Lista kontrolna wymagań dotyczących oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi kształtuje sposób funkcjonowania Twojej kancelarii każdego dnia. Po przeanalizowaniu dziesiątek platform odkryłem, że różnica między dobrym wyborem a kosztownym błędem niemal zawsze sprowadza się do wymagań, których wcześniej nie przemyślano dokładnie — pominiętych zasad obliczania terminów, niedopracowanego sprawdzania konfliktów interesów lub narzędzi do fakturowania, które nie odpowiadają stosowanym modelom rozliczeń. Ta lista kontrolna obejmuje wszystkie wymagania warte oceny, uporządkowane według kategorii i priorytetu, aby umożliwić Ci rzetelną ocenę dostawców i uniknięcie zobowiązania się do niewłaściwej platformy.

Lista kontrolna wymagań dotyczących oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi

Korzystam z tej listy kontrolnej za każdym razem, gdy oceniam oprogramowanie do zarządzania sprawami prawnymi dla mojego zespołu. Pomaga mi skupić się na tym, co najważniejsze, i wykryć braki, zanim przerodzą się w problemy. Oto sposób, w jaki dzielę wymagania:

Podstawowe wymagania funkcjonalne

Wymagania absolutnie niezbędne

• Zarządzanie sprawami: Platforma musi zapewniać centralne repozytorium wszystkich akt spraw, stron, statusów spraw i historii spraw — dostępne z jednego rekordu sprawy, bez konieczności przełączania się między modułami.
• Zarządzanie kontaktami i klientami: Pełna funkcjonalność systemu CRM dla klientów, pełnomocników strony przeciwnej, świadków i sądów, z wbudowanym sprawdzaniem konfliktów interesów, które automatycznie oznacza powiązania we wszystkich sprawach.
• Zarządzanie dokumentami: Obejmuje kontrolę wersji, funkcje wypożyczania i zwracania dokumentów, wyszukiwanie pełnotekstowe oraz bezpieczne przechowywanie — możliwości spotykane również w oprogramowaniu do zarządzania wiedzą prawniczą, które pomaga zespołom znajdować i ponownie wykorzystywać wiedzę kancelarii.
• Kalendarz i obliczanie terminów: Śledzenie terminów sądowych i obliczanie terminów musi obejmować kalendarz oparty na regułach właściwych dla danej jurysdykcji, który automatycznie uzupełnia powiązane terminy po wprowadzeniu daty wyzwalającej.

Standardowe wymagania

• Ewidencja czasu pracy i fakturowanie: Rejestruje godziny podlegające rozliczeniu za pomocą minutnika i ręcznego wprowadzania, obsługuje faktury zgodne ze standardem LEDES oraz różne modele rozliczeń — godzinowy, ryczałtowy i prowizyjny — wraz z księgowością rachunków powierniczych/IOLTA.
• Zarządzanie zadaniami i przepływem pracy: Platforma powinna oferować funkcje oprogramowania do zarządzania przepływem pracy w kancelarii, które umożliwiają przypisywanie zadań osobom lub zespołom, obsługują wielokrotnego użytku szablony dla typowych rodzajów spraw oraz automatycznie uruchamiają kolejne zadania po ukończeniu wcześniejszych etapów.
• Raportowanie i analityka: Obejmuje standardowe raporty dotyczące statusu spraw, produktywności prawników i wyników finansowych, a także narzędzie do tworzenia niestandardowych raportów dla wskaźników charakterystycznych dla danej kancelarii.

Wymagania szczególne

• Automatyzacja i tworzenie dokumentów prawnych: Generowanie dokumentów na podstawie szablonów z wykorzystaniem pól scalania pobieranych bezpośrednio z danych sprawy — obejmujące umowy, pisma procesowe i korespondencję — w celu ograniczenia czasu poświęcanego na ręczne redagowanie.
• Księgowość rachunków powierniczych z uzgodnieniem trójstronnym: W przypadku kancelarii obsługujących zaliczki klientów lub środki escrow system musi obsługiwać uzgodnienie trójstronne między księgą rachunku powierniczego, indywidualnymi księgami klientów i wyciągami bankowymi, zgodnie z wymaganiami samorządu zawodowego.

