Optimierung Ihres eDiscovery-Prozesses: Der ultimative Leitfaden
Erinnern Sie sich noch an die Zeiten, als Sie sich durch Kisten voller Papierdokumente wühlen mussten, um einen Fall aufzubauen? Natürlich sammeln wir auch heute noch Informationen auf diese Weise – aber das Internet hat die Datenerhebung zu einer wesentlich digitaleren Angelegenheit gemacht.
Von E-Mails bis hin zu Social-Media-Posts – jeder hinterlässt digitale Spuren. Als juristische Fachkraft suchen Sie online nach Beweismaterial, wenn Sie sich auf einen Tag vor Gericht vorbereiten.
Die benötigten digitalen Hinweise stammen aus elektronisch gespeicherten Informationen (ESI). Und das ist nicht so einfach, wie nur einen Screenshot einer Datei zu machen und ihn auf dem Handy zu speichern – die Daten müssen identifiziert, gesammelt, gespeichert, geprüft und korrekt präsentiert werden.
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Dies ist der eDiscovery-Prozess. Weltweit ist der eDiscovery-Markt ein großes Geschäft – und soll bis 2027 einen Wert von 17,1 Milliarden US-Dollar erreichen.
Sie haben wahrscheinlich einige Fragen – Glück gehabt! In diesem Artikel spreche ich über eDiscovery und die Arten von Daten, die abgedeckt werden. Außerdem gebe ich einen Überblick über das Electronic Discovery Reference Model (EDRM) und erkläre die Regeln.
Bereit? Los geht‘s.
Was ist eDiscovery?
EDiscovery, oder elektronische Beweiserhebung, wird häufig in Gerichtsverfahren eingesetzt.
Während Sie einen Fall untersuchen, sammelt Ihr juristisches Team Beweise aus verschiedenen Quellen.
Der eDiscovery-Prozess beinhaltet das Suchen von Beweismaterial in ESI. Solche Beweise können in einer Textnachricht, einer E-Mail, einem Word-Dokument oder einem Kalendereintrag gefunden werden.
Der eDiscovery-Prozess umfasst ausschließlich digitale Daten; Papierdokumente, Befragungen oder Zeugenaussagen gehören nicht dazu. Obwohl diese traditionellen Methoden weiterhin wichtig sind, fallen sie nicht unter das Dach von eDiscovery.
Ihre digitalen Untersuchungen können Ihnen dabei helfen, Informationen, Fakten und Zeitabläufe aufzudecken. Natürlich ist jede Festplatte mit Daten vollgepackt, von denen ein Großteil jedoch oft irrelevant ist.
Eine Schritt-für-Schritt-Methode namens EDRM kann Ihnen helfen, das Beste aus dem eDiscovery-Prozess herauszuholen und gezielt zu finden, was Sie benötigen. Ich erkläre die einzelnen Phasen später in diesem Artikel.
Welche Vorteile bietet eDiscovery?
Die Technologie entwickelt sich rasant weiter, und obwohl eDiscovery die Vorbereitung von Gerichtsverfahren für juristische Fachkräfte effizienter macht, sind längst nicht alle auf diesen Zug aufgesprungen.
Tatsächlich verwenden nur 32,9% der Kanzleien Software zur Vorbereitung und Verwaltung von Beweismitteln. Trotzdem geben 54,4% der Anwälte an, elektronische Daten regelmäßig prüfen zu müssen.
Falls Sie noch nicht überzeugt sind: Es gibt klare Vorteile von eDiscovery. Die Nutzung neuer Technologien, die andere noch nicht eingeführt haben, verschafft Ihnen einen Wettbewerbsvorteil.
Mit eDiscovery sparen Sie Zeit. Da alle Daten an einem Ort sind, können Sie gezielt und effizient nach Informationen suchen.
Auch Ihr Team arbeitet dadurch effizienter und genauer. Warum? Weil digitale Spuren nicht bestreitbar sind. Sie müssen sich nicht mehr auf die mündliche "Wahrheit" verlassen.
