15 bewährte Methoden für die juristische Fallverwaltung im Jahr 2026

Julian Blake

on Aug 18, 2026

Auch wenn keine zwei Kanzleien genau gleich arbeiten, bleiben die Grundlagen einer effektiven Fallverwaltung stets gleich. Angelegenheiten benötigen eine klare Zuständigkeit, Fristen brauchen zuverlässige Kontrollen, Dokumente müssen leicht auffindbar sein, und Mandanten müssen wissen, was mit ihren Fällen geschieht.

Hier sind 15 Best Practices für das Management von Rechtsfällen, die ich empfehle, um Angelegenheiten organisiert zu halten, operationelle Risiken zu reduzieren und ein konsistenteres Mandantenerlebnis zu schaffen. Wenn Technologie Teil dieses Prozesses ist, kann mein Leitfaden zur besten Software für das Management von Rechtsfällen Ihnen helfen, Plattformen zu vergleichen, die für die Verwaltung von Angelegenheiten, Arbeitsabläufen, Dokumenten, Fristen und der Mandantenkommunikation entwickelt wurden.

Was ist das Management von Rechtsfällen?

Das Management von Rechtsfällen ist die systematische Koordination der Aufgaben, Dokumente, Kommunikation, Fristen und Personen, die an einer rechtlichen Angelegenheit vom Erstkontakt bis zum Abschluss beteiligt sind.

Ein typischer Lebenszyklus des Fallmanagements umfasst:

Aufnahme: Informationen potenzieller Mandanten erfassen und eine erste Prüfung durchführen.
Konfliktprüfung: Aktuelle oder frühere Vertretungen identifizieren, die einen Konflikt verursachen könnten.
Eröffnung der Angelegenheit: Die Vorgangsnummer, den verantwortlichen Anwalt, die Teammitglieder und die Abrechnungsvereinbarungen festlegen.
Laufende Verwaltung: Aufgaben, Fristen, Dokumente, Kommunikation, Beweisaufnahme, Verhandlungen und Rechtsstreitigkeiten verfolgen.
Abschluss: Die Angelegenheit durch Vergleich, Urteil, Abschluss der Transaktion oder ein anderes Ergebnis beenden.
Nachträgliche Fallprüfung: Erkenntnisse festhalten und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren.
Aufbewahrung oder Vernichtung: Aufzeichnungen gemäß den Richtlinien der Kanzlei und den geltenden Anforderungen archivieren oder entsorgen.

Das Fallmanagement unterscheidet sich auch vom umfassenderen Kanzleimanagement. Das Fallmanagement konzentriert sich in erster Linie auf die Arbeit im Zusammenhang mit einzelnen Angelegenheiten, während das Kanzleimanagement typischerweise auch Bereiche wie kanzleiweite Abrechnung, Buchhaltung, Berichterstattung, Terminplanung und Mandantenaufnahme umfasst.

Ein starkes Verfahren für das Management von Rechtsfällen verbindet diese Aktivitäten, anstatt jede Angelegenheit als Ansammlung voneinander getrennter Dateien, E-Mails und Fristen zu behandeln.

15 Best Practices für das Management von Rechtsfällen

1. Eine einheitliche Organisation der Fallakten schaffen

Gutes Fallmanagement beginnt damit, die richtigen Informationen schnell finden zu können. Wenn Anwälte und Mitarbeiter unterschiedliche Ordnerstrukturen, Benennungskonventionen oder Speicherorte verwenden, können selbst einfache Aufgaben zu unnötigen Suchvorgängen führen.

Der Einsatz einer Software für die Verwaltung juristischer Dokumente kann dabei helfen, Fallakten zu zentralisieren, einheitliche Zugriffskontrollen anzuwenden und Dokumente für die richtigen Teammitglieder leichter auffindbar zu machen.

Beginnen Sie damit, eine standardisierte Ordnerstruktur für Angelegenheiten zu erstellen, die beim Eröffnen eines neuen Falls automatisch generiert wird.

Zum Beispiel:

/01_Mandantenkorrespondenz
/02_Schriftsätze
/03_Beweisaufnahme
/04_Recherche & Memos
/05_Gerichtliche Anordnungen
/06_Abrechnung
/07_Vergleich oder Abschluss

Sie können außerdem eine einheitliche Konvention für die Benennung von Dokumenten festlegen, zum Beispiel:

[ClientLastName]_[MatterNumber]_[DocType]_[YYYYMMDD]

Die genaue Struktur sollte Ihr Tätigkeitsgebiet widerspiegeln. Für eine Prozesssache werden nicht dieselben Ordner benötigt wie für eine Angelegenheit im Bereich Nachlassplanung, Einwanderungsrecht oder eine Unternehmenstransaktion.

