Asianajotoimiston ohjelmiston käyttöönotto: 10 keskeistä vaihetta

1. Projektiryhmän ja sidosryhmien kokoaminen

Aloitan aina kokoamalla projektiryhmän, johon kuuluu muitakin kuin IT-vastaava ja toimitusjohtajana toimiva osakas. Otan mukaan edustajia kaikista keskeisistä työnkuluista, joihin käyttöönotto vaikuttaa – osakkaista, juristeista, oikeusavustajista, laskutuksesta ja hallinnosta – koska ohjelmisto koskettaa asianajotoimiston jokaista osa-aluetta. Myös vaatimustenmukaisuuden tai riskienhallinnan edustaja on välttämätön, etenkin jos toimistosi käsittelee arkaluonteisia tai rajat ylittäviä tietoja.

Aloituskokous auttaa määrittämään roolit, tavoitteet ja sen, miltä onnistuminen käytännössä näyttää. Oikeudellisten projektien hallintaohjelmisto voi myös auttaa keskittämään vastuut, palautteen, määräajat ja käyttöönottoa koskevat päätökset. Olen oppinut kantapään kautta, että jos päätöksentekijöitä ja päivittäisiä käyttäjiä ei oteta mukaan heti alussa, palautteen perässä joutuu käyttämään viikkoja – tai vielä pahempaa, rakentamaan uudelleen prosesseja, joihin kukaan ei ole sitoutunut. Kokoamisvaihe ei ole oikea hetki kiistellä ominaisuuksista, mutta silloin on tärkeää saada ihmiset sitoutumaan ja asettaa odotukset. Mitä avoimempi ja osallistavampi olet nyt, sitä vähemmän vastarintaa kohtaat myöhemmin.

Kokeilujen ja erehdysten kautta olen koonnut seuraavat parhaat käytännöt, jotka säästävät aikaa ja vähentävät turhautumista projektiryhmää koottaessa:

• Ota mukaan eri toimintojen edustajia: Ota oikeudellisten toimintojen, hallinnon, talouden ja IT:n henkilöstö mukaan, jotta katvealueet havaitaan ajoissa.
• Nimeä projektin omistaja: Nimeä yksi henkilö johtamaan prosessia, seuraamaan tehtävien etenemistä ja ilmoittamaan esteistä.
• Perusta suorat palautekanavat: Anna kaikille selkeä tapa esittää kysymyksiä tai huolenaiheita käyttöönoton aikana.
• Selvitä tarkasti, kuka hyväksyy päätökset: Vältä viivästyksiä selvittämällä, minkä osakkaan tai johtajan on hyväksyttävä merkittävät valinnat.
• Sovi säännöllisistä ja lyhyistä tapaamisista: Älä odota ongelmien kasvamista suuriksi – pysy ennakoivana lyhyillä projektikokouksilla.

2. Nykyisen työnkulun ja infrastruktuurin arviointi

Käytän aikaa selvittääkseni tarkasti, miten asiat toimivat, ennen kuin uusi ohjelmisto otetaan käyttöön toimistossa. Tämä tarkoittaa tiimin jäsenten työn seuraamista, jotta näen todelliset prosessit käytännössä – en vain sitä, miten niiden pitäisi toimia, vaan myös sen, miten ne todella toteutuvat päivittäin. Dokumentoin jo käytössä olevat työkalut, pullonkaulat sekä ihmisten tai osastojen väliset riippuvuudet.

Tässä vaiheessa perusteellisten selvitysten ohittaminen voi tuntua houkuttelevalta, mutta pintapuolinen arvio johtaa lähes aina myöhemmin kalliisiin yllätyksiin. Olen nähnyt toimistojen olettavan, että kaikki työskentelevät samalla tavalla – ja huomaavan sitten, että oikeusavustajan henkilökohtainen kiertotapa rikkoo uuden järjestelmän toiminnan. Ota IT-tiimi mukaan laitteiston, yhteyksien ja tietoturvan rehelliseen arviointiin; mikään ei suista käyttöönottoa nopeammin raiteiltaan kuin se, että infrastruktuuri ei tue uusia työkalujasi. Kun kartoitat tilanteen nyt, uusi ohjelmisto mukautuu siihen, miten työntekijäsi jo työskentelevät, eikä päinvastoin.

