So wählen Sie Abrechnungssoftware für Ihre Kanzlei aus
Bei der Auswahl der richtigen Software für die Abrechnung von Rechtsdienstleistungen geht es um mehr als nur den Preis – entscheidend ist, ein Tool zu finden, das zur tatsächlichen Abrechnungspraxis Ihrer Kanzlei passt. Von der Zeiterfassung und Rechnungserstellung bis hin zur Treuhandbuchhaltung und zu Mandantenportalen unterscheiden sich die Plattformen bei den Funktionen erheblich.
Ich habe genügend solcher Tools bewertet, um zu wissen, dass die falsche Wahl mehr Arbeit statt weniger verursachen kann.
Dieser Leitfaden behandelt die wichtigsten Bewertungskriterien, die Fragen, die Sie Anbietern stellen sollten, sowie die entscheidenden Kompromisse beim Vergleich verschiedener Abrechnungslösungen für Rechtsdienstleistungen – von eigenständigen Abrechnungsplattformen über Kanzleimanagementsysteme mit integrierter Abrechnung bis hin zu Lösungen für die elektronische Abrechnung in Unternehmen.
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4 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Abrechnungssoftware für Rechtsdienstleistungen achten sollten
Auf Grundlage meiner Erfahrung mit der Nutzung und dem Testen Dutzender Abrechnungsplattformen achte ich bei der Auswahl einer Abrechnungssoftware für ein juristisches Team jedes Mal auf Folgendes:
1. Reibungslose Integration in Ihre juristische Technologielandschaft
Die Integration der Abrechnungssoftware in Ihr bestehendes Fallmanagement, Ihre Dokumentenablage und Ihre Buchhaltungstools ist ein entscheidender Vorteil, um doppelte Arbeit und manuelle Dateneingaben zu reduzieren. Ich habe festgestellt, dass Systeme, die sich nicht problemlos synchronisieren lassen, letztlich mehr Komplexität verursachen, als sie beseitigen.
Prüfen Sie, ob die Software native Integrationen unterstützt oder eine offene API bietet – und fragen Sie sich, ob Sie eine sofort einsatzbereite Synchronisierung mit Plattformen wie Clio, NetDocuments oder QuickBooks benötigen.
2. Anpassbare Rechnungsvorlagen und Gebührenstrukturen
Nicht jeder Mandant und jeder Fall passt auf eine Standardrechnung. Daher hat mir die Möglichkeit, Rechnungsvorlagen individuell anzupassen und eigene Sätze für verschiedene Arten von Arbeiten festzulegen, unzählige Stunden gespart. Wenn die Software Sie auf starre Formate beschränkt, riskieren Sie Missverständnisse sowohl in Ihrem Team als auch bei Ihren Mandanten.
Achten Sie auf Tools, mit denen Sie automatische Gebührenregeln festlegen, Rabatte anwenden und Rechnungen nach den Vorgaben der Mandanten formatieren können – und überlegen Sie, wie oft Sie Sonderkonditionen oder alternative Vergütungsvereinbarungen aushandeln.
3. Treuhandbuchhaltung und Schutzmaßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften
Fehler bei der Treuhandbuchhaltung können Ihre Kanzlei einem erheblichen Risiko aussetzen. Deshalb achte ich stets auf Abrechnungsplattformen, die mit speziell auf die Rechtsbranche zugeschnittenen Schutzvorkehrungen zur Einhaltung von Vorschriften entwickelt wurden. Allgemeine Abrechnungstools bieten nur selten die zuverlässige IOLTA-Verwaltung und Trennung von Mandantengeldern, die Sie benötigen.
Vergewissern Sie sich, dass die Software eine integrierte Treuhandbuchhaltung mit Prüfpfaden, Schutzvorkehrungen gegen die Vermischung von Geldern und Berichten zur Einhaltung von Vorschriften bietet – und fragen Sie, ob sie die Anforderungen Ihrer örtlichen Anwaltskammer erfüllt.
