Tehosta sähköisen tiedonhaun prosessiasi: täydellinen opas
Muistatko ne ajat, jolloin jouduit käymään läpi paperiasiakirjalaatikoita rakentaaksesi tapausta? Toki keräämme edelleen tietoja tällä tavalla – mutta internet on auttanut tekemään tiedonkeruusta digitaalisempaa.
Sähköposteista sosiaalisen median julkaisuihin kaikilla on virtuaalinen jalanjälki. Oikeudellisena ammattilaisena etsit tietoa verkosta valmistautuessasi oikeudenkäyntipäivään.
Tarvittavat digitaaliset johtolangat löytyvät sähköisesti tallennetusta tiedosta (ESI). Tämä ei kuitenkaan ole yhtä yksinkertaista kuin tiedoston kuvakaappauksen ottaminen ja tallentaminen puhelimeen – tiedot on tunnistettava, kerättävä, tallennettava, tarkistettava ja esitettävä oikealla tavalla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tätä kutsutaan eDiscovery-prosessiksi. Maailmanlaajuisesti eDiscovery-markkinat ovat merkittävää liiketoimintaa – niiden arvon odotetaan nousevan 17,1 miljardiin Yhdysvaltain dollariin vuoteen 2027 mennessä.
Sinulla on luultavasti joitakin kysymyksiä, joten olet tullut oikeaan paikkaan! Tässä artikkelissa kerron eDiscoverysta ja sen kattamista tietotyypeistä. Käyn myös läpi sähköisen tiedonhaun viitemallin (EDRM) ja selitän siihen liittyvät säännöt.
Oletko valmis? Aloitetaan.
Mitä eDiscovery on?
eDiscovery eli sähköinen tiedonhaku on yleisesti käytössä oikeudenkäynneissä.
Tutkiessasi tapausta oikeudellinen tiimisi kerää todisteita useista eri lähteistä.
eDiscovery-prosessissa etsitään todisteita sähköisesti tallennetusta tiedosta eli ESI:stä. Näitä todisteita voi löytyä tekstiviestistä, sähköpostista, Word-asiakirjasta tai kalenterimerkinnästä.
eDiscovery-prosessiin kuuluu ainoastaan digitaalinen tieto; se ei kata paperiasiakirjoja, haastatteluja tai todistajanlausuntoja. Vaikka nämä perinteiset menetelmät ovat edelleen tärkeitä, ne eivät yksinkertaisesti kuulu eDiscoveryn piiriin.
Digitaaliset tutkimuksesi voivat auttaa sinua löytämään tietoja, tosiseikkoja ja tapahtumakulkuja. Tietenkin jokainen kiintolevy on täynnä tietoa, ja suuri osa siitä on usein epäolennaista.
EDRM-niminen vaiheittainen menetelmä voi auttaa sinua hyödyntämään eDiscovery-prosessia parhaalla mahdollisella tavalla ja löytämään tarvitsemasi tiedot. Selitän sen jokaisen vaiheen myöhemmin tässä artikkelissa.
Mitä hyötyä eDiscoverysta on?
Teknologia kehittyy nopeasti, ja vaikka eDiscovery tehostaa tapaa, jolla oikeudelliset ammattilaiset valmistautuvat oikeudenkäyntiin, kaikki eivät ole vielä lähteneet mukaan.
Itse asiassa vain 32,9 % asianajotoimistoista käyttää ohjelmistoja todisteiden valmisteluun ja hallintaan. Tästä huolimatta 54,4 % asianajajista kertoo tarvitsevansa säännöllisesti ESI:n tarkistamista.
Jos et vieläkään ole vakuuttunut, kerron mielelläni, että eDiscoverysta on selkeää hyötyä. Uuden teknologian hyödyntäminen ennen muita antaa sinulle kilpailuetua.
Kun käytät eDiscoveryä, voit säästää aikaa. Kun kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa, löydät tarvitsemasi helposti.
Tiimisi työskentelee myös tehokkaammin, ja sen tekemät havainnot ovat täsmällisempiä. Miksi? Koska digitaalista jalanjälkeä ei voi kiistää. Et luota siihen, että joku kertoo ”totuuden” sanallisesti.
Jos asiakas esimerkiksi ottaa valokuvan tiistaina kello kolmelta ja lataa sen Facebookiin, kuvaan liittyy metatietoja. Päivämäärät, kellonajat ja sijainnit voidaan kaikki varmistaa, mikä antaa asiakkaalle virtuaalisen alibin.
