Bei der Auswahl der richtigen Software für die Abrechnung von Rechtsanwaltsleistungen geht es um mehr als nur den Preis – entscheidend ist, ein Tool zu finden, das zur tatsächlichen Abrechnungspraxis Ihrer Kanzlei passt. Von der Zeiterfassung und Rechnungserstellung bis hin zur Treuhandbuchhaltung und zu Mandantenportalen gibt es erhebliche Funktionsunterschiede zwischen den Plattformen.
Ich habe genügend dieser Tools bewertet, um zu wissen, dass die falsche Wahl mehr statt weniger Arbeit verursachen kann.
Dieser Leitfaden behandelt die wichtigsten Bewertungskriterien, die Fragen, die Sie Anbietern stellen sollten, sowie die entscheidenden Abwägungen beim Vergleich verschiedener Lösungen für die Abrechnung von Rechtsanwaltsleistungen – von eigenständigen Abrechnungsplattformen über Kanzleimanagementsysteme mit integrierter Abrechnung bis hin zu Lösungen für die elektronische Abrechnung in Unternehmen.
4 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Software für die Abrechnung von Rechtsanwaltsleistungen achten sollten
Auf Grundlage meiner Erfahrung mit der Nutzung und Prüfung dutzender Abrechnungsplattformen achte ich bei der Auswahl einer Software für die Abrechnung von Rechtsanwaltsleistungen für ein Rechtsteam jedes Mal auf Folgendes:
1. Reibungslose Integration in Ihre juristische Technologielandschaft
Die Integration der Abrechnungssoftware in Ihr bestehendes Fallmanagement, Ihre Dokumentenablage und Ihre Buchhaltungstools kann entscheidend dazu beitragen, doppelte Arbeit und manuelle Dateneingaben zu reduzieren. Ich habe festgestellt, dass Systeme, die sich nicht problemlos synchronisieren lassen, letztlich mehr Komplexität verursachen, als sie beseitigen.
Prüfen Sie, ob die Software native Integrationen unterstützt oder eine offene API bietet – und fragen Sie sich, ob Sie eine sofort einsatzbereite Synchronisierung mit Plattformen wie Clio, NetDocuments oder QuickBooks benötigen.
2. Anpassbare Abrechnungsvorlagen und Honorarstrukturen
Nicht jeder Mandant und jedes Mandat passt auf eine Standardrechnung. Daher hat es mir unzählige Stunden erspart, Abrechnungsvorlagen anpassen und individuelle Honorarsätze für verschiedene Arten von Tätigkeiten festlegen zu können. Wenn Sie durch die Software an starre Formate gebunden sind, riskieren Sie Verwirrung sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Mandanten.
Achten Sie auf Tools, mit denen Sie automatische Regeln für Honorarsätze festlegen, Rabatte anwenden und Rechnungen nach den Vorgaben des Mandanten formatieren können – und überlegen Sie, wie häufig Sie Sonderhonorare oder alternative Vergütungsvereinbarungen aushandeln.
3. Treuhandbuchhaltung und Schutzmaßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften
Fehler bei der Treuhandbuchhaltung können Ihre Kanzlei erheblichen Risiken aussetzen. Daher achte ich stets auf Abrechnungsplattformen, die mit rechtsspezifischen Schutzvorkehrungen zur Einhaltung von Vorschriften entwickelt wurden. Allgemeine Abrechnungstools bieten nur selten die zuverlässige IOLTA-Verwaltung und Trennung von Mandantengeldern, die Sie benötigen.
Stellen Sie sicher, dass die Software eine integrierte Treuhandbuchhaltung mit Prüfprotokollen, Schutzmaßnahmen gegen die Vermischung von Geldern und Berichten zur Einhaltung von Vorschriften bietet – und fragen Sie, ob sie die Anforderungen Ihrer örtlich zuständigen Rechtsanwaltskammer erfüllt.
4. Leistungsstarke Berichte und Finanzanalysen
Detaillierte Berichte geben Ihnen Einblick darin, was in den Angelegenheiten, bei den Zeiterfassern und in den Abrechnungszyklen Ihrer Kanzlei funktioniert – und was nicht. Ich verlasse mich auf Software, die anpassbare Dashboards und exportierbare Daten bietet, um Einnahmen zu prognostizieren und wichtige Kennzahlen zu verfolgen.