Wymagania techniczne i integracyjne

Wymagania absolutnie niezbędne

• Integracja z pocztą elektroniczną (Outlook/Gmail): Dwukierunkowa synchronizacja umożliwiająca zapisywanie wiadomości e-mail i załączników bezpośrednio w aktach sprawy ze skrzynki odbiorczej — bez przełączania aplikacji ani ręcznego przesyłania plików.
• Dostęp w chmurze z obsługą urządzeń mobilnych: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania sprawami prawnymi w chmurze powinno zapewniać dostęp przez przeglądarkę oraz natywne aplikacje na systemy iOS i Android, które dają prawnikom pełny wgląd w sprawy niezależnie od tego, czy pracują zdalnie, czy na sali sądowej.
• Narzędzia do importu, eksportu i migracji danych: Dostawca musi zapewniać narzędzia lub usługi umożliwiające migrację danych ze starszego systemu oraz eksport danych w standardowych formatach, takich jak CSV lub PDF, aby nigdy nie doszło do uzależnienia od platformy, z której chcesz odejść.

Join our Community

Get Free Access

Have an account? Log In

Standardowe wymagania

• Integracja z oprogramowaniem księgowym: Natywne konektory do QuickBooks, Xero lub porównywalnych platform finansowych, które synchronizują rozliczenia, faktury i płatności bez konieczności ręcznego wprowadzania danych po obu stronach.
• Integracja z Microsoft 365 / Google Workspace: Bezpośrednia współpraca z programami Word i Excel oraz usługami OneDrive i Google Drive, dzięki czemu zespół może tworzyć, edytować i przechowywać dokumenty bez opuszczania znanych narzędzi.
• Otwarty interfejs API / webhooki: Udokumentowany dostęp do API i obsługa webhooków, które pozwalają zespołowi IT lub programiście połączyć platformę z innymi narzędziami kancelarii bez niestandardowych obejść.
• Integracja z podpisem elektronicznym: Natywna integracja z DocuSign, Adobe Sign lub równoważnym dostawcą, dzięki której klienci i kontrahenci mogą podpisywać dokumenty bez opuszczania obiegu pracy.

Wymagania szczególne

• Integracja z elektronicznym składaniem dokumentów sądowych: Możliwość bezpośredniego składania dokumentów w federalnych systemach, takich jak PACER/CM/ECF, oraz stanowych portalach elektronicznego składania dokumentów sądowych, z wbudowanym śledzeniem statusu przesyłki w aktach sprawy.
• Integracja z platformą badań prawniczych: Połączenia z Westlaw, LexisNexis lub Fastcase, które pozwalają prawnikom pobierać wyniki badań bezpośrednio do platformy bez powielania pracy na wielu kartach.
• Integracja z AI/LLM: Natywna funkcjonalność AI lub obsługa wtyczek obejmująca podsumowywanie dokumentów, pomoc w sporządzaniu pism prawnych i przegląd materiału dowodowego — z jasnym ujawnieniem sposobu przetwarzania danych klientów przez bazowy model.

