Optimisez votre processus de découverte électronique : le guide ultime
Vous souvenez-vous de l’époque où vous deviez fouiller dans des boîtes de documents papier pour monter un dossier ? Certes, nous recueillons toujours des informations de cette manière — mais Internet a contribué à rendre la collecte de données plus numérique.
Des e-mails aux publications sur les réseaux sociaux, tout le monde laisse une empreinte virtuelle. En tant que professionnel du droit, vous rechercherez des éléments en ligne lorsque vous vous préparerez pour une audience.
Les indices numériques nécessaires proviennent des informations stockées électroniquement (ESI). Et ce n’est pas aussi simple que de faire une capture d’écran d’un fichier et de l’enregistrer sur votre téléphone — les données doivent être identifiées, collectées, stockées, examinées et présentées de manière adéquate.
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C’est le processus de découverte électronique. Dans le monde entier, le marché de la découverte électronique représente une activité importante — il devrait atteindre une valeur de 17.1 milliards de dollars américains d’ici 2027.
Vous avez probablement quelques questions, vous êtes donc au bon endroit ! Dans cet article, je parlerai de la découverte électronique et des types de données qu’elle couvre. Je vous présenterai également le Modèle de référence de la découverte électronique (EDRM) et vous expliquerai les règles.
Prêt ? C’est parti.
Qu’est-ce que la découverte électronique ?
La découverte électronique est couramment utilisée dans les procédures judiciaires.
Lorsque vous enquêtez sur une affaire, votre équipe juridique recueillera des éléments provenant de différentes sources.
Le processus de découverte électronique consiste à rechercher des éléments dans les informations stockées électroniquement (ESI). Ces éléments peuvent se trouver dans un SMS, un e-mail, un document Word ou un rendez-vous dans un calendrier.
Le processus de découverte électronique comprend uniquement les données numériques ; il n’inclut pas les documents papier, les entretiens ni les témoignages. Bien que ces méthodes traditionnelles restent importantes, elles n’entrent tout simplement pas dans le cadre de la découverte électronique.
Vos enquêtes numériques peuvent vous aider à découvrir des informations, des faits et des chronologies. Bien entendu, chaque disque dur regorge de données, dont une grande partie est souvent sans rapport.
Une méthode étape par étape appelée EDRM peut vous aider à tirer le meilleur parti du processus de découverte électronique et à trouver ce dont vous avez besoin. Je vous expliquerai chacune de ses phases plus loin dans cet article.
Quels sont les avantages de la découverte électronique ?
La technologie évolue rapidement et, bien que la découverte électronique simplifie la manière dont les professionnels du droit se préparent pour le tribunal, tout le monde n’a pas encore adopté cette approche.
En fait, seuls 32.9% des cabinets d’avocats utilisent des logiciels pour préparer et gérer les éléments de preuve. Malgré cela, 54.4 % des avocats déclarent devoir examiner régulièrement des ESI.
Si vous n’êtes toujours pas convaincu, je suis là pour vous dire que la découverte électronique présente des avantages évidents. Tirer parti des nouvelles technologies que d’autres n’ont pas encore adoptées vous donnera un avantage concurrentiel.
Lorsque vous utilisez la découverte électronique, vous pouvez gagner du temps. Toutes les données étant réunies au même endroit, vous pouvez facilement rechercher ce dont vous avez besoin.
Votre équipe sera également plus efficace et plus précise dans ses conclusions. Pourquoi ? Parce qu’une empreinte numérique ne peut pas être contestée. Vous ne vous fiez pas à quelqu’un qui vous dit la « vérité » oralement.
Par exemple, si un client prend une photo à quinze heures un mardi et la met en ligne sur Facebook, celle-ci contiendra des métadonnées. Les dates, les heures et les lieux peuvent tous être vérifiés, fournissant au client un alibi virtuel.
De plus, puisque la découverte électronique est un processus, les informations sont consultées, examinées et analysées.
Quels types de données sont inclus ?
Le processus de découverte électronique peut impliquer différents types de données. Voici quelques exemples de ce qui peut être utilisé dans le cadre d’un litige :
Communication écrite
Au cours du processus de découverte électronique, vous pouvez avoir accès à des communications écrites importantes. Ce type de communication constitue souvent des données actives et comprend les e-mails et les SMS.