Wenn ein Mandant zum Beispiel an einem Dienstag um drei Uhr nachmittags ein Foto macht und es auf Facebook hochlädt, werden mit dem Bild Metadaten gespeichert. Daten wie Zeit, Aufnahmezeitpunkt und Standort sind überprüfbar – das verschafft dem Mandanten ein virtuelles Alibi.
Da eDiscovery ein Prozess ist, werden die Informationen zudem gezielt abgerufen, überprüft und analysiert.
Welche Datenarten sind enthalten?
Im eDiscovery-Prozess können unterschiedlichste Datentypen vorkommen. Hier einige Beispiele für Daten, die vor Gericht verwendet werden können:
Schriftliche Kommunikation
Während des eDiscovery-Prozesses erhalten Sie möglicherweise Zugang zu wichtiger schriftlicher Kommunikation. Dieser Typ von Kommunikation ist oft aktive Daten und umfasst E-Mails und Textnachrichten.
SMS und E-Mail sind nicht die einzigen Mittel, wie Menschen Nachrichten austauschen. Beispielsweise hat WhatsApp weltweit mehr als 2 Milliarden Nutzer.
Obwohl all diese Arten von ESI Ihren Fall unterstützen können, gibt es Herausforderungen. Ein einfacher Screenshot einer Nachricht reicht nicht aus, da die Gespräche verifiziert werden müssen. Aufgrund der Eigenschaften von Plattformen wie WhatsApp kann es erforderlich sein, einen forensischen Spezialisten zur Authentifizierung der Daten hinzuzuziehen.
Es gibt auch allgemeinere schriftliche ESI, darunter zugängliche Dokumente, Briefe und Kalender.
Visuelle Kommunikation
Relevante elektronische Dateien können auch verschiedene Arten visueller Kommunikation umfassen. Sie kennen sicherlich das Sprichwort: „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ – das gilt auch, wenn es um Beweismittel geht.
Digitale Fotografien werden beispielsweise häufig in Gerichtsverfahren verwendet. Ein Foto kann belegen, dass eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort war oder eine Beziehung zu einer wichtigen Zeugin oder einem wichtigen Zeugen hatte. Auch Videos können Ihren Fall unterstützen – sie können sogar zeigen, wie jemand eine Straftat begeht.
Videos und Fotos sind deshalb nützlich, weil sie Metadaten enthalten, darunter Zeitstempel und Standortangaben.
Wenn sich der Fall auf Finanzunterlagen stützt, finden sich Beweise oft in Tabellenkalkulationen und Diagrammen. Auch digitale Zeichnungen können in Betracht gezogen werden.
Mündliche Kommunikation
Als Anwältin oder Anwalt verfügen Sie über ausgezeichnete mündliche Kommunikationsfähigkeiten. Doch unsere Mandanten und Zeuginnen bzw. Zeugen haben nicht immer das gleiche Selbstvertrauen beim öffentlichen Sprechen. Und selbst wenn sie sich an konkrete Gespräche erinnern, können Daten, Zeiten und Zusammenhänge durcheinandergeraten.
Glücklicherweise können digitale Formen mündlicher Kommunikation helfen, die Geschichte zu erzählen. Wenn Sie Metadaten sichern, können diese digitalen Dateiformate nicht angezweifelt werden.
Ein Beispiel sind Sprachnachrichten. Angenommen, Ihr Mandant oder Ihre Mandantin hat eine missbräuchliche Ex-Beziehung und es gibt Hunderte bedrohlicher Sprachnachrichten von dieser Person. Diese Nachrichten können gesichert und zur Untermauerung Ihres Falls genutzt werden.
Es kann auch Sprachaufzeichnungen geben. Vielleicht haben Sie sogar Glück und finden ein aufgenommenes Geständnis. Natürlich sind bei heimlichen Aufnahmen möglicherweise die Beweismöglichkeiten eingeschränkt. Ob diese zulässig sind, hängt von Ihrem Standort und der Relevanz des Beweismittels für den Fall ab.
Soziale Medien
Soziale Medien verbinden uns miteinander. Und wenn Sie das Online-Verhalten von Personen untersuchen, können Sie elektronische Beweise aufdecken.
Nehmen wir Facebook als Beispiel.
