.
Facebook è una piattaforma popolare. Entro il 2027, si prevede che ci saranno 254.26 milioni di utenti di questa piattaforma negli Stati Uniti.
Con una diffusione di questo tipo, è sensato esaminare i dati dei social media nell'ambito del processo di eDiscovery. Potrebbero esserci foto, messaggi privati, aggiornamenti di stato, tag, registrazioni dei luoghi visitati e video rilevanti per un caso.
E Facebook non è l'unico social media utile. Ci sono X (precedentemente Twitter), Instagram, Tiktok e altri ancora.
Ancora una volta, se i social media fanno parte del tuo insieme di elementi di eDiscovery, tutto ciò che utilizzi deve essere autentico e verificabile.
Metadati
I metadati, presenti ovunque, vengono utilizzati per autenticare altre prove.
Ad esempio, se hai una fotografia sul telefono, indicherà chi l'ha scattata, dove e quando. Il tuo compito sarà stabilire il «perché».
Può essere difficile conservare i metadati, ma è essenziale farlo se vuoi che facciano parte delle tue prove.
Puoi esaminare tre tipi di metadati. Sono i seguenti:
- Metadati di sistema: record creati dal sistema operativo per mostrare quando un file è stato creato o modificato
- Metadati sostanziali: record di eventuali modifiche apportate ai documenti dall'utente
- Metadati incorporati: dati nascosti incorporati nei singoli file
Qual è il processo EDRM?
Nel 2005, George Socha e Tom Gelbmann hanno creato il Modello di riferimento per la discovery elettronica (EDRM). Da allora il processo si è evoluto, ma l'idea generale è ancora la stessa.
Le fasi dell'eDiscovery sono nove e alcune possono sovrapporsi. Ecco ogni passaggio e ciò che puoi aspettarti durante il suo svolgimento:
1. Governance delle informazioni
La governance delle informazioni (IG) è l'aggiunta più recente al processo EDRM. È una componente essenziale e un aspetto a cui devi pensare durante l'intero processo di eDiscovery.
Quindi, in cosa consiste la IG?
eDiscovery implica la gestione di dati sensibili e riservati e richiede il rispetto delle normative. IG illustra le migliori pratiche, a partire dalle politiche e dalle procedure.
Le politiche devono essere dettagliate perché ci sono molti aspetti da coprire. Ad esempio, è necessario definire linee guida chiare per la privacy, la sicurezza, l'archiviazione e la condivisione dei dati.
Se hai un team da remoto, dovrai decidere come lavorare senza mettere a rischio i dati.
Anche con solide misure di sicurezza in atto, possono verificarsi violazioni e potresti ritrovarti con dati persi. Le politiche e le procedure IG dovrebbero includere strategie per gestire gli eventi imprevisti.
2. Identificazione
Ogni caso è diverso, quindi i tipi di prove digitali di cui avrai bisogno possono variare. Durante la fase di identificazione, devi decidere cosa stai cercando.
A causa della quantità di ESI, è quasi impossibile scaricare ogni singolo dato ed esaminarlo manualmente. Sarebbe come cercare un ago in un pagliaio.
Innanzitutto, puoi esaminare il caso e analizzare i fatti. Quali tipi di file digitali potrebbero essere rilevanti? Parla con i testimoni e cerca di seguire le tracce per restringere la ricerca.
Ad esempio, potresti cercare email segrete, messaggi di testo allusivi o riunioni inspiegabili in un calendario.
3. Conservazione
Se sembra inevitabile che si arrivi a un contenzioso, dovrai conservare tutti i documenti pertinenti. Affinché l'ESI sia utilizzabile durante le procedure legali, non può essere modificato o eliminato.
Un “blocco legale” — che impedisce la rimozione o la modifica dell'ESI — può essere applicato ai dati, con possibili sanzioni se le informazioni vengono manomesse.
Esistono tre modi per conservare i dati, a seconda del budget e delle dimensioni del tuo studio:
- Chiedere che i dati rimangano intatti fino a quando non ne avrai bisogno
- Creare un backup dell'ESI pertinente
- Installare un software per conservare i dati senza doverli rimuovere
La cosa più importante è mantenere l'ESI al sicuro fino al momento della raccolta. Un singolo file perso potrebbe compromettere l'intera strategia.
4. Raccolta
La fase di raccolta è strettamente collegata alla fase di conservazione. Dovrai contrassegnare ogni ESI pertinente e assicurarti che sia tutto in un unico luogo, in modo che sia facile accedervi.
