Kanzleimanagement: Der ultimative Leitfaden für 2026
Es gibt einige Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Ihre Kanzlei reibungslos läuft. In diesem Leitfaden habe ich einige wesentliche Komponenten eines effektiven Kanzleimanagements zusammengestellt, die Ihre Aufmerksamkeit verdienen. Wir behandeln die Standardaspekte des Kanzleimanagements und stellen Ihnen einige nützliche Kanzleisoftware vor, mit denen Sie Ihre Arbeit erleichtern können.
Ganz gleich, ob Sie gerade erst anfangen oder Ihre Kanzlei für die Zukunft neu ausrichten möchten – hier finden Sie, was Sie brauchen.
Legen wir los.
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Starten Sie mit einem Plan
Jede Anwaltskanzlei benötigt einen Geschäftsplan – ein detailliertes Dokument, das festlegt, wie Sie Ihre Kanzlei in den nächsten fünf Jahren und darüber hinaus führen möchten.
Ihr Geschäftsplan benötigt eine Zusammenfassung mit Leitbild und Unternehmenswerten. Ein Geschäftsplan für Ihre Kanzlei ist ein zentrales Element in Ihrer strategischen Planung und Zielsetzung. Darüber hinaus sollten Sie auch Pläne für die Zukunft aufnehmen. Jeder gesetzte Meilenstein sollte messbar sein, und Sie benötigen Strategien, um diese zu erreichen.
Bereit zum Wachsen? Ein ERP-System für Kanzleien könnte das Richtige für Sie sein.
Wenn Sie beispielsweise in einer Großstadt sind und sich auf Unternehmenskunden spezialisieren möchten, werden Sie wahrscheinlich höhere Honorare verlangen als ein Anwalt auf dem Land mit einer kleinen Familienrechtspraxis. Bedenken Sie, dass eine größere Kanzlei auch mehr Kosten zu decken hat, darunter Miete, Gehälter und Nebenkosten.
Überlegen Sie, welche Dienstleistungen Sie anbieten und wie viel Sie pro Stunde verlangen möchten. Wie viele Mandanten benötigen Sie, um Ihre Ziele zu erreichen? Und wer sind Ihre Wunschmandanten?
Standardisieren Sie Ihre Richtlinien und Verfahren
Nach der Entwicklung Ihres Geschäftsplans ist es Zeit, ein Handbuch für Richtlinien und Verfahren zu erstellen.
Klare Richtlinien zeigen Ihren Mitarbeitern, was am Arbeitsplatz von ihnen erwartet wird. In Ihrem Handbuch behandeln Sie ein breites Themenspektrum, auf das Ihr Team jederzeit zurückgreifen kann.
- Probezeiten, Erwartungen, Gehälter und Sozialleistungen.
- Leistungsbeurteilungen, einschließlich dem Ablauf einer Kündigung. Beispielsweise könnten Sie mehrere mündliche Abmahnungen gefolgt von einer schriftlichen aussprechen.
- Bezahlter Urlaub, Mutterschaftsurlaub und Homeoffice-Regelungen.
- Umgang mit sensiblen Informationen, Datenschutz und Vertraulichkeit.
- Mitarbeitervergütung, einschließlich Auszahlungshäufigkeit und Zahlungsmethoden.
- Rückerstattung von Auslagen, Bonuszahlungen und Gehaltserhöhungsrichtlinien.
- Regelungen gegen Belästigung und Diskriminierung sowie Richtlinien zur Arbeitsplatzadaptierung.
- Technologienutzung, darunter E-Mail-, Internet- und Gerätevorschriften im Unternehmen.
Stellen Sie Ihr Juristenteam zusammen
Kanzleieigentümer können nicht alles alleine erledigen. Das Führen einer Kanzlei erfordert ein Team, und die richtigen Partner und Mitarbeiter zu wählen, ist ein entscheidender Schritt.
Wichtige Fähigkeiten in einer Kanzlei
Natürlich brauchen Sie Teammitglieder mit der nötigen Ausbildung und Branchenerfahrung. Aber es gibt eine Reihe weiterer Kompetenzen, die in einer modernen Kanzlei unerlässlich sind.
Welche Eigenschaften und Kenntnisse sind wichtig?