Zu den Möglichkeiten, die Aktenorganisation zu verbessern, gehören:

Speichern Sie angelegenheitsbezogene Dokumente in einem einzigen freigegebenen System statt auf persönlichen Laufwerken und in Desktop-Ordnern.
Verwenden Sie in der gesamten Kanzlei einheitliche Benennungskonventionen.
Erstellen Sie unterschiedliche Ordnervorlagen für die wichtigsten Tätigkeitsbereiche.
Versehen Sie Dokumente mit nützlichen Metadaten wie Dokumenttyp, Autor, Datum oder Angelegenheit.
Überprüfen Sie regelmäßig kürzlich abgelegte Dokumente auf falsche Namen, Speicherorte oder Klassifizierungen.
Stellen Sie angemessene Backups und Verfahren zur Datenwiederherstellung sicher.

Standardisierung macht das System vorhersehbar. Teammitglieder sollten nicht jedes Mal fragen müssen, wohin ein Dokument gehört, wenn sie etwas speichern.

2. Wiederholbare Arbeitsabläufe für regelmäßig auftretende Falltypen erstellen

Wenn Ihre Kanzlei regelmäßig dieselben Arten von Angelegenheiten bearbeitet, sollte der grundlegende Arbeitsablauf nicht für jeden neuen Fall neu entwickelt werden müssen.

Erstellen Sie wiederverwendbare Checklisten für die Angelegenheiten, die Ihr Team am häufigsten bearbeitet. Software für juristische Arbeitsabläufe kann dabei helfen, wiederkehrende Aufgabenzuweisungen, Genehmigungen, Dokumentenprozesse und andere Schritte zu automatisieren, die einer vorhersehbaren Abfolge folgen.

Ein Arbeitsablauf für Personenschadensfälle könnte beispielsweise Folgendes umfassen:

Medizinische Unterlagen beschaffen.
Schreiben zur Beweissicherung versenden.
Den Versicherungsanspruch einreichen.
Den Polizeibericht anfordern.
Die Behandlung nachverfolgen.
Pfandrechte ermitteln und berechnen.
Die Forderungsunterlagen vorbereiten.
Vergleichsoptionen prüfen.
Unterlagen für den Abschluss und die Auszahlung vorbereiten.

Ein Arbeitsablauf für die Prüfung eines Handelsvertrags könnte stattdessen die Prüfung auf Interessenkonflikte, die Überprüfung von Risikoklauseln, die Überarbeitung des Vertragsentwurfs, die Genehmigung durch den Mandanten, die Verhandlung und den Vertragsabschluss umfassen.

Damit wiederkehrende Arbeitsabläufe nützlich bleiben:

Weisen Sie beim Eröffnen einer Angelegenheit automatisch Checklisten zu.
Verknüpfen Sie Aufgaben mit der entsprechenden Fallphase.
Weisen Sie jeder Aufgabe einen Verantwortlichen und eine Frist zu.
Erstellen Sie Abhängigkeiten, wenn eine Aufgabe erst beginnen kann, nachdem eine andere abgeschlossen wurde.
Überprüfen Sie Vorlagen für Arbeitsabläufe regelmäßig.
Aktualisieren Sie sie, wenn sich Gesetze, Gerichtsverfahren, Kanzleirichtlinien oder Anforderungen von Mandanten ändern.

Das Ziel besteht nicht darin, jede Angelegenheit identisch zu gestalten. Vielmehr sollen vorhersehbare Arbeiten standardisiert werden, damit sich Ihr Team stärker auf die Bereiche konzentrieren kann, die rechtliches Urteilsvermögen erfordern.

3. Fristen und Aufgaben mit hohem Risiko priorisieren

Nicht jede offene Aufgabe birgt das gleiche Risiko. Eine Einreichung, die an eine Verjährungsfrist gebunden ist, erfordert eine andere Behandlung als routinemäßige Verwaltungsarbeit, die um einen Tag verschoben werden kann.

Ich empfehle, Aufgaben sowohl nach ihrer Dringlichkeit als auch nach ihrer Bedeutung zu priorisieren.

	Hohe Bedeutung	Geringe Bedeutung
Hohe Dringlichkeit	Sofort erledigen	Zügig erledigen oder delegieren
Geringe Dringlichkeit	Strategisch einplanen	Bei Gelegenheit bündeln

Für jede wichtige Aufgabe sollte Ihr Fallmanagementprozess drei Fragen beantworten:

Wer ist dafür verantwortlich? Die Person, die für die Erledigung der Arbeit zuständig ist.
Wer prüft sie? Der Anwalt oder Vorgesetzte, der für die Überwachung zuständig ist.
Wer muss wissen, wann sie abgeschlossen ist? Jede Person, deren nächste Aufgabe davon abhängt.

Wenn Sie eine Einzel- oder kleinere Kanzlei führen, können Sie dies mit einem einfachen tabellenbasierten Ansatz nachverfolgen (hier finden Sie eine kostenlose Vorlage für das Fallmanagement, mit der Sie beginnen können).

Für größere Kanzleien kann Software für die juristische Kalenderverwaltung dabei helfen, Gerichtstermine, Besprechungen und Erinnerungen an Fristen zentral zu verwalten. Mehr Benachrichtigungen sind jedoch nicht immer besser. Zu viele Hinweise mit geringem Nutzen können zu einer Benachrichtigungsmüdigkeit führen.