4. Leistungsstarke Berichte und Finanzanalysen
Detaillierte Berichte geben Ihnen Einblick in das, was in den Angelegenheiten, bei den abrechenbaren Mitarbeitern und in den Abrechnungszyklen Ihrer Kanzlei funktioniert – und was nicht. Ich verlasse mich auf Software, die anpassbare Dashboards und exportierbare Daten bietet, um den Umsatz zu prognostizieren und wichtige Kennzahlen zu verfolgen.
Prüfen Sie, ob Sie problemlos Berichte nach Mandant, Angelegenheit, Anwalt und Abrechnungsphase erstellen können – und fragen Sie, ob die Plattform Daten so filtern kann, dass sie den Anforderungen Ihrer Kanzlei entsprechen.
So wählen Sie Software für die Rechtsabrechnung aus: Ein 5-Schritte-Rahmen
Hier ist der schrittweise Prozess, den ich zur Bewertung und Auswahl von Software für die Rechtsabrechnung verwende, die den Anforderungen einer Kanzlei tatsächlich gerecht wird:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Bevor ich Tools vergleiche, kläre ich zunächst, was die Kanzlei tatsächlich benötigt – nicht nur, was in einer Demo nützlich klingt. Überlegen Sie, welche Arten von Software für die Rechtsabrechnung zu Ihrem Arbeitsablauf passen: eine eigenständige Abrechnungsplattform, Kanzleimanagementsoftware mit integrierter Abrechnung, Software für die elektronische Rechtsabrechnung oder ein umfassenderes Buchhaltungs- und Abrechnungssystem.
Sprechen Sie mit den Personen, die täglich mit Ihrem aktuellen Abrechnungsprozess arbeiten, denn ihre Rückmeldungen zeigen die Funktionen, Arbeitsabläufe und Problemstellen auf, die den weiteren Verlauf Ihrer Bewertung bestimmen sollten.
Sprechen Sie zunächst mit diesen Beteiligten:
- Abrechnungsadministratoren: Sie bearbeiten Rechnungen und verfolgen Zahlungen nach
- Anwälte und abrechenbare Mitarbeiter: Sie erfassen Zeiten und Ausgaben
- Mitarbeiter aus Finanzwesen oder Buchhaltung: Sie stimmen Fremdgeldkonten ab und erstellen Berichte
- IT oder Kanzleibetrieb: Sie verwalten Integrationen und Datensicherheit
Arbeiten Sie anschließend diese Fragen durch, um Ihren tatsächlichen Bedarf zu ermitteln:
- Wie erfassen Sie derzeit abrechenbare Zeiten – manuell, in Tabellen oder über ein anderes Tool?
- Welche Abrechnungsmodelle verwenden Sie am häufigsten: nach Stunden, Pauschalhonorar, Erfolgshonorar oder eine Kombination?
- Verwalten Sie Fremdgeldkonten für Mandanten, und wie komplex ist dieser Prozess derzeit?
- Auf welche Tools verlässt sich Ihr Team bereits, mit denen die Abrechnungssoftware verbunden werden muss?
- An welcher Stelle gerät Ihr aktueller Abrechnungsprozess am häufigsten ins Stocken?
Ordnen Sie Ihre Antworten mithilfe dieser Tabelle den richtigen Softwareprioritäten zu:
| Bedarf | Priorität |
|---|---|
| Komplexe Gebührenstrukturen | Anpassbare Abrechnungsvorlagen |
| Verwaltung von Fremdgeldkonten | Integrierte IOLTA-Compliance-Tools |
| Mehrere Rechtsgebiete | Berichte und Filterung auf Angelegenheitsebene |
| Integration älterer Tools | API-Zugriff oder native Integrationen |
| Hohes Rechnungsvolumen | Automatisierte Abrechnung und Sammelrechnungserstellung |
Am Ende dieses Schritts sollten Sie ein klares Bild davon haben, was unbedingt erforderlich ist und was wünschenswert wäre – dadurch wird jeder folgende Schritt schneller und präziser.
