Es gibt einige Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Ihre Kanzlei reibungslos funktioniert. In diesem Leitfaden habe ich einige zentrale Bestandteile einer effektiven Kanzleiverwaltung zusammengestellt, die Ihre Aufmerksamkeit verdienen. Wir behandeln die Standardaspekte des Kanzleimanagements und stellen einige nützliche Kanzleisoftware vor, die Ihnen die Arbeit erleichtern kann.
Egal, ob Sie gerade erst anfangen oder Ihre Kanzlei für die Zukunft neu ausrichten möchten – ich unterstütze Sie dabei.
Beginnen wir.
Beginnen Sie mit einem Plan
Jede Kanzlei benötigt einen Geschäftsplan – ein detailliertes Dokument, in dem festgelegt wird, wie Sie Ihre Kanzlei in den nächsten fünf Jahren und darüber hinaus führen möchten.
Ihr Geschäftsplan sollte eine Zusammenfassung enthalten, die Ihr Leitbild und Ihre Unternehmenswerte umfasst. Ein Geschäftsplan für eine Kanzlei ist ein zentraler Bestandteil Ihrer strategischen Pläne und Ziele. Außerdem müssen Sie Pläne für die Zukunft aufnehmen. Alle Ziele sollten messbar sein, und Sie benötigen Strategien, um sie zu erreichen.
Bereit zu wachsen? Ein ERP für Kanzleien könnte das Richtige für Sie sein.
Wenn Sie beispielsweise in einer Stadt tätig sind und Unternehmenskunden gewinnen möchten, werden Sie wahrscheinlich mehr verlangen als jemand in einer ländlichen Kleinstadt mit einer kleinen familienrechtlichen Kanzlei. Denken Sie daran, dass eine größere Kanzlei mehr Ausgaben decken muss, darunter Miete, Gehälter und Nebenkosten.
Überlegen Sie, welche Dienstleistungen Sie anbieten und wie viel Sie pro Stunde berechnen möchten. Wie viele Mandanten benötigen Sie, um Ihre Ziele zu erreichen? Und wer sind Ihre idealen Mandanten?
Standardisieren Sie Ihre Richtlinien und Verfahren
Nachdem Sie Ihren Geschäftsplan entwickelt haben, ist es an der Zeit, ein Handbuch für Richtlinien und Verfahren zu erstellen.
Klare Richtlinien zeigen Ihren Mitarbeitern, was am Arbeitsplatz von ihnen erwartet wird. In Ihrem Handbuch behandeln Sie eine Vielzahl von Themen, auf die Ihr Team zurückgreifen kann.
- Probezeiten, Erwartungen, Gehälter und Zusatzleistungen.
- Leistungsbeurteilungen, einschließlich des Verfahrens zur Kündigung von Mitarbeitern. Beispielsweise können Sie eine Reihe mündlicher Verwarnungen aussprechen, gefolgt von einer schriftlichen Verwarnung.
- Bezahlter Urlaub, Ansprüche auf Mutterschaftsurlaub und Richtlinien für die Arbeit im Homeoffice.
- Sensible Informationen, Datenschutz und Vertraulichkeitsregeln.
- Gehaltszahlungen an Mitarbeiter, einschließlich Zahlungsfrequenz und Zahlungsmethoden.
- Erstattung von Auslagen, Boni und Richtlinien für Gehaltserhöhungen.
- Gesetze zu Belästigung und Diskriminierung sowie Richtlinien für angemessene Vorkehrungen am Arbeitsplatz.
- Nutzung von Technologie, einschließlich Richtlinien für E-Mail, Internet und Unternehmensgeräte.
Stellen Sie Ihr Kanzleiteam zusammen
Kanzleiinhaber können nicht alles allein erledigen. Für den Betrieb einer Kanzlei ist ein Team erforderlich, und die Auswahl der richtigen Partner und Mitarbeiter ist ein wesentlicher Schritt.