Beschränken Sie auffällige Benachrichtigungen und Eskalationsregeln auf folgenschwere Fristen. Routinemäßige Aufgaben lassen sich in der Regel über Übersichten, Aufgabenwarteschlangen und regelmäßige Fallprüfungen verwalten.

Wöchentliche Überprüfungen des Fallstatus können Teams außerdem dabei helfen, Folgendes zu erkennen:

Überfällige Aufgaben.
Fristen, die in dieser Woche bevorstehen.
Angelegenheiten, bei denen es nicht weitergeht.
Arbeiten, die auf einen Mandanten oder Dritten warten.
Aufgaben, die neu zugewiesen werden müssen.

Der Zweck besteht darin, Risiken sichtbar zu machen, bevor sie zu einem Problem werden.

4. Routinemäßige Kommunikation mit Mandanten standardisieren

Anwälte und Mitarbeiter versenden immer wieder viele der gleichen Kommunikationsarten. Das Erstellen von Vorlagen für diese Nachrichten kann Zeit sparen und die Einheitlichkeit verbessern.

Nützliche Vorlagen können Folgendes umfassen:

Beauftragungsschreiben.
Bestätigungen der Mandatsaufnahme.
Anfragen zu Unterlagen.
Aktualisierungen zum Verfahrensstatus.
Terminmitteilungen.
Aufforderungsschreiben.
Vergleichskommunikation.
Abschlussschreiben.
Mitteilungen zur Aufbewahrung von Akten.

Verwenden Sie Platzhalter, sofern Ihr System diese unterstützt, um Angaben wie den Namen des Mandanten, die Aktennummer, den Anwalt oder den bevorstehenden Gerichtstermin automatisch einzufügen.

Vorlagen sollten einen Ausgangspunkt bieten und nicht das menschliche Element entfernen.

Bevor Sie wichtige Mitteilungen versenden, fügen Sie alle für das jeweilige Mandat erforderlichen Informationen hinzu. Eine kurze Erläuterung, was eine Entwicklung bedeutet oder was der Mandant als Nächstes erwarten sollte, kann eine standardisierte Nachricht wesentlich nützlicher machen.

Sie sollten außerdem jemanden damit beauftragen, die Vorlagen regelmäßig zu überprüfen. Rechtliche Anforderungen, Kanzleiprozesse, Kontaktdaten und Arbeitsabläufe ändern sich, und veraltete Vorlagen können unnötige Risiken schaffen.

5. Mandanten proaktiv informieren

Mandanten sollten die Kanzlei nicht wiederholt kontaktieren müssen, nur um herauszufinden, was in ihrem Mandat geschieht.

Identifizieren Sie stattdessen wichtige Meilensteine des Falls und verknüpfen Sie diese mit Auslösern für die Kommunikation.

Zum Beispiel:

Mandat eröffnet: Senden Sie Informationen zum Aufnahmeprozess und erläutern Sie die nächsten Schritte.
Dokument eingereicht: Bestätigen Sie die Einreichung und erläutern Sie, was als Nächstes geschieht.
Gerichtstermin angesetzt: Senden Sie das Datum und gegebenenfalls Anweisungen zur Vorbereitung.
Beweisaufnahme abgeschlossen: Geben Sie eine kurze Aktualisierung zum Status.
Vergleichsangebot eingegangen: Vereinbaren Sie ein Gespräch und stellen Sie gegebenenfalls eine schriftliche Zusammenfassung bereit.
Mandat abgeschlossen: Senden Sie die Abschlussmitteilung und erläutern Sie die Verfahren zur Aufbewahrung von Unterlagen.

Kanzleisoftware zur Mandantenverwaltung kann diesen Prozess unterstützen, indem sie Mandanteninformationen, Kommunikationsverläufe, Mandatsaktivitäten und Nachfassaktionen miteinander verknüpft.

Mandantenportale können Mandanten außerdem einen sicheren Ort bieten, um:

Geeignete Fallinformationen einzusehen.
Wichtige Termine zu sehen.
Freigegebene Dokumente abzurufen.
Angeforderte Unterlagen hochzuladen.
Rechnungen zu prüfen.
Zahlungen zu leisten.
Sichere Nachrichten zu senden.

Ein Portal schafft nur dann einen Mehrwert, wenn es genutzt wird. Stellen Sie es während des Aufnahmeprozesses vor, erklären Sie, wofür Mandanten es verwenden sollten, und stellen Sie sicher, dass die darin enthaltenen Informationen aktuell bleiben.

Technologie kann routinemäßige Statusanfragen reduzieren, sollte jedoch die direkte Kommunikation ergänzen und nicht ersetzen, wenn ein Mandat Erläuterungen, Einfühlungsvermögen, Strategie oder Rechtsberatung erfordert.

6. Mandantendaten und Dokumente schützen

Der bequeme Zugriff auf Fallinformationen darf niemals auf Kosten der Vertraulichkeit gehen.

