Checkliste für Anforderungen an Software zur Verwaltung von Rechtsfällen

Die Wahl der richtigen Software für das Management von Rechtsfällen prägt, wie Ihre Kanzlei jeden einzelnen Tag arbeitet. Nachdem ich Dutzende Plattformen bewertet habe, bin ich zu dem Schluss gekommen, dass der Unterschied zwischen einer passenden Lösung und einem kostspieligen Fehlkauf fast immer auf Anforderungen zurückzuführen ist, die im Vorfeld nicht vollständig bedacht wurden – übersehene Regeln für die Fristenverwaltung, eine unzureichende Konfliktprüfung oder Abrechnungstools, die nicht zu Ihren Vergütungsvereinbarungen passen. Diese Checkliste deckt alle bewertungsrelevanten Anforderungen ab, geordnet nach Kategorie und Priorität, damit Sie Anbieter sicher beurteilen und vermeiden können, sich für die falsche Plattform zu entscheiden.

Checkliste für die Anforderungen an Software für das Management von Rechtsfällen

Ich verlasse mich jedes Mal auf diese Checkliste, wenn ich Software für das Management von Rechtsfällen für mein Team bewerte. Sie hilft mir, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Lücken zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. So unterteile ich die Anforderungen:

Zentrale funktionale Anforderungen

Unverzichtbare Funktionen

• Verwaltung von Angelegenheiten/Fällen: Die Plattform muss ein zentrales Repository für alle Falldateien, Parteien, den Status der Angelegenheit und die Fallhistorie bereitstellen – zugänglich über einen einzigen Datensatz der Angelegenheit, ohne zwischen Modulen wechseln zu müssen.
• Kontakt- und Mandantenverwaltung: Vollständige CRM-Funktionen für Mandanten, gegnerische Anwälte, Zeugen und Gerichte, einschließlich einer integrierten Prüfung auf Interessenkonflikte, die Beziehungen über alle Angelegenheiten hinweg automatisch erkennt.
• Dokumentenverwaltung: Umfasst Versionskontrolle, Funktionen zum Ein- und Auschecken, Volltextsuche und sichere Speicherung – Funktionen, die auch in Software für das Wissensmanagement in Kanzleien zu finden sind und Teams dabei helfen, Kanzleiwissen zu finden und wiederzuverwenden.
• Kalender und Fristenverwaltung: Die Verfolgung von Gerichtsterminen und die Berechnung von Fristen müssen eine gerichtsbarkeitsspezifische, regelbasierte Kalenderverwaltung umfassen, die zugehörige Fristen automatisch einträgt, sobald ein auslösendes Datum eingegeben wird.

Standardanforderungen

• Zeiterfassung und Abrechnung: Erfasst abrechenbare Stunden per Timer und manueller Eingabe, unterstützt LEDES-konforme Rechnungsstellung und verarbeitet verschiedene Abrechnungsmodelle – Stundenhonorar, Pauschalhonorar und Erfolgshonorar – einschließlich Treuhand-/IOLTA-Buchhaltung.
• Aufgaben- und Workflow-Management: Die Plattform sollte Funktionen einer Software für juristische Workflows umfassen, mit denen Aufgaben Einzelpersonen oder Teams zugewiesen werden, wiederverwendbare Vorlagen für gängige Arten von Angelegenheiten unterstützt werden und nach Abschluss vorheriger Schritte automatisch Folgeaufgaben ausgelöst werden.
• Berichte und Analysen: Umfasst Standardberichte zum Status von Angelegenheiten, zur Produktivität von Anwälten und zur finanziellen Leistung sowie einen benutzerdefinierten Berichtsgenerator für kanzleispezifische Kennzahlen.

Besondere Anforderungen

• Automatisierung/Erstellung juristischer Dokumente: Vorlagenbasierte Dokumenterstellung unter Verwendung von Seriendruckfeldern, die direkt aus den Daten der Angelegenheit übernommen werden – für Verträge, Schriftsätze und Korrespondenz –, um den Zeitaufwand für die manuelle Erstellung zu reduzieren.
• Treuhandbuchhaltung mit Drei-Wege-Abstimmung: Für Kanzleien, die Mandantenhonorare oder Treuhandgelder verwalten, muss das System eine Drei-Wege-Abstimmung zwischen dem Treuhandkonto, den einzelnen Mandantenkonten und den Kontoauszügen unterstützen und dabei den Anforderungen der Anwaltskammer entsprechen.

