Rechtliche Fallverwaltung: Prozess, Vorteile & Software
Die rechtliche Fallverwaltung verbindet alle Phasen eines Mandats – von der Mandantenaufnahme und Fallstrategie über die Abrechnung und Prozessvorbereitung bis zum Abschluss des Falls.
Eine effektive Fallverwaltung reduziert Verwaltungsaufwand, verpasste Fristen, Umsatzverluste und das Risiko von Berufshaftungsfehlern und verbessert gleichzeitig die Transparenz über Fälle und Arbeitsbelastung.
Moderne Software für die rechtliche Fallverwaltung vereint Dokumente, Kalender, Aufgaben, Abrechnung, Mandantenkommunikation, Berichte und KI-gestützte Arbeitsabläufe in einem System.
Die Verwaltung von Rechtsfällen beschreibt, wie Anwaltskanzleien jeden Vorgang von der Aufnahme bis zum Abschluss verfolgen, organisieren und voranbringen – und ohne ein klares System bleiben Dinge auf der Strecke. Fristen werden versäumt, Dokumente gehen unter und die Abrechnung verzögert sich. Ich habe erlebt, wie schnell eine wachsende Zahl von Fällen selbst erfahrene Teams ohne die richtige Struktur überfordert.
Dieser Leitfaden deckt den gesamten Prozess ab: Mandantenaufnahme, Dokumentenverwaltung, KI, Sicherheit und Einführung der Software. Wenn Sie eine Software zur Verwaltung von Rechtsfällen evaluieren, finden Sie hier eine Übersicht der wichtigsten Funktionen und dessen, was für die Einführung in Ihrer Kanzlei erforderlich ist.
Was ist die Verwaltung von Rechtsfällen?
Die Verwaltung von Rechtsfällen ist der Prozess, jeden Vorgang, den Ihre Kanzlei bearbeitet, zu organisieren, zu verfolgen und voranzubringen – vom ersten Anruf eines Mandanten bis zur abschließenden Abrechnung. Sie umfasst alles: Wer wofür verantwortlich ist, welche Fristen bevorstehen, wo Dokumente gespeichert sind und wie die Kommunikation protokolliert wird. Ohne ein klares System verliert selbst eine gut besetzte Kanzlei Zeit und übersieht wichtige Details.
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Ich betrachte sie als das operative Rückgrat der anwaltlichen Tätigkeit. Sie ist nicht glamourös, aber sie unterscheidet Kanzleien, die wachsen, von Kanzleien, die nur noch reagieren.
Außerdem sollte man die Verwaltung von Rechtsfällen von der gerichtlichen Fallverwaltung unterscheiden. Richter nutzen die Fallverwaltung, um Zeitpläne für Rechtsstreitigkeiten zu steuern und Anhörungen anzusetzen.
Arten von Software für die Rechtsverwaltung
| Art | Unterscheidungsmerkmal |
|---|---|
| Software für Kanzleimanagement | Umfassender als die Fallverwaltung; deckt neben der Vorgangsverfolgung auch Abrechnung, Buchhaltung und Kanzleibetrieb ab. |
| Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten | Für unternehmensinterne Rechtsteams entwickelt, die Angelegenheiten intern verwalten, statt mandantenbezogene Fälle zu bearbeiten. |
| Software für Vertragsmanagement | Speziell auf die Erstellung, Verhandlung, Genehmigung und Verlängerung von Verträgen ausgerichtet. |
| Software für die Verwaltung juristischer Dokumente | Spezialisiert auf die Speicherung, Versionskontrolle und Suche von Dokumenten, ohne umfassendere Fall- oder Vorgangsverfolgung. |
| Software für die Verwaltung von Rechtsstreitigkeiten | Für die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Rechtsstreitigkeiten entwickelt, einschließlich Gerichtseinreichungen, Beweisaufnahme und Anhörungen. |
Wer nutzt Software zur Verwaltung von Rechtsfällen?
Diese Software eignet sich am besten für die folgenden Arten von Teams und Organisationen:
- Anwaltskanzleien: Kleine, mittelgroße und große Kanzleien, die mehrere Fälle und Fristen gleichzeitig verwalten.
