Tapausten hallinnan ei pitäisi tarkoittaa monimutkaisten ohjelmistojen kanssa työskentelyä tai tuntikausien käyttämistä uusien työnkulkujen opetteluun. Yksinkertainen tapaustenhallintaohjelmisto pitää tapauksesi, asiakirjasi, tehtäväsi ja määräaikasi järjestyksessä lisäämättä tarpeettomia vaiheita päivittäiseen työhösi.
Hallitsitpa oikeudellisia asioita, seurasitpa asiakkaiden vastaanottoa tai koordinoitpa tapauksiin liittyviä toimia, oikean ohjelmiston löytäminen riippuu tarvitsemistasi ominaisuuksista.
Tässä oppaassa vertailen parhaita yksinkertaisia tapaustenhallintaohjelmistoja ja nostan esiin niiden tärkeimmät ominaisuudet, hyödyt ja rajoitukset, jotta voit valita tiimisi työnkulkuun sopivan työkalun.
Miksi luottaa ohjelmistosuosituksiimme
6,700+
Reviews
20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Tiimimme on testannut ja arvioinut ohjelmistoja vuodesta 2012 lähtien. Lakialan johtajina tiedämme itse, kuinka vaikeaa — ja tärkeää — oikean ohjelmiston valitseminen on.
Tätä opasta varten arvioimme työkaluja käytännön testauksen ja itsenäisen tutkimuksen avulla, pisteyttäen työkalut valintakriteeriemme perusteella.
Arvostelumme perustuvat inhimilliseen toimitukselliseen harkintaamme, eivät myyntipuheeseen.
Vertailutaulukko: yksinkertainen tapaustenhallintaohjelmisto
Vertaa yksinkertaisten tapaustenhallintaohjelmistojen hintoja ja teknisiä tietoja rinnakkain tämän suosikkilistani perusteella.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Paras yksin toimiville lakitoimistoille asioiden seuraamiseen alusta loppuun | Ilmainen esittely saatavilla | Hinta pyynnöstä | Website | |
| 2 | Paras henkilövahinkoasioita käsitteleville asianajotoimistoille tapausten kokonaisvaltaiseen hallintaan | Ilmainen esittely saatavilla | Alkaen $90/käyttäjä/kuukausi | Website | |
| 3 | Paras yksittäisille asianajajille ja pienille toimistoille asioiden seurantaan | 7 päivän ilmainen kokeilu | Alkaen $49/käyttäjä/kuukausi | Website | |
| 4 | Sopii parhaiten yksin toimiville lakitoimistoille, jotka haluavat keskittää tapaukset ja laskutuksen | 10 päivän ilmainen kokeilujakso | Alkaen 50 $/käyttäjä/kuukausi (vuosittain laskutettuna) | Website | |
| 5 | Sopii parhaiten taulukkolaskentojen käytöstä kasvaneille asianajotoimistoille | Ilmainen kokeilu ja ilmainen esittely saatavilla | Hinta pyydettäessä | Website | |
| 6 | Paras toimeksiantokohtaiseen laskutukseen ja tehtäviin | Ilmainen esittely saatavilla | Hinnoittelu pyydettäessä | Website | |
| 7 | Paras yksin toimiville toimistoille, jotka keskittävät toimeksiannot ja laskutuksen | 10 päivän ilmainen kokeilujakso + ilmainen esittely saatavilla | Alkaen $59/user/month (laskutetaan vuosittain) | Website | |
| 8 | Paras yksinkertaiseen asioiden seurantaan ja laskutukseen | Ilmainen paketti saatavilla | Alkaen $39/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain) | Website | |
| 9 | Parhaiten mukautettaviin asianajotoimiston toimeksiantojen työnkulkuihin | Ilmainen esittely saatavilla | Hinta pyydettäessä | Website | |
| 10 | Sopii parhaiten ihmispalvelujen asiakkaaksiottoon ja asiakastapausten seurantaan | Ilmainen esittely saatavilla | Alkaen $29/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain) | Website |
Yksinkertaisen tapaustenhallintaohjelmiston arviot
Alla ovat arvioni suosikkilistallani olevista yksinkertaisista tapaustenhallintaohjelmistoista. Käsittelen jokaisen tuotteen ominaisuuksia, helppokäyttöisyyttä ja hinnoittelua auttaakseni sinua löytämään oikean vaihtoehdon.
Paras yksin toimiville lakitoimistoille asioiden seuraamiseen alusta loppuun- Ilmainen esittely saatavilla
- Hinta pyynnöstä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Smokeball seuraa oikeudellisia asioita, asiakirjoja, yhteystietoja, tehtäviä ja laskutusta. Smokeball on lakitoimistoille tarkoitettu asianhallinta-alusta, joka järjestää asiat, asiakirjat, yhteystiedot, tehtävät ja laskutuksen yhteen asianhallintakeskeiseen tietueeseen.
Kenelle Smokeball sopii parhaiten?
Smokeball sopii erinomaisesti yksin työskenteleville asianajajille, jotka tarvitsevat yhden paikan jokaisen asian hallintaan ensimmäisestä yhteydenotosta asian päättämiseen.
Miksi valitsin Smokeballin
Otin Smokeballin mukaan kärkivalintoihini, koska se on rakennettu asian tietueen ympärille tavalla, jonka yksin työskentelevät asianajajat tunnistavat heti hyödylliseksi. Jokainen yhteystieto, asiakirja, tehtävä ja tärkeä päivämäärä sijaitsee yhdessä asiakirjatiedostossa, joten mikään ei jää väliin toimeksioton ja asian päättämisen välillä. Pidän erityisesti siitä, että työnkulut voivat automaattisesti lisätä uuteen asiaan tehtäväsarjan sen tyypin perusteella, mikä auttaa yksin työskentelevää juristia pysymään aikataulussa ilman toisen henkilön apua.
Smokeballin keskeiset ominaisuudet
- Asiakasportaali: Tarjoaa asiakkaille oman tilan tietojen jakamiseen ja asioiden päivitysten vastaanottamiseen suoraan Smokeballin kautta.
- Asiakirjojen automatisointi: Luo oikeudellisia asiakirjoja ja lomakkeita yli 20 000 mallin avulla. Mallit täytetään asian tietojen perusteella.
- AutoTime: Kirjaa työskentelyn automaattisesti asioihin ja luo laskutettavan työajan merkintöjä ilman manuaalista syöttämistä.
- Mobiilisovellus: Mahdollistaa asioiden, tiedostojen, yhteystietojen, tehtävien ja kalenteritapahtumien käytön iOS- tai Android-laitteilla.
Smokeball-integraatiot
Smokeball tarjoaa natiivin integraation Microsoft 365 Outlookin, kalenterin ja Wordin kanssa sekä integraatiot QuickBooks Onlinen, Lawmaticsin ja LawToolBoxin kanssa. Se tarjoaa myös rajapintoja, webhookeja ja asiakas-SDK:n mukautettuja yhteyksiä varten; Zapier-integraatiota ei ole dokumentoitu.
