15 bewährte Praktiken für die Verwaltung von Rechtsfällen, die Sie 2026 befolgen sollten

Julian Blake

on Aug 18, 2026

Obwohl keine zwei Kanzleien genau gleich arbeiten, bleiben die Grundlagen einer effektiven Verwaltung von Rechtsfällen gleich. Fälle benötigen eine klare Zuständigkeit, Fristen brauchen zuverlässige Kontrollmechanismen, Dokumente müssen leicht auffindbar sein, und Mandanten müssen wissen, was mit ihren Fällen geschieht.

Hier sind 15 bewährte Verfahren für das Management von Rechtsfällen, die ich empfehle, um Angelegenheiten organisiert zu halten, operative Risiken zu reduzieren und ein konsistenteres Mandantenerlebnis zu schaffen. Wenn Technologie Teil dieses Prozesses ist, kann mein Leitfaden zur besten Software für das Management von Rechtsfällen Ihnen dabei helfen, Plattformen zu vergleichen, die für die Verwaltung von Angelegenheiten, Arbeitsabläufen, Dokumenten, Fristen und der Mandantenkommunikation entwickelt wurden.

Was ist das Management von Rechtsfällen?

Das Management von Rechtsfällen ist die systematische Koordination der Aufgaben, Dokumente, Kommunikationen, Fristen und beteiligten Personen in einer rechtlichen Angelegenheit – von der Aufnahme bis zum Abschluss.

Ein typischer Lebenszyklus des Fallmanagements umfasst:

Aufnahme: Informationen potenzieller Mandanten erfassen und eine erste Prüfung durchführen.
Konfliktprüfung: Aktuelle oder frühere Vertretungen identifizieren, die einen Konflikt verursachen könnten.
Eröffnung der Angelegenheit: Aktenzeichen, verantwortlichen Anwalt, Teammitglieder und Abrechnungsvereinbarungen festlegen.
Laufende Verwaltung: Aufgaben, Fristen, Dokumente, Kommunikationen, Beweisaufnahme, Verhandlungen und Gerichtsverfahren verfolgen.
Erledigung: Die Angelegenheit durch Vergleich, Urteil, Abschluss einer Transaktion oder ein anderes Ergebnis beenden.
Nachträgliche Fallprüfung: Erkenntnisse festhalten und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren.
Aufbewahrung oder Vernichtung: Aufzeichnungen gemäß den Richtlinien der Kanzlei und den geltenden Anforderungen archivieren oder entsorgen.

Das Fallmanagement unterscheidet sich außerdem vom umfassenderen Kanzleimanagement. Das Fallmanagement konzentriert sich hauptsächlich auf die Arbeit im Zusammenhang mit einzelnen Angelegenheiten, während das Kanzleimanagement typischerweise auch Bereiche wie die kanzleiweite Abrechnung, Buchhaltung, Berichterstattung, Terminplanung und Mandantenaufnahme umfasst.

Ein leistungsfähiger Prozess für das Management von Rechtsfällen verbindet diese Aktivitäten, anstatt jede Angelegenheit als Ansammlung voneinander unabhängiger Dateien, E-Mails und Fristen zu behandeln.

15 bewährte Verfahren für das Management von Rechtsfällen

1. Einheitliche Organisation von Fallakten

Ein gutes Fallmanagement beginnt damit, die richtigen Informationen schnell finden zu können. Wenn Anwälte und Mitarbeiter unterschiedliche Ordnerstrukturen, Benennungskonventionen oder Speicherorte verwenden, können selbst einfache Aufgaben zu unnötiger Sucharbeit führen.

Der Einsatz von Software für die Verwaltung juristischer Dokumente kann dabei helfen, Fallakten zu zentralisieren, einheitliche Zugriffsrechte anzuwenden und Dokumente für die richtigen Teammitglieder leichter auffindbar zu machen.

Beginnen Sie mit der Erstellung einer standardisierten Ordnerstruktur für Angelegenheiten, die beim Eröffnen eines neuen Falls automatisch generiert wird.

Zum Beispiel:

/01_Mandantenkorrespondenz
/02_Schriftsätze
/03_Beweisaufnahme
/04_Recherche & Vermerke
/05_Gerichtliche Anordnungen
/06_Abrechnung
/07_Vergleich oder Abschluss

Sie können außerdem eine einheitliche Benennungskonvention für Dokumente festlegen, zum Beispiel:

[ClientLastName]_[MatterNumber]_[DocType]_[YYYYMMDD]

Die genaue Struktur sollte Ihr Tätigkeitsgebiet widerspiegeln. Für eine Prozessangelegenheit werden nicht dieselben Ordner benötigt wie für eine Angelegenheit der Nachlassplanung, des Einwanderungsrechts oder einer Unternehmenstransaktion.