- Unternehmensinterne Rechtsabteilungen: Juristische Teams in Unternehmen, die Verträge, Rechtsstreitigkeiten und Compliance-Projekte verwalten.
- Organisationen der Rechtshilfe: Gemeinnützige Organisationen, die Einzelpersonen oder Gemeinschaften juristische Dienstleistungen anbieten.
- Juristische Behördenstellen: Teams des öffentlichen Sektors, die regulatorische Aufgaben, Durchsetzungsmaßnahmen oder Rechtsstreitigkeiten bearbeiten.
- Spezialisierte Kanzleien: Nischenkanzleien mit spezialisierten Rechtsgebieten wie Einwanderungsrecht oder geistigem Eigentum.
Warum die Verwaltung von Rechtsfällen wichtig ist: Die wichtigsten Vorteile
Gute Fallverwaltung sorgt nicht nur für Ordnung. Sie wirkt sich direkt auf die Rentabilität Ihrer Kanzlei, die Beziehungen zu Mandanten und Ihr Haftungsrisiko aus.
Kanzleien lassen Einnahmen ungenutzt: Rund 14 % der abrechenbaren Stunden werden nicht in Rechnung gestellt, und 10 % der in Rechnung gestellten Gebühren bleiben uneinbringlich. Ein strukturiertes Fallverwaltungssystem schließt diese Lücken und schafft zugleich klare operative und finanzielle Vorteile in der gesamten Kanzlei.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile einer effektiven Fallverwaltung:
- Weniger administrativer Aufwand: Anwälte in kleinen Kanzleien verbringen mehr Zeit mit der anwaltlichen Tätigkeit und weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben – 2023 widmeten Anwälte in kleinen Kanzleien 61 % ihrer Zeit abrechenbarer Arbeit, gegenüber 56 % im Vorjahr.
- Weniger versäumte Fristen: Eine zentrale Kalenderverwaltung macht Gerichtstermine, Einreichungsfristen und Verpflichtungen gegenüber Mandanten für alle sichtbar, statt sie im Posteingang einer einzelnen Person zu verbergen.
- Bessere Kommunikation mit Mandanten: Mandanten wissen, was mit ihrem Vorgang geschieht. Diese Transparenz schafft Vertrauen und verringert die Zahl der Anrufe zu Statusaktualisierungen, die Ihr Team bearbeiten muss.
- Bessere finanzielle Leistung: Kanzleien, die auf eine strukturierte Verwaltung umstellen, können mehr als 15 Stunden pro Monat einsparen.
- Geringeres Haftungsrisiko: Ein dokumentierter und prüfbarer Arbeitsablauf verringert die Wahrscheinlichkeit, dass ein Versäumnis zu einem Disziplinarverfahren führt.
Fallstudien zu Software für die Verwaltung von Rechtsfällen
Dieser Abschnitt hebt Fallstudien hervor, die zeigen, wie Software für das Management von Rechtsfällen den Arbeitsalltag verändert. Sie sehen anhand realer Beispiele, mit welchen Herausforderungen Teams vor der Implementierung konfrontiert waren und welche Auswirkungen der Wechsel zu einer spezialisierten Plattform hatte.
Fallstudie: Implementierung von Clio bei Ceiba Fôrte Law Firm
Ceiba Fôrte Law Firm wechselte zu Clio, nachdem sich die ursprüngliche Plattform für das Management von Rechtsfällen als umständlich und schwer zu bedienen erwiesen hatte. Das Unternehmen suchte nach einer intuitiveren Software für Mitarbeiter und Mandanten. Das benutzerfreundliche Design von Clio ermöglichte es der Kanzlei, schnell betriebsbereit zu sein. Sie nutzte die Funktionen von Clio Manage für Kanzleimanagement, Dokumentenfreigabe und Clio Payments, um wie eine größere Kanzlei zu arbeiten, ohne zusätzliches Personal einzustellen.
Hier sind die Ergebnisse der Implementierung einer Software für das Management von Rechtsfällen bei Ceiba Fôrte Law Firm:
- 25 % Wachstum im Jahresvergleich: Die Kanzlei wuchs während der COVID-19-Pandemie, weil sie bereits vollständig cloudbasiert mit Clio arbeitete, bevor mobiles Arbeiten erforderlich wurde.