Beginnen Sie damit, den Zugriff auf Grundlage der Rolle und der Beteiligung der jeweiligen Person am Mandat zu beschränken. Anwälte und Mitarbeiter sollten nur auf die Informationen zugreifen können, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Zu den nützlichen Schutzmaßnahmen gehören:

Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Beschränken Sie den Zugriff auf Mandate und Dokumente entsprechend der jeweiligen Verantwortung.
Informationsbarrieren: Wenden Sie strengere Beschränkungen an, wenn Interessenkonflikte eine Trennung zwischen Teams erfordern.
Sichere Mandantenportale: Nutzen Sie geschützte Kanäle für den Austausch vertraulicher Dokumente und die Kommunikation.
Freigabe mit Leseberechtigung: Beschränken Sie das Herunterladen oder Bearbeiten, wenn diese Berechtigungen nicht erforderlich sind.
Prüfprotokolle: Verfolgen Sie den Zugriff auf Dokumente, Änderungen, Downloads und Aktivitäten zur Freigabe.
Aufbewahrungsrichtlinien: Legen Sie fest, wann Unterlagen archiviert, aufbewahrt oder nachweisbar vernichtet werden sollten.
Aufbewahrungssperren für Rechtsstreitigkeiten: Setzen Sie die reguläre Löschung aus, wenn Informationen einer rechtlichen oder behördlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.
Backups: Sorgen Sie für angemessene Wiederherstellungsverfahren für wichtige Fallinformationen.

Die Pflichten Ihrer Kanzlei hängen von ihrer Gerichtsbarkeit, ihren Mandanten, ihren Tätigkeitsbereichen und der Art der von ihr verarbeiteten Informationen ab.

Prüfen Sie die für Sie geltenden Regeln zur beruflichen Verhaltensweise und die Anforderungen an den Datenschutz, anstatt davon auszugehen, dass die Standardkonfiguration eines Softwareanbieters diese automatisch erfüllt.

7. KI unter menschlicher Aufsicht einsetzen

KI kann das Management von Rechtsfällen verbessern, wenn sie für klar definierte, wiederholbare Aufgaben eingesetzt wird. Sie sollte nicht als Ersatz für das Urteilsvermögen von Anwälten betrachtet werden.

Sinnvolle Anwendungen im Fallmanagement können Folgendes umfassen:

Dokumentklassifizierung.
Metadatenkennzeichnung.
Suche nach Dokumenten und Fällen.
Erste Entwürfe routinemäßiger Korrespondenz.
Zusammenfassungen.
Unterstützung bei Arbeitsabläufen.
Unterstützung bei Kalendern und Fristen.

Je weitreichender die Konsequenzen eines Ergebnisses sind, desto strenger sollte jedoch der Prüfprozess sein.

Beispielsweise kann ein falsch klassifiziertes internes Dokument lediglich zu Unannehmlichkeiten bei der Einreichung führen. Eine falsche Frist kann hingegen schwerwiegende rechtliche Folgen haben.

Stellen Sie sich vor der Aktivierung einer KI-Funktion folgende Fragen:

Wo werden Mandantendaten verarbeitet?
Werden übermittelte Informationen gespeichert?
Dürfen Mandanteninformationen zum Trainieren von Modellen verwendet werden?
Welche Drittanbieter verarbeiten die Daten?
Kann das Ergebnis überprüft werden, bevor es eine Aktion auslöst?
Wie werden Fehler korrigiert?
Wer bleibt für die Überprüfung verantwortlich?

Vermeiden Sie außerdem die Annahme, dass durch KI erstellte Klassifizierungen, Zusammenfassungen, Korrespondenz oder Fristen allein deshalb korrekt sind, weil sie überzeugend wirken.

KI funktioniert am besten als Teil eines kontrollierten Arbeitsablaufs, bei dem das System wiederkehrende Aufgaben übernimmt und das Rechtsteam für wichtige Entscheidungen und deren Überprüfung verantwortlich bleibt.

8. Arbeitsabläufe nach Rechtsgebiet anpassen

Die Grundsätze des Fallmanagements mögen einheitlich sein, die Arbeitsabläufe sind es jedoch nicht.

Ein familienrechtlicher Fall, ein Einwanderungsfall, eine Personenschadensforderung, ein Handelsstreit und eine Unternehmenstransaktion haben unterschiedliche Fristen, Dokumente, Kommunikationsmuster und Engpässe.

Entwickeln Sie Arbeitsabläufe, die diese Unterschiede berücksichtigen.

Arbeitsabläufe für Rechtsstreitigkeiten können Folgendes abdecken:

Fristen für Schriftsätze.
Auskunftsersuchen und Antworten darauf.
Vernehmungen unter Eid.
Antragspraxis.
Vorbereitung auf die Hauptverhandlung.
Unterlagen für die Verhandlung.
Anträge nach der Verhandlung und Rechtsmittel.

Arbeitsabläufe bei Personenschäden können Folgendes umfassen:

Beschaffung medizinischer Unterlagen.
Verfolgung der Behandlung.
Ermittlung von Pfandrechten.
Vorbereitung der Forderung.
Bewertung des Vergleichs.
Auszahlung.