Wichtige Fähigkeiten in einer Kanzlei
Natürlich benötigen Sie Teammitglieder mit der erforderlichen Ausbildung und Branchenerfahrung. Aber es gibt eine Reihe weiterer Fähigkeiten, die in jeder modernen Kanzlei unverzichtbar sind.
Auf welche Eigenschaften und Fähigkeiten sollten Sie achten?
- Teamfähigkeit
- Recherchefähigkeiten
- Effektive Kommunikationsfähigkeit
- Detailorientierung
- Organisationsfähigkeit
Von der Führungsebene bis hinunter muss eine Kultur der Teamarbeit herrschen. Jeder muss zusammenarbeiten, und der Arbeitsplatz sollte inklusiv und fair sein.
Sie werden mit Menschen unterschiedlichster Herkunft zu tun haben. Achten Sie beim Aufbau Ihres Teams auf Kandidaten mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten.
Auch Recherchefähigkeiten sind wichtig. Ihr Team wird Informationen zusammentragen und aufbereiten. Zu wissen, wie man bei Fällen effizient und präzise recherchiert, ist von entscheidender Bedeutung.
Dann gibt es noch die Organisation. Diese Fähigkeit ist übertragbar und kann in anderen Branchen erworben werden. So weiß beispielsweise jemand, der zuvor in einer Verwaltungsposition gearbeitet hat, wie man Zeitpläne koordiniert und Dokumente ablegt. Bei einer gut organisierten Belegschaft ist es weniger wahrscheinlich, dass wichtige Details übersehen werden.
In einem Rechtsstreit kann ein einziger Fehler die gesamte Strategie beeinflussen. Sorgfalt im Detail führt zu weniger Fehlern. Von der Befragung von Zeugen über das Verfassen von Berichten bis hin zur Vorbereitung eidesstattlicher Erklärungen ist ein detailorientiertes Team eines, auf das man sich verlassen kann.
Weitere Fähigkeiten, die Ihrer Anwaltskanzlei zugutekommen können, sind kritisches Denken, Problemlösungskompetenz und Führungsqualitäten.
Verschiedene Rollen in einer Anwaltskanzlei
Ihre Struktur könnte folgendermaßen aussehen:
Geschäftsführender Partner
Ein geschäftsführender Partner steht an der Spitze der Unternehmensstruktur. Als Miteigentümer ist er am Erfolg der Anwaltskanzlei interessiert. Er spielt eine aktive Rolle bei der Führung des Unternehmens und sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft.
Alle Themen, die ich in diesem Artikel erwähne – vom Verfassen von Geschäftsplänen über die Dokumentation von Richtlinien bis hin zur Festlegung von Budgets – werden von einem geschäftsführenden Partner überwacht.
Wenn Sie Ihre eigene Kanzlei gegründet haben, werden Sie der geschäftsführende Partner sein. Sie verfügen über umfangreiche Erfahrung im Rechtsbereich. Außerdem bringen Sie betriebswirtschaftliche und finanzielle Kenntnisse mit.
Partner
Ein Partner ist ähnlich stark an Ihrem Unternehmen beteiligt wie ein geschäftsführender Partner – er leitet jedoch nicht das Tagesgeschäft der Anwaltskanzlei. Dennoch beaufsichtigt er jüngere Teammitglieder und bietet Unterstützung und Anleitung.
Partner sind in der Regel erfahrene Anwälte, die sich innerhalb der Kanzlei hochgearbeitet haben.
Es gibt zwei Arten von Partnern: Eigenkapitalpartner und Nicht-Eigenkapitalpartner. Sowohl Eigenkapitalpartner als auch Nicht-Eigenkapitalpartner üben den Anwaltsberuf aus und vertreten Mandanten vor Gericht.
Eigenkapitalpartner sind am Unternehmen beteiligt, wodurch sie Anspruch auf einen prozentualen Anteil an dessen Gewinnen haben. Dies gilt jedoch in beide Richtungen, da sie auch finanziell betroffen sind, wenn das Unternehmen operative Verluste verzeichnet.