Pros and Cons
Pros:
- Asiakirjatiedostot pitävät asiakirjat, yhteystiedot ja tehtävät yhdessä
- Arvostelijat kehuvat työnkulkuja määräaikojen seuraamisesta
- Mallit täyttävät asiakirjat asian tietojen perusteella
Cons:
- Vanhojen tietojen siirtäminen voi kestää viidestä kahdeksaan viikkoa
- Arvostelijat raportoivat suurten tiedostojen hitaista latauksista ja synkronointiongelmista
Learn more about Smokeball:
Paras henkilövahinkoasioita käsitteleville asianajotoimistoille tapausten kokonaisvaltaiseen hallintaan- Ilmainen esittely saatavilla
- Alkaen $90/käyttäjä/kuukausi
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
CasePeer hallinnoi juridisia tapauksia, asiakkaiden toimeksiantojen vastaanottoa, asiakirjoja, automatisoituja tehtäviä ja tapausten päivityksiä. CasePeer on pilvipohjainen asianhallinta-alusta, joka on suunniteltu erityisesti henkilövahinkoja käsitteleville asianajotoimistoille. Se yhdistää tapausten seurannan, toimeksiantojen vastaanoton hallinnan, asiakirjojen tallennuksen, tehtävien automatisoinnin ja asiakasviestinnän työkalut yhteen järjestelmään.
Kenelle CasePeer sopii parhaiten?
CasePeer on suunniteltu henkilövahinkoja käsitteleville asianajotoimistoille yksinyrittäjistä useassa toimipisteessä toimiviin toimistoihin, jotka tarvitsevat yhden järjestelmän tapausten hallintaan ensimmäisestä yhteydenotosta sovintoon asti.
Miksi valitsin CasePeerin
Valitsin CasePeerin yhdeksi parhaista vaihtoehdoista, koska se on suunniteltu yksinomaan henkilövahinkotapauksiin. Siksi jokainen ominaisuus vastaa suoraan siihen, miten henkilövahinkoasiat todellisuudessa etenevät. Pidän siitä, että tapausyhteenvetonäyttö kokoaa muistiinpanot, aikajanat, yhteyshistoriat ja lääketieteellisen hoidon seurannan yhteen näkymään, joten asian tilan ymmärtämiseksi ei tarvitse etsiä tietoja eri välilehdiltä. Automaattiset vanhentumisaikahälytykset ja tapauksen tilaan sidotut tehtäväkulut auttavat estämään määräaikojen ohittamisen ilman, että jokaista tapausta tarvitsee määrittää erikseen.
CasePeerin tärkeimmät ominaisuudet
- Asiakasportaali: Asiakkaat voivat tarkastella toimiston yhteystietoja, tapauksen tilapäivityksiä ja jaettuja tiedostoja, kun taas sinä hallitset, mitä päivityksiä lähetetään ja kenellä on käyttöoikeus.
- Kaksisuuntainen tekstiviestintä: Lähetä ja vastaanota tekstiviestejä asiakkaiden kanssa suoraan tapauksesta, mukaan lukien kuvien vastaanottaminen, sisäänrakennettujen tekstiviestimallien avulla.
- Lääketieteellisen hoidon seuranta: Kirjaa ja seuraa kuhunkin tapaustietueeseen liittyviä vammoja, hoitopaikkoja, hoitohistoriaa ja panttioikeuksia.
- Sovintolaskuri: Hallitse ja laske sovintoneuvotteluja suoraan tapauksesta. Järjestelmään on sisäänrakennettu kulujen ja asiakkaan luottovarojen seuranta.
CasePeerin integraatiot
CasePeer integroituu muun muassa Google Calendariin, Microsoft Outlookiin, Dropboxiin, OneDriveen, QuickBooksiin ja LawPayhin.
Pros and Cons
Pros:
- Tapausyhteenvedot kokoavat muistiinpanot, hoidon ja edistymisen
- Vanhentumisaikahälytykset ja tehtävät tuovat tulevat määräajat esiin
- Lääketieteellisen hoidon seuranta pitää hoitopaikkojen historiat sidottuina tapauksiin
Cons:
- Asiakirjojen haku ja lataaminen turhauttavat joitakin arvioijia
- Joustamattomat työnkulut voivat vaikeuttaa toimistokohtaisten muutosten tekemistä
Paras yksittäisille asianajajille ja pienille toimistoille asioiden seurantaan- 7 päivän ilmainen kokeilu
- Alkaen $49/käyttäjä/kuukausi
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Clio Manage hallitsee asioiden tehtäviä, tuomioistuinten määräaikoja, ajanseurantaa ja asiakasyhteistyötä. Clio Manage on pilvipohjainen asianhallinta-alusta, joka keskittää asioiden seurannan, asiakirjojen tallennuksen, ajan ja kulujen kirjaamisen, laskutuksen sekä asiakasviestinnän yhteen järjestelmään.
Kenelle Clio Manage sopii parhaiten?
Clio Manage sopii erityisen hyvin yksittäisille asianajajille ja pienille toimistoille, jotka tarvitsevat asioiden, asiakirjojen, laskutuksen ja asiakasviestinnän hallintaa yhdessä pilvipohjaisessa järjestelmässä.
Miksi valitsin Clio Managen
Otin Clio Managen mukaan kärkivalintoihini, koska se on yksi harvoista alustoista, joka pitää asian kaikki osa-alueet – yhteystiedot, asiakirjat, tehtävät ja viestinnän – yhdessä tietueessa alusta alkaen. Pidän erityisesti siitä, että asioiden aikajanat kirjaavat kaiken toiminnan automaattisesti, joten yksittäisillä asianajajilla ja pienillä toimistoilla on aina selkeä, aikajärjestyksessä etenevä kuva kunkin asian tilanteesta. Clio for Clients -portaali antaa toimistoille myös mahdollisuuden jakaa asiakirjoja ja asioiden päivityksiä ilman sähköpostiketjuihin tukeutumista.
Clio Managen tärkeimmät ominaisuudet
- Clio for Clients -portaali: Tarjoa asiakkaille suojattu tila asioiden päivitysten tarkasteluun, viestien vaihtamiseen, asiakirjojen jakamiseen ja maksujen suorittamiseen suoraan verkkoselaimella tai mobiilisovelluksessa.
- Sähköpostien automaattinen tallennus: Yhdistä Gmail, Outlook tai Microsoft Exchange, jotta sähköpostiketjut ja liitteet tallennetaan automaattisesti vastaavan asian tietueeseen.
- Sähköiset allekirjoitukset: Lähetä asiakirjoja sähköisesti allekirjoitettaviksi Clio Managen sisällä. Allekirjoitetut kopiot tallennetaan alkuperäisen asiakirjan viereen asian Asiakirjat-osioon.
- iOS- ja Android-mobiilisovellus: Käytä asian tietoja, lataa valokuvia ja asiakirjoja sekä skannaa paperiasiakirjoja PDF-tiedostoiksi suoraan mobiililaitteella.
Clio Managen integraatiot
Clio Manage listaa yli 300 integraatiota, mukaan lukien Gmail, Outlook, QuickBooks, Xero ja TrustBooks. Se tarjoaa myös version 4 API -rajapinnan webhookeilla ja OAuth 2.0:lla sekä Zapier-integraation.
Pros and Cons
Pros:
- Asioiden aikajanat kokoavat asian toiminnan yhteen
- Asiakasportaali pitää viestit ja tiedostot yhdistettyinä asiaan
- Määritetyt tehtävät näkyvät asioiden aikajanoilla
Cons:
- Raportit voivat vaatia manuaalista työtä
- Siirtyminen voi häiritä siirtoprosessia
Learn more about Clio Manage:
Sopii parhaiten yksin toimiville lakitoimistoille, jotka haluavat keskittää tapaukset ja laskutuksen- 10 päivän ilmainen kokeilujakso
- Alkaen 50 $/käyttäjä/kuukausi (vuosittain laskutettuna)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
MyCase keskittää tapaustiedot, asiakirjat, laskutuksen ja asiakasviestinnän. MyCase on lakitoimistojen käyttöön tarkoitettu asianhallinta-alusta, joka kokoaa tapaustiedot, asiakirjojen tallennuksen, ajanseurannan, laskutuksen ja asiakkaiden laskuttamisen yhteen paikkaan.
