Juridisten asioiden hallinta: prosessi, hyödyt & ohjelmisto

Oikeudellisten asioiden hallinta tarkoittaa sitä, miten asianajotoimistot seuraavat, järjestävät ja vievät jokaista asiaa eteenpäin toimeksiannon vastaanottamisesta sen päättämiseen – ja ilman selkeää järjestelmää asioita jää hoitamatta. Määräajat ylittyvät, asiakirjat hautautuvat ja laskutus viivästyy. Olen nähnyt, kuinka nopeasti kasvava asiakasmäärä kuormittaa kokeneitakin tiimejä, jos käytössä ei ole oikeanlaista rakennetta.

Tämä opas kattaa koko prosessin: asiakkaan vastaanoton, asiakirjojen hallinnan, tekoälyn, tietoturvan ja ohjelmiston käyttöönoton. Jos arvioit parasta oikeudellisten asioiden hallintaohjelmistoa, löydät täältä erittelyn tärkeimmistä ominaisuuksista sekä siitä, mitä sellaisen käyttöönotto toimistossasi edellyttää.

Mitä oikeudellisten asioiden hallinta tarkoittaa?

Oikeudellisten asioiden hallinta on prosessi, jossa järjestetään, seurataan ja viedään eteenpäin kaikkia toimistosi hoitamia asioita – ensimmäisestä asiakkaan puhelusta lopulliseen laskutukseen. Se kattaa kaiken: kuka vastaa mistäkin, mitkä määräajat lähestyvät, missä asiakirjoja säilytetään ja miten viestintä kirjataan. Ilman selkeää järjestelmää aikaa kuluu hukkaan ja yksityiskohtia jää huomaamatta jopa hyvin resursoiduissa toimistoissa.

Ajattelen sitä oikeudellisen työn toiminnallisena selkärankana. Se ei ole näyttävää, mutta juuri se erottaa kasvavat toimistot jatkuvasti kiireessä työskentelevistä toimistoista.

On myös syytä erottaa oikeudellisten asioiden hallinta tuomioistuinten käyttämästä asioiden hallinnasta. Tuomarit käyttävät asioiden hallintaa oikeudenkäyntien aikataulujen ohjaamiseen ja istuntojen järjestämiseen.

Oikeudellisten asioiden hallintaohjelmistojen tyypit

Erilaisten oikeudellisten asioiden hallintaohjelmistojen tyyppien ymmärtäminen voi auttaa selventämään, miten ne tukevat erilaisia työnkulkuja ja tarpeita.

Kuka käyttää oikeudellisten asioiden hallintaohjelmistoa?

Tämä ohjelmisto soveltuu parhaiten seuraavanlaisille tiimeille ja organisaatioille:

• Asianajotoimistot: Pienet, keskisuuret ja suuret toimistot, jotka hallinnoivat useita asioita ja määräaikoja.
• Organisaatioiden sisäiset oikeusosastot: Yritysten oikeustiimit, jotka hallinnoivat sopimuksia, oikeudenkäyntejä ja vaatimustenmukaisuushankkeita.
• Oikeusapujärjestöt: Yleishyödylliset organisaatiot, jotka tarjoavat oikeudellisia palveluja yksityishenkilöille tai yhteisöille.
• Julkishallinnon oikeustoimistot: Julkisen sektorin tiimit, jotka hoitavat sääntelyyn, valvontaan tai oikeudenkäynteihin liittyviä tehtäviä.
• Erikoistuneet asianajotoimistot: Erikoistuneet toimistot, joiden toimialoja ovat esimerkiksi maahanmuutto- tai immateriaalioikeus.

Miksi oikeudellisten asioiden hallinta on tärkeää: keskeiset hyödyt

Hyvä asioiden hallinta ei ainoastaan pidä kaikkea järjestyksessä. Se vaikuttaa suoraan toimistosi kannattavuuteen, asiakassuhteisiin ja riskialttiuteen. 

Toimistot menettävät tuloja, sillä noin 14 % laskutettavista tunneista jää laskuttamatta ja 10 % laskutetuista palkkioista jää perimättä. Jäsennelty asioiden hallintajärjestelmä paikkaa nämä aukot ja tuottaa samalla selkeitä toiminnallisia ja taloudellisia hyötyjä koko toimistolle.