Nicht-Eigenkapitalpartner sind nicht am Unternehmen beteiligt, erhalten aber dennoch ein hohes Gehalt.
Juristischer Mitarbeiter
Juristische Mitarbeiter sind zugelassene Anwälte, die noch nicht den Partnerstatus erreicht haben. Sie verfügen über einen juristischen Abschluss und übernehmen eine Reihe juristischer Aufgaben, darunter:
- Mandanten rechtlich beraten
- Dokumente erstellen
- Fälle recherchieren
- für ihre Mandanten verhandeln
- Rechtsanwaltsfachangestellte beaufsichtigen
- vor Gericht auftreten
- Benachrichtigungen zu rechtlichen Aufbewahrungspflichten versenden
Es kann erfahrene juristische Mitarbeiter geben, die sich auf eine Partnerschaft vorbereiten. Sie bieten außerdem Schulungen, Anleitung und Betreuung für jüngere juristische Mitarbeiter an, die gerade erst anfangen.
Manche Anwälte werden hinzugezogen, um an bestimmten Fällen zu arbeiten; diese Personen werden Vertragsanwälte genannt.
Rechtsreferendar oder Praktikant
Rechtsreferendare arbeiten eng mit beaufsichtigenden Anwälten oder Richtern zusammen. Sie befinden sich häufig noch im Jurastudium oder haben dieses erst vor Kurzem abgeschlossen.
Rechtsreferendare sind in der Untersuchungs- und Recherchephase im Vorfeld eines Gerichtsverfahrens tätig. Sie unterstützen Richter oder Anwälte auf jede erforderliche Weise. Typischerweise können Rechtsreferendare gebeten werden:
- Beweise für Fälle zusammenzutragen
- juristische Dokumente vorzubereiten
- Informationen während Gerichtsverhandlungen zu protokollieren
- Rechtsprechung zu recherchieren
Rechtsreferendare prüfen frühere Prozessakten, um Muster zu finden, die die Verteidigung unterstützen. Sie haben in der Regel ein Büro, arbeiten aber möglicherweise auch vor Ort, beispielsweise beim Besuch von Zeugen und Gerichtssälen.
Rechtsreferendare arbeiten in der Regel in Vollzeit und unterstehen den beaufsichtigenden Anwälten.
Rechtsanwaltsfachangestellter
Rechtsanwaltsfachangestellte übernehmen eine unterstützende Rolle in einer Anwaltskanzlei. Sie erfüllen ähnliche Aufgaben wie Rechtsreferendare, verfügen jedoch nicht über dieselben Qualifikationen.
Rechtsanwaltsfachangestellte helfen dabei, Beweise zusammenzutragen, juristische Dokumente zu erstellen und Aussagen zu sammeln. Sie sprechen mit Zeugen, planen Besprechungen und legen Dokumente ab. Außerdem nutzen sie Software zur Aktenverwaltung, um Informationen zu speichern und auszutauschen.
Dies ist in der Regel eine Vollzeitstelle in den Räumlichkeiten einer Anwaltskanzlei. Rechtsanwaltsfachangestellte benötigen einen zweijährigen Hochschulabschluss oder einen höheren Abschluss und unterstehen Anwälten sowie Personen in Führungspositionen.
Rechtsanwaltsfachangestellter
Rechtsanwaltsfachangestellte sind für administrative Aufgaben zuständig. Sie können hinter einem Empfangstresen sitzen, Briefe und andere Dokumente transkribieren, Termine vereinbaren und Dokumente ablegen. Außerdem begrüßen sie Ihre bestehenden und potenziellen Mandanten und beantworten Telefonanrufe.
Ein Abschluss der Sekundarstufe oder ein GED ist die minimale Bildungsvoraussetzung für diese Position. Einige Verwaltungsassistenten haben jedoch einen zweijährigen Hochschulabschluss. Büroerfahrung oder juristische Kenntnisse sind von Vorteil. Bewerber können Zertifikate für Rechtsanwaltsfachangestellte erwerben, um berufsspezifische Fähigkeiten und Kenntnisse aufzubauen.