Wymagania dotyczące bezpieczeństwa i zgodności

Bezwzględnie wymagane elementy

• Szyfrowanie kompleksowe: Wszystkie dane — przechowywane i przesyłane — muszą być szyfrowane z użyciem AES-256 oraz TLS 1.2 lub nowszego. Chroni to akta spraw, komunikację i informacje rozliczeniowe przed przechwyceniem oraz spełnia obowiązki ABA dotyczące podejmowania uzasadnionych działań w celu ochrony danych klientów.
• Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA): Każde logowanie użytkownika musi wymagać drugiego etapu weryfikacji poza hasłem — na przykład kodu wysłanego SMS-em lub za pomocą aplikacji uwierzytelniającej — aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi nawet w przypadku przejęcia danych uwierzytelniających.
• Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC): Platforma musi umożliwiać administratorom przypisywanie uprawnień na poziomie sprawy według roli użytkownika, tak aby prawnicy, asystenci prawni i pracownicy wsparcia mieli dostęp wyłącznie do plików i funkcji wymaganych przez ich rolę.
• Dzienniki audytowe: Każde wyświetlenie, pobranie, przesłanie, edycja i udostępnienie pliku musi być rejestrowane wraz ze znacznikami czasu, identyfikatorami użytkowników i adresami IP — wspierając zarówno wewnętrzną rozliczalność, jak i zewnętrzny audyt lub reagowanie na spory.
• Automatyczne kopie zapasowe danych: Dostawca musi wykonywać ciągłe lub wykonywane w ciągu dnia kopie zapasowe wraz z udokumentowanymi celami dotyczącymi czasu odtworzenia, aby kancelaria mogła szybko przywrócić dane sprawy po awarii systemu lub incydencie bezpieczeństwa.

Wymagania standardowe

• Certyfikacja SOC 2 typu 2: Dostawca musi posiadać aktualny raport SOC 2 typu 2, potwierdzający, że niezależni audytorzy zweryfikowali jego mechanizmy bezpieczeństwa w dłuższym okresie, a nie tylko w jednym momencie.
• Bezpieczny portal klienta: Dedykowany, szyfrowany portal, w którym klienci mogą uzyskiwać dostęp do dokumentów i komunikować się z zespołem — dzięki czemu uprzywilejowana komunikacja nie trafia do standardowych skrzynek pocztowych, a izolacja danych na poziomie sprawy jest egzekwowana.
• Mechanizmy przechowywania i niszczenia danych: Platforma musi obsługiwać konfigurowalne harmonogramy przechowywania zgodne z wymaganiami właściwymi dla danej jurysdykcji, a także możliwe do skontrolowania procedury niszczenia danych dotyczące plików, dla których upłynął okres przechowywania.
• Przegląd bezpieczeństwa dostawcy i obsługa BAA: Dostawca musi być gotowy wypełnić kwestionariusz bezpieczeństwa, przedstawić dokumentację dotyczącą swojego poziomu bezpieczeństwa oraz — w stosownych przypadkach — podpisać umowę z podmiotem stowarzyszonym w sprawach obejmujących chronione informacje zdrowotne.

Wymagania szczególne

• Zgodność z HIPAA: W przypadku kancelarii zajmujących się dokumentacją medyczną lub sporami sądowymi związanymi z ochroną zdrowia platforma musi obsługiwać techniczne zabezpieczenia wymagane przez HIPAA, w tym szyfrowanie przesyłania PHI, szczegółowe dzienniki dostępu i zawieranie BAA, aby uniknąć federalnych kar.
• RODO i transgraniczne mechanizmy kontroli danych: Kancelarie przetwarzające dane osobowe mieszkańców UE muszą potwierdzić, że dostawca obsługuje żądania dotyczące praw osób, których dane dotyczą, zgodne z prawem mechanizmy przekazywania danych oraz konfigurowalne ustawienia miejsca przechowywania danych, aby spełnić obowiązki wynikające z RODO.
• Bariery etyczne (bariery informacyjne): W przypadku kancelarii zatrudniających prawników przechodzących z innych firm lub prowadzących sprawy wielostronne, w których występuje ryzyko konfliktu, system musi obsługiwać bariery informacyjne na poziomie sprawy, ograniczające dostęp na poziomie bazy danych, a nie tylko interfejsu, aby zapobiegać przypadkowemu ujawnieniu informacji.