- Teamplayer
- Recherchefähigkeiten
- Effektive Kommunikation
- Detailgenauigkeit
- Organisationsgeschick
Von der Führungsebene bis zum Praktikanten sollte eine Teamkultur herrschen. Alle müssen zusammenarbeiten, und der Arbeitsplatz sollte inklusiv und gerecht sein.
Sie werden mit Menschen unterschiedlichster Herkunft zu tun haben. Achten Sie daher beim Ausbau Ihres Teams besonders auf Kandidaten mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten.
Auch Recherchefähigkeiten sind wichtig. Ihr Team wird Informationen zusammentragen und aufbereiten, daher ist effizientes und sorgfältiges Recherchieren während der Mandatsbearbeitung essenziell.
Und nicht zuletzt: Organisationstalent. Diese Fähigkeit ist vielseitig und kann auch in anderen Branchen erworben werden. Zum Beispiel weiß jemand mit Erfahrung in der Administration, wie man Termine koordiniert und Dokumente verwaltet. Ein gut organisiertes Team übersieht selten Details.
Im Bereich der Rechtsstreitigkeiten kann ein einziger Fehler eine gesamte Strategie beeinträchtigen. Genauigkeit und Aufmerksamkeit für Details führen zu weniger Fehlern. Vom Befragen von Zeugen über das Verfassen von Berichten bis hin zur Erstellung von eidesstattlichen Erklärungen – auf ein detailorientiertes Team können Sie sich verlassen.
Weitere Fähigkeiten, die Ihrer Kanzlei zugutekommen können, sind kritisches Denken, Problemlösungskompetenz und Führungsqualitäten.
Verschiedene Rollen in einer Anwaltskanzlei
So könnte Ihre Struktur aussehen:
Geschäftsführender Partner
Ein geschäftsführender Partner steht an der Spitze der Unternehmensstruktur. Als Miteigentümer ist er am Erfolg der Kanzlei interessiert. Er übernimmt eine aktive Rolle im Management des Unternehmens und sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft.
Alle Themen, die ich in diesem Artikel anspreche – vom Schreiben von Geschäftsplänen über die Dokumentation von Richtlinien bis hin zur Erstellung von Budgets – werden von einem geschäftsführenden Partner überwacht.
Wenn Sie Ihre eigene Kanzlei gegründet haben, sind Sie der geschäftsführende Partner. Sie verfügen über umfangreiche Erfahrung im juristischen Bereich und besitzen zudem betriebswirtschaftliches sowie finanzielles Know-how.
Partner
Ein Partner hat eine ähnliche Beteiligung am Unternehmen wie ein geschäftsführender Partner – ohne jedoch den täglichen Betrieb der Kanzlei zu leiten. Dennoch beaufsichtigen Partner jüngere Teammitglieder und bieten Unterstützung sowie Anleitung.
Partner sind in der Regel erfahrene Anwälte, die sich ihre Position erarbeitet haben.
Es gibt zwei Arten von Partnern: Equity-Partner und Non-Equity-Partner. Beide Arten von Partnern üben den Anwaltsberuf aus und vertreten Mandanten vor Gericht.
Equity-Partner besitzen einen Anteil am Unternehmen, der ihnen einen prozentualen Anteil am Gewinn verschafft. Das gilt jedoch auch umgekehrt: Bei Betriebsausfällen sind sie finanziell betroffen.
Non-Equity-Partner besitzen keinen Anteil am Unternehmen, erhalten aber dennoch ein hohes Gehalt.
Associate (angestellter Rechtsanwalt)
Associates sind zugelassene Rechtsanwälte, die noch keinen Partnerstatus erreicht haben. Sie verfügen über einen juristischen Abschluss und übernehmen verschiedene juristische Aufgaben wie:
- rechtliche Beratung von Mandanten
- Erstellung von Dokumenten
- Recherchen zu Fällen
- Verhandlungen im Namen ihrer Mandanten
- Beaufsichtigung von Paralegals
- Auftritte vor Gericht
- Versenden von Legal Hold-Benachrichtigungen
Es gibt möglicherweise Senior Associates, die sich auf eine Partnerschaft vorbereiten. Sie vermitteln Schulungen, geben Anleitung und stehen jüngeren Associates als Mentoren zur Seite.