Les SMS et les e-mails ne sont pas les seuls moyens de communiquer des messages. Par exemple, WhatsApp compte plus de 2 milliards d’utilisateurs dans le monde.
Bien que tous ces types de preuves électroniques puissent répondre à vos besoins, ils présentent des difficultés. Une simple capture d’écran d’un message ne suffira pas, car les conversations devront être vérifiées. En raison de la nature de plateformes comme WhatsApp, il peut être nécessaire de faire appel à un spécialiste de la criminalistique numérique pour authentifier les données.
Il existe également des preuves électroniques écrites plus générales, notamment des documents, des lettres et des calendriers accessibles.
Communication visuelle
Les fichiers électroniques pertinents peuvent également inclure différents types de communication visuelle. Vous avez certainement entendu dire qu’« une image vaut mille mots », ce qui est également vrai lorsqu’on examine les éléments de preuve.
Par exemple, les photographies numériques sont fréquemment utilisées dans les litiges. Une photo peut prouver qu’une personne se trouvait à un endroit donné à un moment précis ou qu’elle avait une relation avec un témoin clé. Les vidéos peuvent également étayer votre dossier — et peuvent même montrer quelqu’un en train de commettre un crime.
Les vidéos et les photographies sont utiles parce qu’elles contiennent des métadonnées, notamment des horodatages et des lieux.
Si l’affaire repose sur des documents financiers, les éléments de preuve se trouvent souvent dans des feuilles de calcul et des graphiques. Vous pouvez également examiner des dessins numériques.
Communication verbale
En tant qu’avocat, vous disposez d’excellentes compétences en communication verbale. Mais nos clients et nos témoins n’ont pas toujours la même aisance à prendre la parole en public. Et même s’ils se souviennent de conversations précises, les dates, les heures et les contextes peuvent se mélanger.
Heureusement, les formes numériques de communication verbale peuvent contribuer à raconter les faits. Lorsque vous préservez les métadonnées, ces formats de fichiers numériques ne peuvent pas être contestés.
Par exemple, il y a les messages vocaux. Supposons que votre client ait un ex-partenaire violent et qu’il existe des centaines de messages vocaux menaçants de sa part. Ces messages peuvent être conservés et utilisés pour étayer votre dossier.
Il peut également y avoir des enregistrements vocaux. Vous pourriez même avoir la chance de trouver des aveux enregistrés. Bien entendu, s’il s’agit d’enregistrements secrets, ils peuvent ne pas être recevables. La réponse dépendra de votre lieu de résidence et de la pertinence des éléments de preuve pour l’affaire.
Réseaux sociaux
Les réseaux sociaux nous permettent de rester connectés. Et lorsque vous examinez le comportement en ligne d’une personne, vous pouvez découvrir des preuves électroniques.
Prenons Facebook comme exemple.
Facebook est une plateforme populaire. D’ici 2027, on prévoit qu’il y aura 254.26 millions d’utilisateurs de cette plateforme aux États-Unis.
Avec une utilisation aussi répandue, il est logique d’examiner les données des réseaux sociaux dans le cadre du processus de découverte électronique. Il peut y avoir des photos, des messages privés, des mises à jour de statut, des identifications, des enregistrements de présence et des vidéos pertinents pour une affaire.
Et Facebook n’est pas le seul réseau social utile. Il y a X (anciennement Twitter), Instagram, TikTok et bien d’autres.
Une fois encore, si les réseaux sociaux font partie de vos sources de découverte électronique, tout ce que vous utilisez doit être authentique et vérifiable.
Métadonnées
Les métadonnées, qui sont présentes partout, servent à authentifier d’autres éléments de preuve.
Par exemple, si vous avez une photographie sur votre téléphone, elle indiquera qui l’a prise, où et quand. Votre tâche consistera à établir le « pourquoi ».
Il peut être difficile de préserver les métadonnées, mais c’est essentiel si vous voulez qu’elles fassent partie de vos éléments de preuve.
Vous pouvez examiner trois types de métadonnées. Les voici :
- Métadonnées système : enregistrements créés par le système d’exploitation pour indiquer quand un fichier a été créé ou modifié
- Métadonnées substantielles : enregistrements de toutes les modifications apportées aux documents par l’utilisateur
- Métadonnées intégrées : données cachées intégrées dans des fichiers individuels
Qu’est-ce que le processus EDRM ?