Einige Möglichkeiten zur Verbesserung der Datei- und Aktenorganisation sind:

Speichern Sie angelegenheitsbezogene Dokumente in einem genehmigten System statt auf persönlichen Laufwerken und in Desktop-Ordnern.
Verwenden Sie in der gesamten Kanzlei einheitliche Benennungskonventionen.
Erstellen Sie unterschiedliche Ordnervorlagen für wichtige Tätigkeitsgebiete.
Versehen Sie Dokumente mit nützlichen Metadaten wie Dokumenttyp, Autor, Datum oder Angelegenheit.
Überprüfen Sie regelmäßig kürzlich abgelegte Dokumente auf falsche Namen, Speicherorte oder Klassifizierungen.
Stellen Sie geeignete Sicherungen und Verfahren zur Datenwiederherstellung sicher.

Durch die Standardisierung wird das System vorhersehbar. Teammitglieder sollten nicht jedes Mal fragen müssen, wohin ein Dokument gehört, wenn sie etwas speichern.

2. Wiederholbare Arbeitsabläufe für regelmäßig auftretende Falltypen erstellen

Wenn Ihre Kanzlei regelmäßig dieselben Arten von Angelegenheiten bearbeitet, sollte der grundlegende Arbeitsablauf nicht für jeden neuen Fall neu entwickelt werden müssen.

Erstellen Sie wiederverwendbare Checklisten für die Angelegenheiten, mit denen Ihr Team am häufigsten befasst ist. Software für juristische Arbeitsabläufe kann dabei helfen, wiederkehrende Aufgabenzuweisungen, Genehmigungen, Dokumentenprozesse und andere Schritte zu automatisieren, die einer vorhersehbaren Abfolge folgen.

Ein Arbeitsablauf für Personenschäden könnte beispielsweise Folgendes umfassen:

Medizinische Unterlagen beschaffen.
Aufforderungen zur Beweissicherung versenden.
Den Versicherungsanspruch einreichen.
Den Polizeibericht anfordern.
Die Behandlung nachverfolgen.
Pfandrechte identifizieren und berechnen.
Das Forderungsschreiben vorbereiten.
Vergleichsoptionen prüfen.
Unterlagen zum Abschluss und zur Auszahlung vorbereiten.

Ein Arbeitsablauf für die Prüfung eines Handelsvertrags könnte stattdessen Konfliktprüfungen, die Prüfung von Risikoklauseln, die Bearbeitung von Änderungen, die Genehmigung durch den Mandanten, Verhandlungen und die Unterzeichnung umfassen.

Damit wiederkehrende Arbeitsabläufe nützlich bleiben:

Checklisten automatisch zuweisen, wenn eine Angelegenheit eröffnet wird.
Aufgaben mit der passenden Verfahrensstufe verknüpfen.
Jeder Aufgabe einen Verantwortlichen und eine Frist zuweisen.
Abhängigkeiten erstellen, wenn eine Aufgabe erst beginnen kann, nachdem eine andere abgeschlossen wurde.
Vorlagen für Arbeitsabläufe regelmäßig überprüfen.
Sie aktualisieren, wenn sich Gesetze, Gerichtsverfahren, Kanzleirichtlinien oder Anforderungen von Mandanten ändern.

Das Ziel besteht nicht darin, jede Angelegenheit identisch zu gestalten. Es geht darum, vorhersehbare Arbeiten zu standardisieren, damit sich Ihr Team stärker auf die Bereiche konzentrieren kann, die juristisches Urteilsvermögen erfordern.

3. Fristen und risikoreiche Aufgaben priorisieren

Nicht jede offene Aufgabe birgt dasselbe Risiko. Eine Einreichung, die an eine Verjährungsfrist gebunden ist, muss anders behandelt werden als routinemäßige Verwaltungsarbeit, die um einen Tag verschoben werden kann.

Ich empfehle, Aufgaben sowohl nach Dringlichkeit als auch nach Auswirkung zu priorisieren.

	Hohe Auswirkung	Geringe Auswirkung
Hohe Dringlichkeit	Sofort erledigen	Zügig erledigen oder delegieren
Geringe Dringlichkeit	Strategisch einplanen	Wenn möglich bündeln

Für jede wichtige Aufgabe sollte Ihr Fallmanagementprozess drei Fragen beantworten:

Wer ist dafür verantwortlich? Die Person, die für die Erledigung der Arbeit zuständig ist.
Wer prüft sie? Der Rechtsanwalt oder Vorgesetzte, der für die Überwachung zuständig ist.
Wer muss wissen, wann sie abgeschlossen ist? Jede Person, deren nächste Aufgabe davon abhängt.

Software für die juristische Terminverwaltung kann dabei helfen, Gerichtstermine, Besprechungen und Erinnerungen an Fristen zentral zu verwalten, aber mehr Benachrichtigungen sind nicht immer besser. Zu viele Benachrichtigungen mit geringem Nutzen können zu einer Benachrichtigungsermüdung führen.

Reservieren Sie auffällige Benachrichtigungen und Eskalationsregeln für wichtige Fristen. Routinemäßige Aufgaben lassen sich in der Regel über Übersichten, Aufgabenlisten und regelmäßige Fallprüfungen verwalten.