Tehokkaan asioiden hallinnan keskeisiä hyötyjä ovat:

• Vähemmän hallinnollista kuormaa: Pienten asianajotoimistojen asianajajat käyttävät enemmän aikaa asianajotyöhön ja vähemmän hallinnollisiin tehtäviin – vuonna 2023 pienten toimistojen asianajajat käyttivät 61 % ajastaan laskutettavaan työhön, kun edellisvuonna osuus oli 56 %.
• Vähemmän unohtuneita määräaikoja: Keskitetty kalenterinhallinta tarkoittaa, että oikeudenkäyntipäivät, asiakirjojen jättämisen määräajat ja asiakassitoumukset ovat kaikkien nähtävillä eivätkä hautaudu jonkun sähköpostilaatikkoon.
• Tehokkaampi viestintä asiakkaiden kanssa: Asiakkaat tietävät, mitä heidän asiansa käsittelyssä tapahtuu. Tämä läpinäkyvyys rakentaa luottamusta ja vähentää niiden tilannepäivityksiä koskevien puheluiden määrää, joihin tiiminne joutuu vastaamaan.
• Vahvempi taloudellinen suorituskyky: Rakenteiseen hallintaan siirtyvät toimistot voivat säästää yli 15 tuntia kuukaudessa.
• Pienempi ammatillisen vastuun riski: Dokumentoitu ja tarkastettavissa oleva työnkulku vähentää riskiä siitä, että laiminlyönti johtaa kurinpitotoimiin.

Oikeudellisten asioiden hallintaohjelmiston tapaustutkimukset

Tässä osiossa esitellään tapaustutkimuksia, jotka osoittavat, miten oikeudellisten asioiden hallintaohjelmisto muuttaa päivittäistä toimintaa. Näet tosielämän esimerkkejä siitä, millaisia haasteita tiimit kohtasivat ennen käyttöönottoa ja millaisia vaikutuksia erilliseen alustaan siirtymisellä oli.

Join our Community

Get Free Access

Have an account? Log In

Tapaustutkimus: Ceiba Fôrten asianajotoimiston Clio-käyttöönotto

Ceiba Fôrte Law Firm siirtyi Clioon todettuaan aiemman asioidenhallinta-alustansa kömpelöksi ja vaikeaksi käyttää. Se etsi intuitiivisempaa ohjelmistoa sekä henkilöstölle että asiakkaille. Clion käyttäjäystävällisen suunnittelun ansiosta toimisto pääsi nopeasti alkuun ja pystyi hyödyntämään Clio Managen toiminnanhallinta- ja asiakirjojen jakamistoimintoja sekä Clio Payments -maksutoimintoja toimiakseen suuremman toimiston tavoin ilman lisähenkilöstön palkkaamista.

Tässä ovat Ceiba Fôrte Law Firmin oikeudellisten asioiden hallintaohjelmiston käyttöönoton tulokset:

• 25 %:n kasvu vuodesta toiseen: Toimisto kasvoi COVID-19-pandemian aikana, koska se oli jo täysin pilvipohjainen Cliossa ennen etätyön välttämättömäksi tulemista.
• Tehtävien nopeampi suorittaminen: Tehtävät, joihin aiemmin kului 15–20 minuuttia, veivät Clioon siirtymisen jälkeen noin 5 minuuttia.
• 100 %:n maksujen perintäaste: Toimisto säilytti 100 %:n asiakasmaksujen perintäasteen, ja 90 % asiakkaista maksoi laskunsa kortilla Clio Paymentsin kautta.
• Pienemmät yleiskustannukset: Toimisto vältti lisähenkilöstön tai ulkopuolisten toimeksisaajien palkkaamisen hoitamalla hallinnolliset työt suoraan Cliossa.
• Asiakkaiden luottamuksen vahvistuminen: Asiakkaat saivat turvallisen ja suoran pääsyn asiakirjoihinsa sekä asiansa tilaan, mikä vähensi edestakaista viestintää henkilöstön kanssa.