Prüfen Sie, ob Sie problemlos Berichte nach Mandant, Angelegenheit, Anwalt und Abrechnungsphase erstellen können – und fragen Sie, ob die Plattform Daten auf eine Weise filtern kann, die den Anforderungen Ihrer Kanzlei entspricht.
So wählen Sie Anwaltsabrechnungssoftware aus: Ein 5-Schritte-Modell
Hier ist der schrittweise Prozess, den ich verwende, um Anwaltsabrechnungssoftware zu bewerten und auszuwählen, die den Anforderungen einer Kanzlei tatsächlich gerecht wird:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihre Anforderungen
Bevor ich irgendwelche Tools vergleiche, kläre ich zunächst immer, was die Kanzlei tatsächlich benötigt – und nicht nur, was in einer Demo nützlich klingt. Überlegen Sie, welche Arten von Anwaltsabrechnungssoftware zu Ihrem Arbeitsablauf passen: eine eigenständige Abrechnungsplattform, Kanzleimanagementsoftware mit integrierter Abrechnung, elektronische Anwaltsabrechnungssoftware oder ein umfassenderes Buchhaltungs- und Abrechnungssystem.
Sprechen Sie mit den Personen, die täglich mit Ihrem aktuellen Abrechnungsprozess arbeiten, denn ihre Rückmeldungen zeigen die Funktionen, Arbeitsabläufe und Problembereiche auf, die den weiteren Verlauf Ihrer Bewertung bestimmen sollten.
Sprechen Sie zunächst mit diesen Beteiligten:
- Abrechnungsadministratoren: Sie bearbeiten Rechnungen und kümmern sich um ausstehende Zahlungen
- Anwälte und Zeiterfasser: Sie erfassen Arbeitszeit und Ausgaben
- Mitarbeiter aus Finanzwesen oder Buchhaltung: Sie stimmen Treuhandkonten ab und erstellen Berichte
- IT oder Kanzleibetrieb: Sie verwalten Integrationen und Datensicherheit
Arbeiten Sie anschließend diese Fragen durch, um Ihre tatsächlichen Anforderungen herauszuarbeiten:
- Wie erfassen Sie derzeit abrechenbare Arbeitszeit – manuell, in Tabellen oder mit einem anderen Tool?
- Welche Abrechnungsmodelle verwenden Sie am häufigsten: nach Stunden, Pauschalhonorar, Erfolgshonorar oder eine Kombination?
- Verwalten Sie Treuhandkonten von Mandanten, und wie komplex ist dieser Prozess heute?
- Auf welche Tools verlässt sich Ihr Team bereits, mit denen sich die Abrechnungssoftware verbinden muss?
- An welcher Stelle gerät Ihr aktueller Abrechnungsprozess am häufigsten ins Stocken?
Nutzen Sie diese Tabelle, um Ihre Antworten den richtigen Softwareprioritäten zuzuordnen:
| Anforderung | Priorität |
|---|---|
| AnforderungKomplexe Gebührenstrukturen | PrioritätAnpassbare Rechnungsvorlagen |
| AnforderungVerwaltung von Treuhandkonten | PrioritätIntegrierte Tools zur Einhaltung der IOLTA-Vorschriften |
| AnforderungMehrere Tätigkeitsbereiche | PrioritätBerichte und Filter auf Angelegenheitsebene |
| AnforderungIntegrationen mit älteren Tools | PrioritätAPI-Zugriff oder native Integrationen |
| AnforderungHohes Rechnungsvolumen | PrioritätAutomatisierte Abrechnung und Sammelrechnungen |
Am Ende dieses Schritts sollten Sie ein klares Bild davon haben, was unverzichtbar ist und was lediglich wünschenswert wäre – dadurch wird jeder folgende Schritt schneller und präziser.
Schritt 2: Recherchieren Sie Anbieter von Anwaltsabrechnungssoftware
Sobald Sie wissen, was Sie benötigen, würde ich empfehlen, zunächst möglichst breit zu recherchieren, bevor Sie die Auswahl eingrenzen. Ziel ist es, ein vollständiges Bild des Marktes zu erhalten – noch keine Entscheidungen zu treffen.