Wöchentliche Überprüfungen des Fallstatus können Teams ebenfalls dabei helfen, Folgendes zu erkennen:

Überfällige Aufgaben.
Fristen, die in dieser Woche bevorstehen.
Angelegenheiten, bei denen es zu Verzögerungen gekommen ist.
Arbeiten, die auf einen Mandanten oder Dritten warten.
Aufgaben, die neu zugewiesen werden müssen.

Es geht darum, Risiken sichtbar zu machen, bevor sie zu einem Problem werden.

4. Routinemäßige Kommunikation mit Mandanten standardisieren

Rechtsanwälte und Mitarbeiter versenden immer wieder viele der gleichen Arten von Mitteilungen. Das Erstellen von Vorlagen für diese Nachrichten kann Zeit sparen und die Einheitlichkeit verbessern.

Nützliche Vorlagen können Folgendes umfassen:

Mandatsvereinbarungen.
Bestätigungen der Erstaufnahme.
Anforderungen von Unterlagen.
Aktualisierungen zum Fallstatus.
Terminmitteilungen.
Forderungsschreiben.
Mitteilungen zu Vergleichen.
Abschlussschreiben.
Mitteilungen zur Aufbewahrung von Akten.

Verwenden Sie, sofern Ihr System dies unterstützt, Seriendruckfelder, um Angaben wie den Namen des Mandanten, die Aktennummer, den Rechtsanwalt oder den bevorstehenden Gerichtstermin automatisch einzufügen.

Vorlagen sollten einen Ausgangspunkt bieten und nicht das menschliche Element entfernen.

Bevor Sie wichtige Mitteilungen versenden, sollten Sie alle für die jeweilige Angelegenheit relevanten Informationen hinzufügen. Eine kurze Notiz, die erläutert, was eine Entwicklung bedeutet oder was der Mandant als Nächstes erwarten sollte, kann eine standardisierte Nachricht wesentlich nützlicher machen.

Sie sollten außerdem eine Person damit beauftragen, Vorlagen regelmäßig zu überprüfen. Gesetzliche Anforderungen, Kanzleiprozesse, Kontaktdaten und Arbeitsabläufe ändern sich, und veraltete Vorlagen können unnötige Risiken schaffen.

5. Mandanten proaktiv informieren

Mandanten sollten die Kanzlei nicht wiederholt kontaktieren müssen, nur um herauszufinden, was mit ihrer Angelegenheit geschieht.

Identifizieren Sie stattdessen wichtige Meilensteine eines Falls und verknüpfen Sie diese mit Auslösern für die Kommunikation.

Zum Beispiel:

Angelegenheit eröffnet: Senden Sie Informationen zur Aufnahme des Mandats und erläutern Sie die nächsten Schritte.
Dokument eingereicht: Bestätigen Sie die Einreichung und erläutern Sie, was danach geschieht.
Gerichtstermin angesetzt: Senden Sie das Datum und alle Hinweise zur Vorbereitung.
Beweisaufnahme abgeschlossen: Geben Sie eine kurze Statusaktualisierung.
Vergleichsangebot eingegangen: Vereinbaren Sie ein Gespräch und stellen Sie gegebenenfalls eine schriftliche Zusammenfassung bereit.
Angelegenheit abgeschlossen: Senden Sie die Abschlussmitteilung und erläutern Sie die Verfahren zur Aufbewahrung von Unterlagen.

Kanzleisoftware zur Mandantenverwaltung kann diesen Prozess unterstützen, indem sie Mandanteninformationen, Kommunikationsverläufe, Aktivitäten im Zusammenhang mit Angelegenheiten und Nachverfolgungen miteinander verknüpft.

Mandantenportale können Mandanten außerdem einen sicheren Ort bieten, an dem sie:

Geeignete Fallinformationen einsehen können.
Wichtige Termine sehen können.
Freigegebene Dokumente aufrufen können.
Geforderte Unterlagen hochladen können.
Rechnungen prüfen können.
Zahlungen leisten können.
Sichere Nachrichten senden können.

Ein Portal schafft nur dann einen Mehrwert, wenn die Menschen es nutzen. Führen Sie es während der Aufnahme des Mandats ein, erklären Sie, wofür Mandanten es verwenden sollten, und stellen Sie sicher, dass die darin enthaltenen Informationen aktuell bleiben.

Technologie kann routinemäßige Statusanfragen reduzieren, sollte jedoch die direkte Kommunikation ergänzen und nicht ersetzen, wenn eine Angelegenheit Erklärungen, Einfühlungsvermögen, strategische Überlegungen oder Rechtsberatung erfordert.

6. Mandantendaten und Dokumente schützen

Der bequeme Zugriff auf Fallinformationen darf niemals zulasten der Vertraulichkeit gehen.