Facebook ist eine beliebte Plattform. Bis 2027 wird prognostiziert, dass es in den USA 254,26 Millionen Nutzerinnen und Nutzer dieser Plattform geben wird.
Aufgrund dieser weiten Verbreitung ist es sinnvoll, Social-Media-Daten in den eDiscovery-Prozess einzubeziehen. Es kann sein, dass es Fotos, private Nachrichten, Status-Updates, Markierungen, Standort-Check-ins und Videos gibt, die für einen Fall relevant sind.
Und Facebook ist nicht die einzige nützliche Social-Media-Seite. Es gibt X (früher Twitter), Instagram, Tiktok und viele mehr.
Auch hier gilt: Wenn soziale Medien Teil Ihres eDiscovery-Prozesses sind, muss alles, was Sie verwenden, authentisch und überprüfbar sein.
Metadaten
Metadaten sind überall zu finden und dienen dazu, andere Beweise zu authentifizieren.
Wenn Sie zum Beispiel ein Foto auf Ihrem Handy haben, ist ersichtlich, wer es aufgenommen hat, wo und wann. Ihre Aufgabe ist es, das „Warum“ zu ermitteln.
Es kann schwierig sein, Metadaten zu bewahren, aber das ist unerlässlich, wenn Sie sie als Beweis verwenden möchten.
Es gibt drei Arten von Metadaten, die Sie sich anschauen können. Diese sind:
- System-Metadaten: Aufzeichnungen, die vom Betriebssystem erstellt werden und anzeigen, wann eine Datei erstellt oder geändert wurde
- Substantielle Metadaten: Dokumentieren Änderungen, die Benutzerinnen oder Benutzer an Dateien vorgenommen haben
- Eingebettete Metadaten: Versteckte Daten, die in einzelnen Dateien eingebettet sind
Was ist der EDRM-Prozess?
Im Jahr 2005 haben George Socha und Tom Gelbmann das Electronic Discovery Reference Model (EDRM) entwickelt. Der Prozess hat sich seither weiterentwickelt, aber die Grundidee ist immer noch dieselbe.
Es gibt neun eDiscovery-Phasen, von denen sich einige überschneiden können. Hier sehen Sie die einzelnen Schritte und was Sie jeweils erwartet:
1. Informationsverwaltung
Informationsverwaltung (Information Governance, IG) ist die neueste Ergänzung des EDRM-Prozesses. Sie ist eine entscheidende Komponente und sollte während des gesamten eDiscovery-Prozesses berücksichtigt werden.
Aber worum geht es bei IG eigentlich?
eDiscovery umfasst den Umgang mit sensiblen und vertraulichen Daten, und Sie müssen die geltenden Vorschriften einhalten. IG befasst sich mit Best Practices, beginnend bei Ihren Richtlinien und Prozessen.
Ihre Richtlinien sollten detailliert sein, weil viele Aspekte berücksichtigt werden müssen. Zum Beispiel brauchen Sie klare Vorgaben für Datenschutz, Sicherheit, Speicherung und Weitergabe von Daten.
Wenn Sie ein Remote-Team haben, müssen Sie entscheiden, wie Sie zusammenarbeiten können, ohne die Daten zu gefährden.
Selbst bei starken Sicherheitsmaßnahmen können Vorfälle auftreten und es kann zu Datenverlust kommen. Ihre IG-Richtlinien und -verfahren sollten Strategien für den Umgang mit unerwarteten Ereignissen beinhalten.
2. Identifikation
Jeder Fall ist unterschiedlich, daher können sich die Arten digitaler Beweise, die Sie benötigen, unterscheiden. In der Identifikationsphase müssen Sie entscheiden, wonach Sie suchen.
Aufgrund des Umfangs von ESI ist es nahezu unmöglich, jedes einzelne Datenstück herunterzuladen und manuell zu überprüfen. Das ist wie die Nadel im Heuhaufen zu suchen.
Zuerst können Sie den Fall überprüfen und die Fakten betrachten. Welche Arten digitaler Dateien wären relevant? Sprechen Sie mit Zeugen und versuchen Sie, die Spur zu verfolgen, um die Suche einzuschränken.