Marketingleiter
Ihr Marketingleiter ist für die Werbung für Ihr Unternehmen verantwortlich. Er soll neue Mandanten durch die Tür bringen.
Die Aufgaben eines Marketingleiters hängen von Ihrem Marketingplan ab. Er kann beispielsweise Ihre Konten in sozialen Medien verwalten, Anzeigen planen und Inhalte auf Ihre Website hochladen.
Er kann außerdem Veranstaltungen organisieren, Möglichkeiten finden, Initiativen in der Gemeinde zu sponsern, und dafür sorgen, dass Ihre Stimme im Radio gehört wird.
Es stehen verschiedene Beschäftigungsmodelle zur Verfügung. Einige Marketingleiter von Anwaltskanzleien arbeiten in Vollzeit oder Teilzeit, während andere als unabhängige Auftragnehmer tätig sind.
Die meisten Marketingleiter haben einen Bachelor-Abschluss oder einen höheren Abschluss in Marketing, Öffentlichkeitsarbeit oder einem verwandten Fachgebiet.
Hervorragende Talente finden und halten
Erfolgreiche Anwaltskanzleien sind auf ihre Teammitglieder angewiesen. Es ist jedoch nicht einfach, hervorragende Mitarbeiter zu finden, und in der Regel müssen Sie Zeit und Geld investieren, während Sie Stellen ausschreiben, Bewerber interviewen und den Einarbeitungsprozess einrichten. Kanzleien, die international einstellen, müssen möglicherweise Dienste für die Beschäftigung über einen lokalen Arbeitgeber nutzen, um die Beschäftigung vor Ort zu verwalten.
Sobald Sie also die richtigen Personen gefunden haben, sollten Sie sie halten. Eine positive Unternehmenskultur, faire Löhne und Zusatzleistungen sorgen dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen. Erwägen Sie, Mentoren einzusetzen und eine Politik der offenen Tür zu schaffen, in der jüngere Teammitglieder Fragen stellen und bei der Arbeit lernen können.
Wenn Sie Mitarbeiter gewinnen und halten möchten, schaffen Sie Wege zum Erfolg. Sie können Entwicklungsmöglichkeiten anbieten, etwa Programme, die Mitarbeiter auf Führungspositionen vorbereiten. Wenn Sie Ihrem Team Weiterbildungen und Schulungen anbieten, verbessern Sie dessen Fähigkeiten und steigern den Wert Ihres Unternehmens.
Leistungsstarke Mitarbeiter schätzen außerdem Anreize wie Boni und Auszeichnungen. Das Feiern von Erfolgen kann die Motivation am Arbeitsplatz steigern.
Um sicherzustellen, dass Ihr Team eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben hat, sollten Sie lange Besprechungen verkürzen, Homeoffice-Tage anbieten oder flexible Arbeitszeiten ermöglichen.
Strategische Ziele festlegen
Ihr Geschäftsplan für die Anwaltskanzlei wird voller strategischer Ziele sein. Zu diesen Zielen können die folgenden gehören:
- Expansion in andere Bereiche
- Neue Dienstleistungen hinzufügen
- Abrechenbaren Stundensatz erhöhen
- Einen Ruf als beste Anwaltskanzlei in der Region aufbauen
- Benachteiligten Gemeinschaften unentgeltliche Dienstleistungen anbieten
Sie können Ihren Fortschritt bei diesen Zielen mithilfe von Leistungskennzahlen (KPIs) überwachen. Sie können KPIs für alles festlegen, von Mandanten bis hin zur Produktivität.
Nehmen wir an, Ihr Ziel besteht darin, fünf neue Mandanten pro Monat zu gewinnen. Wenn Sie fünf Mandanten gewinnen, haben Sie Ihre KPI erreicht. Wenn Sie mehr als fünf gewinnen, haben Sie sie sogar übertroffen.