Beginnen Sie damit, den Zugriff auf Grundlage der Rolle und der Beteiligung der jeweiligen Person an der Angelegenheit zu beschränken. Anwälte und Mitarbeiter sollten nur Zugriff auf die Informationen haben, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Zu den geeigneten Schutzmaßnahmen gehören:

Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Beschränken Sie den Zugriff auf Angelegenheiten und Dokumente entsprechend der jeweiligen Verantwortung.
Vertraulichkeitsschranken: Wenden Sie stärkere Beschränkungen an, wenn Interessenkonflikte eine Trennung zwischen Teams erfordern.
Sichere Mandantenportale: Nutzen Sie geschützte Kanäle für den Austausch vertraulicher Dokumente und die Kommunikation.
Freigabe mit Leseberechtigung: Beschränken Sie das Herunterladen oder Bearbeiten, wenn diese Berechtigungen nicht erforderlich sind.
Prüfprotokolle: Verfolgen Sie den Zugriff auf Dokumente, Änderungen, Downloads und Aktivitäten bei der Freigabe.
Aufbewahrungsrichtlinien: Legen Sie fest, wann Unterlagen archiviert, aufbewahrt oder nachweisbar vernichtet werden sollten.
Rechtliche Aufbewahrungssperren: Setzen Sie die routinemäßige Löschung aus, wenn Informationen einer rechtlichen oder behördlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.
Sicherungen: Sorgen Sie für geeignete Wiederherstellungsverfahren für wichtige Fallinformationen.

Die Pflichten Ihrer Kanzlei hängen von ihrer Rechtsordnung, ihren Mandanten, ihren Tätigkeitsbereichen und der Art der von ihr verarbeiteten Informationen ab.

Prüfen Sie die für Sie geltenden berufsrechtlichen Vorschriften und Datenschutzanforderungen, anstatt davon auszugehen, dass die Standardkonfiguration eines Softwareanbieters diese automatisch erfüllt.

7. KI unter menschlicher Aufsicht einsetzen

KI kann das Management von Rechtsfällen verbessern, wenn sie für klar definierte, wiederholbare Aufgaben eingesetzt wird. Sie sollte nicht als Ersatz für das Urteilsvermögen von Anwälten betrachtet werden.

Zu den nützlichen Anwendungen für das Fallmanagement können gehören:

Dokumentklassifizierung.
Metadatenkennzeichnung.
Suche nach Dokumenten und Rechtsangelegenheiten.
Erste Entwürfe routinemäßiger Korrespondenz.
Zusammenfassung.
Unterstützung bei Arbeitsabläufen.
Unterstützung bei Kalendern und Fristen.

Je weitreichender die Auswirkungen des Ergebnisses sind, desto gründlicher sollte jedoch der Prüfprozess sein.

So kann beispielsweise ein falsch klassifiziertes internes Dokument zu Unannehmlichkeiten bei der Ablage führen. Eine falsche Frist kann schwerwiegende rechtliche Folgen haben.

Stellen Sie sich vor der Aktivierung einer KI-Funktion folgende Fragen:

Wo werden Mandantendaten verarbeitet?
Werden übermittelte Informationen gespeichert?
Dürfen Mandanteninformationen für das Training von Modellen verwendet werden?
Welche Dritten verarbeiten die Daten?
Kann das Ergebnis überprüft werden, bevor es eine Handlung auslöst?
Wie werden Fehler korrigiert?
Wer bleibt für die Überprüfung verantwortlich?

Gehen Sie außerdem nicht einfach davon aus, dass von der KI erstellte Klassifizierungen, Zusammenfassungen, Schreiben oder Fristen korrekt sind, nur weil sie überzeugend erscheinen.

KI funktioniert am besten als Teil eines kontrollierten Arbeitsablaufs, bei dem das System sich wiederholende Aufgaben übernimmt und das Rechtsteam für wichtige Entscheidungen und deren Überprüfung verantwortlich bleibt.

8. Arbeitsabläufe nach Rechtsgebiet anpassen

Die Grundsätze des Fallmanagements können einheitlich sein, die Arbeitsabläufe sind es jedoch nicht.

Ein familienrechtlicher Fall, ein Einwanderungsfall, eine Personenschadenforderung, ein Wirtschaftsstreit und eine Unternehmenstransaktion haben unterschiedliche Fristen, Dokumente, Kommunikationsmuster und Engpässe.

Erstellen Sie Arbeitsabläufe, die diese Unterschiede berücksichtigen.

Arbeitsabläufe für Rechtsstreitigkeiten können Folgendes abdecken:

Fristen für Schriftsätze.
Anträge auf Beweiserhebung und Antworten darauf.
Vernehmungen.
Antragspraxis.
Vorbereitung auf die Hauptverhandlung.
Unterlagen für die Verhandlung.
Anträge nach der Verhandlung und Rechtsmittel.

Arbeitsabläufe bei Personenschäden können Folgendes umfassen:

Beschaffung medizinischer Unterlagen.
Nachverfolgung der Behandlung.
Ermittlung von Pfandrechten.
Vorbereitung von Forderungsschreiben.
Bewertung des Vergleichs.
Auszahlung.