Wymagania dotyczące wsparcia i wdrożenia przez dostawcę

Bezwzględnie wymagane funkcje

• Dedykowane wsparcie podczas wdrażania i implementacji: Dostawca musi wyznaczyć specjalistę ds. wdrożenia, który przeprowadzi Twoją firmę przez konfigurację, migrację danych i ustawienia systemu — a nie tylko przekazać bazę wiedzy i oczekiwać, że Twój zespół samodzielnie sobie poradzi.
• Pomoc w migracji danych: Dostawca musi zapewnić ustrukturyzowany proces migracji danych dotyczących spraw, kontaktów, dokumentów i historii rozliczeń z obecnego systemu, wraz z określonymi terminami i jasno przypisaną odpowiedzialnością za każdy etap migracji.
• Dostęp do bieżącego wsparcia technicznego: Twoja firma musi mieć dostęp do wsparcia w czasie rzeczywistym — przez telefon, czat lub pocztę elektroniczną — w godzinach pracy, z udokumentowanymi zobowiązaniami dotyczącymi czasu reakcji dla różnych poziomów ważności zgłoszeń.

Standardowe wymagania

• Programy szkoleniowe dostosowane do ról: Dostawca musi oferować ustrukturyzowane szkolenia dostosowane do różnych ról użytkowników — prawników, aplikantów, pracowników działu rozliczeń i administratorów — aby każda osoba poznała procesy pracy najbardziej związane z jej codziennymi zadaniami.
• Udokumentowane umowy SLA (umowy dotyczące poziomu świadczenia usług): Dostawca musi przedstawić pisemną umowę SLA określającą gwarancje dostępności, czasy reakcji na incydenty oraz środki zaradcze w przypadku awarii usług — zapewniając Twojej firmie możliwość dochodzenia roszczeń umownych, gdy wydajność nie spełnia uzgodnionych standardów.
• Baza wiedzy i centrum pomocy do samodzielnej obsługi: Przeszukiwalna, aktualna biblioteka przewodników, samouczków i informacji o wydaniach, do której Twój zespół może uzyskać dostęp samodzielnie, bez oczekiwania na odpowiedź na zgłoszenie do pomocy technicznej.
• Społeczność użytkowników i fora branżowe: Dostęp do społeczności klientów, w której Twój zespół może dzielić się konfiguracjami, zadawać pytania i dowiadywać się, jak podobne firmy wykorzystują platformę.

Wymagania specjalne

• Niestandardowe określenie zakresu wdrożenia dla dużych firm: Wdrożenia dla przedsiębiorstw lub wielu biur wymagają dedykowanego planu projektu z określonymi kamieniami milowymi, rolami interesariuszy i listą kontrolną gotowości do uruchomienia — a nie uniwersalnego harmonogramu wdrożenia.
• Wsparcie we wdrażaniu interfejsów API i integracji: W przypadku firm wymagających niestandardowych integracji dostawca musi oferować dokumentację dla programistów, środowiska testowe oraz dostęp do personelu technicznego, który może wspierać proces tworzenia i rozwiązywania problemów.
• Bieżące zarządzanie sukcesem klienta: Imiennie wskazany opiekun sukcesu klienta, który regularnie przeprowadza konsultacje, monitoruje wskaźniki adopcji i proaktywnie wskazuje niewykorzystywane funkcje — co jest szczególnie cenne w pierwszym roku po uruchomieniu.

Wymagania dotyczące doświadczenia użytkownika i zarządzania zmianą

Bezwzględnie wymagane funkcje

• Intuicyjna nawigacja skoncentrowana na sprawach: Interfejs musi organizować wszystkie procesy pracy wokół rekordu sprawy — aby prawnicy i pracownicy mogli przechodzić między dokumentami, zadaniami, rozliczeniami i kontaktami bez utraty kontekstu ani konieczności ponownego odnajdywania się w systemie.
• Konfigurowalne pulpity: Każdy użytkownik musi mieć możliwość utworzenia osobistego pulpitu wyświetlającego aktualizacje statusu spraw, terminy i kolejki zadań najbardziej istotne dla jego roli — bez konieczności angażowania administratora przy każdej zmianie.
• Globalna funkcja wyszukiwania: Pojedynczy pasek wyszukiwania musi zwracać jednocześnie wyniki ze spraw, kontaktów, dokumentów i zadań, a także oferować opcje filtrowania pozwalające zawęzić wyniki według typu pliku, zakresu dat lub statusu sprawy.