Schritt 2: Recherchieren Sie Anbieter von Software für die Rechtsabrechnung
Sobald Sie wissen, was Sie benötigen, empfehle ich, zunächst eine breite Auswahl zu betrachten, bevor Sie sie eingrenzen. Ziel ist es, ein umfassendes Bild des Marktes zu erhalten – noch keine Entscheidungen zu treffen.
Konzentrieren Sie sich in dieser Phase darauf, Anbieter zu identifizieren, die Ihre Kernanforderungen abdecken, statt zu früh einen Sieger auszuwählen.
Nutzen Sie diese Quellen, um Informationen über verfügbare Anbieter zu sammeln:
- Empfehlungen von Kollegen: Fragen Sie Kollegen in ähnlichen Kanzleien, welche Lösungen sie verwenden und von welchen sie abraten würden
- Ressourcen von Anwaltskammern: Viele staatliche und lokale Anwaltskammern veröffentlichen Listen zugelassener oder empfohlener Software
- Communities für den Kanzleibetrieb: Foren und berufliche Netzwerke liefern praxisnahe Rückmeldungen, die Sie in Marketingmaterialien nicht finden
- Plattformen für Softwarebewertungen: Achten Sie auf Muster in den Bewertungen – wiederkehrende Beschwerden sind aussagekräftiger als einzelne Meinungen
- Fachpublikationen der Rechtsbranche: Fachzeitschriften veröffentlichen häufig jährliche Übersichten zu Software, die sich zu speichern lohnen
Achten Sie bei Ihrer Recherche auf Anzeichen dafür, ob ein Anbieter die rechtsspezifischen Anforderungen versteht:
| Recherchehinweis | Was er Ihnen sagt |
|---|---|
| Branchenspezifisches Marketing und Dokumentation für Kanzleien | Der Anbieter versteht die Branche |
| Aktive Nutzergemeinschaft oder aktives Forum | Das Produkt hat eine engagierte Kundenbasis |
| Häufige Produktaktualisierungen | Der Anbieter investiert in die laufende Entwicklung |
| Öffentlich zugängliche Dokumentation zur Einhaltung von Vorschriften | Transparenz in Bezug auf Sicherheit und Datenverarbeitung |
| Reaktion auf negative Bewertungen | Die Kundenservicekultur des Anbieters |
Dokumentieren Sie jeden Anbieter, auf den Sie stoßen, auch wenn er zunächst ungeeignet erscheint. Ich war mehr als einmal von einer Plattform überrascht, die auf dem Papier nicht passend aussah, sich aber nach genauerer Prüfung als die beste Lösung erwies. Am Ende dieses Schritts sollten Sie eine umfangreiche Liste haben, die Sie im nächsten Schritt systematisch eingrenzen können.
Top-Software für die Abrechnung in Kanzleien, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Auswahlliste der besten Softwarelösungen für die Abrechnung in Kanzleien:
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Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste für Software zur Abrechnung in Kanzleien
Hier wird Ihre Recherche anhand Ihrer tatsächlichen Anforderungen gefiltert. Ich würde empfehlen, Ihre umfangreiche Liste auf drei bis fünf Anbieter zu reduzieren – genug für einen aussagekräftigen Vergleich, ohne Ihren Bewertungsprozess zu überfordern.
