10 beste Softwarelösungen zur Mandantenaufnahme für Kanzleien im Jahr 2026

Software zur Mandantenaufnahme in Kanzleien automatisiert, wie Kanzleien Daten potenzieller Mandanten erfassen, qualifizieren und diese aufnehmen. Wenn Sie nach der besten Software zur Mandantenaufnahme in Kanzleien suchen, wissen Sie bereits, dass der erste Eindruck über den Erfolg eines Mandats entscheiden kann – verpasste Nachfassaktionen, unorganisierte Formulare und Lücken zwischen Mandantenaufnahme und Fallverwaltung können Ihre Kanzlei sowohl Mandanten als auch Einnahmen kosten. In diesem Leitfaden stelle ich Ihnen die führenden Optionen vor, die Rechtskanzleien anpassbare Workflows, die Nachverfolgung des Marketing-ROI, E-Signaturen, Konfliktprüfungen und direkte Integrationen mit Ihren Tools zur Mandatsverwaltung bieten. Freuen Sie sich auf praktische Erkenntnisse, die Ihnen dabei helfen, die passende Lösung für eine reibungslosere Aufnahme und langfristige Mandantenbeziehungen auszuwählen.

Vergleichstabelle für Software zur Mandantenaufnahme in Kanzleien

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner Auswahl der besten Softwarelösungen zur Mandantenaufnahme in Kanzleien zusammen:

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Clio Grow	Am besten für die Synchronisierung von der Mandantenaufnahme bis zur Akte innerhalb von Clio geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
2	Lawcus	Am besten für KI-gestützte Aufnahme und Nachverfolgung von Interessenten	14-tägige kostenlose Testversion	Preise auf Anfrage	Website
3	Filevine	Am besten für KI-gestützte Mandantenaufnahme und Marketing-ROI	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
4	CosmoLex	Am besten für die in die Treuhandbuchhaltung integrierte Mandantenaufnahme	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
5	CARET Legal	Am besten für Interessenkonfliktprüfungen bei der Mandantenaufnahme in mittelgroßen bis großen Kanzleien	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
6	Smokeball	Am besten für den Ablauf von der Mandatsaufnahme bis zum Mandat in einer Plattform	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
7	MyCase	Am besten für die vollständige Mandantenaufnahme in Ihren Fallakten	10-tägige kostenlose Testversion	Preis auf Anfrage	Website
8	Lawmatics	Am besten für CRM-basierte Mandantenaufnahme und die Nachverfolgung des Marketing-ROI	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
9	Litify	Am besten für die Mandatsaufnahme und Interessenkonfliktprüfungen in mittelgroßen Kanzleien geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
10	Law Ruler	Am besten für elektronische Signaturen per SMS bei der Mandantenaufnahme	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website

Bewertungen von Software zur Mandantenaufnahme in Kanzleien

Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen zur Mandantenaufnahme in Kanzleien, die es in meine engere Auswahl geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Überblick über die Funktionen, besten Anwendungsfälle und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die für Sie beste Lösung finden.

1

Clio Grow

Am besten für die Synchronisierung von der Mandantenaufnahme bis zur Akte innerhalb von Clio geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Clio Grow ist eine cloudbasierte Plattform für die Aufnahme von Mandanten, die Online-Aufnahmeformulare, die Nachverfolgung von Interessenten-Pipelines, elektronische Signaturen, die automatisierte Erstellung von Aufgaben und die direkte Datensynchronisierung mit Clio Manage abdeckt.

Für wen ist Clio Grow am besten geeignet?

Clio Grow eignet sich besonders für Kanzleien, die bereits Clio Manage verwenden und Mandantenaufnahme sowie Aktenverwaltung in einem vernetzten System bündeln möchten.

Warum ich Clio Grow ausgewählt habe

Ich habe Clio Grow als eines der besten Produkte ausgewählt, weil kein anderes Aufnahme-Tool auf dieser Liste ein ausgefülltes Aufnahmeformular direkt in eine Akte in Clio Manage umwandelt, ohne dass Daten manuell erneut eingegeben werden müssen. Wenn ein Interessent Ihr Formular ausfüllt, werden seine Kontaktdaten, Informationen zur Akte und hochgeladenen Dokumente direkt in Ihr Kanzleiverwaltungssystem übertragen. Außerdem gefällt mir die Ansicht der Interessenten-Pipeline, mit der Sie jeden Interessenten von der ersten Anfrage bis zur unterzeichneten Mandatsvereinbarung verfolgen können, wobei automatisierte Aufgabenlisten und elektronische Signaturen in denselben Arbeitsablauf integriert sind.

Die wichtigsten Funktionen von Clio Grow

• Anpassbare Aufnahmeformulare: Erstellen Sie bereichsspezifische Formulare mit benutzerdefinierten Feldern, um genau die Mandanten- und Akteninformationen zu erfassen, die Ihre Kanzlei benötigt.
• Posteingang für Interessenten: Bündeln Sie alle eingehenden Anfragen potenzieller Mandanten von Ihrer Website, aus Empfehlungen und aus Marketingkanälen an einem Ort.
• Konfliktprüfungen: Führen Sie kanzleiweite Suchen nach Interessenkonflikten oder doppelten Datensätzen direkt innerhalb der Clio-Plattform durch.
• Terminplanung: Ermöglichen Sie potenziellen Mandanten, Beratungstermine online zu buchen, und vermeiden Sie dadurch den zeitaufwendigen Austausch bei der manuellen Terminplanung.