Konzentrieren Sie sich in dieser Phase darauf, Anbieter zu identifizieren, die Ihre zentralen Anforderungen abdecken, anstatt zu früh einen Gewinner auszuwählen.
Nutzen Sie diese Quellen, um Informationen über verfügbare Anbieter zu sammeln:
- Empfehlungen von Kollegen: Fragen Sie Kollegen in vergleichbaren Kanzleien, was sie verwenden und wovon sie abraten würden
- Ressourcen von Anwaltskammern: Viele bundesstaatliche und lokale Anwaltskammern veröffentlichen Listen zugelassener oder empfohlener Software
- Gemeinschaften für Kanzleibetrieb: Foren und berufliche Netzwerke liefern praxisnahe Rückmeldungen, die Sie in Marketingmaterialien nicht finden werden
- Plattformen für Softwarebewertungen: Achten Sie auf Muster in den Bewertungen – wiederkehrende Beschwerden sind wichtiger als einzelne Meinungen
- Fachpublikationen der Rechtsbranche: Fachzeitschriften veröffentlichen häufig jährliche Softwareübersichten, die es sich zu speichern lohnt
Achten Sie bei Ihrer Recherche auf Anzeichen dafür, ob ein Anbieter die besonderen Anforderungen der Rechtsbranche versteht:
| Recherche-Signal | Was es Ihnen sagt |
|---|---|
| Recherche-SignalBranchenspezifisches Marketing und Dokumentation für den Rechtsbereich | Was es Ihnen sagtDer Anbieter versteht die Branche |
| Recherche-SignalAktive Nutzergemeinschaft oder aktives Forum | Was es Ihnen sagtDas Produkt hat eine engagierte Kundenbasis |
| Recherche-SignalHäufige Produktaktualisierungen | Was es Ihnen sagtDer Anbieter investiert in die kontinuierliche Weiterentwicklung |
| Recherche-SignalÖffentlich verfügbare Compliance-Dokumentation | Was es Ihnen sagtTransparenz in Bezug auf Sicherheit und Datenverarbeitung |
| Recherche-SignalReaktion auf negative Bewertungen | Was es Ihnen sagtKultur des Kundenservices beim Anbieter |
Dokumentieren Sie jeden Anbieter, auf den Sie stoßen, auch wenn er zunächst nicht passend erscheint. Ich war mehr als einmal von einer Plattform überrascht, die auf dem Papier nicht geeignet aussah, sich aber nach genauerer Prüfung als die beste Lösung erwies. Am Ende dieses Schritts sollten Sie eine umfangreiche Longlist haben, die Sie im nächsten Schritt systematisch eingrenzen können.
Die wichtigsten Abrechnungssoftwares für Kanzleien, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Shortlist der besten Abrechnungslösungen für Kanzleien:
Schritt 3: Erstellen Sie eine Shortlist für Kanzlei-Abrechnungssoftware
Hier wird Ihre Recherche anhand Ihrer tatsächlichen Anforderungen gefiltert. Ich würde versuchen, Ihre Longlist auf drei bis fünf Anbieter zu reduzieren – genug, um sie sinnvoll zu vergleichen, ohne Ihren Bewertungsprozess zu überfordern.