Tapaustutkimus: Axiom Medicalin Xakian käyttöönotto

Axiom Medical tarvitsi asioidenhallintaratkaisun, joka auttaisi sitä hallitsemaan oikeudellisia asioitaan ja mahdollistaisi samalla oikeudellisen osaston suorituksen seurannan ja raportoinnin hallitukselle. Arvioituaan useita toimittajia se valitsi Xakian, joka tarjosi käyttövalmiin raportointiratkaisun ja vastasi osaston tarpeisiin lähes välittömästi.

Tässä ovat Axiom Medicalin oikeudellisten asioiden hallintaohjelmiston käyttöönoton tulokset:

• Satoja säästettyjä työtunteja: Oikeudellinen johtaja katsoi Xakian säästäneen häneltä satoja työtunteja erityisesti tiimin pienentyessä neljästä henkilöstä kahteen.
• Yhtenäistetty pyyntöprosessi: Useat hajanaiset kanavat oikeudellisen tuen pyytämiseen korvattiin yhdellä keskitetyllä pyyntöprosessilla.
• Johtoryhmän raportoinnin parantuminen: Oikeudellinen osasto loi Xakian raportointityökalujen avulla vahvemman ja läpinäkyvämmän raportointisuhteen ylimpään johtoon.
• Parempi näkyvyys asioihin: Tiimi sai reaaliaikaisen näkyvyyden määräaikoihin, työkuormiin ja asioiden tilaan ilman sähköpostitse tehtäviä seurantapyyntöjä.
• Osaston arvon osoittaminen: Muu liiketoiminta arvioi oikeudellisia tiimejä niiden suorituksen perusteella. Kirjaamalla ja raportoimalla työnsä Xakia auttoi osastoa osoittamaan arvonsa koko organisaatiolle.

Nämä tulokset kuvastavat joitakin oikeudellisten asioiden hallintaohjelmiston laajemmista hyödyistä.

Oikeudellisten asioiden hallintaprosessi: vastaanotosta päättämiseen

Asioidenhallintaprosessi koostuu määritellyistä vaiheista. Jokaisella vaiheella on omat tehtävänsä, vastuuhenkilönsä ja toimitettavat tuloksensa. Prosessi etenee tyypillisesti seuraavasti:

• Asiakkaan vastaanotto: Kerää asiakkaan tiedot, tee esteellisyystarkistus, solmi toimeksiantosopimus ja avaa asia järjestelmässäsi.
• Asian strategia: Määritä oikeudelliset tavoitteet, jaa tiimin roolit ja laadi alustava aikataulu.
• Asiakirjojen ja todisteiden keruu: Kerää, järjestä ja kirjaa kaikki asiaankuuluvat materiaalit – sopimukset, kirjeenvaihto, oikeudenkäyntiaineisto, potilasasiakirjat ja niin edelleen.
• Viestinnän hallinta: Seuraa kaikkea asiakkaan ja vastapuolen avustajan välistä viestintää. Dokumentoi jokainen puhelu, sähköposti ja tapaaminen.
• Tehtävien ja määräaikojen hallinta: Aseta oikeudenkäyntipäivät, asiakirjojen jättämisen määräajat ja sisäiset välitavoitteet. Jaa tehtävät ja seuraa niiden valmistumista.
• Taloudenhallinta: Kirjaa laskutettava työaika ja kulut niiden syntyessä. Älä anna laskutuksen jäädä työn jälkeen.
• Oikeudenkäyntiin valmistautuminen: Järjestä perustelut, valmistele todistajat ja kokoa oikeudelle toimitettavat asiakirjat.
• Neuvottelut ja sovinto: Dokumentoi kaikki sovintoneuvottelut, tarjoukset ja vastatarjoukset. Pidä asiakas ajan tasalla jokaisessa vaiheessa.
• Oikeudenkäynti: Koordinoi käytännön järjestelyt, hallinnoi oikeudenkäyntiaineistoa ja seuraa reaaliaikaisia tapahtumia.
• Asian päättäminen: Viimeistele laskutus, arkistoi asiakirjat, palauta asiakkaan asiakirjat ja päätä asia järjestelmässäsi.