Einige Unternehmen verwenden einen Net Promoter Score (NPS), um ihre Ziele bei der Mandantenzufriedenheit zu erreichen. Dabei handelt es sich um eine einfache Umfrage, in der Sie Mandanten bitten, ihre Erfahrung auf einer Skala von 0 bis 10 zu bewerten. Sie können diesen Wert nutzen, um Ihre Dienstleistung zu verbessern.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ziele mit Ihrem Team teilen, damit es weiß, worauf es hinarbeiten soll.
Ein Budget einhalten
Die Leiter von Anwaltskanzleien müssen ein Budget erstellen und aufrechterhalten. Sie sollten jedes Jahr ein formelles Budget festlegen. Die meisten Budgets basieren auf dem Geschäftsjahr eines Unternehmens (oder dem jährlichen Berichtszeitraum). Ein guter Buchhalter mit Erfahrung in Ihrer Branche kann Sie bei dieser Aufgabe unterstützen. Größere Anwaltskanzleien beschäftigen oft eigene Buchhalter.
Wenn Ihr Unternehmen neu ist, wird Ihr Budget Gründungskosten wie Geschäftsgenehmigungen, Lizenzgebühren und andere Registrierungskosten enthalten. Außerdem fallen laufende Ausgaben wie Miete, Löhne, Versorgungsleistungen, Software-Abonnements, Steuern und Versicherungen an.
Ihr Budget wird auch Marketingausgaben wie Werbung, Visitenkarten und Webdesign enthalten.
Nun kommt der schwierige Teil: die Ermittlung Ihrer voraussichtlichen Einnahmen. Je nachdem, wie lange Sie die Kanzlei bereits führen, können Sie möglicherweise schon abschätzen, wie viel Sie jeden Monat verdienen werden. Die Anzahl Ihrer Mandanten und Ihr Stundensatz bestimmen Ihre voraussichtlichen Einnahmen.
Erstellen Sie Berichte, um den Überblick über Ihre ein- und ausgehenden Zahlungsströme zu behalten. Legen Sie ein Verfahren für die Einziehung von Mandantenzahlungen fest und kümmern Sie sich rechtzeitig um Rechnungen und Forderungen, um unnötige Vertragsstrafen oder Verzugsgebühren zu vermeiden.
Bauen Sie eine Online-Präsenz auf
Ihre Anwaltskanzlei wird mit anderen lokalen Unternehmen konkurrieren. Wenn Sie weiter wachsen möchten, muss Marketing für Anwaltskanzleien – einschließlich Werbung und Verkaufsförderung – Teil Ihrer Strategie sein.
Traditionelle Werbemethoden sind wichtig und können dabei helfen, potenzielle Mandanten zu gewinnen. Beispielsweise können Radio, Fernsehen, Zeitungen und die Verteilung von Werbematerial in Briefkästen dazu beitragen, dass die Menschen in Ihrer Gemeinde auf Sie aufmerksam werden.
Heutzutage erwartet Ihre Zielgruppe jedoch etwas mehr. Sie möchte bequem über ihr bevorzugtes elektronisches Gerät mehr über Ihre Marke erfahren.
Erfolgreiche Kanzleien wissen, wie man eine starke Online-Präsenz aufbaut. Der erste Schritt besteht darin, eine professionelle Website mit Informationen über Ihre Dienstleistungen zu erstellen. Achten Sie darauf, eine Seite über Ihr Team mit Ihrem Standort und Ihren Kontaktdaten einzufügen.
Erwägen Sie, einen Blog zu schreiben, um Ihr Wissen zu teilen und bei potenziellen Mandanten Glaubwürdigkeit aufzubauen. Wenn Sie in einer Gegend mit starkem Wettbewerb leben, können aktuelle Inhalte der Schlüssel sein, um sich abzuheben.