Arbeitsabläufe im Familienrecht können Folgendes erfordern:

Offenlegung der finanziellen Verhältnisse.
Einstweilige Anordnungen.
Aufgaben im Zusammenhang mit dem Sorgerecht.
Elternpläne.
Vermögensaufteilung.
Änderungen nach Erlass des Beschlusses.

Arbeitsabläufe im Gesellschaftsrecht und bei Transaktionen können sich auf Folgendes konzentrieren:

Sorgfaltsprüfung.
Dokumentenprüfung.
Voraussetzungen für den Abschluss.
Verwaltung von Unterschriften.
Verpflichtungen nach dem Abschluss.

Arbeitsabläufe im Einwanderungsrecht können Folgendes umfassen:

Vorbereitung von Formularen.
Zusammentragen von Nachweisen.
Eingangsbestätigungen.
Verfolgung von Genehmigungen.
Fristen für Verlängerungen.

Beginnen Sie mit einem gemeinsamen Rahmen für das Fallmanagement und passen Sie den Arbeitsablauf anschließend daran an, wie die rechtliche Arbeit tatsächlich erledigt wird.

9. Wählen Sie die Technologie basierend auf Ihrem Arbeitsablauf

Beginnen Sie die Bewertung Ihrer Fallmanagement-Software nicht mit der längsten Liste an Funktionen.

Beginnen Sie mit den tatsächlichen Arbeitsabläufen Ihrer Kanzlei.

Dokumentieren Sie zunächst Ihre Anforderungen an ein juristisches Fallmanagementsystem, bevor Sie Anbieter vergleichen. So können Sie unverzichtbare Funktionen von solchen unterscheiden, die den Arbeitsalltag nur selten beeinflussen.

Zu den nützlichen Bewertungskriterien gehören:

Kriterium	Zu stellende Fragen
Fallmanagement	Kann die Software Fälle, Aufgaben, Fristen, Notizen und Dokumente verwalten?
Abrechnung	Unterstützt sie den von Ihnen verwendeten Abrechnungsprozess oder lässt sie sich in Ihre Abrechnungsplattform integrieren?
Mandantenportal	Können Mandanten sicher kommunizieren, Dokumente teilen und auf Informationen zugreifen?
Berichte	Kann Ihr Team nützliche Berichte erstellen, ohne umfangreiche manuelle Arbeit?
KI-Funktionen	Welche KI-Funktionen sind verfügbar und wie werden Mandantendaten verarbeitet?
Integrationen	Funktioniert die Software mit den E-Mail-, Buchhaltungs-, elektronischen Signatur- und anderen Tools, auf die Sie angewiesen sind?
Datenübertragbarkeit	Können Sie die Informationen Ihrer Kanzlei in einem nutzbaren Format exportieren?
Sicherheit	Stellt die Software die von Ihrer Kanzlei benötigten Kontrollen für Zugriff, Verschlüsselung und Protokollierung bereit?
Mobiler Zugriff	Können Anwälte notwendige Aufgaben auch außerhalb des Büros sicher erledigen?
Preisgestaltung	Was ist enthalten und welche Funktionen oder Dienste kosten extra?

Ihr bestehender Technologie-Stack ist ebenso wichtig wie einzelne Funktionen. Prüfen Sie vor der Entscheidung für eine Plattform die Integrationen für juristische Fallmanagement-Software, die Sie für Abrechnung, Dokumentenverwaltung, CRM, elektronische Signaturen, E-Mail und andere Systeme benötigen.

Testen Sie die in die engere Auswahl aufgenommenen Systeme nach Möglichkeit anhand realistischer Fallabläufe, anstatt sich ausschließlich auf eine Produktvorführung des Anbieters zu verlassen.

Die richtige Software ist diejenige, die Ihre Arbeitsabläufe unterstützt, ohne unnötige Komplexität in den Arbeitsalltag zu bringen.

10. Verankern Sie die Akzeptanz in der Implementierung

Fallmanagement-Software zu kaufen ist einfacher, als die gesamte Kanzlei dazu zu bringen, sie konsequent zu nutzen.

Betrachten Sie die Akzeptanz als Teil der Implementierung und nicht als etwas, das erst nach der Einführung geschieht.

Eine schrittweise Einführung kann den Übergang erleichtern. Beginnen Sie mit einem Team oder einer Praxisgruppe, holen Sie Feedback ein, beheben Sie Probleme und nutzen Sie Ihre Erkenntnisse, bevor Sie das System auf die gesamte Kanzlei ausweiten.

Zu den weiteren Maßnahmen zur Förderung der Akzeptanz, die ich empfehle, gehören:

Identifizieren Sie interne Fürsprecher, die Kollegen unterstützen können.
Bieten Sie den Fürsprechern zusätzliche Schulungen an.
Erklären Sie, warum sich Arbeitsabläufe ändern, anstatt sich nur auf Softwarefunktionen zu konzentrieren.
Gehen Sie berechtigte Bedenken hinsichtlich Zeitaufwand, Zuverlässigkeit, Zugriff und Datenschutz an.
Verwenden Sie während der Schulungen echte Fälle.
Stellen Sie Kurzanleitungen für häufige Aufgaben bereit.
Planen Sie nach der Einführung Nachschulungen ein.
Bekräftigen Sie die Erwartungen durch Fallbesprechungen und Berichte.