Nutzen Sie diese Kriterien, um Anbieter auszusortieren, die Ihre Zeit nicht wert sind:
- Zuerst die zwingenden Anforderungen: Wenn ein Anbieter die IOLTA-Konformität oder eine kritische Integration nicht unterstützt, streichen Sie ihn sofort
- Passende Kanzleigröße: Einige Plattformen sind für Einzelanwälte konzipiert, andere für mittelgroße oder große Kanzleien – stellen Sie sicher, dass die Zielgruppe des Anbieters zu Ihrer Kanzlei passt
- Bereitstellungsmodell: Prüfen Sie, ob die Software cloudbasiert, lokal installiert oder als Hybridlösung verfügbar ist, und stellen Sie sicher, dass sie Ihrer IT-Richtlinie entspricht
- Preisstruktur: Schließen Sie Anbieter aus, deren Preismodell nicht mit Ihrer Kanzlei mitwächst oder deren Kosten Ihre Budgetgrenze überschreiten
- Verfügbarkeit des Supports: Wenn Ihr Team während der Geschäftszeiten direkten Support benötigt, kommen Anbieter mit ausschließlich zeitversetztem oder gemeinschaftsbasiertem Support möglicherweise nicht infrage
Nachdem Sie diese Filter angewendet haben, können Sie die verbleibenden Anbieter anhand dieser Tabelle bewerten, bevor Sie Kontakt aufnehmen:
| Bewertungskriterien | Gewichtung | Anmerkungen |
|---|---|---|
| Erfüllt die zwingenden Anforderungen | Hoch | Nicht verhandelbar – bei fehlender Unterstützung aussortieren |
| Passung zur Kanzleigröße | Hoch | Beeinflusst die Relevanz der Funktionen |
| Passende Preisgestaltung | Mittel | Gesamtkosten der Nutzung berücksichtigen |
| Kompatibilität mit Integrationen | Mittel | Mit Ihrem IT- oder Legal-Operations-Team bestätigen |
| Muster in Nutzerbewertungen | Niedrig | Zur Validierung nutzen, nicht als alleinige Entscheidungsgrundlage |
Nehmen Sie erst Kontakt zu Anbietern auf, nachdem Sie diese Bewertungsübung durchgeführt haben. Ich habe erlebt, dass Kanzleien zu früh Demos vereinbart und sich von Funktionen überzeugen lassen haben, die sie nicht benötigten. Wenn Sie mit einer klaren Anforderungsliste an die Anbieter herantreten, sind Sie in einer stärkeren Position und können die Demo-Gespräche wesentlich produktiver gestalten. Am Ende dieses Schritts sollten Sie eine fokussierte Auswahlliste für eine strukturierte Bewertung haben.
Schritt 4: Erstellen Sie die geschäftliche Begründung
Eine geschäftliche Begründung muss nicht lang sein, sollte aber die Fragen beantworten, die Entscheidungsträger wahrscheinlich stellen, bevor sie die Investition genehmigen. Ich würde mich auf die praktischen Vorteile konzentrieren, die Software für die Abrechnung in Kanzleien der Kanzlei bieten kann, etwa die Verkürzung von Abrechnungsverzögerungen, eine bessere Übersicht über Zahlungseingänge, weniger manuelle Arbeit und eine bessere Kontrolle der Einnahmen durch die Teams.
Wenn Sie die Begründung auf messbare Ergebnisse statt auf eine lange Funktionsliste ausrichten, lässt sich der Nutzen in der Regel leichter vermitteln.
Beginnen Sie damit, zu quantifizieren, an welchen Stellen Ihr aktueller Prozess Kosten verursacht:
- Nicht abgerechnete Zeit: Schätzen Sie, wie viel abrechenbare Zeit aufgrund manueller Erfassungslücken jeden Monat unberücksichtigt bleibt
- Verzögerungen beim Zahlungseingang: Berechnen Sie Ihre durchschnittliche Zahlungsdauer und welche Auswirkungen diese auf Ihren Cashflow hat
- Administrativer Aufwand: Ermitteln Sie die für die manuelle Rechnungserstellung, Korrekturen und Nachverfolgungen aufgewendeten Stunden
- Compliance-Risiko: Berücksichtigen Sie die Kosten von Fehlern in der Verwaltung von Fremdgeldkonten, selbst wenn diese bisher noch keine Sanktionen nach sich gezogen haben
Erstellen Sie anschließend anhand dieses Rahmens Ihre Kosten- und Zeitplanung:
| Kostenkategorie | Was einzubeziehen ist |
|---|---|
| Lizenz- oder Abonnementgebühren | Kosten pro Benutzer, jährliche gegenüber monatlicher Preisgestaltung |
| Implementierung und Einrichtung | Datenmigration, Konfiguration und IT-Aufwand |
| Schulung | Stunden für die Einarbeitung der Mitarbeitenden und Kosten für vom Anbieter bereitgestellte Schulungen |
| Integrationsarbeiten | Anbindung an vorhandene Tools oder Systeme |
| Laufender Support | Wartung, Upgrades und Kosten der Supportstufe |
Seien Sie ehrlich bei den Risiken – Entscheidungsträger werden diese ansprechen, unabhängig davon, ob Sie es tun oder nicht. Gehen Sie auf Akzeptanzrisiken, die Komplexität der Datenmigration und mögliche vorübergehende Produktivitätseinbußen während der Übergangsphase ein. Wenn Sie zeigen, dass Sie sich mit den Risiken auseinandergesetzt haben, schafft das mehr Vertrauen, als so zu tun, als gäbe es sie nicht. Am Ende dieses Schritts sollten Sie über eine klare und belastbare Argumentation verfügen, die Softwarekosten mit konkreten Ergebnissen für die Kanzlei verknüpft.