Lisäksi koska eDiscovery on prosessi, tiedot haetaan, tarkistetaan ja analysoidaan.
Millaista tietoa prosessiin sisältyy?
eDiscovery-prosessiin voi sisältyä monenlaisia tietotyyppejä. Tässä on joitakin esimerkkejä tiedoista, joita voidaan käyttää oikeudenkäynneissä:
Kirjallinen viestintä
eDiscovery-prosessin aikana voit saada käyttöön tärkeää kirjallista viestintää. Tällainen viestintä on usein aktiivista tietoa, ja siihen kuuluvat sähköpostit ja tekstiviestit.
SMS-viestit ja sähköposti eivät ole ainoita tapoja, joilla ihmiset lähettävät viestejä toisilleen. Esimerkiksi WhatsAppilla on yli 2 miljardia käyttäjää eri puolilla maailmaa.
Vaikka kaikki nämä ESI-tyypit voivat tukea tapaustasi, niihin liittyy haasteita. Pelkkä kuvakaappaus viestistä ei riitä, koska keskustelut on tarkistettava. WhatsAppin kaltaisten alustojen luonteen vuoksi paikalle saatetaan joutua kutsumaan rikostekninen asiantuntija todentamaan tiedot.
Saatavilla on myös yleisempää kirjallista ESI-aineistoa, kuten asiakirjoja, kirjeitä ja kalentereita.
Visuaalinen viestintä
Merkityksellisiin sähköisiin tiedostoihin voi kuulua myös erilaisia visuaalisen viestinnän muotoja. Olet varmasti kuullut sanonnan ”kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa”, ja tämä pitää paikkansa myös todisteita tarkasteltaessa.
Digitaalisia valokuvia käytetään esimerkiksi usein oikeudenkäynneissä. Valokuva voi osoittaa, että joku oli tietyssä paikassa tiettynä ajankohtana tai että hänellä oli suhde keskeiseen todistajaan. Myös videot voivat tukea tapaustasi – ja niissä voi jopa näkyä jonkun tekevän rikoksen.
Videot ja valokuvat ovat hyödyllisiä, koska ne sisältävät metatietoja, kuten aikaleimoja ja sijaintitietoja.
Jos tapaus perustuu talousasiakirjoihin, todisteita löytyy usein taulukkolaskentatiedostoista ja kaavioista. Voit tarkastella myös digitaalisia piirroksia.
Suullinen viestintä
Asianajajana sinulla on erinomaiset suullisen viestinnän taidot. Asiakkaillamme ja todistajillamme ei kuitenkaan aina ole samanlaista itsevarmuutta julkisessa puhumisessa. Vaikka he muistaisivatkin tietyt keskustelut, päivämäärät, kellonajat ja asiayhteydet voivat mennä sekaisin.
Onneksi suullisen viestinnän digitaaliset muodot voivat auttaa kertomaan tapahtumista. Kun metatiedot säilytetään, näitä digitaalisia tiedostomuotoja ei voida kiistää.
Esimerkiksi vastaajaviestit voivat olla hyödyllisiä. Oletetaan, että asiakkaallasi on väkivaltainen ex-kumppani ja että häneltä on satoja uhkaavia vastaajaviestejä. Nämä viestit voidaan säilyttää ja niitä voidaan käyttää tapauksesi tukena.
Vaihtoehtoisesti saatavilla voi olla äänitallenteita. Saatat jopa löytää nauhoitetun tunnustuksen. Jos kyseessä ovat salaa tehdyt tallenteet, niitä ei tietenkään välttämättä voida ottaa todisteeksi. Vastaus riippuu sijainnistasi ja siitä, kuinka merkityksellistä todiste on tapauksen kannalta.
Sosiaalinen media
Sosiaalinen media pitää meidät yhteydessä toisiimme. Kun tutkit jonkun verkkokäyttäytymistä, voit löytää sähköisiä todisteita.
Käytetään esimerkkinä Facebookia.
Facebook on suosittu alusta. Vuoteen 2027 mennessä alustalla ennustetaan olevan 254.26 miljoonaa käyttäjää Yhdysvalloissa.
Näin laajan käytön vuoksi sosiaalisen median tietoja on järkevää tarkastella osana sähköisen tiedonhankinnan prosessia. Tapauksen kannalta merkityksellisiä voivat olla valokuvat, yksityisviestit, tilapäivitykset, merkinnät, sisäänkirjautumiset ja videot.