Arbeitsabläufe im Familienrecht können Folgendes erfordern:

Offenlegung der finanziellen Verhältnisse.
Vorläufige Anordnungen.
Aufgaben im Zusammenhang mit dem Sorgerecht.
Erziehungspläne.
Vermögensaufteilung.
Änderungen nach Erlass des Beschlusses.

Arbeitsabläufe im Gesellschafts- und Transaktionsrecht können sich auf Folgendes konzentrieren:

Sorgfaltsprüfung.
Dokumentenprüfung.
Vollzugsbedingungen.
Verwaltung von Unterschriften.
Verpflichtungen nach dem Vollzug.

Arbeitsabläufe im Einwanderungsrecht können Folgendes umfassen:

Vorbereitung von Formularen.
Zusammentragen von Nachweisen.
Einreichungsbestätigungen.
Nachverfolgung von Genehmigungen.
Fristen für Verlängerungen.

Beginnen Sie mit einem gemeinsamen Rahmen für das Fallmanagement und passen Sie den Arbeitsablauf anschließend daran an, wie die juristische Arbeit tatsächlich erledigt wird.

9. Technologie auf Grundlage Ihres Arbeitsablaufs auswählen

Beginnen Sie die Bewertung Ihrer Fallmanagementsoftware nicht mit der längsten Funktionsliste.

Beginnen Sie mit den tatsächlichen Abläufen Ihrer Kanzlei.

Dokumentieren Sie vor dem Vergleich von Anbietern Ihre Anforderungen an ein juristisches Fallmanagementsystem, damit Sie unverzichtbare Funktionen von solchen unterscheiden können, die sich nur selten auf die tägliche Arbeit auswirken.

Zu den nützlichen Bewertungskriterien gehören:

Kriterium	Zu stellende Fragen
Mandatsverwaltung	Kann die Software Angelegenheiten, Aufgaben, Fristen, Notizen und Dokumente verwalten?
Abrechnung	Unterstützt sie den von Ihnen verwendeten Abrechnungsprozess oder lässt sie sich in Ihre Abrechnungsplattform integrieren?
Mandantenportal	Können Mandanten sicher kommunizieren, Dokumente teilen und auf Informationen zugreifen?
Berichterstellung	Kann Ihr Team nützliche Berichte erstellen, ohne umfangreiche manuelle Arbeit?
KI-Funktionen	Welche KI-Funktionen sind verfügbar und wie werden Mandantendaten verarbeitet?
Integrationen	Funktioniert die Software mit den E-Mail-, Buchhaltungs-, E-Signatur- und anderen Tools, auf die Sie angewiesen sind?
Datenübertragbarkeit	Können Sie die Informationen Ihrer Kanzlei in einem nutzbaren Format exportieren?
Sicherheit	Bietet die Software die von Ihrer Kanzlei benötigten Kontrollen für Zugriff, Verschlüsselung und Protokollierung?
Mobiler Zugriff	Können Anwälte notwendige Aufgaben außerhalb des Büros sicher erledigen?
Preise	Was ist enthalten und welche Funktionen oder Dienstleistungen kosten extra?

Ihr bestehender Technologiestack ist ebenso wichtig wie einzelne Funktionen. Prüfen Sie vor der Entscheidung für eine Plattform die Integrationen für Software zur juristischen Mandatsverwaltung, die Sie für Abrechnung, Dokumentenverwaltung, CRM, E-Signaturen, E-Mail und andere Systeme benötigen.

Testen Sie ausgewählte Systeme nach Möglichkeit anhand realistischer Mandatsabläufe, anstatt sich ausschließlich auf eine Produktvorführung des Anbieters zu verlassen.

Die richtige Software ist diejenige, die Ihre Prozesse unterstützt, ohne unnötige Komplexität in die tägliche Arbeit zu bringen.

10. Akzeptanz in die Implementierung integrieren

Software zur Mandatsverwaltung zu kaufen ist einfacher, als eine gesamte Kanzlei dazu zu bringen, sie konsequent zu nutzen.

Betrachten Sie die Akzeptanz als Teil der Implementierung und nicht als etwas, das erst nach dem Start geschieht.

Eine schrittweise Einführung kann den Übergang besser handhabbar machen. Beginnen Sie mit einem Team oder einer Praxisgruppe, sammeln Sie Feedback, beheben Sie Probleme und nutzen Sie Ihre Erkenntnisse, bevor Sie das System auf die gesamte Kanzlei ausweiten.

Weitere Maßnahmen zur Förderung der Akzeptanz, die ich empfehle, sind:

Bestimmen Sie interne Fürsprecher, die Kollegen unterstützen können.
Bieten Sie den Fürsprechern zusätzliche Schulungen an.
Erklären Sie, warum sich Arbeitsabläufe ändern, anstatt sich nur auf Softwarefunktionen zu konzentrieren.
Gehen Sie berechtigte Bedenken hinsichtlich Zeitaufwand, Zuverlässigkeit, Zugriff und Datenschutz an.
Verwenden Sie während der Schulung echte Mandate.
Stellen Sie Kurzanleitungen für häufige Aufgaben bereit.
Planen Sie nach dem Start weitere Schulungen.
Verankern Sie die Erwartungen durch Fallbesprechungen und Berichte.