Kenelle MyCase sopii parhaiten?
MyCase sopii hyvin yksinyrittäjinä toimiville juristeille ja pienille lakitoimistoille, jotka haluavat hallita tapaustietoja, asiakirjoja, ajanseurantaa ja laskutusta yhdessä paikassa ilman jyrkkää oppimiskäyrää.
Miksi valitsin MyCasen
Otin MyCasen mukaan kärkivalintoihini, koska se pitää tapaustiedot, asiakirjat, tuntikirjaukset ja laskutuksen yhdessä toimeksiantotiedostossa. Näin yksinyrittäjinä toimivien juristien ei tarvitse vaihtaa erillisten työkalujen välillä laskuttaakseen asiakasta tai löytääkseen tallennetun asiakirjan. Pidän erityisesti siitä, että asiakasportaali antaa asiakkaiden ladata asiakirjoja suoraan ja tarkastella laskuja, mikä vähentää edestakaista viestintää. Sisäänrakennettu asiakasvarojen kirjanpito ja LawPay-maksujen integrointi tarkoittavat myös, että laskutus ja saatavien perintä pysyvät samassa järjestelmässä, jossa toimeksiantoja hoidetaan.
MyCasen tärkeimmät ominaisuudet
- Oikeudellisten asioiden kalenterinhallinta: Jaettu toimistokalenteri yhdistää määräajat ja tapahtumat toimeksiantotiedostoihin, ja Google Calendar- ja Outlook-synkronointi on saatavilla Pro-versiossa.
- Tehtävien määrittäminen ja seuranta: Tehtäviä voi luoda, määrittää toimiston käyttäjille, yhdistää toimeksiantoihin tai liideihin sekä varustaa määräajoilla, tärkeysasteilla, tarkistuslistoilla ja muistutuksilla.
- Mukautettavat raportit: Sisäänrakennetut koontinäytöt ja raportit kattavat tapausten aktiivisuuden, työmäärän, taloustiedot ja toimiston suorituskyvyn. Ominaisuus on saatavilla Basic-tasosta alkaen.
- Kaksisuuntainen tekstiviestintä: Pro-käyttäjät voivat lähettää ja vastaanottaa asiakkaiden tekstiviestejä, myös kuvia, suoraan MyCasesta.
MyCasen integraatiot
MyCase ilmoittaa tarjoavansa 61 markkinapaikkaintegraatiota, mukaan lukien Google Calendar, Microsoft Outlook, QuickBooks, Dropbox, Gmail, Mailchimp ja Zapier. Advanced-paketti sisältää avoimen rajapinnan mukautettuja integraatioita varten.
Pros and Cons
Pros:
- Toimeksiantotiedostot kokoavat muistiinpanot, tehtävät, asiakirjat ja yhteyshenkilöt yhteen
- Asiakkaat voivat ladata asiakirjoja ja tarkastella laskuja
- Tuntikirjaukset yhdistyvät suoraan toimeksiantojen laskutukseen
Cons:
- Asiakirjojen synkronointi ja hakeminen voivat turhauttaa tiimejä
- Toimeksiantojen työnkulut tarjoavat vain rajallisesti joustavuutta tilojen suhteen
Sopii parhaiten taulukkolaskentojen käytöstä kasvaneille asianajotoimistoille- Ilmainen kokeilu ja ilmainen esittely saatavilla
- Hinta pyydettäessä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Filevine koordinoi juridisia asioita, asiakirjoja, määräaikoja, asiakasviestintää ja laskutusta. Filevine on pilvipohjainen juridisten asioiden hallinta-alusta, joka keskittää asioiden seurannan, asiakirjojen tallennuksen, tehtävien ja määräaikojen hallinnan, asiakasviestinnän, ajanseurannan ja laskutuksen yhteen työtilaan.
Kenelle Filevine sopii parhaiten?
Filevine sopii hyvin pienille ja yksin toimiville asianajotoimistoille, jotka ovat kasvaneet manuaalisen seurannan ohi ja tarvitsevat yhden paikan asioiden, asiakirjojen, tehtävien ja asiakasviestinnän hallintaan.
Miksi valitsin Filevinen
Valitsin Filevinen yhdeksi parhaista vaihtoehdoista, koska se on suunniteltu toimistoille, jotka ovat saavuttaneet taulukkolaskentojen rajat ja tarvitsevat nopeasti todellisen järjestelmän. Jokainen asia sijaitsee omassa projektikeskuksessaan, jossa vaiheet seuraavat edistymistä asian avaamisesta sen päättämiseen, ja vaiheiden muutokset voivat käynnistää tehtäväketjuja automaattisesti, jotta mikään ei jää huomaamatta. Pidän myös siitä, että Aktiviteettisyöte kokoaa sähköpostit, tekstiviestit, muistiinpanot ja muistutukset yhteen paikkaan asian mukaan ja korvaa hajallaan olevat viestiketjut, jotka tekevät taulukkolaskentaan perustuvien toimistojen hallinnasta niin vaikeaa.
Filevinen tärkeimmät ominaisuudet
- Asiakirjojen OCR-haku: Hae tallennettujen asiakirjojen koko tekstistä optisen merkintunnistuksen avulla löytääksesi sanoja tai ilmauksia eri asiakirjoistasi.
- Asiakasportaali: Anna asiakkaille suojattu pääsy asian päivityksiin, portaaliviesteihin ja asiakirjojen jakamiseen suoraan heidän asiakirjatiedostostaan.
- Tehtäväkulut: Luo tehtäväketjuja automaattisesti, kun projekti luodaan, vaihe vaihtuu tai aiempi tehtävä valmistuu.
- Vinesign-sähköisen allekirjoituksen integrointi: Lähetä PDF-, DOC- tai DOCX-tiedostoja allekirjoitettavaksi projektin sisältä. Valmiit asiakirjat palautetaan projektin Asiakirjat-osioon ja Aktiviteettisyötteeseen.
Filevinen integraatiot
Filevinen asiakirjat integroituu Outlookiin, Gmailiin, QuickBooksiin, Solunoon, SurePointiin, Orioniin, NetSuiteen ja Periscopeen, ja palvelu ilmoittaa tarjoavansa yli 2,000 mahdollista integraatiota.
Pros and Cons
Pros:
- Asian tiedot ja viestintä jakavat saman työtilan
- Mukautetut vaiheet käynnistävät asiaankuuluvat tehtäväketjut
- Asioihin yhdistetyt asiakirjat pysyvät järjestyksessä ja ovat haettavissa
Cons:
- Määritykset ja siirtyminen voivat kestää kuukausia
- Aktiviteettihälytykset voivat peittää tärkeät muistiinpanot
Learn more about Filevine:
Paras toimeksiantokohtaiseen laskutukseen ja tehtäviin- Ilmainen esittely saatavilla
- Hinnoittelu pyydettäessä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
CARET Legal järjestää toimeksiantojen seurannan visuaalisen analytiikan ja tilajakaumien avulla. CARET Legal on pilvipohjainen juridisen työn hallinta-alusta, joka yhdistää toimeksiantojen seurannan, asiakirjojen hallinnan, tehtävien ja kalenterin hallinnan, laskutuksen, kirjanpidon ja asiakasportaalin työkalut yhteen järjestelmään.