Technische Anforderungen und Integrationsanforderungen

Unverzichtbare Funktionen

• E-Mail-Integration (Outlook/Gmail): Eine Synchronisierung in beide Richtungen, mit der Sie E-Mails und Anhänge direkt aus Ihrem Posteingang in einer Falldatei speichern können – ohne zwischen Anwendungen wechseln oder Dateien manuell hochladen zu müssen.
• Cloudbasierter Zugriff mit mobiler Unterstützung: Die beste cloudbasierte Software für das Management von Rechtsfällen sollte browserbasierten Zugriff sowie native iOS- und Android-Apps bieten, die Anwälten vollständige Einblicke in ihre Angelegenheiten ermöglichen, unabhängig davon, ob sie remote oder im Gerichtssaal arbeiten.
• Tools für Datenimport/-export und Migration: Der Anbieter muss Tools oder Dienstleistungen bereitstellen, um Daten aus Ihrem Altsystem zu migrieren und Ihre Daten in Standardformaten wie CSV oder PDF zu exportieren, damit Sie nie an eine Plattform gebunden sind, die Sie verlassen möchten.

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Standardanforderungen

• Integration von Buchhaltungssoftware: Native Konnektoren zu QuickBooks, Xero oder vergleichbaren Finanzplattformen, die Abrechnungen, Rechnungen und Zahlungen synchronisieren, ohne dass auf beiden Seiten eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
• Integration von Microsoft 365 / Google Workspace: Direkte Interoperabilität mit Word, Excel, OneDrive und Google Drive, damit Ihr Team Dokumente erstellen, bearbeiten und speichern kann, ohne die vertrauten Tools zu verlassen.
• Offene API / Webhooks: Dokumentierter API-Zugriff und Webhook-Unterstützung, mit denen Ihr IT-Team oder ein Entwickler die Plattform ohne individuelle Behelfslösungen mit anderen Tools der Kanzlei verbinden kann.
• Integration elektronischer Signaturen: Native Integration mit DocuSign, Adobe Sign oder einem gleichwertigen Anbieter, damit Mandanten und Gegenparteien Dokumente unterzeichnen können, ohne den Arbeitsablauf zu verlassen.

Besondere Anforderungen

• Integration in elektronische Gerichtsakteneinreichung: Direkte Einreichungsmöglichkeit bei föderalen Systemen wie PACER/CM/ECF und Portalen für die elektronische Einreichung bei staatlichen Gerichten, einschließlich der integrierten Verfolgung des Einreichungsstatus in der Fallakte.
• Integration in Plattformen für juristische Recherche: Verbindungen zu Westlaw, LexisNexis oder Fastcase, über die Anwälte Rechercheergebnisse direkt in die Plattform übernehmen können, ohne die Arbeit über mehrere Tabs hinweg zu duplizieren.
• KI-/LLM-Integration: Native oder als Plug-in verfügbare KI-Funktionen für die Zusammenfassung von Dokumenten, Unterstützung beim Verfassen juristischer Texte und die Überprüfung von Beweismitteln – mit klaren Angaben dazu, wie Mandantendaten durch das zugrunde liegende Modell verarbeitet werden.

Anforderungen an Sicherheit & Konformität

Unverzichtbare Anforderungen

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Sämtliche Daten – sowohl gespeicherte als auch übertragene – müssen mit AES-256 und TLS 1.2 oder höher verschlüsselt werden. Dies schützt Fallakten, Kommunikation und Abrechnungsinformationen vor dem Abfangen und erfüllt die ABA-Pflichten, angemessene Maßnahmen zum Schutz von Mandantendaten zu ergreifen.
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Jede Benutzeranmeldung muss zusätzlich zu einem Passwort einen zweiten Verifizierungsschritt erfordern – etwa einen per SMS versendeten Code oder eine Authentifizierungs-App –, um unbefugten Zugriff auch dann zu verhindern, wenn Anmeldedaten kompromittiert wurden.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC): Die Plattform muss Administratoren ermöglichen, Berechtigungen auf Fallaktenebene nach Benutzerrolle zu vergeben, sodass Anwälte, Anwaltsfachangestellte und Supportmitarbeiter nur auf die Dateien und Funktionen zugreifen, die ihre Rolle erfordert.
• Prüfprotokolle: Jeder Aufruf, Download, Upload, jede Bearbeitung und Freigabe einer Datei muss mit Zeitstempeln, Benutzerkennungen und IP-Adressen protokolliert werden – zur Unterstützung sowohl der internen Verantwortlichkeit als auch externer Prüfungen oder der Bearbeitung von Streitfällen.
• Automatische Datensicherungen: Der Anbieter muss kontinuierliche oder untertägige Sicherungen mit dokumentierten Wiederherstellungszeitzielen durchführen, damit Ihre Kanzlei Falldaten nach einem Systemausfall oder Sicherheitsvorfall schnell wiederherstellen kann.