Auch das Verhalten der Führungskräfte ist wichtig.

Wenn Partner weiterhin Dokumente außerhalb des Systems aufbewahren oder gedruckte Berichte anfordern, anstatt die Plattform zu nutzen, erhalten andere Teammitglieder die Botschaft, dass der neue Prozess optional ist.

Legen Sie nach Ende der Übergangsphase klare Regeln dafür fest, wo neue Mandate, Dokumente, Aufgaben und Kommunikationen verwaltet werden sollen.

Ein Mandatsverwaltungssystem kann nur dann zu einer zuverlässigen Informationsquelle werden, wenn die Mitarbeiter es konsequent nutzen.

11. Leistung der Mandatsverwaltung messen

Daten zur Mandatsverwaltung sind nützlich, wenn sie Ihnen helfen, Probleme zu erkennen und Entscheidungen zu treffen.

Vermeiden Sie es, Dutzende von Kennzahlen zu verfolgen, nur weil Ihre Plattform sie verfügbar macht. Konzentrieren Sie sich auf eine überschaubare Gruppe, die Effizienz, Risiken, Mandantenerfahrung und finanzielle Leistung widerspiegelt.

Zu den operativen Kennzahlen können gehören:

Durchschnittliche Bearbeitungsdauer eines Mandats.
Einhaltung von Fristen.
Anzahl oder Prozentsatz überfälliger Aufgaben.
Mandate ohne aktuelle Aktivitäten.
Auf jeder wichtigen Stufe des Arbeitsablaufs aufgewendete Zeit.

Zu den Kennzahlen zur Mandantenerfahrung können gehören:

Mandantenzufriedenheit.
Nutzung des Portals.
Antwortzeit auf Anfragen von Mandanten.
Anzahl routinemäßiger Statusanfragen.

Zu den finanziellen Kennzahlen können gehören:

Realisierungsquote.
Zahlungseingangsquote.
Kosten pro Fall.
Umsatz nach Falltyp oder Tätigkeitsbereich.
Umsatz pro Anwalt.

Legen Sie einheitliche Definitionen für jede Kennzahl fest, damit alle verstehen, was gemessen wird.

Überprüfen Sie die Zahlen anschließend regelmäßig.

Wenn sich eine Kennzahl in die falsche Richtung entwickelt, weisen Sie jemandem die Untersuchung der Ursache zu, anstatt lediglich die Veränderung zu melden.

Der Zweck eines Dashboards für die Fallverwaltung besteht nicht darin, mehr Daten anzuzeigen. Es soll Informationen sichtbar machen, die der Kanzlei helfen zu entscheiden, was verbessert werden sollte.

12. Berücksichtigen Sie die vollständigen Implementierungskosten

Softwarelizenzen sind nur ein Teil der Kosten für eine Software zur Verwaltung von Rechtsfällen. Ein realistisches Budget sollte auch den Aufwand für die Migration, Konfiguration, Integration, Schulung und Wartung des Systems berücksichtigen.

Weitere Kosten können Folgendes umfassen:

Datenmigration.
Datenbereinigung.
Workflow-Konfiguration.
Erstellung von Vorlagen.
Integrationen.
Benutzerschulungen.
Internes Projektmanagement.
Produktivitätsbeeinträchtigungen während des Übergangs.
Laufender Support.
Zukünftige Wartung von Konfigurationen und Integrationen.

Der erforderliche Aufwand hängt von der Größe Ihrer Kanzlei, der Anzahl aktiver Fälle, der Qualität der vorhandenen Daten, der Komplexität der Workflows und der Anzahl der beteiligten Systeme ab.

Deshalb sollten Softwareauswahl und Implementierungsplanung gemeinsam erfolgen.

Eine Plattform, die kostengünstig erscheint, kann erheblichen manuellen Aufwand oder zusätzliche Tools erfordern, um sie an Ihre Abläufe anzupassen. Eine teurere Plattform kann den Verwaltungsaufwand reduzieren, wenn sie mehrere nicht miteinander verbundene Systeme ersetzt.

Konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Abonnementpreis, sondern bewerten Sie die gesamten betrieblichen Auswirkungen.

Vergleichen Sie nach der Implementierung die Ergebnisse mit den Problemen, die Sie ursprünglich lösen wollten. Achten Sie auf Veränderungen beim Verwaltungsaufwand, bei der Übersicht über Fälle, beim Fristenmanagement, bei der Mandantenkommunikation und bei anderen relevanten Messgrößen.

Technologie schafft dann einen Mehrwert, wenn sie den zugrunde liegenden Prozess verbessert, nicht einfach nur dadurch, dass die Kanzlei sie gekauft hat.

13. Integrieren Sie Konfliktprüfungen in die Mandatsaufnahme

Eine Konfliktprüfung sollte erfolgen, bevor die Kanzlei einen Fall annimmt, nicht erst, nachdem die Arbeit bereits begonnen hat.