Kenelle CARET Legal sopii parhaiten?
CARET Legal sopii hyvin pienille ja keskisuurille asianajotoimistoille, joissa on oma toimistopäällikkö tai hallintovastaava, joka tarvitsee laskutuksen, toimeksiannot ja asiakirjat yhteen paikkaan.
Miksi valitsin CARET Legalin
Otin CARET Legalin mukaan kärkivalintoihini, koska se hallitsee toimeksiantokohtaisen laskutuksen ja tehtävät paremmin kuin useimmat tämän luokan työkalut. Jokainen toimeksiantotietue on suoraan yhteydessä ajankirjauksiin, laskuihin ja tehtävien määrityksiin, joten laskutus ei jää tekemättä asian päättyessä. Pidän myös siitä, miten työnkulkumallit (Enterprise Plus -versiossa) voivat automaattisesti luoda tehtäviä ja kalenteritapaamisia tietylle toimeksiantotyypille heti uuden asian avaamisen yhteydessä.
CARET Legalin tärkeimmät ominaisuudet
- Asiakasportaali: Antaa toimistoille mahdollisuuden jakaa asiakirjoja ja laskuja asiakkaille, ja asiakkaat voivat maksaa laskuja tai täydentää ennakkomaksuja suoraan portaalin kautta.
- Toimeksiannon aloituslomakkeet: Kerää asiakkailta toimeksiantoihin liittyviä tietoja jaettavan linkin kautta, ja lähetetyt kentät täyttävät automaattisesti asiakirjamallien yhdistämiskentät.
- Sisäänrakennettu sähköpostin hallinta: Yhdistää Gmail-, Office 365- tai IMAP-tilit ja liittää sähköpostit suoraan alustan toimeksiantotietueisiin.
- Mobiilisovellus: Saatavilla iOS- ja Android-laitteille, joten voit lisätä tehtäviä, kirjata ajankäyttöä, tarkastella asian asiakirjoja sekä aloittaa puheluita tai lähettää tekstiviestejä puhelimestasi.
CARET Legalin integraatiot
CARET Legal ilmoittaa integraatioista Microsoft 365:n, Google Workspacen, IMAPin, OneDriven, NetDocumentsin, QuickBooks Onlinen, RMailin ja LawToolBoxin kanssa. Se tarjoaa myös alkuperäisen CARET Pay -yhteyden ja rajapinnan mukautettuja integraatioita varten.
Pros and Cons
Pros:
- Toimeksiantotietueissa asiakirjat ja kulut pysyvät yhdessä
- Arvioijat kiittävät tehtävien määrityksiä selkeästä vastuunjaosta
- Laskutus ja toimeksiantojen tiedot jakavat saman työtilan
Cons:
- Toimeksiantojen tiloissa on vain kolme dokumentoitua vaihtoehtoa
- Jotkut arvioijat kertovat käyttöliittymän olevan sekava ja vaativan ylimääräisiä napsautuksia
Learn more about CARET Legal:
Paras yksin toimiville toimistoille, jotka keskittävät toimeksiannot ja laskutuksen- 10 päivän ilmainen kokeilujakso + ilmainen esittely saatavilla
- Alkaen $59/user/month (laskutetaan vuosittain)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
Rocket Matter hoitaa oikeudelliset toimeksiannot, ajanseurannan, laskutuksen, asiakirjat ja asiakaspäivitykset. Rocket Matter on pilvipohjainen asianajotoimistojen hallinta-alusta, joka keskittää toimeksiantojen tiedot, ajanseurannan, laskutuksen, asiakirjojen tallennuksen ja asiakasviestinnän yhteen työtilaan.
Kenelle Rocket Matter sopii parhaiten?
Rocket Matter sopii erinomaisesti yksin työskenteleville lakimiehille, jotka tarvitsevat yhden paikan toimeksiantojen hallintaan, laskutettavan ajan seurantaan ja laskutukseen ilman useiden työkalujen kanssa säätämistä.
Miksi valitsin Rocket Matterin
Otin Rocket Matterin mukaan kärkivalintoihini, koska se pitää jokaisen toimeksiannon tiedot aidosti koottuna yhteen: laskutus, yhteyshenkilöt, asiakirjat, kalenteritapahtumat ja muistiinpanot ovat kaikki samassa paikassa, joten yksin työskentelevän lakimiehen ei tarvitse siirtyä työkalusta toiseen kootakseen yhteen asiakkaan historiaa. Erityisesti pidän toimeksiantojen tilatauluista, joiden avulla kunkin toimeksiannon etenemisen näkee nopeasti, sekä toimintalokista, joka tallentaa tarkasti, kuka päivitti tai muutti mitäkin. Yhdistelmä tekee toimeksiantojen ja laskutuksen keskittämisestä vähemmän manuaalista työtä ja enemmänkin luonnollisen seurausvaikutuksen alustan käytöstä.
Rocket Matterin tärkeimmät ominaisuudet
- Asiakasportaali: Asiakkaat voivat käyttää jaettuja tiedostoja, tarkastella laskuja ja vastata kysymyksiin suojatun portaalin kautta, joka sisältyy kaikkiin tilauksiin.
- Asiakirjojen koostaminen: Luo tavanomaisia oikeudellisia asiakirjoja sisäänrakennettujen mallien avulla vähentääksesi asiakirjojen manuaaliseen valmisteluun kuluvaa aikaa.
- Esteellisyysrajaukset: Rajoita käyttäjien näkyvyyttä ja pääsyä tiettyihin toimeksiantoihin ja tehtäviin roolimääritysten perusteella.
- Ajan ja kulujen seuranta: Kirjaa laskutettava aika ja kulut sisäänrakennettujen ajastimien avulla suoraan toimeksiantojen tietoihin liitettynä.
Rocket Matterin integraatiot
Rocket Matter tarjoaa natiivit integraatiot Microsoft Office 365/Outlookiin, OneDriveen, QuickBooks Onlineen, NetDocumentsiin, Dropboxiin, Google Calendariin, Boxiin, WebCaliin ja iCalendariin. Se tukee myös Zapieria ja tarjoaa JSON API v2:n mukautettuja integraatioita varten.
Pros and Cons
Pros:
- Toimeksiantojen tiedot kokoavat määräajat, muistiinpanot ja laskutuksen
- Toimeksiantoihin linkitetyt asiakirjat on helppo löytää
- Ajanseuranta ja erälaskutus helpottavat laskutusta
Cons:
- Mobiilisovellus voi tuntua epäluotettavalta
- Raporttien taloudelliset mukautusmahdollisuudet ovat rajalliset
Learn more about Rocket Matter:
Paras yksinkertaiseen asioiden seurantaan ja laskutukseen- Ilmainen paketti saatavilla
- Alkaen $39/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.4/5
CaseFox seuraa oikeudellisia asioita, aikaa, kuluja, laskutusta ja asiakastietoja. CaseFox on pilvipohjainen oikeudellisten asioiden hallintaohjelmisto, joka kattaa asioiden seurannan, asiakkaiden vastaanoton, ajan ja kulujen kirjaamisen, asiakasvarojen kirjanpidon, laskutuksen ja asiakirjojen tallennuksen asianajotoimistoille.