- Schnellere Aufgabenerledigung: Aufgaben, die zuvor 15–20 Minuten dauerten, wurden nach dem Wechsel zu Clio auf etwa 5 Minuten reduziert.
- 100 % Zahlungseingangsquote: Die Kanzlei hielt eine Zahlungseingangsquote von 100 % bei Mandantenzahlungen aufrecht, wobei 90 % der Mandanten ihre Rechnungen per Karte über Clio Payments bezahlten.
- Geringere Gemeinkosten: Die Kanzlei vermied die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter oder Auftragnehmer, indem sie administrative Aufgaben direkt innerhalb von Clio erledigte.
- Größeres Vertrauen der Mandanten: Mandanten erhielten sicheren, direkten Zugriff auf ihre Dokumente und den Status ihrer Fälle, wodurch die wiederholte Kommunikation mit den Mitarbeitern reduziert wurde.
Fallstudie: Implementierung von Xakia bei Axiom Medical
Axiom Medical benötigte eine Lösung für das Management von Rechtsangelegenheiten, mit der das Unternehmen seine Rechtsangelegenheiten verwalten und zugleich die Leistung seiner Rechtsabteilung für den Vorstand verfolgen und darüber berichten konnte. Nach der Bewertung mehrerer Anbieter entschied sich das Unternehmen für Xakia. Die Lösung bot eine sofort einsatzbereite Berichtsfunktion, die die Anforderungen der Abteilung nahezu unmittelbar erfüllte.
Hier sind die Ergebnisse der Implementierung einer Software für das Management von Rechtsfällen bei Axiom Medical:
- Hunderte eingesparte Arbeitsstunden: Der Leiter der Rechtsabteilung schrieb Xakia die Einsparung von Hunderten Arbeitsstunden zu, insbesondere während der Verkleinerung des Teams von vier auf zwei Personen.
- Gebündelter Anfrageprozess: Mehrere fragmentierte Kanäle für Anfragen nach rechtlicher Unterstützung wurden durch einen einzigen, zentralisierten Anfrageprozess ersetzt.
- Verbesserte Berichterstattung an die Unternehmensleitung: Die Rechtsabteilung etablierte mithilfe der Berichtswerkzeuge von Xakia eine stärkere und transparentere Berichtsbeziehung zur oberen Führungsebene.
- Besserer Überblick über Rechtsangelegenheiten: Das Team erhielt in Echtzeit Einblick in Fristen, Arbeitsbelastung und den Status von Rechtsangelegenheiten, ohne auf Nachfassaktionen per E-Mail angewiesen zu sein.
- Nachweisbarer Wert der Abteilung: Rechtsteams werden vom übrigen Unternehmen anhand ihrer Leistung beurteilt. Durch die Erfassung und Berichterstattung über ihre Arbeit half Xakia der Abteilung, ihren Wert für die gesamte Organisation nachzuweisen.
Der Prozess des Managements von Rechtsfällen: Von der Aufnahme bis zum Abschluss
Der Prozess des Fallmanagements besteht aus einer Abfolge definierter Phasen. Jede Phase umfasst bestimmte Aufgaben, Verantwortliche und Ergebnisse. Typischerweise läuft er wie folgt ab:
- Aufnahme des Mandanten: Mandanteninformationen erfassen, eine Interessenkollision prüfen, eine Mandatsvereinbarung abschließen und die Rechtsangelegenheit in Ihrem System eröffnen.
- Fallstrategie: Rechtliche Ziele festlegen, Teamrollen zuweisen und einen ersten Zeitplan erstellen.
- Zusammentragen von Dokumenten und Beweismitteln: Alle relevanten Materialien – Verträge, Korrespondenz, Beweiserhebung, medizinische Unterlagen usw. – sammeln, organisieren und protokollieren.
- Kommunikationsmanagement: Alle Interaktionen mit Mandanten und gegnerischen Rechtsbeiständen verfolgen. Jeden Anruf, jede E-Mail und jedes Gespräch dokumentieren.
- Aufgaben- und Fristenmanagement: Gerichtstermine, Einreichungsfristen und interne Meilensteine festlegen. Aufgaben zuweisen und deren Erledigung überwachen.