Beispielsweise könnten Sie nach geheimen E-Mails, zweideutigen Textnachrichten oder unerklärten Kalendereinträgen suchen.
3. Aufbewahrung
Wenn eine Klage wahrscheinlich ist, müssen alle relevanten Dokumente bewahrt werden. Damit ESI vor Gericht Bestand hat, darf es weder verändert noch gelöscht werden.
Ein „Legal Hold“ – der das Entfernen oder Bearbeiten von ESI blockiert – kann auf die Daten angewendet werden. Bei Manipulation drohen mögliche Geldbußen.
Je nach Budget und Größe Ihrer Kanzlei gibt es drei Möglichkeiten, Daten aufzubewahren:
- Verlangen, dass die Daten unangetastet bleiben, bis Sie sie benötigen
- Ein Backup der relevanten ESI erstellen
- Software installieren, um die Daten zu sichern, ohne sie entfernen zu müssen
Das Wichtigste ist, die ESI sicher aufzubewahren, bis sie eingesammelt wird. Eine verlorene Datei könnte Ihre ganze Strategie beeinträchtigen.
4. Sammlung
Die Sammlung ist eng mit der Aufbewahrung verbunden. Sie müssen alle relevanten ESI kennzeichnen und dafür sorgen, dass sie an einem Ort gesichert und leicht zugänglich ist.
Wenn Sie eine IT-Abteilung haben, obliegt es ihr, die Daten sicher an einen geschützten Ort zu übertragen. Alternativ können Sie diesen Prozess auch auslagern.
Sie sammeln unterschiedliche Arten von ESI, einschließlich cloudbasierter, versteckter und mobiler Daten. Denken Sie daran: Sie müssen nicht alles sammeln, denn zu viele Dateien führen nur zu Überforderung und Mehrarbeit.
Ich habe es schon erwähnt, aber hier noch einmal zur Erinnerung: Die Metadaten müssen intakt bleiben, und Sie sollten auf Ihre ESI-Protokolle aus der IG-Phase zurückgreifen.
5. Verarbeitung
Als Nächstes folgt die Verarbeitungsphase. In diesem Schritt grenzen Sie die Suche nach relevanten Beweisen wirklich ein.
Selbst wenn Sie bereits ausgewählt haben, gibt es in der Regel immer noch viele Daten zu sortieren. Manche ESI sind doppelt, daher müssen Sie Duplikate entfernen.
In diesem Schritt wird die ESI so aufbereitet, dass sie für Ihr Team zugänglich ist. Sie können spezielle Software nutzen, um die Abläufe zu vereinfachen. Manche Kanzleien verwenden beispielsweise ESI-Review-Plattformen. Oder, wenn es nur wenig ESI gibt, können Sie die Daten als PDF zusammenfassen.
Mit der Zeit können neue ESI relevant werden. Sie sollten darauf vorbereitet sein, im Verlauf des Verfahrens zum Sammlungsschritt zurückzukehren.
Sie können die Genauigkeit in dieser Phase durch Technologie erhöhen. Werfen Sie einen Blick auf diesen Leitfaden, den ich mit den besten Softwarelösungen für den juristischen Dokumentenvergleich erstellt habe.
6. Überprüfung
In der Überprüfungsphase muss alle verbleibende ESI geprüft werden.
Wenn es sehr viele ESI gibt, kann die Überprüfung zeitaufwendig sein. Sie suchen nach allem, was im Fall nützlich sein könnte. Beachten Sie: Wenn Sie die ESI korrekt verarbeitet haben, wird die Überprüfung wesentlich leichter.
Manchmal wird dieser Schritt ausgelagert und die Daten zur Analyse zurückgegeben. Anwaltskanzleien nutzen zudem häufig Künstliche Intelligenz (KI), um die Informationen zu sortieren. Sie müssen Suchkriterien definieren, damit das Programm weiß, was es suchen soll. Auch wenn KI eingesetzt wird, sind dennoch manuelle Prüfungen nötig.
Unabhängig davon, ob Sie ein internes Team haben oder andere Überprüfungsmethoden einsetzen, sollten Sie stets Ihre IG-Richtlinien beachten.