Kenelle CaseFox sopii parhaiten?
CaseFox sopii hyvin yksin työskenteleville asianajajille ja pienille toimistoille, jotka tarvitsevat edullisen ja mutkattoman ratkaisun asioiden seurantaan ja laskutukseen ilman, että heidän tarvitsee maksaa ominaisuuksista, joita he eivät käytä.
Miksi valitsin CaseFoxin
Valitsin CaseFoxin yhdeksi parhaista vaihtoehdoista, koska se pitää asioiden seurannan ja laskutuksen aidosti yksinkertaisena hukuttamatta käyttäjää tarpeettomiin ominaisuuksiin. Pidän siitä, että aikakirjaukset yhdistyvät suoraan asioihin ja siirtyvät suoraan laskuille, joten laskutus ei vaadi erillistä työnkulkua. Sisäänrakennettu eturistiriitojen tarkistus käy läpi myös asian molemmat osapuolet ja havaitsee suhteet, jotka yksinkertainen asiakasluettelohaku jättäisi huomaamatta.
CaseFoxin tärkeimmät ominaisuudet
- Mukautettavat vastaanottolomakkeet: Luo asiakkaiden vastaanottolomakkeita vedä ja pudota -kentillä ja jaa ne yksilöllisten linkkien avulla mobiiliystävällisiä ja monikielisiä vastauksia varten.
- Asiakasvarojen kirjanpito: Hallitse useita asiakasvara- ja käyttötilien tilejä, kirjaa talletukset ja nostot sekä täsmäytä tapahtumat IOLTA-vaatimukset täyttävällä raportoinnilla.
- Roolipohjaiset käyttöoikeudet: Määritä kullekin tiimin jäsenelle yksi viidestä tiliroolista ja hallitse asioiden näkyvyyttä, aikakirjausten käyttöoikeutta ja ominaisuuksien saatavuutta.
- Tuomioistuimen sääntöihin perustuva kalenterointi: Aseta määräaikasäännöt oikeudenkäyntipäiville ja asiakirjojen jättämisen määräajoille sekä vastaanota automaattisia sähköpostimuistutuksia tulevista tapahtumista.
CaseFoxin integraatiot
CaseFox tarjoaa integraatiot Google Calendarin, Outlookin, Dropboxin, Google Driven, QuickBooksin, Xeron, LawPayn ja PayPalin kanssa. Valikoitu API-käyttöoikeus on saatavilla mukautettuja integraatioita varten.
Pros and Cons
Pros:
- Yksin työskentelevät käyttäjät kertovat asioiden käyttöönoton olevan suoraviivaista
- Asiat, aika ja laskutus pysyvät yhteydessä toisiinsa
- Eturistiriitojen tarkistuksissa huomioidaan asioiden molemmat osapuolet
Cons:
- Arvostelijat kertovat asiakirjojen järjestelyn olevan rajallista
- Kalenterin synkronointi ja tehtävien luotettavuus herättävät kritiikkiä
Learn more about CaseFox:
Parhaiten mukautettaviin asianajotoimiston toimeksiantojen työnkulkuihin- Ilmainen esittely saatavilla
- Hinta pyydettäessä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.2/5
Actionstep keskittää toimeksiantojen hallinnan, tehtävien seurannan, asiakasmuistiinpanot ja toimeksiantojen tapahtumat. Actionstep on pilvipohjainen asianajotoimistojen hallinta-alusta, joka keskittää toimeksiantojen seurannan, asiakirjojen tallennuksen, asiakkaiden vastaanoton, työnkulkujen automatisoinnin ja tehtävien hallinnan koko toimiston toimeksiantokannassa.
Kenelle Actionstep sopii parhaiten?
Actionstep sopii hyvin vakiintuneille asianajotoimistoille, joilla on omistautunutta operatiivista henkilöstöä ja jotka voivat käyttää aikaa toimeksiantojen työnkulkujen määrittämiseen vastaamaan omia erityisiä oikeudenalojaan.
Miksi valitsin Actionstepin
Valitsin Actionstepin yhdeksi parhaista vaihtoehdoista, koska sen avulla toimeksiantojen työnkulkuja voi määrittää erittäin tarkasti vastaamaan sitä, miten toimistosi käsittelee kutakin oikeudenalaa. Useimmat alustat tarjoavat kiinteän toimeksiantorakenteen, mutta Actionstepin avulla voit määrittää toimeksiantotyypeittäin mukautetut työnkulun vaiheet, tilat ja tehtävien automaatiot. Näin perheoikeudellinen toimeksianto voi edetä täysin eri tavalla kuin kaupallinen riita-asia. Pidän myös siitä, että toimeksiantojen hälytykset voidaan määrittää tietyille henkilöille mukautetuilla määräajoilla ja toimittaa sähköpostitse tai ponnahdusilmoituksena. Tämä pitää määräaikojen seurannan suoraan osana työnkulkua sen sijaan, että se lisättäisiin erillisenä tehtäväluettelona jälkikäteen.
Actionstepin tärkeimmät ominaisuudet
- Asiakkaiden vastaanoton verkkolomakkeet: Luo ja upota mukautettavia lomakkeita toimistosi verkkosivustolle asiakkaiden ja toimeksiantojen tietojen keräämistä varten. Tiedot siirtyvät henkilöstön tarkistusjonoon ennen toimeksiantotietueen luomista tai päivittämistä.
- Asiakirjojen versiohistoria: Tarkastele ja seuraa toimeksiantoasiakirjojen versiohistoriaa, mukaan lukien tiedostokoko, tiedostotyyppi, kansion sijainti ja muokkauspäivä, kaikki toimeksiannon asiakirjasivulta.
- Asiakasportaali: Vaihda toimeksiantoasiakirjoja turvallisesti asiakkaiden kanssa ja käynnistä ilmoitussähköpostit, kun tiedostoja lisätään portaalin kansioihin.
- Mobiilisovellus: Käytä toimeksiantoja, yhteystietoja, asiakirjoja, tehtäviä, asiakasviestejä, ajankirjauksia ja tuntilomakkeita iOS- ja Android-laitteilla.
Actionstepin integraatiot
Actionstep tarjoaa integraatiot Microsoft Office 365:n, Outlookin, Dropboxin, Boxin, Google Driven, Gmailin ja Zapierin kanssa. Se tarjoaa myös REST API -rajapinnan ja webhookit mukautettuja yhteyksiä varten.
Pros and Cons
Pros:
- Toimeksiantojen työnkulut mukautuvat kuhunkin tapaustyyppiin
- Määräaikahälytykset saavuttavat nimetyn henkilöstön sähköpostitse
- Toimeksiantotiedostot sisältävät kansiorakenteen ja versiohistoriat
Cons:
- Työnkulkujen määrittäminen voi vaatia huomattavan paljon asetusten määrittämistä
- Pienemmät toimistot saattavat tarvita ulkopuolista apua käyttöönotossa
Learn more about Actionstep:
Sopii parhaiten ihmispalvelujen asiakkaaksiottoon ja asiakastapausten seurantaan- Ilmainen esittely saatavilla
- Alkaen $29/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)
Visit WebsiteCustomer Rating:4.2/5
Casebook järjestää asiakkaaksioton, asiakastiedot, palvelujen seurannan ja raportoinnin. Casebook on muokattavissa oleva ihmispalvelujen asiakkuuksien hallinta-alusta virastoille ja voittoa tavoittelemattomille organisaatioille. Se keskittää asiakkaaksioton, asiakastiedot, palvelujen seurannan ja raportoinnin yhteen järjestelmään.