- Finanzmanagement: Abrechenbare Arbeitszeit und Ausgaben erfassen, sobald sie anfallen. Lassen Sie die Abrechnung nicht hinter der Arbeit zurückbleiben.
- Vorbereitung auf Gerichtsverfahren: Argumente organisieren, Zeugen vorbereiten und Schriftsätze zusammenstellen.
- Verhandlung und Vergleich: Alle Vergleichsgespräche, Angebote und Gegenangebote dokumentieren. Den Mandanten in jeder Phase auf dem Laufenden halten.
- Gerichtsverhandlung: Die Logistik koordinieren, Beweisstücke verwalten und Entwicklungen in Echtzeit verfolgen.
- Abschluss des Falls: Die Abrechnung abschließen, die Akte archivieren, Mandantendokumente zurückgeben und die Rechtsangelegenheit in Ihrem System schließen.
Ich möchte Teams dazu ermutigen, den Abschluss mit derselben Sorgfalt wie die Aufnahme zu behandeln. Ein nachlässiger Abschluss der Bearbeitung schafft Compliance-Risiken und erschwert späteres Nachschlagen.
Kernkomponenten eines modernen Fallmanagementsystems
Mandantenaufnahme und Kommunikation
Die Mandantenaufnahme ist der Punkt, an dem der Fallmanagementprozess entweder auf einer soliden Grundlage beginnt oder nicht. Ein guter Aufnahmeprozess erfasst alle wesentlichen Informationen von Anfang an: Kontaktdaten, Art der Angelegenheit, Gegenparteien (für Konfliktprüfungen) und den Umfang der Vertretung.
Mandantenportale sind zu einem festen Bestandteil der Mandantenaufnahme und Kommunikation geworden. Sie bieten Mandanten einen sicheren Kanal zum Hochladen von Dokumenten, Prüfen von Aktualisierungen und Senden von Nachrichten – dadurch werden lange E-Mail-Ketten reduziert und die gesamte Kommunikation zentralisiert und protokolliert.
Dokumentenverwaltung
Jeder Fall erzeugt eine beträchtliche Menge an Dokumenten, und es ist entscheidend, wo diese Dokumente gespeichert werden. Ein Fallmanagementsystem sollte es Ihrem Team ermöglichen, Dokumente an einem einzigen, direkt mit der Angelegenheit verknüpften Ort zu speichern, zu versionieren, zu durchsuchen und zu teilen.
Die Risiken einer ungeordneten Dokumentenablage sind real: verlegte Beweismittel, doppelte Versionen und unbefugter Zugriff. Achten Sie auf ein System, das Ordnerstrukturen, Zugriffskontrollen und Prüfpfade unterstützt.
Kalender, Fristen und Aufgabenverwaltung
Versäumte Fristen gehören zu den häufigsten Auslösern von Haftungsansprüchen wegen beruflicher Pflichtverletzung. Eine zentralisierte, vom gesamten Team gemeinsam genutzte Kalenderverwaltung stellt sicher, dass jeder Anhörungstermin, jede Einreichungsfrist und jede Verjährungsfrist sichtbar ist und nachverfolgt wird.
Die Aufgabenverwaltung ergänzt die Kalenderverwaltung. Es geht nicht nur darum zu wissen, dass eine Frist existiert, sondern auch darum, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, interne Fälligkeitstermine festzulegen und zu bestätigen, dass die Arbeit erledigt ist, bevor die externe Frist abläuft.
Zeiterfassung, Abrechnung und Rechnungsstellung
61 % der Kanzleien berichten von einer höheren Effizienz durch KI-gestützte Abrechnung und Rechnungsstellung, wodurch Fehler reduziert und Zahlungen beschleunigt werden. Diese Statistik spiegelt eine umfassendere Realität wider: Bei der Abrechnung verlieren die meisten Kanzleien den größten Teil ihrer Einnahmen.
Die Zeit sollte möglichst zeitnah in Echtzeit erfasst werden – nicht am Ende der Woche rekonstruiert werden. Ein Fallmanagementsystem mit integrierter Zeiterfassung erleichtert dies, da Anwälte ihre Zeit von überall aus direkt einer Angelegenheit zuordnen können.