Nutzen Sie diese Kriterien, um Anbieter auszusortieren, die Ihre Zeit nicht wert sind:
- Zuerst die zwingenden Anforderungen: Wenn ein Anbieter die IOLTA-Compliance oder eine wichtige Integration nicht unterstützt, entfernen Sie ihn sofort
- Passende Kanzleigröße: Einige Plattformen sind für Einzelanwälte konzipiert, andere für mittelgroße oder große Kanzleien – stellen Sie sicher, dass die Zielgruppe des Anbieters zu Ihrer Kanzlei passt
- Bereitstellungsmodell: Prüfen Sie, ob die Software cloudbasiert, lokal installiert oder hybrid ist, und stellen Sie sicher, dass sie mit Ihren IT-Richtlinien übereinstimmt
- Preisstruktur: Schließen Sie Anbieter aus, deren Preismodell nicht mit Ihrer Kanzlei mitwächst oder deren Kosten Ihre Budgetgrenze überschreiten
- Verfügbarkeit des Supports: Wenn Ihr Team während der Geschäftszeiten Live-Support benötigt, kommen Anbieter mit ausschließlich asynchronem Support oder Community-Support möglicherweise nicht infrage
Nachdem Sie diese Filter angewendet haben, bewerten Sie die verbleibenden Anbieter anhand dieser Tabelle, bevor Sie Kontakt aufnehmen:
| Bewertungskriterien | Gewichtung | Anmerkungen |
|---|---|---|
| BewertungskriterienErfüllt zwingende Anforderungen | GewichtungHoch | AnmerkungenNicht verhandelbar – bei Fehlen aussortieren |
| BewertungskriterienPassung zur Kanzleigröße | GewichtungHoch | AnmerkungenBeeinflusst die Relevanz der Funktionen |
| BewertungskriterienPassung des Preises | GewichtungMittel | AnmerkungenGesamtkosten der Nutzung berücksichtigen |
| BewertungskriterienKompatibilität mit Integrationen | GewichtungMittel | AnmerkungenMit Ihrem IT- oder Legal-Operations-Team bestätigen |
| BewertungskriterienMuster in Nutzerbewertungen | GewichtungNiedrig | AnmerkungenZur Validierung nutzen, nicht zur Entscheidung |
Kontaktieren Sie Anbieter erst, nachdem Sie diese Bewertungsübung durchgeführt haben. Ich habe erlebt, dass Kanzleien zu früh Demos vereinbart und sich Funktionen verkaufen lassen haben, die sie nicht benötigen. Wenn Sie mit einer klaren Anforderungsliste auf Anbieter zugehen, befinden Sie sich in einer stärkeren Position, und die Gespräche während der Demos werden deutlich produktiver. Am Ende dieses Schritts sollten Sie eine fokussierte Shortlist für eine strukturierte Bewertung haben.
Schritt 4: Erstellen Sie die Entscheidungsgrundlage
Eine Entscheidungsgrundlage muss nicht umfangreich sein, sollte aber die Fragen beantworten, die Entscheidungsträger wahrscheinlich stellen, bevor sie die Investition genehmigen. Ich würde mich auf die praktischen Vorteile konzentrieren, die Abrechnungssoftware für Kanzleien der Kanzlei bieten kann, etwa die Verringerung von Verzögerungen bei der Abrechnung, eine bessere Übersicht über Zahlungseingänge, weniger manuelle Arbeit und eine bessere Kontrolle der Einnahmen durch die Teams.
Wenn Sie die Entscheidungsgrundlage auf messbare Ergebnisse statt auf eine lange Liste von Funktionen ausrichten, lässt sich der Nutzen in der Regel leichter vermitteln.
Beginnen Sie damit, zu beziffern, wo Ihr aktueller Prozess Kosten verursacht:
- Nicht abgerechnete Zeit: Schätzen Sie, wie viel abrechenbare Zeit aufgrund von Lücken bei der manuellen Zeiterfassung jeden Monat nicht erfasst wird
- Verzögerungen bei Zahlungseingängen: Berechnen Sie Ihre durchschnittliche Zahlungsfrist und welche Auswirkungen diese auf Ihren Cashflow hat
- Administrativer Aufwand: Ermitteln Sie die für die manuelle Erstellung von Rechnungen, Korrekturen und Nachfassaktionen aufgewendeten Stunden
- Compliance-Risiko: Berücksichtigen Sie die Kosten von Fehlern bei der Verwaltung von Treuhandgeldern, selbst wenn diese bisher noch keine Sanktionen nach sich gezogen haben
Erstellen Sie anschließend anhand dieses Rahmens Ihre Kosten- und Zeitplanung:
| Kostenkategorie | Was einzubeziehen ist |
|---|---|
| KostenkategorieLizenz- oder Abonnementgebühren | Was einzubeziehen istKosten pro Nutzer, jährliche gegenüber monatlicher Preisgestaltung |
| KostenkategorieImplementierung und Einrichtung | Was einzubeziehen istDatenmigration, Konfiguration und IT-Aufwand |
| KostenkategorieSchulung | Was einzubeziehen istStunden für die Einarbeitung der Mitarbeitenden und etwaige vom Anbieter bereitgestellte Schulungskosten |
| KostenkategorieIntegrationsarbeiten | Was einzubeziehen istAnbindung an bestehende Tools oder Systeme |
| KostenkategorieLaufender Support | Was einzubeziehen istWartung, Upgrades und Kosten der Supportstufe |
Seien Sie ehrlich in Bezug auf Risiken – Entscheidungsträger werden diese ansprechen, unabhängig davon, ob Sie es tun. Gehen Sie auf Einführungsrisiken, die Komplexität der Datenmigration und mögliche vorübergehende Produktivitätseinbußen während der Übergangsphase ein. Wenn Sie zeigen, dass Sie die Risiken gründlich bedacht haben, schafft das mehr Vertrauen, als vorzugeben, sie würden nicht existieren. Am Ende dieses Schritts sollten Sie über eine klare und belastbare Argumentation verfügen, die die Softwarekosten mit konkreten Ergebnissen für Ihre Kanzlei verknüpft.