Kenelle Casebook PBC sopii parhaiten?
Casebook sopii erinomaisesti voittoa tavoittelemattomille organisaatioille ja ihmispalveluvirastoille, jotka tarvitsevat muokattavissa olevan alustan asiakkaaksioton, asiakastietojen ja ohjelmaraportoinnin hallintaan useiden työntekijöiden kesken.
Miksi valitsin Casebook PBC:n
Sisällytin Casebook PBC:n parhaiden vaihtoehtojeni joukkoon, koska se on suunniteltu erityisesti ihmispalvelujen asiakkaaksiottoon ja asiakastapausten seurantaan tavalla, johon useimmat yleiset asiakkuuksien hallintatyökalut eivät yksinkertaisesti pysty. Pidän erityisesti siitä, miten digitaaliset asiakkaaksiottolomakkeet linkittyvät suoraan asiakastietoihin, joten heti kun asiakkaan tilanne on arvioitu, kyseiset tiedot ovat jo hänen asiakastapauksessaan. Muokattavissa oleva henkilöprofiili kokoaa asiakkaan asiakastapaukset, muistiinpanot, palvelut ja historian yhteen paikkaan, mikä on ollut erittäin hyödyllistä hallitessani uudelleen asioivia asiakkaita useissa ohjelmissa.
Casebook PBC:n tärkeimmät ominaisuudet
- Työnkulkujen automatisointi: Määritä toistettavia vaihe- ja tehtäväketjuja, jotka käynnistyvät automaattisesti tietueiden tietojen muuttuessa, esimerkiksi asiakkaaksioton tai asiakastapauksen tilan päivityksen perusteella.
- Asiakasportaali: Kutsu asiakkaat omaan portaaliin, jossa he voivat täyttää osoitetut lomakkeet, ladata pyydettyjä asiakirjoja ja seurata tehtäviään eri asiakastapauksissa.
- Roolipohjaiset käyttöoikeudet: Määritä oletusrooleja tai mukautettuja rooleja, jotka määrittelevät käyttäjätasolla tietueiden ja ohjelmien luonti-, muokkaus-, poisto- ja katseluoikeudet.
- Mukautettu raportointi: Luo ja muokkaa raportteja ohjelmatietojesi avulla. Valmiita raporttityyppejä ovat esimerkiksi asiakastapausten yhteenveto, asiakkaaksiottojen yhteenveto, muistiinpanoraportit ja työnkulut.
Casebookin integraatiot
Casebook tarjoaa natiivit integraatiot Googleen ja Outlookiin sekä API- ja webhook-tuen mukautettuja yhteyksiä varten. Se tukee myös Zapieria.
Pros and Cons
Pros:
- Asiakkaaksiottolomakkeet yhdistyvät suoraan asiakastietoihin
- Henkilöprofiilit yhdistävät asiakastapaukset, palvelut ja muistiinpanot
- Toistuvat tehtävät käynnistävät myöhästymismuistutukset
Cons:
- Työnkulkujen määrittäminen edellyttää kenttien huolellista määritystä
- Vanhojen muistiinpanojen löytäminen vaatii ylimääräisiä napsautuksia
Learn more about Casebook PBC:
Muita yksinkertaisia tapaustenhallintaohjelmistoja
Tässä on muutama lisävaihtoehto, jotka eivät päätyneet suosikkilistalleni mutta joihin kannattaa silti tutustua:
- 11Case Closed SoftwareSopii parhaiten lainvalvonnan tapausten seurantaan ja vastaanottoon
- 12CosmoLexSopii parhaiten yrityksille, jotka yhdistävät toimeksiannot ja kirjanpidon
- 13CharityTrackerParas voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, jotka korvaavat paperiset asiakastiedostot
- 14Zoho DeskParas tikettipohjaiseen tapausten seurantaan Zohon kanssa
- 15LawcusParhaiten soveltuu prosessin seurannasta toimeksiantoon
- 16Bill4TimeParas laskutuslähtöiseen toimeksiantojen ja asiakirjojen seurantaan
- 17monday.comParas visuaaliseen tikettipohjaiseen tapausten seurantaan
- 18CenterbaseParhaiten keskisuurten yritysten asiakashankinnasta laskutukseen ulottuviin työnkulkuihin
- 19LEAPSoveltuu parhaiten asianajotoimistoille, jotka kokoavat toimeksiannot ja asiakirjat yhteen
Miten arvioin yksinkertaisia tapaustenhallintaohjelmistoja
Jaan arviointini kolmeen osaan. Perustoiminnot painavat eniten: etsin työkaluja, joiden avulla käyttäjät voivat luoda ja seurata tapaustietueita sekä liittää asiakirjoja näihin tietueisiin. Sen jälkeen tarkastelen erottuvia ominaisuuksia, kuten asiakasportaaleja tai vastaanottolomakkeita, ja lopuksi hinnoittelun läpinäkyvyyttä sekä käyttöönoton tukea.
Tärkeimmät perustoiminnot (tämän luettelon perusvaatimukset)
Kun valitsen työkaluja luettelooni, annan kullekin alla luetellulle perustoiminnolle arvosanan asteikolla 0:sta (toimintoa ei ole) 5:een (toiminto on alan parhaimmistoa). Muutan kokonaispistemäärän sen jälkeen prosenttiosuudeksi, jotta voin arvioida kunkin työkalun yleistä sopivuutta. Välttämättömiksi katsomani toiminnot saavat lisäpainotuksen.
- Tapaustietueiden seuranta (välttämätön): Tarkistan, kokoako kukin tapaustietue tilan, muistiinpanot, osapuolet ja historian yhteen näkymään erillisten, hajallaan olevien näkymien sijaan.
- Asiakirjojen tallennus (välttämätön): Jokaisen työkalun pitäisi mahdollistaa tiedostojen lataaminen suoraan tapaukseen ja niiden järjestäminen kansioiden, tunnisteiden tai haun avulla – ei pelkästään irrallisten tiedostojen liittäminen.
- Tehtävien ja määräaikojen hallinta: Etsin kohdistettavia tehtäviä, joilla on eräpäivät ja tiettyihin tapauksiin liittyvät muistutukset, kuten automaattiset oikeudellisten määräaikojen ilmoitukset Clio Manage- tai PracticePanther-työkaluissa.
- Yhteyshenkilöiden ja osapuolten hallinta: Asiakkaiden, todistajien ja vastapuolen asianajajien yhdistäminen asiaankuuluviin tapauksiin on tärkeää – arvioin, kuinka helposti yhteyshenkilöitä voidaan käyttää uudelleen ja hakea koko tapauskannasta.
- Työnkulun ja tilan seuranta: Määritettävät vaiheet, jotka osoittavat asian tilanteen – olipa kyse CasePeerin henkilövahinkosovittelun prosessista tai Casebook PBC:n lähetteiden vastaanottoprosessista – auttavat minua arvioimaan sopivuutta.
- Helppo käyttöönotto ja käyttö: Arvioin, kuinka nopeasti yksinyrittäjä tai pieni tiimi voi alkaa hallita todellisia tapauksia ilman ulkopuolista apua, erillistä koulutusta tai raskasta määritystyötä.