Auch das Verhalten der Führungskräfte ist wichtig.

Wenn Partner weiterhin Dokumente außerhalb des Systems aufbewahren oder gedruckte Berichte anfordern, anstatt die Plattform zu nutzen, erhalten andere Teammitglieder die Botschaft, dass der neue Prozess optional ist.

Legen Sie nach Ablauf der Übergangsphase klare Regeln dafür fest, wo neue Fälle, Dokumente, Aufgaben und Mitteilungen verwaltet werden sollen.

Ein Fallmanagementsystem kann nur dann zu einer zuverlässigen Informationsquelle werden, wenn die Mitarbeiter es konsequent nutzen.

11. Messen Sie die Leistung des Fallmanagements

Daten aus dem Fallmanagement sind nützlich, wenn sie Ihnen helfen, Probleme zu erkennen und Entscheidungen zu treffen.

Vermeiden Sie es, Dutzende Kennzahlen zu erfassen, nur weil Ihre Plattform sie verfügbar macht. Konzentrieren Sie sich auf eine überschaubare Auswahl, die Effizienz, Risiken, das Mandantenerlebnis und die finanzielle Leistung abbildet.

Zu den operativen Kennzahlen können gehören:

Durchschnittliche Dauer eines Falls.
Einhaltung von Fristen.
Anzahl oder Prozentsatz überfälliger Aufgaben.
Fälle ohne aktuelle Aktivität.
In jeder wichtigen Phase des Arbeitsablaufs verbrachte Zeit.

Zu den Kennzahlen für das Mandantenerlebnis können gehören:

Mandantenzufriedenheit.
Akzeptanz des Portals.
Antwortzeit auf Mandantenanfragen.
Anzahl routinemäßiger Statusanfragen.

Finanzielle Kennzahlen können Folgendes umfassen:

Realisierungsquote.
Einziehungsleistung.
Kosten pro Mandat.
Umsatz nach Mandatstyp oder Tätigkeitsbereich.
Umsatz pro Anwalt.

Legen Sie für jede Kennzahl einheitliche Definitionen fest, damit alle verstehen, was gemessen wird.

Überprüfen Sie anschließend regelmäßig die Zahlen.

Wenn sich eine Kennzahl in die falsche Richtung zu entwickeln beginnt, weisen Sie jemandem die Untersuchung der Ursache zu, anstatt die Veränderung lediglich zu melden.

Der Zweck eines Dashboards für die Mandatsverwaltung besteht nicht darin, mehr Daten anzuzeigen. Es soll Informationen sichtbar machen, die der Kanzlei helfen, zu entscheiden, was verbessert werden sollte.

12. Berücksichtigen Sie die vollständigen Implementierungskosten

Softwarelizenzen sind nur ein Teil der Kosten für Software zur Verwaltung von Rechtsfällen. Ein realistisches Budget sollte auch den Aufwand für die Migration, Konfiguration, Integration, Schulung und Wartung des Systems berücksichtigen.

Weitere Kosten können Folgendes umfassen:

Datenmigration.
Datenbereinigung.
Konfiguration von Arbeitsabläufen.
Erstellung von Vorlagen.
Integrationen.
Benutzerschulungen.
Internes Projektmanagement.
Produktivitätsbeeinträchtigungen während der Umstellung.
Laufender Support.
Künftige Wartung von Konfigurationen und Integrationen.

Der erforderliche Aufwand hängt von der Größe Ihrer Kanzlei, der Anzahl aktiver Mandate, der Qualität der vorhandenen Daten, der Komplexität der Arbeitsabläufe und der Anzahl der beteiligten Systeme ab.

Deshalb sollten Softwareauswahl und Implementierungsplanung gemeinsam erfolgen.

Eine Plattform, die kostengünstig erscheint, kann erheblichen manuellen Aufwand oder zusätzliche Tools erfordern, um sie an Ihre Abläufe anzupassen. Eine teurere Plattform kann den Verwaltungsaufwand reduzieren, wenn sie mehrere voneinander getrennte Systeme ersetzt.

Konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Abonnementpreis, sondern bewerten Sie die gesamten betrieblichen Auswirkungen.

Vergleichen Sie nach der Implementierung die Ergebnisse mit den Problemen, die Sie ursprünglich lösen wollten. Achten Sie auf Veränderungen beim Verwaltungsaufwand, bei der Übersicht über Mandate, beim Fristenmanagement, bei der Mandantenkommunikation und bei anderen relevanten Messgrößen.

Technologie schafft dann einen Mehrwert, wenn sie den zugrunde liegenden Prozess verbessert, nicht einfach dadurch, dass die Kanzlei sie gekauft hat.

13. Integrieren Sie Konfliktprüfungen in die Mandatsaufnahme

Eine Konfliktprüfung sollte erfolgen, bevor die Kanzlei ein Mandat annimmt, und nicht erst, nachdem die Arbeit bereits begonnen hat.