Pidä silmällä näitä piileviä työnkulkuun ja teknologiaan liittyviä ongelmia – niiden huomaamatta jättäminen voi helposti sekoittaa projektisi myöhemmin:

• Varjo-IT: Henkilökunta käyttää henkilökohtaisia työkaluja tai sovelluksia virallisten järjestelmien ulkopuolella.
• Manuaaliset siirrot: Prosessit, jotka perustuvat laskentataulukoihin tai sähköpostiin ja jotka voivat rikkoutua automatisoinnin yhteydessä.
• Dataeristymät: Tiedot on tallennettu erillisiin järjestelmiin tai yksittäisille tietokoneille.
• Mukautetut mallit: Yrityskohtaiset asiakirjamuodot, jotka saatetaan joutua rakentamaan uudelleen uudessa ohjelmistossa.
• Vanhentunut laitteisto: Pöytätietokoneet tai palvelimet, joissa ei voida käyttää uusimpia ratkaisuja.

Join our Community

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Tietojen puhdistus ja siirtoon valmistautuminen

Tässä vaiheessa käyn olemassa olevat tiedot läpi samalla huolellisuudella kuin asiakirja-aineiston – oikoteitä ei ole. Tarkoituksena on varmistaa, ettemme ole tuomassa uuteen järjestelmään päällekkäisiä tietoja, vanhentuneita yhteystietoja tai vanhoja toimeksiantoja, jotka tekevät järjestelmästä sekavan. Otan aina mukaan henkilön, joka tuntee rekisterit parhaiten, kuten laskutusvirkailijan tai rekisterivastaavan, jotta epäjohdonmukaisuudet voidaan tunnistaa ja todella tarvittavat tiedot priorisoida.

Siirtoon valmistautuminen tarkoittaa muutakin kuin tiedostojen varmuuskopiointia; luon selkeät tiedostorakenteet, korjaan nimeämiseen liittyvät epäjohdonmukaisuudet ja varmistan, että tiedot ovat uuden ohjelmiston hyväksymissä muodoissa. En koskaan oleta, että siirtyminen tapahtuu yhdellä napsautuksella. Pienen tietonäytteen testaaminen ensin on paljastanut useamman piilevän ongelman ja säästänyt tuntikausia virheiden selvittämiseltä jälkikäteen. Kun puhdistat ja valmistelet tiedot nyt, käyttöönotto etenee nopeammin eikä tiimisi turhaudu puuttuviin tai virheellisiin tietoihin ensimmäisenä päivänä.

Pidä siirto järjestyksessä ja vältä ei-toivottuja yllätyksiä seuraavien vaiheiden avulla:

1. Laadi tietoluettelo: Luettele kaikki käytössäsi olevat tiedot – toimeksiannot, yhteystiedot, asiakirjat, laskutustiedostot ja kalenteritapahtumat.
2. Poista tarpeettomat tiedot: Poista päällekkäiset tiedot, vanhat yhteystiedot ja toimeksiannot, jotka eivät enää ole merkityksellisiä.
3. Yhtenäistä muodot: Varmista, että päivämääräkentät, puhelinnumerot ja tiedostonimet ovat yhdenmukaisia.
4. Testaa näytteellä: Suorita pienen tietojoukon siirto ennen kaiken siirtämistä.
5. Dokumentoi prosessi: Kirjaa myöhempää käyttöä varten, mitä siirrettiin, mitä jätettiin siirtämättä ja mitä tunnettuja erityispiirteitä prosessiin liittyy.