Manche Anwälte werden für bestimmte Fälle hinzugezogen; diese Personen werden als Vertragsanwälte bezeichnet.
Rechtsreferendar oder Praktikant
Rechtsreferendare arbeiten eng mit betreuenden Anwälten oder Richtern zusammen. Sie befinden sich oft noch im Jurastudium oder sind Absolventen.
Rechtsreferendare sind in der Ermittlungs- und Recherchephase vor dem Prozess eingebunden. Sie unterstützen Richter oder Anwälte in jeglicher Hinsicht. Typische Aufgaben von Rechtsreferendaren sind zum Beispiel:
- Zusammentragen von Beweismaterial für Fälle
- Vorbereitung juristischer Dokumente
- Erfassung von Informationen während Gerichtsverhandlungen
- Recherche von Präzedenzfällen
Rechtsreferendare analysieren frühere Gerichtsakten, um Muster zu erkennen, die die Verteidigung unterstützen. Sie verfügen in der Regel über ein eigenes Büro, arbeiten aber auch im Außendienst, etwa bei Zeugenbefragungen und Gerichtsbesuchen.
Rechtsreferendare arbeiten üblicherweise in Vollzeit und berichten an verantwortliche Anwälte.
Paralegal (Rechtsanwaltsfachangestellte/r)
Paralegals nehmen eine unterstützende Rolle in einer Anwaltskanzlei ein. Sie übernehmen ähnliche Aufgaben wie Rechtsreferendare, verfügen jedoch nicht über dieselben Qualifikationen.
Paralegals helfen dabei, Beweismittel zu sammeln, juristische Dokumente zu entwerfen und Aussagen aufzunehmen. Sie führen Zeugengespräche, koordinieren Termine und reichen Unterlagen ein. Zudem nutzen sie Software für Mandatsmanagement, um Informationen zu speichern und auszutauschen.
Dies ist in der Regel eine Vollzeitstelle innerhalb der Kanzlei. Paralegals benötigen mindestens einen Associate-Abschluss oder höher und berichten an Anwälte sowie Führungskräfte.
Legal Assistant (Rechtsanwaltsassistent/in)
Rechtsanwaltsassistenten sind für administrative Aufgaben zuständig. Sie sitzen möglicherweise am Empfang und transkribieren Briefe und andere Dokumente, vereinbaren Termine und legen Unterlagen ab. Außerdem begrüßen sie Ihre aktuellen und potenziellen Mandanten und beantworten Telefonanrufe.
Ein Schulabschluss oder ein vergleichbarer Abschluss (z. B. Realschulabschluss) ist die Mindestanforderung für diese Position. Allerdings verfügen einige Verwaltungsassistenten über einen Associate Degree. Erfahrung im Verwaltungsbereich oder juristische Kenntnisse sind von Vorteil.
Marketingdirektor
Ihr Marketingdirektor ist für die Förderung Ihres Unternehmens verantwortlich. Er sorgt dafür, dass neue Mandanten zu Ihnen kommen.
Die Aufgaben eines Marketingdirektors hängen von Ihrem Marketingplan ab. Beispielsweise kann er die Social-Media-Kanäle betreuen, Werbung planen und Inhalte auf Ihre Website hochladen.
Er kann außerdem Veranstaltungen organisieren, Möglichkeiten zur Unterstützung von Gemeinschaftsinitiativen finden und Ihre Kanzlei im Radio bekannt machen.
Es gibt verschiedene Beschäftigungsmodelle. Einige Marketingdirektoren von Kanzleien arbeiten in Vollzeit oder Teilzeit, andere sind unabhängige Auftragnehmer.
Die meisten Marketingdirektoren verfügen über einen Bachelor-Abschluss oder höher in Marketing, Öffentlichkeitsarbeit oder einem verwandten Fachbereich.
Top-Fachkräfte finden und binden
Erfolgreiche Kanzleien verlassen sich auf ihr Team. Allerdings ist es nicht einfach, hervorragende Mitarbeitende zu finden, und Sie müssen in der Regel Zeit und Geld investieren, um Stellenanzeigen zu schalten, Kandidaten zu interviewen und das Onboarding zu organisieren.