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Rechtsanwalts-Abrechnungssoftware und arbeiten Sie Ihre Nutzer ein
Die Auswahl der richtigen Software ist nur die halbe Arbeit. Ich habe erlebt, dass leistungsstarke Plattformen in Kanzleien scheiterten, einfach weil die Einführung überstürzt erfolgte oder die Zuständigkeiten nicht klar geregelt waren. Ein strukturierter Implementierungsplan verhindert das.
Schaffen Sie vor der Inbetriebnahme zunächst die notwendigen Grundlagen:
- Bestimmen Sie eine interne verantwortliche Person: Benennen Sie eine Person – in der Regel aus dem Bereich Rechtsbetrieb, Finanzen oder Verwaltung –, die die Einführung leitet und als Hauptansprechpartner für den Anbieter fungiert
- Legen Sie einen stufenweisen Zeitplan fest: Stellen Sie nicht alles auf einmal um; testen Sie die Lösung zunächst in einer Praxisgruppe oder für eine bestimmte Art von Mandat, bevor Sie sie kanzleiweit einführen
- Kommunizieren Sie frühzeitig: Informieren Sie alle betroffenen Mitarbeitenden vor dem Start, damit niemand von den Systemänderungen überrascht wird
- Migrieren und validieren Sie die Daten: Vergewissern Sie sich, dass historische Abrechnungsdaten, Mandate und Daten zu Treuhandkonten ordnungsgemäß übertragen wurden, bevor Sie Ihr altes System außer Betrieb nehmen
Verwenden Sie diese Tabelle, um die Zuständigkeiten für die wichtigsten Implementierungsbereiche zuzuweisen:
| Arbeitsbereich | Verantwortlich | Priorität |
|---|---|---|
| ArbeitsbereichDatenmigration | VerantwortlichIT oder Rechtsbetrieb | PrioritätVor der Einführung |
| ArbeitsbereichMitarbeiterschulung | VerantwortlichAbrechnungsadministration | PrioritätVor der Einführung |
| ArbeitsbereichIntegrationstests | VerantwortlichIT-Leitung | PrioritätVor der Einführung |
| ArbeitsbereichErfassung von Nutzerfeedback | VerantwortlichFür die Implementierung verantwortliche Person | PrioritätNach der Einführung |
| ArbeitsbereichCompliance-Validierung | VerantwortlichFinanzen oder Chefsyndikus | PrioritätLaufend |
Richten Sie in den ersten 90 Tagen eine Feedbackschleife ein. Ich empfehle grundsätzlich, an den Zeitpunkten nach 30, 60 und 90 Tagen kurze Gespräche mit Zeiterfassenden und Mitarbeitenden in der Abrechnung zu planen, um Lücken bei der Einführung frühzeitig zu erkennen. Am Ende dieses Schritts sollte Ihr Team im neuen System konsistent abrechnen, wobei klare Supportkanäle für eventuell auftretende Probleme eingerichtet sind.
Wählen Sie selbstbewusst und verpflichten Sie sich anschließend zur Umsetzung
Nachdem Sie Ihre Anforderungen und Prioritäten festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, eine Ausschreibung für Rechtsanwalts-Abrechnungssoftware zu erstellen, die den Anbietern eine klare Orientierung gibt und einen direkten Vergleich ihrer Angebote erleichtert.