Standardanforderungen

• SOC-2-Typ-2-Zertifizierung: Der Anbieter muss über einen aktuellen SOC-2-Typ-2-Bericht verfügen, der bestätigt, dass unabhängige Prüfer seine Sicherheitskontrollen über einen längeren Zeitraum hinweg überprüft haben – nicht nur zu einem einzigen Zeitpunkt.
• Sicheres Mandantenportal: Ein dediziertes, verschlüsseltes Portal, über das Mandanten auf Dokumente zugreifen und mit Ihrem Team kommunizieren können – damit vertrauliche Kommunikation aus Standard-E-Mail-Postfächern herausgehalten und die Isolation von Daten auf Fallaktenebene durchgesetzt wird.
• Kontrollen zur Datenaufbewahrung & -vernichtung: Die Plattform muss konfigurierbare Aufbewahrungsfristen unterstützen, die den anwendbaren rechtsspezifischen Anforderungen entsprechen, sowie prüfbare Abläufe zur Datenvernichtung für Dateien, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
• Sicherheitsprüfung des Anbieters & BAA-Unterstützung: Der Anbieter muss bereit sein, einen Sicherheitsfragebogen auszufüllen, Dokumentation zu seinem Sicherheitsstatus bereitzustellen und – sofern zutreffend – für Fälle mit geschützten Gesundheitsinformationen eine Vereinbarung über Geschäftspartner (BAA) zu unterzeichnen.

Besondere Anforderungen

• HIPAA-Konformität: Für Kanzleien, die medizinische Unterlagen oder gesundheitsbezogene Rechtsstreitigkeiten bearbeiten, muss die Plattform die technischen Schutzmaßnahmen der HIPAA unterstützen – einschließlich der verschlüsselten Übertragung von PHI, detaillierter Zugriffsprotokolle und des Abschlusses einer BAA –, um staatliche Strafen zu vermeiden.
• GDPR & grenzüberschreitende Datenkontrollen: Kanzleien, die personenbezogene Daten von Einwohnern der EU verarbeiten, müssen bestätigen, dass der Anbieter Anfragen zur Ausübung der Rechte betroffener Personen, rechtmäßige Übertragungsmechanismen und konfigurierbare Einstellungen zum Datenstandort unterstützt, um die GDPR-Anforderungen zu erfüllen.
• Informationsbarrieren: Für Kanzleien mit lateral eintretenden Anwälten oder Mehrparteienfällen, bei denen Konfliktrisiken bestehen, muss das System Informationsbarrieren auf Fallaktenebene unterstützen, die den Zugriff auf Datenbankebene – nicht nur über die Benutzeroberfläche – beschränken, um eine unbeabsichtigte Offenlegung zu verhindern.

Anbieter-Support & Implementierungsanforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• Dedizierte Unterstützung bei Einführung & Implementierung: Der Anbieter muss Ihrer Kanzlei eine Implementierungsspezialistin oder einen Implementierungsspezialisten zuweisen, die oder der Sie durch Einrichtung, Datenmigration und Konfiguration führt – und Ihnen nicht lediglich eine Wissensdatenbank überlässt und erwartet, dass Ihr Team alles selbst herausfindet.
• Unterstützung bei der Datenmigration: Der Anbieter muss einen strukturierten Prozess für die Migration von Akten, Kontakten, Dokumenten und Abrechnungsverläufen aus Ihrem aktuellen System bereitstellen, einschließlich festgelegter Zeitpläne und klarer Zuständigkeiten für jeden Migrationsschritt.
• Zugang zu technischem Live-Support: Ihre Kanzlei muss während der Geschäftszeiten Zugang zu Echtzeit-Support per Telefon, Chat oder E-Mail haben, einschließlich dokumentierter Reaktionszeitverpflichtungen für verschiedene Schweregrade.