Sobald Sie die richtigen Personen gefunden haben, sollten Sie dafür sorgen, dass sie bleiben. Eine positive Unternehmenskultur, faire Bezahlung und Zusatzleistungen lassen Ihre Mitarbeitenden sich wertgeschätzt fühlen. Erwägen Sie Mentoring und eine offene Tür-Politik, bei der jüngere Teammitglieder Fragen stellen und am Arbeitsplatz lernen können.
Um Mitarbeitende anzuziehen und zu halten, sollten Sie Erfolgsmöglichkeiten schaffen. Bieten Sie Perspektiven für Wachstum, zum Beispiel Programme zur Vorbereitung auf Führungspositionen. Durch Fort- und Weiterbildungsangebote verbessern Sie die Fähigkeiten Ihres Teams und steigern so den Wert für Ihr Unternehmen.
Leistungsstarke Mitarbeitende schätzen außerdem Anreize wie Boni und Auszeichnungen. Erfolge zu feiern kann die Motivation im Team steigern.
Um eine gute Work-Life-Balance sicherzustellen, sollten Sie beispielsweise lange Meetings reduzieren, Homeoffice-Tage anbieten oder flexible Arbeitszeiten ermöglichen.
Strategische Ziele setzen
Ihr Kanzlei-Geschäftsplan wird eine Vielzahl an strategischen Zielen enthalten. Diese Ziele könnten folgende sein:
- Expansion in weitere Bereiche
- Neue Dienstleistungen anbieten
- Steigerung des abrechenbaren Honorarsatzes
- Reputation als führende Kanzlei in der Region aufbauen
- Pro-bono-Dienstleistungen für benachteiligte Gemeinschaften anbieten
Sie können Ihren Fortschritt bei der Erreichung dieser Ziele mit Schlüsselkennzahlen (KPIs) überwachen. Für alles – von Mandantenzahlen bis zu Produktivität – können Sie KPIs festlegen.
Angenommen, Ihr Ziel ist es, fünf neue Mandanten pro Monat zu gewinnen. Wenn Sie fünf neue Mandanten erreichen, haben Sie Ihr KPI-Ziel erfüllt. Wenn Sie mehr als fünf gewinnen, haben Sie es übertroffen.
Manche Unternehmen nutzen den Net Promoter Score (NPS), um ihre Kundenzufriedenheit zu messen. Dies ist eine einfache Umfrage, bei der Sie Ihre Mandanten bitten, ihre Erfahrung auf einer Skala von 0 bis 10 zu bewerten. Sie können diese Bewertung nutzen, um Ihren Service zu verbessern.
Teilen Sie Ihre Ziele mit Ihrem Team, damit jeder weiß, worauf er hinarbeitet.
Halten Sie sich an Ihr Budget
Als Kanzleileitung müssen Sie ein Budget erstellen – und einhalten. Sie sollten jedes Jahr ein offizielles Budget aufstellen. Die meisten Budgets orientieren sich am Geschäftsjahr (oder Berichtsjahr) des Unternehmens. Ein erfahrener Buchhalter, der Ihre Branche kennt, kann Sie dabei unterstützen. Größere Kanzleien beschäftigen oft interne Buchhalter.
Wenn Ihr Unternehmen neu ist, beinhaltet Ihr Budget die Gründungskosten, wie Geschäftslizenzen, Gebühren für Zulassungen und andere Registrierungsgebühren. Hinzu kommen laufende Ausgaben wie Miete, Gehälter, Nebenkosten, Software-Abonnements, Steuern und Versicherungen.
In Ihrem Budget sollten Sie auch Marketingkosten wie Werbung, Visitenkarten und Website-Gestaltung berücksichtigen.
Jetzt kommt der knifflige Teil: die Berechnung Ihrer prognostizierten Einnahmen. Je nachdem, wie lange Sie die Kanzlei schon betreiben, können Sie wahrscheinlich bereits abschätzen, wie viel Sie monatlich einnehmen werden. Die Anzahl Ihrer Mandanten und Ihr Stundensatz bestimmen Ihre erwarteten Einnahmen.
Erstellen Sie Berichte, um einen Überblick über Ihre ein- und ausgehenden Geldflüsse zu behalten. Etablieren Sie einen Prozess für das Einziehen von Mandantenzahlungen und behalten Sie Rechnungen und Zahlungen stets im Blick, um unnötige Strafen oder Mahngebühren zu vermeiden.