Integrationen von Clio Grow

Clio Grow greift auf das Clio-App-Verzeichnis mit mehr als 250 Integrationen zu, darunter Clio Manage, QuickBooks, Xero, Google Drive, Dropbox, Microsoft 365, Outlook, Google Calendar, Gmail und Zapier. Für benutzerdefinierte Integrationen steht außerdem eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Wandelt Aufnahmeformulare direkt in Akten um
• Verfolgt Interessenten von der Anfrage bis zur unterzeichneten Mandatsvereinbarung
• Bietet kanzleiweite Konfliktprüfungen

Cons:

• Die Automatisierung der Mandantenaufnahme ist außerhalb des Clio-Ökosystems eingeschränkt
• Die Berichtsfunktionen können unflexibel wirken

LEARN MORE ABOUT CLIO GROW:

• Check out Clio Grow on their website

2

Lawcus

Am besten für KI-gestützte Aufnahme und Nachverfolgung von Interessenten

• 14-tägige kostenlose Testversion
• Preise auf Anfrage

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Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Lawcus ist eine Plattform zur Verwaltung von Kanzleien, die Mandantenaufnahme, CRM, Mandatsverwaltung, Abrechnung und KI-gestützte Nachverfolgung von Interessenten in einem einzigen System für Kanzleien kombiniert.

Für wen ist Lawcus am besten geeignet?

Lawcus eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Kanzleien, die KI-gestützte Nachverfolgung von Interessenten und Mandantenaufnahme in derselben Plattform nutzen möchten, mit der sie Mandate, Abrechnung und Arbeitsabläufe verwalten.

Warum ich Lawcus ausgewählt habe

Lawcus verdient seinen Platz als eine der besten Lösungen auf meiner Auswahlliste dank des Lead-Autopiloten, seiner KI-gestützten Aufnahmefunktion, die vollständige Aufnahmezyklen abwickelt – von der Anrufweiterleitung und Qualifizierung von Interessenten bis zur automatisierten Verteilung von Fragebögen – und dabei alles direkt mit dem Lawcus-CRM synchronisiert. Nova AI erstellt anschließend personalisierte Nachfass-E-Mails und Nachrichten, sodass Interessenten, die nicht sofort konvertieren, nicht verloren gehen. Mir gefällt, dass beide Tools innerhalb derselben Plattform funktionieren, die Ihr Team für Mandate, Abrechnung und Aufgabenverwaltung nutzt.

Die wichtigsten Funktionen von Lawcus

• Elektronische Signatur für Kanzleidokumente: Senden Sie Vereinbarungen zur Mandatsübernahme direkt aus Lawcus zur elektronischen Signatur und ermöglichen Sie Mandanten, diese von jedem Gerät aus zu unterzeichnen, ohne die Plattform verlassen zu müssen.
• Zweiseitige SMS-Kommunikation: Senden und empfangen Sie Textnachrichten mit Mandanten über eine vom System generierte Telefonnummer, wobei alle Nachrichten an einem Ort gespeichert werden.
• Terminplanung: Buchen und verwalten Sie Beratungsgespräche direkt im CRM und halten Sie Mandantenaufnahme und Terminplanung mit demselben Mandantendatensatz verbunden.
• Kanban-Tafel zur Mandatsverfolgung: Visualisieren Sie Mandate und Phasen von Interessenten auf einer Tafel per Ziehen und Ablegen, damit Ihr Team den Status jeder aktiven Akte auf einen Blick sehen kann.

Lawcus-Integrationen

Lawcus bietet direkte Integrationen mit Gmail, Microsoft 365, Microsoft Outlook, Google Drive, Dropbox, QuickBooks, Xero, LawPay, Calendly und Mailchimp und lässt sich mit Zapier verbinden. Für individuelle Integrationen ist eine API verfügbar. Außerdem verbindet sich Lawcus mit kanzleispezifischen Tools wie Smith.ai, LexReception und Decision Vault für Aufnahme- und Empfangsabläufe.

Pros and Cons

Pros:

• KI-gestützte Aufnahme automatisiert die Qualifizierung von Interessenten
• Nachfassnachrichten werden durch integrierte KI personalisiert
• Zweiseitige SMS halten Aufnahme und Kommunikation miteinander verbunden

Cons:

• Keine öffentliche Preistransparenz
• Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten für Aufnahmeabläufe

LEARN MORE ABOUT LAWCUS:

• Check out Lawcus on their website

3

Filevine

Am besten für KI-gestützte Mandantenaufnahme und Marketing-ROI

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Filevine ist eine KI-gestützte Plattform für das Kanzleimanagement, die Mandantenaufnahme, Fallmanagement, Dokumentenautomatisierung, Fristenüberwachung und Zahlungsabwicklung abdeckt – mit KI-Agenten auf einer speziell entwickelten rechtlichen Datengrundlage, die mehr als 40 Millionen Fälle umfasst.

Für wen ist Filevine am besten geeignet?

Filevine eignet sich besonders für Klägerkanzleien und stark frequentierte Kanzleien, die die Mandantenaufnahme direkt mit Marketing-Attribution und Fallmanagement in einer einzigen Plattform verbinden möchten.

Warum ich Filevine ausgewählt habe

Ich habe Filevine als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil das Tool LeadsAI etwas kann, was die meisten Plattformen für die Mandantenaufnahme nicht können: Es nutzt KI, um sofortige Lead-Zusammenfassungen und prädiktive Fallanalysen zu erstellen, sodass Ihr Aufnahmeteam entscheiden kann, ob ein Lead angenommen, weitergeleitet oder abgelehnt werden soll, ohne sich durch seitenlange Aufnahmeformulare arbeiten zu müssen. Was die Plattform wirklich hervorhebt, ist die in Lead Docket integrierte Marketing-Attribution, die jede Lead-Quelle direkt mit dem endgültigen Vergleichswert verbindet. So sehen Sie genau, welche Werbekampagnen Umsatz generieren – nicht nur Klicks.