Soziale Medien sind eine weitere Möglichkeit, Ihre Mandantenliste zu vergrößern. Sie können Nutzer in Ihrer Region ansprechen, um Ihre Sichtbarkeit zu erhöhen. Facebook ist unverzichtbar, aber Sie können auch andere Plattformen wie Instagram, LinkedIn oder YouTube ausprobieren.
Denken Sie daran: Wenn Ihre bestehenden Mandanten zufrieden sind, werden sie wahrscheinlich Menschen, die sie kennen, davon erzählen – und wir alle wissen, welche positive Wirkung Mundpropaganda hat.
Seien Sie eine mandantenorientierte Anwaltskanzlei
Ich muss Ihnen wohl nicht sagen, dass Ihre Mandanten Ihr wichtigstes Kapital sind. Ein außergewöhnlicher Mandantenservice für Ihre bestehenden Mandanten hilft Ihnen, neue zu gewinnen.
Die Frage ist: Wie können Sie für Ihre Mandanten mehr leisten als erwartet? Die Antwort ist einfach: indem Sie sie in den Mittelpunkt all Ihrer Aktivitäten stellen.
Erinnern Sie sich daran, dass ich erwähnt habe, dass die richtige Unternehmenskultur eine kluge Möglichkeit ist, Ihr Rechtsteam zu halten? Klare Werte und ethische Standards kommen auch Ihren Mandanten zugute. Der erste Eindruck zählt, und Ihre Mandanten sollen von einem freundlichen und professionellen Team empfangen werden.
Die Kommunikation sollte vom ersten Gespräch bis zum Abschluss des Falls Priorität haben. Melden Sie sich regelmäßig bei Ihren Mandanten und behandeln Sie sie stets mit Einfühlungsvermögen.
Überlegen Sie, wie Sie das Mandantenerlebnis insgesamt verbessern können. Scheuen Sie sich nicht, frühere Mandanten zu fragen, ob Sie etwas verbessern können. Menschen sprechen Probleme nicht immer offen an, wenn man sie nicht danach fragt. Beispielsweise könnte einer Ihrer Mandanten durch juristische Fachbegriffe verwirrt sein, die ihm nicht erklärt wurden. Wenn er Sie darauf aufmerksam macht, können Sie Ihre Kommunikation mit den Mandanten verbessern.
Warten Sie auch nicht darauf, dass sie es Ihnen sagen, sondern achten Sie auf sie und machen Sie sich Notizen.
- Worüber schienen sie überrascht zu sein?
- Welche Teile des Erlebnisses schienen ihre Erwartungen zu übertreffen?
- Welche Teile ihres Ablaufs schienen hinter ihren Erwartungen zurückzubleiben?
Technologie kann ebenfalls dazu beitragen, das Erlebnis Ihrer Mandanten zu verbessern. Ich werde Ihnen später in diesem Leitfaden einige mögliche Lösungen vorstellen.
Investieren Sie in Technologie
Ganz gleich, ob Sie eine neue Buchhaltungssoftware oder etwas benötigen, das Ihre Abrechnung juristischer Leistungen oder Ihr Dokumentenmanagement verbessert – die richtige Technologie kann die Verwaltung Ihrer Anwaltskanzlei erheblich erleichtern. Bevor Sie sich jedoch festlegen, sollten Sie verschiedene Lösungen direkt miteinander vergleichen und nach Möglichkeit kostenlose Testversionen nutzen.
Hier sind einige beliebte Softwareoptionen, die Sie in Betracht ziehen können:
1. Amicus Attorney
Amicus Attorney bietet eine Reihe von Funktionen und stellt Ihnen ein zentralisiertes Verwaltungssystem zur Verfügung. Zum Beispiel:
- Dateien teilen und anzeigen, um Ihr Fallmanagement übersichtlicher zu gestalten.
- Auf gemeinsam genutzte Kalender, Dokumentenverwaltung, Zahlungsabwicklung und Abrechnungslösungen zugreifen.