7. Analyse
Zu diesem Zeitpunkt werden die relevanten ESI an einem Ort gesammelt, geprüft und zur Analyse bereit sein. Sie haben damit begonnen, Beweise zu sammeln, während Sie Ihren Fall vorbereiten.
Während der Analysephase können Sie beginnen, die Daten mit Ihrem Fall zu verknüpfen, indem Sie nach Mustern suchen, die Elemente nach ihrer Wichtigkeit ordnen und Zeitachsen erstellen.
Später können Sie überprüfen, ob etwas übersehen wurde. Zum Beispiel könnte eine Seite aus einem PDF fehlen oder ein Nachrichtenverlauf unvollständig sein. Oder Sie finden Hinweise auf weitere Dokumente, nach denen Sie Ausschau halten sollten.
Wenn Sie feststellen, dass Sie zur Aufbereitungsphase zurückkehren müssen, um weitere Beweise zu beschaffen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür.
Software zur Fallanalyse kann in diesem Schritt ebenfalls hilfreich sein.
8. Produktion
Sobald Sie die ESI analysiert haben, nimmt die Verteidigung erstmals Gestalt an. Sie wissen nun, was relevant ist und wo alles im Prozess einzuordnen ist.
Die Produktionsphase befindet sich gegen Ende des EDRM-Prozesses. Ihr Team bereitet die Beweismittel für das Gerichtsverfahren auf. Das Gericht kann verlangen, dass die Beweise in einem bestimmten Format vorgelegt werden; das sollten Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Informationen berücksichtigen.
Diese Phase ist überwiegend administrativ und erfordert Zeit sowie sorgfältige Aufmerksamkeit für Details. Alle Informationen müssen überprüft und in Kategorien sortiert werden.
Dokumente müssen nummeriert und gestempelt werden, gegebenenfalls sind Schwärzungen notwendig. Sobald die Beweismittel bereit sind, teilen Sie sie den relevanten Parteien mit – auch Ihrem Gegner.
Ich werde im weiteren Verlauf des Artikels noch auf Software-Trends eingehen, aber Sie können sicher sein, dass es Lösungen gibt, mit denen sich der Produktionsprozess effizient gestalten lässt.
9. Präsentation
Schließlich ist es Zeit für die Präsentationsphase. Sobald Sie diesen Punkt erreicht haben, können Sie die ESI für den Prozess vorbereiten.
Traditionelle Methoden können Ihre digitale Aktenpräsentation unterstützen. Zeugenaussagen, physische Beweise und Expertenmeinungen werden nie ersetzt werden.
Überlegen Sie sich, wie Sie die Daten vor Gericht präsentieren. Die Strategie hängt davon ab, welche Art von Daten Sie mitteilen möchten. Sie können zum Beispiel Videos, Diashows oder Grafiken verwenden.
Was sind die Regeln der eDiscovery?
Der Zugriff auf elektronische Aufzeichnungen hat die Art und Weise, wie wir Recht praktizieren, verändert. Aber mit den Vorteilen kommen auch Verantwortlichkeiten, und es gibt einige Regeln für eDiscovery, die Sie einhalten müssen.
Sie sind juristische Fachkraft, daher werden Ihnen viele dieser Regeln selbstverständlich erscheinen – tatsächlich handelt es sich wahrscheinlich um Dinge, die Sie ohnehin tun. Trotzdem lohnt es sich immer, das Kleingedruckte durchzugehen.
Sie müssen ethisch handeln. Sie werden Zugang zu persönlichen Daten haben, und die meisten davon sind für das Verfahren irrelevant. Bewahren Sie ESI nur auf, wenn es potentielles Beweismaterial ist. Eine Audiodatei einer Besprechung kann relevant sein, das Foto eines niedlichen Hundes wahrscheinlich nicht.
Die Art und Weise, wie Sie die Informationen speichern, muss sicher sein, und es ist wichtig, sich an Vorgaben zur Datenaufbewahrung zu halten. Diese Strategien sind Teil der IG-Phase, jedoch müssen Sie Ihre Abläufe im Laufe der Zeit weiter kontrollieren und optimieren.
Denken Sie daran, dass alle Geräte gewartet werden müssen und Mitarbeiter sichere Netzwerke nutzen sowie ihre Passwörter regelmäßig aktualisieren sollten.