Kun minulla on luettelo kriteerit täyttävistä työkaluista, tarkastelen, mikä erottaa kunkin alustan muista.
Erottavat tekijät (mikä erottaa palveluntarjoajat toisistaan)
Näin vertaan eri palveluntarjoajia keskenään:
Erottuvat ominaisuudet
Etsin mukautettavia vastaanottolomakkeita, jotka täyttävät uudet tapaustietueet automaattisesti, sillä kymmeniä henkilövahinkotiedusteluja viikossa käsittelevä asianajotoimisto tarvitsee yhdenmukaisen tietojen keruun ilman manuaalista uudelleensyöttöä. Mobiilikäyttö on yhtä tärkeää – tarkistan, voivatko kenttätyöntekijät tai yksinyrittäjät päivittää tapausmuistiinpanoja, ottaa valokuvia asiakirjoista ja kirjata aikaa puhelimella, sillä esimerkiksi PracticePanther ja Smokeball lähestyvät tätä eri tavoin. Arvioin myös asiakasportaalin toiminnallisuutta, jonka avulla asiakkaat voivat tarkistaa tapauksen tilan ja jakaa tiedostoja ilman ylimääräisiä puheluita.
Ominaisuuksia laajempi kokonaisuus
Hinnoittelun läpinäkyvyys on erittäin tärkeää. Tarkistan, julkaiseeko palveluntarjoaja käyttäjäkohtaiset hinnat etukäteen vai piilottaako se ne "ota yhteyttä myyntiin" -viestin taakse, sillä yksinyrittäjien ja pienten tiimien on voitava vertailla vaihtoehtoja varaamatta esittelyjä. Käyttöönoton tuki on yhtä tärkeää – etsin ohjattuja käyttöönottoavustajia, mallikirjastoja ja siirtymisapua, koska laskentataulukoista siirtyvällä asianajotoimistolla ei ole varaa käyttää viikkoja määritystyöhön. Arvioin myös kolmansien osapuolten integraatiot, erityisesti yhteydet sähköpostiin, pilvitallennukseen ja QuickBooksin kaltaisiin kirjanpitotyökaluihin, jotka vähentävät päällekkäistä tietojen syöttämistä eri järjestelmiin.
Kuinka valita yksinkertainen tapaustenhallintaohjelmisto
Valitse järjestelmä testaamalla, sopiiko se todelliseen asioidesi työnkulkuun, älä vertailemalla ominaisuuksien määrää. Aloita tiimisi käsittelemistä tietueista ja varmista sitten, että toimittaja pystyy tukemaan näitä tehtäviä ilman raskasta käyttöönottoa.
| Jos tärkeintä on… | Etsi… |
|---|---|
| Jos tärkeintä on…Määräaikojen pitäminen näkyvillä | Etsi…Mahdollisuus määrittää eräpäiviä ja muistutuksia tietyille tapaustietueille |
| Jos tärkeintä on…Tiedostojen löytäminen asiayhteydessä | Etsi…Asiaankuuluvaan tapaukseen tallennetut ja hakua varten järjestetyt asiakirjat |
| Jos tärkeintä on…Yhtenäisten vastaanottotietojen kerääminen | Etsi…Vastaanottokentät, jotka siirtyvät uuteen tapaustietueeseen |
| Jos tärkeintä on…Aloittaminen ilman pitkää käyttöönottoa | Etsi…Ohjattu määritys, käyttövalmiit mallipohjat ja selkeät siirtovaiheet |
Kuinka arvioida suosikkilistasi vaihtoehdot
- Suorita tapaustehtävä: Luo ilmaisen kokeilujakson aikana esimerkkitapaus, lisää muutama yhteyshenkilö ja asiakirja sekä määritä määräaika.
- Testaa tietojen hakemista: Pyydä työtoveria etsimään yksi asiakirja ja asian viimeisin tila käyttäen vain tapaustietuetta ja kirjaa sitten ylös mahdolliset ylimääräiset vaiheet.
- Pyydä siirtotiedot: Pyydä toimittajalta esimerkkituontimalli ja kirjallinen luettelo kentistä, asiakirjoista ja historiatiedoista, jotka se voi siirtää.
- Varmista kokonaiskustannukset: Pyydä kirjallinen tarjous, josta käyvät ilmi käyttäjäkohtaiset maksut, käyttöönottomaksut ja mahdolliset suunnitellulle tiimikoollesi tarvittavat lisäosat.
- Valitse kompromissisi: Suosi muokattavia työnkulkuja, jos prosessisi vaihtelevat asian mukaan; suosi yksinkertaisempaa käyttöönottoa, jos tiimisi tarvitsee yhdenmukaista seurantaa mahdollisimman vähäisellä hallinnoinnilla.
Mikä on yksinkertainen tapaustenhallintaohjelmisto?
Yksinkertainen tapaustenhallintaohjelmisto on työkalu tapaustietojen, asiakirjojen, tehtävien, viestinnän ja määräaikojen järjestämiseen yhteen paikkaan. Se auttaa lakitiimejä seuraamaan asian tilaa ja siihen liittyviä yhteyshenkilöitä ilman laajaa käyttöönottoa tai monimutkaisia työnkulkuja.
Oikean järjestelmän tulisi sopia tiimisi tietojen vastaanottamiseen, asiakirjojen hallintaan ja laskutukseen liittyviin tarpeisiin sekä pitää tapaustiedot helposti löydettävissä.
Yksinkertaisen tapaustenhallintaohjelmiston ominaisuudet
Tässä ovat tärkeimmät ominaisuudet, joita etsin yksinkertaisesta tapaustenhallintaohjelmistosta:
- Tapaustietojen hallinta: Tapaustietue kokoaa keskeiset tiedot – kuten tilan, muistiinpanot, osapuolet ja historian – yhteen paikkaan. Henkilöstö voi tarkistaa tietueen ymmärtääkseen asian nykytilan ja lisätä päivityksiä työn edetessä.
- Asiakirjojen hallinta: Tämän ominaisuuden avulla käyttäjät voivat ladata tiedostoja niihin liittyvään tapaukseen ja järjestää ne kansioiden, tunnisteiden tai haun avulla. Asiakirjojen säilyttäminen asiayhteydessään helpottaa oikean version löytämistä kokoukseen valmistautuessa tai asiaa tarkasteltaessa.
- Tehtävien ja määräaikojen seuranta: Käyttäjät voivat määrittää tehtäviä tiimin jäsenille, asettaa eräpäiviä ja yhdistää työn tapaukseen. Muistutukset auttavat henkilöstöä näkemään lähestyvät velvoitteet, kuten jättöpäivät tai yhteydenotot asiakkaisiin.
- Yhteystietojen hallinta: Yhteystietueisiin tallennetaan asiakkaiden ja muiden osapuolten tiedot, minkä jälkeen henkilöt yhdistetään asiaankuuluviin tapauksiin. Uudelleenkäytettävät tietueet auttavat tiimejä välttämään samojen tietojen syöttämisen toistuvasti.
- Työnkulun ja tilan seuranta: Määritettävät vaiheet osoittavat, missä kukin tapaus on vastaanotosta ratkaisuun. Tiimit voivat päivittää tilaa työn edetessä ja tarkistaa, mitkä asiat vaativat huomiota.