4. Järjestelmän määritys ja mukauttaminen

Tässä vaiheessa varmistan, että ohjelmisto on määritetty toimimaan juuri meidän yksilöllisen toimistomme tarpeiden mukaan – ei vain oletusasetuksilla. Käyn vaaditut juridisen asiakashallintaohjelmiston ominaisuudet läpi ennen kuin määritän käyttäjäoikeudet, laskutushinnat, työnkulut ja asiakirjamallit sen mukaan, miten todella käsittelemme toimeksiantoja ja palvelemme asiakkaita. Tässä vaiheessa sekä käytännön johtajien että IT-tuen tai toimittajan tuen näkemyksistä on hyötyä, sillä yksikin huomaamatta jäänyt yksityiskohta – puuttuva ryhmäoikeus tai väärä oletushinta – voi sekoittaa koko järjestelmän toiminnan.

Olen huomannut, että järjestelmän liiallinen mukauttaminen voi tuntua houkuttelevalta, mutta joskus se lisää ylläpitotarvetta myöhemmin. Keskityn olennaiseen ja dokumentoin jokaisen muutoksen, jotta käyttöönotto sujuu helpommin eivätkä päivitykset riko jotakin kuukausia myöhemmin. Varaudu toimistokohtaisiin tarpeisiin, kuten asiakasvarojen kirjanpitoon tai lainkäyttöaluekohtaisiin määräaikoihin, ja testaa nämä tilanteet etukäteen. Räätälöidyn määrityksen pitäisi auttaa tiimiäsi, ei hidastaa sen toimintaa tarpeettomilla lisäominaisuuksilla.

Tarkista tästä taulukosta järjestelmän määrityksen suurimmat sudenkuopat ja parhaat toimintatavat:

Toimi näin	Älä toimi näin	Esimerkki
Rajoita käyttöoikeudet roolin mukaan	Anna kaikille täydet ylläpitäjän oikeudet	Osakkaat näkevät vain omat toimeksiantonsa
Sovita mallit toimiston työnkulkuun	Kopioi toimittajan oletusmallit	Asiakkaan vastaanottoprosessi vastaa nykyistä toimintatapaa
Dokumentoi jokainen muutos	Jätä muutosten seuranta väliin	Luettele muutokset projektitiedostossa

5. Integrointi toimiston nykyisiin sovelluksiin

Tarkistan, miten juridisen työnkulun ohjelmistomme yhdistyy sähköpostiin, asiakirjahallintaan, taloushallintoon, ajanseurantaan ja tuomioistuinten sähköisten asiakirjojen toimittamisen työkaluihin ennen minkään integraation käyttöönottoa. Kyse ei ole vain tarkistuslistan täyttämisestä: tarkistan versioiden yhteensopivuuden, vaaditut ohjelmointirajapinnat ja järjestelmien väliset tietojen jakamisen käyttöoikeudet. Haluan IT- ja toimittajaedustajat paikalle käsittelemään teknisempiä vianmääritystilanteita, erityisesti mukautettujen integraatioiden tai vanhojen ohjelmistojen yhteydessä.

Jos jätät perusteellisen tarkistuksen tekemättä tässä vaiheessa, kalenterin synkronoinnin tai asiakirjojen automatisoinnin kaltaiset ominaisuudet voivat pysähtyä. Kokemukseni mukaan se, ettei kiinnitetä huomiota siihen, miten työkalut vaihtavat asiakastietoja, johtaa rikkoutuneisiin työnkulkuihin ja menetettyyn laskutettavaan työaikaan. Testaa jokainen integraatio tosielämän tilanteissa – esimerkiksi ohjaamalla esitietolomake alusta loppuun laskutukseen asti. Kirjaa kaikki dokumentaation puutteet ja ota loppukäyttäjät mukaan lopulliseen hyväksyntään. Integraatio ei ole ”aseta ja unohda” -ratkaisu; jatkuvaa synkronointia on valvottava, jotta häiriöt havaitaan ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia tiimille.