Kannustan tiimejä käsittelemään asian päättämistä yhtä järjestelmällisesti kuin asiakkaan vastaanottoa. Huolimattomasti hoidettu toimeksiannon päättäminen lisää vaatimustenmukaisuusriskiä ja vaikeuttaa myöhempää tiedonhakua.

Nykyaikaisen asianhallintajärjestelmän keskeiset osat

Asiakkaan vastaanotto ja viestintä

Asiakkaan vastaanotto on vaihe, jossa asianhallintaprosessi joko alkaa vankalta pohjalta tai ei. Hyvä vastaanottoprosessi, jota tukee usein asiakkaan vastaanottoon tarkoitettu ohjelmisto, kerää kaikki olennaiset tiedot heti alussa: yhteystiedot, asian tyypin, vastapuolet (esteellisyystarkistuksia varten) ja edustuksen laajuuden.

Asiakasportaaleista on tullut vakiintunut osa asiakkaan vastaanottoa ja viestintää. Ne tarjoavat asiakkaille suojatun kanavan asiakirjojen lataamiseen, päivitysten tarkasteluun ja viestien lähettämiseen – vähentäen sähköpostiketjujen edestakaista viestintää ja pitäen kaiken viestinnän keskitettynä ja kirjattuna.

Asiakirjahallinta

Jokaisessa asiassa syntyy huomattava määrä asiakirjoja, ja sillä on merkitystä, missä niitä säilytetään. Asianhallintajärjestelmän pitäisi antaa tiimillesi mahdollisuus tallentaa, versioida, hakea ja jakaa asiakirjoja yhdestä sijainnista, joka on suoraan yhdistetty asiaan.

Järjestämättömään asiakirjojen säilytykseen liittyvät riskit ovat todellisia: kadonneet todisteet, päällekkäiset versiot ja luvaton pääsy. Etsi järjestelmää, joka tukee kansiorakenteita, käyttöoikeuksien hallintaa ja auditointilokeja.

Kalenterinhallinta, määräajat ja tehtävien hallinta

Myöhästyneet määräajat ovat yksi yleisimmistä ammattivirhevaatimusten aiheuttajista. Keskitetty kalenterinhallinta – joka on jaettu koko tiimin kesken – varmistaa, että jokainen kuulemispäivä, asiakirjojen jättämisen määräaika ja vanhentumisaika on näkyvissä ja seurattavissa.

Tehtävien hallinta täydentää kalenterinhallintaa. Kyse ei ole vain siitä, että määräajan olemassaolo tiedetään, vaan myös vastuun jakamisesta, sisäisten määräaikojen asettamisesta ja työn valmistumisen varmistamisesta ennen ulkoisen määräajan umpeutumista.

Ajankäytön seuranta, laskutus ja laskujen laatiminen

61 % yrityksistä ilmoittaa tehokkuuden parantuneen tekoälypohjaisen laskutuksen ja laskujen lähettämisen ansiosta, mikä vähentää virheitä ja nopeuttaa maksusuorituksia. Tämä luku heijastaa laajempaa todellisuutta: laskutus on alue, jolla useimmat yritykset menettävät eniten tuloja.

Työaika tulisi kirjata mahdollisimman lähellä reaaliaikaa – sitä ei pitäisi rekonstruoida viikon lopussa. Sisäänrakennetulla ajanseurannalla varustettu asianhallintajärjestelmä helpottaa tätä, koska asianajajat voivat kirjata työaikansa suoraan toimeksiannolle mistä tahansa.

Laskutuksen osalta kannattaa etsiä järjestelmiä, jotka tukevat useita palkkiorakenteita: tuntiveloitusta, kiinteää palkkiota, tulospalkkiota ja hybridimallia. Asiakasvarojen kirjanpidon tulisi olla sisäänrakennettu ominaisuus, ei jälkikäteen lisätty toiminto.

Raportointi ja analytiikka

Raportointi antaa yrityksen johdolle selkeän kuvan taloudellisesta tilanteesta, työmäärän jakautumisesta ja asioiden etenemisestä. Hyödyllisimmissä raporteissa seurataan asianajajakohtaisia laskutettavia työtunteja, toteutuneen laskutuksen osuuksia, myyntisaamisten ikää ja toimeksiantojen kannattavuutta.