Se hai un reparto IT, sarà suo compito trasferire i dati in modo sicuro in una posizione protetta. In alternativa, puoi affidare questo processo a un fornitore esterno.
Raccoglierai diversi tipi di ESI, inclusi dati basati sul cloud, nascosti e mobili. Ricorda che non è necessario raccogliere tutto, perché troppi file finiranno solo per farti sentire sopraffatto — e oberato di lavoro.
Ne ho già parlato, ma ecco un promemoria: i metadati devono rimanere intatti e dovrai fare riferimento ai tuoi protocolli ESI a partire dalla fase IG.
5. Elaborazione
Segue la fase di elaborazione. È in questa fase che inizierai a restringere davvero la ricerca delle prove pertinenti.
Anche se hai effettuato una selezione, ci saranno comunque molti dati da esaminare. Alcuni elementi dell'ESI potrebbero essere duplicati, quindi dovrai rimuovere i duplicati.
Durante questa fase, l'ESI deve essere inserito in un formato accessibile al tuo team. Puoi utilizzare un software dedicato per semplificare i processi. Ad esempio, alcuni studi legali utilizzano piattaforme per l'esame dell'ESI. Oppure, se la quantità di ESI è ridotta, puoi unire i dati in un file PDF.
Con il tempo, nuovi elementi dell'ESI potrebbero diventare rilevanti. Dovresti essere pronto a rivedere la fase di raccolta durante tutto il contenzioso.
In questa fase puoi migliorare la precisione con la tecnologia. Dai un'occhiata a questa guida che ho creato, contenente le principali opzioni di software per il confronto di documenti legali.
6. Esame
Durante la fase di esame, è necessario analizzare tutti i dati rimanenti.
Se la quantità di ESI è considerevole, esaminarla tutta può richiedere molto tempo. Dovrai cercare qualsiasi elemento che possa essere utile al tuo caso. Tieni presente che, se l'hai elaborata correttamente, il processo di revisione sarà molto più semplice.
A volte, gli studi legali affidano questo passaggio a servizi di revisione di documenti legali e i dati vengono restituiti per l'analisi. Gli studi legali possono anche utilizzare l'intelligenza artificiale (AI) per esaminare le informazioni. Dovrai impostare i parametri di ricerca affinché il programma sappia cosa cercare. Anche se utilizzi strumenti di revisione di documenti legali basati sull'AI, saranno comunque necessarie alcune revisioni manuali.
Che tu disponga di un team in presenza o utilizzi altri metodi per la revisione, assicurati di seguire le tue politiche di IG.
7. Analisi
A questo punto, l'ESI pertinente si troverà in un unico luogo, sarà stato esaminato e sarà pronto per l'analisi. Avrai iniziato a raccogliere prove mentre prepari il tuo caso.
Durante la fase di analisi, puoi iniziare a collegare i dati al tuo caso cercando degli schemi, ordinando gli elementi in base alla loro importanza e creando delle cronologie.
In seguito, potrai verificare se è stato tralasciato qualcosa. Ad esempio, potrebbe mancare una pagina da un PDF oppure una conversazione via messaggi di testo potrebbe essere interrotta. Oppure potresti trovare indizi su altri documenti da cercare.
Se ti accorgi di dover tornare alla fase di elaborazione per raccogliere ulteriori prove, questo è il momento di farlo.
Il software per l'analisi dei casi legali può essere utile anche durante questo passaggio.
8. Produzione
Dopo aver analizzato l'ESI, la linea difensiva inizierà a delinearsi. Saprai cosa è pertinente e quale ruolo svolge ogni elemento nel contenzioso.
La fase di produzione si colloca verso la fine del processo EDRM. Il tuo team preparerà le prove per il procedimento legale. Il tribunale potrebbe richiedere che le prove siano in un formato specifico, e dovresti tenerne conto quando raccogli le informazioni.
Questa fase è principalmente amministrativa e richiede tempo e attenzione ai dettagli. Tutte le informazioni devono essere esaminate e suddivise in categorie.
I documenti devono essere numerati e timbrati, e potrebbe essere necessario oscurare alcune informazioni. Quando le prove sono pronte, le condividerai con le parti interessate — compresa la controparte.
Parlerò delle tendenze del software più avanti nell'articolo, ma puoi stare certo che sono disponibili soluzioni per rendere efficiente il processo di produzione.
9. Presentazione
Infine, è il momento della fase di presentazione. Una volta arrivato a questo punto, puoi preparare l'ESI per il processo.