Online-Präsenz aufbauen
Ihre Kanzlei konkurriert mit anderen lokalen Unternehmen. Wenn Sie weiter wachsen möchten, sollte Werbung und Promotion ein Teil Ihrer Strategie sein.
Traditionelle Werbemethoden sind wichtig und können dabei helfen, potenzielle Mandanten auf Sie aufmerksam zu machen. Zum Beispiel rufen Radio, Fernsehen, Zeitungen und Postwurfsendungen Sie ins Bewusstsein der Menschen in Ihrer Gemeinde.
Aber heutzutage erwartet Ihre Zielgruppe mehr. Sie möchte mehr über Ihre Marke erfahren – und zwar bequem über ihr bevorzugtes elektronisches Gerät.
Erfolgreiche Kanzleien wissen, wie sie eine starke Online-Präsenz aufbauen. Der erste Schritt ist die Erstellung einer professionellen Website mit Informationen über Ihre Leistungen. Achten Sie darauf, eine Seite über Ihr Team mit Standort und Kontaktdaten einzubauen.
Überlegen Sie, einen Blog zu schreiben, um Ihr Wissen zu teilen und Glaubwürdigkeit bei potenziellen Mandanten aufzubauen. Wenn Sie in einem Gebiet mit starker Konkurrenz tätig sind, kann frischer Content der Schlüssel sein, um aufzufallen.
Soziale Medien sind eine weitere Möglichkeit, Ihre Mandantenliste zu erweitern. Sie können Nutzer aus Ihrer Region gezielt ansprechen, um Ihre Sichtbarkeit zu erhöhen. Facebook ist ein Muss, aber Sie können auch andere Plattformen wie Instagram, LinkedIn oder YouTube ausprobieren.
Denken Sie daran: Wenn Ihre bestehenden Mandanten zufrieden sind, erzählen sie vermutlich anderen von Ihnen – und wir wissen alle um die positive Wirkung von Mundpropaganda.
Mandantenorientierte Kanzlei sein
Ich muss Ihnen nicht sagen, dass Ihre Mandanten Ihr Lebensunterhalt sind. Außergewöhnlichen Service für Ihre bestehenden Mandanten zu bieten, hilft Ihnen, neue hinzuzugewinnen.
Die Frage lautet: Wie können Sie für Ihre Mandanten mehr bieten als erwartet? Die Antwort ist einfach: Indem Sie sie ins Zentrum all Ihrer Handlungen stellen.
Erinnern Sie sich, als ich sagte, dass die richtige Unternehmenskultur eine clevere Methode ist, Ihr Team zu halten? Starke Werte und ethische Standards kommen auch Ihren Mandanten zugute. Der erste Eindruck zählt und Ihre Mandanten sollen von einem freundlichen und professionellen Team empfangen werden.
Kommunikation sollte von Anfang an bis zum Abschluss des Falls Priorität haben. Halten Sie regelmäßig Kontakt zu Ihren Mandanten und behandeln Sie sie immer mit Empathie.
Überlegen Sie, wie Sie das Gesamterlebnis für Ihre Mandanten verbessern können. Bitten Sie ehemalige Mandanten ruhig um Feedback, was Sie noch optimieren könnten. Menschen sprechen Probleme nicht immer von sich aus an, außer, Sie fragen sie danach. So könnte es sein, dass ein Mandant von juristischen Begriffen verwirrt war, die nicht erklärt wurden. Wenn er Sie darauf hinweist, können Sie Ihre Mandantenkommunikation verbessern.
Warten Sie nicht darauf, dass sie es Ihnen sagen – seien Sie aufmerksam und machen Sie sich Notizen.
- Was hat sie überrascht?
- Welche Aspekte der Erfahrung haben ihre Erwartungen übertroffen?
- Welche Teile des Prozesses blieben hinter ihren Erwartungen zurück?
Auch Technologie kann das Mandantenerlebnis verbessern. Im weiteren Verlauf dieses Guides stelle ich Ihnen einige mögliche Lösungen vor.