Facebook ei kuitenkaan ole ainoa hyödyllinen sosiaalisen median sivusto. On myös X (entinen Twitter), Instagram, Tiktok ja monia muita.
Jälleen kerran, jos sosiaalinen media kuuluu sähköisen tiedonhankinnan aineistoosi, kaiken käyttämäsi on oltava aitoa ja todennettavissa.
Metatiedot
Kaikkialla esiintyviä metatietoja käytetään muiden todisteiden todentamiseen.
Jos puhelimessasi on esimerkiksi valokuva, siitä käy ilmi, kuka sen otti, missä ja milloin. Sinun tehtäväsi on selvittää ”miksi”.
Metatietojen säilyttäminen voi olla vaikeaa, mutta se on välttämätöntä, jos haluat niiden kuuluvan todisteisiisi.
Tarkasteltavana on kolme metatietotyyppiä. Ne ovat seuraavat:
- Järjestelmän metatiedot: käyttöjärjestelmän luomat tiedot, joista käy ilmi, milloin tiedosto luotiin tai sitä muokattiin
- Sisällölliset metatiedot: tiedot kaikista käyttäjän asiakirjoihin tekemistä muutoksista
- Upotetut metatiedot: yksittäisiin tiedostoihin upotetut piilotetut tiedot
Mikä on EDRM-prosessi?
George Socha ja Tom Gelbmann loivat vuonna 2005 sähköisen tiedonhankinnan viitemallin (EDRM). Prosessi on kehittynyt sen jälkeen, mutta yleinen ajatus on edelleen sama.
Sähköisessä tiedonhankinnassa on yhdeksän vaihetta, joista jotkin voivat olla päällekkäisiä. Tässä ovat kaikki vaiheet ja se, mitä voit odottaa niiden aikana:
1. Tiedonhallinta
Tiedonhallinta (IG) on uusin lisäys EDRM-prosessiin. Se on olennainen osa prosessia, ja sinun on otettava se huomioon sähköisen tiedonhankinnan koko prosessin ajan.
Mistä IG:ssä siis oikein on kyse?
Elektroninen tiedonhankinta käsittelee arkaluonteisia ja luottamuksellisia tietoja, ja sinun on noudatettava säädöksiä. IG kattaa parhaat käytännöt alkaen käytännöistäsi ja menettelytavoistasi.
Käytäntöjesi on oltava yksityiskohtaisia, koska niissä on käsiteltävä monia asioita. Tarvitset esimerkiksi selkeät ohjeet tietosuojaa, tietoturvaa, tallennusta ja jakamista varten.
Jos tiimisi työskentelee etänä, sinun on päätettävä, miten voitte työskennellä vaarantamatta tietoja.
Vahvoista turvatoimista huolimatta tietomurtoja voi tapahtua, ja tietoja voi kadota. IG-käytäntöjesi ja -menettelyjesi tulisi sisältää strategioita odottamattomien tapahtumien käsittelemiseksi.
2. Tunnistaminen
Jokainen tapaus on erilainen, joten tarvitsemasi digitaalisen näytön tyypit voivat vaihdella. Tunnistamisvaiheessa sinun on päätettävä, mitä etsit.
ESI:n laajuuden vuoksi on lähes mahdotonta ladata jokaista yksittäistä tietoa ja käydä sitä manuaalisesti läpi. Se olisi kuin etsisi neulaa heinäsuovasta.
Ensin voit tarkastella tapausta ja perehtyä tosiseikkoihin. Millaiset digitaaliset tiedostot voisivat olla merkityksellisiä? Keskustele todistajien kanssa ja yritä seurata johtolankoja haun rajaamiseksi.
Voit esimerkiksi etsiä salaisia sähköposteja, vihjailevia tekstiviestejä tai kalenterissa olevia selittämättömiä tapaamisia.
3. Säilyttäminen
Jos näyttää siltä, että oikeudenkäynti on väistämätön, sinun on säilytettävä kaikki asiaankuuluvat asiakirjat. Jotta ESI kestäisi oikeudellisissa menettelyissä, sitä ei saa muuttaa tai poistaa.
”Oikeudellinen säilyttämismääräys” — joka estää ESI:n poistamisen tai muuttamisen — voidaan kohdistaa tietoihin, ja tietojen muuttamisesta voi seurata sakkoja.