I metodi tradizionali possono supportare le presentazioni dei tuoi file digitali. Elementi come le testimonianze dei testimoni, le prove fisiche e le dichiarazioni degli esperti non saranno mai sostituiti.
Pensa a come presenterai i dati in tribunale. La strategia che utilizzerai dipenderà dal tipo di dati che vuoi condividere. Ad esempio, puoi utilizzare video, presentazioni o grafiche.
Quali sono le regole dell'eDiscovery?
L'accesso ai documenti elettronici ha cambiato il modo in cui esercitiamo la professione legale. Tuttavia, ai vantaggi si accompagnano delle responsabilità e ci sono alcune regole di eDiscovery che dovrai seguire.
Sei un professionista del settore legale, quindi so che molte di queste regole ti sembreranno dettate dal buon senso — infatti, probabilmente le applichi già naturalmente. Tuttavia, vale sempre la pena esaminare attentamente i dettagli.
Devi agire in modo etico. Avrai accesso a dati personali e la maggior parte di essi non sarà pertinente al contenzioso. Conserva l'ESI solo se può costituire una prova. Una registrazione audio di una riunione potrebbe essere pertinente, mentre è improbabile che lo sia una foto di un cane carino.
Il modo in cui conservi le informazioni deve essere sicuro ed è importante seguire le politiche di conservazione dei dati. Queste strategie faranno parte della fase di IG, ma dovrai continuare a monitorare i tuoi processi nel tempo.
Ricorda che tutti i dispositivi devono essere sottoposti a manutenzione e che il personale dovrebbe utilizzare reti sicure e aggiornare regolarmente le proprie password.
Dovrai collaborare con le altre parti interessate e prestare attenzione a preservare i metadati.
E, naturalmente, anche la riservatezza dei clienti dovrebbe essere una priorità.
Le informazioni che consulti devono essere sempre trattate con rispetto e mantenute riservate, salvo quando siano necessarie per il caso.
Quali sono i rischi dell'eDiscovery?
Ti ho parlato delle regole, ma quali sono i rischi? Cosa può andare storto quando ti affidi al processo di eDiscovery?
Sai di dover mantenere la sicurezza dei dati, ma cosa può succedere se non lo fai? I documenti elettronici sono vulnerabili, soprattutto quando sono archiviati su una rete. In caso di violazione, i dati sensibili diventano esposti a fughe di informazioni.
I virus possono compromettere l'accesso ai documenti e danneggiare file importanti. Nel processo potresti perdere prove.
Un altro fattore da considerare è il prezzo. Quando si è agli inizi con l'eDiscovery, configurare i propri processi è un'impresa costosa. Potrebbe essere necessario investire in software per la gestione delle pratiche e nella formazione e nell'aggiornamento delle competenze del team, creando ulteriore lavoro a breve termine. Tuttavia, i vantaggi valgono la pena, poiché il contenzioso diventa più efficiente.
Anche se l'eDiscovery è un processo digitale, c'è ancora spazio per l'errore umano. Se il tuo team è inesperto, possono verificarsi degli errori. Dalla cancellazione accidentale di ESI al danneggiamento dei metadati, qualsiasi errore può influire sull'intera strategia legale.
Se desideri approfondire l'eDiscovery, ma non è un'attività con cui hai familiarità, ti consiglio di investire nella formazione del tuo team IT. In alternativa, puoi affidarti a un fornitore esterno finché non sarai pronto a utilizzare l'eDiscovery internamente.
Che cos'è l'informatica forense?
L'informatica forense è un altro modo per indicare l'eDiscovery?
Le due espressioni possono sembrare intercambiabili, ma non indicano la stessa cosa.
In parole semplici, l'ESI che trovi durante il processo di eDiscovery sarà immediatamente disponibile. Di solito sarà sufficiente per essere utilizzato nella maggior parte dei procedimenti legali. Il processo può essere padroneggiato da chiunque nel tuo team, con una formazione minima.
D'altra parte, l'informatica forense è un ambito a sé stante e gli esperti sono altamente formati e competenti in questo settore.
Un investigatore specializzato in informatica forense è più interessato a ciò che si nasconde sotto la superficie. Di solito lavora con le forze dell'ordine nell'ambito di indagini penali, ma può anche supportare gli studi legali.
Questi professionisti utilizzano software e altri strumenti per scoprire dati che altrimenti potrebbero andare persi per sempre. Ad esempio, anche se un file incriminante è stato eliminato, spostato o modificato, un investigatore specializzato in informatica forense può aiutare a recuperare il documento originale. Questi esperti di analisi forense sanno come trovare informazioni nascoste sui dischi rigidi e sui chip di archiviazione.