Software zur Konfliktprüfung kann dabei helfen, die Suche nach bestehenden Beziehungen und potenziellen Konflikten während der Mandatsaufnahme zu standardisieren, anstatt sich auf informelle oder erinnerungsbasierte Prüfungen zu verlassen.

Je nach Mandat muss Ihre Suche möglicherweise Folgendes umfassen:

Aktuelle Mandanten.
Ehemalige Mandanten.
Gegenparteien.
Verbundene Organisationen.
Tochtergesellschaften oder verbundene Unternehmen.
Andere beteiligte Personen.
Anwaltsbeziehungen oder frühere Zugehörigkeiten, sofern relevant.

Potenzielle Konflikte sollten an einen zuständigen Anwalt oder Entscheidungsträger für ethische Fragen weitergeleitet werden, anstatt die Entscheidung dem einzelnen Mitarbeiter der Mandatsaufnahme zu überlassen.

Dokumentieren Sie die Prüfung ebenfalls.

Der Mandatsdatensatz sollte zeigen, dass eine Konfliktsuche stattgefunden hat, wann sie durchgeführt wurde, welche Informationen durchsucht wurden und wie ein potenzielles Problem gelöst wurde.

Die Konfliktprüfung sollte auch nach der Mandatsaufnahme fortgesetzt werden.

Neue Parteien können zu einem Mandat hinzukommen, Mandantenbeziehungen können sich ändern oder gesellschaftsrechtliche Beziehungen können neue Bedenken hervorrufen.

Erwägen Sie, eine neue Prüfung auszulösen, wenn:

Eine neue Partei wird hinzugefügt.
Eine wesentliche verbundene Einheit tritt in Erscheinung.
Der Umfang der Vertretung ändert sich.
Eine Fusion, Übernahme oder organisatorische Änderung führt zu einem potenziellen Interessenkonflikt.

Wenn dieser Prozess in die Mandatsverwaltung integriert wird, wird die Konfliktprüfung zu einem Bestandteil der regulären Mandatsverwaltung und nicht zu einer informellen, auf Erinnerungen beruhenden Aufgabe.

14. Mandate nach ihrem Abschluss überprüfen

Der Abschluss eines Mandats bietet die Gelegenheit, den nächsten Fall zu verbessern.

Führen Sie bei wichtigen Mandaten nach Abschluss der Arbeiten eine kurze Nachbesprechung durch.

Stellen Sie Fragen wie:

Was ist gut gelaufen?
Was hat Verzögerungen oder unnötigen Aufwand verursacht?
Was hat das Team überrascht?
Was würden wir beim nächsten Mal anders machen?
Wie hat der Mandant das Mandat erlebt?
Sollte eine Vorlage, Checkliste oder ein Arbeitsablauf aktualisiert werden?

Konzentrieren Sie die Diskussion auf die Verbesserung des Prozesses und nicht auf die Schuldzuweisung.

Wenn eine Änderung erforderlich ist, weisen Sie sie einer bestimmten Person zu und legen Sie eine Frist fest. Andernfalls gehen wertvolle Erkenntnisse leicht verloren, wenn das Team zum nächsten Mandat übergeht.

Einzelne Nachbesprechungen sind hilfreich, aber zusammengefasste Erkenntnisse können noch wertvoller sein.

Untersuchen Sie regelmäßig kürzlich abgeschlossene Mandate auf Muster.

Sie könnten feststellen, dass:

Dieselbe Aufgabe wiederholt Verzögerungen verursacht.
Mandanten in einem bestimmten Tätigkeitsbereich häufigere Kommunikation benötigen.
Bestimmte Dokumente regelmäßig nur schwer beschafft werden können.
Ein Arbeitsablauf unnötige Genehmigungen erfordert.
Eine Vorlage wiederholt zusätzlichen Überarbeitungsaufwand verursacht.

Diese Muster zeigen, wo eine Prozessänderung mehreren Mandaten zugutekommen kann, anstatt dass dasselbe Problem Fall für Fall behoben wird.

15. Kontinuierliche Verbesserung zum Bestandteil der Unternehmenskultur machen

Die besten Prozesse der Mandatsverwaltung werden nicht einmalig erstellt und anschließend unverändert beibehalten.

Gerichtsverfahren ändern sich. Die Erwartungen der Mandanten entwickeln sich weiter. Neue Technologien werden verfügbar. Teamstrukturen verändern sich. Arbeitsabläufe, die vor zwei Jahren effektiv waren, sind heute möglicherweise nicht mehr die beste Art, ein Mandat zu verwalten.

Schaffen Sie eine Kultur, in der Anwälte und Mitarbeiter dazu ermutigt werden, Prozessverbesserungen zu identifizieren.