Menestyneimmät yritykset eivät ainoastaan hallinnoi asioita, vaan seuraavat myös suorituskykyä, asiakastrendejä ja taloudellista tilannetta. Ne raportoivat tehokkuuden kasvusta, vahvemmasta kassavirrasta ja paremmasta asiakastyytyväisyydestä. Suhtautuisin raportointiin neljännesvuosittaisen tehtävän sijaan viikoittaisena tapana.

Tekoälyn rooli oikeudellisessa asianhallinnassa

Tekoälyn käyttöaste oikeusyhteisössä nousi 78 prosenttiin kahden viime vuoden aikana, ja syy tähän on helppo nähdä. Tekoälystä on aidosti hyötyä suurivolyymisissa ja toistuvissa tehtävissä, jotka kuormittavat oikeudellisia tiimejä.

Tärkein syy siihen, että oikeudelliset ammattilaiset käyttävät tekoälytyökaluja, on avustaminen asia- tai oikeustieteellisessä tutkimuksessa (66 %). Seuraavina tulevat asiatapausten historioiden tiivistäminen (39 %) sekä asiakirjojen laatiminen, tarkastelu ja analysointi (36 %).

Asianhallinnan yhteydessä tekoäly tuo lisäarvoa muutamilla erityisillä alueilla:

• Asiakirjojen tarkastelu ja tiivistäminen: Tekoäly voi tuoda esiin olennaiset lausekkeet, merkitä ristiriidat ja tiivistää pitkät asiakirja-aineistot käyttökelpoisiksi yhteenvedoiksi.
• Määräaikojen ja työnkulkujen automatisointi: Tekoälyavusteiset järjestelmät voivat täyttää määräajat automaattisesti toimivaltasääntöjen tai asian tyypin perusteella.
• Laskutuksen automatisointi: Työaikamerkintöjen kirjaaminen ja luokittelu tekoälyn avulla vähentää manuaalista työtä ja alilaskutuksen riskiä.
• Ennakoivat näkemykset: Jotkin alustat käyttävät historiatietoja tunnistaakseen toimeksiannot, joissa budjetti saattaa ylittyä tai välitavoite jäädä saavuttamatta.

Vakavasti otettavat tekoälyyn liittyvät varoitukset

87 % oikeudenkäyntien tukipalveluista vastaavista johtajista pitää tekoälyavusteista asianhallintaohjelmistoa kilpailuetuna, mutta tämä ei tarkoita, että jokainen tekoälyominaisuus olisi valmis tuotantokäyttöön.

Riskeihin kuuluvat tekoälyn hallusinaatiot (keksityt viittaukset tai tosiseikat), tulosten vaihteleva laatu sekä luottamuksellisuuteen liittyvät huolet, kun tietoja lähetetään ulkoisille palvelimille. Ennen tekoälytyökalun käyttöönottoa varmista, miten tietojasi käsitellään, tarkastetaanko tulokset ennen niiden käyttöä ja onko työkalu arvioitu toimivaltasi eettisten sääntöjen perusteella.

Mitä oikeudelliselta asianhallintaohjelmistolta kannattaa etsiä

Oikea ohjelmisto riippuu yrityksesi koosta, oikeudenaloista ja työnkulkujen monimutkaisuudesta. Nämä kriteerit ja olennaiset ominaisuudet tarjoavat silti käytännölliset puitteet mahdollisten alustojen tasapuoliseen vertailuun: 

Oikeudellisten käytäntöjen hallintaohjelmistojen markkinat ovat kasvaneet 2,57 miljardista dollarista vuonna 2024 2,84 miljardiin dollariin vuonna 2025, joten vaihtoehdoista ei ole pulaa. Hyödynnä ilmaisia paketteja ja ilmaisia kokeilujaksoja ja ota arviointiprosessiin mukaan asianajajat ja henkilöstö, jotka tulevat tosiasiassa käyttämään järjestelmää.