Die wichtigsten Funktionen von Filevine

• Nachrichtenübermittlung per Textnachricht in die Fallakte: Senden und empfangen Sie Textnachrichten von Mandanten direkt innerhalb einer Fallakte, mit einer Liste ausstehender SMS-Antworten, die unbeantwortete Nachrichten kennzeichnet.
• Mandantenportal: Ermöglichen Sie Mandanten rund um die Uhr Zugriff auf Fallstatus und Fristen sowie das sichere Hochladen von Dokumenten. Außerdem können Sie externe Beteiligte wie mitvertretende Anwälte oder medizinische Dienstleister mit eingeschränktem Zugriff einladen.
• Elektronische Signaturen mit Vinesign: Senden Sie Formulare per Textnachricht oder E-Mail und sammeln Sie elektronische Signaturen, ohne die Plattform zu verlassen.
• KI-Datenzuordnung: Laden Sie Dokumente hoch und überlassen Sie FilevineAI die automatische Extraktion und Zuordnung wichtiger Daten zu den vorgesehenen Feldern. Dadurch wird die manuelle Dateneingabe während der Mandantenaufnahme reduziert.

Filevine-Integrationen

Filevine bietet mehr als 40 native Integrationen und Partnerintegrationen, darunter QuickBooks, Microsoft 365, Outlook, Gmail, Google Calendar, Microsoft Teams, Slack, RingCentral, Dialpad und Domo, und lässt sich mit Zapier verbinden. Für benutzerdefinierte Integrationen ist außerdem eine API verfügbar. Workato wird für die Erstellung umfassenderer Workflow-Automatisierungen unterstützt.

Pros and Cons

Pros:

• KI erstellt sofortige Zusammenfassungen von Leads aus der Mandantenaufnahme
• Prädiktive Analyse hilft bei der Qualifizierung von Rechtsfällen
• Verbindet die Mandantenaufnahme direkt mit der Marketing-Attribution

Cons:

• Erweiterte KI-Funktionen erfordern eine anfängliche Konfiguration
• Die Tools für die Mandantenaufnahme können für kleine Kanzleien komplex wirken

LEARN MORE ABOUT FILEVINE:

• Check out Filevine on their website
• Read my in-depth review of Filevine

4

CosmoLex

Am besten für die in die Treuhandbuchhaltung integrierte Mandantenaufnahme

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.4/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

CosmoLex ist eine cloudbasierte Plattform für die Verwaltung von Anwaltskanzleien, die Mandantenaufnahme, Fallverfolgung, Abrechnung und eine integrierte Treuhandbuchhaltung abdeckt – alles in einem System, das für Anwaltskanzleien entwickelt wurde.

Für wen ist CosmoLex am besten geeignet?

CosmoLex eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Anwaltskanzleien, die Mandantenaufnahme und Treuhandbuchhaltung in einer einzigen Plattform verwalten möchten, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

Warum ich CosmoLex ausgewählt habe

Ich habe CosmoLex als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es das einzige Tool für die Mandantenaufnahme in Kanzleien ist, das ich gefunden habe und das die Aufnahme direkt mit einer integrierten Treuhandbuchhaltung verbindet – und nicht mit einer Erweiterung eines Drittanbieters. Wenn ein neuer Mandantenfall eröffnet wird, fließen die bei der Aufnahme eingegangenen Gelder in ein eigenes Treuhandbuch mit automatischer Buchführung in Echtzeit. Besonders gut gefällt mir der Abgleich in drei Schritten mit nur einem Klick, der Ihre Kanzlei von Anfang an prüfungsbereit hält und verhindert, dass Gelder seit Beginn der Mandantenbeziehung vermischt werden.

Die wichtigsten Funktionen von CosmoLex

• KI-Formularersteller für die Mandantenaufnahme: Erstellen Sie ein individuelles Aufnahmeformular anhand einer Texteingabe oder wandeln Sie vorhandene PDF- und Word-Formulare in bearbeitbare digitale Versionen um.
• Elektronische Signaturen mit einem Klick: Senden und sammeln Sie Mandatsvereinbarungen direkt innerhalb der Plattform während des Aufnahmeprozesses.
• Automatisierte Workflows nach der Übermittlung: Sobald ein Mandant ein Formular übermittelt, werden Beratungstermine geplant und Aufgaben automatisch zugewiesen.
• Sicheres Mandantenportal: Mandanten übermitteln Dokumente und kommunizieren über ein Portal mit Ihrem Kanzleibranding, das hochgeladene Dateien automatisch dem richtigen Fall zuordnet.

Integrationen von CosmoLex

CosmoLex bietet direkte Integrationen mit Gmail, Outlook, Microsoft 365, Apple Mail, Yahoo Mail, Google Calendar, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, NetDocuments, LexShare, Chrometa, LawPay und CosmoLexPay und lässt sich mit Zapier verbinden, um auf mehr als 4.000 zusätzliche Apps zuzugreifen.

Pros and Cons

Pros:

• Mandantenaufnahme ist direkt mit der Treuhandbuchhaltung verbunden
• Abgleich in drei Schritten für Prüfungsbereitschaft
• Sicheres Portal legt Datei-Uploads von Mandanten automatisch ab

Cons:

• Berichtsfunktionen erfordern eine manuelle Einrichtung
• Die Zuordnung benutzerdefinierter Felder ist in Aufnahmeformularen eingeschränkt

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• Check out CosmoLex on their website
• Read my in-depth review of CosmoLex

5

CARET Legal

Am besten für Interessenkonfliktprüfungen bei der Mandantenaufnahme in mittelgroßen bis großen Kanzleien

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.4/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

CARET Legal ist eine cloudbasierte Plattform für die Verwaltung von Kanzleien, die Mandantenaufnahme, Interessenkonfliktprüfung, Fallverwaltung, Abrechnung, Dokumentenverwaltung und Mandantenkommunikation in einem System abdeckt.

Für wen ist CARET Legal am besten geeignet?

CARET Legal eignet sich besonders für mittelgroße bis große Kanzleien, die eine strukturierte Interessenkonfliktprüfung benötigen, die direkt in ihren Workflow für Mandantenaufnahme und Fallverwaltung integriert ist.