En 2005, George Socha et Tom Gelbmann ont créé le modèle de référence de la découverte électronique (EDRM). Le processus a évolué depuis, mais l’idée générale reste la même.
La découverte électronique comporte neuf étapes, dont certaines peuvent se chevaucher. Voici chaque étape et ce à quoi vous pouvez vous attendre au cours de celle-ci :
1. Gouvernance de l’information
La gouvernance de l’information (IG) est l’ajout le plus récent au processus EDRM. Il s’agit d’un élément essentiel auquel vous devez réfléchir tout au long du processus de découverte électronique.
Alors, en quoi consiste la gouvernance de l’information ?
La découverte électronique implique le traitement de données sensibles et confidentielles, et vous devez respecter les exigences de conformité. IG couvre les bonnes pratiques, en commençant par vos politiques et procédures.
Vos politiques doivent être détaillées, car il y a beaucoup d’aspects à couvrir. Par exemple, vous devrez disposer de directives claires concernant la confidentialité, la sécurité, le stockage et le partage des données.
Si vous avez une équipe à distance, vous devrez décider comment travailler sans mettre les données en danger.
Même avec des mesures de sécurité solides en place, des violations peuvent se produire et vous pouvez vous retrouver avec des données perdues. Vos politiques et procédures d’IG doivent inclure des stratégies pour gérer les événements inattendus.
2. Identification
Chaque affaire est différente, les types de preuves numériques dont vous aurez besoin peuvent donc varier. Au cours de l’étape d’identification, vous devez décider ce que vous recherchez.
Compte tenu du volume des ESI, il est presque impossible de télécharger chaque donnée et de l’examiner manuellement. C’est comme chercher une aiguille dans une botte de foin.
Commencez par examiner l’affaire et étudier les faits. Quels types de fichiers numériques seraient pertinents ? Interrogez les témoins et essayez de suivre la piste afin de restreindre votre recherche.
Par exemple, vous pourriez rechercher des courriels secrets, des messages texte suggestifs ou des réunions inexpliquées dans un calendrier.
3. Conservation
S’il semble qu’un litige soit inévitable, vous devrez conserver tous les documents pertinents. Pour que les ESI puissent être utilisés dans le cadre de procédures judiciaires, ils ne peuvent être ni modifiés ni supprimés.
Un « gel juridique » — qui empêche la suppression ou la modification des ESI — peut être appliqué aux données, avec d’éventuelles amendes si les informations sont altérées.
Il existe trois façons de conserver les données, selon votre budget et la taille de votre cabinet :
- Demander que les données restent intactes jusqu’à ce que vous en ayez besoin
- Créer une sauvegarde des ESI pertinents
- Installer un logiciel pour conserver les données sans avoir à les déplacer
Le plus important est de conserver les ESI en sécurité jusqu’au moment de les recueillir. Un seul fichier perdu pourrait avoir une incidence sur l’ensemble de votre stratégie.
4. Collecte
La phase de collecte est étroitement liée à la phase de conservation. Vous devrez signaler tous les ESI pertinents et vous assurer qu’ils se trouvent au même endroit afin d’y accéder facilement.
Si vous disposez d’un service informatique, il lui incombera de transférer les données en toute sécurité vers un emplacement sécurisé. Vous pouvez également externaliser ce processus.
Vous collecterez différents types d’ESI, notamment des données basées sur le cloud, des données cachées et des données mobiles. N’oubliez pas que vous n’avez pas besoin de tout collecter, car un trop grand nombre de fichiers ne fera que vous donner le sentiment d’être dépassé — et surchargé de travail.
Je l’ai déjà dit, mais voici un rappel : les métadonnées doivent rester intactes et vous devrez vous référer à vos protocoles ESI dès l’étape d’IG.
5. Traitement
Vient ensuite la phase de traitement. C’est à cette étape que vous commencerez réellement à restreindre votre recherche de preuves pertinentes.
Même si vous avez effectué une sélection, il restera encore beaucoup de données à examiner. Certains ESI peuvent être dupliqués, vous devrez donc supprimer les doublons.