Standardanforderungen

• Rollenbasierte Schulungsprogramme: Der Anbieter muss strukturierte Schulungen anbieten, die auf verschiedene Benutzerrollen zugeschnitten sind – Anwältinnen und Anwälte, Rechtsanwaltsfachangestellte, Mitarbeitende in der Abrechnung und Administratorinnen und Administratoren –, damit jede Person die für ihre täglichen Aufgaben relevantesten Arbeitsabläufe erlernt.
• Dokumentierte SLAs (Service-Level-Vereinbarungen): Der Anbieter muss eine schriftliche SLA bereitstellen, in der Verfügbarkeitsgarantien, Reaktionszeiten bei Vorfällen und Abhilfemaßnahmen bei Serviceausfällen festgelegt sind – damit Ihre Kanzlei bei unzureichender Leistung vertragliche Ansprüche geltend machen kann.
• Selbstbedienungs-Wissensdatenbank & Hilfezentrum: Eine durchsuchbare, aktuelle Sammlung von Anleitungen, Tutorials und Versionshinweisen, auf die Ihr Team selbstständig zugreifen kann, ohne auf die Antwort auf ein Support-Ticket warten zu müssen.
• Benutzergemeinschaft & Foren für den Erfahrungsaustausch: Zugang zu einer Kundengemeinschaft, in der Ihr Team Konfigurationen teilen, Fragen stellen und erfahren kann, wie vergleichbare Kanzleien die Plattform nutzen.

Besondere Anforderungen

• Individuelle Planung der Implementierung für große Kanzleien: Unternehmensweite oder auf mehrere Standorte verteilte Einführungen erfordern einen eigenen Projektplan mit festgelegten Meilensteinen, Rollen der Beteiligten und einer Checkliste zur Bereitschaft für den Produktivstart – und keinen standardisierten Zeitplan für die Einführung.
• Unterstützung bei der Implementierung von APIs & Integrationen: Für Kanzleien, die individuelle Integrationen benötigen, muss der Anbieter Entwicklerdokumentation, Testumgebungen und Zugang zu technischem Personal bereitstellen, das die Entwicklung und Fehlerbehebung unterstützen kann.
• Laufendes Kunden-Erfolgsmanagement: Eine namentlich benannte Kundenerfolgsmanagerin oder ein namentlich benannter Kundenerfolgsmanager, die oder der regelmäßige Abstimmungen durchführt, Nutzungskennzahlen überwacht und proaktiv auf wenig genutzte Funktionen hinweist – besonders wertvoll im ersten Jahr nach dem Start.

Anforderungen an Benutzererfahrung & Änderungsmanagement

Unverzichtbare Anforderungen

• Intuitive, aktenzentrierte Navigation: Die Benutzeroberfläche muss alle Arbeitsabläufe rund um die Akte organisieren, sodass Anwältinnen, Anwälte und Mitarbeitende zwischen Dokumenten, Aufgaben, Abrechnung und Kontakten wechseln können, ohne den Kontext zu verlieren oder sich im System neu orientieren zu müssen.
• Konfigurierbare Übersichtsseiten: Jede Benutzerin und jeder Benutzer muss eine persönliche Übersichtsseite erstellen können, die die für die jeweilige Rolle wichtigsten Aktualisierungen zum Aktenstatus, Fristen und Aufgabenwarteschlangen anzeigt – ohne dass für jede Anpassung ein Eingreifen der Administration erforderlich ist.
• Globale Suchfunktion: Eine einzige Suchleiste muss gleichzeitig Ergebnisse aus Akten, Kontakten, Dokumenten und Aufgaben liefern, mit Filteroptionen, über die Benutzerinnen und Benutzer die Ergebnisse nach Dateityp, Datumsbereich oder Aktenstatus eingrenzen können.