Achten Sie bei der Rechnungsstellung auf Systeme, die mehrere Gebührenmodelle unterstützen: Abrechnung nach Stunden, Pauschalhonorar, Erfolgshonorar und hybride Modelle. Eine treuhänderische Buchführung sollte eine integrierte Funktion sein und kein nachträglicher Zusatz.
Berichte und Analysen
Berichte verschaffen der Kanzleileitung einen klaren Überblick über die finanzielle Gesundheit, die Verteilung der Arbeitslast und den Fortschritt der Fälle. Die nützlichsten Berichte erfassen abrechenbare Stunden je Anwalt, Realisierungsquoten, die Altersstruktur offener Forderungen und die Rentabilität einzelner Angelegenheiten.
Die erfolgreichsten Kanzleien verwalten nicht nur Fälle – sie verfolgen auch ihre Leistung, Mandantentrends und finanzielle Gesundheit und berichten über höhere Effizienz, einen stärkeren Cashflow und eine höhere Mandantenzufriedenheit. Ich würde Berichte nicht als vierteljährliche Aufgabe betrachten, sondern als wöchentliche Routine.
Die Rolle von KI im juristischen Fallmanagement
Die Akzeptanzrate von KI in der Rechtsgemeinschaft ist in den vergangenen zwei Jahren auf 78 % gestiegen, und es ist leicht zu erkennen, warum. KI ist für die umfangreichen, sich wiederholenden Aufgaben, die Rechtsteams ausbremsen, wirklich nützlich.
Der wichtigste Grund, aus dem Juristen KI-Tools einsetzen, ist die Unterstützung bei Fall- oder Rechtsrecherchen (66 %), gefolgt von der Zusammenfassung von Fallhistorien (39 %) sowie der Erstellung, Prüfung und Analyse von Dokumenten (36 %).
Im Kontext des Fallmanagements schafft KI in einigen spezifischen Bereichen einen Mehrwert:
- Dokumentenprüfung und -zusammenfassung: KI kann relevante Klauseln auffinden, Widersprüche markieren und umfangreiche Akten in nutzbare Zusammenfassungen überführen.
- Automatisierung von Fristen und Arbeitsabläufen: KI-gestützte Systeme können Fristen anhand von Gerichtsbezirksregeln oder der Art des Vorgangs automatisch eintragen.
- Abrechnungsautomatisierung: Die Erfassung und Kategorisierung von Zeiteinträgen mit KI verringert den manuellen Aufwand und die Wahrscheinlichkeit einer zu niedrigen Abrechnung.
- Prädiktive Erkenntnisse: Einige Plattformen nutzen historische Daten, um Vorgänge zu markieren, bei denen das Budget überschritten oder ein Meilenstein verpasst werden könnte.
KI-Warnhinweise, die ernst genommen werden sollten
87 % der Leiter von Prozessunterstützungsabteilungen betrachten KI-gestützte Fallmanagementsoftware als Wettbewerbsvorteil. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede KI-Funktion für den produktiven Einsatz bereit ist.
Zu den Risiken gehören Halluzinationen der KI (erfundene Zitate oder Fakten), eine uneinheitliche Ausgabequalität und Vertraulichkeitsbedenken, wenn Daten an externe Server gesendet werden. Prüfen Sie vor der Einführung eines KI-Tools, wie Ihre Daten verarbeitet werden, ob die Ausgaben vor der Verwendung überprüft werden und ob das Tool anhand der Berufsregeln Ihres Gerichtsbezirks bewertet wurde. Worauf Sie bei Software für juristisches Fallmanagement achten sollten
Die passende Software hängt von der Größe Ihrer Kanzlei, den Tätigkeitsbereichen und der Komplexität Ihrer Arbeitsabläufe ab. Dennoch bieten diese Kriterien und wesentlichen Funktionen einen praktischen Rahmen, um potenzielle Plattformen fair miteinander zu vergleichen:
| Funktionsbereich | Darauf sollten Sie achten |
|---|---|
| Vorgangsverwaltung | Zentralisierte Fallakten, benutzerdefinierte Felder, Vorgangsvorlagen |
| Dokumentenverwaltung | Sichere Speicherung, Versionskontrolle, Suche, Zugriffskontrollen |
| Kalenderverwaltung | Integration von Gerichtsregeln, gemeinsamer Teamkalender, Fristenbenachrichtigungen |