Au cours de cette étape, les ESI doivent être placés dans un format accessible à votre équipe. Vous pouvez utiliser un logiciel dédié pour simplifier vos processus. Par exemple, certains cabinets juridiques utilisent des plateformes d’examen des ESI. Si la quantité d’ESI est faible, vous pouvez aussi fusionner les données dans un fichier PDF.
Au fil du temps, de nouveaux ESI peuvent devenir pertinents. Vous devez être prêt à revoir la phase de collecte tout au long du litige.
Vous pouvez améliorer la précision au cours de cette étape grâce à la technologie. Consultez ce guide que j’ai créé et qui présente les meilleures solutions de comparaison de documents juridiques.
6. Examen
Au cours de l’étape d’examen, toutes les données restantes doivent être examinées.
Lorsqu’il y a une quantité importante d’ESI, tout examiner peut prendre beaucoup de temps. Vous devrez rechercher tout ce qui pourrait être utile à votre dossier. Gardez à l’esprit que si vous l’avez traité correctement, le processus d’examen sera beaucoup plus facile.
Parfois, les cabinets d’avocats externalisent cette étape auprès de services d’examen de documents juridiques, puis les données sont renvoyées pour être analysées. Les cabinets d’avocats peuvent également utiliser l’intelligence artificielle (IA) pour trier les informations. Vous devrez définir des paramètres de recherche afin que le programme sache quoi rechercher. Même si vous utilisez des outils d’examen de documents juridiques alimentés par l’IA, certains examens manuels resteront nécessaires.
Que vous disposiez d’une équipe sur place ou que vous utilisiez d’autres méthodes d’examen, veillez à suivre vos politiques d’IG.
7. Analyse
À ce stade, les ESI pertinentes seront regroupées au même endroit, examinées et prêtes à être analysées. Vous aurez commencé à rassembler des preuves en préparant votre dossier.
Au cours de la phase d’analyse, vous pouvez commencer à relier les données à votre dossier en recherchant des tendances, en classant les éléments selon leur importance et en créant des chronologies.
Plus tard, vous pourrez vérifier si quelque chose a été oublié. Par exemple, il peut manquer une page dans un PDF ou une conversation par SMS peut être interrompue. Vous pourriez également trouver des indices concernant d’autres documents à rechercher.
Si vous constatez que vous devez revenir à l’étape du traitement pour recueillir davantage de preuves, c’est le moment de le faire.
Les logiciels d’analyse de dossiers juridiques peuvent également être utiles au cours de cette étape.
8. Production
Une fois les ESI analysées, la stratégie de défense commencera à prendre forme. Vous saurez ce qui est pertinent et quelle place chaque élément occupe dans le litige.
La phase de production se situe vers la fin du processus EDRM. Votre équipe préparera les preuves pour la procédure judiciaire. Le tribunal peut demander que les preuves soient présentées dans un format précis, et vous devez en tenir compte lors de la compilation de vos informations.
Cette étape est principalement administrative et nécessite du temps ainsi qu’une grande attention aux détails. Toutes les informations doivent être examinées et classées par catégories.
Les documents doivent être numérotés et estampillés, et des caviardages peuvent être nécessaires. Lorsque les preuves sont prêtes, vous les communiquerez aux parties concernées — y compris à votre adversaire.
Je parlerai plus tard dans cet article des tendances en matière de logiciels, mais soyez assuré qu’il existe des solutions permettant de rendre le processus de production efficace.
9. Présentation
Enfin, le moment est venu de passer à la phase de présentation. Une fois arrivé à ce stade, vous pouvez préparer les ESI pour le procès.
Les méthodes traditionnelles peuvent compléter vos présentations de fichiers numériques. Les témoignages de témoins, les preuves matérielles et les déclarations d’experts, par exemple, ne seront jamais remplacés.
Réfléchissez à la manière dont vous présenterez les données au tribunal. La stratégie que vous utiliserez dépendra du type de données que vous souhaitez partager. Vous pouvez par exemple utiliser des vidéos, des diaporamas ou des graphiques.
Quelles sont les règles de l’e-discovery ?
L’accès aux dossiers électroniques a changé notre manière d’exercer le droit. Mais ces avantages s’accompagnent de responsabilités, et vous devrez respecter quelques règles en matière d’e-discovery.