Software zur Konfliktprüfung kann dabei helfen, während der Mandatsaufnahme die Suche nach bestehenden Beziehungen und potenziellen Konflikten zu standardisieren, anstatt sich auf informelle oder erinnerungsbasierte Prüfungen zu verlassen.

Je nach Fall muss Ihre Suche möglicherweise Folgendes umfassen:

Aktuelle Mandanten.
Ehemalige Mandanten.
Gegenparteien.
Verbundene Organisationen.
Tochtergesellschaften oder verbundene Unternehmen.
Andere beteiligte Personen.
Anwaltsbeziehungen oder frühere Zugehörigkeiten, sofern relevant.

Potenzielle Konflikte sollten an einen geeigneten Anwalt oder die für ethische Entscheidungen zuständige Person weitergeleitet werden, anstatt die Entscheidung den einzelnen Mitarbeitenden der Mandatsaufnahme zu überlassen.

Dokumentieren Sie die Prüfung ebenfalls.

Aus dem Falldatensatz sollte hervorgehen, dass eine Konfliktsuche stattgefunden hat, wann sie durchgeführt wurde, welche Informationen durchsucht wurden und wie ein potenzielles Problem gelöst wurde.

Die Konfliktprüfung sollte auch nach der Mandatsaufnahme fortgesetzt werden.

Neue Parteien können zu einem Fall hinzukommen, Mandantenbeziehungen können sich ändern oder Beziehungen zwischen Unternehmen können neue Bedenken hervorrufen.

Erwägen Sie eine erneute Prüfung, wenn:

Eine neue Partei hinzugefügt wird.
Ein bedeutendes verbundenes Unternehmen in Erscheinung tritt.
Der Umfang der Vertretung sich ändert.
Eine Fusion, Übernahme oder organisatorische Veränderung einen potenziellen Konflikt verursacht.

Durch die Einbettung dieses Prozesses in die Fallverwaltung wird die Konfliktprüfung zu einem normalen Bestandteil der Fallverwaltung und nicht zu einer informellen, erinnerungsbasierten Aufgabe.

14. Überprüfung abgeschlossener Angelegenheiten

Der Abschluss einer Angelegenheit bietet die Möglichkeit, den nächsten Fall zu verbessern.

Führen Sie bei bedeutenden Angelegenheiten nach Abschluss der Arbeit eine kurze Nachbesprechung durch.

Stellen Sie Fragen wie:

Was ist gut gelaufen?
Was hat Verzögerungen oder unnötige Arbeit verursacht?
Was hat das Team überrascht?
Was würden wir beim nächsten Mal anders machen?
Wie hat der Mandant die Angelegenheit erlebt?
Sollte eine Vorlage, Checkliste oder ein Arbeitsablauf aktualisiert werden?

Konzentrieren Sie die Diskussion darauf, den Prozess zu verbessern, anstatt Schuldzuweisungen vorzunehmen.

Wenn eine Änderung erforderlich ist, weisen Sie sie einer bestimmten Person zu und setzen Sie eine Frist. Andernfalls gehen wertvolle Erkenntnisse leicht verloren, wenn das Team zur nächsten Angelegenheit übergeht.

Einzelne Überprüfungen sind hilfreich, aber zusammengefasste Erkenntnisse können noch wertvoller sein.

Betrachten Sie regelmäßig kürzlich abgeschlossene Angelegenheiten auf wiederkehrende Muster hin.

Sie könnten feststellen, dass:

Dieselbe Aufgabe wiederholt Verzögerungen verursacht.
Mandanten in einem bestimmten Tätigkeitsbereich häufigere Kommunikation benötigen.
Bestimmte Dokumente durchgehend schwer zu beschaffen sind.
Ein Arbeitsablauf unnötige Genehmigungen erfordert.
Eine Vorlage wiederholt zusätzlichen Überarbeitungsaufwand verursacht.

Diese Muster zeigen, wo eine Prozessänderung mehreren Angelegenheiten zugutekommen kann, anstatt dasselbe Problem in jedem einzelnen Fall zu beheben.

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15. Kontinuierliche Verbesserung zum Bestandteil der Unternehmenskultur machen

Die besten Prozesse für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten werden nicht einmalig erstellt und anschließend unverändert gelassen.

Gerichtsverfahren ändern sich. Die Erwartungen der Mandanten entwickeln sich weiter. Neue Technologien werden verfügbar. Teamstrukturen verändern sich. Arbeitsabläufe, die vor zwei Jahren effektiv waren, sind heute möglicherweise nicht mehr die beste Methode zur Verwaltung einer Angelegenheit.

Schaffen Sie eine Kultur, in der Anwälte und Mitarbeiter dazu ermutigt werden, Prozessverbesserungen zu erkennen.