Tietojen säilyttämiseen on kolme tapaa budjetistasi ja toimistosi koosta riippuen:
- Pyydetään pitämään tiedot muuttamattomina siihen asti, kun niitä tarvitaan
- Luodaan varmuuskopio asiaankuuluvasta ESI:stä
- Asennetaan ohjelmisto, joka säilyttää tiedot ilman, että niitä tarvitsee poistaa
Tärkeintä on pitää ESI suojattuna siihen asti, kunnes se on aika kerätä. Yksi kadonnut tiedosto voi vaikuttaa koko strategiaasi.
4. Kerääminen
Keräämisvaihe liittyy läheisesti säilyttämisvaiheeseen. Sinun on merkittävä kaikki asiaankuuluva ESI ja varmistettava, että se on koottu yhteen paikkaan, jotta siihen on helppo päästä käsiksi.
Jos sinulla on IT-osasto, sen tehtävänä on siirtää tiedot turvallisesti suojattuun sijaintiin. Vaihtoehtoisesti voit ulkoistaa tämän prosessin.
Keräät erilaisia ESI-tyyppejä, kuten pilvipohjaisia, piilotettuja ja mobiililaitteissa olevia tietoja. Muista, ettei kaikkea tarvitse kerätä, sillä liian monet tiedostot saavat sinut vain tuntemaan olosi ylikuormittuneeksi — ja lisäävät työtaakkaasi.
Olen sanonut tämän aiemminkin, mutta tässä muistutus: metatietojen on säilyttävä muuttumattomina, ja sinun on tukeuduttava IG-vaiheesta lähtien ESI-protokolliisi.
5. Käsittely
Seuraavaksi on käsittelyvaihe. Tässä vaiheessa alat todella rajata merkityksellisen näytön hakua.
Vaikka olisit ollut valikoiva, käsiteltävää tietoa on edelleen paljon. Osa ESI:stä saattaa olla päällekkäistä, joten sinun on poistettava kaksoiskappaleet.
Tässä vaiheessa ESI on saatettava muotoon, johon tiimisi pääsee käsiksi. Voit käyttää tarkoitukseen suunniteltua ohjelmistoa prosessien tehostamiseen. Jotkin asianajotoimistot käyttävät esimerkiksi ESI:n tarkastelualustoja. Jos ESI:n määrä on pieni, voit myös yhdistää tiedot PDF-tiedostoksi.
Ajan mittaan uusi ESI voi muuttua merkitykselliseksi. Sinun tulisi varautua palaamaan keräämisvaiheeseen koko oikeudenkäynnin ajan.
Voit parantaa tarkkuutta tässä vaiheessa teknologian avulla. Tutustu tähän laatimaani oppaaseen, joka sisältää parhaat oikeudellisten asiakirjojen vertailuohjelmistovaihtoehdot.
6. Tarkastelu
Tarkastusvaiheessa kaikki jäljelle jääneet tiedot on käytävä läpi.
Jos sähköisesti tallennettua tietoa (ESI) on erittäin paljon, kaiken läpikäyminen voi viedä aikaa. Etsit kaikkea, mikä saattaa olla tapauksesi kannalta hyödyllistä. Muista, että jos olet käsitellyt aineiston asianmukaisesti, tarkistusprosessi on paljon helpompi.
Joskus asianajotoimistot ulkoistavat tämän vaiheen oikeudellisten asiakirjojen tarkistuspalveluille, ja tiedot palautetaan analysoitaviksi. Asianajotoimistot voivat myös käyttää tekoälyä (AI) tietojen läpikäymiseen. Sinun on määritettävä hakuparametrit, jotta ohjelma tietää, mitä etsiä. Vaikka käyttäisitkin tekoälypohjaisia oikeudellisten asiakirjojen tarkistustyökaluja, manuaaliset tarkistukset ovat edelleen tarpeen.
Riippumatta siitä, onko sinulla paikan päällä työskentelevä tiimi vai käytätkö muita tarkistusmenetelmiä, varmista, että noudatat IG-käytäntöjäsi.
7. Analyysi
Tässä vaiheessa asiaankuuluva ESI on yhdessä paikassa, tarkistettu ja valmis analysoitavaksi. Olet alkanut kerätä todisteita valmistellessasi tapaustasi.
Analyysivaiheen aikana voit alkaa yhdistää tietoja tapaukseesi etsimällä kaavoja, asettamalla aineistot tärkeysjärjestykseen ja luomalla aikajanoja.