Pidä nämä integraatiovinkit mielessä, jotta uusi ohjelmistosi toimii sujuvasti yhteen yrityksesi nykyisten järjestelmien kanssa:

• Laadi aluksi järjestelmäkartta: Listaa kaikki muut sovellukset tai työkalut, jotka käsittelevät asiakas- tai toimeksiantotietoja.
• Kokeile yhtä integraatiota kerrallaan: Korjaa häiriöt ennen uuden yhteyden lisäämistä.
• Varmista käyttöoikeudet ja tietoturva: Varmista, että arkaluonteiset tiedot kulkevat vain sinne, minne niiden kuuluukin.
• Automatisoi yleiset työnkulut: Synkronoi esimerkiksi allekirjoitetut toimeksiantokirjeet asiakirjahallintajärjestelmän kanssa.
• Aikatauluta jatkuvat tarkistukset: Tarkista suorituskyky säännöllisesti, jotta virheet havaitaan ajoissa.

6. Tietojen siirto ja validointi

Siirron aikana työskentelen aina tiiviisti IT-osaston, toimittajan asiantuntijoiden ja niiden työntekijöiden kanssa, jotka tuntevat yrityksen tiedot parhaiten. Pelkkä tietueiden siirtäminen järjestelmästä toiseen ei riitä – varmistan, että kaikki todella päätyy oikeaan paikkaan. Siirron suorittaminen työajan ulkopuolella auttaa usein minimoimaan häiriöt, mutta varaudun viestimään tavallista enemmän, jos työntekijöiden on odotettava ennen kuin he pääsevät käsiksi tiedostoihin.

Tuonnin jälkeen tarkistan jokaisen tietotyypin: toimeksiannot, asiakasprofiilit, kalenterimerkinnät, laskutustiedot ja asiakirjalinkit. Käyttäjien tekemä pistokoetarkistus on tärkeä – pyydä päivittäin tietojen parissa työskenteleviä tarkistamaan, ettei mitään tietoja puutu tai ole yhdistetty väärin. Varaudun pieniin ongelmiin, kuten vaihtuneisiin osoitekenttiin tai linkittymättä jääviin liitteisiin, ja pidän selkeän korjaussuunnitelman valmiina. Kun lopulliseen validointiin varataan riittävästi aikaa, kaikkien ongelmat vähenevät ja luottamus uuteen alustaan rakentuu heti alusta alkaen.

Noudata näitä parhaita käytäntöjä, kun olet valmis siirtämään ja validoimaan yrityksesi tiedot:

1. Luo varmuuskopio: Tallenna aina muuttamattomana säilytettävä kopio nykyisestä tietokannastasi ennen aloittamista.
2. Ilmoita käyttäjille: Kerro yritykselle, milloin siirto tehdään ja millaisia vaikutuksia on odotettavissa.
3. Suorita kokeilusiirto: Käytä esimerkkiaineistoa ongelmien havaitsemiseksi ajoissa.
4. Tarkista kaikki tietuetyypit: Validoi yhteystiedot, toimeksiannot, kalenterimerkinnät, asiakirjat ja laskutustiedot.
5. Dokumentoi ongelmat ja korjaukset: Seuraa kaikkia ongelmia ja varmista niiden ratkaisut ennen hyväksyntää.

7. Käyttäjähyväksyntätestaus

Varmistan aina, että todelliset loppukäyttäjät johtavat testausprosessia – eivät ainoastaan IT-henkilöstö tai projektipäälliköt. Asianajajat, avustavat lakimiehet ja hallinnollinen henkilöstö käyvät läpi päivittäisiä tehtäviä, kuten uusien toimeksiantojen avaamista, laskujen luomista tai asiakirjojen etsimistä. Heidän käytännön palautteensa on paras tapa havaita kaikki sellainen, mikä hidastaa tai hämmentää työntekijöitä ennen käyttöönottoa.