Warum ich CARET Legal ausgewählt habe

Ich habe CARET Legal als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Interessenkonfliktprüfung direkt in die Mandantenaufnahme integriert ist und nicht nachträglich hinzugefügt wurde. Wenn ein neuer Interessent in das System aufgenommen wird, durchsucht CARET Legal aktive Fälle, archivierte Fälle, Kommunikationsprotokolle und interne Notizen in einem einzigen Durchgang. Diese Reichweite beim Zugriff auf historische Daten ist besonders für mittelgroße bis große Kanzleien wichtig, da bei manuellen Prüfungen über voneinander getrennte Systeme hinweg Konflikte leicht übersehen werden. Außerdem gefällt mir, dass die Daten aus der Mandantenaufnahme automatisch in die Fallfelder übernommen werden und Aufgaben zugewiesen werden, wodurch die doppelte Dateneingabe reduziert wird, die Teams bei der Mandantenaufnahme ausbremst.

Wichtige Funktionen von CARET Legal

• Mandantenportal: Ein integriertes Mandantenportal ermöglicht Mandanten den Zugriff auf Fallaktualisierungen, den Austausch von Nachrichten und die Prüfung von Dokumenten, ohne dass ein Telefonat oder eine E-Mail-Korrespondenz erforderlich ist.
• Zwei-Wege-SMS: Senden und empfangen Sie SMS-Nachrichten mit Mandanten direkt in CARET Legal, wobei die gesamte Kommunikation beim entsprechenden Falldatensatz protokolliert wird.
• Dokumentenautomatisierung: Erstellen Sie Vorlagendokumente mithilfe von Falldaten, die bereits im System vorhanden sind, und reduzieren Sie so den manuellen Zeitaufwand für die Erstellung routinemäßiger mandantenbezogener Unterlagen.
• Zeiterfassung und Treuhandbuchhaltung: Erfassen Sie abrechenbare Stunden und verwalten Sie Treuhandkonten innerhalb derselben Plattform, wobei Rechnungen direkt mit Falldatensätzen verknüpft werden.

Integrationen von CARET Legal

CARET Legal bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Outlook, Microsoft Word, OneDrive, NetDocuments, HotDocs, Lawmatics, LawToolBox, QuickBooks Online, RMail und CARET Pay sowie IMAP-Unterstützung für andere E-Mail-Konten. Die Unterstützung von Zapier und eine öffentliche API für benutzerdefinierte Integrationen sind nicht eindeutig dokumentiert.

Pros and Cons

Pros:

• Interessenkonfliktprüfung durchsucht alle historischen Daten
• Mandantenaufnahme füllt Falldatensätze automatisch aus
• Integriertes Portal unterstützt sichere Mandantenkommunikation

Cons:

• Unterstützung einer öffentlichen API ist nicht eindeutig dokumentiert
• Workflow für die Mandantenaufnahme stark auf größere Kanzleien ausgerichtet

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• Check out CARET Legal on their website
• Read my in-depth review of CARET Legal

6

Smokeball

Am besten für den Ablauf von der Mandatsaufnahme bis zum Mandat in einer Plattform

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Smokeball ist eine Plattform zur Verwaltung von Kanzleien für kleine und mittelgroße Anwaltskanzleien, die Mandatsaufnahme, Mandatsverwaltung, Dokumentenautomatisierung, automatische Zeiterfassung und Abrechnung in einem vernetzten System kombiniert.

Für wen ist Smokeball am besten geeignet?

Smokeball eignet sich besonders für kleine und mittelgroße Anwaltskanzleien, die Mandatsaufnahme, Mandatsverwaltung und Abrechnung in einer einzigen vernetzten Plattform statt über mehrere Tools hinweg abwickeln möchten.

Warum ich Smokeball ausgewählt habe

Ich habe Smokeball als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Lead-Management-Funktion einen Interessenten vom ersten Kontakt bis hin zu einem eröffneten Mandat verfolgt, sodass zwischen Mandatsaufnahme und Einrichtung des Falls nichts verloren geht. Sobald ein Mandat eröffnet wird, greifen automatisierte Aufgabenabläufe und führen Ihr Team ohne manuelle Übergaben durch die nächsten Schritte. Außerdem gefällt mir, dass AutoTime abrechenbare Aktivitäten während des gesamten Prozesses im Hintergrund protokolliert, sodass während Gesprächen zur Mandatsaufnahme erfasste Zeiten nicht verloren gehen, wenn das Mandat aktiv wird.

Wichtige Funktionen von Smokeball

• TemplateLab: Zugriff auf mehr als 20.000 automatisierte Vorlagen für Dokumente und Formulare, die Mandatsdetails übernehmen und Felder vorab ausfüllen.
• Mandantenportal: Bietet Mandanten einen eigenen Bereich, in dem sie Mandatsinformationen einsehen und direkt mit Ihrer Kanzlei kommunizieren können.
• E-Mail-Verwaltung: Ordnet E-Mails und Anhänge von Mandanten automatisch dem richtigen Mandat zu, ohne dass eine manuelle Sortierung erforderlich ist.
• Archie AI: Ein in Mandate integrierter KI-Assistent, der Dateien liest, Dokumente entwirft und nächste Schritte direkt in Microsoft Word und Outlook aufzeigt.