Zu den Möglichkeiten, dies zu unterstützen, gehören:

Mitarbeiter anerkennen, die Arbeitsabläufe verbessern.
Verantwortlichkeiten im operativen Bereich klar zuweisen.
Wichtige Vorlagen und Checklisten regelmäßig überprüfen.
Prozessprobleme in Teambesprechungen erörtern.
Erkenntnisse aus Nachbesprechungen zur Aktualisierung von Arbeitsabläufen nutzen.
Nachverfolgen, ob Prozessänderungen die Leistung tatsächlich verbessern.
Eine einfache Möglichkeit bereitstellen, über die Anwälte und Mitarbeiter Verbesserungen vorschlagen können.
Mit dem Wachstum der Kanzlei in juristisches Betriebsmanagement oder die Leitung des Kanzleimanagements investieren.

Die Führung sollte außerdem die operative Leistung sichtbar machen.

Der Gewinn eines Falls wird naturgemäß Aufmerksamkeit erhalten, aber die Verbesserung des Prozesses, der Hunderte von Fällen unterstützt, kann ebenso viel langfristigen Wert schaffen.

Exzellenz in der Mandatsverwaltung entsteht dadurch, dass regelmäßig hinterfragt wird, ob der aktuelle Prozess der Kanzlei, ihren Mandanten und den mit der Arbeit betrauten Personen weiterhin gerecht wird.

Realitätscheck: Was bewährte Verfahren der juristischen Mandatsverwaltung nicht garantieren können

Leistungsfähige Verfahren der juristischen Mandatsverwaltung können für eine bessere Organisation von Mandaten sorgen, den administrativen Aufwand reduzieren und die Risikokontrolle stärken. Sie können jedoch nicht jedes Problem ausschließen, mit dem eine Kanzlei konfrontiert werden kann.

Sie können nicht garantieren:

Keine verpassten Fristen: Kalender, Arbeitsabläufe und Erinnerungen verringern Risiken, doch wichtige Termine erfordern weiterhin eine angemessene Prüfung und Überwachung.
Perfekte Mandantenkommunikation: Vorlagen und Portale helfen dabei, Konsistenz zu wahren, doch manche Situationen erfordern direkte und individuelle Gespräche.
Sofortige Einführung von Technologien: Selbst gut konzipierte Systeme erfordern Schulungen, Verstärkung und die Beteiligung der Führungsebene.
Positiver ROI von jeder Plattform: Ein Werkzeug schafft nur dann Mehrwert, wenn es den Anforderungen der Kanzlei entspricht und konsequent genutzt wird.
Vollkommen fehlerfreie KI: Automatisierte Ergebnisse können fehlerhaft sein und sollten entsprechend ihrem Risikograd überprüft werden.
Perfekte Dokumentenorganisation: Standards verringern Inkonsistenzen, doch Teams müssen sie weiterhin pflegen.
Konfliktfreie Vertretungen: Ein sorgfältiger Prüfprozess verringert Risiken, doch neue Informationen können nach Beginn eines Mandats Konflikte entstehen lassen.
Ein einziger Arbeitsablauf, der überall funktioniert: Tätigkeitsbereiche, Rechtsordnungen, Mandanten und Kanzleistrukturen erfordern unterschiedliche Ansätze.
Compliance ohne aktive Überwachung: Berufliche Pflichten und Datenschutzanforderungen entwickeln sich weiter und müssen weiterhin regelmäßig überprüft werden.

Bewährte Verfahren bieten einen Rahmen, keine Garantie. Die effektivsten Kanzleien passen diesen Rahmen an ihre Tätigkeitsbereiche, Mandanten, Teamstrukturen, Risikoprofile und Rechtsordnungen an.

Häufig gestellte Fragen zu Best Practices für das Management von Rechtsfällen

Was sind Best Practices für das Management von Rechtsfällen?

Warum ist das Management von Rechtsfällen wichtig?

Was sollte ein System für das Management von Rechtsfällen umfassen?

Wie oft sollten Prozesse für das Fallmanagement überprüft werden?

Wie können Kanzleien das Management von Rechtsfällen verbessern?

Verbessern Sie das Fallmanagement – einen Prozess nach dem anderen

Bei einer effektiven Verwaltung von Rechtsfällen geht es weniger darum, ein einziges perfektes System zu finden, als vielmehr darum, zuverlässige Prozesse zu schaffen, die Anwälte und Mitarbeitende konsequent befolgen können.

Beginnen Sie mit den Grundlagen: Organisieren Sie Informationen, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu, schützen Sie wichtige Fristen, kommunizieren Sie mit Mandanten und dokumentieren Sie, wie wiederkehrende Aufgaben erledigt werden sollten. Nutzen Sie anschließend Technologie, Automatisierung, KI und Leistungsdaten, um diese Prozesse zu stärken, anstatt sie zu ersetzen.

Die bewährten Verfahren werden sich weiter verändern, da sich Technologie, Vorschriften und Erwartungen der Mandanten weiterentwickeln. Kanzleien, die regelmäßig überprüfen, wie sie arbeiten, und praktische Verbesserungen vornehmen, werden besser in der Lage sein, Mandate effizient zu verwalten, ohne Mandantenservice, Sicherheit oder rechtliches Urteilsvermögen zu beeinträchtigen.