- Tietojen vastaanottolomakkeet: Lomakkeilla kerätään yhdenmukaisia tietoja mahdollisilta asiakkailta tai suosittelijoilta. Kun lähetetyt tiedot siirtyvät uuteen tapaustietueeseen, henkilöstö voi aloittaa jäsennellyistä tiedoista sen sijaan, että syöttäisi ne uudelleen manuaalisesti.
- Viestintähistoria: Tapaukseen yhdistetty loki tallentaa asiaankuuluvat puhelut, sähköpostit ja muut yhteydenotot. Henkilöstö voi tarkistaa aiemman viestinnän ennen vastaamista tai asian siirtämistä kollegalle.
- Tapausten haku ja suodatus: Haun ja suodattimien avulla käyttäjät voivat löytää tietueita esimerkiksi yhteyshenkilön, tilan tai päivämäärän perusteella. Tämä on hyödyllistä, kun tiimien on löydettävä asia nopeasti aktiivisten tapausten joukosta.
Yksinkertaisen tapaustenhallintaohjelmiston hyödyt
Tässä on muutamia yleisiä hyötyjä, joita voit odottaa yksinkertaisen tapaustenhallintaohjelmiston käytöltä:
- Keskitetyt tapaustietueet: Tapaustietueet kokoavat tilan, muistiinpanot, osapuolet ja historian yhteen, joten tiimisi voi tarkastella asiaa kokoamatta tietoja erillisiltä näytöiltä.
- Asiakirjojen helpompi löytäminen: Tapaukseen yhdistetyt tiedostot, kansiot, tunnisteet ja haku auttavat tiimiäsi löytämään oikean asiakirjan asiayhteydessään.
- Selkeämpi vastuunjako määräajoista: Määritettävät tehtävät, eräpäivät ja muistutukset osoittavat, kuka vastaa kustakin tapaukseen liittyvästä velvoitteesta.
- Yhdenmukaisemmat yhteystietueet: Tapauksiin yhdistetyt uudelleenkäytettävät yhteyshenkilöprofiilit auttavat tiimiäsi pitämään asiakkaiden ja osapuolten tiedot järjestyksessä.
- Parempi näkyvyys työnkulkuun: Määritettävät vaiheet ja tilan seuranta helpottavat asioiden tilanteen näkemistä ja huomiota vaativien asioiden tunnistamista.
- Yhdenmukaisempi tietojen vastaanotto: Tietojen vastaanottolomakkeilla kerätään jäsenneltyjä tietoja, jotka voidaan siirtää tapaustietueisiin, mikä vähentää manuaalista uudelleensyöttöä.
- Helpompi käyttöönotto: Ohjattu käyttöönotto, mallipohjat ja selkeät siirtovaiheet voivat auttaa tiimiäsi aloittamaan tapausten seurannan ilman pitkää määritystyötä.
Yksinkertaisen tapaustenhallintaohjelmiston kustannukset ja hinnoittelu
Kustannukset vaihtelevat ominaisuuksien, tiimin koon ja lisäosien mukaan. Tässä ovat yksinkertaisen tapaustenhallintaohjelmiston tyypilliset hintaluokat:
Yksinkertaisen tapaustenhallintaohjelmiston palvelupakettien vertailutaulukko
| Palvelupaketin tyyppi | Keskimääräinen hinta | Yleiset ominaisuudet |
|---|---|---|
| Palvelupaketin tyyppiHenkilökohtainen palvelupaketti | Keskimääräinen hinta$10-$30/user/month | Yleiset ominaisuudetTapaustietueet, asiakirjojen tallennus, yhteystietojen hallinta, tehtävämuistutukset ja perusraportointi. |
| Palvelupaketin tyyppiYrityspalvelupaketti | Keskimääräinen hinta$30-$75/user/month | Yleiset ominaisuudetMukautetut työnkulut, tietojen vastaanottolomakkeet, tiimin käyttöoikeudet, laajennettu tallennustila ja integraatiot. |
| Palvelupaketin tyyppiSuuryrityspalvelupaketti | Keskimääräinen hinta$75-$150/user/month tai mukautettu hinnoittelu | Yleiset ominaisuudetEdistyneet käyttöoikeudet, mukautettu raportointi, laajennetut integraatiot, oma tuki ja siirtoavustus. |
Usein kysytyt kysymykset
Vastauksia yleisiin kysymyksiin yksinkertaisesta asianhallintaohjelmistosta:
Sopiiko yksinkertainen asianhallintaohjelmisto yrityksen sisäisille lakitiimeille?
Kyllä, jos järjestelmä vastaa lakitiimisi käsittelemiä asioita. Yrityksen sisäisten tiimien kannattaa kartoittaa asiaryhmänsä, pyyntöpolkunsa ja hyväksyntätarpeensa ennen valintaa. Tarkista, pystyykö työkalu erottamaan sisäiset oikeudelliset asiat ulkopuolisten lakiasiainkumppanien työstä ja rajoittamaan käyttöoikeuksia roolien perusteella. Varmista myös, että raportit ja integraatiot sopivat tiimisi nykyisiin prosesseihin. Asianajotoimistojen laskutuksen ympärille rakennettu tuote saattaa sisältää ominaisuuksia, joita et tarvitse, ja samalla siitä voi puuttua liiketoiminnan tarpeisiin suunniteltuja työnkulkuja. Testaa edustava asia niiden henkilöiden kanssa, jotka ylläpitävät sitä.
Mitä tietoturvatarkistuksia pitäisi tehdä ennen asianhallintaohjelmiston valintaa?
Ennen kuin lisäät asiakas- tai henkilöstötietoja, tutustu toimittajan tietoturvadokumentaatioon ja sopimukseen. Varmista, miten se käsittelee roolipohjaisia käyttöoikeuksia, monivaiheista todentamista, salausta, tarkastuslokeja, varmuuskopioita ja tietojen poistamista. Kysy, kuka voi käyttää tietojasi, missä niitä säilytetään ja mitä tapahtuu sopimuksen päätyttyä. Tarkista, tukeeko toimittaja tietojen säilyttämistä ja tietoturvahäiriöihin reagointia koskevia vaatimuksiasi. Testaa sen jälkeen käyttöoikeudet realistisilla käyttäjärooleilla; ominaisuussivulla riittävältä vaikuttava asetus ei välttämättä suojaa arkaluonteisia asioita käytännössä. Pyydä tietoturvasta tai tietosuojasta vastaavaa henkilöäsi tarkistamaan avoimet kysymykset.
Voiko yksinkertainen asianhallintaohjelmisto laskea tuomioistuinten määräajat automaattisesti?
Yksinkertainen asianhallintaohjelmisto voi seurata määräaikoja, mutta älä oleta sen laskevan tuomioistuinten päivämääriä automaattisesti. Kysy, tukevatko muistutukset toistuvia tapahtumia, vastuuhenkilöitä, eskalointia ja useita kalentereita. Varmista, kattavatko sääntöpohjaiset määräaikojen laskelmat ne lainkäyttöalueet ja asiaryhmät, joita tiimisi käsittelee; monet yleiskäyttöiset työkalut edellyttävät henkilöstöä syöttämään päivämäärät itse. Testaa esimerkkiaikataulu sovellettaviin tuomioistuinten sääntöihin verraten ja pidä merkittävien päivämäärien osalta käytössä erillinen tarkistusvaihe. Suhtaudu ohjelmistoon seurannan apuvälineenä, ellei toimittaja dokumentoi tarvitsemaasi erityistä laskentaominaisuutta.