Nämä käyttäjät etsivät tosielämän ”kompastuskiviä”, kuten epäselviä kehotteita tai väärin ohjautuvia työnkulkujen hyväksyntöjä. Olen havainnut hyödylliseksi laatia testauskäsikirjoituksia todellisten toimistotilanteiden pohjalta ja kannustaa käyttäjiä kirjaamaan virheet ja ehdotukset suoraan yhteiseen lokiin. Varaa aikaa useille palautekierroksille ja aseta etusijalle sellaisten korjausten tekeminen, jotka estävät kiireellisten tehtävien hoitamisen. Tiivis yhteistyö testaajien, IT-osaston ja ohjelmistotoimittajan välillä lyhentää aikataulua ja vahvistaa käyttäjien luottamusta ennen julkaisua.

Tässä on muutamia testitilanteita, jotka sinun tulisi sisällyttää käyttäjähyväksyntävaiheeseen:

• Avaa uusi toimeksianto: Tarkista, pystyykö käyttäjä syöttämään kaikki vaaditut tiedot ja tallentamaan ne.
• Suorita eturistiriitojen tarkistus: Varmista, että ristiriitoja koskevat säännöt käynnistyvät odotetusti.
• Laadi ja lähetä lasku: Varmista, että mallipohjiin täyttyvät oikeat laskutustiedot.
• Etsi asiakastiedosto: Testaa tiedostojen nopea käyttö useista eri lähtöpisteistä.
• Ohjaa asiakirja hyväksyttäväksi: Tarkkaile, miten ilmoitukset ja käyttöoikeudet toimivat käytännössä.

8. Henkilöstön koulutus ja muutoksenhallinta

Aloitan mukauttamalla koulutustilaisuudet kullekin roolille – asianajajille, tukihenkilöstölle ja johdolle – jotta jokainen saa käytännön harjoitusta itselleen tärkeimmistä työnkuluista. Koulutuksessa ei kuitenkaan ole kyse vain ominaisuuksista; varmistan, että selitän, miksi muutoksia tehdään, miten ohjelmisto vaikuttaa päivittäisiin tehtäviin ja mistä saa apua ongelmatilanteissa. Olen huomannut, että ylimääräinen aika kysymyksille ja vastauksille sekä pikaoppaat ja tarvittaessa katsottavat videot auttavat henkilöstöä pysymään luottavaisempana ja vähentävät turhautumista, kun kysymyksiä ilmenee myöhemmin.

Muutosjohtaminen ulottuu koulutuspäiviä pidemmälle. Tunnistan koko yrityksestä muutosmestarit, jotka voivat vahvistaa uusia toimintatapoja ja tuoda esiin ongelmia käyttöönoton jälkeen. Jatkuva tuki – olipa kyseessä reaaliaikainen tukipalvelu tai säännölliset avoimet neuvontatilaisuudet – vaikuttaa merkittävästi käyttöönottoon. Tiimit käyttävät ohjelmistoa paljon todennäköisemmin johdonmukaisesti, jos ne kokevat saavansa tukea ja näkevät hyödyt varhain. Varhaisten omaksujien huomioiminen ja nopeiden onnistumisten jakaminen auttavat myös rakentamaan myönteistä kehitysvauhtia.

Vertaa tämän taulukon avulla, mikä toimii ja mikä kostautuu, kun tuet tiimiäsi koulutuksen ja muutoksen aikana:

Tee	Älä tee	Esimerkki
Tarjoa roolikohtaista koulutusta	Tarjoa vain yleisiä esittelyjä	Mukautetut työnkulut avustaville lakimiehille
Jaa koulutusmateriaalit hyvissä ajoin	Odota käyttöönottoon asti ennen jakamista	Lähetä pikaoppaat viikkoa ennen
Järjestä jatkuva tuki	Oleta, että kertaluonteinen koulutus riittää	Neuvonta-ajat ja vertaistukihenkilöt

9. Käyttöönotto ja valvottu jalkautus

Kun julkaisupäivä koittaa, paikalla on aina oma tukiryhmäni – IT-henkilöstöä, järjestelmänvalvojia ja muutama toimittajan edustaja – valmiina auttamaan. Laadin viestintäsuunnitelman etukäteen, jotta käyttäjät tietävät, mistä saada nopeasti apua tai kiertotapoja, jos ongelmia ilmenee. Varhaiset tarkistukset kriittisimpien tiimien kanssa auttavat havaitsemaan heti kaiken, mikä uhkaa laskutusta, asiakasvastausten toimitusaikoja tai määräaikoja. Korjaan mieluummin pienet ongelmakohdat ensimmäisenä päivänä kuin annan turhautumisen kasvaa viikkojen ajan.