Smokeball-Integrationen

Smokeball bietet über seinen Marktplatz mehr als 60 native Integrationen, darunter QuickBooks Online, Microsoft Outlook, Microsoft Word, Zoom, RingCentral, Smith.ai, Thomson Reuters CoCounsel, InfoTrack, EvenUp und CiteLaw, und lässt sich mit Zapier verbinden. Für individuelle Integrationen ist außerdem eine Partner-API verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Wandelt die Mandatsaufnahme automatisch in ein aktives Mandat um
• Erfasst abrechenbare Zeiten während des Aufnahmeprozesses
• Ordnet E-Mails von Mandanten automatisch dem richtigen Mandat zu

Cons:

• Formulare zur Mandatsaufnahme erfordern Änderungen durch den Smokeball-Support
• Keine mobile Nutzung für Mandatsaufnahmeformulare

LEARN MORE ABOUT SMOKEBALL:

• Check out Smokeball on their website
• Read my in-depth review of Smokeball

7

MyCase

Am besten für die vollständige Mandantenaufnahme in Ihren Fallakten

• 10-tägige kostenlose Testversion
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

MyCase ist eine Plattform für die Verwaltung von Anwaltskanzleien, die anpassbare Formulare zur Mandantenaufnahme, ein integriertes CRM, Fallverwaltung, Abrechnung und Zahlungseinzug in einem System vereint.

Für wen ist MyCase am besten geeignet?

MyCase eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Anwaltskanzleien, die Formulare zur Mandantenaufnahme, CRM, Fallverwaltung, Abrechnung und Zahlungen in einer Plattform miteinander verbinden möchten, anstatt sie auf separate Tools zu verteilen.

Warum ich MyCase ausgewählt habe

Ich habe MyCase als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Daten aus der Mandantenaufnahme direkt in die Fallakte des Mandanten fließen, sobald ein Formular übermittelt wurde. Dadurch müssen Informationen nicht erneut in separate Systeme eingegeben werden. Besonders gut gefällt mir, dass die Formulare bedingte Logik verwenden und Fragen abhängig von vorherigen Antworten ein- oder ausblenden, sodass Mandanten nur für ihren Fall relevante Inhalte sehen. Außerdem können Sie Beratungs- und Vorschussgebühren bereits während der Mandantenaufnahme einziehen. Dadurch werden Onboarding und Zahlung in einem Schritt abgewickelt, anstatt zwei separate Gespräche zu erfordern.

Die wichtigsten Funktionen von MyCase

• Einbettung von Formularen zur Mandantenaufnahme auf der Website: Platzieren Sie Formulare zur Mandantenaufnahme direkt auf der Website Ihrer Kanzlei, damit potenzielle Mandanten ihre Informationen ohne ständigen Austausch übermitteln können.
• Elektronische Signatur: Mandanten können Beauftragungsschreiben und Vereinbarungen von jedem Gerät aus unterzeichnen. Die elektronische Signatur ist ohne zusätzliche Kosten in die Plattform integriert.
• Integrierte Textnachrichten: Senden und empfangen Sie Nachrichten mit Mandanten und Interessenten über integrierte Textnachrichten. Jede Unterhaltung wird automatisch in deren Fallakte gespeichert.
• Workflow-Automatisierung: Lösen Sie automatisch die Erstellung von Aufgaben, Ereignissen und Dokumenten aus, sobald ein neues Formular zur Mandantenaufnahme übermittelt wurde, sodass die nächsten Schritte Ihres Teams ohne manuelle Einrichtung bereitstehen.

MyCase-Integrationen

MyCase bietet mehr als 60 native Integrationen für die Mandantenaufnahme und Fallverwaltung, darunter Lawmatics, DecisionVault, Intaker, LawPay, QuickBooks, Gmail, Microsoft Outlook, Google Calendar, Dropbox und NetDocuments. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Daten aus der Mandantenaufnahme fließen direkt in die Fallakten
• Bedingte Logik passt jedes Formular zur Mandantenaufnahme an
• Erhebung von Beratungs- und Vorschussgebühren im Voraus

Cons:

• Begrenzte Möglichkeiten zur Anpassung des Designs von Formularen zur Mandantenaufnahme
• Fehlende umfangreiche, detaillierte Berichtstools für die Mandantenaufnahme

LEARN MORE ABOUT MYCASE:

• Check out MyCase on their website
• Read my in-depth review of MyCase
• Explore best alternatives to MyCase

8

Lawmatics

Am besten für CRM-basierte Mandantenaufnahme und die Nachverfolgung des Marketing-ROI

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Lawmatics ist eine juristische CRM- und Mandantenaufnahmeplattform, die Aufnahmeformulare, automatisierte Nachfassaktionen, elektronische Signaturen, Konfliktprüfungen und Marketinganalysen in einem einzigen System für Kanzleien vereint.

Für wen eignet sich Lawmatics am besten?

Lawmatics eignet sich besonders für wachstumsorientierte Kanzleien, die verfolgen möchten, woher ihre Mandanten kommen, und die Rendite ihrer Marketingausgaben messen wollen, während sie gleichzeitig die Mandantenaufnahme verwalten.

Warum ich Lawmatics ausgewählt habe

Ich habe Lawmatics in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die Plattform die Mandantenaufnahme als Einstiegspunkt einer vollständigen CRM-Prozesskette behandelt und nicht nur als Tool zur Formularerfassung. Besonders hervorzuheben ist die integrierte Nachverfolgung der Marketingzuordnung, die genau zeigt, welche Kampagnen, Empfehlungsquellen oder Werbekanäle Mandanten mit unterzeichneter Mandatsvereinbarung generieren. In Kombination mit automatisierten Nachfasssequenzen und Konfliktprüfungen erhalten Sie ein System, das die Verbindung zwischen Marketingausgaben und der Konversion bei der Mandantenaufnahme schließt.

Wichtige Funktionen von Lawmatics

• Ersteller individueller Aufnahmeformulare: Erstellen Sie mithilfe anpassbarer Vorlagen Aufnahmeformulare, die auf bestimmte Rechtsgebiete und Fallarten zugeschnitten sind.
• Selbstständige Terminplanung durch Mandanten: Ermöglichen Sie potenziellen Mandanten, Beratungstermine direkt über mit dem Kalender synchronisierte Verfügbarkeitslinks zu buchen.
• Elektronische Signaturen: Senden, empfangen und verwalten Sie rechtsverbindliche elektronische Signaturen für Mandatsvereinbarungen und Aufnahmeunterlagen, ohne die Plattform zu verlassen.
• Zielgruppensegmentierung: Gruppieren Sie Kontakte dynamisch nach Sachgebiet, Interessentenstatus oder Standort, um gezielte Nachfasskommunikation bereitzustellen.