Myöhemmin voit tarkistaa, onko jotain jäänyt huomaamatta. Esimerkiksi PDF-tiedostosta saattaa puuttua sivu tai tekstiviestiketju voi olla katkennut. Saatat myös löytää vihjeitä muista asiakirjoista, joita kannattaa etsiä.
Jos huomaat, että sinun on palattava käsittelyvaiheeseen kerätäksesi lisää todisteita, tee se nyt.
Oikeudellisten tapausten analyysiohjelmistosta voi myös olla hyötyä tässä vaiheessa.
8. Tuotanto
Kun olet analysoinut ESI:n, puolustus alkaa hahmottua. Tiedät, mikä on merkityksellistä ja miten kaikki liittyy oikeudenkäyntiin.
Tuotantovaihe sijoittuu EDRM-prosessin loppupuolelle. Tiimisi valmistelee todisteet oikeudellista prosessia varten. Tuomioistuin saattaa pyytää todisteita tietyssä muodossa, ja sinun tulee pitää tämä mielessä kootessasi tietojasi.
Tämä vaihe on pääasiassa hallinnollinen, ja se vaatii aikaa sekä huolellisuutta. Kaikki tiedot on käytävä läpi ja lajiteltava kategorioihin.
Asiakirjat on numeroitava ja leimattava, ja niistä voidaan joutua peittämään tietoja. Kun todisteet ovat valmiit, jaat ne asiaankuuluville osapuolille — vastapuolesi mukaan lukien.
Puhun ohjelmistotrendeistä myöhemmin tässä artikkelissa, mutta voit olla varma, että saatavilla on ratkaisuja, jotka tehostavat tuotantoprosessia.
9. Esittäminen
Lopuksi on esittämisvaiheen aika. Kun olet päässyt tähän vaiheeseen, voit valmistella ESI:n oikeudenkäyntiä varten.
Perinteiset menetelmät voivat tukea digitaalisten tiedostojen esittämistä. Todistajien lausunnot, fyysiset todisteet ja asiantuntijalausunnot eivät koskaan katoa käytöstä.
Mieti, miten esität tiedot oikeudessa. Käyttämäsi strategia riippuu siitä, millaisia tietoja haluat jakaa. Voit esimerkiksi käyttää videoita, diaesityksiä tai grafiikkaa.
Mitkä ovat sähköisen tietojenhaun säännöt?
Sähköisten tallenteiden saatavuus on muuttanut tapaa, jolla harjoitamme lakia. Hyötyjen mukana tulee kuitenkin myös vastuuta, ja sinun on noudatettava muutamia sähköistä tietojenhakua koskevia sääntöjä.
Olet oikeusalan ammattilainen, joten tiedän, että monet näistä säännöistä vaikuttavat itsestään selviltä — itse asiassa toimit todennäköisesti niiden mukaisesti luonnostaan. On kuitenkin aina hyödyllistä käydä yksityiskohdat läpi.
Sinun on toimittava eettisesti. Sinulla on pääsy henkilötietoihin, joista suurin osa ei liity oikeudenkäyntiin. Säilytä ESI:tä vain, jos se voi toimia todisteena. Kokouksen äänitiedosto voi olla merkityksellinen, kun taas kuva suloisesta koirasta ei todennäköisesti ole.
Tietojen säilytystavan on oltava turvallinen, ja tietojen säilyttämistä koskevia käytäntöjä on tärkeää noudattaa. Nämä strategiat kuuluvat IG-vaiheeseen, mutta prosessejasi on seurattava jatkuvasti ajan mittaan.
Muista, että kaikki laitteet on pidettävä kunnossa ja henkilöstön tulee käyttää suojattuja verkkoja sekä päivittää salasanansa säännöllisesti.
Sinun on tehtävä yhteistyötä muiden asiaankuuluvien osapuolten kanssa ja huolehdittava metatietojen säilyttämisestä.
Ja tietenkin myös asiakkaan luottamuksellisten tietojen suojaamisen tulee olla etusijalla.
Katselemaasi tietoa tulee aina käsitellä kunnioittavasti ja pitää luottamuksellisena, ellei sen paljastaminen ole tapauksen kannalta tarpeen.
Mitä riskejä sähköiseen tietojenhakuun liittyy?
Olen kertonut säännöistä, mutta entä riskit? Mitä voi mennä pieleen, kun luotat sähköiseen tietojenhakuprosessiin?