| Zeiterfassung und Abrechnung | Zeiterfassung in Echtzeit, mehrere Gebührenarten, Treuhandbuchhaltung |
| Mandantenkommunikation | Sicheres Portal, automatische Aktualisierungen, Aufnahmeformulare |
| Berichtswesen | Anpassbare Dashboards, Realisierungsquoten, Altersstruktur offener Forderungen |
| KI-Tools | Integrierte Funktionen, Datenschutzrichtlinien, Prüfpunkte für die menschliche Kontrolle |
| Bereitstellung | Cloudbasiert für den Fernzugriff und automatische Aktualisierungen |
| Support und Schulung | Ressourcen für die Einführung, Live-Support, Unterstützung bei der Migration |
| Preisgestaltung | Pro Nutzer oder Pauschalgebühr, Vertragsbedingungen, Gesamtbetriebskosten |
Der Markt für Software zur Verwaltung juristischer Kanzleien ist von 2.57 Milliarden USD im Jahr 2024 auf 2.84 Milliarden USD im Jahr 2025 gewachsen, sodass es keinen Mangel an Optionen gibt. Nutzen Sie kostenlose Testversionen und beziehen Sie die Anwälte und Mitarbeiter, die das System tatsächlich verwenden werden, in den Bewertungsprozess ein.
Empfehlungen für Software zum juristischen Fallmanagement
Hier sind einige Tools für juristisches Fallmanagement, die ich empfehle.
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In meinen Bewertungen von Software für juristisches Fallmanagement erfahren Sie mehr darüber, worin die einzelnen Lösungen besonders gut sind, welche Kernfunktionen sie bieten und welche Vor- und Nachteile sie jeweils haben.
Integrationen: Fallmanagement mit Ihrer Legal-Tech-Systemlandschaft verbinden
Eine Fallmanagementplattform sollte nicht isoliert arbeiten. Die richtigen Integrationen für juristische Fallmanagementsoftware verbinden die Vorgangsverwaltung mit den anderen Tools, die Ihre Kanzlei bereits nutzt.
Zu den wichtigen Integrationen, auf die Sie achten sollten, gehören:
- E-Mail und Kalender: Integration mit Microsoft 365 und Google Workspace, sodass die Kommunikation erfasst und Fristen automatisch synchronisiert werden.
- Buchhaltungssoftware: QuickBooks oder ähnliche Werkzeuge für den Abgleich des Hauptbuchs, getrennt von der Treuhandbuchhaltung.
- Elektronische Signatur: DocuSign oder ähnliche Plattformen für Mandatsvereinbarungen, Vergleiche und andere von Mandanten unterzeichnete Dokumente.
- Gerichtliche Einreichungen: Direkte Integrationen für elektronische Einreichungen reduzieren doppelte Dateneingaben und Formatierungsfehler.
- Dokumentenspeicherung: Verbindungen zu Dropbox, OneDrive oder SharePoint für Kanzleien mit bereits vorhandenen Dokumentenablagen.
Bei der Bewertung von Investitionen in generative KI-Werkzeuge speziell für den Rechtsbereich nannten 43 % der Befragten die Integration mit vertrauenswürdiger Software als einen der wichtigsten Gründe. Dieselbe Logik gilt für Ihre zentrale Plattform für Fallmanagement. Wenn sie keine Verbindung zu den bereits von Ihnen verwendeten Systemen herstellen kann, wird die Einführung ins Stocken geraten.
Sicherheit, Vertraulichkeit & ethische Compliance
Die Herausforderungen im Bereich Sicherheit nehmen zu, wenn Systeme für das Fallmanagement sensible Mandanten- und Falldaten speichern. Diese Plattformen bringen erhebliche ethische und regulatorische Verpflichtungen mit sich. Kanzleien müssen daher unbefugten Zugriff, Datenverlust, Datenschutzrisiken und Verstöße gegen die Vertraulichkeit verhindern.
Ihr System sollte mindestens diese Standards erfüllen:
- Datenverschlüsselung: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für gespeicherte und übertragene Daten.
- Zugriffskontrollen: Rollenbasierte Berechtigungen, sodass Anwälte und Mitarbeitende nur das sehen, was sie benötigen.