Lawmatics-Integrationen

Lawmatics bietet integrierte Anbindungen an Clio, MyCase, PracticePanther, Rocket Matter, Smokeball, LawPay, QuickBooks, Google Ads, Microsoft Outlook und Zoom sowie einen Integrationsmarktplatz für Tools zur Fallverwaltung, Abrechnung, Rezeption und Kommunikation. Über den universellen Konnektor LawLink.ai ist eine API für benutzerdefinierte Integrationen verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Verfolgt den mit der Konversion bei der Mandantenaufnahme verknüpften Marketing-ROI
• Automatisiert personalisierte Nachfasssequenzen
• Bietet Konfliktprüfungen innerhalb des Aufnahmeprozesses

Cons:

• Für die Aufnahmeanalysen ist die Einrichtung einer CRM-Prozesskette erforderlich
• Die Anpassungsmöglichkeiten für elektronische Signaturen wirken begrenzt

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9

Litify

Am besten für die Mandatsaufnahme und Interessenkonfliktprüfungen in mittelgroßen Kanzleien geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.2/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Litify ist eine auf Salesforce basierende Plattform für den Rechtsbetrieb, die Mandatsaufnahme, Mandatsverwaltung, Dokumentenerstellung, Zeiterfassung und Abrechnung sowie KI-gestützte Automatisierung von Arbeitsabläufen in verschiedenen Rechtsgebieten abdeckt.

Für wen eignet sich Litify am besten?

Litify eignet sich gut für mittelgroße Kanzleien, die ein hohes Aufkommen an Mandatsaufnahmen zusammen mit Interessenkonfliktprüfungen innerhalb einer einzigen nativen Salesforce-Plattform verwalten müssen.

Warum ich Litify ausgewählt habe

Ich habe Litify als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil sich der Agent zur Prüfung von Interessenkonflikten besonders für mittelgroße Kanzleien mit einem hohen Aufkommen an Mandatsaufnahmen hervorhebt. Er verwendet einen unscharfen Abgleich, um Interessenkonflikte auch dann zu erkennen, wenn Namen oder Daten unvollständig oder uneinheitlich sind – genau in solchen Fällen versagen manuelle Prüfungen häufig. In Kombination mit dynamischen Fragebögen zur Mandatsaufnahme, die sich abhängig von den Antworten der Mandanten verzweigen, kann Ihr Team Mandate schneller qualifizieren, ohne an Genauigkeit einzubüßen.

Wichtigste Funktionen von Litify

• Mandatspläne: Automatische Erstellung konfigurierbarer Aufgabenlisten nach Rechtsgebiet und Falltyp, sobald ein neues Mandat eröffnet wird.
• Weiterleitung von Anfragen nach Rechtsdienstleistungen: Eingehende Anfragen prüfen und Vertrags-, IP- oder Personalangelegenheiten automatisch an die zuständigen Spezialisten weiterleiten.
• KI-gestützte Zeiterfassung: Abrechnungseinträge für Aktivitäten wie E-Mails und Koordination ohne manuelle Eingabe erfassen und vorschlagen.
• Codefreie Konfiguration von Arbeitsabläufen: Arbeitsabläufe zur Mandatsaufnahme, Berichte und Ansichten direkt in der nativen Salesforce-Umgebung erstellen und bearbeiten, ohne Code schreiben zu müssen.

Litify-Integrationen

Litify ist nativ auf Salesforce aufgebaut und bietet Integrationen mit DocuSign, iManage, Microsoft Outlook, QuickBooks, Google Calendar, Epiq, Confido Legal, Workday und SAP. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung, und die Unterstützung für Zapier ist nicht eindeutig dokumentiert.

Pros and Cons

Pros:

• Unscharfer Abgleich für genauere Interessenkonfliktprüfungen
• Dynamische Formulare zur Mandatsaufnahme passen sich an die Antworten der Mandanten an
• Codefreie Werkzeuge für Arbeitsabläufe verringern die Abhängigkeit von der IT

Cons:

• Starke Abhängigkeit von der Salesforce-Umgebung
• Die Anpassung kann fortgeschrittene Einrichtungskenntnisse erfordern

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• Check out Litify on their website
• Read my in-depth review of Litify

10

Law Ruler

Am besten für elektronische Signaturen per SMS bei der Mandantenaufnahme

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Law Ruler ist eine Plattform zur Aufnahme von Mandanten für Anwaltskanzleien, die intelligente Aufnahmeformulare, die Verwaltung potenzieller Mandanten, die automatisierte Erstellung von Dokumenten und die Einholung elektronischer Signaturen per E-Mail oder SMS kombiniert.

Für wen eignet sich Law Ruler am besten?

Law Ruler eignet sich besonders für Kanzleien auf Klägerseite und Kanzleien mit hohem Fallaufkommen, die elektronische Signaturen potenzieller Mandanten im Moment des Erstkontakts einholen müssen, bevor diese abspringen.

Warum ich Law Ruler ausgewählt habe

Ich habe Law Ruler als eines der besten Werkzeuge ausgewählt, weil es das einzige Werkzeug zur Mandantenaufnahme im Rechtsbereich ist, das ich kenne und mit dem Kanzleien direkt im Moment des Erstkontakts per SMS Anfragen für elektronische Signaturen versenden können. Das ist in Kanzleien auf Klägerseite mit hohem Fallaufkommen entscheidend, da ein potenzieller Mandant, der nicht sofort unterschreibt, oft überhaupt nicht mehr unterschreibt. Law Ruler kombiniert dies mit intelligenten Formularen, die ihre Fragen abhängig von den Antworten des jeweiligen Interessenten anpassen. Wenn die Anfrage zur Signatur dann in den Textnachrichten des Interessenten eingeht, ist die Mandatsvereinbarung bereits mit dessen Informationen vorausgefüllt.