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Software für die Abrechnung von Rechtsdienstleistungen und arbeiten Sie Ihre Benutzer ein
Die Auswahl der richtigen Software ist nur die halbe Arbeit. Ich habe erlebt, dass leistungsstarke Plattformen in Kanzleien scheiterten, weil die Einführung überstürzt erfolgte oder die Zuständigkeiten nicht klar waren. Ein strukturierter Implementierungsplan verhindert das.
Schaffen Sie zunächst vor der Inbetriebnahme die nötigen Grundlagen:
- Bestimmen Sie eine interne verantwortliche Person: Benennen Sie eine Person – in der Regel aus dem Bereich Legal Operations, Finanzen oder Verwaltung –, die die Einführung leitet und als primäre Ansprechperson für den Anbieter fungiert
- Legen Sie einen schrittweisen Zeitplan fest: Vermeiden Sie die gleichzeitige Umstellung aller Bereiche; führen Sie zunächst ein Pilotprojekt mit einer Praxisgruppe oder einem Mandatstyp durch, bevor Sie die Lösung kanzleiweit einsetzen
- Kommunizieren Sie frühzeitig: Informieren Sie alle betroffenen Mitarbeitenden vor dem Start, damit niemand von den Systemänderungen überrascht wird
- Migrieren und validieren Sie die Daten: Stellen Sie sicher, dass historische Abrechnungsdaten, Mandate und Daten zu Fremdgeldkonten ordnungsgemäß übertragen werden, bevor Sie Ihr altes System außer Betrieb nehmen
Verwenden Sie diese Tabelle, um die Zuständigkeiten für die wichtigsten Implementierungsbereiche festzulegen:
| Arbeitsbereich | Verantwortlich | Priorität |
|---|---|---|
| Datenmigration | IT oder Legal Operations | Vor dem Start |
| Mitarbeiterschulung | Abrechnungsadministrator | Vor dem Start |
| Integrationstests | IT-Leitung | Vor dem Start |
| Erfassung von Benutzerfeedback | Für die Implementierung verantwortliche Person | Nach dem Start |
| Compliance-Validierung | Finanzabteilung oder General Counsel | Laufend |
Richten Sie in den ersten 90 Tagen eine Feedbackschleife ein. Ich empfehle immer, mit den Zeiterfassenden und den Mitarbeitenden in der Abrechnung kurze Gespräche nach 30, 60 und 90 Tagen zu planen, um Akzeptanzlücken frühzeitig zu erkennen. Am Ende dieses Schritts sollte Ihr Team im neuen System konsistent abrechnen und über klare Supportkanäle für alle auftretenden Probleme verfügen.
Wählen Sie mit Zuversicht und halten Sie anschließend am Prozess fest
Nachdem Sie Ihre Anforderungen und Prioritäten festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, eine Ausschreibung für Software zur Abrechnung von Rechtsdienstleistungen zu erstellen, die den Anbietern eine klare Richtung vorgibt und einen einfachen direkten Vergleich ihrer Angebote ermöglicht.