Suosituksia oikeudellisten asioiden hallintaohjelmistoista 

Tässä on joitakin suosittelemiani oikeudellisten asioiden hallintatyökaluja.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Mitratech Casecloud — Paras valinta asiakirjojen automatisoinnin tehokkuuteen
2. 2. PracticePanther — Paras käyttäjäystävälliseen käyttöliittymään ja mukautettavuuteen
3. 3. 8am — Paras helppoon tehtävien ja määräaikojen järjestämiseen
4. 4. Smokeball — Paras pilvipohjaiseen automaatioon ja laskutukseen
5. 5. CARET Legal — Paras tekoälypohjaiseen juridiseen analytiikkaan
6. 6. CosmoLex — Paras sisäänrakennettuihin lakialan kirjanpitotyökaluihin
7. 7. Rocket Matter — Parhaimmillaan innovatiivisten ajanseurantaominaisuuksien ansiosta
8. 8. LEAP — Parhaiten mobiilikäytettävyyttä hakeville asianajotoimistoille
9. 9. AbacusLaw — Paras monipuoliseen asianajotoimiston käytäntöjen hallintaan
10. 10. Amicus Attorney — Paras vaihtoehto vankkaan asiakirjahallintaan

Voit lukea lisää oikeudellisten asioiden hallintaohjelmistoarvosteluistani nähdäksesi, missä kukin ohjelmisto on parhaimmillaan, mitkä keskeiset ominaisuudet erottuvat edukseen sekä kunkin ratkaisun hyvät ja huonot puolet.

Integraatiot: asioidenhallinnan yhdistäminen oikeudelliseen teknologiapinoosi

Asioidenhallinta-alustan ei pitäisi toimia erillään. Oikeudellisten asioiden hallintaohjelmiston oikeat integraatiot yhdistävät toimeksiantojen hallinnan muihin työkaluihin, joita toimistosi jo käyttää.

Tärkeitä integraatioita, joita kannattaa etsiä, ovat:

• Sähköposti ja kalenteri: Microsoft 365- ja Google Workspace -integraatio, jonka avulla viestintä tallentuu ja määräajat synkronoituvat automaattisesti.
• Kirjanpito-ohjelmisto: QuickBooks tai vastaavat työkalut pääkirjanpidon täsmäytykseen erillään asiakasvarojen kirjanpidosta.
• Sähköinen allekirjoitus: DocuSign tai vastaavat alustat toimeksiantokirjeitä, sovintoja ja muita asiakkaan allekirjoittamia asiakirjoja varten.
• Tuomioistuinasiointi: Suorat sähköisen asioinnin integraatiot vähentävät päällekkäistä tietojen syöttämistä ja muotoiluvirheitä.
• Asiakirjojen tallennus: Dropbox-, OneDrive- tai SharePoint-yhteydet toimistoille, joilla on jo käytössä asiakirjavarastoja.

Kun harkitaan investointeja oikeudelliseen käyttöön tarkoitettuihin generatiivisen tekoälyn työkaluihin, 43 % vastaajista piti integraatiota luotettuihin ohjelmistoihin tärkeimpänä syynä. Sama logiikka pätee keskeiseen asioidenhallinta-alustaasi. Jos se ei yhdisty siihen, mitä jo käytät, käyttöönotto pysähtyy.

Tietoturva, luottamuksellisuus & eettisten vaatimusten noudattaminen

Tietoturvaan liittyvät haasteet kasvavat, kun oikeudellisten asioiden hallintajärjestelmiin tallennetaan arkaluonteisia asiakas- ja toimeksiantotietoja. Nämä alustat synnyttävät merkittäviä eettisiä ja sääntelyyn liittyviä velvoitteita, minkä vuoksi toimistojen on puututtava luvattomaan käyttöön, tietojen menetykseen, tietosuojariskeihin ja luottamuksellisuusrikkomuksiin.