- Ihre Dashboards für eine personalisierte Übersicht über Ihre Fälle, Ziele und Budgets anpassen.
- Integration mit anderer Software wie Microsoft Office, Dropbox oder Quickbooks.
Je nach Größe Ihrer Kanzlei können Sie zwischen einer cloudbasierten und einer selbst gehosteten Version wählen. Es stehen drei Abonnements zur Auswahl, und die Preise werden auf Grundlage Ihrer Anforderungen individuell festgelegt.
Mehr über Amicus Attorney
2. Actionstep
Actionstep ist eine flexible, cloudbasierte Lösung für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Sie ermöglicht Ihnen:
- Alle Ihre Dokumente an einem Ort zu speichern und mit Ihrem Team zu teilen.
- Auf Kundendetails zuzugreifen
- Falldokumente zu verwalten
- Berichte zusammenzustellen.
Die Lösung umfasst Abrechnungs- und Buchhaltungsoptionen sowie die Aufnahme neuer Kunden und die Zeiterfassung. Sie lässt sich mit anderer Software wie Microsoft Office, Gmail, Dropbox, NetDocuments, DocuSign und InfoTrack integrieren.
Es stehen drei skalierbare Abonnements zur Auswahl, deren Leistungsumfang unterschiedlich ist: Practice Pro, Practice Pro+ und Premier. Wenn Sie mehr über die Preise erfahren möchten, müssen Sie das Unternehmen kontaktieren.
Mehr über Actionstep
3. Centerbase
Centerbase bietet ähnliche Funktionen wie die anderen von uns aufgeführten Lösungen. Sicherheit hat Priorität, und Sie können die Einstellungen abhängig von der Rolle des jeweiligen Benutzers ändern.
Mit Centerbase können Sie:
- Ihre Kalender, Zeiterfassung und Dokumentenverwaltung zentralisieren.
- Erweiterte Berichte nutzen, um Ihre Ziele besser zu verwalten.
- Ihre Rechnungen im Blick behalten, Rechnungen abgleichen und Ihre Kunden an überfällige Zahlungen erinnern.
- Die Lösung mit anderer Software wie Quickbooks, Microsoft Office, NetDocuments und Plaid integrieren.
Sie können mit der kostenlosen Demo beginnen, um zu entscheiden, welche Version für Ihre Kanzlei geeignet ist. Der Premium-Tarif bietet zusätzliche Funktionen wie die automatisierte Zeiterfassung und ePre-bill.
Mehr über Centerbase
4. Clio
Eine weitere effektive Lösung für die Kanzleiverwaltung ist Clio. Die Lösung ist cloudbasiert und kann daher sowohl von Teams vor Ort als auch von Teams im Homeoffice genutzt werden.
Sie können Clio für Folgendes nutzen:
- Automatisierte Aufnahme neuer Kunden. Kunden können Besprechungen, einschließlich virtueller Termine, online buchen und ändern.
- Fallmanagement, Dokumentenverwaltung, Kalender und Zeiterfassung.
- Alle Ihre Abrechnungsprozesse wie allgemeine Buchhaltung, Online-Zahlungen, Abrechnung und Berichterstellung.
- Integration mit mehr als 250 Programmen, darunter Outlook, Dropbox, Zoom, Quickbooks, Kenect, Mailchimp und WordPress.
Clio ist in vier Stufen erhältlich: EasyStart, Essentials, Advanced und Complete.
Mehr erfahren bei Clio
5. Cosmolex
Cosmolex ist eine Komplettsoftwarelösung für Kanzleien jeder Größe. Wenn Sie Cosmolex abonnieren, können Sie:
- Greifen Sie auf personalisierte Dashboards, Kalender und Timer zu.
- Nutzen Sie die integrierte Zahlungsabwicklung, die speziell für juristische Dienstleistungen entwickelt wurde. Diese Automatisierung erleichtert die Erfüllung Ihrer Compliance-Verpflichtungen.