Standardanforderungen

• Verfolgung der Benutzerakzeptanz: Administratorinnen und Administratoren müssen Anmeldehäufigkeit, Nutzungsraten von Funktionen und inaktive Benutzerkonten einsehen können, damit Ihr IT- oder Betriebsteam erkennen kann, wo die Akzeptanz nachlässt, bevor daraus ein Problem im Arbeitsablauf wird.
• Anpassbare Arbeitsabläufe & Aktenvorlagen: Verantwortliche für Praxisgruppen oder Administratorinnen und Administratoren müssen Vorlagen für verschiedene Aktentypen erstellen können, die Aufgaben, Fristen und Dokumenten-Checklisten vorausfüllen – und so die Einrichtungszeit für routinemäßige Falltypen verkürzen.
• Integrierte Anleitung & kontextbezogene Hilfe: Kurzinfos, Hinweise zu geführten Rundgängen und eingebettete Hilfeinhalte müssen direkt in der Benutzeroberfläche verfügbar sein, damit Benutzerinnen und Benutzer Antworten erhalten können, ohne die Plattform verlassen und eine separate Wissensdatenbank durchsuchen zu müssen.
• Mechanismen für Feedback & Funktionsanfragen: Der Anbieter muss einen strukturierten Kanal bereitstellen, über den Benutzerinnen und Benutzer Produktfeedback einreichen und den Status von Funktionsanfragen verfolgen können – damit Ihr Team Einblick in die Produktplanung erhält.

Besondere Anforderungen

• Unterstützung für schrittweise Einführung und Pilotgruppen: Für größere Kanzleien, die Änderungsrisiken steuern müssen, muss der Anbieter einen schrittweisen Einführungsansatz unterstützen, der es einer festgelegten Pilotgruppe ermöglicht, Arbeitsabläufe zu validieren und Probleme aufzudecken, bevor die Einführung in der gesamten Kanzlei erfolgt.
• Programm zur Befähigung interner Fürsprecher: Der Anbieter muss ein formales Programm zur Schulung und Ausstattung interner Fürsprecher anbieten, die die Akzeptanz unter Kollegen fördern, Fragen der ersten Supportebene beantworten und als Verbindung zwischen der Kanzlei und dem Supportteam des Anbieters fungieren können.
• Barrierefreiheit gemäß WCAG 2.1 AA: Für Kanzleien mit Verpflichtungen zur Barrierefreiheit oder Zusagen zur Inklusion muss die Plattform die Standards der WCAG 2.1, Konformitätsstufe AA, erfüllen – einschließlich Kompatibilität mit Bildschirmleseprogrammen, Tastaturnavigation und ausreichendem Farbkontrast bei allen Kernfunktionen.

Branchenspezifische/optionale Anforderungen

Unverzichtbare Anforderungen

• Vorlagen für Akten nach Tätigkeitsbereich: Für Kanzleien mit festgelegten Tätigkeitsgruppen muss die Plattform vorgefertigte Aktenvorlagen enthalten, die auf Arbeitsabläufe in den Bereichen Prozessführung, Transaktionsrecht, Einwanderungsrecht oder Familienrecht zugeschnitten sind – einschließlich aufgabenspezifischer Abfolgen, Fristenlogik und Dokumenten-Checklisten.
• Mandantenaufnahme und Lead-Management (CRM): Kanzleien mit aktiven Geschäftsentwicklungspipelines benötigen einen integrierten Aufnahmeprozess, der Daten potenzieller Mandanten erfasst, Ergebnisse von Beratungsgesprächen nachverfolgt, Interessenkonfliktprüfungen durchführt und qualifizierte Leads ohne doppelte Dateneingabe in aktive Akten umwandelt.
• Nachverfolgung von Erfolgshonoraren und Vergleichen: Kanzleien im Personenschadensrecht und auf Klägerseite müssen Erfolgshonorarmodelle konfigurieren, Vergleichsangebote und -ergebnisse nachverfolgen sowie die Nettoauszahlungen an Mandanten nach Abzug von Honoraren und Kostenerstattungen berechnen können – alles innerhalb des Abrechnungsmoduls.