Sie müssen mit anderen relevanten Parteien kooperieren und sorgfältig darauf achten, Metadaten zu erhalten.
Und natürlich sollte die Vertraulichkeit der Mandanten immer Priorität haben.
Die Informationen, die Sie einsehen, sollten stets respektvoll behandelt und nur bei zwingender Notwendigkeit zur Fallbearbeitung weitergegeben werden.
Was sind die Risiken der eDiscovery?
Ich habe Ihnen die Regeln erläutert – aber wie sieht es mit den Risiken aus? Was kann schiefgehen, wenn Sie auf den eDiscovery-Prozess setzen?
Sie wissen, dass Sie die Datensicherheit gewährleisten müssen – aber was passiert, wenn Sie es nicht tun? Elektronische Dokumente sind anfällig, insbesondere bei Speicherung im Netzwerk. Bei einer Datenpanne werden sensible Informationen anfällig für Leaks.
Viren können den Zugriff auf Dokumente beeinträchtigen und wichtige Dateien beschädigen. So könnten Beweise verloren gehen.
Ein weiterer zu beachtender Faktor sind die Kosten. Wenn Sie gerade erst mit eDiscovery beginnen, ist die Etablierung Ihrer Abläufe eine kostspielige Angelegenheit. Es kann eine Investition in Aktenmanagement-Software und Team-Training/Umschulung erforderlich sein, was kurzfristig mehr Arbeit schafft. Der Aufwand lohnt sich jedoch, denn Ihr Prozess wird dadurch effizienter.
Auch wenn eDiscovery ein digitaler Prozess ist, gibt es weiterhin Raum für menschliche Fehler. Wenn Ihr Team unerfahren ist, können Fehler passieren – von versehentlichem Löschen von ESI bis zur Beschädigung von Metadaten. Jeder Fehler kann Ihre gesamte Verfahrensstrategie beeinflussen.
Wenn Sie in eDiscovery einsteigen möchten, sich aber noch nicht damit auskennen, empfehle ich, in Schulungen für Ihr IT-Team zu investieren. Alternativ gibt es Möglichkeiten, das Thema auszulagern, bis Sie bereit sind, eDiscovery intern einzusetzen.
Was ist digitale Forensik?
Ist digitale Forensik ein anderes Wort für eDiscovery?
Beide Begriffe klingen zwar ähnlich, aber sie sind nicht dasselbe.
Einfach gesagt: Die ESI, die Sie im eDiscovery-Prozess finden, ist direkt verfügbar. Sie reicht in der Regel für die meisten rechtlichen Verfahren aus. Den Vorgang kann jedes Teammitglied mit minimaler Schulung beherrschen.
Andererseits ist die digitale Forensik ein eigenes Spezialgebiet und Fachleute darin sind speziell ausgebildet und hochqualifiziert.
Ein digitaler Forensiker interessiert sich besonders für das, was unter der Oberfläche verborgen ist. Sie arbeiten meist mit Strafverfolgungsbehörden im Rahmen von Ermittlungen, können aber auch Anwaltskanzleien unterstützen.
Diese Experten nutzen Software und andere Werkzeuge, um Daten wiederherzustellen, die sonst vielleicht für immer verloren wären. Während zum Beispiel eine belastende Datei gelöscht, verschoben oder verändert wurde, kann ein forensischer Ermittler das Originaldokument wiederherstellen. Diese Fachleute wissen, wie man Daten findet, die auf Festplatten und Speichermodulen versteckt sind.
Manchmal gibt es auch ESI, von deren Existenz Sie wissen – die aber trotzdem unauffindbar ist. Es sei denn, Sie oder jemand in Ihrem Team beherrscht das Spiel der digitalen Forensik, müssen Sie einen Experten hinzuziehen.
Trends bei eDiscovery-Software
Niemand erwartet, dass Sie all das alleine bewältigen. eDiscovery-Teams verlassen sich auf Software – bei jedem Schritt.