Talvolta potrebbe esserci dell'ESI di cui sai che esiste, ma che non si riesce a trovare da nessuna parte. A meno che tu o qualcuno del tuo team sappia come gestire l'informatica forense, dovrai rivolgerti a un esperto.
Tendenze dei software di eDiscovery
Nessuno si aspetta che tu faccia tutto questo da solo. I team di eDiscovery si affidano ai software in ogni fase del processo.
Archiviare grandi quantità di dati internamente è costoso e comporta rischi per la sicurezza. Per questo motivo, gli studi legali stanno passando a soluzioni basate sul cloud. Quando il software è nel cloud, può essere aggiornato in tempo reale e puoi modificare le dimensioni del tuo pacchetto in base alle esigenze del momento.
Avrai probabilmente notato anche che l'AI è sulla bocca di tutti. Può sembrare qualcosa uscito da un film di fantascienza, ma il futuro è già qui. Un robot non sta per comparire in tribunale, ma gli strumenti basati sull'AI possono aiutare tutti noi a lavorare in modo più efficiente.
Ma come?
Innanzitutto, l'AI può aiutare con la codifica predittiva. Ciò significa che puoi utilizzarla per filtrare grandi quantità di ESI e segnalare qualsiasi elemento che potrebbe essere rilevante per il contenzioso. L'AI può analizzare i dati al posto tuo. Considerala come uno strumento di ricerca efficiente che può aiutarti a prepararti alla fase di revisione dei documenti nel processo EDRM.
Sono disponibili diverse opzioni, ma userò la piattaforma Microsoft Purview eDiscovery come esempio. Il software Purview è disponibile a diversi livelli e puoi scegliere le funzionalità necessarie in base al carico di lavoro e al budget.
La piattaforma Microsoft Purview consente di creare un flusso di lavoro automatizzato. Dalla conservazione alla raccolta e alla revisione, i dati vengono analizzati per te. Tutto il materiale rilevante viene inserito in una mappa completa, pronta per essere analizzata.
Ecco una rapida panoramica del funzionamento del processo Microsoft Purview:
- Stabilisci le autorizzazioni.
- Identifica e conserva l'ESI.
- Crea una raccolta.
- Gestisci e revisiona i contenuti.
- Esporta i dati.
- Preparati alla revisione.
Se desideri più opzioni, ho preparato un elenco dei principali strumenti di eDiscovery. Questa guida tratta Nextpoint, IPRO, Sightline, Everlaw, Epiq Discovery, Logikcull, RelativityOne, Smarsh, DISCO e Ricoh. Include vantaggi e svantaggi, funzionalità e altro ancora.
E, già che parlo di tecnologia, puoi provare questi strumenti per la ricerca giuridica.
Prima di abbonarti a un servizio di piattaforma eDiscovery, assicurati che sia conforme alle normative e sicuro. Esternalizzare il servizio non significa non essere responsabili se qualcosa va storto. Prima di scegliere un prodotto, fai le tue ricerche e valuta le funzionalità di cui hai bisogno.
Sfruttare al meglio il processo di eDiscovery
L’eDiscovery può supportare le tue attività di contenzioso in un’ampia gamma di esigenze. La scansione dei dati digitali ti fornisce prove che altrimenti non sarebbero disponibili in modo altrettanto efficiente.
EDRM può aiutarti a ottenere il massimo dal processo di eDiscovery. Ricorda che ci sono nove fasi e che alcune possono sovrapporsi. Si inizia con IG, seguito da identificazione, conservazione, raccolta, elaborazione e revisione.
Segue la fase di analisi, poi la produzione e la presentazione in tribunale.
Le diverse applicazioni software possono contribuire a semplificare i flussi di lavoro. Le soluzioni basate sull’intelligenza artificiale e sul cloud possono alleggerire la pressione sui tuoi team interni, fornendo automazione e liberando il loro tempo.
Ricorda che conformità e sicurezza saranno una priorità assoluta. Avrai a che fare con dati sensibili, che richiedono un’attenta conservazione e riservatezza.
E, sebbene non siano spesso necessari, si verificheranno occasioni in cui sarà indispensabile un investigatore informatico forense. Questi esperti possono individuare dati nascosti o eliminati in modo più efficiente e preciso rispetto ai software basati sull’intelligenza artificiale.