Die wichtigsten Funktionen von Law Ruler

• Posteingang für die Fallübersicht: Eine visuelle Übersicht, die den Status jedes Interessenten und dessen Fortschritt durch Ihren Arbeitsablauf von der Aufnahme bis zur Umwandlung in einen Mandanten verfolgt.
• Automatisierte Terminplanung: Law Ruler versendet E-Mail- und SMS-Nachfassnachrichten zur Planung von Beratungsgesprächen, ohne dass Ihr Team die Koordination manuell übernehmen muss.
• Qualifizierung und Vorauswahl potenzieller Mandanten: Die Plattform markiert und filtert Interessenten automatisch anhand der Antworten aus der Aufnahme, sodass sich Ihr Team ausschließlich auf Fälle konzentriert, die zu Ihrer Kanzlei passen.
• Automatisierte Dokumentenerstellung: Mandantendaten aus den Aufnahmeformularen werden in Vorlagen für juristische Dokumente übernommen, wodurch der Zeitaufwand für die Erstellung von Mandatsvereinbarungen und anderen Unterlagen sinkt.

Integrationen von Law Ruler

Law Ruler bietet integrierte Schnittstellen zu Kanzleimanagement- und Rechtstools wie TimeSolv, CosmoLex, Rocket Matter, HelloSign, Smith.AI, ApexChat, Twilio, Thomson Reuters und Microsoft 365 und lässt sich mit Zapier verbinden. Für benutzerdefinierte Integrationen ist eine API ohne zusätzliche Gebühren verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Versendet Anfragen für elektronische Signaturen sofort per SMS
• Intelligente Aufnahmeformulare passen sich an die Antworten der Mandanten an
• Visuelle Übersicht verfolgt den Status potenzieller Mandanten

Cons:

• Für die Anpassung der Aufnahmeformulare ist Unterstützung durch die Plattform erforderlich
• Die Einrichtung der erweiterten Automatisierung kann komplex wirken

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• Check out Law Ruler on their website

Weitere Software zur Mandantenaufnahme in Kanzleien

Hier sind einige weitere Optionen für Software zur Mandantenaufnahme in Kanzleien, die es nicht in meine engere Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Lead Docket

   Am besten geeignet für den Marketing-ROI bei der Mandantenaufnahme mit hohem PI-Aufkommen

2. Actionstep

   Am besten für Konfliktprüfungen, die in den Aufnahme-Workflow integriert sind

3. CasePeer

   Am besten für Aufnahmeprozesse von Kanzleien für Personenschadensrecht

4. Rocket Matter

   Am besten für die Aufnahme innerhalb einer Praxisverwaltungssuite geeignet

5. PracticePanther

   Am besten für Einzelkanzleien, die den gesamten Prozess von der Mandatsaufnahme bis zur Abrechnung abwickeln

6. Neos

   Ideal für PI-Kanzleien, die ihre Mandatsannahmepipeline ausbauen

7. Docketwise

   Optimal für Workflows zur Mandantenaufnahme im Einwanderungsrecht

8. RunSensible

   Ideal für umfassende Mandatsaufnahme und Fallverwaltung

9. Intaker

   Am besten für die KI-gestützte Erfassung von Interessenten über mehrere Kanäle

So wählen Sie Software zur Mandantenaufnahme in Kanzleien aus

Wenn Sie Software zur Mandantenaufnahme in Kanzleien auswählen, sollten Sie sich fragen: Welche Teile der Mandantenaufnahme und -übergabe verursachen in Ihrer Kanzlei noch Reibungsverluste, und was ist für Compliance oder den Marketing-ROI unverzichtbar?

So prüfen Sie Ihre engere Auswahl

1. Testen Sie den Integrationsablauf: Richten Sie einen Testmandanten ein und bestätigen Sie, dass alle Daten aus der Mandantenaufnahme innerhalb von 48 Stunden mit Ihrem aktuellen Fallverwaltungssystem synchronisiert werden.
2. Führen Sie eine echte Konfliktprüfung durch: Geben Sie Namen und Parteien aus einem abgeschlossenen Fall ein und fordern Sie vor dem dritten Tag den durchsuchbaren Prüfpfad als PDF an.
3. Überprüfen Sie Zuordnung und Berichte: Importieren Sie 20 Test-Leads mit unterschiedlichen Angaben auf die Frage „Wie haben Sie von uns erfahren?“, und exportieren Sie anschließend eine Aufschlüsselung der Quellen und Kampagnen.
4. Fordern Sie einen Workflow für das Auftragsschreiben an: Bitten Sie den Anbieter, Ihnen eine Beispielanfrage für eine E-Signatur sowohl per E-Mail als auch per SMS zu senden, und unterschreiben Sie mit Ihrem eigenen Gerät.
5. Abwägung – Anpassung gegenüber sofort einsatzbereiter Einrichtung: Entscheiden Sie, ob Sie stark individualisierte Workflows benötigen, die eine längere Implementierung erfordern, oder sofortige Nutzbarkeit mit Standardvorlagen bevorzugen.

Was ist Software zur Aufnahme neuer Mandanten?

Software zur Aufnahme neuer Mandanten ist ein digitales Tool, das Kanzleien verwenden, um Anfragen potenzieller neuer Mandanten zu erfassen, zu qualifizieren und zu übernehmen. Sie automatisiert Aufnahmeformulare, Kommunikation, Interessenkonfliktprüfungen und Prozesse für Mandatsvereinbarungen, sodass Sie Mandanten vom Erstkontakt bis zum aktiven Mandat weiterführen können, ohne Daten manuell eingeben oder Schritte übersehen zu müssen. Die Verwendung dieser Software trägt zur Compliance bei, reduziert Fehler bei der Mandantenaufnahme und verbindet die Daten aus der Mandantenaufnahme direkt mit Ihren Systemen für Kanzlei- oder Fallmanagement.