Große Datenmengen intern zu speichern ist teuer und mit Sicherheitsrisiken verbunden. Deshalb steigen viele Kanzleien auf Cloud-Lösungen um. Ist die Software in der Cloud, kann sie in Echtzeit aktualisiert werden, und Sie können Ihr Paket je nach Bedarf anpassen.
Vielleicht ist Ihnen auch aufgefallen, dass alle über KI sprechen. Es klingt wie aus einem Science-Fiction-Film, aber die Zukunft ist schon Realität. Ein Roboter wird zwar (noch) nicht vor Gericht auftreten, doch KI-gestützte Tools helfen uns allen, effizienter zu arbeiten.
Doch wie genau?
Zum Beispiel kann KI beim Predictive Coding helfen. Das bedeutet, dass Sie damit große Mengen an ESI filtern und alles markieren können, was für das Gerichtsverfahren relevant ist. KI kann Daten auswerten, sodass Sie das nicht selbst machen müssen. Sie können sie sich vorstellen wie ein effizientes Suchwerkzeug, das Sie auf die Dokumentenprüfung im EDRM vorbereiten kann.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, aber ich nutze die Microsoft Purview eDiscovery Plattform als Beispiel. Bei Purview gibt es verschiedene Stufen, sodass Sie die passenden Funktionen je nach Arbeitsaufkommen und Budget auswählen können.
Mit Microsoft Purview können Sie einen automatisierten Workflow aufsetzen. Vom Sichern über das Sammeln bis zur Prüfung werden die Daten für Sie gescannt. Alle relevanten Materialien werden in einer ganzheitlichen Karte zusammengetragen, die Sie dann analysieren können.
Hier ein kurzer Überblick, wie der Microsoft Purview-Prozess funktioniert:
- Berechtigungen zuweisen.
- ESI identifizieren und sichern.
- Eine Sammlung erstellen.
- Inhalte verwalten und prüfen.
- Daten exportieren.
- Zur Prüfung vorbereiten.
Wenn Sie weitere Optionen suchen, habe ich eine Liste mit den besten eDiscovery-Tools zusammengestellt. Dieser Guide umfasst Nextpoint, IPRO, Sightline, Everlaw, Epiq Discovery, Logikcull, RelativityOne, Smarsh, DISCO und Ricoh. Es werden Vor- und Nachteile, Funktionen und mehr erklärt.
Und wenn wir schon bei Technologie sind: Probieren Sie diese Legal-Research-Tools aus.
Bevor Sie sich für eine eDiscovery-Plattform entscheiden, stellen Sie sicher, dass sie konform und sicher ist. Outsourcing bedeutet nicht, dass Sie im Falle eines Fehlers nicht verantwortlich sind. Überlegen Sie also vor der Entscheidung, welche Funktionen für Sie wichtig sind, und recherchieren Sie sorgfältig.
Das Beste aus dem eDiscovery-Prozess herausholen
eDiscovery kann Ihre juristische Arbeit in vielerlei Hinsicht unterstützen. Das Durchsuchen digitaler Daten liefert Ihnen Beweise, die Ihnen sonst nicht auf so effiziente Weise zur Verfügung stünden.
Der EDRM hilft Ihnen, das Maximum aus dem eDiscovery-Prozess herauszuholen. Denken Sie daran: Es gibt neun Schritte, einige davon überschneiden sich. Beginnen Sie mit IG, dann folgen Identifikation, Sicherung, Sammlung, Verarbeitung und Prüfung.
Als Nächstes kommt die Analysephase, gefolgt von der Produktion und der Präsentation vor Gericht.
Verschiedene Softwareanwendungen können dabei helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. KI- und cloudbasierte Lösungen können Ihr internes Team entlasten, indem sie Automatisierung ermöglichen und so Zeitreserven schaffen.
Denken Sie daran, dass Compliance und Sicherheit höchste Priorität haben werden. Sie arbeiten mit sensiblen Daten, die sorgfältig aufbewahrt und vertraulich behandelt werden müssen.
Auch wenn dies nicht häufig erforderlich ist, kann es dennoch vorkommen, dass ein digitaler Forensikexperte benötigt wird. Diese Fachleute können versteckte oder gelöschte Daten effizienter und genauer als KI-gestützte Software ausfindig machen.