Tiedät, että sinun on huolehdittava tietoturvasta, mutta mitä voi tapahtua, jos et tee niin? Sähköiset asiakirjat ovat alttiita riskeille, erityisesti verkkoon tallennettuina. Tietoturvaloukkauksen sattuessa arkaluonteiset tiedot voivat joutua vuotojen kohteeksi.
Virukset voivat vaikuttaa asiakirjojen käyttöön ja vahingoittaa tärkeitä tiedostoja. Saatat menettää samalla myös todisteita.
Toinen huomioon otettava tekijä on hinta. Kun vasta aloitat sähköisen todistusaineiston selvityksen, prosessien käyttöönotto on kallis hanke. Se voi edellyttää investointeja asioidenhallintaohjelmistoon sekä tiimin koulutukseen ja osaamisen kehittämiseen, mikä lisää lyhyellä aikavälillä työmäärää. Hyödyt ovat kuitenkin vaivan arvoisia, sillä oikeudenkäyntiprosessi tehostuu.
Vaikka sähköisen todistusaineiston selvitys on digitaalinen prosessi, inhimillisille virheille on edelleen mahdollisuus. Jos tiimisi on kokematon, virheitä voi sattua. Sähköisen tallennetun tiedon tahattomasta poistamisesta metatietojen vahingoittamiseen asti kaikki virheet voivat vaikuttaa koko oikeudelliseen strategiaasi.
Jos haluat perehtyä sähköisen todistusaineiston selvitykseen, mutta se ei ole sinulle ennestään tuttua, suosittelen investoimaan IT-tiimisi koulutukseen. Vaihtoehtoisesti voit ulkoistaa toiminnon, kunnes olet valmis käyttämään sähköisen todistusaineiston selvitystä itse.
Mitä digitaalinen forensiikka on?
Onko digitaalinen forensiikka toinen nimitys sähköisen todistusaineiston selvitykselle?
Termit saattavat kuulostaa keskenään vaihdettavilta, mutta ne eivät tarkoita samaa asiaa.
Yksinkertaisesti sanottuna sähköinen tallennettu tieto, jonka löydät sähköisen todistusaineiston selvitysprosessin aikana, on helposti käytettävissä. Se riittää yleensä useimmissa oikeudenkäynneissä käytettäväksi. Kuka tahansa tiimisi jäsen voi oppia prosessin — ja vähäisellä koulutuksella.
Digitaalinen forensiikka puolestaan on oma alansa, ja alan asiantuntijat ovat erittäin koulutettuja ja taitavia.
Digitaalisen forensiikan tutkijaa kiinnostaa enemmän se, mitä pinnan alla piilee. He työskentelevät yleensä lainvalvontaviranomaisten kanssa osana rikostutkintoja, mutta voivat tukea myös asianajotoimistoja.
Nämä ammattilaiset käyttävät ohjelmistoja ja muita työkaluja löytääkseen tietoja, jotka voisivat muuten kadota ikuisiksi ajoiksi. Esimerkiksi vaikka syyllisyyttä osoittava tiedosto olisi poistettu, siirretty tai muokattu, digitaalisen forensiikan tutkija voi auttaa palauttamaan alkuperäisen asiakirjan. Nämä forensiikan asiantuntijat osaavat löytää tietoja, jotka ovat piilossa kiintolevyillä ja tallennussiruilla.
Joskus voi olla olemassa sähköistä tallennettua tietoa, jonka tiedät olevan olemassa — mutta jota ei näy missään. Ellet sinä tai joku tiimisi jäsenistä osaa hyödyntää digitaalista forensiikkaa, sinun on kutsuttava asiantuntija apuun.
Sähköisen todistusaineiston selvitysohjelmistojen trendit
Kukaan ei odota sinun tekevän tätä kaikkea yksin. Sähköisen todistusaineiston selvitystiimit turvautuvat ohjelmistoihin prosessin jokaisessa vaiheessa.
Suurten tietomäärien säilyttäminen omissa tiloissa on kallista ja siihen liittyy tietoturvariskejä. Tämän vuoksi asianajotoimistot siirtyvät pilvipohjaisiin ratkaisuihin. Kun ohjelmisto on pilvessä, se voidaan päivittää reaaliaikaisesti, ja voit skaalata pakettia kulloistenkin tarpeidesi mukaan.