Dies kann unter anderem unterstützt werden durch:

Mitarbeiter anerkennen, die Arbeitsabläufe verbessern.
Operativen Verantwortlichkeiten eine klare Zuständigkeit zuweisen.
Wichtige Vorlagen und Checklisten regelmäßig überprüfen.
Prozessprobleme in Teambesprechungen besprechen.
Erkenntnisse aus Nachbesprechungen zur Aktualisierung von Arbeitsabläufen nutzen.
Überprüfen, ob Prozessänderungen die Leistung tatsächlich verbessern.
Eine einfache Möglichkeit bereitstellen, über die Anwälte und Mitarbeiter Verbesserungen vorschlagen können.
Mit dem Wachstum der Kanzlei in die Leitung von Rechtsbetrieb oder Kanzleimanagement investieren.

Die Führung sollte außerdem die operative Leistung sichtbar machen.

Der Gewinn eines Falls erhält naturgemäß Aufmerksamkeit, aber die Verbesserung des Prozesses, der Hunderte von Fällen unterstützt, kann ebenso viel langfristigen Wert schaffen.

Exzellente Verwaltung von Rechtsangelegenheiten entsteht dadurch, dass konsequent hinterfragt wird, ob der aktuelle Prozess weiterhin der Kanzlei, ihren Mandanten und den Personen, die die Arbeit erledigen, zugutekommt.

Realitätscheck: Was bewährte Verfahren für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten nicht garantieren können

Leistungsfähige Verfahren für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten können Angelegenheiten besser organisieren, den administrativen Aufwand verringern und die Risikokontrolle stärken. Sie können nicht jedes Problem beseitigen, mit dem eine Kanzlei konfrontiert werden kann.

Sie können nicht garantieren:

Keine verpassten Fristen: Kalender, Arbeitsabläufe und Erinnerungen reduzieren Risiken, aber wichtige Termine erfordern weiterhin eine angemessene Überprüfung und Kontrolle.
Perfekte Mandantenkommunikation: Vorlagen und Portale tragen zur Einheitlichkeit bei, aber manche Situationen erfordern direkte und individuell abgestimmte Gespräche.
Sofortige Einführung von Technologien: Selbst gut konzipierte Systeme erfordern Schulungen, kontinuierliche Unterstützung und die Beteiligung der Führungskräfte.
Positiver ROI von jeder Plattform: Ein Werkzeug schafft nur dann einen Mehrwert, wenn es den Anforderungen der Kanzlei entspricht und konsequent genutzt wird.
Vollständig fehlerfreie KI: Automatisierte Ergebnisse können fehlerhaft sein und sollten entsprechend ihrem Risikograd überprüft werden.
Perfekte Dokumentenorganisation: Standards reduzieren Inkonsistenzen, aber die Teams müssen sie weiterhin pflegen.
Konfliktfreie Vertretungen: Ein sorgfältiger Prüfprozess reduziert Risiken, aber neue Informationen können nach Beginn eines Mandats zu Konflikten führen.
Ein einziger Arbeitsablauf, der überall funktioniert: Rechtsgebiete, Gerichtsbarkeiten, Mandanten und Kanzleistrukturen erfordern unterschiedliche Ansätze.
Compliance ohne aktive Kontrolle: Berufliche Verpflichtungen und Datenschutzanforderungen entwickeln sich weiter und müssen weiterhin regelmäßig überprüft werden.

Bewährte Verfahren bieten einen Rahmen, aber keine Garantie. Die effektivsten Kanzleien passen diesen Rahmen an ihre Rechtsgebiete, Mandanten, Teamstruktur, ihr Risikoprofil und ihre Gerichtsbarkeit an.

Häufig gestellte Fragen zu bewährten Verfahren für die Verwaltung von Rechtsfällen

Was sind bewährte Verfahren für die Verwaltung von Rechtsfällen?

Warum ist die Verwaltung von Rechtsfällen wichtig?

Was sollte ein System zur Verwaltung von Rechtsfällen enthalten?

Wie oft sollten Prozesse zur Verwaltung von Rechtsfällen überprüft werden?

Wie können Kanzleien die Verwaltung von Rechtsfällen verbessern?

Verbessern Sie die Fallverwaltung – einen Prozess nach dem anderen

Effektives Management von Rechtsfällen besteht weniger darin, ein perfektes System zu finden, als vielmehr darin, zuverlässige Prozesse zu schaffen, die Anwälte und Mitarbeiter konsequent befolgen können.

Beginnen Sie mit den Grundlagen: Organisieren Sie Informationen, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu, schützen Sie wichtige Fristen, kommunizieren Sie mit Mandanten und dokumentieren Sie, wie wiederkehrende Aufgaben bearbeitet werden sollen. Nutzen Sie anschließend Technologie, Automatisierung, KI und Leistungsdaten, um diese Prozesse zu stärken, statt sie zu ersetzen.

Die besten Praktiken werden sich weiter verändern, während sich Technologie, Vorschriften und Erwartungen der Mandanten entwickeln. Kanzleien, die regelmäßig überprüfen, wie sie arbeiten, und praktische Verbesserungen vornehmen, sind besser aufgestellt, um Mandate effizient zu verwalten, ohne Mandantenservice, Sicherheit oder juristisches Urteilsvermögen zu beeinträchtigen.