In Technologie investieren
Ob Sie neue Buchhaltungssoftware benötigen oder Ihre Fakturierungsprozesse oder das Dokumentenmanagement verbessern wollen, mit der richtigen Technologie wird das Management Ihrer Kanzlei wesentlich einfacher. Vergleichen Sie verschiedene Lösungen vor einer Entscheidung immer sorgfältig miteinander und nutzen Sie kostenlose Testversionen, wenn vorhanden.
Hier sind einige beliebte Softwarelösungen, die Sie in Betracht ziehen können:
1. Amicus Attorney
Amicus Attorney bietet eine Vielzahl an Funktionen und gibt Ihnen ein zentrales Verwaltungssystem an die Hand. Zum Beispiel:
- Dateien teilen und einsehen, um Ihr Aktenmanagement schlanker zu gestalten.
- Zugriff auf gemeinsame Kalender, Dokumentenmanagement, Zahlungsabwicklung und Abrechnungslösungen.
- Individuell anpassbare Dashboards mit persönlichem Überblick über Ihre Fälle, Ziele und Budgets.
- Integration mit anderer Software, wie Microsoft Office, Dropbox oder Quickbooks.
Sie können zwischen einer cloudbasierten Version oder einer selbst gehosteten Version wählen, je nach Größe Ihrer Kanzlei. Es stehen drei Abonnements zur Auswahl, und Sie erhalten eine individuelle Preisgestaltung basierend auf Ihren Bedürfnissen.
Erfahren Sie mehr über Amicus Attorney
2. Actionstep
Actionstep ist eine flexible, cloudbasierte Lösung für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Sie ermöglicht Ihnen:
- Alle Ihre Dokumente an einem Ort zu speichern und mit Ihrem Team zu teilen.
- Kundendetails abzurufen
- Falldokumente zu verwalten
- Berichte zu erstellen.
Es beinhaltet Optionen für Abrechnung und Buchhaltung sowie für die Mandantenaufnahme und Zeiterfassung. Sie können es mit anderer Software wie Microsoft Office, Gmail, Dropbox, NetDocuments, DocuSign und InfoTrack integrieren.
Es stehen drei skalierbare Abonnements zur Auswahl, deren Leistungen sich unterscheiden. Es gibt Practice Pro, Practice Pro+ und Premier. Wenn Sie mehr über die Preise erfahren möchten, müssen Sie das Unternehmen kontaktieren.
Erfahren Sie mehr über Actionstep
3. Centerbase
Centerbase bietet ähnliche Funktionen wie unsere anderen aufgeführten Lösungen. Sicherheit hat oberste Priorität, und Sie können die Einstellungen je nach Benutzerrolle anpassen.
Mit Centerbase können Sie:
- Ihre Kalender, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement zentralisieren.
- Erweiterte Berichte nutzen, um Ihre Ziele besser zu steuern.
- Ihren Rechnungsstatus verfolgen, Rechnungen abgleichen und Ihren Mandanten Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen senden.
- Mit anderer Software integrieren, zum Beispiel Quickbooks, Microsoft Office, NetDocuments und Plaid.
Sie können mit der kostenlosen Demo starten, um zu entscheiden, welche Version für Ihre Kanzlei geeignet ist. Der Premium-Plan bietet Zusatzleistungen wie automatisierte Zeiterfassung und ePre-bill.
Erfahren Sie mehr über Centerbase
4. Clio
Eine weitere effektive Lösung für das Kanzleimanagement ist Clio. Die Anwendung ist cloudbasiert und kann daher sowohl von Teams vor Ort als auch von Remote-Teams genutzt werden.
Sie können Clio verwenden für:
- Automatisierte Mandantenaufnahme. Mandanten können online Termine buchen und ändern, auch virtuelle Besprechungen.
- Fallmanagement, Dokumentenmanagement, Kalender und Zeiterfassung.
- Alle Ihre Abrechnungsprozesse, wie etwa allgemeine Buchhaltung, Online-Zahlungen, Rechnungsstellung und Berichterstattung.
- Integration mit mehr als 250 Programmen, darunter Outlook, Dropbox, Zoom, Quickbooks, Kenect, Mailchimp und WordPress.
Clio gibt es in vier Ausführungen: EasyStart, Essentials, Advanced und Complete.