Standardanforderungen

• Nachverfolgung von Einwanderungsfällen und Fristen: Kanzleien im Einwanderungsrecht benötigen Bibliotheken mit Regierungsformularen, eine kategoriespezifische Fristenüberwachung für Visa sowie eine Statusüberwachung für Einreichungen bei USCIS, DOL und Konsulaten – mit automatischen Benachrichtigungen, wenn sich behördliche Bearbeitungsfristen nähern.
• Funktionen für das Familienrecht: Plattformen für familienrechtliche Kanzleien müssen die Nachverfolgung von Sorgerechtsvereinbarungen, Arbeitsblätter zur Berechnung von Unterhaltszahlungen und gerichtlich angeordnete Zahlungspläne unterstützen, die die Akteneinträge aktualisieren, wenn sich die Umstände des Falls ändern.
• Insolvenzfallverwaltung: Kanzleien, die Insolvenzfälle bearbeiten, benötigen Werkzeuge für Gläubigermatrizen, die Erstellung von Verzeichnissen und die Nachverfolgung von 341-Versammlungen – mit einer an das Einreichungsdatum des Antrags und die rechtsspezifischen Regeln geknüpften Logik für Einreichungsfristen.
• Nachverfolgung strafrechtlicher Verteidigungsfälle: Arbeitsabläufe in der Strafverteidigung erfordern die Nachverfolgung von Anklagepunkten, die Verwaltung von Aufzeichnungen zu Plädoyers und Strafzumessungen, die Terminplanung von Anhörungen sowie die Protokollierung von Offenlegungsanfragen, jeweils verknüpft mit den einzelnen Fallakten.

Besondere Anforderungen

• Fallverwaltung für Rechtshilfe und gemeinnützige Organisationen: Rechtshilfeorganisationen benötigen Aufnahmeinstrumente zur Bedürftigkeitsprüfung, eine auf Fördermitteln basierende Kategorisierung von Akten sowie eine Ergebnisberichterstattung, die den Anforderungen der Fördermittelgeber entspricht – damit Mitarbeitende Kennzahlen zum rechtlichen Bedarf nachweisen können, ohne Berichte von Grund auf selbst erstellen zu müssen.
• Compliance-Funktionen für Regierung und öffentlichen Sektor: Interne Rechtsteams in Regierungsbehörden benötigen an die Beschaffungsvorschriften angepasste Abrechnungskontrollen, mit den Gesetzen zur öffentlichen Aktenführung konforme Arbeitsabläufe für die Dokumentenverwaltung sowie prüfungsbereite Falldokumentation, die in die standardmäßige Fallbearbeitung integriert ist.
• Abrechnung in mehreren Währungen und Rechtsordnungen: Kanzleien, die grenzüberschreitend tätig sind, müssen Rechnungen in mehreren Währungen mit Verarbeitung von Wechselkursen in Echtzeit, einer rechtsordnungsabhängigen Berechnung von VAT und GST sowie länderspezifischer Rechnungsformatierung unterstützen – ohne auf manuelle Anpassungen oder externe Tabellen angewiesen zu sein.

Überschätzte Anforderungen

Ich habe zahlreiche Funktionen von Software zur Verwaltung von Rechtsfällen gesehen, die beeindruckend klingen, im Arbeitsalltag aber selten einen wirklichen Unterschied machen. Meiner Erfahrung nach lässt man sich leicht von diesen Zusatzleistungen ablenken und verliert aus dem Blick, was für das eigene Team tatsächlich den größten Unterschied bewirkt. Hier sind einige Anforderungen, die meiner Meinung nach ohne Bedenken nachrangig behandelt werden können:

• Integrierte Videokonferenzen: Einige Plattformen bieten native Tools für Videokonferenzen an, aber die meisten Teams verwenden bereits Zoom oder Microsoft Teams, die zuverlässiger und vertrauter sind. Die integrierte Option verfügt in der Regel nicht über erweiterte Funktionen und wird letztlich nicht genutzt.
• Elemente zur Gamifizierung: Funktionen wie Abzeichen, Bestenlisten oder Punktesysteme sollen das Engagement steigern, aber Juristen empfinden sie nur selten als motivierend oder für ihre Arbeit relevant. Diese Tools überladen die Benutzeroberfläche häufig, ohne die Produktivität zu verbessern.
• Aktivitätsfeeds im Stil sozialer Medien: Zeitleisten, die Facebook- oder LinkedIn-Feeds nachahmen, versprechen eine bessere Zusammenarbeit, aber die meisten Rechtsteams bevorzugen strukturierte Aktualisierungen und Benachrichtigungen, die mit Fällen verknüpft sind, statt eines fortlaufenden sozialen Feeds.
• Anpassbare Farbdesigns: Die Möglichkeit, die Farben der Benutzeroberfläche zu ändern oder das Branding der Kanzlei anzuwenden, ist zwar praktisch, wirkt sich aber nicht auf Benutzerfreundlichkeit oder Effizienz aus. Die meisten Benutzer bleiben nach der Ersteinrichtung beim Standarddesign.
• Integrierte Fax-Tools: Obwohl einige Anbieter integrierte Faxfunktionen anpreisen, sind die meisten Kanzleien bereits auf sichere E-Mail oder elektronische Einreichungen umgestiegen. Die Faxintegration bietet nur wenig Mehrwert und kann Arbeitsabläufe durch veraltete Technologie erschweren.