Standardowe wymagania

• Śledzenie adopcji przez użytkowników: Administratorzy muszą mieć możliwość sprawdzania częstotliwości logowania, wskaźników korzystania z funkcji oraz nieaktywnych kont użytkowników — aby zespół IT lub operacyjny mógł zidentyfikować obszary opóźnionej adopcji, zanim staną się one problemem w procesie pracy.
• Konfigurowalne procesy pracy i szablony spraw: Liderzy grup praktyki lub administratorzy muszą mieć możliwość tworzenia szablonów według typu sprawy, które automatycznie uzupełniają zadania, terminy i listy kontrolne dokumentów — skracając czas konfiguracji rutynowych typów spraw.
• Wskazówki w aplikacji i pomoc kontekstowa: Podpowiedzi, instrukcje prowadzące użytkownika i osadzone treści pomocy muszą być dostępne bezpośrednio w interfejsie — aby użytkownicy mogli uzyskać odpowiedzi bez opuszczania platformy i przeszukiwania oddzielnej bazy wiedzy.
• Mechanizmy przekazywania opinii i zgłaszania propozycji funkcji: Dostawca musi zapewnić ustrukturyzowany kanał, za pośrednictwem którego użytkownicy będą mogli przesyłać opinie o produkcie i śledzić status propozycji funkcji — zapewniając Twojemu zespołowi wgląd w plan rozwoju produktu.

Wymagania specjalne

• Wsparcie etapowego wdrażania i grupy pilotażowej: W przypadku większych firm zarządzających ryzykiem zmian dostawca musi obsługiwać podejście polegające na etapowym wdrażaniu — umożliwiając wyznaczonej grupie pilotażowej weryfikację przepływów pracy i wykrywanie problemów przed wdrożeniem w całej firmie.
• Program przygotowania wewnętrznych ambasadorów: Dostawca musi oferować formalny program szkolenia i wyposażania w zasoby wewnętrznych ambasadorów, którzy mogą wspierać wdrażanie rozwiązania przez współpracowników, odpowiadać na pytania pierwszego poziomu oraz pełnić funkcję łącznika między firmą a zespołem wsparcia dostawcy.
• Zgodność z wymaganiami dostępności (WCAG 2.1 AA): W przypadku firm zobowiązanych do zapewnienia dostępności lub realizujących cele związane z inkluzywnością platforma musi spełniać standardy WCAG 2.1 na poziomie AA — obejmujące zgodność z czytnikami ekranu, nawigację za pomocą klawiatury oraz wystarczający kontrast kolorów we wszystkich podstawowych funkcjach.

Wymagania branżowe i opcjonalne

Bezwzględnie niezbędne funkcje

• Szablony spraw dostosowane do obszaru praktyki: W przypadku firm z określonymi zespołami praktyki platforma musi zawierać gotowe szablony spraw dostosowane do przepływów pracy związanych z postępowaniami sądowymi, transakcjami, imigracją lub prawem rodzinnym — obejmujące sekwencje zadań, logikę terminów oraz listy kontrolne dokumentów właściwe dla każdego obszaru.
• Przyjmowanie klientów i zarządzanie potencjalnymi klientami (CRM): Firmy z aktywnymi procesami pozyskiwania klientów potrzebują wbudowanego przepływu przyjmowania klientów, który rejestruje dane potencjalnych klientów, śledzi wyniki konsultacji, przeprowadza kontrole konfliktu interesów oraz przekształca zakwalifikowane kontakty w aktywne sprawy bez konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
• Śledzenie wynagrodzeń warunkowych i ugód: Kancelarie prowadzące sprawy z zakresu szkód osobowych oraz postępowania sądowe po stronie powodowej muszą mieć możliwość konfigurowania struktur wynagrodzeń warunkowych, śledzenia ofert ugodowych i ich wyników oraz obliczania wypłat netto dla klientów po uwzględnieniu wynagrodzeń i odzyskania kosztów — wszystko w module rozliczeniowym.