Valvottu jalkautus tarkoittaa sen aktiivista seurantaa, miten todellinen työ kulkee järjestelmän läpi, eikä pelkästään tukipyyntöjen odottamista. Tarkistan lokit säännöllisesti, pyydän palautetta ja kannustan ihmisiä ilmoittamaan ongelmista, myös pienistä ärsytyksen aiheista. Jalkautuksen vaiheistaminen – esimerkiksi aloittamalla yhdestä asiantuntijaryhmästä – antaa tiimille mahdollisuuden korjata väistämättömät alkuvaiheen puutteet ennen kuin koko yritys altistuu uuden ohjelmiston ongelmille. Mitä sujuvammin hallitset nämä ensimmäiset viikot, sitä nopeammin kaikki sitoutuvat uuteen työskentelytapaan.

Tarkkaile näitä varhaisia varoitusmerkkejä, kun eteneminen alkaa hidastua jalkautuksen aikana:

• Myöhästyneet määräajat: Tiimit alkavat yhtäkkiä viivytellä toimeksiantojen avaamisessa tai laskutuksessa.
• Toistuvat kysymykset: Useat käyttäjät pyytävät samaa apua tai selvennystä.
• Manuaaliset kiertotavat: Henkilöstö palaa laskentataulukoiden tai sähköpostiketjujen käyttöön.
• Tukipyyntöjen piikit: IT-tukipyyntöjen määrä kasvaa äkillisesti keskeisiin työnkulkuihin liittyvien ongelmien vuoksi.
• Alhaiset kirjautumisasteet: Käyttölokit osoittavat, etteivät työntekijät kirjaudu sisään odotetusti.

10. Käyttöönoton jälkeinen arviointi ja optimointi

Käyttöönoton jälkeen kokoan projektiryhmän, loppukäyttäjät ja toimittajan yhteyshenkilöt tarkastelemaan rehellisesti, mikä onnistui ja missä on edelleen kitkaa. Palautteen kerääminen voi tarkoittaa kyselyitä, pienryhmäkeskusteluja tai yksinkertaisesti tukipalvelun lokin tarkistamista pitkittyneiden ongelmakohtien löytämiseksi. Kiinnitän huomiota toistuviin ongelmiin, huomiotta jääneisiin pyyntöihin ja ominaisuuksiin, joiden käytössä tiimeillä on edelleen vaikeuksia – ne osoittavat, missä seuraavat parannukset on tehtävä.

Optimointi ei rajoitu virheiden korjaamiseen. Tarkistan työnkulut, raportointityökalut ja jopa koulutusdokumentaation muutaman kuukauden välein. Säännölliset tarkistukset helpottavat mallipohjien päivittämistä, käyttöoikeuksien säätämistä ja sellaisten pienten ominaisuuksien käyttöönottoa, joita käyttäjät alkavat kaivata nähtyään järjestelmän käytännössä. Henkilöstön kannustaminen parannusehdotuksiin ja tulosten jakaminen ylläpitävät myönteistä ilmapiiriä ja varmistavat, että järjestelmä sopii jatkossakin yrityksen työskentelytapaan eikä vain siihen, miten se alun perin määritettiin.