Erfahren Sie mehr unter Clio
5. Cosmolex
Cosmolex ist eine All-in-One-Softwarelösung für Anwaltskanzleien jeder Größe. Wenn Sie Cosmolex abonnieren, können Sie:
- Persönliche Dashboards, Kalender und Timer nutzen.
- Integrierte Zahlungsabwicklung verwenden, die speziell für juristische Dienstleistungen entwickelt wurde. Diese Automatisierung erleichtert es Ihnen, Ihren Compliance-Pflichten nachzukommen.
- Berichte mit minimalem Aufwand generieren. Sie benötigen dafür keine externe Lösung wie Quickbooks.
- Dokumente sicher von überall hochladen und teilen. Cosmolex kann auch für das E-Mail-Management genutzt werden.
- Integrieren Sie Google, Microsoft Office, CosmoLex Pay und Chrometa.
Bei der Anmeldung starten Sie mit dem Basis-Tarif und wählen Ihre gewünschten Zusatzfunktionen. Beispielsweise können Sie ein CRM, eine Website oder E-Signatur-Tools hinzufügen.
Erfahren Sie mehr unter Cosmolex
6. PracticePanther
PracticePanther verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche. Diese Lösung bietet auch eine Vielzahl an Optionen für Kanzleimanager. Beispielsweise können Sie:
- Nutzen Sie Online-Zahlungen, automatisierte Formulare, Workflows und Berichte.
- Geben Sie jedem Mandanten eine eigene elektronische Akte, und Ihr Team kann zusammenarbeiten, indem es relevante Dokumente anhängt.
- Profitieren Sie von erweiterten Sicherheitsmaßnahmen
- Integrieren Sie verschiedene Software wie Zapier, TrustBooks, Outlook, Gmail und Mailchimp.
Es gibt drei Tarife, die monatlich oder jährlich bezahlt werden können. Die skalierbaren Optionen sind Solo, Essential oder Business.
Mehr erfahren unter PracticePanther
7. Tabs3
Tabs3 bietet eine Reihe von Produkten an, aber ich konzentriere mich auf PracticeMaster – die Lösung für das Kanzleimanagement.
Mit Tabs3 können Sie:
- Profitieren Sie vom Matter Manager, mit dem Sie für jeden Mandanten Profile anlegen können
- Relevante Korrespondenz hinzufügen, wie etwa Termine, Aktenstücke oder Rechercheunterlagen
- Kalender, Abrechnungstools und den Interessenkonflikt-Checker nutzen
- Ihren Onboarding-Prozess optimieren.
- Mit gängiger Software wie Adobe, HotDocs, Trumpet, PaperPort und WordPerfect integrieren.
Die Plattform bietet eine mobile App, damit Sie auch unterwegs darauf zugreifen können. Außerdem ist Tabs3 skalierbare Software, sodass Sie die Funktionen wählen können, die Sie benötigen. Beispielsweise können Sie für ein CRM extra bezahlen.
Es gibt verschiedene Abonnements zur Auswahl, und Sie können das Unternehmen für ein individuelles Paket kontaktieren.
Mehr erfahren unter Tabs3
8. Caret Legal
Caret Legal ist eine weitere empfehlenswerte Option. Das Produkt wurde umbenannt und hieß zuvor Zola Suite.
Diese Lösung macht den Aufnahmeprozess neuer Mandanten sehr einfach. Sie können:
- Kalender und Arbeitspläne einrichten
- Informationen mühelos teilen und alle Mandantenakten sicher an einem Ort speichern
- Kontaktdaten sämtlicher Personen in Ihrer Organisation auffinden.
- Individuelle Gebührentabellen erstellen und offene Rechnungen einsehen.
- Mit anderer Software integrieren, darunter Microsoft, Google Workspace, IMAC und RMail
Es gibt drei Abonnement-Stufen: Enterprise, Enterprise Plus und Enterprise Advance.
Mehr erfahren unter Caret Legal
Zusammenfassung
Eine Kanzlei effizient zu führen, erfordert das richtige Team, die passenden Tools und einen mandantenorientierten Ansatz.
In diesem Artikel haben wir die Bedeutung eines soliden Geschäftsplans, strategischer Ziele, offizieller Richtlinien und Verfahren sowie verschiedene Softwarelösungen erläutert, die Ihnen helfen können, alles in die Tat umzusetzen.
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