Järjestelmäsi tulisi vähintään täyttää seuraavat vaatimukset:

• Tietojen salaus: Päästä päähän -salaus levossa oleville ja siirrettäville tiedoille.
• Käyttöoikeuksien hallinta: Roolipohjaiset käyttöoikeudet, jotta asianajajat ja henkilöstö näkevät vain tarvitsemansa tiedot.
• Tarkastuslokit: Täydellinen loki siitä, kuka on käyttänyt, muokannut tai jakanut mitä tahansa tiedostoa.
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen: Pakollinen kaikille käyttäjätileille, ei valinnainen.
• Asiakasvarojen kirjanpidon vaatimustenmukaisuus: IOLTA-säännöt vaihtelevat lainkäyttöalueittain, mutta ohjelmistosi on tuettava vaatimustenmukaista asiakasvarojen kirjanpitoa siten, että asiakasvarat ja toiminnan varat pidetään selkeästi erillään.
• Tietojen sijainti: Selvitä, missä tietojasi säilytetään ja ylittävätkö ne lainkäyttöalueiden rajat. Tämä on erityisen tärkeää toimistoille, jotka käsittelevät asioita EU:ssa tai muilla säännellyillä alueilla.

Vakuutusyhtiöt kysyvät yhä useammin tietoturvakäytännöistä vakuutusten uusimisen yhteydessä. Pitäisin asioidenhallinta-alustasi tietoturvan tasoa merkittävänä liiketoimintariskinä, en pelkästään IT-huolena.

Asioidenhallinnan käyttöönotto toimistossasi: siirto, koulutus & omaksuminen

Ohjelmiston ja käyttöönoton vaatimusten määrittäminen oikein on vasta puolet työstä. Käyttöönotto ratkaisee, onnistuvatko useimmat käyttöönottoprosessit vai epäonnistuvatko ne.

Noudata seuraavia vaiheita, jotta toimistollasi olisi parhaat edellytykset sujuvaan siirtymään:

• Arvioi nykytilanne: Kartoita nykyiset työnkulkusi ennen kuin määrität mitään. Tiedä, mikä toimii ja mikä ei.
• Nimeä sisäinen vastuuhenkilö: Jonkun tiimistäsi – mieluiten kokeneen asianajajan tai hallintohenkilön – tulisi vastata käyttöönotosta ja toimia yhteyshenkilönä kysymyksissä.
• Siirrä tiedot huolellisesti: Puhdista tietosi ennen niiden siirtämistä. Älä tuo vuosien aikana kertyneitä epäjärjestyksessä olevia tiedostoja uuteen järjestelmään arkistoimatta tai poistamatta ensin sitä, mitä et tarvitse.
• Määritä asetukset ennen koulutusta: Määritä asioiden mallipohjat, mukautetut kentät ja laskutusasetukset ennen kuin henkilöstö alkaa käyttää järjestelmää. Henkilöstön perehdyttäminen määrittämättömään järjestelmään aiheuttaa hämmennystä.
• Kouluta vaiheittain: Aloita keskeisistä toiminnoista – asian luomisesta, asiakirjojen lataamisesta ja työajan kirjaamisesta – ennen kuin esittelet edistyneitä toimintoja, kuten tekoälytyökaluja tai mukautettua raportointia.
• Aseta käyttöönottopäivä ja pidä siitä kiinni: Avoimeksi jätetyt käyttöönottoprojektit venyvät. Tiukka määräaika (sanaleikkiä tarkoittamatta) luo vastuullisuutta.
• Mittaa käyttöönottoa: Seuraa kirjautumisastetta, kirjattujen työtuntien määrää ja asiakirjojen käyttöä ensimmäisten 60 päivän aikana. Jos käyttöönottoaste on matala, selvitä syy ennen kuin vanhasta järjestelmästä tulee jälleen tosiasiallinen standardi.

Menestyksekkäimmin asianhallintatyökaluja käyttävät asianajotoimistot, joita olen nähnyt, eivät välttämättä ole niitä, joilla on suurimmat budjetit. Niitä yhdistävät selkeä sisäinen vastuunjako ja halu muuttaa vakiintuneita toimintatapoja.

Valmis valitsemaan toimistollesi oikean ohjelmiston?

Nyt kun ymmärrät, miten oikeudellinen asianhallinta toimii alusta loppuun, seuraava vaihe on oikean työkalun valitseminen. Tutustu oppaaseen miten valita oikeudellisen asianhallinnan ohjelmisto ja vertaile vaihtoehtojasi oikeusalan ammattilaisille suunnitellun, jäsennellyn viisivaiheisen viitekehyksen avulla.