Funktionen von Software zur Aufnahme neuer Mandanten

Achten Sie bei der Auswahl einer Software zur Aufnahme neuer Mandanten auf die folgenden wichtigen Funktionen:

• Anpassbare Aufnahmeformulare: Erstellen Sie Formulare, die sich an verschiedene Rechtsgebiete anpassen und bedingte Logik verwenden lassen, damit Sie für jeden neuen Mandanten die richtigen Informationen erfassen können, ohne doppelte Arbeit zu leisten.
• Verwaltung von Leads und Kontakten: Verfolgen Sie Anfragen vom Erstkontakt bis zur unterzeichneten Mandatsvereinbarung mit Tools, die Kommunikationen automatisch protokollieren, Phasen der Pipeline verwalten und Nachfassaktionen unterstützen, damit Sie den Überblick über Leads behalten.
• Tools zur Interessenkonfliktprüfung: Durchsuchen Sie die Datenbank Ihrer Kanzlei nach möglichen Interessenkonflikten, indem Sie Parteien, verbundene Kontakte und Mandate prüfen, und erstellen Sie für Compliance-Zwecke einen Prüfpfad.
• Elektronische Signaturen und Mandatsvereinbarungen: Erstellen, versenden und erfassen Sie Signaturen für Honorarvereinbarungen direkt innerhalb des Prozesses zur Mandantenaufnahme. Einige Tools ermöglichen den Versand sowohl per E-Mail als auch per SMS.
• Integration in das Kanzleimanagement: Synchronisieren Sie alle Daten aus der Mandantenaufnahme – einschließlich Dokumenten, Kontakten und benutzerdefinierten Feldern – direkt mit Ihrem System für Fall- oder Mandatsmanagement, um die manuelle Dateneingabe zu vermeiden.
• Analysen und Berichte zur Mandantenaufnahme: Überwachen Sie wichtige Leistungskennzahlen wie Konversionsraten, Empfehlungsquellen und die Wirksamkeit von Kampagnen mithilfe von Dashboards und anpassbaren Berichten.
• Automatisierte Mandantenkommunikation: Versenden Sie E-Mail-Kampagnen in mehreren Schritten, SMS-Erinnerungen und Bestätigungen von Zuweisungen, um Interessenten zu binden und verpasste Chancen zu reduzieren.
• Zahlungseinzug bei der Mandantenaufnahme: Akzeptieren Sie Ersthonorare, Treuhandeinzahlungen oder andere Gebühren während des Übernahmeprozesses sicher, sodass Sie sofort mit bezahlten Mandaten beginnen können.
• Dokumentenverwaltung: Organisieren, speichern und rufen Sie Dokumente aus der Mandantenaufnahme, Identitätsnachweise und ergänzende Dateien ab, damit alle benötigten Unterlagen den Mandanten nahtlos durch den Übernahmeprozess begleiten.
• Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen: Lösen Sie bestimmte Aktionen – etwa die Zuweisung von Aufgaben oder den Versand von Benachrichtigungen – aus, wenn die Mandantenaufnahme bestimmte Schritte erreicht, damit während des Übernahmeprozesses nichts übersehen wird.

Vorteile von Software zur Aufnahme neuer Mandanten

Die Implementierung einer Software zur Aufnahme neuer Mandanten bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige Vorteile, auf die Sie sich freuen können:

• Schnellere Übernahme von Mandanten: Erfassen und qualifizieren Sie Leads automatisch mithilfe anpassbarer Aufnahmeformulare, elektronischer Signaturen und Tools zur Interessenkonfliktprüfung, um Mandanten schnell von der Anfrage zur unterzeichneten Mandatsvereinbarung zu führen.
• Weniger Compliance-Lücken: Nutzen Sie durchsuchbare und protokollierte Interessenkonfliktprüfungen sowie Prüfpfade, um eine sichere Mandantenaufnahme zu unterstützen und sich vor Interessenkonflikten zu schützen.
• Verbesserte Verwaltung von Leads und Kontakten: Zentralisieren Sie sämtliche Kommunikation, Dokumente und Aktivitätsverläufe, damit Sie niemals den Überblick über einen Lead verlieren oder eine Nachfassaktion verpassen.
• Verbundene Arbeitsabläufe im Kanzleimanagement: Synchronisieren Sie Daten aus der Mandantenaufnahme – einschließlich benutzerdefinierter Felder und Dokumente – direkt mit Ihrem System für Kanzlei- oder Fallmanagement, um die manuelle Dateneingabe zu vermeiden und Fehler zu reduzieren.
• Datenbasierte Entscheidungsfindung: Greifen Sie auf Analysen zur Mandantenaufnahme und Berichte zur Zuordnung von Kampagnen zu, um den Marketing-ROI zu messen, Konversionsraten zu verfolgen und Ihre Pipeline für die Mandantenaufnahme zu optimieren.
• Vereinfachter Zahlungseinzug: Akzeptieren Sie Mandatsgebühren und Honorarvorschüsse während der Übernahme sicher, um Verzögerungen zwischen der Mandantenaufnahme und der bezahlten Arbeit zu reduzieren.
• Automatisierte Mandantenkommunikation: Planen Sie E-Mail-Nachrichten in mehreren Schritten und SMS-Erinnerungen, um Interessenten während des gesamten Prozesses der Mandantenaufnahme ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu binden.

Kosten und Preise von Software zur Aufnahme neuer Mandanten

Die Auswahl einer Software zur Aufnahme neuer Mandanten setzt ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife voraus. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und typische in Lösungen zur Aufnahme neuer Mandanten enthaltene Funktionen zusammen:

Tarifvergleichstabelle für Software zur Aufnahme neuer Mandanten