Standardowe wymagania

• Śledzenie spraw imigracyjnych i terminów: Praktyki imigracyjne wymagają bibliotek formularzy urzędowych, śledzenia terminów właściwych dla poszczególnych kategorii wiz oraz monitorowania statusu wniosków składanych do USCIS, DOL i placówek konsularnych — wraz z automatycznymi alertami, gdy zbliżają się terminy rozpatrywania spraw przez urzędy.
• Funkcje dotyczące prawa rodzinnego: Platformy obsługujące praktyki prawa rodzinnego muszą wspierać śledzenie umów dotyczących opieki nad dziećmi, arkusze kalkulacyjne do obliczania świadczeń oraz harmonogramy płatności nakazanych przez sąd, które aktualizują dane sprawy wraz ze zmianą jej okoliczności.
• Zarządzanie sprawami upadłościowymi: Firmy prowadzące sprawy upadłościowe potrzebują narzędzi do tworzenia wykazów wierzycieli, generowania harmonogramów oraz śledzenia posiedzeń zgodnie z § 341 — wraz z logiką terminów składania dokumentów powiązaną z datami złożenia wniosku i zasadami właściwymi dla danej jurysdykcji.
• Śledzenie spraw z zakresu obrony karnej: Przepływy pracy związane z obroną karną wymagają śledzenia zarzutów, zarządzania rejestrami dotyczącymi przyznania się do winy i wymiaru kary, planowania terminów rozpraw oraz rejestrowania wniosków o ujawnienie materiału dowodowego powiązanych z poszczególnymi aktami spraw.

Wymagania szczególne

• Zarządzanie sprawami pomocy prawnej i organizacji non-profit: Organizacje świadczące pomoc prawną wymagają narzędzi do przyjmowania klientów z oceną kryterium dochodowego, kategoryzowania spraw według grantów oraz raportowania wyników zgodnie z wymaganiami grantodawców — aby pracownicy mogli wykazywać wskaźniki zapotrzebowania na pomoc prawną bez konieczności tworzenia niestandardowych raportów od podstaw.
• Funkcje zgodności dla administracji rządowej i sektora publicznego: Wewnętrzne zespoły prawne agencji rządowych potrzebują mechanizmów kontroli rozliczeń zgodnych z zasadami zamówień publicznych, przepływów pracy związanych z zarządzaniem dokumentacją zgodnych z przepisami o dostępie do informacji publicznej oraz gotowej do audytu dokumentacji spraw wbudowanej w standardową obsługę spraw.
• Rozliczenia w wielu walutach i jurysdykcjach: Firmy działające ponad granicami muszą obsługiwać fakturowanie w wielu walutach z uwzględnieniem kursów wymiany w czasie rzeczywistym, obliczaniem VAT i GST zgodnie z jurysdykcją oraz formatowaniem faktur właściwym dla danego kraju — bez polegania na ręcznych korektach lub zewnętrznych arkuszach kalkulacyjnych.

Przeceniane wymagania

Widziałem wiele funkcji oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi, które brzmią imponująco, ale rzadko robią rzeczywistą różnicę w codziennej praktyce. Z mojego doświadczenia wynika, że łatwo dać się rozproszyć tym dodatkom i stracić z oczu to, co faktycznie ma największe znaczenie dla zespołu. Oto kilka wymagań, które moim zdaniem można bezpiecznie uznać za mniej pilne:

• Wbudowane wideokonferencje: Niektóre platformy oferują natywne narzędzia do spotkań wideo, ale większość zespołów korzysta już z Zooma lub Microsoft Teams, które są bardziej niezawodne i znane użytkownikom. Wbudowana opcja zazwyczaj nie ma zaawansowanych funkcji i ostatecznie pozostaje niewykorzystywana.
• Elementy grywalizacji: Funkcje takie jak odznaki, rankingi czy systemy punktowe mają zwiększać zaangażowanie, ale prawnicy rzadko uznają je za motywujące lub istotne dla swojej pracy. Narzędzia te często zaśmiecają interfejs, nie poprawiając produktywności.
• Strumienie aktywności w stylu mediów społecznościowych: Osie czasu naśladujące kanały Facebooka lub LinkedIna mają zapewniać lepszą współpracę, ale większość zespołów prawnych preferuje uporządkowane aktualizacje i powiadomienia powiązane ze sprawami, a nie ciągły strumień społecznościowy.
• Konfigurowalne motywy kolorystyczne: Możliwość zmiany kolorów interfejsu lub zastosowania identyfikacji wizualnej kancelarii jest przydatna, ale nie wpływa na użyteczność ani wydajność. Większość użytkowników po początkowej konfiguracji pozostaje przy domyślnym motywie.
• Zintegrowane narzędzia faksowe: Chociaż niektórzy dostawcy zachwalają wbudowaną obsługę faksu, większość kancelarii przeszła już na bezpieczną pocztę elektroniczną lub składanie dokumentów drogą elektroniczną. Integracja faksu oferuje niewielką wartość i może komplikować przepływy pracy za pomocą przestarzałej technologii.

Kroki dostosowywania listy wymagań dotyczących oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi

Wykonaj poniższe kroki, aby dostosować listę kontrolną do unikalnych potrzeb i przepływów pracy swojej kancelarii:

1. Określ cele biznesowe i zakres projektu: Zidentyfikuj, czego Twój zespół najbardziej potrzebuje od oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi, na przykład śledzenia obciążenia sprawami, usprawnienia współpracy lub lepszej kontroli dokumentów, oraz określ, na jakie przypadki użycia lub działy wpłyną te rozwiązania.
2. Zbierz opinie wszystkich interesariuszy: Skonsultuj się z prawnikami, asystentami prawnymi, działem IT, pracownikami zajmującymi się rozliczeniami i administratorami kancelarii, aby odkryć niezbędne funkcje, problemy z obecnymi systemami oraz potrzeby związane z przepływem pracy właściwe dla poszczególnych ról.
3. Podziel wymagania na kategorie i ustal ich priorytety: Podziel wymagania na kategorie „niezbędne”, „standardowe” i „specjalne”, aby podczas oceny skupić się na podstawowych funkcjach i uniknąć rozszerzania zakresu projektu o nieistotne funkcje.
4. Oceń potrzeby w zakresie integracji, skalowalności i bezpieczeństwa: Przeanalizuj istniejący stos technologiczny, wielkość zespołu, wymagania dotyczące pracy zdalnej i obowiązki regulacyjne, aby określić potrzeby integracyjne, wymagania związane z przyszłym rozwojem oraz kluczowe wymogi zgodności.
5. Oblicz całkowity koszt posiadania i zwrot z inwestycji: Przeanalizuj pełny koszt oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi, uwzględniając licencje, wdrożenie, migrację danych, szkolenia, integracje i bieżące wsparcie, aby móc porównać opcje zarówno pod kątem początkowych, jak i długoterminowych wydatków.

Kluczowi interesariusze przy wyborze oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi

Zaangażowanie interesariuszy z różnych obszarów kancelarii pomaga zapewnić wszystkim możliwość czerpania korzyści z oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi, zamiast wybierać platformę, która spełnia potrzeby wyłącznie działu IT lub kilku prawników. Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze rozwiązania są kształtowane od podstaw dzięki opiniom prawników, zespołów operacyjnych, pracowników wsparcia i kadry kierowniczej kancelarii.

Skorzystaj z tej tabeli, aby określić, kogo zaangażować i jaki wkład każda grupa wnosi w proces definiowania wymagań:

Wiesz już, czego szukać — sprawdź, które funkcje przynoszą rezultaty

Po ustaleniu wymagań kolejnym krokiem jest zrozumienie, jak przekładają się one na rzeczywiste funkcje produktu — dlatego przed rozpoczęciem oceny dostawców zapoznaj się z tym zestawieniem funkcji oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi, aby dokładnie sprawdzić, co każda z nich robi i które możliwości są najważniejsze dla Twojej kancelarii.