Noudata näitä vaiheita saadaksesi mahdollisimman paljon hyötyä käyttöönoton jälkeisestä arvioinnista:

1. Varaa palautetilaisuudet: Tapaa eri käyttäjäryhmiä ensimmäisen kuukauden aikana.
2. Arvioi tukipyynnöt: Tarkista toistuvat ongelmat tai vähälle käytölle jääneet ominaisuudet.
3. Aseta korjaukset tärkeysjärjestykseen: Keskity ensin kaikkeen, mikä vaikuttaa asiakkaisiin tai viranomaismääräaikoihin.
4. Juhlista onnistumisia: Jaa parannukset ja ensimmäiset onnistumiset koko yrityksen kanssa.
5. Suunnittele seuraava arviointi: Sovi päivämäärä työnkulkujen ja päivitysten tarkistamiselle kolmen–kuuden kuukauden kuluttua.

More Articles

• 10 parasta asianajotoimiston johtamisen yhteisöä, joihin liittyä vuonna 2026
• 14 juridiikan asianhallintaohjelmiston hyötyä selitettynä
• 16 oikeushenkilöiden hallintaohjelmiston tärkeintä hyötyä selitettynä

Parhaat asianajotoimiston ohjelmistot harkittaviksi

Tässä on lyhyt listani parhaista asianajotoimiston ohjelmistoratkaisuista:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Bill4Time — Paras mobiiliajan seurantaan
2. 2. 8am — Parhaimmillaan sisäänrakennettujen vaatimustenmukaisuuden hallintatoimintojen ansiosta
3. 3. PracticePanther — Paras saumattomaan asiakasviestintään
4. 4. Smokeball — Paras asiakirjojen automatisointiin
5. 5. Clio — Paras kattaviin integraatioihin ja mukautettavuuteen
6. 6. CasePeer — Paras edistyneeseen tapausanalytiikkaan
7. 7. CloudLex — Sopii henkilövahinkoihin erikoistuneille asianajotoimistoille
8. 8. CosmoLex — Paras kattavaan taloushallintoon
9. 9. Rocket Matter — Paras sujuvaan laskutukseen ja laskujenhallintaan
10. 10. NextChapter — Paras konkurssiasioihin erikoistuneille asianajajille

Parhaat käytännöt asianajotoimiston ohjelmiston onnistuneeseen käyttöönottoon

Parhaatkin työkalut voivat jäädä tehottomiksi, jos lähestymistapasi ei ole oikea. Käytä tätä taulukkoa yleisten virheiden tarkasteluun ja käytännön keinoihin, joilla käyttöönotto onnistuu:

Älä tee näin	Toimi sen sijaan näin:
Ohita tarpeiden arviointi ja siirry suoraan käyttöönottoon	Järjestä kartoitustilaisuuksia kaikkien käytäntöryhmien kanssa
Jätä henkilöstö kouluttautumaan itsenäisesti käyttöoppaiden avulla	Tarjoa tehtäväkohtainen koulutus ja reaaliaikaiset kysely- ja vastaustilaisuudet
Suorita datan puhdistus ennen siirtoa	Tarkasta ja yhdenmukaista tietueet ennen tietojen siirtämistä
Luota käyttöönotossa yhteen vastuuhenkilöön	Muodosta projektiryhmä, johon osallistuvat IT-henkilöstö, asianajajat ja hallinto
Odota työnkulkujen määrittämistä käyttöönoton jälkeen	Mukauta työnkulut ja mallipohjat etukäteen
Jätä julkaisun jälkeiset alhaiset käyttäjien omaksumisasteet huomiotta	Seuraa järjestelmän käyttöä ja ota yhteyttä henkilöstöön, jos he palaavat vanhojen työkalujen käyttöön
Torju varhaiset valitukset muutosvastarintana	Reagoi palautteeseen nopeasti ja mukauta käyttöönottosuunnitelmaa

Jäsennelty käyttöönottosuunnitelma luo toimistollesi edellytykset pitkäaikaiseen menestykseen

Kun ohjelmistosi on otettu käyttöön ja optimoitu, seuraava vaihe on varmistaa, että se tuottaa jatkuvasti arvoa – ja tämä alkaa ymmärtämällä juridisen asianhallintaohjelmiston hyödyt, joita toimistosi voi odottaa päivittäisessä käytössä esimerkiksi asioiden seurannassa, laskutuksessa ja asiakasviestinnässä.