- Prüfprotokolle: Ein vollständiges Protokoll darüber, wer auf eine Datei zugegriffen, sie bearbeitet oder geteilt hat.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung: Für alle Benutzerkonten erforderlich, nicht optional.
- Compliance bei der Treuhandbuchhaltung: Die IOLTA-Regeln unterscheiden sich je nach Rechtsordnung, aber Ihre Software muss eine regelkonforme Treuhandbuchhaltung mit einer klaren Trennung zwischen Mandanten- und Betriebsmitteln unterstützen.
- Datenresidenz: Wissen Sie, wo Ihre Daten gespeichert werden und ob sie Grenzen von Rechtsordnungen überschreiten – besonders relevant für Kanzleien, die Angelegenheiten in der EU oder anderen regulierten Regionen bearbeiten.
Versicherer für Berufshaftpflicht fragen bei Verlängerungen zunehmend nach den Datensicherheitsmaßnahmen. Ich würde die Sicherheitslage Ihrer Plattform für das Fallmanagement als wesentliches Geschäftsrisiko betrachten, nicht nur als IT-Anliegen.
Fallmanagement in Ihrer Kanzlei einführen: Migration, Schulung & Einführung
Die richtigen Anforderungen an die Software und ihre Implementierung festzulegen, ist nur die halbe Arbeit. Bei der Einführung entscheidet sich, ob die meisten Implementierungen erfolgreich sind oder scheitern.
Befolgen Sie diese Schritte, um Ihrer Kanzlei die besten Voraussetzungen für einen reibungslosen Übergang zu geben:
- Erfassen Sie den aktuellen Stand: Dokumentieren Sie Ihre bestehenden Arbeitsabläufe, bevor Sie irgendetwas konfigurieren. Wissen Sie, was funktioniert und was nicht.
- Bestimmen Sie einen internen Verantwortlichen: Eine Person aus Ihrem Team – idealerweise ein erfahrener Anwalt oder Administrator – sollte die Einführung verantworten und als erste Anlaufstelle für Fragen dienen.
- Migrieren Sie Daten sorgfältig: Bereinigen Sie Ihre Daten vor der Migration. Importieren Sie nicht jahrelang ungeordnete Dateien in ein neues System, ohne zuvor nicht benötigte Daten zu archivieren oder zu löschen.
- Konfigurieren Sie vor der Schulung: Richten Sie Fallvorlagen, benutzerdefinierte Felder und Abrechnungseinstellungen ein, bevor die Mitarbeitenden mit dem System arbeiten. Die Einarbeitung in ein nicht konfiguriertes System führt zu Verwirrung.
- Schulen Sie schrittweise: Beginnen Sie mit den Kernfunktionen – Fallerstellung, Dokumenten-Upload und Zeiterfassung –, bevor Sie fortgeschrittene Funktionen wie KI-Werkzeuge oder benutzerdefinierte Berichte einführen.
- Legen Sie einen Starttermin fest und halten Sie ihn ein: Offene Einführungsphasen ziehen sich in die Länge. Ein verbindlicher Termin (kein Wortspiel beabsichtigt) schafft Verbindlichkeit.
- Messen Sie die Nutzung: Erfassen Sie in den ersten 60 Tagen die Anmelderaten, das Volumen der Zeiterfassungen und die Dokumentennutzung. Wenn die Nutzung gering ist, finden Sie heraus, warum, bevor das alte System wieder zum faktischen Standard wird.
Die Kanzleien, die ich bei der erfolgreichsten Einführung von Fallmanagement-Werkzeugen beobachtet habe, verfügen nicht unbedingt über die größten Budgets. Es sind diejenigen mit klarer interner Zuständigkeit und der Bereitschaft, ihre bisherigen Arbeitsweisen zu verändern.
Bereit, die richtige Software für Ihre Kanzlei auszuwählen?
Nachdem Sie nun verstanden haben, wie die Verwaltung von Rechtsfällen von Anfang bis Ende funktioniert, besteht der nächste Schritt darin, das richtige Werkzeug auszuwählen. Lesen Sie den Leitfaden zur Auswahl von Software für die Verwaltung von Rechtsfällen, um Ihre Optionen mithilfe eines strukturierten, speziell für Juristen entwickelten Fünf-Schritte-Rahmens zu vergleichen.