- Erstellen Sie Berichte mit minimalem Aufwand. Sie benötigen keine externe Lösung wie Quickbooks.
- Laden Sie Dokumente sicher von überall hoch und teilen Sie sie. Die Lösung kann auch für die E-Mail-Verwaltung verwendet werden.
- Integrieren Sie Google, Microsoft Office, CosmoLex Pay und Chrometa.
Wenn Sie sich anmelden, beginnen Sie mit dem Basistarif und wählen Ihre Zusatzoptionen aus. Sie können beispielsweise ein CRM, eine Website oder Tools für elektronische Signaturen hinzufügen.
Mehr erfahren bei Cosmolex
6. PracticePanther
PracticePanther verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche. Diese Lösung bietet Kanzleileitungen außerdem eine Reihe von Optionen. Sie können beispielsweise:
- Auf Online-Zahlungen, automatisierte Formulare, Workflows und Berichtsfunktionen zugreifen.
- Jedem Mandanten eine eigene elektronische Fallakte zuweisen, wobei Ihr Team durch das Anhängen relevanter Dokumente zusammenarbeiten kann.
- Von erweiterten Sicherheitsfunktionen profitieren.
- In verschiedene Softwarelösungen wie Zapier, TrustBooks, Outlook, Gmail und Mailchimp integrieren.
Es gibt drei Tarife, und Sie können monatlich oder jährlich zahlen. Die skalierbaren Optionen sind Solo, Essential oder Business.
Mehr erfahren bei PracticePanther
7. Tabs3
Tabs3 bietet eine Reihe von Produkten, aber ich konzentriere mich auf PracticeMaster – die Lösung zur Verwaltung von Kanzleien.
Mit Tabs3 können Sie:
- Den Fallmanager nutzen, in dem Sie für jeden Mandanten ein Profil erstellen können.
- Relevante Korrespondenz wie Termine, Falldokumente oder Recherchen hinzufügen.
- Kalender, Abrechnungstools und den Prüfer für Interessenkonflikte verwenden.
- Ihren Aufnahmeprozess optimieren.
- Mit beliebter Software wie Adobe, HotDocs, Trumpet, PaperPort und WordPerfect integrieren.
Die Plattform verfügt über eine mobile Anwendung für die Nutzung unterwegs. Darüber hinaus ist Tabs3 eine skalierbare Software, sodass Sie die benötigten Funktionen auswählen können. Sie können beispielsweise gegen einen Aufpreis ein CRM hinzufügen.
Es stehen verschiedene Abonnements zur Auswahl, und Sie können das Unternehmen wegen eines maßgeschneiderten Pakets kontaktieren.
Mehr erfahren bei Tabs3
8. Caret Legal
Caret Legal ist eine weitere Option, die es zu erwägen gilt. Die Lösung wurde umbenannt und hieß zuvor Zola Suite.
Diese Lösung macht den Aufnahmeprozess für Mandanten zum Kinderspiel. Sie können:
- Kalender und Arbeitspläne einrichten.
- Informationen problemlos teilen und alle Fallakten Ihrer Mandanten an einem sicheren Ort aufbewahren.
- Kontaktdaten aller Personen in Ihrer Organisation finden.
- Individuelle Preiskarten erstellen und unbezahlte Rechnungen anzeigen.
- Mit anderer Software wie Microsoft, Google Workspace, IMAC und RMail integrieren.
Es gibt drei Abonnementstufen: Enterprise, Enterprise Plus und Enterprise Advance.
Mehr erfahren bei Caret Legal
Zusammenfassung
Eine Kanzlei effektiv zu führen, erfordert das richtige Team, die passenden Werkzeuge und einen mandantenorientierten Ansatz.
In diesem Artikel haben wir die Bedeutung eines soliden Geschäftsplans, strategischer Ziele, offizieller Richtlinien und Verfahren sowie verschiedener Softwarelösungen behandelt, die Ihnen dabei helfen können, all dies in die Tat umzusetzen.
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