Olet ehkä myös huomannut, että tekoälystä puhutaan kaikkialla. Se saattaa kuulostaa tieteiselokuvasta peräisin olevalta asialta, mutta tulevaisuus on jo täällä. Robotti ei ole nousemassa todistamaan oikeudessa, mutta tekoälypohjaiset työkalut voivat auttaa meitä kaikkia työskentelemään tehokkaammin.
Mutta miten?
Tekoäly voi ensinnäkin auttaa ennakoivassa koodauksessa. Tämä tarkoittaa, että voit käyttää sitä valtavien sähköisen tallennetun tiedon määrien suodattamiseen ja merkitä kaiken, mikä saattaa olla merkityksellistä oikeudenkäynnin kannalta. Tekoäly voi analysoida tietoja puolestasi. Ajattele sitä tehokkaana hakutyökaluna, joka voi auttaa sinua valmistautumaan asiakirjojen tarkistusvaiheeseen EDRM-prosessissa.
Tarjolla on erilaisia vaihtoehtoja, mutta käytän esimerkkinä Microsoft Purview eDiscovery -alustaa. Purview-ohjelmistosta on saatavilla eri tasoja, ja voit valita tarvitsemasi ominaisuudet työmääräsi ja budjettisi mukaan.
Microsoft Purview -alustan avulla voit luoda automatisoidun työnkulun. Säilyttämisestä keräämiseen ja tarkistamiseen asti tiedot skannataan puolestasi. Kaikki merkityksellinen aineisto sijoitetaan kokonaisvaltaiseen karttaan, joka on valmis analysoitavaksesi.
Tässä on lyhyt katsaus Microsoft Purview -prosessin toimintaan:
- Määritä käyttöoikeudet.
- Tunnista ja säilytä sähköinen tallennettu tieto.
- Luo kokoelma.
- Hallitse ja tarkista sisältö.
- Vie tiedot.
- Valmistaudu tarkistukseen.
Jos haluat lisää vaihtoehtoja, olen koonnut luettelon parhaista sähköisen todistusaineiston selvitystyökaluista. Oppaassa käsitellään Nextpointia, IPRO:ta, Sightlinea, Everlaw’ta, Epiq Discoverya, Logikcullia, RelativityOnea, Smarshia, DISCOa ja Ricohia. Se sisältää etuja ja haittoja, ominaisuuksia ja paljon muuta.
Ja kun puhe on teknologiasta, voit kokeilla näitä oikeudellisen tutkimuksen työkaluja.
Ennen kuin rekisteröidyt eDiscovery-alustapalveluun, varmista, että se on vaatimusten mukainen ja turvallinen. Ulkoistaminen ei tarkoita, ettet olisi vastuussa, jos jokin menee pieleen. Ennen kuin päätät tuotteesta, tutustu asiaan ja harkitse tarvitsemiasi ominaisuuksia.
Hyödynnä eDiscovery-prosessi parhaalla mahdollisella tavalla
eDiscovery voi tukea oikeudenkäyntitoimiasi monenlaisissa tarpeissa. Digitaalisen datan skannaaminen antaa sinulle todisteita, joita ei muuten olisi saatavilla yhtä tehokkaasti.
EDRM voi auttaa saamaan eDiscovery-prosessista mahdollisimman paljon irti. Muista, että vaiheita on yhdeksän ja että osa niistä voi olla päällekkäisiä. Prosessi alkaa IG:stä, jota seuraavat tunnistaminen, säilyttäminen, kerääminen, käsittely ja tarkastelu.
Seuraavaksi on analyysivaihe, jota seuraavat aineiston tuottaminen ja esittäminen oikeudessa.
Eri ohjelmistosovellukset voivat auttaa tehostamaan työnkulkujasi. Tekoäly- ja pilvipohjaiset ratkaisut voivat keventää sisäisten tiimiesi työtaakkaa automatisoimalla tehtäviä ja vapauttamalla heidän aikaansa.
Muista, että vaatimustenmukaisuus ja turvallisuus ovat ensisijaisen tärkeitä. Käsittelet arkaluonteisia tietoja, mikä edellyttää huolellista säilyttämistä ja luottamuksellisuutta.
Vaikka digitaalisen forensiikan tutkijaa ei usein tarvita, tulee tilanteita, joissa sellainen on välttämätön. Nämä asiantuntijat voivat paikantaa piilotetut tai poistetut tiedot tehokkaammin ja tarkemmin kuin tekoälyä hyödyntävä ohjelmisto.