Vous êtes un professionnel du droit, je sais donc que nombre de ces règles vous sembleront relever du bon sens — en fait, il s’agit probablement de choses que vous faites naturellement. Toutefois, il est toujours utile de revoir les détails.
Vous devez agir de manière éthique. Vous aurez accès à des données personnelles, dont la plupart ne seront pas pertinentes pour le litige. Ne conservez les ESI que si elles constituent des preuves potentielles. Un fichier audio d’une réunion peut être pertinent, tandis qu’une photo d’un adorable chien ne le sera probablement pas.
La manière dont vous stockez les informations doit être sécurisée, et il est important de respecter les politiques de conservation des données. Ces stratégies feront partie de la phase d’IG, mais vous devrez continuer à surveiller vos processus au fil du temps.
N’oubliez pas que tous les appareils doivent être entretenus et que le personnel doit utiliser des réseaux sécurisés et mettre régulièrement à jour ses mots de passe.
Vous devrez coopérer avec les autres parties concernées et veiller à préserver les métadonnées.
Et, bien entendu, la confidentialité des clients doit également être une priorité.
Les informations que vous consultez doivent toujours être traitées avec respect et rester confidentielles, sauf si elles sont nécessaires au dossier.
Quels sont les risques de l’e-discovery ?
Je vous ai parlé des règles, mais qu’en est-il des risques ? Que peut-il se passer si vous vous appuyez sur le processus d’e-discovery ?
Vous savez que vous devez assurer la sécurité des données, mais que peut-il se passer si vous ne le faites pas ? Les documents électroniques sont vulnérables, en particulier lorsqu’ils sont stockés sur un réseau. En cas de violation, les données sensibles deviennent susceptibles d’être divulguées.
Les virus peuvent compromettre votre accès aux documents et endommager des fichiers importants. Vous pourriez perdre des éléments de preuve au cours du processus.
Un autre facteur à prendre en compte est le coût. Lorsque vous débutez dans l’eDiscovery, la mise en place de vos processus représente un investissement coûteux. Elle peut nécessiter d’investir dans un logiciel de gestion des dossiers et dans la formation ou la montée en compétences de l’équipe, ce qui crée du travail supplémentaire à court terme. Cependant, les avantages en valent la peine, car les procédures judiciaires gagnent en efficacité.
Bien que l’eDiscovery soit un processus numérique, les erreurs humaines restent possibles. Si votre équipe manque d’expérience, des erreurs peuvent se produire. Qu’il s’agisse de supprimer accidentellement des ESI ou d’endommager des métadonnées, toute erreur peut affecter l’ensemble de votre stratégie juridique.
Si vous souhaitez vous lancer dans l’eDiscovery, mais que ce domaine ne vous est pas familier, je vous recommande d’investir dans la formation de votre équipe informatique. Vous pouvez également externaliser ces activités jusqu’à ce que vous soyez prêt à utiliser l’eDiscovery en interne.
Qu’est-ce que la criminalistique numérique ?
La criminalistique numérique est-elle un autre terme pour désigner l’eDiscovery ?
Les deux termes peuvent sembler interchangeables, mais ils ne désignent pas la même chose.
En termes simples, les ESI que vous trouvez au cours du processus d’eDiscovery sont immédiatement disponibles. Elles seront généralement suffisantes pour être utilisées dans la plupart des procédures judiciaires. Le processus peut être maîtrisé par n’importe quel membre de votre équipe, avec une formation minimale.
En revanche, la criminalistique numérique est un domaine à part entière, et ses experts possèdent une formation et des compétences approfondies dans ce domaine.
Un enquêteur en criminalistique numérique s’intéresse davantage à ce qui se cache sous la surface. Il travaille généralement avec les services répressifs dans le cadre d’enquêtes criminelles, mais il peut également aider les cabinets d’avocats.
Ces professionnels utilisent des logiciels et d’autres outils pour découvrir des données qui pourraient autrement être perdues à jamais. Par exemple, même si un fichier compromettant a été supprimé, déplacé ou modifié, un enquêteur en criminalistique numérique peut contribuer à récupérer le document original. Ces experts savent comment retrouver des informations cachées sur des disques durs et des puces de stockage.
Il peut arriver que des ESI dont vous connaissez l’existence soient introuvables. À moins que vous ou un membre de votre équipe ne sachiez comment mener une enquête en criminalistique numérique, vous devrez faire appel à un expert.