Schritte zur Anpassung Ihrer Checkliste für die Anforderungen an Software zur Verwaltung von Rechtsfällen

Verwenden Sie diese Schritte, um Ihre Checkliste an die individuellen Anforderungen und Arbeitsabläufe Ihrer Kanzlei anzupassen:

1. Geschäftsziele und Projektumfang festlegen: Ermitteln Sie, was Ihr Team am dringendsten von einer Software zur Verwaltung von Rechtsfällen benötigt, beispielsweise die Verfolgung von Fallbeständen, eine bessere Zusammenarbeit oder verbesserte Dokumentenkontrollen, und klären Sie, welche Anwendungsfälle oder Abteilungen betroffen sein werden.
2. Rückmeldungen aller Beteiligten einholen: Befragen Sie Anwälte, Rechtsanwaltsfachangestellte, die IT-Abteilung, Mitarbeiter der Abrechnungsabteilung und Kanzleiverwalter, um unverzichtbare Funktionen, Schwachstellen der aktuellen Systeme und arbeitsrollenspezifische Anforderungen aufzudecken.
3. Anforderungen kategorisieren und priorisieren: Teilen Sie die Anforderungen in die Kategorien „unverzichtbar“, „Standard“ und „speziell“ ein, damit Sie sich bei der Bewertung auf die Kernfunktionen konzentrieren und eine Ausweitung des Projektumfangs durch nicht wesentliche Funktionen vermeiden können.
4. Anforderungen an Integration, Skalierbarkeit und Sicherheit bewerten: Prüfen Sie Ihre bestehende technische Infrastruktur, die Teamgröße, die Anforderungen an die Remote-Arbeit und die regulatorischen Verpflichtungen, um Integrationsanforderungen, den zukünftigen Wachstumsbedarf und wesentliche Compliance-Anforderungen zu ermitteln.
5. Gesamtbetriebskosten und ROI berechnen: Prüfen Sie die vollständigen Kosten für Software zur Verwaltung von Rechtsfällen, einschließlich Lizenzen, Implementierung, Datenmigration, Schulungen, Integrationen und laufendem Support, damit Sie Optionen anhand der anfänglichen und langfristigen Ausgaben vergleichen können.

Wichtige Beteiligte bei der Auswahl von Software zur Verwaltung von Rechtsfällen

Wenn Sie Beteiligte aus Ihrer gesamten Kanzlei zusammenbringen, stellen Sie sicher, dass alle die Vorteile von Software zur Verwaltung von Rechtsfällen nutzen können, anstatt eine Plattform auszuwählen, die nur den Anforderungen der IT-Abteilung oder einiger weniger Anwälte gerecht wird. Meiner Erfahrung nach werden die besten Lösungen von Grund auf durch Beiträge von Anwälten, Mitarbeitern aus dem operativen Bereich, Supportmitarbeitern und der Kanzleileitung geprägt.

Verwenden Sie diese Tabelle, um zu bestimmen, wen Sie einbeziehen sollten und welchen Beitrag die einzelnen Gruppen zum Prozess der Anforderungsermittlung leisten:

Jetzt wissen Sie, worauf Sie achten müssen – sehen Sie, welche Funktionen überzeugen

Sobald Ihre Anforderungen feststehen, besteht der nächste Schritt darin, zu verstehen, wie diese Anforderungen den tatsächlichen Produktfunktionen entsprechen – bevor Sie also mit der Bewertung von Anbietern beginnen, sehen Sie sich diese Übersicht über die Funktionen von Software zur Verwaltung von Rechtsfällen an, um genau zu erfahren, was die einzelnen Funktionen leisten und welche Möglichkeiten für Ihre Kanzlei am wichtigsten sind.