Tendances des logiciels d’eDiscovery
Personne ne s’attend à ce que vous gériez tout cela seul. Les équipes d’eDiscovery s’appuient sur des logiciels à chaque étape du processus.
Le stockage de grandes quantités de données en interne est coûteux et comporte des risques de sécurité. C’est pourquoi les cabinets d’avocats se tournent vers des solutions infonuagiques. Lorsque le logiciel est hébergé dans le nuage, il peut être mis à jour en temps réel et vous pouvez adapter votre offre en fonction de vos besoins du moment.
Vous avez peut-être également remarqué que l’IA est sur toutes les lèvres. Cela peut sembler sortir d’un film de science-fiction, mais le futur est déjà là. Un robot n’est pas près de se lever au tribunal, mais les outils fondés sur l’IA peuvent nous aider à travailler plus efficacement.
Mais comment ?
Tout d’abord, l’IA peut aider au codage prédictif. Cela signifie que vous pouvez l’utiliser pour filtrer de vastes quantités d’ESI et signaler tout élément susceptible d’être pertinent pour la procédure judiciaire. L’IA peut analyser les données à votre place. Considérez-la comme un outil de recherche efficace qui peut vous aider à vous préparer à l’étape d’examen des documents du processus EDRM.
Différentes options sont disponibles, mais je prendrai la plateforme Microsoft Purview eDiscovery comme exemple. Le logiciel Purview propose différents niveaux, et vous pouvez choisir les fonctionnalités dont vous avez besoin en fonction de votre volume de dossiers et de votre budget.
La plateforme Microsoft Purview vous permet de créer un flux de travail automatisé. De la conservation à la collecte, puis à l’examen, les données sont analysées pour vous. Tout élément pertinent est intégré à une cartographie globale, prête à être analysée.
Voici un aperçu rapide du fonctionnement du processus Microsoft Purview :
- Définir les autorisations.
- Identifier et conserver les ESI.
- Créer une collection.
- Gérer et examiner le contenu.
- Exporter les données.
- Se préparer à l’examen.
Si vous souhaitez davantage d’options, j’ai compilé une liste des meilleurs outils d’eDiscovery. Ce guide présente Nextpoint, IPRO, Sightline, Everlaw, Epiq Discovery, Logikcull, RelativityOne, Smarsh, DISCO et Ricoh. Il comprend les avantages et les inconvénients, les fonctionnalités et bien plus encore.
Et, puisque je parle de technologie, vous pouvez essayer ces outils de recherche juridique.
Avant de souscrire à un service de plateforme eDiscovery, assurez-vous qu’il est conforme aux réglementations et sécurisé. L’externalisation ne signifie pas que vous n’êtes pas responsable si quelque chose tourne mal. Avant de choisir un produit, renseignez-vous et tenez compte des fonctionnalités dont vous avez besoin.
Tirer le meilleur parti du processus eDiscovery
L’eDiscovery peut soutenir vos efforts en matière de contentieux dans un large éventail de besoins. L’analyse des données numériques vous fournit des éléments de preuve qui, autrement, ne seraient pas accessibles avec une telle efficacité.
L’EDRM peut vous aider à tirer le meilleur parti du processus eDiscovery. N’oubliez pas qu’il comporte neuf étapes, dont certaines peuvent se chevaucher. Il commence par la GI, suivie de l’identification, de la préservation, de la collecte, du traitement et de l’examen.
Vient ensuite l’étape de l’analyse, suivie de la production et de la présentation devant le tribunal.
Différentes applications logicielles peuvent contribuer à rationaliser vos flux de travail. Les solutions d’IA et infonuagiques peuvent alléger la charge de vos équipes internes, en assurant l’automatisation et en leur faisant gagner du temps.
N’oubliez pas que la conformité et la sécurité seront une priorité absolue. Vous traiterez des données sensibles, ce qui exige une préservation et une confidentialité rigoureuses.
Et bien qu’ils ne soient pas souvent nécessaires, il arrivera qu’un enquêteur en informatique légale soit indispensable. Ces experts peuvent localiser les données cachées ou supprimées plus efficacement et plus précisément que les logiciels alimentés par l’IA.
